Постановление Избирательной комиссии Пермского края от 18 февраля 2021 г. N 152/01-3 "Об Инструкции по делопроизводству в Избирательной комиссии Пермского края" (с изменениями и дополнениями)

Постановление Избирательной комиссии Пермского края от 18 февраля 2021 г. N 152/01-3
"Об Инструкции по делопроизводству в Избирательной комиссии Пермского края"

В целях совершенствования работы по документационному обеспечению деятельности Избирательной комиссии Пермского края, в соответствии с Правилами делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденными Приказом Федерального архивного агентства от 22 мая 2019 года N 71, Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденными Приказом Федерального архивного агентства от 24 декабря 2020 года N 199, комиссия постановляет:

1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в Избирательной комиссии Пермского края (прилагается).

2. Признать утратившим силу Постановление Избирательной комиссии Пермского края от 24.02.2016 N 185/04-2 "Об утверждении инструкции по делопроизводству Избирательной комиссии Пермского края".

3. Руководителю аппарата Избирательной комиссии Пермского края осуществить необходимые меры по введению в действие настоящей Инструкции, обеспечить строгое соблюдение установленных ею правил и порядка работы с документами.

4. Разместить настоящее Постановление на сайте Избирательной комиссии Пермского края в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".

5. Контроль за исполнением постановления возложить на секретаря Избирательной комиссии Пермского края Любарскую Т.В.

Председательствующий на заседании комиссии

С.В. Пономарев

Секретарь комиссии

Т.В. Любарская

Инструкция
по делопроизводству в Избирательной комиссии Пермского края
(утв. Постановлением Избирательной комиссии Пермского края от 18 февраля 2021 г. N 152/01-3)

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Пермского края (далее - Инструкция) устанавливает порядок работы с документами, основные правила их подготовки и оформления в Избирательной комиссии Пермского края (далее - избирательная комиссия).

1.2. Инструкция разработана на основании федеральных законов от 12 июня 2002 года N 67-ФЗ "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации", от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", с учетом Постановления Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 года N 1233 "Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти и уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности", Правил делопроизводства в государственных органах, местного самоуправления, утвержденных Приказом Росархива от 22.05.2019 N 71, Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденных Приказом Росархива от 24.12.2020 N 199, Инструкции по делопроизводству в Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, утвержденной Постановлением Центральной избирательной комиссии Российской Федерации от 20.01.2016 (ред от 04.09.2019) N 321/1831-6, постановлений и иных нормативных актов Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, избирательной комиссии, Регламента избирательной комиссии, с использованием ГОСТа Р 7.0.97-2016 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", ГОСТа Р 7.0.8-2013 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения".

1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, регистрацию, прохождение, хранение и использование документов, осуществляемые средствами программного изделия "ДЕЛО" подсистемы документооборота Государственной автоматизированной системы Российской Федерации "Выборы" (далее - ПИ ДЕЛО).

Порядок работы с документами по ведению кадрового делопроизводства определяется отдельной инструкцией.

Работа с документами по организации закупок осуществляется с учетом Федерального закона от 5 апреля 2013 года N 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд", Положения о Контрактной службе избирательной комиссии, утвержденного распоряжением председателя избирательной комиссии. Особенности организации документооборота, относящегося к организации закупок, правила подготовки и оформления таких документов, а также порядок работы с ними могут дополнительно устанавливаться соответствующими нормативными актами ЦИК России и избирательной комиссии.

1.4. Правила подготовки, оформления документов и порядок работы с ними, предусмотренные Инструкцией, обязательны для членов избирательной комиссии, государственных гражданских служащих аппарата избирательной комиссии (далее - гражданские служащие) и граждан, замещающих должности, не являющиеся должностями государственной гражданской службы, а также граждан, привлекаемых по гражданско-правовым договорам.

1.5. Ведение делопроизводства избирательной комиссии осуществляет гражданский служащий аппарата избирательной комиссии в соответствии со своим должностным регламентом.

1.6. Граждане, поступившие на государственную гражданскую службу в аппарат избирательной комиссии либо на должности, не являющиеся должностями государственной гражданской службы, а также граждане, привлекаемые по гражданско-правовым договорам, должны быть ознакомлены под подпись с текстом Инструкции гражданским служащим аппарата избирательной комиссии, ответственным за ведение делопроизводства.

1.7. В случае ухода в отпуск, выезда в командировку, болезни, увольнения исполнителя документов председатель (заместитель председателя, секретарь) избирательной комиссии дает указание гражданскому служащему, ответственному за ведение делопроизводства в избирательной комиссии (далее - ответственный за ведение делопроизводства), передать неисполненные документы другому исполнителю. При увольнении гражданский служащий передает находящиеся у него дела и документы по акту ответственному за ведение делопроизводства.

1.8. При работе с документами, зарегистрированными в установленном порядке, в том числе при работе с документами, представленными для согласования, не разрешается вносить в них поправки и делать пометки, за исключением предусмотренных Инструкцией.

1.9. Делопроизводство в избирательной комиссии осуществляется с использованием ПИ ДЕЛО.

Доступ к ПИ ДЕЛО осуществляется в соответствии с Регламентом использования информационных ресурсов комплекса средств автоматизации избирательной комиссии (далее - КСА ИКСРФ) по распоряжению председателя избирательной комиссии.

1.10. ПИ ДЕЛО предоставляет возможность работать с электронными образами документов и электронными документами, осуществлять в базе данных автоматизированный поиск документов по различным критериям, организовывать контроль исполнения документов и поручений, а также получать статистические отчеты по документообороту в избирательной комиссии.

1.11. Документы, содержащиеся в ПИ ДЕЛО, могут быть подписаны электронной подписью должностного лица.

Отношения в области использования электронных подписей в деятельности избирательной комиссии, вопросы взаимодействия с Удостоверяющим центром Центральной избирательной комиссии Российской Федерации регулируются федеральными законами от 10 января 2003 года "О Государственной автоматизированной системе Российской Федерации "Выборы" N 20-ФЗ, от 6 апреля 2011 года N 63-ФЗ "Об электронной подписи", от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ "О персональных данных", иными федеральными законами, другими нормативными правовыми актами, а также нормативными актами ЦИК России и избирательной комиссии.

1.12. Основной единицей хранения информации в ПИ ДЕЛО является регистрационная карточка документа.

1.13. Работа в ПИ ДЕЛО основывается на принципе однократной регистрации документа.

1.14. В Инструкции используются следующие термины и определения:

бланк документа - лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа;

внутренний документ - документ, подготовленный в избирательной комиссии, не выходящий за ее пределы;

входящий документ - документ, поступивший в избирательную комиссию;

дело - документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку;

делопроизводство - деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов;

докладная (служебная) записка - внутренний документ, адресованный вышестоящему должностному лицу от нижестоящего должностного лица и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя;

документ - зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;

документирование - запись информации на носителе по установленным правилам;

документооборот - движение документов в избирательной комиссии с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело или отправки;

дубликат документа - повторный экземпляр подлинника документа;

заверенная копия документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость;

исходящий документ - документ, отправляемый из избирательной комиссии;

контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов;

копия документа - экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа;

номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в избирательной комиссии, с указанием сроков их хранения;

нормативные документы - совокупность инструктивных материалов, рассчитанных на постоянное или многократное действие и содержащих какие-либо нормы, правила, предписания;

носитель (документированной) информации - материальный объект, предназначенный для закрепления, хранения (и воспроизведения) речевой, звуковой или изобразительной информации;

официальный документ - документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке;

оформление документа - проставление на документе необходимых реквизитов;

письменное обращение - направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в письменной форме предложение, заявление или жалоба;

письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между организациями, гражданами;

подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;

поручение - документ, предписывающий выполнение тех или иных заданий;

регистрационная карточка документа (РК) - регистрационно-учетная форма, в том числе в электронном виде, используемая для записи сведений о документе в целях учета, поиска и контроля, создаваемая при регистрации документа с использованием ПИ ДЕЛО;

регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и внесение сведений о документе в регистрационно-учетную форму;

реквизит документа - элемент оформления документа;

система электронного документооборота - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;

сканирование документа - получение электронного образа документа;

срок исполнения документа - срок, установленный нормативным правовым актом, организационно-распорядительным документом, указаниями по исполнению документа или поручением;

указания по исполнению документа - реквизит, состоящий из надписи на документе или на отдельном листе установленной формы, сделанной должностным лицом;

формирование дела - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела;

отметка об электронной подписи - визуальное отображение сведений о том, что документ подписан электронной подписью должностного лица, с указанием информации о сертификате;

экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов;

электронная подпись - информация в электронной форме, присоединенная к электронному документу или иным образом связанная с ним и позволяющая идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ;

электронный документ - документ, информация которого представлена в электронной форме;

электронный документооборот - документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (системы электронного документооборота);

электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;

электронный шаблон бланка документа - см. термин "бланк документа".

2. Прием, регистрация и прохождение поступающих документов

2.1. Документы в избирательную комиссию доставляются через отделение связи (почтовой, телеграфной связью), органами федеральной фельдъегерской связи, специальной связью, нарочным или передаются председателю (заместителю председателя, секретарю, членам) избирательной комиссии во время личного приема.

Документы могут поступать в избирательную комиссию по каналам связи Государственной автоматизированной системы Российской Федерации "Выборы" средствами электронной почты ПИ ДЕЛО, на официальный почтовый ящик избирательной комиссии в информационно-телекоммуникационной сети Интернет и по факсимильной связи.

2.2. Прием, первичная обработка и регистрация поступающих документов производятся ответственным за ведение делопроизводства с использованием ПИ ДЕЛО ежедневно в часы работы избирательной комиссии, кроме выходных и нерабочих праздничных дней.

Порядок получения и регистрации документов после окончания рабочего дня, в выходные и нерабочие праздничные дни, в период подготовки и проведения избирательных кампаний определяется председателем избирательной комиссии, в случае отсутствия председателя - заместителем председателя либо секретарем избирательной комиссии.

2.3. Поступившие документы подразделяются на регистрируемые и не подлежащие регистрации в ПИ ДЕЛО (приложение N 1).

2.4. При вскрытии конвертов, доставленных органами федеральной фельдъегерской связи или почтовой связью, проверяется правильность адресования, комплектность и целостность документов, наличие приложений, сверяется соответствие их номеров учетным номерам, указанным на конвертах. Неправильно адресованные и ошибочно вложенные документы не регистрируются, пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.

2.5. Если при вскрытии конверта обнаружено отсутствие документов или их отдельных листов, приложений, повреждение документов или несоответствие номеров документов номерам, указанным на конверте, ответственным за ведение делопроизводства составляется акт установленной формы в двух экземплярах (приложение N 2). Один экземпляр акта посылается отправителю, другой приобщается к принятым документам.

На оборотной стороне последнего листа поврежденного документа в правом нижнем углу делается отметка "Документ получен в поврежденном виде".

2.6. Конверты от поступивших документов не уничтожаются в случае, если только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документов, если они содержат документы, которые поступили из-за пределов территории Российской Федерации, из судов, следственных органов, договоры, претензии, исковые заявления, документы, связанные с осуществлением закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных нужд.

2.7. Конверты участников закупок товаров, работ, услуг, поступившие почтовой связью, нарочным, принимаются ответственным за ведение делопроизводства, не вскрываются, учитываются по пакетному журналу и передаются ответственному за осуществление закупок под подпись.

2.8. При регистрации поступившего документа в РК обязательно вводятся следующие реквизиты: вид документа, его исходящий номер и дата, данные о корреспонденте (адресанте) (фамилия, имя, отчество физического лица или название организации, местонахождение отправителя), а также краткое содержание документа, количество листов основного документа и листов приложения, количество экземпляров, вид доставки.

Регистрационный штамп с указанием входящего номера, даты и времени регистрации проставляется, как правило, в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа зарегистрированного документа.

На копии документа входящий номер проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа.

При регистрации документа, являющегося ответом на исходящий документ или присланного в дополнение к ранее направленному документу, в РК делается соответствующая ссылка (связка).

К повторному документу прикладывается информация о ранее поступивших документах и результатах их исполнения в виде распечатанной РК, которая передается ответственному за исполнение документа.

После регистрации документа на бумажном носителе он может быть отсканирован, а затем к РК может быть присоединен электронный образ документа и приложения к нему в формате .pdf (за исключением документов, поступивших из ЦИК России, подписанных электронной подписью).

При регистрации входящих документов, имеющих сброшюрованные приложения, сканируется только сопроводительное письмо.

Перед сканированием документа на нем распечатывается с использованием ПИ ДЕЛО регистрационный штамп и (или) штрих-код.

При поступлении в избирательную комиссию письма из ЦИК России, подписанного электронной подписью, на лицевой стороне последнего листа документа проставляется отметка об электронной подписи.

2.9. При необходимости документы, поступившие средствами электронной почты ПИ ДЕЛО и подписанные электронной подписью, распечатываются ответственным за ведение делопроизводства.

2.10. Зарегистрированные документы докладываются ответственным за ведение делопроизводства председателю (заместителю председателя, секретарю) избирательной комиссии.

2.11. После доклада документы с указаниями по исполнению документа председателя (заместителя председателя, секретаря) избирательной комиссии возвращаются ответственному за ведение делопроизводства для внесения указаний по исполнению документов в РК, а затем передаются им исполнителям.

Подлинник документа передается исполнителю, либо остается у ответственного за ведение делопроизводства до окончания исполнения документа. В этом случае исполнителю передается копия документа.

Документы с пометками "Весьма срочно", "Срочно" передаются председателю (заместителю председателя, секретарю) избирательной комиссии незамедлительно.

2.12. Документы, адресованные членам избирательной комиссии, регистрируются, докладываются и исполняются в установленном Инструкцией порядке.

2.13. Координатором и ответственным за исполнение документа является должностное лицо, указанное в резолюции по исполнению документа первым или напротив фамилии (должности) которого автор резолюции по исполнению документа проставил пометку "ответственный" или "отв.".

2.14. Исполненные документы списываются в дело исполнителем (председателем, заместителем председателя, секретарем) избирательной комиссии и передаются ответственному за ведение делопроизводства для помещения в дело в соответствии с номенклатурой дел избирательной комиссии.

3. Основные требования к подготовке и оформлению документов

3.1. Документы оформляются на бланках установленной формы, изготовленных типографским или компьютерным способом (приложение N 3), и имеют установленный состав реквизитов.

3.2. При подготовке документов с применением систем электронного документооборота используются электронные бланки документов.

3.3. В избирательной комиссии установлены следующие виды бланков:

бланк протокола заседания избирательной комиссии;

бланк постановления избирательной комиссии;

бланк распоряжения председателя избирательной комиссии;

бланк заместителя председателя избирательной комиссии;

бланк секретаря избирательной комиссии;

бланк члена избирательной комиссии на постоянной (штатной) основе;

бланк руководителя аппарата избирательной комиссии;

общий бланк избирательной комиссии (для подготовки любого вида документа, кроме письма);

бланк письма избирательной комиссии.

3.4. Документы оформляются в соответствии с требованиями к документам, изготовляемым с помощью печатающих устройств, и к файлам текстовых документов (приложение N 4).

3.5. При подготовке и оформлении документов члены избирательной комиссии и гражданские служащие аппарата избирательной комиссии, а также лица, привлекаемые по гражданско-правовым договорам, должны соблюдать правила оформления реквизитов, изложенные ниже. Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.

3.5.1. Эмблема избирательной комиссии.

На бланках документов помещается эмблема избирательной комиссии в соответствии с регламентом избирательной комиссии. Изображение эмблемы помещается по середине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации - автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

3.5.2. Наименование государственного органа.

Избирательная комиссия Пермского края.

3.5.3. Наименование должности лица - автора документа.

Наименование должности лица, подписавшего документ, указывается на бланках должностных лиц:

бланк заместителя председателя Избирательной комиссии Пермского края;

бланк секретаря Избирательной комиссии Пермского края;

бланк члена Избирательной комиссии Пермского края на постоянной (штатной) основе;

бланк руководителя аппарата Избирательной комиссии Пермского края.

Наименование должности указывается под наименованием государственного органа.

3.5.4. Справочные данные об избирательной комиссии.

Справочные данные указываются в бланках писем:

ул. Ленина, д. 51, офис 918, г. Пермь, 614006

Тел. (342) 235-13-23; тел./факс (342) 235-14-05

e-mail: elect@permkray.ru;

http://permkrai.izbirkom.ru

ОКПО 00088124; ОГРН 1025900532327;

ИНН/КПП 5902291477/590201001

3.5.5. Наименование вида документа.

Наименование вида издаваемого документа (постановление, распоряжение, протокол заседания, выписка из протокола заседания и т.д.) включается в бланк соответствующего вида документов.

Наименование вида документа не указывается в письмах.

3.5.6. Дата документа.

Датой документа является дата его подписания, утверждения. Датой протокола является дата заседания, а акта - дата события.

Датой документа, изданного совместно двумя и более организациями, является дата более поздней подписи.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами, например:

05.06.2020

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например:

5 июня 2020 г.

3.5.7. Регистрационный номер документа.

Для входящих и исходящих документов - индекс дела по номенклатуре и через косую черту порядковый номер документа. Служебным письмам присваиваются порядковые номера.

Регистрационный номер документа, изданного одновременно двумя и более организациями, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями - авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований организаций в заголовочной части или преамбуле документа.

3.5.8. Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату поступившего документа.

Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа включается в состав реквизитов бланка письма. Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.

3.5.9. Место составления (издания) документа.

Место составления (издания) документа указывается на общем бланке и бланке конкретного вида документа. В бланках писем сведения о месте создания документа содержатся в реквизите "Справочные данные об избирательной комиссии".

Место составления (издания) документа указывается с учетом принятого административно-территориального деления.

При продольном расположении реквизитов бланка место составления или издания документа указывается в середине строки между датой и регистрационным номером документа, а при угловом расположении реквизитов - под датой и регистрационным номером документа, от края левого поля.

3.5.10. Гриф ограничения доступа к документу.

Отметка о конфиденциальности на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне, имеет вид "Для служебного пользования" (ДСП). Отметка проставляется в верхнем правом углу лицевой стороны первого листа документа от границы верхнего поля.

В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись ("Для служебного пользования", "Конфиденциально" или др.), которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации. Например:

Для служебного пользования Экз. N 2

3.5.11. Адресат.

Реквизит "Адресат" располагается в правом верхнем углу (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка).

Документы адресуются в организации, их структурные подразделения, должностным лицам или гражданам при ответе на их обращения. Наименование организации и структурного подразделения указывается в именительном падеже, например:

Правительство Пермского края Правовое управление

Если документ адресуется должностному лицу, наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном. При этом инициалы указываются после фамилии, например:

Правительство Пермского края Начальнику правового управления Иванову Н.П.

Если документ адресуется руководителю организации или его заместителю, наименование организации должно входить в наименование должности адресата, например:

Заместителю директора Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела Смирнову П.П.

Если документ адресуется организации, сначала указывается ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Центральная избирательная комиссия Российской Федерации Б. Черкасский пер., д. 9, Москва, 109012

Строки реквизита "Адресат" выравниваются по левому краю или центрируются по отношению к самой длинной строке.

Допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.

Почтовый адрес указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 года N 234 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи".

На документах, адресованных федеральным государственным органам, органам государственной власти субъектов Российской Федерации, избирательным комиссиям субъектов Российской Федерации, адрес не указывается.

Если документ отправляется в несколько однородных государственных органов или организаций, их следует указывать обобщенно, например:

Председателям территориальных избирательных комиссий Пермского края

При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом "Адресат" в скобках указывается "(по списку)", например:

Председателям территориальных избирательных комиссий Пермского края (по списку)

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатом не указывается.

При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки установленной формы (приложение N 5), который согласовывается с председателем (заместителем председателя, секретарем) избирательной комиссии. На каждом документе указывается один адресат или адресат оформляется обобщенно.

При адресовании документа физическому лицу вначале указываются фамилия и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Фомичеву П.И. ул. Ленина, дом 1, кв. 1, г. Пермь, 614000

При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан адрес электронной почты (номер телефона/факса), например:

Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела vniidad@mail.ru

3.5.12. Гриф утверждения документа.

Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек) прописными буквами и на следующей строке - наименование должности, подпись, инициалы и фамилия лица, утвердившего документ, и дата утверждения, например:

	УТВЕРЖДАЮ председатель Избирательной комиссии Пермского края
	личная подпись	И.О. Фамилия
	Дата

При утверждении документа постановлением, протоколом, решением, распоряжением гриф утверждения состоит из слова Утвержден (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО) (без кавычек) прописными буквами, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

Утвержден Постановлением Избирательной комиссии Пермского края от 25 января 2011 г. N 3/14-1

Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу первого листа документа, строки реквизита выравниваются по левому краю. В грифе утверждения допускается центрировать элементы относительно самой длинной строки.

3.5.13. Заголовок к тексту

Заголовок к тексту документа должен кратко и точно раскрывать его содержание и быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы:

"о чем (о ком)? ", например:

Распоряжение - О создании Экспертной комиссии

Письмо - Об использовании комплексов обработки избирательных бюллетеней (КОИБ) в Пермском крае на выборах 13 сентября 2015 года

Акт - Об уничтожении документов с истекшими сроками хранения

"чего (кого)? ", например:

Должностной регламент ведущего специалиста

Документы, оформленные на бланках формата А5, указания по исполнению документа, телеграммы не озаглавливаются.

Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал, точка в конце заголовка не ставится. Заголовок располагается на первом листе над текстом документа по центру, а при оформлении письма - от границы левого поля.

Заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает 4-5 строк.

3.5.14. Текст документа.

Тексты документов, создаваемых в избирательной комиссии, оформляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Официальная переписка с ЦИК России, избирательными комиссиями, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления ведется на русском языке как государственном языке Российской Федерации.

Текст документа оформляют в виде связного текста, таблицы или соединения этих структур.

Текст документа должен излагаться кратко и ясно, быть аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нем информации.

Текст документа должен, как правило, состоять из двух частей. В первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст документа может содержать только заключительную часть (например, распоряжение - распорядительную часть без констатирующей, письмо, заявление - просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами власти и управления, ранее изданных ЦИК России, избирательной комиссией, указывается наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, или должностного лица, утвердившего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки.

Тексты документов большого объема могут делиться на разделы, подразделы и пункты, которые нумеруются арабскими цифрами, например:

1. Раздел

1.1. Подраздел

1.1.1. Пункт

Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.

Абзацы внутри пунктов не нумеруются.

В письмах используют следующие формы изложения:

от 1-го лица множественного числа ("Просим направить информацию...", "Направляем на заключение проект..." и др.);

от 3-го лица единственного числа ("избирательная комиссия не считает возможным...", "избирательная комиссия предлагает рассмотреть возможность...");

на бланках должностных лиц - от 1-го лица единственного числа ("Прошу Вас представить данные о...", "Считаю возможным принять участие в...").

В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.

При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии.

В деловых (служебных) письмах могут использоваться:

- вступительное обращение:

Уважаемый господин Председатель!

Уважаемый господин Губернатор!

Уважаемый господин Прохоров!

Уважаемая госпожа Захарова!

Уважаемый Николай Петрович!

Уважаемая Ольга Николаевна!

Уважаемые господа!

В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.

- заключительная этикетная фраза:

С уважением, ...

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Продолжение таблицы на новом листе всегда начинается с заголовков ее столбцов (или номеров граф в случае, если графы таблицы на первом листе пронумерованы).

3.5.15. Отметка о приложении.

Отметка о наличии приложений располагается от границы левого поля после текста перед подписью.

Если документ имеет приложения, названные в тексте, отметка об их наличии оформляется по следующей форме:

Приложение: на 15 л. в 3 экз.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, их наименования необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и количества экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение:

1. Положение об экспертной комиссии на 15 л. в 1 экз. 2. Примерная номенклатура дел на 14 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается:

Приложение: отчет о НИР в 2 экз.

Если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.), то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение: CD в 1 экз.

При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:

Приложение:

на 20 л. в 3 экз. только в первый адрес

Если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц, отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение:

письмо Избирательной комиссии Пермского края от 15.11.2010 N 01-21/450 и приложения к нему, всего на 12 л.

В распорядительных документах (постановлениях, распоряжениях, договорах, положениях, правилах, инструкциях и других документах отметка о приложении оформляется следующим образом:

- в тексте документа при первом упоминании документа - приложение в скобках указывается: ... (приложение) или ... (приложение 1); перед номером приложения допускается ставить знак номера: ... (приложение N 2);

- на первом листе документа - приложение в правом верхнем углу указывается:

Приложение к Постановлению Избирательной комиссии Пермского края от 11 января 2011 г. N 101/577-5

Строки реквизита выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки.

При наличии нескольких приложений они нумеруются, например, приложение N 1, приложение N 2 и так далее.

Приложение N 1 к Постановлению Избирательной комиссии Пермского края от 11 января 2011 г. N 101/577-5

3.5.16. Гриф согласования документа.

Согласование проекта документа с другими государственными органами власти и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляется грифом согласования. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом.

Гриф согласования документа в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:

- на первом листе документа (если документ имеет титульный лист, - на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю;

- на последнем листе документа под текстом;

- на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек) прописными буквами, наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО Член Избирательной комиссии Пермского края на постоянной (штатной) основе личная подпись И.О. Фамилия Дата

Если согласование осуществляется протоколом, письмом или другим документом, то оно оформляется следующим образом:

СОГЛАСОВАНО протоколом заседания аттестационной комиссии Избирательной комиссии основе Пермского края от 15 февраля 2011 г. N 16

или

СОГЛАСОВАНО письмом Росархива от 25 марта 2011 г. N 4-15/46

3.5.17. Виза.

Внутреннее согласование проекта документа оформляется визой. Виза включает должность лица визирующего документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования, например:

Начальник правового отдела
личная подпись	И.О. Фамилия
Дата

При наличии замечаний к документу виза оформляется следующим образом:

Замечания прилагаются Начальник правового отдела
личная подпись	И.О. Фамилия
Дата

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

Допускается полистное визирование документов и приложений к ним.

Если подлинник документа остается в избирательной комиссии, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

На документе, подлинник которого отправляют из избирательной комиссии, визы проставляются в нижней части лицевой стороны последнего листа копии отправляемого документа.

В исходящих документах визы проставляются на экземплярах документов, помещаемых в дело.

Для внутреннего согласования документов также может применяться лист согласования (приложение N 9).

3.5.18. Подпись.

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, его личная подпись, которая оформляется синими или черными чернилами, расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Если документ оформляется на бланке избирательной комиссии, то реквизит включает наименование должности лица, подписывающего документ, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию), например:

Председатель

личная подпись

И.О. Фамилия

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает его заместитель или иное лицо, исполняющее его обязанности. При этом обязательно указываются фактическая должность лица, подписавшего документ, и его инициалы и фамилия. Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

И.о. председателя

Подпись

И.О. Фамилия

или:

Исполняющий обязанности председателя

Подпись

И.О. Фамилия

Если документ оформляется на бланке председателя избирательной комиссии, заместителя председателя избирательной комиссии, секретаря избирательной комиссии, члена избирательной комиссии на постоянной (штатной) основе, руководителя аппарата, то должность не указывается.

Если документ оформляется не на бланке, то реквизит содержит полное наименование должности лица, подписавшего документ, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию). Допускается центровать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:

Заместитель председателя Избирательной комиссии Пермского края

личная подпись

И.О. Фамилия

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Например:

Председатель	личная подпись	И.О. Фамилия
Главный бухгалтер	личная подпись	И.О. Фамилия

При подписании документа несколькими лицами, занимающими равные должности, их подписи располагают на одном уровне. Например:

Начальник правового отдела		Начальник контрольно-ревизионного отдела
личная подпись	И.О. Фамилия	личная подпись	И.О. Фамилия

В документе, подготовленном комиссией, подписи располагаются одна под другой. Первым указывается председатель комиссии, а фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Например:

Председатель комиссии	личная подпись	И.О. Фамилия
Члены комиссии	личная подпись	И.О. Фамилия
	личная подпись	И.О. Фамилия

Если документ составлен как прилагаемая к основному документу справка или информация, то он оформляется в соответствии с пунктом 3.5.15, а вместо подписи под текстом документа, как правило, указывается название соответствующего отдела аппарата избирательной комиссии, в котором подготовлена справка или информация.

3.5.19. Отметка об электронной подписи.

Проставляется на визуализированном электронном документе в месте расположения собственноручной подписи должностного лица в документе на бумажном носителе, например:

Председатель Избирательной комиссии Ленинградской области	Рисунок (не приводится)	Документ подписан электронной подписью	М.Е. Лебединский
	Владелец	Лебединский Михаил Евгеньевич, Председатель, Избирательная комиссия Ленинградской области
	Сертификат действителен	с 22.02.2017 по 22.05.2018

Место размещения отметки об электронной подписи должны соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе.

Элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере.

Элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга.

Элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

3.5.20. Печать.

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих предусмотренные правовыми актами полномочия должностных лиц или фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП" или иным образом.

3.5.21. Отметка об исполнителе.

Отметка об исполнителе включает в себя фамилию, имя и отчество исполнителя документа и номер его служебного телефона с кодом региона. Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя.

Отметку об исполнителе располагают на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, - на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу размером шрифта 10 пунктов, например:

Сидоров Алексей Петрович

+7(342) 220-94-25

Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера. Например:

Забелин Иван Андреевич, Информационное управление, консультант +7(342) 220-94-25, Zabelin@permkray.ru

3.5.22. Отметка о заверении копии.

Для заверения соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляется отметка о заверении копии - заверительная надпись "Верно", должность лица, заверившего копию, его личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия) и дата заверения, например:

Верно Секретарь Избирательной комиссии Пермского края Дата

личная подпись

И.О. Фамилия

Допускается заверять документы отметкой "Верно" проставлением штампа с указанием должности лица, заверившего копию, его личной подписи, расшифровки подписи и даты заверения.

При необходимости при заверении копии документа может быть проставлено время заверения (например, при заверении копий протоколов об итогах голосования, о результатах выборов).

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии может дополняться надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия ("Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N... за... год") и заверяется печатью организации.

Листы многостраничных копий могут быть пронумерованы, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии "Всего в копии ______ листов". Допускается заверять отметкой "Верно" каждый лист многостраничной копии документа.

3.5.23. Отметка о поступлении документа.

Подтверждает факт поступления документа в организацию и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления в часах и минутах и способа доставки документа.

Отметка о поступлении может проставляться с помощью штампа.

3.5.24. Резолюция.

Указания по исполнению документа могут быть написаны от руки председателем (заместителем председателя, секретарем) избирательной комиссии на подлиннике документа на свободном от текста месте или оформлены на отдельном листе формата А6 (105 x 147 мм) установленной формы (приложение N 6), приложенном к документу. Резолюция включает фамилию, инициалы (либо должность) исполнителя, при необходимости - содержание поручения и срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату, например:

Семенову Н.И. Краснову П.Н. Прошу подготовить проект письма к 22.03.2011
Личная подпись	Дата

Резолюция оформленная на отдельном листе, прикрепляется к документу, к которому она относится, и подшивается в дело.

Резолюция вносится в ПИ ДЕЛО.

3.5.25. Отметка о контроле.

Отметка о контроле проставляется на документах, поставленных на контроль, с использованием штампа "Контроль" (или иным способом) на верхнем поле документа справа либо на бланке резолюции.

3.5.26. Отметка о направлении документа в дело.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: краткие сведения об исполнении документа (при отсутствии документа, свидетельствующего об исполнении), дату и номер имеющегося документа об исполнении, слова "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ, дату, подпись исполнителя (председателя, заместителя председателя, секретаря) избирательной комиссии.

4. Организация работы с отправляемыми (исходящими) Документами

4.1. Исходящие документы печатаются на бланках установленной формы и оформляются в соответствии с положениями Инструкции.

4.2. Работа с отправляемыми (исходящими) из избирательной комиссии документами включает их регистрацию, проверку правильности оформления, в том числе наличие полного адреса и его точность, наличие подлинной подписи (для электронного документа - проверка подлинности электронной подписи), виз координатора, исполнителя и соисполнителей, других необходимых элементов оформления, указанных приложений, и отправку.

Ответственность за правильность указания в письме (в том числе сопроводительном) или списке рассылки реквизитов получателя корреспонденции, а в необходимых случаях его почтового (телеграфного) адреса несет исполнитель документа.

4.3. Отправка документов из избирательной комиссии осуществляется фельдъегерской, почтовой и телеграфной связью, по каналам связи ГАС "Выборы" средствами электронной почты ПИ ДЕЛО, каналам факсимильной связи, информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" или нарочным.

Решение о способе доставки документа, а также о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа средствами электронной почты ПИ ДЕЛО, по факсимильной связи или информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" принимает исполнитель по согласованию с руководителем избирательной комиссии (руководителем структурного подразделения аппарата избирательной комиссии), отвечающим за исполнение документа.

4.4. При оформлении писем и телеграмм исполнитель указывает полный почтовый (включая индекс) адрес организации либо гражданина.

4.5. Исходящие письма, в том числе ответы на входящие документы, направляются за подписью председателя (заместителя председателя, секретаря, члена комиссии на постоянной (штатной) основе, руководителя аппарата) избирательной комиссии на соответствующих бланках.

4.6. Подписанные письма и телеграммы вместе с копиями, завизированными исполнителем, передаются для регистрации и отправки в открытом виде ответственному за ведение делопроизводства.

Документы, содержащие вопросы финансового характера, должны быть завизированы начальником управления по финансовому обеспечению избирательного процесса и деятельности избирательной комиссии.

Если отправляемый документ является ответом на входящий документ, исполнитель либо ответственный за ведение делопроизводства оформляет соответствующую ссылку (связку) в РК.

4.7. С использованием ПИ ДЕЛО документам присваивается исходящий номер, который состоит из индекса дела по номенклатуре дел и порядкового номера документа, разделенных косой чертой. Исходящий номер указывается также на копии документа, остающейся в деле.

При регистрации исходящего документа в РК обязательно вводятся следующие реквизиты: данные об адресате (фамилия, имя, отчество физического лица или название организации, местонахождение получателя), а также краткое содержание документа, количество листов основного документа и листов приложения, количество экземпляров, исполнитель документа, его соисполнители, а также кем он подписан.

Копии исходящих документов, содержащие визы, помещаются в дело в соответствии с номенклатурой дел.

4.8. Отправка исходящих документов в ЦИК России по каналам связи ГАС "Выборы" средствами электронной почты ПИ ДЕЛО осуществляется ответственным за ведение делопроизводства.

В этом случае после регистрации электронный образ документа присоединяется к РК и отправляется в формате .pdf (за исключением документов, подписанных электронной подписью), при необходимости приложения к документу отправляются в формате MS Word(R) и MS Excel(R).

Подлинные документы по вопросам формирования избирательных комиссий и осуществления их финансирования, награждения и поощрения членов и работников аппаратов избирательных комиссий, иных граждан и организаций, сведения о численности избирателей, участников референдума в обязательном порядке направляются фельдъегерской связью или почтой.

Иные документы могут быть отправлены фельдъегерской связью или почтой по указанию председателя (заместителя председателя, секретаря) избирательной комиссии.

4.9. Для передачи исходящего документа по каналам связи ГАС "Выборы" средствами электронной почты ПИ ДЕЛО или электронной почтой информационно-телекоммуникационной сети Интернет исполнитель представляет ответственному за ведение делопроизводства отправляемый документ, оформленный в соответствии с требованиями Инструкции, и его электронную версию.

4.10. По каналам факсимильной связи документы передаются ответственным за ведение делопроизводства после их регистрации.

4.11. При отправке телеграммы более чем в четыре адреса ответственному за ведение делопроизводства предоставляется ее оформленный подлинник, копия и два экземпляра подписанного списка рассылки с указанием полных почтовых (включая почтовый индекс) адресов.

4.12. При отправке письма более чем в четыре адреса исполнитель составляет список рассылки установленной формы (приложение N 5), который подписывается председателем (заместителем председателя, секретарем) избирательной комиссии и исполнителем. Письмо и список рассылки передаются ответственному за ведение делопроизводства для регистрации. После регистрации письма ответственный за ведение делопроизводства тиражирует его и отправляет.

Если письмо направляется не более чем в четыре адреса, то подписывается каждый экземпляр.

Если одному и тому же адресату направляются одновременно несколько документов, то они могут комплектоваться в один конверт, на котором после адреса получателя проставляются исходящие регистрационные номера всех вложенных документов.

4.13. Отправка документов производится ответственным за ведение делопроизводства ежедневно в часы работы избирательной комиссии, кроме выходных и нерабочих праздничных дней.

Порядок отправки исходящих документов после окончания рабочего дня, в выходные и нерабочие праздничные дни, в период подготовки и проведения избирательных кампаний устанавливается председателем избирательной комиссии, в случае отсутствия председателя - заместителем председателя, секретарем избирательной комиссии.

4.14. Документы с отметкой о срочности доставки "Весьма срочно" и "Срочно" оформляются незамедлительно, отправляются по каналам связи ГАС "Выборы" средствами электронной почты ПИ ДЕЛО или передаются в отдел фельдъегерской связи для доставки в первую очередь в соответствии с графиком маршрутов сотрудников фельдъегерской связи.

4.15. Документы без отметок оформляются по мере поступления ответственным за ведение делопроизводства и отправляются по каналам связи ГАС "Выборы" средствами электронной почты ПИ ДЕЛО или передаются в отдел доставки фельдъегерской связи, где отправка осуществляется в соответствии с графиком выполнения фельдъегерских маршрутов в оптимальные сроки.

4.16. Документы, направляемые гражданам по домашнему адресу, отправляются через почтовое отделение связи простыми почтовыми отправлениями или заказными письмами.

4.17. Исходящие документы, оформленные с нарушением требований Инструкции, к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям на доработку. Корреспонденция неслужебного характера, в том числе личная корреспонденция, к отправке не принимается.

4.18. Копии исходящих документов помещаются в дело в соответствии с номенклатурой дел избирательной комиссии.

5. Особенности работы с электронными документами

5.1. Электронные документы являются официальными документами. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе ПИ ДЕЛО.

5.2. Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе.

5.3. В избирательной комиссии могут создаваться и использоваться:

электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;

электронные копии документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в ПИ ДЕЛО.

5.4. Для подтверждения подлинности при передаче электронных документов в другие государственные органы документы заверяются электронной подписью должностного лица избирательной комиссии, подписавшего документ, в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 года N 63-ФЗ "Об электронной подписи".

Используемые средства электронной подписи должны быть сертифицированы в установленном порядке. Функцию по созданию и выдаче ключей электронных подписей осуществляет Удостоверяющий центр ГАС "Выборы".

5.5. При обработке, рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов в ПИ ДЕЛО во внутреннем документообороте могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется. Идентификация должностного лица производится по его учетной записи в ПИ ДЕЛО.

5.6. Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляется по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе.

5.7. Состав электронных документов, обращающихся в системе ПИ ДЕЛО, устанавливается перечнем документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов, разрабатываемым на основе рекомендаций Федерального архивного агентства (далее - Росархив).

5.8. Перечень документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов, утверждается постановлением ЦИК России по согласованию с Росархивом.

5.9. Электронные документы, направляемые в органы государственной власти и органы местного самоуправления, заверяются усиленной квалифицированной подписью должностного лица, подписавшего документ.

5.10. Прием и отправка электронных документов осуществляются ответственным за ведение делопроизводства.

5.11. При получении электронных документов, подписанных электронной подписью, ответственный за ведение делопроизводства осуществляет проверку действительности электронной подписи.

5.12. При включении электронных документов в ПИ ДЕЛО формируются регистрационно-учетные данные о документе, обеспечивающие управление документом, в том числе его поиск, доступ к документу, контроль, хранение и использование (приложение N 7).

5.13. При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение председателю (заместителю председателя, секретарю) избирательной комиссии, направлении электронных документов исполнителям, отправке электронных документов и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (направляются, хранятся) их регистрационные данные.

5.14. Документы, создаваемые в избирательной комиссии и (или) поступившие в избирательную комиссию на бумажном носителе, могут включаться в ПИ ДЕЛО после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в ПИ ДЕЛО возможно после его сравнения с подлинником документа.

5.15. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе ПИ ДЕЛО.

Электронные документы, имеющие приложения, регистрируются и учитываются как один документ.

5.16. Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел избирательной комиссии и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.

При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде, что отмечается в заголовке дела или в графе "Примечание", например:

Постановления Центральной избирательной комиссии Российской Федерации. Копии. Электронные документы.

5.17. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

5.18. Место хранения электронных документов до их передачи на архивное хранение, вид носителей, на которых они хранятся, форматы их постоянного и долговременного хранения определяются с учетом используемых в избирательной комиссии программно-технических средств, нормативных и методических документов Росархива, государственных органов субъекта Российской Федерации, уполномоченных в области архивного дела.

5.19. Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе.

5.20. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), проведения экспертизы их ценности и согласования с Экспертной комиссией по определению научной, практической и исторической ценности документов избирательной комиссии (далее - ЭК), они подлежат уничтожению с составлением акта установленной формы (приложение N 18).

5.21. Документы, подлежащие длительному хранению, передаются на архивное хранение по описям с оформлением акта приема-передачи электронных документов на архивное хранение.

6. Особенности работы с обращениями граждан. Организация личного приема <1>

6.1. Особенности работы с обращениями.

6.1.1. Организация работы с обращениями граждан осуществляется в соответствии с разделом 2 настоящей Инструкции с учетом особенностей, указанных в данном разделе.

6.1.2. Письменные обращения граждан (далее - обращения), поступившие в избирательную комиссию, регистрируются ответственным за ведение делопроизводства с использованием ПИ ДЕЛО отдельно от других видов документов не позднее трех дней с момента поступления.

Обращения, касающиеся нарушений избирательных прав граждан в период подготовки и проведения выборов и референдумов, регистрируются в день поступления в избирательную комиссию или на следующий рабочий день.

6.1.3. При вскрытии конвертов проверяется наличие всех вложений. Конверт обязательно сохраняется.

Обращения, содержащие в адресной части пометку "Лично", рассматриваются в общем порядке в соответствии с настоящей Инструкцией.

При регистрации повторных обращений им присваивается очередной регистрационный номер, в РК делается отметка "Повторно" и прикладываются регистрационные карточки по первичным обращениям, подобранные с использованием ПИ ДЕЛО.

Если обращение поступило от коллектива граждан, то при регистрации в РК ставится отметка "Коллективное".

6.1.4. Регистрационный штамп, состоящий из порядкового номера обращения и даты регистрации, ставится, как правило, на первом листе обращения в правом нижнем углу или на свободном от текста месте.

6.1.5. После регистрации обращения на бумажном носителе оно сканируется, а затем к РК присоединяется электронный образ документа и приложений к нему в формате .pdf. Затем обращения докладываются председателю (заместителю председателя, секретарю) избирательной комиссии.

6.1.6. Обращения с указаниями по исполнению документа председателя (заместителя председателя, секретаря) избирательной комиссии передаются ответственному за ведение делопроизводства для внесения указаний по исполнению документов в РК, а затем рассылаются исполнителям в электронном виде.

6.1.7. Обращения, адресованные членам избирательной комиссии, регистрируются в установленном порядке, докладываются и передаются в соответствии с порядком, установленным Инструкцией.

Обращения рассматриваются в соответствии с указаниями по исполнению документа председателя избирательной комиссии (заместителя председателя, секретаря) избирательной комиссии в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

6.1.8. Обращения, содержащие вопросы, решение которых не относится к компетенции избирательной комиссии, докладываются председателю (заместителю председателя, секретарю) избирательной комиссии и по его поручению в течение семи календарных дней со дня регистрации направляются с сопроводительным письмом за его подписью в соответствующий орган, орган местного самоуправления или соответствующему должностному лицу, к компетенции которых относится решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением заявителя о переадресации обращения. В сопроводительном письме оговаривается порядок направления ответа автору обращения, а при необходимости - и в избирательную комиссию.

Если решение поставленных в обращениях вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц, копия обращения в течение семи календарных дней со дня регистрации направляется в соответствующие органы или соответствующим должностным лицам.

6.1.9. Запрещается направлять обращение на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется, за исключением случаев, указанных в пункте 6 статьи 75 Федерального закона "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации".

6.1.10. Если в соответствии с запретом, указанным в пункте 6.1.9 Инструкции, невозможно направить обращение на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, обращение возвращается заявителю с разъяснением его права обжаловать соответствующее решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суде.

6.1.11. Обращения, поступившие в избирательную комиссию, рассматриваются в сроки, установленные пунктами 11.5 и 11.6 Инструкции.

В период подготовки и проведения выборов и референдумов сроки исполнения обращений устанавливаются в соответствии с законодательством Российской Федерации о выборах и референдумах.

Если необходимо продлить срок рассмотрения обращения, исполнитель не позднее чем за три дня до истечения срока подготовки ответа представляет на имя автора указания по исполнению документа докладную записку с объяснением, по какой причине невозможно дать ответ в установленный срок. Максимальное продление срока исполнения обращения составляет 30 календарных дней.

Заявителю направляется уведомление о продлении срока рассмотрения его обращения.

Обращения, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются.

6.1.12. В случае поступления в избирательную комиссию в установленном порядке запроса государственного органа, органа местного самоуправления или должностного лица, рассматривающих обращение, документы и материалы, необходимые для рассмотрения обращения, представляются в течение 15 календарных дней.

6.1.13. Ответ на обращение, в котором не указаны фамилия заявителя или его почтовый (электронный) адрес, по которому должен быть направлен ответ, не дается. Такое обращение списывается в дело председателем (заместителем председателя, секретарем) избирательной комиссии. В случае если в обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном преступлении, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение по указанию председателя (заместителя председателя, секретаря) избирательной комиссии подлежит направлению в правоохранительные органы.

Если текст обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение семи календарных дней со дня регистрации обращения сообщается заявителю, направившему обращение (если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению).

Если в обращении указан адрес электронной почты, то ответ гражданину может быть направлен по электронной почте, в виде электронного образа документа в формате .pdf.

6.1.14. Обращения, в которых содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, остаются без ответа по существу поставленных в них вопросов, а заявителям сообщается о недопустимости злоупотребления правом.

6.1.15. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение семи календарных дней со дня регистрации возвращается заявителю, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

6.1.16. Если в обращении содержится вопрос, на который заявителю неоднократно (два раза и более) давались письменные ответы по существу в связи с ранее направленными обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы и обстоятельства, то переписка по данному вопросу с заявителем прекращается, о чем ему направляется уведомление.

При этом в РК обращения делается запись (отметка) о том, что переписка с указанным заявителем по данному вопросу считается завершенной.

Если от заявителя, с которым переписка была прекращена, поступает очередное обращение по тому же вопросу, то письменный ответ на него может не даваться, а само обращение направляется в дело.

6.1.17. Обращения, поступившие на официальный сайт избирательной комиссии, адрес электронной почты в информационно-телекоммуникационной сети Интернет, регистрируются в установленном порядке. Ответы на такие обращения направляются по почтовым или электронным адресам, указанным в обращениях.

Форма предоставления информации определяется автором запроса. В случае если предоставление информации в запрашиваемой форме невозможно, она предоставляется в той форме, которая имеется в избирательной комиссии.

6.1.18. В случае поступления в избирательную комиссию письменного обращения, содержащего вопрос, ответ на который размещен на официальном сайте избирательной комиссии в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", гражданину, направившему обращение, в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается электронный адрес официального сайта в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", на котором размещен ответ на вопрос, поставленный в обращении, при этом обращение, содержащее обжалование судебного решения, не возвращается.

6.2. Организация личного приема.

6.2.1. Личный прием граждан ведется председателем (заместителем председателя, секретарем, членами, начальником правового отдела) избирательной комиссии по предварительной записи по графику, утвержденному председателем избирательной комиссии.

По поручению председателя (заместителя председателя, секретаря) избирательной комиссии к организации личного приема могут привлекаться гражданские служащие аппарата избирательной комиссии, а также лица, привлекаемые по гражданско-трудовым договорам.

6.2.2. Запись на прием может осуществляться по телефону и по письменному заявлению, поданному в установленном порядке.

По наиболее сложным вопросам, подлежащим рассмотрению в ходе личного приема, могут предварительно приниматься пояснения как в письменном, так и в электронном виде.

Информация о порядке приема размещается на сайте избирательной комиссии в информационно-телекоммуникационной сети Интернет.

6.2.3. При личном приеме заявитель предъявляет документ, удостоверяющий его личность.

Ведение личного приема может сопровождаться аудио- и (или) видеозаписью, о чем заявитель уведомляется до начала приема.

6.2.4. В ходе приема оформляется карточка личного приема заявителей (приложение N 8), которая подлежит регистрации в порядке, установленном п. 6.1.2 и п. 6.1.3 Инструкции, и ведется журнал учета личного приема граждан, в который вносятся дата приема, номер карточки личного учета, данные о заявителе, краткое содержание обращения, результат его рассмотрения, а также должность и фамилия лица, ведущего прием.

Если изложенные в устном обращении факты не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия заявителя может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в журнале учета (карточке личного приема).

По просьбе заявителя, изложенной в ходе личного приема, ответ на обращение ему может быть направлен (по указанному заявителем адресу) в письменной форме с соблюдением сроков, установленных Инструкцией. Если изложенные в устном обращении факты требуют дополнительной проверки, заявитель в ходе приема информируется о том, что письменный ответ на обращение будет ему направлен в установленном порядке.

По просьбе заявителя, пришедшего на личный прием, ему выдается копия карточки личного приема.

Если в устном обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию избирательной комиссии, заявителю дается разъяснение о том, куда и в каком порядке ему следует обратиться.

В ходе личного приема заявителю может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в нем вопросов.

В случае грубого, агрессивного поведения заявителя прием может быть прекращен. При необходимости может быть вызван сотрудник охраны или правоохранительных органов. Информация о поведении заявителя отражается в журнале учета.

6.2.5. Переданные на приеме заявителями обращения регистрируются с использованием ПИ ДЕЛО и рассматриваются в установленном порядке.

--------------------------------

<1> Работа с обращениями и организация личного приема граждан могут регламентироваться отдельным документом избирательной комиссии субъекта Российской Федерации (инструкцией, положением, порядком и т.д.).

7. Особенности работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения (в том числе сведения об избирателях, участниках референдума, обращающимися в рамках функционирования Государственной системы регистрации (учета) избирателей, участников референдума в Российской Федерации)

7.1. Особенности работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения.

7.1.1. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, независимо от вида ее носителя, ограничения на распространение которой диктуются ее служебной необходимостью.

7.1.2. Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" (далее - "ДСП") на документах и изданиях, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, определяется председателем (заместителем председателя, секретарем) избирательной комиссии, подписывающим или утверждающим документ.

Должностные лица, принявшие решение об отнесении служебной информации к разряду ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения.

7.1.3. Пометка "ДСП" и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа (в случае необходимости - и его проекта), содержащего служебную информацию ограниченного распространения, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.

7.1.4. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, в том числе их прием, учет (регистрация), осуществляется в порядке, установленном для несекретных документов, с учетом особенностей, изложенных в настоящем разделе.

7.1.5. Документы с пометкой "ДСП" регистрируются (учитываются) вместе с другими несекретными документами. В РК документа производится отметка гриф доступа "ДСП".

7.1.6. Сканирование, копирование (тиражирование) документов с пометкой "ДСП", а также размещение их в ПИ ДЕЛО производится исполнителем документа с письменного разрешения председателя (заместителя председателя, секретаря) избирательной комиссии, при этом осуществляется учет каждого экземпляра указанных документов.

7.1.7. Документы с пометкой "ДСП" передаются членам избирательной комиссии и гражданским служащим аппарата избирательной комиссии под подпись в распечатанной РК документа.

7.1.8. Документы с пометкой "ДСП" направляются в другие органы и организации органами федеральной фельдъегерской связи, службой специальной связи, а также заказными или ценными почтовыми отправлениями либо нарочным. Запрещается передавать документы с пометкой "ДСП" по незащищенным каналам компьютерно-модемной и факсимильной связи.

Документы с пометкой "ДСП" рассылаются нескольким адресатам согласно списку рассылки, в котором напротив каждого адресата проставляется номер экземпляра отправляемого документа. Список рассылки подписывается исполнителем и секретарем избирательной комиссии.

7.1.9. Исполненные документы с пометкой "ДСП" формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. Документы группируются в дела вместе с другими несекретными документами по одному и тому же вопросу. В правом верхнем углу обложки дела, в которое помещены такие документы, проставляется пометка "ДСП".

7.1.10. Документы с пометкой "ДСП" хранятся в закрывающихся шкафах.

7.1.11. Уничтожение дел, документов и изданий с пометкой "ДСП", утративших свое практическое значение и не имеющих исторической и научной ценности, производится по акту установленной формы с указанием номеров экземпляров (приложение N 18). В учетных формах делается отметка об уничтожении со ссылкой на соответствующий акт.

7.1.12. Решение о снятии пометки "ДСП" с документа принимает должностное лицо, подписавшее или утвердившее документ.

Снятие пометки "ДСП" с присланного в избирательную комиссию документа может быть произведено только по согласованию с организацией, направившей документ.

Снятие пометки "ДСП" с документа производится ответственным за ведение делопроизводства на основании письменного указания должностного лица, принявшего такое решение. При снятии пометки "ДСП" на документах, делах или изданиях, а также в РК делаются соответствующие отметки.

О снятии пометки "ДСП" уведомляются все адресаты, которым документ направлялся, либо организация, его направившая.

7.1.13. В случае утраты дел, документов или изданий с пометкой "ДСП" либо разглашения содержащейся в них информации назначается служебная проверка, о результатах которой докладывается председателю (заместителю председателя, секретарю) избирательной комиссии.

Об утрате дел, документов и изданий с пометкой "ДСП" составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах.

7.2. Порядок работы с документами, содержащими сведения об избирателях, участниках референдума, обращающимися в рамках функционирования Государственной системы регистрации (учета) избирателей, участников референдума в Российской Федерации.

7.2.1. К документам, содержащим сведения об избирателях, участниках референдума, обращающимся в рамках функционирования Государственной системы регистрации (учета) избирателей, участников референдума в Российской Федерации (далее - документы, содержащие сведения об избирателях, участниках референдума), относятся документы, поступающие в избирательную комиссию от глав местных администраций муниципальных районов, городских округов, районов города Перми (далее - главы местных администраций), органов регистрационного учета населения, документы, направляемые избирательной комиссией главам местных администраций, органам регистрационного учета, а также документы, пересылаемые между комплексами средств автоматизации территориальных избирательных комиссий (далее - КСА ТИК), избирательной комиссии субъекта Российской Федерации (далее - КСА ИКСРФ) и Центральной избирательной комиссии Российской Федерации (далее - КСА ЦИК России) в рамках реализации целей и задач Государственной системы регистрации (учета) избирателей, участников референдума в Российской Федерации.

Документы могут содержаться как на бумажных, так и на машиночитаемых носителях.

7.2.2. Работа с документами, содержащими сведения об избирателях, участниках референдума, должна осуществляться с учетом норм Федерального закона от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ "О персональных данных", Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемых без использования средств автоматизации, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 сентября 2008 года N 687, Положения о Государственной системе регистрации (учета) избирателей, участников референдума в Российской Федерации, утвержденного Постановлением ЦИК России от 6 ноября 1997 года N 134/973-II (далее - Положение), Регламента использования подсистемы "Регистр избирателей, участников референдума" Государственной автоматизированной системы Российской Федерации "Выборы", утвержденного Постановлением ЦИК России от 26 марта 2014 года N 223/1437-6 (далее - Регламент), Положения об обеспечении безопасности информации в Государственной автоматизированной системе Российской Федерации "Выборы", утвержденного Постановлением ЦИК России от 23 июля 2003 года N 19/137-4, Положения о мерах по обеспечению безопасности в региональном фрагменте Пермского края ГАС "Выборы", утвержденного распоряжением от 24.02.2012 N 19-р, Постановления Избирательной комиссии Пермского края от 29.04.2009 N 17/06 "Об обеспечении функционирования государственной системы регистрации (учета) избирателей, участников референдума на территории Пермского края".

7.2.3. Документы, содержащие сведения об избирателях, участниках референдума, должны обрабатываться в режиме конфиденциальности.

7.2.4. Прием, регистрацию, обработку и хранение документов, содержащих сведения об избирателях, участниках референдума, поступающих от глав местных администраций и направляемых им, осуществляют работники аппарата Избирательной комиссии Пермского края, выполняющие функции системных администраторов КСА ТИК ГАС "Выборы", уполномоченными Избирательной комиссией Пермского края осуществлять взаимодействие с главами местных администраций, территориальными органами регистрационного учета, территориальными избирательными комиссиями для обеспечения ведения территориального фрагмента регистра избирателей, участников референдума.

7.2.5. Список лиц, уполномоченных получать от глав местных администраций, органов регистрационного учета населения и передавать им документы, содержащие сведения об избирателях, участниках референдума, утверждается постановлением (решением) избирательной комиссии, определяющим порядок функционирования Государственной системы регистрации (учета) избирателей, участников референдума на территории субъекта Российской Федерации.

Бумажные и машиночитаемые носители информации в ГАС "Выборы", содержащие персональные данные и иную конфиденциальную информацию, подлежат учету согласно Положению о мерах по обеспечению безопасности в региональном фрагменте Пермского края ГАС "Выборы".

7.2.6. Каждая передача сведений об избирателях, участниках референдума от глав местных администраций по утвержденным избирательной комиссией формам, а также при наличии технических возможностей на машиночитаемых носителях в согласованном формате должна сопровождаться оформлением акта приема-передачи сведений о гражданах Российской Федерации для формирования и ведения регистра избирателей, участников референдума (приложение N 23).

7.2.7. Все документы, содержащие сведения об избирателях, участниках референдума, и сопроводительные письма к ним при их получении регистрируются системным администратором КСА ТИК в "Журнале учета входящих сведений о гражданах Российской Федерации, необходимых для формирования и ведения регистра избирателей, участников референдума" (приложение N 24). При этом к регистрационному индексу документа добавляется пометка "ДСП".

7.2.8. При выявлении некорректных сведений об избирателях, а также выявлении при контроле базы данных сведений о гражданах РФ, требующих проверки и уточнения места жительства, системный администратор КСА ТИК обрабатывает их и направляет по утвержденной форме главе местной администрации для проверки и уточнения данных по акту приема-передачи (приложение N 25).

7.2.9. О фактах утраты документов, содержащих сведения об избирателях, участниках референдума, либо разглашения содержащейся в них информации ставится в известность председатель Избирательной комиссии Пермского края или лицо, его замещающее. Председатель или лицо, его замещающее, назначает комиссию для расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты проверки докладываются председателю избирательной комиссии или лицу, его замещающему.

За разглашение сведений, содержащихся в документах, указанных выше, нарушение порядка обращения с ними работник аппарата избирательной комиссии либо иное лицо, которое на основании закона, нормативного правового акта, нормативного акта или договора обязано обеспечивать конфиденциальность сведений, содержащихся в документах, где указаны сведения об избирателях, участниках референдума, может быть привлечено к дисциплинарной или иной предусмотренной законом ответственности.

7.2.10. При получении от главы местной администрации сведений о событиях, произошедших с гражданами Российской Федерации, временно находящимися на территории соответствующего муниципального образования, системный администратор КСА ТИК обрабатывает их и направляет по каналам связи ГАС "Выборы" на КСА ИКСРФ согласно установленному Регламенту.

7.2.11. При поступлении (отправке) официальной корреспонденции с использованием электронной почты по каналам ГАС "Выборы" в соответствии с регламентом использования электронной почты, утвержденным распоряжением председателя избирательной комиссии, системный администратор КСА ТИК регистрирует ее в Журнале регистрации электронной почты ГАС "Выборы" на КСА ТИК (приложение N 27), поступившие документы передает на бумажных либо машиночитаемых носителях адресату.

7.2.12. Системный администратор КСА ТИК на основании полученных сведений об избирателях формирует территориальный фрагмент Регистра избирателей и передает главе местной администрации в установленные сроки сведения о количестве избирателей, участников референдума, информация о которых содержится в территориальном фрагменте Регистра по состоянию на 1 января и 1 июля по форме N 2.1 риур (приложение N 28). Первый экземпляр вышеуказанных сведений не позднее 10 января и 10 июля каждого года передается главе местной администрации, а второй экземпляр хранится на КСА ТИК ГАС "Выборы".

7.2.13. Изменения региональных, территориальных фрагментов Регистра избирателей, участников референдума, а при необходимости и другие сведения об избирателях, участниках референдума, доставляются в избирательную комиссию посредством защищенных сертифицированными средствами криптографической защиты телекоммуникационных каналов ГАС "Выборы", сопроводительные письма к ним направляются в вышестоящую избирательную комиссию средствами электронной почты ГАС "Выборы".

Сопроводительные письма к выгрузке изменений территориального фрагмента Регистра избирателей, участников референдума с персональными данными, а при необходимости и другим сведениям об избирателях, участниках референдума, регистрируются системным администратором КСА ТИК, а сопроводительные письма к выгрузке изменений регионального фрагмента Регистра избирателей, участников референдума с персональными данными - ответственным за ведение базы Регистра избирателей в избирательной комиссии. При этом на сопроводительном письме проставляется пометка "ДСП".

В случае передачи изменений территориальных фрагментов Регистра избирателей, участников референдума, а при необходимости и других сведений об избирателях, участниках референдума на учтенных машиночитаемых носителях, носители и сопроводительные письма к ним направляются в вышестоящую избирательную комиссию посредством услуг федеральной фельдъегерской связи либо нарочным. При этом на сопроводительном письме и машиночитаемом носителе проставляется пометка "ДСП".

7.2.14. Документы, содержащие сведения об избирателях, участниках референдума, на бумажных либо машиночитаемых носителях хранятся в сейфах или в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках, хранилищах).

По истечении срока хранения и рассмотрения на ЭК избирательной комиссии указанные документы уничтожаются по акту (приложение N 18). Акт об уничтожении составляется в двух экземплярах, один из которых хранится у системного администратора КСА ИКСРФ, а второй помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел избирательной комиссии.

7.2.15. Все поступающие в избирательные комиссии запросы о представлении конфиденциальной информации, обрабатываемой в ГАС "Выборы", рассматриваются председателем избирательной комиссии. Факты обращений к указанной информации регистрируются в "Журнале учета доступа к информационным ресурсам ГАС "Выборы" (приложение N 29).

8. Подготовка, оформление, выпуск, учет документов, рассматриваемых на заседаниях избирательной комиссии

8.1. Формирование проекта повестки дня заседания избирательной комиссии.

8.1.1. Проект повестки дня заседания избирательной комиссии формируется секретарем избирательной комиссии в сроки, установленные регламентом избирательной комиссии, на основании планов работы и постановлений избирательной комиссии, поручений председателя избирательной комиссии, поступивших документов и, после согласования с председателем, подписывается секретарем избирательной комиссии.

8.1.2. Члены избирательной комиссии вправе предложить внести в повестку дня заседания вопросы, не предусмотренные планами работы и постановлениями избирательной комиссии, при условии наличия подготовленных по этому вопросу документов.

Данные вопросы включаются в проект повестки дня заседания избирательной комиссии при письменном обращении члена избирательной комиссии, по инициативе которого вопрос выносится на заседание, на имя председателя избирательной комиссии, в котором указывается название вопроса, докладчик и дата передачи согласованного проекта постановления и материалов к нему секретарю избирательной комиссии.

8.1.3. Согласованный с председателем избирательной комиссии и подписанный секретарем избирательной комиссии проект повестки дня заседания избирательной комиссии тиражируется ответственным за подготовку заседаний избирательной комиссии для рассылки членам избирательной комиссии и размещается в информационно-телекоммуникационной сети Интернет.

8.1.4. Членам избирательной комиссии с правом решающего голоса и членам избирательной комиссии с правом совещательного голоса, представителям политических партий проект повестки дня заседания избирательной комиссии может быть разослан на указанные ими адреса электронной почты в сети Интернет.

8.2. Подготовка документов по вопросам, включенным в проект повестки дня заседания избирательной комиссии.

8.2.1. Документы по вопросам, включенным в проект повестки дня заседания избирательной комиссии, готовятся членами избирательной комиссии, за которыми закреплены соответствующие направления деятельности, с привлечением в случае необходимости работников аппарата избирательной комиссии и других специалистов.

8.2.2. Представляемые к рассмотрению документы должны включать озаглавленный проект постановления с приобщенными к нему подлинниками документов, послуживших основанием для рассмотрения вопроса на заседании избирательной комиссии, либо проект письма, подлежащего согласованию на заседании избирательной комиссии, при необходимости - пояснительную записку по рассматриваемому вопросу.

8.2.3. Проекты документов (включая приложения), представляемые для рассмотрения на заседании избирательной комиссии, визируются исполнителем, начальником правового отдела, начальниками структурных подразделений аппарата избирательной комиссии, ответственными за подготовку документа, и членом избирательной комиссии, ответственным за его подготовку.

Проекты документов (включая приложения), содержащие вопросы финансирования выборов, обеспечения деятельности избирательных комиссий, эксплуатации и развития средств автоматизации, обучения организаторов выборов и участников избирательного процесса, в обязательном порядке визируются начальником управления по финансовому обеспечению избирательного процесса и деятельности избирательной комиссии.

Визы проставляются в конце текста проекта постановления либо на оборотной стороне последнего листа проекта документа (включая приложения) или по установленной форме (приложение N 9).

8.2.4. Проекты документов для визирования должны представляться в сроки, установленные председателем избирательной комиссии.

8.2.5. Исполнитель обеспечивает комплектность всех документов, обозначенных как в проекте постановления (решения), так и в приложениях к нему.

8.2.6. После ознакомления, а в необходимых случаях - внесения замечаний и предложений, секретарь избирательной комиссии принимает решение о вынесении представленных проектов документов на заседание избирательной комиссии, проставляет на них указание "На заседание", ставит личную подпись и дату и передает весь комплект документов ответственному за подготовку заседания для тиражирования.

При необходимости проекты документов могут быть возвращены секретарем избирательной комиссии исполнителю для доработки.

8.2.7. Ответственный за подготовку заседания комплектует папки с документами, подлежащими рассмотрению, в соответствии с проектом повестки дня заседания избирательной комиссии и раздает их членам избирательной комиссии в срок, установленный регламентом избирательной комиссии.

Если член избирательной комиссии находится в отпуске, командировке или отсутствует по болезни, предназначенная для него папка с документами остается до его возвращения у ответственного за подготовку заседания.

Членам избирательной комиссии с правом совещательного голоса, представителям политических партий материалы могут передаваться на указанные ими электронные почтовые ящики в информационно-телекоммуникационной сети Интернет и перед началом заседания, а лицам, приглашенным на заседание, материалы по вопросу, на который они приглашены, передаются при регистрации перед началом заседания.

8.2.8. Проекты документов могут готовиться и согласовываться с использованием ПИ ДЕЛО в соответствии с инструкцией, определяющей порядок работы с электронными документами.

8.2.9. Перед началом заседания ответственный за подготовку заседания регистрирует приглашенных на заседание лиц, список которых представляется председателю и секретарю избирательной комиссии.

8.2.10. На заседании избирательной комиссии ведется протокол и может производиться аудиозапись (видеозапись).

8.3. Выпуск документов, рассмотренных на заседании избирательной комиссии.

8.3.1. Документы, рассмотренные на заседании избирательной комиссии, в случае, если в ходе заседания вносились изменения, должны быть доработаны, а затем подписаны, зарегистрированы и разосланы.

8.3.2. Срок доработки документов не должен превышать трех рабочих дней после дня заседания, если иной срок не определен федеральным законом и (или) законом субъекта Российской Федерации, регламентом избирательной комиссии или не оговорен на заседании.

8.3.3. При доработке документа исполнитель вносит в текст согласованные в ходе заседания изменения. В случае принятия избирательной комиссией решения о необходимости контроля за выполнением постановления его текст дополняется пунктом, в котором назначаются лица, ответственные за исполнение, и определяется срок исполнения.

8.3.4. Документ, подлежащий подписанию (включая приложения), визируется исполнителем, начальниками структурных подразделений аппарата избирательной комиссии, ответственными за его подготовку и доработку, начальником правового отдела аппарата избирательной комиссии и членом избирательной комиссии, ответственным за его подготовку.

Документы (включая приложения), содержащие вопросы финансирования выборов, обеспечения деятельности избирательных комиссий, эксплуатации и развития средств автоматизации, обучения организаторов выборов и участников избирательного процесса, в обязательном порядке визируются начальником управления по финансовому обеспечению избирательного процесса и деятельности избирательной комиссии.

При необходимости, в случае внесения в документ согласованных на заседании изменений, он визируется у членов избирательной комиссии, внесших на заседании соответствующие предложения.

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа документа (постановления, приложения) или по установленной форме (приложение N 9).

8.3.5. Исполнитель следит за комплектностью прилагаемых к постановлению (решению) документов и располагает их в той последовательности, в которой они упоминаются в тексте, а также проставляет визу на оборотной стороне каждого листа постановления и приложений к нему.

8.3.6. Если вопросы, содержащиеся в постановлении избирательной комиссии, касаются деятельности одной или нескольких сторонних организаций, к документу прилагается лист согласования, в котором указывается наименование организации, должность, инициалы и фамилия должностного лица, с которым этот документ согласован, и ставится его личная подпись.

Согласование может оформляться на последнем листе постановления избирательной комиссии.

8.3.7. К оформленному для подписания постановлению исполнитель прилагает список должностных лиц (организаций), которым направляется постановление избирательной комиссии (приложение N 10).

В список включаются лица, которые будут задействованы в реализации принятого документа или должны быть проинформированы о его содержании и которым этот документ должен быть разослан.

Список рассылки документов подписывается исполнителем и утверждается председателем (заместителем председателя, секретарем) избирательной комиссии.

8.3.8. Процедура доработки и согласования документов, рассмотренных на заседании избирательной комиссии, может проводиться в электронном виде с использованием ПИ ДЕЛО в соответствии с инструкцией, определяющей работу с электронными документами.

8.3.9. Оформленный комплект документов (постановление, обозначенные в его тексте приложения, список рассылки) исполнитель передает ответственному за подготовку заседания для проверки правильности оформления документов и последующего их представления на подпись председателю и секретарю избирательной комиссии.

8.3.10. Постановление подписывается председателем и секретарем избирательной комиссии.

В случае временного отсутствия заместителя председателя Комиссии, секретаря Комиссии их обязанности могут быть возложены председателем Комиссии на других членов Комиссии с правом решающего голоса на срок не более трех месяцев.

Если и председатель, и заместитель председателя Комиссии временно отсутствуют, а вопрос исполнения их обязанностей не урегулирован, по решению Комиссии обязанности председателя Комиссии могут быть возложены на секретаря Комиссии (или члена Комиссии с правом решающего голоса), а обязанности секретаря Комиссии - на члена Комиссии с правом решающего голоса.

В этом случае в решениях, принимаемых Комиссией, и протоколах заседаний комиссий в этом случае делается запись "Председательствующий на заседании", "Секретарь заседания", "Исполняющий обязанности председателя комиссии", "Исполняющий обязанности секретаря комиссии", ставится подпись и указываются фамилия, имя, отчество заместителя председателя Комиссии, члена Комиссии, исполняющего обязанности (функции) председателя, секретаря Комиссии.

8.3.11. После подписания документы регистрируются ответственным за ведение делопроизводства (за подготовку заседания) с использованием ПИ ДЕЛО. На документах и списках рассылки проставляется регистрационный номер.

8.3.12. Постановления нумеруются в хронологической последовательности в пределах срока полномочий избирательной комиссии.

Номер постановления состоит из номера протокола заседания и порядкового номера постановления, разделенных косой чертой, и отделенной от них дефисом цифры, обозначающей порядковый номер состава избирательной комиссии (например: 1/8-5).

8.3.13. Указанные выше реквизиты постановления избирательной комиссии вносятся в РК, к которой прикрепляется файл документа в формате MS Word(R) (для таблиц допускаются форматы MS Excel(R)) и электронный образ документа в формате .pdf, а также делается связка с документами, послужившими основанием для рассмотрения вопроса на заседании избирательной комиссии (при наличии их РК в ПИ ДЕЛО).

8.3.14. Разрешение на тиражирование документов в необходимом количестве дает председатель (заместитель председателя, секретарь) избирательной комиссии. Документы тиражируются ответственным за подготовку заседания в соответствии со списком рассылки, на каждой копии документа проставляется печать, удостоверяющая подписи председателя избирательной комиссии и секретаря избирательной комиссии (без воспроизведения подписей).

8.3.15. Копия постановления избирательной комиссии направляется гражданину в случае, если его обращение в избирательную комиссию послужило основанием для рассмотрения вопроса на заседании избирательной комиссии.

8.4. Оформление протокола заседания избирательной комиссии.

8.4.1. В ходе заседания избирательной комиссии ведется протокол и аудиозапись.

8.4.2. Протокол заседания избирательной комиссии оформляется на бланке установленной формы (приложение N 3) в срок, установленный регламентом избирательной комиссии.

8.4.3. Протокол заседания может оформляться в полной или краткой форме.

8.4.4. Текст протокола заседания избирательной комиссии состоит из двух частей: вводной и основной.

8.4.5. В вводной части протокола указываются фамилия и инициалы председателя избирательной комиссии (председательствующего), а также присутствующих заместителя председателя избирательной комиссии, секретаря избирательной комиссии и членов избирательной комиссии, в том числе с правом совещательного голоса, работников аппарата избирательной комиссии и лиц, приглашенных на заседание.

Допускается оформление присутствующих отдельным списком с указанием инициалов, фамилий и должностей. Список прилагается к протоколу заседания.

8.4.6. Повестка дня включается в вводную часть протокола. Она состоит из перечисления вопросов, которые обсуждаются на заседании, и закрепляет последовательность их обсуждения и фамилии докладчиков (выступающих).

Каждый вопрос повестки дня заседания нумеруется арабской цифрой, его наименование формулируют с предлога "О" или "Об". По каждому пункту указывается докладчик и форма представления вопроса (доклад, отчет, сообщение, информация).

8.4.7. Основная часть протокола содержит столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня. В соответствии с ней разделы нумеруются.

Каждый раздел состоит из трех частей: "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ", которые печатаются от границы левого поля прописными буквами.

В части "СЛУШАЛИ" кратко излагается текст выступления докладчика. Инициалы и фамилия докладчика печатаются с красной строки в именительном падеже. Запись доклада излагается от третьего лица единственного числа и отделяется от фамилии тире.

Если текст доклада прилагается к протоколу, то используется ссылка "Текст доклада прилагается".

В части "ВЫСТУПИЛИ" перечисляются выступающие и авторы вопросов. Инициалы и фамилия выступающего печатаются с красной строки в именительном падеже. Краткая запись выступления по существу рассматриваемого вопроса излагается от третьего лица единственного числа.

Если текст выступления прилагается к протоколу, то используется ссылка "Текст выступления прилагается".

В части "ПОСТАНОВИЛИ" отражается принятое решение по обсуждаемому вопросу.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола или оформляется на отдельном листе и помещается после соответствующего постановления.

8.4.8. Протокол заседания подписывается председательствовавшим на заседании и секретарем избирательной комиссии (или членом избирательной комиссии, исполнявшим обязанности секретаря избирательной комиссии).

8.4.9. После подписания протоколы заседаний избирательной комиссии регистрируются.

8.4.10. Протоколы заседаний избирательной комиссии, приобщенные к ним постановления вместе с материалами, послужившими основанием для их принятия, особыми мнениями членов избирательной комиссии хранятся у секретаря избирательной комиссии, а затем оформленные в соответствии с требованиями Инструкции передаются в архив.

9. Оформление распоряжений избирательной комиссии

9.1. Оформление распоряжений избирательной комиссии (далее - распоряжение) по основной деятельности.

9.1.1. Распоряжение оформляется на бланке установленной формы (приложение N 3).

9.1.2. Проекты распоряжений готовятся аппаратом избирательной комиссии по поручению председателя (заместителя председателя, секретаря, членов) избирательной комиссии либо по инициативе структурного подразделения аппарата избирательной комиссии.

9.1.3. Распоряжение имеет следующие реквизиты: (эмблема избирательной комиссии); наименование избирательной комиссии ("Избирательная комиссия Пермского края"); вид документа (распоряжение); дата, регистрационный номер; место составления; заголовок к тексту; текст; подпись должностного лица, издавшего распоряжение.

9.1.4. Заголовок к тексту должен кратко и точно отражать основное содержание текста распоряжения. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом через один межстрочный интервал. Заголовок выравнивается по центру документа.

9.1.5. Текст распоряжения состоит, как правило, из констатирующей и распорядительной частей и может иметь заголовок.

Текст распоряжения отделяется от заголовка двумя-тремя межстрочными интервалами.

В констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых действий. Если основанием к изданию распоряжения является нормативный правовой акт или распорядительный документ, то в констатирующей части указываются его название, дата, номер, заголовок.

В распорядительной части содержатся перечисление предписываемых действий, сроки и исполнители. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и не имеют заголовков.

9.1.6. Если распоряжение изменяет, отменяет или дополняет ранее изданное распоряжение или его отдельные пункты, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты и номера. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу..." либо "Считать утратившим силу...".

9.1.7. В последнем пункте распорядительной части при необходимости указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением распоряжения.

9.1.8. При наличии приложений к распоряжению в тексте на них обязательно делается ссылка.

9.1.9. Распоряжение и приложения к нему визируются непосредственным исполнителем, начальниками соответствующих структурных подразделений аппарата избирательной комиссии, начальником правового управления (отдела).

Если в распоряжении содержатся вопросы финансирования выборов, обеспечения деятельности избирательной комиссии, эксплуатации и развития средств автоматизации, обучения организаторов выборов и участников избирательного процесса, то распоряжение визируется у начальника управления по финансовому обеспечению избирательного процесса и деятельности комиссии.

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа документа (распоряжения, приложения к нему) или по установленной форме (приложение N 9).

К распоряжению прикладывается список рассылки, аналогичный списку рассылки постановления (решения) избирательной комиссии (приложение N 10), подписанный исполнителем и утвержденный председателем (заместителем председателя, секретарем) избирательной комиссии.

9.1.10. В случае временного отсутствия председателя избирательной комиссии распоряжения подписываются заместителем председателя избирательной комиссии в соответствии с Регламентом избирательной комиссии.

9.1.11. Распоряжения регистрируются и формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел избирательной комиссии вместе с документами, послужившими основанием для издания распоряжения. К РК присоединяются файл распоряжения в формате MS Word(R)(для таблиц допускаются файлы формата MS Excel(R)), электронный образ распоряжения в формате .pdf (при необходимости) и делаются ссылки на документы, послужившие основанием для издания распоряжения.

9.1.12. Распоряжениям присваиваются регистрационные номера в пределах календарного года, при этом к порядковому номеру через дефис проставляется буквенный индекс "р".

9.1.13. Распоряжения вместе с приобщенными к ним документами, послужившими основанием для их издания, формируются в дела согласно номенклатуре дел избирательной комиссии, хранятся, а затем, оформленные в соответствии с требованиями Инструкции, передаются в архив.

9.2. Оформление распоряжений избирательной комиссии по кадровым вопросам.

9.2.1. Распоряжения избирательной комиссии по кадровым вопросам издаются по конкретным вопросам, связанным с деятельностью членов избирательной комиссии, приемом на гражданскую службу в аппарат избирательной комиссии, прохождением гражданской службы и увольнением с гражданской службы в аппарате избирательной комиссии.

9.2.2. Распоряжения по кадровым вопросам оформляются аналогично распоряжениям по основной деятельности.

9.2.3. Распоряжениями оформляются начало исполнения обязанностей по замещению государственной должности и прекращение полномочий членов избирательной комиссии, работающих в избирательной комиссии на постоянной (штатной) основе, прием на гражданскую службу, заключение служебного контракта, исчисление стажа гражданской службы гражданским служащим аппарата избирательной комиссии, присвоение классных чинов гражданской службы, установление новых условий оплаты труда, перевод (назначение) на иную должность гражданской службы, исполнение обязанностей начальника отдела (управления), изменение фамилии, имени, отчества, установление неполного рабочего дня, выплаты единовременного поощрения в связи с увольнением и выходом на пенсию за выслугу лет, выплаты единовременного поощрения в связи с юбилеем, премирование, предоставление ежегодных, учебных, дополнительных отпусков, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком, отпуска без сохранения денежного содержания, выход из отпуска по уходу за ребенком, наложение взыскания, командирование, прекращение служебного контракта, освобождение от должности гражданской службы и увольнение с гражданской службы.

Распоряжение является основанием для начисления денежного вознаграждения или содержания, осуществления выплат, доплат или удержаний.

9.2.4. Проекты распоряжений готовятся на основании поручений председателя избирательной комиссии, личных заявлений членов избирательной комиссии и гражданских служащих, представлений начальников структурных подразделений аппарата избирательной комиссии, служебных записок, иных документов.

9.2.5. В распоряжении о приеме на гражданскую службу указываются фамилия, имя, отчество принимаемого гражданина, наименование замещаемой должности и структурного подразделения аппарата избирательной комиссии, дата начала исполнения обязанностей, условия оплаты труда (в том числе размер должностного оклада гражданского служащего, надбавки и другие выплаты), срок действия заключаемого служебного контракта, установленный срок испытания гражданского служащего в целях проверки соответствия его замещаемой должности гражданской службы, если это предусмотрено, основание выпуска распоряжения (поручение, заявление, представление).

9.2.6. В распоряжениях о продлении срока гражданской службы и заключении срочного служебного контракта, назначении на иную должность гражданской службы, увольнении с гражданской службы, отпуске и по другим кадровым вопросам указываются фамилия, имя, отчество гражданского служащего, наименование замещаемой должности гражданской службы и структурного подразделения избирательной комиссии, содержание распорядительного решения (продлить срок гражданской службы, уволить с гражданской службы, предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск и другое), если требуется, дается ссылка на законодательный акт, на основании которого принимается распорядительное решение, устанавливаются сроки (календарные даты) действия распорядительного решения (действия срочного служебного контракта, предоставления отпуска, командировки, дата увольнения и другое). В распоряжении, как правило, указывается основание его оформления (представление, заявление, график отпусков, план командировок, служебная записка).

9.2.7. Распоряжениям по кадровым вопросам присваиваются порядковые регистрационные номера в пределах календарного года:

распоряжениям о приеме, переводе, увольнении, поощрении помимо номера присваивается индекс "лс";

распоряжениям о командировании присваивается индекс "лк";

распоряжениям о дисциплинарных взысканиях, учебных, других отпусках присваивается индекс "к".

9.2.8. Копии распоряжений по кадровым вопросам в обязательном порядке передаются начальнику управления по финансовому обеспечению избирательного процесса и деятельности избирательной комиссии.

9.2.9. Распоряжения по кадровым вопросам формируются в дела согласно номенклатуре дел избирательной комиссии в соответствии со сроками хранения.

10. Оформление протоколов заседаний рабочих, экспертных групп, консультативных органов избирательной комиссии

10.1. Протоколы заседаний рабочих, экспертных групп, консультативных органов избирательной комиссии (далее - рабочая группа) оформляются по установленной форме (приложение N 11).

10.2. Текст протокола заседания рабочей группы состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части протокола указываются фамилии и инициалы председательствующего (руководителя рабочей группы) и секретаря заседания.

С новой строки после слова "Присутствовали" перечисляются инициалы и фамилии членов рабочей группы, приглашенных на заседание членов избирательной комиссии, не являющихся членами рабочей группы, иных приглашенных. При перечислении приглашенных обязательно указывается наименование их должностей. Многострочные наименования должностей печатаются через один межстрочный интервал.

Допускается оформление присутствующих отдельным списком с указанием инициалов, фамилий и должностей. Список прилагается к протоколу заседания.

10.3. Повестка дня включается в вводную часть протокола. Она состоит из перечисления вопросов, которые обсуждаются на заседании, и закрепляет последовательность их обсуждения и фамилии докладчиков (выступающих).

Каждый вопрос повестки дня заседания нумеруется арабской цифрой, его наименование формулируют с предлога "О" или "Об". По каждому пункту указывается докладчик и форма представления вопроса (доклад, отчет, сообщение, информация).

10.4. Основная часть протокола содержит столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня. Печатается через 1,5 межстрочных интервала. В соответствии с ней разделы нумеруются.

Каждый раздел состоит из трех частей: "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ", которые печатаются от границы левого поля прописными буквами.

В части "СЛУШАЛИ" кратко излагается текст выступления докладчика. Инициалы и фамилия докладчика печатаются с красной строки в именительном падеже. Запись доклада излагается от третьего лица единственного числа и отделяется от фамилии дефисом.

Если текст доклада прилагается к протоколу, то используется ссылка "Текст доклада прилагается".

В части "ВЫСТУПИЛИ" перечисляются выступающие и авторы вопросов. Инициалы и фамилия выступающего печатаются с красной строки в именительном падеже. Краткая запись выступления по существу рассматриваемого вопроса может быть изложена от третьего лица единственного числа.

Если текст выступления прилагается к протоколу, то используется ссылка "Текст выступления прилагается".

В части "РЕШИЛИ" отражается принятое решение по обсуждаемому вопросу. Текст постановляющей части печатается полностью. Если решение по одному вопросу повестки дня заседания состоит из нескольких пунктов, то пункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками: 1.1 - первый пункт решения по первому вопросу повестки дня заседания, 1.2 - второй пункт решения по первому вопросу повестки дня заседания и т.д.

Тексты пунктов решения излагаются с использованием неопределенной формы глагола: возложить, поручить, организовать и т.д.

Если один из пунктов содержит решение об утверждении обсуждавшегося на заседании документа, этот документ становится приложением к протоколу и на нем оформляется ссылка на номер и дату протокола. Приложение оформляется на отдельном листе. При наличии нескольких приложений они нумеруются.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения.

10.5. Протокол заседания рабочей группы подписывается председательствующим (руководителем рабочей группы) и секретарем заседания. Подписи отделяют от текста тремя межстрочными интервалами. Наименование должности печатается от границы левого поля, последняя буква в фамилии ограничивается правым полем.

10.6. Протоколы заседаний рабочей группы нумеруются в хронологической последовательности в пределах календарного года либо в пределах срока деятельности рабочей группы.

10.7. Протоколы совместных заседаний нескольких рабочих групп оформляются на листах бумаги формата А4 с соблюдением реквизитов протокола. В реквизите "Председательствующий" указываются фамилия и инициалы лица (инициалы и фамилии лиц), председательствовавшего (председательствовавших) на заседании. В реквизите "Подпись" наименования должностей располагаются на одном уровне.

10.8. Решения, принятые рабочей группой по вопросам, рассматриваемым на заседании, могут быть оформлены решением установленной формы (приложение N 12). Решения подписываются председательствующим (руководителем рабочей группы) и секретарем заседания.

10.9. Протоколы заседаний и решения рабочей группы включаются в номенклатуру дел избирательной комиссии.

После подписания протоколы заседаний и решения рабочих групп регистрируются с использованием ПИ ДЕЛО как внутренние документы.

10.10. Если в протоколе есть поручение со сроком исполнения, то оно ставится на контроль в соответствии с разделом 11 Инструкции.

10.11. В случае рассмотрения вопроса на заседании избирательной комиссии подлинные экземпляры протоколов и решений рабочей группы приобщаются к документам заседания, а в дела рабочей группы помещаются копии указанных документов.

11. Контроль исполнения документов и поручений

11.1. Контролю исполнения подлежат:

поручения, содержащиеся в постановлениях и других документах ЦИК России;

поручения, содержащиеся в постановлениях (решениях) избирательной комиссии;

поручения, содержащиеся в распоряжениях председателя избирательной комиссии;

письменные поручения председателя, заместителя председателя, секретаря избирательной комиссии;

входящие документы, в том числе письменные обращения граждан, указанные в Перечне подлежащих контролю документов с указанием сроков исполнения (приложение N 13), в соответствии с указаниями по исполнению документа председателя (заместителя председателя, секретаря) избирательной комиссии;

исходящие документы, требующие ответа;

поручения, содержащиеся в протоколах заседаний и решениях рабочих, экспертных групп, консультативных органов, образованных избирательной комиссией;

планы мероприятий.

11.2. Контроль исполнения документов, указанных в пункте 11.1 Инструкции (за исключением исходящих документов), по существу затронутых в них вопросов осуществляет председатель (заместитель председателя, секретарь) избирательной комиссии.

11.3. Контроль исполнения исходящих документов, в том числе за своевременностью получения ответов на запросы избирательной комиссии, осуществляют члены избирательной комиссии, работники аппарата избирательной комиссии, ответственные за подготовку данных документов.

11.4. Сроки исполнения поручений, содержащихся в постановлениях избирательной комиссии, распоряжениях председателя избирательной комиссии, письменных поручений председателя (заместителя председателя, секретаря) избирательной комиссии определяются этими документами.

11.5. Документ подлежит исполнению в течение 30 календарных дней со дня его регистрации, за исключением случаев, предусмотренных пунктом 11.6 настоящего раздела.

Если последний день исполнения приходится на нерабочий день, то он подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

Документы с пометкой "Срочно" исполняются в трехдневный срок.

Если последний день исполнения документа, содержащего пометку о срочности исполнения, приходится на нерабочий день, то он подлежит исполнению в следующий за ним рабочий день.

11.6. Сроки исполнения входящих документов и обращений граждан устанавливаются исходя из сроков, предлагаемых организацией, направившей документ, или сроков, указанных в приложении N 13.

Обращения по вопросам выборов и референдумов, поступившие в период избирательной кампании, исполняются в сроки, установленные Федеральным законом "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации".

11.7. Ответственность за своевременное и полное внесение в РК сроков исполнения документов и информации о состоянии исполнения документов, контроль сроков исполнения документов возлагаются на ответственного за ведение делопроизводства.

11.8. В планах мероприятий, утвержденных постановлениями и распоряжениями избирательной комиссии, контролю подлежат сроки исполнения отдельных его пунктов.

11.9. При необходимости продления срока исполнения документа ответственный за исполнение не позднее чем за три дня до истечения срока исполнения документа представляет на имя председателя (заместителя председателя, секретаря) избирательной комиссии докладную записку, завизированную соисполнителями (при наличии), с мотивированной просьбой о его продлении.

Регистрационный номер и дата докладной записки с указаниями по исполнению документа председателя (заместителя председателя, секретаря) избирательной комиссии о согласовании продления срока исполнения документа незамедлительно вносятся в РК.

11.10. Документ считается исполненным и снимается с контроля после решения всех поставленных в нем вопросов, сообщения результатов рассмотрения всем заинтересованным лицам и ввода в ПИ ДЕЛО отчета, содержащего информацию о документах, являющихся основанием для снятия документа с контроля.

11.11. Основаниями для снятия документа с контроля являются:

докладная записка о снятии документа (или отдельных его пунктов) с контроля или об исполнении документа на имя председателя (заместителя председателя, секретаря) избирательной комиссии, давшего поручение, подготовленная ответственным за исполнение, с отметкой должностного лица, давшего поручение, о принятии исполнения (в связи с чем указанным лицом проставляются отметки "Согласен", "Рассмотрел", "Принято" и личная подпись);

постановление избирательной комиссии, распоряжение избирательной комиссии по результатам исполнения документа;

ответ на входящий документ;

ответы от организаций, в которые документ был направлен для рассмотрения по существу поставленных в нем вопросов и ответа заявителю;

направление обращения в другие организации для рассмотрения по существу поставленных в нем вопросов и последующего информирования автора о результатах рассмотрения.

11.12. Документ не считается исполненным и остается на контроле:

если он направляется в другие органы или организации для рассмотрения с целью получения избирательной комиссией информации, необходимой для рассмотрения по существу поставленных в документе вопросов. В случае необходимости избирательная комиссия информирует об этом автора документа;

если он направляется в другие органы или организации для рассмотрения по существу поставленных в нем вопросов и ответа заявителю с последующим информированием избирательной комиссии о результатах исполнения;

если на нем не стоит отметка должностного лица избирательной комиссии, давшего поручение, о принятии исполнения.

11.13. Ответственный за делопроизводство еженедельно готовит информацию о состоянии исполнения поставленных на контроль входящих и внутренних документов с использованием ПИ ДЕЛО и представляет ее председателю (заместителю председателя, секретарю) избирательной комиссии.

12. Работа с внутренними документами

12.1. В избирательной комиссии работа с внутренними документами ведется по РК.

Ответственный за ведение делопроизводства фиксирует в РК процесс прохождения и исполнения документов: вносит в РК указания по исполнению документа, проверяет наличие имеющихся документов по данному вопросу и, при наличии таких документов, вносит в РК сведения о них; после получения исполненного документа вносит в РК номер дела (по номенклатуре дел), в которое помещен документ, и количество листов документа.

12.2. Подготовленные в избирательной комиссии внутренние документы по вопросам служебной деятельности, адресованные председателю (заместителю председателя, секретарю) избирательной комиссии, регистрируются в соответствии с номенклатурой дел избирательной комиссии с использованием ПИ ДЕЛО, при этом если в документе содержатся указания на связь с другими документами, то вводятся данные в раздел "Связки" РК.

12.3. После доклада документы с указаниями по исполнению документа председателя (заместителя председателя, секретаря) избирательной комиссии возвращаются ответственному за ведение делопроизводства для внесения указаний по исполнению документа в РК.

12.4. Проекты документов могут готовиться и согласовываться в электронном виде с использованием ПИ ДЕЛО в соответствии с порядком, определяющим работу с электронными документами.

13. Изготовление и использование печатей и штампов

13.1. Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов их подлинникам в избирательной комиссии используются печати с изображением Государственного герба Российской Федерации (далее - гербовые печати) и другие печати.

Для проставления отметок о получении, регистрации, рассылке, постановке на контроль документов, других отметок применяются соответствующие штампы.

13.2. Изготовление печатей и штампов осуществляется по указанию председателя (заместителя председателя, секретаря) избирательной комиссии.

Штампы с факсимильным воспроизведением подписи председателя, заместителя председателя, секретаря избирательной комиссии изготовляются по их поручению.

13.3. Оттиск гербовой печати проставляется на рассылаемых копиях постановлений избирательной комиссии, почетных грамотах и благодарностях избирательной комиссии, финансовых документах, гарантийных письмах, договорах, государственных контрактах, сведениях об общей численности избирателей, участников референдума по состоянию на 1 января и 1 июля каждого года и в других предусмотренных законодательством случаях.

13.4. На рассылаемых копиях распоряжений избирательной комиссии, при оформлении документов на прием товарно-материальных ценностей на склад, на внос и вынос товарно-материальных ценностей на накладных проставляется печать с надписью "Избирательная комиссия Пермского края. Для документов".

13.5. На пакетах при отправке документов проставляется оттиск печати с надписью "Избирательная комиссия Пермского края. Для пакетов"

13.6. Штампы с факсимильным воспроизведением подписей председателя (заместителя председателя, секретаря) избирательной комиссии могут быть использованы для проставления на дубликатах и копиях подписанных в установленном порядке документов.

13.7. Печати и штампы подлежат регистрации в отдельном журнале учета печатей и штампов сотрудником управления по финансовому обеспечению избирательного процесса и деятельности избирательной комиссии. Печати и штампы выдаются под роспись в журнале учета печатей и штампов. На журнале проставляется пометка "ДСП", его листы нумеруются, прошиваются и опечатываются.

13.8. Печати и штампы должны храниться в надежно закрываемых и опечатываемых в нерабочее время сейфах или металлических шкафах.

13.9. Контроль правильности хранения и использования печатей и штампов осуществляет гражданский служащий аппарата избирательной комиссии, назначенный председателем избирательной комиссии.

13.10. Об утере печати или штампа незамедлительно ставится в известность председатель (заместитель председателя, секретарь) избирательной комиссии.

13.11. Гражданский служащий аппарата избирательной комиссии, осуществляющий контроль правильности хранения и использования печатей и штампов, составляет акт о выделении к уничтожению пришедших в негодность печатей и штампов.

Уничтожение производится после утверждения акта председателем (заместителем председателя, секретарем) избирательной комиссии. Металлические печати уничтожаются путем полного спиливания текста или опиливания двумя перекрестными линиями, каучуковые печати и штампы разрезаются на мелкие части или сжигаются.

В журнале учета печатей и штампов делается отметка об уничтожении.

13.12. Гражданским служащим аппарата избирательной комиссии, осуществляющим контроль правильности хранения и использования печатей и штампов, ежегодно производится сверка печатей и штампов, о чем проставляется отметка в журнале учета печатей и штампов.

14. Формирование дел и передача их в архив

14.1. Составление и утверждение номенклатуры дел.

Номенклатура дел предназначена для формирования исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (10 лет и более) хранения.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы избирательной комиссии, в том числе личные дела, справочные и учетные картотеки и другие учетные формы.

Заголовок дела должен четко отражать основное содержание и состав документов. Не допускается употребление некорректных формулировок, вводных слов и сложных оборотов.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться регламентом избирательной комиссии, положением об аппарате избирательной комиссии, штатным расписанием избирательной комиссии, Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 года N 236 (далее - Перечень), порядками хранения и передачи в архивы документов, связанных с подготовкой и проведением выборов, утвержденными ЦИК России и избирательной комиссией, номенклатурами дел избирательной комиссии за предшествующие годы.

Номенклатура дел избирательной комиссии на предстоящий календарный год составляется ответственным за ведение делопроизводства в последнем квартале текущего года, согласовывается с секретарем избирательной комиссии, рассматривается на заседании экспертной комиссии избирательной комиссии Пермского края по определению исторической, научной и практической значимости документов (далее - ЭК), утверждается председателем избирательной комиссии и вводится в действие с 1 января следующего года (приложение N 14).

Номенклатура дел избирательной комиссии не реже одного раза в пять лет согласовывается с экспертно-проверочной комиссией Агентства по делам архивов Пермского края (далее - ЭПК Агентства).

В случае возникновения в течение года новых дел они дополнительно вносятся в утвержденную номенклатуру дел по указанию председателя избирательной комиссии.

По окончании календарного года ответственный за ведение делопроизводства в конце номенклатуры дел составляет итоговую запись о количестве заведенных дел (томов, частей), отдельно постоянного и временного хранения.

Срок хранения документов указывается в номенклатуре дел со ссылкой на статью Перечня. Срок хранения документов, не указанных в данном Перечне, устанавливается ЭК по согласованию с ЭПК Агентства.

Исчисление сроков хранения документов, законченных делопроизводством в текущем году, начинается с 1 января следующего года.

14.2. Оформление документов, законченных делопроизводством, формирование дел.

Законченные делопроизводством документы оформляются в соответствии с требованиями Инструкции, списываются исполнителем в дело и сдаются ответственному за ведение делопроизводства в избирательной комиссии не позднее чем через 10 дней после исполнения документа. При этом в нижней части лицевой стороны первого листа документа на свободном от текста месте ставится отметка о его исполнении, расшифровывается подпись исполнителя, указывается номер дела по номенклатуре и дата списания. При необходимости отметка об исполнении может быть сделана на оборотной стороне первого листа документа. В РК вносится отметка о списании документа в дело с указанием номера дела согласно номенклатуре дел.

Неисполненные и неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю для доработки (дооформления).

Исполненные документы формируются в дела ответственным за ведение делопроизводства избирательной комиссии в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Дела формируются с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и на дела временного (до 10 лет включительно) хранения.

Дело считается заведенным с момента включения в него первого исполненного документа.

Законченные делопроизводством электронные документы формируются в электронные дела (папки, директории) в соответствии с номенклатурой дел.

При формировании дела проверяется правильность отнесения документов в данное дело, качество оформления и комплектность документов, наличие подписей, виз, регистрационных номеров, справок или отметок об исполнении, списании в дело и других.

Не допускается помещение в дело документов, содержание которых не соответствует заголовку дела.

При формировании дел соблюдаются следующие требования:

документы постоянного и временного хранения формируются в дела раздельно;

в дело включаются только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел в номенклатуре;

все документы, относящиеся к решению одного вопроса, формируются в одно дело. В случае если подборка документов по одному вопросу насчитывает более 100 листов, она может быть выделена в самостоятельное дело;

документы, подлежащие возврату, в дело не помещаются;

в дело помещается только один экземпляр документа, черновики и варианты проектов документов в дело не подшиваются (за исключением тех, на которых имеются визы, указания по исполнению документов и другие отметки, дополняющие первый экземпляр);

в дело включаются, как правило, документы одного календарного года (исключение составляют личные и переходящие дела);

каждое дело не должно превышать 250 листов, при большем объеме документов в деле формируется несколько томов (частей).

При включении в дело факсограммы делается ее ксерокопия, которая подшивается в дело. Подлинник факсограммы уничтожается с проставлением отметки об уничтожении на ксерокопии.

В случае необходимости документы по одному и тому же вопросу, но с различным сроком хранения могут находиться в одном деле до конца текущего года или до завершения исполнения документа, а затем переформировываются в дела постоянного и временного хранения.

В дело включаются все документы по конкретному вопросу вместе с приложениями, указанными в тексте документа; при отсутствии приложений, указанных в тексте документа, исполнитель обязан сделать запись на документе об их местонахождении.

Документы внутри дела располагаются в хронологической или вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Нормативные и организационно-распорядительные документы с относящимися к ним приложениями группируются в дела по видам документов и хронологии.

Протоколы заседаний избирательной комиссии располагаются в деле по хронологии в порядке возрастания номеров. Документы к заседанию избирательной комиссии помещаются после соответствующего протокола.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Плановая и отчетная документация независимо от даты ее составления включается в дело того года, к которому она относится.

В деле "Переписка" исходящий (ответный) документ помещается после входящего. Все документы по одному вопросу, поступившие и рассмотренные в течение календарного года, группируются вместе в один раздел переписки, систематизируются по хронологии.

При возобновлении переписки по вопросу, начавшемуся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года и указывается индекс того дела по номенклатуре дел предыдущего года, в котором находятся предшествующие документы по этому вопросу.

Обращения граждан и документы по их рассмотрению формируются в отдельные дела. Каждое обращение и все документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу и систематизируются по хронологии.

Если в деле имеются обращения нескольких организаций, поступившие в разные сроки и исполненные одним решением, то они группируются сначала по корреспондентскому признаку, а внутри этой группы - по хронологическому.

Если к письмам или к каким-либо иным документам приложены документы с пометкой "ДСП", то все документы по этому вопросу формируются в дело с пометкой "ДСП".

В делах, находящихся в делопроизводстве, документы текущего года располагаются по хронологии снизу вверх по мере поступления. При подготовке к сдаче в архив дела с документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения переформировываются в обратном порядке: документ, поступивший в календарном году последним, должен быть внизу дела, а первый документ календарного года - вверху, первым.

14.3. Текущее хранение дел.

Дела с момента их заведения и до передачи в архив или уничтожения в связи с истечением сроков хранения находятся у ответственного за ведение делопроизводства в избирательной комиссии.

Протоколы заседаний, постановления (решения) избирательной комиссии, списки приглашенных, прилагаемые к протоколу подлинные экземпляры постановлений (решений) с соответствующими приложениями, протокольные поручения, документы, послужившие основанием для рассмотрения вопроса на заседании избирательной комиссии, расшифрованная аудиозапись заседания (при ее наличии), списки рассылки постановлений до передачи в архив находятся у секретаря избирательной комиссии.

За сохранность документов и дел ответственность несут секретарь избирательной комиссии и ответственный за ведение делопроизводства в избирательной комиссии.

Дела должны находиться в рабочей комнате или в специально отведенном для этой цели помещении и храниться в запирающихся шкафах, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В целях обеспечения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел, копия которой помещается на внутренней стороне дверцы шкафа.

На торцах обложек дела указываются индексы дел по номенклатуре дел.

Дела, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Перед передачей документов в архив проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.

Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, возврате дел, смене ответственного за ведение делопроизводства в избирательной комиссии.

Проверка проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.

Если отдельные документы, уже включенные в дело, временно требуются для работы, они могут быть выданы из дела ответственным за ведение делопроизводства, а на их место вкладывается лист-заместитель с указанием, когда, кому и на какой срок выдан документ.

14.4. Экспертиза ценности документов.

Экспертиза ценности документов проводится для установления научной, исторической и практической значимости документов, образовавшихся в процессе деятельности избирательной комиссии, с целью отбора их для дальнейшего хранения или уничтожения.

Экспертизе ценности документов подлежат все документы, независимо от видов носителей и способов записи.

Экспертиза ценности документов проводится при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел, при подготовке дел к передаче в архив.

Для рассмотрения проектов нормативно-методических документов по вопросам делопроизводства и архивного дела, описей дел постоянного и временного (10 лет и более) хранения, актов на уничтожение дел и документов, не имеющих научной ценности и практического значения, распоряжением председателя избирательной комиссии создается ЭК.

В ее функции входит рассмотрение и одобрение номенклатуры дел избирательной комиссии.

В состав ЭК включаются члены избирательной комиссии, гражданские служащие аппарата избирательной комиссии, по согласованию работники государственного краевого бюджетного учреждения "Пермский государственный архив социально-политической истории".

Экспертиза ценности документов осуществляется ответственным за ведение делопроизводства в соответствии с требованиями законодательства и постановлениями ЦИК России, постановлениями (решениями) избирательной комиссии по согласованию и под методическим руководством государственного краевого бюджетного учреждения "Пермский государственный архив социально-политической истории".

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (10 лет и более) хранения; подлежащих архивному хранению; отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет), подлежащих хранению в избирательной комиссии до истечения сроков их хранения; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел.

Экспертиза ценности документов осуществляется путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения или к уничтожению только на основании заголовков дел.

Обнаруженные в делах с отметкой "ЭПК" документы постоянного хранения выделяются и присоединяются к однородным делам или формируются в самостоятельные дела.

Остальные дела с отметкой "ЭПК" включаются в акт на уничтожение. При этом отметка "ЭПК" в акте не указывается.

Документы, утратившие практическое значение и не имеющие исторической или научной ценности, по истечении установленных сроков хранения подлежат уничтожению.

Акты о выделении к уничтожению дел и документов рассматриваются на заседаниях ЭК одновременно с описями дел. Уничтожение дел и документов до утверждения актов запрещается.

Выделенные к уничтожению дела и документы уничтожаются путем измельчения, переработки или другими установленными способами.

По результатам экспертизы ценности документов ответственным за ведение делопроизводства составляются сводные описи дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения (приложения N 15, 16) и по личному составу (приложение N 17), а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (приложение N 18). Эти документы рассматриваются на ЭК.

Описи дел постоянного хранения подлежат утверждению, а описи дел по личному составу - согласованию ЭПК. После рассмотрения ЭПК описи дел утверждаются председателем избирательной комиссии.

Описи дел постоянного хранения и по личному составу подлежат утверждению ЭПК Агентства по делам архивов Пермского края.

При уничтожении документов со сроком хранения "До минования надобности", "1 год", "3 года" ответственным за ведение делопроизводства составляется акт, который подписывается не менее чем двумя гражданскими служащими и утверждается председателем избирательной комиссии без рассмотрения на ЭК.

Срок хранения "До минования надобности" не может быть менее одного года.

Электронные дела с истекшими сроками хранения подлежат выделению к уничтожению на общих основаниях, после чего производится их физическое уничтожение или уничтожение программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте о выделении электронных документов к уничтожению.

Черновики и рукописи подготавливаемых документов, копии информационных и других материалов, не подлежащих включению в номенклатуру дел, по миновании в них надобности могут уничтожаться без составления акта.

Брошюровка дел производится только после проведения экспертизы ценности документов.

14.5. Оформление дел.

Дела, подлежащие передаче на хранение в архив, должны быть оформлены соответствующим образом.

Оформление дела включает в себя проверку систематизации документов внутри дела, нумерацию листов, составление (в необходимых случаях) внутренней описи документов дела, листа-заверителя дела, оформление реквизитов обложки, подшивку (переплетение) дела.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения подлежат полному оформлению. Полное оформление дела предусматривает проверку систематизации документов внутри дела, правильности их оформления (наличие необходимых подписей, виз, отметок о регистрации и исполнении, приложений), нумерацию листов, составление внутренней описи документов дела, составление листа-заверителя дела, оформление реквизитов обложки, подшивку (переплетение) дела.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению. При этом документы допускается хранить в папках-скоросшивателях, мягких обложках. Оформляются обложка и лист-заверитель дела.

Обложка дела оформляется по установленной форме (приложение N 19). Сведения на обложку переносятся из номенклатуры дел с уточнениями, отражающими фактический состав помещенных в дело документов.

Обложка дела надписывается черными светостойкими чернилами, разборчиво, без сокращений.

На обложке дела указываются следующие реквизиты: название избирательной комиссии, делопроизводственный номер (индекс) дела, заголовок дела, дата дела (тома, части), количество листов в деле, срок хранения дела, архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:

название избирательной комиссии указывается в соответствии с регламентом избирательной комиссии. При изменении названия избирательной комиссии в течение периода, охватываемого документами дела, на обложке к старому названию приписывается новое;

делопроизводственный номер (индекс) дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел и указывается номер тома (части);

заголовок (наименование) дела переносится из номенклатуры дел (в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения);

дата дела - на обложке дела указываются две даты, которые называются крайними датами и соответствуют году заведения и окончания дела. Начальная дата - это дата самого раннего, а конечная дата - дата самого позднего документа в деле. При этом учитываются даты входящих и исходящих документов (в случае их отсутствия - даты регистрации документов) и не учитываются даты списания документов в дело, указаний по исполнению документов, отметок исполнителя (за исключением случаев, когда на документах не имеется других дат, кроме перечисленных).

При написании крайних дат на обложках дел постоянного хранения число и год проставляются арабскими цифрами, а название месяца пишется прописью без сокращения. На обложках дел временного хранения указывается только год.

На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты каждого тома (части).

Количество пронумерованных в деле листов проставляется с листа-заверителя дела.

Срок хранения переносится на обложку дела из номенклатуры дел. На делах постоянного хранения пишется: "Постоянно".

Архивный шифр дела состоит из номера фонда, номера описи, номера дела по описи и проставляется в государственном краевом бюджетном учреждении "Пермский государственный архив социально-политической истории".

На торце дела указываются заголовок дела, индекс дела по номенклатуре, дата дела и срок хранения.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы, кроме чистых, листа-заверителя дела и листов внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией. Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа. Нумерация цветными карандашами, чернилами и нумераторами не допускается.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

Сложенный лист большого формата (А2, А3) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист, а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Если в деле есть конверт с вложениями, то сначала нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение.

Фотографии и другие иллюстративные материалы нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, фотографиями и др.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы и т.п.), то каждый лист нумеруется отдельно.

Лист с указаниями по исполнению документа нумеруется как отдельный лист.

Приложение к делу, составляющее отдельный том, нумеруется отдельно.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их к сдаче в архив допускается по согласованию с ним употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.

В делах постоянного хранения для учета и поиска документов в начале дела может помещаться внутренняя опись (приложение N 20).

Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Каждое дело заканчивается листом-заверителем установленной формы (приложение N 21).

В листе-заверителе дела цифрами и прописью указывается фактическое количество листов в данном деле, а также наличие литерных и пропущенных номеров листов, количество листов внутренней описи и наличие среди документов газет, книг, брошюр, чертежей, фотографий, рисунков и т.д., ставится дата и подпись работника, сформировавшего дело, и указывается его должность, инициалы и фамилия. Если количество листов в деле изменяется, заверительная надпись составляется вновь.

При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления, металлические скрепления из документов удаляются.

Документы подшиваются таким образом, чтобы можно было свободно прочитать текст каждого документа, визы и указания по исполнению документа.

14.6. Передача дел в архив.

Передача дел постоянного хранения в архив осуществляется поединично по утвержденным ЭПК Агентства по Пермскому краю описям дел постоянного хранения.

Прием документов на постоянное хранение оформляется актом приема-передачи документов (приложение N 22).

При передаче дел на всех экземплярах описи дел против каждого включенного в нее дела в графе "Примечание" ставится отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи дел указываются цифрами и прописью количество фактически принятых (переданных) в архив дел, инициалы и фамилии лиц, осуществляющих прием-передачу дел, ставятся их подписи и дата.

При приеме дел в архиве проверяется правильность их оформления. Дела, оформленные с нарушением правил, установленных Инструкцией, возвращаются в избирательную комиссию с указанием недостатков для их устранения.

Избирательная комиссия имеет приоритетное право на использование документов, переданных ею на государственное хранение, в том числе на их первую публикацию.

15. Порядок использования документов архива Избирательной комиссии Пермского края (далее - Архив избирательной комиссии)

15.1. Документы и дела, находящиеся на хранении в Архиве избирательной комиссии, предоставляются членам избирательной комиссии, гражданским служащим аппарата избирательной комиссии как для работы в помещении, так и во временное пользование (не более одного месяца) вне Архива избирательной комиссии, на рабочее место, по требованию, подписанному начальником организационного отдела.

При необходимости срок временного использования может быть продлен с разрешения начальника организационного отдела.

Члены избирательной комиссии и гражданские служащие аппарата избирательной комиссии несут ответственность за сохранность и правильное использование полученных архивных документов.

15.2. Изъятие документов из архивных дел, передача членам избирательной комиссии, гражданским служащим аппарата избирательной комиссии архивных документов или их копий документов другим лицам или организациям не допускается.

15.3. Подлинные экземпляры протоколов заседаний избирательной комиссии, выписок из протоколов, постановлений, распоряжений выдаются с разрешения председателя избирательной комиссии, заместителя председателя избирательной комиссии, секретаря избирательной комиссии.

15.4. Документы предоставляются государственным органам, учреждениям, общественным организациям и гражданам по их письменным запросам с разрешения председателя избирательной комиссии, заместителя председателя избирательной комиссии, секретаря избирательной комиссии.

Под письменным запросом о допуске к работе с документами Архива избирательной комиссии подразумевается обращение гражданина или официальное письмо за подписью руководителя государственного органа или общественной организации. В обращении или письме обосновывается необходимость использования документов Архива, указывается тематика документов или их поисковые данные.

15.5. Отказ или отсрочка в выдаче дел и документов допускается в случае:

наличия ограничений на использование документов, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации;

необходимости выполнения срочных служебных заданий гражданскими служащими организационного отдела;

выдачи дел и документов во временное пользование другим пользователям;

экспонирования заказанных материалов на выставке.

15.6. Выдача дел из Архива избирательной комиссии фиксируется в журнале выдачи документов.

15.7. Документы, содержащие персональные данные, доступны лицам, чьи данные содержатся в документах, руководителям избирательной комиссии, гражданскому служащему, ответственному за ведение кадровой работы, другим гражданским служащим для использования в служебных целях, согласно Перечню должностей в избирательной, замещение которых предусматривает осуществление обработки персональных данных либо осуществление доступа к персональным данным, утвержденному распоряжением председателя избирательной комиссии от 26.12.2019 N 120-р.

15.8. Пользователь имеет право публиковать документы Архива избирательной комиссии или содержащуюся в них информацию только с разрешения председателя, заместителя председателя, секретаря избирательной комиссии.

При публикации архивных документов избирательной комиссии или содержащейся в них информации ссылка на Архив избирательной комиссии обязательна.

16. Ответственность

16.1. Члены избирательной комиссии и гражданские служащие аппарата избирательной комиссии несут персональную ответственность за соблюдение требований Инструкции, сохранность находящихся у них документов.

16.2. Ответственность за организацию делопроизводства в избирательной комиссии, внедрение автоматизированных (компьютерных) технологий подготовки и обработки документов, обеспечение сохранности документов и передачу их в архив, контроль за соблюдением требований Инструкции несет секретарь избирательной комиссии.

СОГЛАСОВАНО Экспертной комиссией Избирательной комиссии Пермского края Протокол от 22 января 2021 N 1

СОГЛАСОВАНО ЭПК Агентства по делам архивов Пермского края Протокол от 29 января 2021 г. N 1

Приложение N 1
к п. 2.3 Инструкции
по делопроизводству
в Избирательной комиссии
Пермского края

Перечень
документов, не подлежащих регистрации в ПИ ДЕЛО

1. Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня.

2. Учебные программы, планы (учитываются в отделе кадров).

3. Рекламные извещения, плакаты (учитываются в структурных подразделениях аппарата избирательной комиссии по направлениям деятельности).

4. Поздравительные письма и телеграммы.

5. Пригласительные билеты.

6. Бухгалтерские документы (учитываются в управлении по финансовому обеспечению избирательного процесса и деятельности комиссии).

7. Печатные издания.

8. Стенограммы заседаний органов государственной власти субъекта Российской Федерации.

9. Личная корреспонденция.

Приложение N 2
к п. 2.5 Инструкции
по делопроизводству
в Избирательной комиссии
Пермского края

                                   Акт

Мы, нижеподписавшиеся

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________,

составили акт о том, что "___" __________ 20__ г. при вскрытии пакета

________________________________________________________________________

в нем не оказалось

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

Настоящий акт составлен в двух экземплярах.

Подписи: ________________________ _________________________

Приложение N 3
к п. 3.1, 8.4.1, 9.1.1 Инструкции
по делопроизводству
в Избирательной комиссии
Пермского края

     Формы бланков, используемых в избирательной комиссии

                                 Эмблема

                  ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ ПЕРМСКОГО КРАЯ

                           ПРОТОКОЛ ЗАСЕДАНИЯ

_________________________________________________________________________

___________________                                 N ___________________

                                г. Пермь

/-                        -\

                                 Эмблема

                  ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ ПЕРМСКОГО КРАЯ

                              ПОСТАНОВЛЕНИЕ

_________________________________________________________________________

___________________                                 N ___________________

                                г. Пермь

/-                        -\

                                 Эмблема

                  ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ ПЕРМСКОГО КРАЯ

                              РАСПОРЯЖЕНИЕ

_________________________________________________________________________

___________________                                 N ___________________

                                г. Пермь

/-                        -\

                                 Эмблема

     ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ       /-                        -\

        ПЕРМСКОГО КРАЯ

ул. Ленина, д. 51, офис 918, г. Пермь, 614006 Тел. (342) 235-13-23; тел./факс (342) 235-14-05 e-mail: elect@permkray.ru; http://permkrai.izbirkom.ru ОКПО 00088124; ОГРН 1025900532327; ИНН/КПП 5902291477/590201001

_______________ N __________________

На N ____________ от _______________

/-                        -\

                             Уважаемый!

Председатель

Исполнитель

                                 Эмблема

                  ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ ПЕРМСКОГО КРАЯ

                    Заместитель председателя комиссии

   ул. Ленина, д. 51, офис 918, г. Пермь, 614006, тел. (342) 235-13-23

          Тел./факс (342) 235-14-05; e-mail: elect@permkray.ru;

                       http://permkrai.izbirkom.ru

     ОКПО 00088124; ОГРН 1025900532327; ИНН/КПП 5902291477/590201001

_________________________________________________________________________

_______________ N __________________         /-                        -\

На N ____________ от _______________

/-                        -\

                                 Эмблема

                  ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ ПЕРМСКОГО КРАЯ

                           Секретарь комиссии

   ул. Ленина, д. 51, офис 918, г. Пермь, 614006, тел. (342) 235-13-23

          Тел./факс (342) 235-14-05; e-mail: elect@permkray.ru;

                       http://permkrai.izbirkom.ru

     ОКПО 00088124; ОГРН 1025900532327; ИНН/КПП 5902291477/590201001

_________________________________________________________________________

_______________ N __________________         /-                        -\

На N ____________ от _______________

/-                        -\

                                 Эмблема

                  ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ ПЕРМСКОГО КРАЯ

              Член комиссии на постоянной (штатной) основе

   ул. Ленина, д. 51, офис 918, г. Пермь, 614006, тел. (342) 235-13-23

          Тел./факс (342) 235-14-05; e-mail: elect@permkray.ru;

                       http://permkrai.izbirkom.ru

     ОКПО 00088124; ОГРН 1025900532327; ИНН/КПП 5902291477/590201001

_________________________________________________________________________

_______________ N __________________         /-                        -\

На N ____________ от _______________

/-                        -\

                                 Эмблема

                  ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ ПЕРМСКОГО КРАЯ

                          Руководитель аппарата

   ул. Ленина, д. 51, офис 918, г. Пермь, 614006, тел. (342) 235-13-23

         Тел./факс (342) 235-14-05, e-mail: elect@permkray.ru ;

                       http://permkrai.izbirkom.ru

     ОКПО 00088124; ОГРН 1025900532327; ИНН/КПП 5902291477/590201001

_________________________________________________________________________

_______________ N __________________         /-                        -\

На N ____________ от _______________

/-                        -\

Приложение N 4
к п. 3.4 Инструкции
по делопроизводству
в Избирательной комиссии
Пермского края

Требования
к документам, изготовляемым с помощью печатающих устройств, и к файлам текстовых документов

1. Тексты документов на бланках формата А4 печатаются через 1,5 межстрочных интервала, на бланках формата А5 - через 1 межстрочный интервал.

Тексты документов, подготавливаемых к типографскому изданию, печатаются через два межстрочных интервала.

2. Название вида документа печатается прописными буквами.

3. Если заголовок к тексту превышает 150 знаков (5 строк), допускается продлевать его до границы правого поля.

4. Расшифровка подписи в реквизите "Подпись" печатается на уровне последней строки наименования должности с использованием комбинации клавиш Shift - Ctrl - Пробел между инициалами и фамилией.

5. Создание, форматирование и вывод на печать документов производится на компьютерах с использованием текстового процессора MS Word. Внедрение электронных таблиц, созданных в табличных процессорах, в документы MS Word не допускается. Допускается, при необходимости, создание, форматирование и вывод на печать таблиц посредством табличного процессора MS Excel.

6. При форматировании документов обязательно используется включенная кнопка "непечатаемые знаки", чтобы видеть на экране все служебные символы.

7. При форматировании текста документов используется стиль, который имеет следующие параметры:

- Шрифт	Times New Roman Cyr
- Размер	14 пунктов
- Отступ слева	0 см
справа	0 см
- Интервал перед	0 пунктов
после	0 пунктов
- Межстрочный интервал	полуторный
- Первая строка	отступ на 1,25 см
- Выравнивание	по ширине

8. При форматировании таблиц необходимо соблюдать следующие требования:

таблица всегда должна иметь название, которое выравнивается по правому полю документа;

таблица выравнивается по центру листа;

заголовки столбцов и строк выравниваются по центру ячейки;

данные в ячейках таблицы выравниваются сверху по левому краю;

продолжение таблицы на новом листе всегда начинается с заголовков ее столбцов (или номеров столбцов, в случае, если столбцы таблицы на первом листе пронумерованы);

строки таблицы переносятся на новый лист документа исключительно целиком;

ширина и высота таблицы не должны превышать размеры полей документа.

9. Размеры полей документа должны иметь следующие параметры:

- верхнее 2,0 см

- нижнее 2,0 см

- левое 2,0 см

- правое 1,5 см

Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.

От края до колонтитула:

- верхнего 1,25 см

- нижнего 1,25 см

10. При подготовке документов используют следующие реквизиты:

- эмблема избирательной комиссии;

- наименование избирательной комиссии;

- наименование должности лица - автора документа;

- справочные сведения об организации;

- наименование вида документа;

- дата документа;

- регистрационный номер документа;

- ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

- место составления (издания) документа;

- гриф ограничения доступа к документу;

- адресат;

- гриф утверждения документа;

- заголовок к тексту;

- текст документа;

- отметка о приложении;

- гриф согласования документа;

- виза;

- подпись;

- отметка об электронной подписи;

- печать;

- отметка об исполнителе;

- отметка о заверении копии;

- отметка о поступлении документа;

- резолюция;

- отметка о контроле;

- отметка о направлении документа в дело.

11. Реквизиты (кроме текста документа и адресата), состоящие из нескольких строк, печатают со следующими параметрами:

- Шрифт	Times New Roman Cyr
- Размер	14 пунктов
- Отступ слева	0 см
справа	0 см
- Интервал перед	0 пунктов
после	0 пунктов
- Межстрочный интервал	одинарный
- Отступ первой строки	нет
- Выравнивание	по центру

12. Реквизит "Адресат" печатают со следующими параметрами:

- Шрифт	Times New Roman Cyr
- Размер	14 пунктов
- Отступ слева	7 см
справа	0 см
- Интервал перед	0 пунктов
после	0 пунктов
- Межстрочный интервал	одинарный
- Отступ первой строки	нет
- Выравнивание	по центру

Если составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения документа", "Гриф согласования документа", "Отметка о наличии приложения" не умещаются на одной строке, то разрыв строки в нужном месте производится с помощью символа "Разрыв строки" (комбинация клавиш Shift - Enter), например:

СОГЛАСОВАНО Руководитель Росархива А.Н. Артизов Дата

13. При оформлении документов на бланке в целях рационального расположения реквизитов и использования бумаги допускается применять размеры шрифтов N 12 или N 13.

При составлении таблиц допускается применять шрифты меньших размеров.

14. При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа арабскими цифрами без знаков препинания.

Если документ имеет приложение, то оно печатается с новой страницы.

15. Для выявления и исправления возможных ошибок в правописании в сформированных файлах рекомендуется осуществлять проверку документов, используя системы проверки правописания.

16. Каждый документ со всеми приложениями к нему помещают в отдельный файл (если приложения созданы одним процессором). Внутри файла сам документ и каждое приложение помещают в отдельные разделы.

17. Все реквизиты документа отделяют друг от друга одной пустой строкой, образуемой символом абзаца ("непечатаемые знаки" - клавиша Enter). В тексте не должно встречаться более двух символов абзаца подряд.

18. Не допускается писать слова с разрядкой, вставляя пробелы между буквами в словах. Не допускается использование пробелов для образования абзацного отступа (красной строки) или пустых строк. В тексте не должно встречаться подряд более одного символа пробела. Разделение фамилии и инициалов, символа N и числа, порядкового номера статьи, части, пункта или подпункта правового акта, числа месяца и названия месяца, числа года и слова "год", любых числовых значений и единиц измерения делается с использованием неразделимого пробела (сочетание клавиш Shift - Ctrl - Пробел).

19. Не допускается включать в текст документа разделительные линии, составленные из цепочек символов (*, =, -, - и др.).

20. Не допускается использование в русских словах сходных по начертанию латинских букв (A, a, B, C, c, E, e, H, K, M, O, o, P, p, r, X, x, y).

21. Не допускается использование символа табуляции (>) для образования абзацного отступа (красной строки) или пустых строк. Абзацный отступ устанавливают в меню Формат/Абзац или с помощью верхнего движка на горизонтальной линейке.

22. Не допускается использование символа "-" для обозначения переноса. Вместо него следует использовать символ мягкого переноса (комбинация клавиш Ctrl - "-").

23. Для написания римских цифр должны использоваться заглавные буквы латинского алфавита (I, V, X, C, D, L, M). Использование для этой цели русских букв и арабских цифр не допускается.

24. Вместо буквы "Е" должна употребляться буква "Е" (кроме имен собственных при наличии подтверждающих документов).

25. Реквизит "Заголовок к тексту" должен быть выровнен по центру и представлять собой один абзац, то есть внутри текста каждого реквизита не должно быть символа абзаца. Не допускается использование символа абзаца для прерывания строки в произвольном месте, для этого следует использовать символ разрыва строки (комбинация клавиш Shift - Enter).

26. Дефис печатается клавишей "-", тире сочетанием клавиш Ctrl "-" ("минус" на цифровой клавиатуре).

Приложение N 5
к п. 3.5.11, 4.12 Инструкции
по делопроизводству
в Избирательной комиссии
Пермского края

                              Список

                        рассылки документа

     ___________________________________________________________

                        (название документа)

Адресаты направления копии документа	Количество	Отметка о направлении

Исполнитель документа

_________________________________________________________________________

  (фамилия, имя, отчество, должность, структурное подразделение, номер

                           телефона, подпись)

_________________________________________________________________________

   (фамилия, имя, отчество утвердившего список рассылки документа)

Приложение N 6
к Инструкции
по делопроизводству
в Избирательной комиссии
Пермского края

                     Форма указаний

                 по исполнению документа

ПРЕДСЕДАТЕЛЬ (ЗАМЕСТИТЕЛЬ

ПРЕДСЕДАТЕЛЯ, СЕКРЕТАРЬ)

ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ

____________________________________

__________________ инициалы, фамилия

"____" _______________ __________ г.

Приложение N 7
к Инструкции
по делопроизводству
в Избирательной комиссии
Пермского края

Перечень
обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в ПИ ДЕЛО

1. Автор.

2. Адресат.

3. Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ.

4. Наименование вида документа.

5. Дата документа.

6. Регистрационный номер документа.

7. Дата поступления документа.

8. Регистрационный номер входящего документа.

9. Сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связки).

10. Заголовок к тексту (краткое содержание документа).

11. Индекс дела по номенклатуре дел.

12. Сведения о переадресации документа.

13. Количество листов основного документа.

14. Отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений).

15. Указания по исполнению документа (исполнитель, поручение, дата исполнения).

16. Отметка о контроле.

17. Гриф ограничения доступа.

18. Проверка электронной подписи.

19. Подразделение - ответственный исполнитель документа.

20. Файлы электронного документа (количество файлов, имена файлов).

Приложение N 8
к Инструкции
по делопроизводству
в Избирательной комиссии
Пермского края

                              Карточка

                        личного приема граждан

                  Избирательная комиссия Пермского края

N __________________ дата приема "___" __________ 20 ____ г.

Ф.И.О. гражданина: ______________________________________________________

                         (заполняется при предъявлении документа,

                                  удостоверяющего личность)

Адрес места жительства гражданина:

_________________________________________________________________________

      (улица, дом, корпус, квартира, субъект Российской Федерации,

                        населенный пункт, индекс)

Краткое содержание обращения (заявления, жалобы):

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

Повторность обращения: да/нет

Результат приема:

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

________________________________________/ ______________________________/

     Должность лица, осуществлявшего                ФИО

      личный прием

Приложение N 9
к п. 3.5.17, 8.2.3,
8.3.4, 9.1.9 Инструкции
по делопроизводству
в Избирательной комиссии
Пермского края

                            Лист согласования

                          (название документа)

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

Наименование подразделения, должность руководителя	Фамилия, инициалы	Дата поступления на согласование	Отметка о согласовании <*>	Подпись, дата
Член Избирательной комиссии Пермского края
Организационный отдел
Руководитель аппарата
Правовой отдел
Контрольно-ревизионный отдел
Управление по финансовому обеспечению избирательного процесса и деятельности комиссии
Информационное управление

--------------------------------

<*> При наличии замечаний следует указать "Замечания прилагаются".

Исполнитель документа ___________________________________________________

                        (фамилия, имя, отчество, должность, структурное

                                    подразделение,

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

                        номер телефона, подпись)

Приложение N 10
к п. 8.3.7, 9.1.9 Инструкции
по делопроизводству
в Избирательной комиссии
Пермского края

                                 Список

                           рассылки документа

_________________________________________________________________________

                          (название документа)

Адресаты направления копии документа	Количество	Отметка о направлении

Исполнитель документа ___________________________________________________

                        (фамилия, имя, отчество, должность, структурное

_________________________________________________________________________

               подразделение, номер телефона, подпись)

_________________________________________________________________________

     (фамилия, имя, отчество утвердившего список рассылки документа)

Приложение N 11
к п. 10.1 Инструкции
по делопроизводству
в Избирательной комиссии
Пермского края

                  Избирательная комиссия Пермского края

                             Рабочая группа

_________________________________________________________________________

                               (название)

                                Протокол

_______________________________             N ___________________________

                                г. Пермь

Председательствующий (руководитель рабочей группы)

Секретарь

Присутствовали:

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1.

2.

1. СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

РЕШИЛИ:

2. СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

РЕШИЛИ:

Председательствующий (руководитель рабочей группы)

Секретарь

Приложение N 12
к п. 10.8 Инструкции
по делопроизводству
в Избирательной комиссии
Пермского края

                  Избирательная комиссия Пермского края

                             Рабочая группа

_________________________________________________________________________

                               (название)

                                 Решение

_______________________________             N ___________________________

                                г. Пермь

Председательствующий (руководитель рабочей группы)

Секретарь

Приложение N 13
к п. 11.1, 11.6 Инструкции
по делопроизводству
в Избирательной комиссии
Пермского края

Перечень
подлежащих контролю документов с указанием сроков исполнения

1. Федеральные конституционные законы, федеральные законы Российской Федерации - согласно указанному в них сроку.

2. Указы Президента Российской Федерации - согласно указанному в них сроку.

3. Распоряжения Президента Российской Федерации - согласно указанному в них сроку.

4. Постановления, распоряжения Правительства Российской Федерации - согласно указанному в них сроку.

5. Законы Пермского края - согласно указанному в них сроку.

6. Постановления, решения Законодательного Собрания Пермского края - согласно указанному в них сроку.

7. Постановления Правительства Пермского края - согласно указанному в них сроку.

8. Распоряжения главы органа государственной власти субъекта Российской Федерации - согласно указанному в них сроку.

9. Парламентские запросы Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации - не позднее чем через 15 календарных дней со дня получения парламентского запроса или в иной установленный соответствующей палатой Федерального Собрания Российской Федерации срок.

10. Запросы членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации - не позднее чем через 30 календарных дней со дня его получения или в иной согласованный с инициатором запроса срок.

11. Обращения членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации по вопросам, связанным с их деятельностью, - безотлагательно (а при необходимости получения дополнительных материалов - не позднее чем через 30 календарных дней со дня получения обращения).

12. Обращения депутатов Законодательного Собрания Пермского края - в срок, установленный законодательством субъекта Российской Федерации.

13. Письма из Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Конституционного Суда Российской Федерации, Верховного Суда Российской Федерации, Генеральной прокуратуры Российской Федерации, администрации, правительства Пермского края - в соответствии с указаниями по исполнению документа председателя (заместителя председателя, секретаря) избирательной комиссии, если в них не указан срок - не позднее чем через 30 календарных дней.

14. Протест прокурора - не позднее чем через 10 календарных дней.

15. Представление прокурора - не позднее чем через 30 календарных дней.

16. Требование прокурора - не позднее чем через 10 календарных дней.

17. Обращения граждан по вопросам выборов и референдумов, по вопросам отзыва высшего должностного лица субъекта Российской Федерации - до 30 календарных дней, а поступившие в период избирательной кампании - в соответствии с Федеральным законом "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации".

18. Пересылка обращений граждан, содержащих вопросы, решение которых не относится к компетенции избирательной комиссии, осуществляется в течение семи календарных дней.

19. Обращения средств массовой информации по вопросам предоставления информации - семь календарных дней. Если требуемые сведения не могут быть представлены в указанный срок, то допускается отсрочка в предоставлении запрашиваемой информации с вручением в трехдневный срок со дня получения письменного запроса информации уведомления об отсрочке представителю редакции, в котором указываются причина отсрочки, дата, к которой будет представлена запрашиваемая информация, должностное лицо, установившее отсрочку, дата принятия решения об отсрочке.

20. Запрос государственного органа, органа местного самоуправления или должностного лица, рассматривающего обращение, документы и материалы, необходимые для рассмотрения обращения, предоставляются в течение 15 дней, за исключением документов и материалов, в которых содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, и для которых установлен особый порядок предоставления.

Приложение N 14
к п. 14.1 Инструкции
по делопроизводству
в Избирательной комиссии
Пермского края

Избирательная комиссия                          УТВЕРЖДАЮ

Пермского края                                 Председатель

                                            Избирательной комиссии

                                               Пермского края

                                       _____________ _____________________

                                           подпись    Расшифровка подписи

                                       "______" _______________ 20____ г.

                       Номенклатура дел

                       на __________ год

Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Кол-во дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и N статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Название раздела

Наименование должности

составителя номенклатуры     Подпись    Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК                 СОГЛАСОВАНО Протокол

                                        экспертно-проверочной комиссии

от ____________ N ____________          от ____________ N ____________

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ________ году

в Избирательной комиссии Пермского края

По срокам хранения	Всего	В том числе
		переходящих	с отметкой "ЭПК"
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
ИТОГО

Наименование должности

составителя номенклатуры        Подпись      Расшифровка подписи

Приложение N 15
к п. 14.4 Инструкции
по делопроизводству
в Избирательной комиссии
Пермского края

Избирательная комиссия                           УТВЕРЖДАЮ

Пермского края                                  Председатель

ФОНД N _________________                    Избирательной комиссии

ОПИСЬ N ________________                      Пермского края

дел постоянного,

долговременного хранения

  (свыше 10 лет)

за ___________ год

                              __________________ ________________________

                                     подпись        Расшифровка подписи

Дата

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Кол-во листов	Примечание
1	2	3	4	5	6

В данный раздел описи внесено   _________________________________________

                                _________________________________________

                                        (цифрами и прописью)

с N __________________________ по N ________________________ в том числе:

литерные номера: ________________________________________________________

пропущенные номера: _____________________________________________________

Наименование должности

 составителя описи              Подпись         Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО                                        УТВЕРЖДЕНО

Протокол ЭК                                        Протокол

                                           экспертно-проверочной комиссии

                                         государственного архива субъекта

                                               Российской Федерации

от ____________ N ____________             от ____________ N ____________

Приложение N 16
к п. 14.4 Инструкции
по делопроизводству
в Избирательной комиссии
Пермского края

Избирательная комиссия                           УТВЕРЖДАЮ

Пермского края                                  Председатель

ФОНД N _________________                    Избирательной комиссии

ОПИСЬ N ________________                      Пермского края

дел постоянного,

долговременного хранения

(до 10 лет включительно)

за ___________ год

                              __________________ ________________________

                                     подпись        Расшифровка подписи

                              Дата

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Кол-во листов	Примечание
1	2	3	4	5	6

В данный раздел описи внесено   _________________________________________

                                _________________________________________

                                        (цифрами и прописью)

с N __________________________ по N ________________________ в том числе:

литерные номера: ________________________________________________________

пропущенные номера: _____________________________________________________

Наименование должности

составителя описи                Подпись         Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО                                        СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК                                          Протокол

                                           экспертно-проверочной комиссии

                                                 ГКБУ "ПермГАСПИ"

от ____________ N ____________             от ____________ N ____________

Приложение N 17
к п. 14.4 Инструкции
по делопроизводству
в Избирательной комиссии
Пермского края

Избирательная комиссия                           УТВЕРЖДАЮ

Пермского края                                  Председатель

ФОНД N _________________                    Избирательной комиссии

ОПИСЬ N ________________                      Пермского края

дел по личному составу

за _______________ год

                              __________________ ________________________

                                     подпись        Расшифровка подписи

                              Дата

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Кол-во листов	Срок хранения	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

В данный раздел описи внесено   _________________________________________

                                _________________________________________

                                        (цифрами и прописью)

с N __________________________ по N ________________________ в том числе:

литерные номера: ________________________________________________________

пропущенные номера: _____________________________________________________

Наименование должности

составителя описи                Подпись         Расшифровка подписи

Дата ____________________________________________________________________

СОГЛАСОВАНО                                        СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК                                          Протокол

                                           экспертно-проверочной комиссии

                                                 ГКБУ "ПермГАСПИ"

от ____________ N ____________             от ____________ N ____________

Приложение N 18
к п. 7.1.11, 7.2.14, 14.4 Инструкции
по делопроизводству
в Избирательной комиссии
Пермского края

Избирательная комиссия                             УТВЕРЖДАЮ

Пермского края                               Руководитель организации

                                                     подпись

                                           __________________________

                                           Дата _____________________

                             Акт

                 _____________ N _____________

                  о выделении к уничтожению

                     архивных документов,

                   не подлежащих хранению

На основании

_________________________________________________________________________

  (название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их

                                хранения)

_________________________________________________________________________

отобраны к уничтожению как  не  имеющие  научно-исторической   ценности и

утратившие   практическое   значение   документы   фонда      N _________

_________________________________________________________________________

                       (название фонда)

N п/п	Заголовок дела (групповой заголовок документов)	Годы	Номер описи <*>	Номер ед. хр. по описи	Количество ед. хр.	Сроки хранения и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

Итого ______________________________ ед. хр. за ___________________ годы.

         (цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за _______________ годы утверждены ЭПК

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

                   (наименование архивного учреждения)

(протокол от ______________ N __________________)

_______________________________ _______________ _________________________

(наименование должности           (Подпись)       (Расшифровка подписи)

руководителя архива (лица,

 ответственного за архив)

Дата __________________________

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК организации

от _________ N ________

Документы в количестве __________________________________________ ед. хр.

На бумажном носителе весом ______________________ кг сданы на уничтожение

на электронном носителе сданы на уничтожение ____________________________

_________________________________________________________________________

                          (способ уничтожения)

_______________________________ _______________ _________________________

  (наименование должности          (подпись)     (расшифровка подписи)

работника, сдавшего документы)

дата ____________________________________________________________________

Изменения в учетные документы внесены.

_______________________________ _______________ _________________________

    Наименование должности         (подпись)         (расшифровка подписи)

 работника архива, внесшего

 изменения в учетные документы

Дата _________________

--------------------------------

<*> При выделении к уничтожению документов при подготовке дел к  передаче

в архив организации графы 4, 5 не заполняются.

Приложение N 19
к п. 14.5 Инструкции
по делопроизводству
в Избирательной комиссии
Пермского края

Ф. N____________ Оп. N __________ Д. N____________

              Государственное краевое бюджетное учреждение

     "Пермский государственный архив социально-политической истории"

                  ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ ПЕРМСКОГО КРАЯ

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

ДЕЛО N _____________________            Том N ___________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

                            (заголовок дела)

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

                             (крайние даты)

                                                На _________________ лист

                                                Хранить _________________

Ф.N ________________ Оп. N _______________ Д. N ________________

Приложение N 20
к п. 14.5 Инструкции
по делопроизводству
в Избирательной комиссии
Пермского края

                   Внутренняя опись

         документов дела N ________________

N п/п	Индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов дела	Примечание
1	2	3	4	5	6

Итого: _______________________________________________________ документов

                          (цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи ______________________________________

                                         (цифрами и прописью)

__________________________________ ______________ _______________________

 (наименование должности лица,      (подпись)      (расшифровка подписи)

 составившего внутреннюю опись

   документов дела)

Дата __________________

Приложение N 21
к п. 14.5 Инструкции
по делопроизводству
в Избирательной комиссии
Пермского края

                         Лист-заверитель

                            дела N

В дело подшито и пронумеровано: _________________________________________

                                           (цифрами и прописью)

В том числе:

литерные номера листов

пропущенные номера листов _______________________________________________

+ листов внутренней описи _______________________________________________

Особенности физического состояния и формирования дела	Номера листов
1	2

_____________________________ ________________ __________________________

   (наименование должности)     (подпись)           (расшифровка подписи)

Дата __________________

Приложение N 22
к п. 14.6 Инструкции
по делопроизводству
в Избирательной комиссии
Пермского края

     УТВЕРЖДАЮ                                  УТВЕРЖДАЮ

     Председатель                          (наименование должности

Избирательной комиссии                         руководителя

Пермского края                              организации-приемщика)

 Подпись   расшифровка подписи         Подпись   расшифровка подписи

 Дата       печать                     Дата       печать

                              Акт N ______

             приема-передачи архивных документов на хранение

_________________________________________________________________________

___________________________________________________________________ сдал,

                          (основание передачи)

__________________________________________________________________ принял

                   (наименование организации-сдатчика)

документы названного фонда и научно-справочного аппарата к ним:

N п/п	Название, номер описи	Количество экземпляров описи	Количество ед. хр.	Примечание
1	2	3	4	5

Итого принято ___________________________________________________ ед. хр.

Передачу произвели

______________________________ ______________ ___________________________

  (наименование должности)       (подпись)        (расшифровка подписи)

Дата ____________________

Фонду присвоен N ____________________

Изменения в учетные документы внесены

______________________________ ______________ ___________________________

   (наименование должности)     (подпись)        (расшифровка подписи)

Приложение N 23
к п. 7.2.6 Инструкции
по делопроизводству
в Избирательной комиссии
Пермского края

                                               Для служебного пользования

                                   Акт

        приема-передачи сведений о гражданах Российской Федерации

       для формирования и ведения регистра избирателей, участников

                        референдума на территории

_________________________________________________________________________

 (наименование городского округа, муниципального района, района г. Перми)

"___" __________ 20___ года                        N ____________________

В соответствии с Постановлением Избирательной комиссии Пермского края  от

29   апреля   2009 года   N 17/06   "Об   обеспечении    функционирования

Государственной  системы  регистрации  (учета)  избирателей,   участников

референдума на территории Пермского края"

_________________________________________________________________________

                      (наименование администрации)

в лице __________________________________________________________________

                    (наименование должности, Ф.И.О.)

передает, а Избирательная комиссия Пермского края в лице ________________

_____________________________________ информационного управления аппарата

   (наименование должности)

Избирательной комиссии

Пермского края            _______________________________________________

                                          (Ф.И.О.)

_________________________________________________________________________

принимает сведения о гражданах Российской Федерации  для   формирования и

ведения Регистра избирателей, участников референдума

_________________________________________________________________________

(наименование городского округа, муниципального района, района г. Перми)

за период с "____" ____________ 20__ г. по "____" ___________ 20__  г. на

основании

_________________________________________________________________________

п. 2.4 Регламента <*>, п. 2.14 Положения <**>, п. 1.2.3 Указа губернатора

ПК <***>, письма (запроса)

Сведения передаются:

на машиночитаемом носителе

_________________________________________________________________________

        (тип носителя, регистрационный номер, место регистрации)

                              Состав

                     машиночитаемого носителя

N п/п	Источник сведений	Имя файла	Дата и время создания файла	Размер файла (байт)	Количество записей
...
	Итого

и (или) на бумажных носителях

_________________________________________________________________________

               (регистрационные номера, место регистрации)

                           Состав

                     бумажных носителей

N п/п	Источник сведений	Количество листов	Количество записей
...
	Итого

                           Состав

            сведений, переданных для ведения регистра

           избирателей, участников референдума

Тип события	Количество записей	Источник сведений
Сведения о гражданах, участниках референдума, включенных в число избирателей, на данной территории		УВМ МВД
		Суд
Сведения о гражданах, участниках референдума, исключенных из числа избирателей, на данной территории		УВМ МВД
		ЕГР ЗАГС
		Военный комиссариат
		ГУФСИН
		Суд
Сведения об избирателях, участниках референдума, зарегистрированных на данной территории, сведения о которых изменены		УВМ МВД
Сведения о регистрации по месту жительства граждан Российской Федерации, не являющихся избирателями, участниками референдума по возрасту		УВМ МВД
		Суд
Сведения о снятии с регистрационного учета по месту жительства граждан Российской Федерации, не являющихся избирателями, участниками референдума по возрасту		УВМ МВД
		ЕГР ЗАГС
		ГУФСИН
Граждане Российской Федерации, не являющиеся избирателями, участниками референдума по возрасту, сведения о которых изменены		УВМ МВД
Сведения о фактах выдачи и замены паспортов граждан, место жительства которых было расположено за пределами территории муниципального образования		УВМ МВД
Сведения о регистрации факта смерти гражданина, место жительства которого было расположено за пределами территории муниципального образования		ЕГР ЗАГС
Сведения о гражданах, место жительства которых до призыва на военную службу, поступления в военное учебное заведение было расположено за пределами территории муниципального образования		Военный комиссариат
Сведения о гражданах, содержащихся в местах лишения свободы по приговору суда, место жительства которых было расположено за пределами территории муниципального образования		ГУФСИН
Сведения о гражданах, признанных судом недееспособными (дееспособными, которые ранее были признаны судом недееспособными), место жительства которых было расположено за пределами территории муниципального образования		Суд

                        Результат

       обработки сведений об избирателях, переданных

                для проверки и уточнения

N п/п	Реквизиты письма запроса	Имя файла	Количество переданных записей	Количество полученных записей для обработки	Количество записей, не требующих обработки
...
	Итого

______________________________ ______________ ___________________________

  (наименование должности        (подпись)     (инициалы, фамилия)

 лица, передающей стороны)

М.П.

____________________________________________ информационного управления

      (наименование должности)

аппарата Избирательной комиссии Пермского края

____________________________ ____________________________________________

          (подпись)                      (инициалы, фамилия)

--------------------------------

<*> Регламент использования подсистемы "Регистр  избирателей,  участников

референдума"  Государственной   автоматизированной   системы   Российской

Федерации "Выборы", утв. Постановлением ЦИК России от 26 марта  2014 года

N 223/1437-6.

<**> Положение о Государственной системе регистрации (учета) избирателей,

участников референдума в Российской Федерации,  утв.  Постановлением  ЦИК

России от 6 ноября 1997 года N 134/973-II.

<***> Указ губернатора Пермского края от 18.12.2018  N 124  "О   мерах по

обеспечению регистрации (учета) избирателей,  участников  референдума  на

территории Пермского края и признании утратившим силу  Указа  губернатора

Пермского края от 27 июля 2009 г. N 31".

Приложение N 24
к п. 7.2.7 Инструкции
по делопроизводству
в Избирательной комиссии
Пермского края

                              Журнал

     учета входящих сведений о гражданах Российской Федерации,

     необходимых для формирования и ведения регистра избирателей,

                       участников референдума

N п/п	Дата поступления	Входящий номер	Источник информации (глава МО, ИКСРФ, ТИК в период выборов)	Наименование документа, краткое содержание	Приложение к документу (наличие машиночитаемого носителя)	Наличие акта приема-передачи	Подпись исполнителя
1	2	3	4	5	6	7	8

Приложение N 25
к п. 7.2.8 Инструкции
по делопроизводству
в Избирательной комиссии
Пермского края

                               Акт

            приема-передачи некорректных сведений о гражданах

       Российской Федерации для проверки и уточнения на территории

_________________________________________________________________________

(наименование городского округа, муниципального района, района г. Перми)

"____" __________ 20__ года                       N _____________________

В соответствии с Постановлением Избирательной комиссии Пермского края  от

29   апреля   2009 года   N 17/06   "Об   обеспечении    функционирования

Государственной  системы  регистрации  (учета)  избирателей,   участников

референдума  на  территории  Пермского   края"   Избирательная   комиссия

Пермского  края  в  лице  _________________  информационного   управления

аппарата   Избирательной   комиссии   Пермского    края    передает,    а

_________________________________________________________________________

                            (Ф.И.О.)

_________________________________________________________________________

                      (наименование администрации)

в лице __________________________________________________________________

                    (наименование должности, Ф.И.О.)

принимает некорректные сведения  о  гражданах  Российской   Федерации для

проверки и уточнения за период с "____" _______________ 20___ г. по "___"

_____________ 20___ г.

Сведения передаются:

на машиночитаемом носителе ______________________________________________

                                (тип носителя, регистрационный номер,

_________________________________________________________________________

                           место регистрации)

                          Состав

                машиночитаемого носителя

N п/п	Наименование сведений	Имя файла	Дата и время создания файла	Размер файла (байт)	Количество записей
...
	Итого

и (или) на бумажных носителях ___________________________________________

                              (регистрационные номера, место регистрации)

                         Состав

                 бумажных носителей

N п/п	Наименование сведений	Количество листов	Количество записей
...
	Итого

___________________________________________

    информационного управления

   (наименование должности)

аппарата Избирательной комиссии Пермского края

________________________________________________

_______________________________   _______________________________________

             (подпись)                        (инициалы, фамилия)

_______________________________ _________________ _______________________

 (наименование должности лица,       (подпись)      (инициалы, фамилия)

      передающей стороны)

Приложение N 26
к п. 7.2.8 Инструкции
по делопроизводству
в Избирательной комиссии
Пермского края

                          Журнал

     учета исходящих сведений о гражданах Российской Федерации

       для проверки сведений, необходимых для формирования

     и ведения регистра избирателей, участников референдума,

      передачи отчетов о работе по вводу в базу данных

                        ГАС "Выборы"

N п/п	Дата	Исходящий номер	Кому адресовано (главе МО, ИКСРФ, ТИК в период выборов)	Наименование документа, краткое содержание	Должность, Ф.И.О. получателя сведений	Дата, подпись в получении сведений, отчетов	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

Приложение N 27
к п. 7.2.11 Инструкции
по делопроизводству
в Избирательной комиссии
Пермского края

                           Журнал

     регистрации электронной почты ГАС "Выборы" на КСА ТИК

Дата получения/отправки ЭП	Вид сообщения (вход./исход.)	Данные о корреспонденте (электронный адрес)	Тема письма или краткое содержание документа	Приложение (название файла)	Дата и исх. N документа отправителя	Кому адресовано	Срок исполнения	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8	9

Приложение N 28
к п. 7.2.12 Инструкции
по делопроизводству
в Избирательной комиссии
Пермского края

                                                         Форма N 2.1 риур

                                Сведения

            о количестве избирателей, участников референдума,

       информация о которых содержится в территориальном фрагменте

        Регистра избирателей, участников референдума ГАС "Выборы"

_________________________________________________________________________

  (наименование муниципального образования (района, городского округа,

                            района г. Перми)

_________________________________________________________________________

                             Пермского края

_________________________________________________________________________

              (наименование субъекта Российской Федерации)

              по состоянию на "___" ______________ 20__ г.

                                          (дата)

Количество избирателей, участников референдума __________________________

в том числе <1> _________________________________________________________

                    (наименование городского (сельского) поселения)

Председатель территориальной

избирательной комиссии

______________________________ ________________ _________________________

(наименование территориальной       (подпись)    (фамилия, имя, отчество)

 избирательной комиссии)

______________________________ ________________ _________________________

 (должность работника              (подпись)     (фамилия, имя, отчество)

 избирательной комиссии,

 подготовившего сведения)

"___" ___________ 20___ г.

           (дата)

--------------------------------

<1>  Число   зарегистрированных   избирателей,   участников   референдума

указывается в  разрезе  городских,  сельских  поселений,   территорий, не

наделенных   статусом   поселений,   -   для       муниципальных районов,

внутригородских территорий  (городских  округов  и  т.п.),  в  алфавитном

порядке - для городских округов, имеющих территориальное деление.

Приложение N 29
к п. 7.2.15 Инструкции
по делопроизводству
в Избирательной комиссии
Пермского края

                          Журнал

     учета доступа к информационным ресурсам ГАС "Выборы

N п/п	Дата	Наименование организации, учреждения получателя сведений	Краткое описание сведения	Основание (наименование документа, его дата, исх. номер) и цели запроса	Должность, Ф.И.О. должностного лица ИК Пермского края, разрешившего предоставление сведений	Вид носителя сведений (бумажный, машиночитаемый) с указанием количества листов, имени файла	Должность, Ф.И.О. получателя сведений	Дата и подпись в получении и ознакомлении об ответственности за нарушение порядка хранения и использования персональных данных и конфиденциальной информации	Отметка о возврате сведений (при необходимости)
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10