Кассиру на заметку (С. Демчева, "Практическая бухгалтерия", N 9, сентябрь 2004 г.)

Кассиру на заметку

Казалось бы, вести кассу - элементарное занятие. Оформлять нужно лишь два вида операций: приход и расход денег. Что может быть проще? Однако, несмотря на незамысловатость этой процедуры, счетоводы часто допускают ошибки, которые грозят штрафами.

Допустив малейшую неточность в ведении кассы, бухгалтеры рискуют получить штраф. Сумма штрафа довольно внушительная. Для организации - от 40 000 до 50 000 рублей, а для директора - от 4000 до 5000 рублей (ст. 15.1 КоАП РФ).

Обратите внимание: взыскать штраф МНС сможет лишь в двухмесячный срок со дня, когда вы совершили ошибку. После этого срока наказание вам не грозит (п. 1 ст. 4.5 КоАП РФ). Однако уберечь себя от взысканий не так уж и сложно, для этого нужно лишь знать и выполнять ряд правил. А в некоторых случаях ошибки кассира вообще не наказуемы. Рассмотрим самые распространенные вопросы по ведению кассы и ответственность за нарушение этих операций:

- что будет, если фирма превысит лимит остатка по кассе или рассчитается с фирмой наличными сверх 60 000 рублей?

- нужно ли заполнять листы кассовой книги и журнала кассира-операциониста в дни, когда в кассу деньги не поступали?

- можно ли выдавать зарплату по "расходнику", а не по ведомости?

- как оформить кассовые документы, если организация принимает или выдает валюту, указывать сумму в рублях или валюте?

Соблюдайте лимит

Одна из наболевших проблем бухгалтера - это соблюдение лимита остатка денег в кассе. Как известно, хранить в кассе деньги сверх установленного лимита фирма может лишь в дни выдачи зарплаты (причем не более трех дней, включая день получения денег). В остальных случаях деньги нужно сдать в банк в тот же день, когда они поступили в кассу фирмы.

Многие обходят это правило довольно просто - оформляют сверхлимитные деньги под отчет или выдают займы. Однако такое решение подходит лишь тем компаниям, которые редко принимают наличные в кассу. А что делать, если к фирме поступает торговая выручка ежедневно, а возможности сдавать деньги в банк каждый день нет?

Обычно с такой проблемой сталкиваются новые фирмы, которым изначально был установлен лимит на маленькую сумму, или организации, у которых внезапно выросла наличная выручка и установленный лимит оказался мал. В этом случае, чтобы избежать штрафов, нужно обратиться в свой банк с просьбой увеличить установленный лимит. Такая возможность предусмотрена в пункте 2.5 Положения Центрального банка РФ от 5 января 1998 г. N 14-П.

Обратите внимание: лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается банком каждый год в его начале (исключение - пересмотр лимита). Для этого вы должны заполнить и подать в банк расчет на лимит. Бланк этого расчета можно взять в банке или поискать в правовых базах. Его форма N 0408020 (приложение 1 к Положению Центрального банка РФ от 5 января 1998 г. N 14-П).

Если вы этого не сделаете, то лимит будет равен нулю и вся выручка, оставшаяся в кассе на конец дня, будет считаться сверхлимитной. Соответственно МНС вас сможет оштрафовать. Чтобы этого не произошло, вам нужно следить за тем, чтобы в кассе на конец дня денег не оставалось.

Не стоит забывать и о другом ограничении. Заплатить фирме-поставщику по одной сделке наличными можно только в пределах 60 000 рублей. Если контролеры обнаружат, что вы рассчитались с продавцом сверх этой суммы, вам также грозит штраф (ст. 15.1 КоАП РФ). А вот принимать в кассу более 60 000 рублей по одному договору фирма может. За это наказывать ее никто не будет.

Подтверждением тому служит письмо Центрального банка РФ от 24 ноября 1994 г. N 14-4/308. В нем указано, что за расчеты сверх лимита штраф налагается "в одностороннем порядке к юридическому лицу, производящему платеж в адрес другого юридического лица". Аналогичную точку зрения со ссылкой на письмо Центробанка можно найти в письме УМНС по г. Москве от 30 декабря 2002 г. N 29-12/64034. Выходит, что отслеживать 60-тысячный лимит получателю денег не нужно.

"Первичка" - главный козырь

Как правило, при проверке кассовых документов контролеры особое внимание уделяют оформлению первичных документов: приходным и расходным ордерам, кассовой книге, отчету кассира, журналу кассира-операциониста (если есть ККМ). Найденные ошибки МНС может квалифицировать по-разному. Например, они могут посчитать, что если "первичка" составлена неверно, то правомерно взыскать штраф по статье 15.1 КоАП. Подобная история приключилась с одной из краснодарских фирм - ООО "Монапол-Авто". ИМНС оштрафовала компанию за превышение лимита на 40 000 рублей. Инспекция указала, что у организации отсутствуют подписи руководителя, главбуха и кассира на расходном кассовом ордере, и не приняла документ как доказательство выдачи денег под отчет. Из этого контролеры сделали вывод, что организация превысила лимит остатка по кассе на 2000 рублей. Однако судьи отказали инспекции в штрафе. Они указали, что действительно "Монапол-Авто" нарушил порядок ведения кассовых операций. Однако за отсутствие подписей в "расходнике" ответственности не установлено (см. постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 4 декабря 2003 г. по делу N Ф08-4813/2003-1845А).

Другие инспекторы действуют иначе. Они считают, что за оформленный с ошибками документ фирму нужно оштрафовать по статье 120 Налогового кодекса. Напомним, что штраф по этой статье составляет 5000 рублей. Однако и такие выводы контролеров неверны. Дело в том, что по статье 120 штрафуют за отсутствие первичных документов, а не за ошибки в них. Аналогичный вывод сделали судьи Северо-Западного округа в постановлении от 9 февраля 2004 г. по делу N А56-16881/03.

Как видите, фирмам удалось отстоять свою правоту и не платить штраф. Однако, чтобы не доводить дело до суда, советуем внимательнее относиться ко всем кассовым документам.

Выручки нет - "первичку" можно не оформлять

Часто бухгалтеры задают вопрос: нужно ли оформлять кассовую книгу каждый день, даже когда по кассе не прошли деньги? Если следовать Порядку ведения кассовых операций (утвержден решением совета директоров Центрального банка РФ от 22 сентября 1993 г. N 40) - да, должны. Ведь в пунктах 24 и 25 этого документа сказано, что кассовую книгу нужно вести ежедневно.

Значит, независимо от того, было ли движение денег в этот день, листы кассовой книги и отчета вы должны оформить. А когда вы ведете кассу в компьютере, то распечатать эти документы. Однако, если вы будете заполнять листы лишь в дни прихода (расхода) денег, контролеры не смогут вас наказать. Дело в том, что штрафа за неверное оформление кассовой книги законом не предусмотрено. Аналогична ситуация и с ведением журнала кассира-операциониста. Делать пустые записи в дни, когда не было выручки, вы не обязаны.

Ведомость или "расходник"?

Другой вопрос касается выдачи заработной платы. Можно ли ее выдавать не по ведомости, а по расходным кассовым ордерам? Да, можно, ошибки в том не будет, так как в пункте 14 Порядка ведения кассовых операций указано, что "выдача наличных... производится по расходным кассовым ордерам или надлежаще оформленным другим документам" (платежным и расчетно-платежным ведомостям).

Способ выдачи зарплаты указан еще и в пункте 17 Порядка. Там сказано, что такие выплаты нужно проводить по платежным (расчетно-платежным) ведомостям. Однако это частное правило, а вы можете воспользоваться общим, указанным в пункте 14.

Когда в кассе валюта

Также у бухгалтера возникают сложности, когда деньги на командировочные расходы выдаются в валюте. Какую сумму писать в расходном ордере: в рублях или валюте? Законодательством, к сожалению, этот вопрос не освещен, поэтому, на наш взгляд, правильнее заполнить документы в и рублях, и в валюте. Правда, в типовых формах кассовых документов предусмотрен только рублевый эквивалент, так что указать сумму в иностранных деньгах придется где-то на полях.

Сумма в валюте понадобится вам для учета. Ведь в день выдачи, в день оприходования валюты в кассу и на дату составления бухгалтерской отчетности вам нужно будет пересчитать валюту в рубли по курсу Центрального банка РФ (ПБУ 3/2000).

Совет

Если вы не утвердили лимит с начала года или хотите его пересмотреть, то вы можете попытаться договориться с банком о том, чтобы он установил (пересмотрел) вам лимит с начала года. Ведь в бланке не пишут дату, когда лимит установлен, а лишь указывают год, на который он утвержден. По этой причине на такие уступки банки обычно идут.

С. Демчева,

аудитор

"Практическая бухгалтерия", N 9, сентябрь 2004 г.