Приложение 1. Положение об отделе организационного обеспечения и архивов администрации района

Утверждено
постановлением
администрации района
от 29.01.2021 N 102
(приложение 1)

Положение
об отделе организационного обеспечения и архивов администрации района (далее - Положение)

1. Общие положения

1.1. Отдел организационного обеспечения и архивов администрации района (далее - Отдел) является структурным подразделением администрации Череповецкого муниципального района (далее - администрации района) без права юридического лица, органом управления архивным делом в Череповецком муниципальном районе, выполняет функции по организации системы делопроизводства и документационного обеспечения администрации района, муниципального архива.

1.2. Отдел находится в непосредственном подчинении управляющего делами администрации района, осуществляющего оперативное руководство деятельностью отдела в соответствии с распределением должностных обязанностей между первым заместителем руководителя администрации района, заместителями руководителя администрации района, управляющим делами администрации района.

1.3. Структура и штатное расписание Отдела утверждаются руководителем администрации района.

1.4. Руководство деятельностью Отдела осуществляет начальник Отдела, который назначается на должность и освобождается от должности руководителем администрации района.

1.5. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, законами Вологодской области, постановлениями и распоряжениями Губернатора области, постановлениями Правительства области, иными федеральными и областными нормативными правовыми актами, Уставом Череповецкого муниципального района, муниципальными правовыми актами района, настоящим Положением.

1.6. Финансирование и материально-техническое обеспечение Отдела осуществляется за счет средств бюджета района, областного бюджета в виде субвенции на осуществление отдельных государственных полномочий в сфере архивного дела.

1.7. Администрация района обеспечивает Отдел помещениями, отвечающими нормативным требованиям обеспечения сохранности документов.

1.8. Архивные документы при ликвидации Отдела передаются его правопреемнику. В случае отсутствия правопреемника вопрос о месте дальнейшего хранения архивных фондов и архивных документов решается в порядке, установленном законодательством Российской Федерации и Вологодской области.

1.9. Отдел имеет простые круглые печати:

с надписью по внешней окружности "администрация Череповецкого муниципального района", в центре - "Отдел организационного обеспечения и архивов";

с надписью по внешней окружности "администрация Череповецкого муниципального района", по внутренней окружности - Отдел организационного обеспечения и архивов", в центре - "Для документов";

с надписью по внешней окружности "администрация Череповецкого муниципального района", по внутренней окружности - Отдел организационного обеспечения и архивов", в центре - "Для справок".

Отдел имеет штампы для регистрации входящей корреспонденции, поступающей в адрес руководителя администрации района, администрации района, а также заместителей руководителя администрации района, штамп для заверения копий документов, штамп для заверения архивных копий документов, штамп для проставления архивного шифра.

Отдел имеет бланки со своим наименованием.

2. Основные задачи

2.1. Отдел выполняет следующие задачи в области документационной работы:

2.1.1. Организация документационного обеспечения деятельности администрации района.

2.1.2. Обеспечение единого порядка и правил работы с документами, в том числе на основе системы электронного документооборота.

2.1.3. Организация методического сопровождения структурных подразделений администрации района при эксплуатации автоматизированной системы электронного документооборота.

2.1.4. Организация работы со служебными документами.

2.1.5. Организация работы по обработке входящей и исходящей корреспонденции администрации района, а также отправке почтовой связью документов администрации района, главы района, Муниципального Собрания района.

2.1.6. Организация работы с муниципальными правовыми актами и иной документацией в администрации района.

2.1.7. Организация работы по ведению регистра муниципальных нормативных правовых актов администрации района, главы района, Муниципального Собрания района.

2.1.8. Организация официального опубликования нормативных правовых актов администрации района, главы района, Муниципального Собрания района.

2.1.9. Обеспечение ведомственного хранения, организация отбора, учета и использования документов администрации района, Муниципального Собрания района.

2.1.10. Ведение регистра и хранение оригиналов межмуниципальных соглашений, соглашений о передаче полномочий органов местного самоуправления района и сельских поселений.

2.1.11. Обеспечение контроля исполнения поручений Президента Российской Федерации, законов Вологодской области, постановлений, распоряжений Губернатора и Правительства Вологодской области, постановлений, распоряжений администрации района, поручений Губернатора Вологодской области, руководителя администрации района, главы района, служебной корреспонденции структурными подразделениями администрации района.

2.1.12. Проведение анализа состояния исполнительской дисциплины в администрации района, внесение предложений по совершенствованию системы контроля.

2.1.13. Проведение анализа объема документооборота, внесение предложений по совершенствованию методов работы с документами.

2.1.14. Обеспечение организационной подготовки и проведения районных совещаний с участием главы района, руководителя администрации района.

2.1.15. Обеспечение планирования работы администрации района, руководителя администрации района, первого заместителя руководителя администрации района, заместителей руководителя администрации района.

2.2. Отдел выполняет следующие задачи в области архивного дела:

2.2.1 Обеспечение сохранности находящихся на хранении в муниципальном архиве документов.

2.2.2. Комплектование муниципального архива документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение.

2.2.3. Информационное обеспечение органов местного самоуправления района и сельских поселений, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, организация использования документов.

2.2.4. Управление архивным делом на территории района в целях обеспечения сохранности информационных ресурсов района и доступа к ним.

2.2.5. Формирование единых принципов организации хранения, учета, комплектования и использования архивных документов.

2.2.6. Организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организация архивного делопроизводства в организациях - источниках комплектования архива.

2.2.7. Содействие организациям других форм собственности в сохранении, комплектовании и использовании их архивных фондов.

2.2.8. Осуществление отдельных государственных полномочий, переданных администрации района в соответствии с законом Вологодской области от 28 апреля 2006 года N 1443-ОЗ "О наделении органов местного самоуправления муниципальных районов и городских округов Вологодской области отдельными государственными полномочиями в сфере архивного дела".

2.2.9. Оказание гражданам бесплатной юридической помощи в виде правового консультирования в устной форме по вопросам, относящимся к компетенции отдела, в порядке, установленном законодательством Российской Федерации для рассмотрения обращений граждан.

3. Функции

3.1. Для реализации указанных в разделе 2 настоящего Положения задач в области документационной работы Отдел выполняет следующие функции:

3.1.1. Разработка проектов муниципальных правовых актов в области документационной работы.

3.1.2. Организация делопроизводства в администрации района. Разработка и использование мероприятий по его рациональной постановке, оказание методической помощи в ведении делопроизводства структурным подразделениям администрации района.

3.1.3. Организация приема, регистрации, учета, хранения, рассылки входящих и исходящих документов, оперативного поиска документов.

3.1.4. Проведение работы по экспедиционной обработке и доставке исходящей корреспонденции.

3.1.5. Методическое сопровождение структурных подразделений администрации района при эксплуатации автоматизированной системы электронного документооборота.

3.1.6. Разработка нормативных и методических документов по вопросам совершенствования работы с документами в администрации района, а также повышения исполнительной дисциплины.

3.1.7. Составление сводной номенклатуры дел администрации района.

3.1.8. Обеспечение соблюдения единого порядка оформления, формирования и хранения дел в структурных подразделениях администрации района в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

3.1.9. Разработка форм бланков администрации района, заместителей руководителя администрации района, управляющего делами, структурных подразделений администрации района.

3.1.10. Разработка на основании сведений, представленных первым заместителем, заместителями руководителя района, управляющего делами, руководителями структурных подразделений плана работы администрации района на год, планов основных мероприятий администрации района на месяц.

3.1.11. Осуществление в установленном порядке контроля исполнения, проведение анализа исполнения и подготовка сведений об исполнении плана работы администрации района.

3.1.12. Подготовка и проведение оперативных совещаний с участием главы района, руководителя администрации района или лица, им уполномоченного.

3.1.13. Оформление протоколов по итогам совещаний в администрации района, рассылка в соответствующие адреса для их исполнения.

3.1.14. Лингвистическая экспертиза проектов решений, вносимых на рассмотрение Муниципального Собрания района, проектов постановлений, распоряжений главы района, администрации района, проектов договоров и соглашений, поздравительных адресов, приветственных писем, исходящих писем за подписью руководителя администрации района.

3.1.15. Обеспечение приема, обработки, регистрации муниципальных правовых актов администрации района.

3.1.16. Формирование текстов муниципальных нормативных правовых актов и дополнительных сведений к ним в электронном виде.

3.1.17. Рассылка исполнителям, по письменным и устным запросам граждан и организаций официальных копий постановлений и распоряжений администрации района в установленные сроки.

3.1.18. Предоставление копий муниципальных правовых актов в прокуратуру Череповецкого района в установленном порядке.

3.1.19. Осуществление хранения в течение установленного срока подлинных правовых актов администрации района.

3.1.20. Ведение электронной базы данных правовых актов района, ее актуализация.

3.1.21. Представление в Государственно-правовой департамент Правительства области в электронном виде муниципальных правовых актов и сведений о муниципальных нормативных правовых актах, принятых Муниципальным Собранием района, администрацией района, указанных в пункте 2 части 1 статьи 2 закона области от 28 апреля 2008 года N 1779-ОЗ "Об организации и ведении реестра муниципальных нормативных правовых актов Вологодской области".

3.1.22. Организация официального опубликования нормативных правовых актов администрации района, решений Муниципального Собрания района и иной официальной информации в установленном порядке.

3.1.23. Информационно-справочная работа по решениям Муниципального Собрания района, правовым актам администрации района.

3.1.24. Ведение регистра и хранение межмуниципальных соглашений, соглашений о передаче полномочий органов местного самоуправления района и сельских поселений.

3.1.25. Выполнение машинописных, копировально-множительных работ, прием и оперативная передача текстов служебных документов по официальным каналам факсимильной связи, с использованием АСЭД "DIREKTUM".

3.1.26. Осуществление в установленном порядке контроля за своевременным исполнением законов Вологодской области, постановлений, распоряжений, поручений Губернатора Вологодской области, постановлений, распоряжений администрации района, служебной корреспонденции структурными подразделениями администрации района.

3.1.27. Информирование руководителя администрации района о результатах исполнения документов.

3.1.28. Обеспечение изготовления поздравлений от имени руководителя администрации района в порядке, установленном правовым актом района.

3.1.29. Организация работы специалистов, обеспечивающих деятельность руководителя администрации района, первого заместителя руководителя администрации района, заместителя руководителя администрации района.

3.1.30. Осуществление проверки юридико-технического оформления проектов правовых актов администрации района и проектов решений Муниципального Собрания района, вносимых администрацией района на рассмотрение на заседания Муниципального Собрания района, постановлений, распоряжений администрации района, договоров и соглашений, поздравительных адресов, приветственных писем, исходящих писем за подписью руководителя администрации района.

3.1.31. Организация приема документов постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения структурных подразделений в архив администрации района в соответствии с номенклатурой дел. Осуществление научно-технической обработки документов администрации района, Муниципального Собрания района.

3.1.32. Составление описей дел постоянного хранения и по личному составу администрации района, Муниципального Собрания района.

3.1.33. Подготовка и передача по истечении срока ведомственного хранения дел постоянного срока хранения администрации района и его структурных подразделений, Муниципального Собрания района в муниципальный архив.

3.1.34. Разработка форм бланков руководителя администрации района и администрации района, первого заместителя руководителя администрации района, заместителей руководителя администрации района, структурных подразделений администрации района.

3.1.35. Ведение учета гербовой печати администрации района, простых печатей и штампов, используемых в администрации района и его структурных подразделениях.

3.2. Для реализации указанных в пункте 2 настоящего Положения задач в области архивного дела Отдел выполняет следующие функции:

3.2.1. По обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в муниципальном архиве:

Осуществление хранения документов, составляющих часть Архивного Фонда Российской Федерации, а именно:

- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся муниципальной собственностью, входящих в состав Архивного фонда Вологодской области, в том числе образовавшихся в деятельности органов местного самоуправления района с момента их образования, деятельности муниципальных организаций, а также организаций, находящихся в совместном ведении района и Вологодской области;

- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся государственной собственностью, входящих в состав Архивного фонда Вологодской области, образовавшихся в процессе деятельности органов местного самоуправления района по реализации отдельных государственных полномочий администрации района, которыми она наделена;

- архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц на различных видах носителей, переданных на законном основании в муниципальную собственность, в том числе личного происхождения;

- документов на различных видах носителей по личному составу ликвидированных организаций (не имеющих правопреемника), действовавших на территории района;

- печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих фонды Отдела;

- учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления его практической деятельности.

Проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности.

Осуществление мониторинга состояния сохранности архивных документов, находящихся в организациях - источниках комплектования архива.

Совершенствование научно-справочного аппарата к документам муниципального архива с целью оперативного использования содержащейся в нем информации.

Оформление учетных документы к архивным фондам организаций, хранящихся в муниципальном архиве.

Проведение проверок наличия и состояния дел, хранящихся в муниципальном архиве.

3.2.2. По комплектованию муниципального архива документами:

составление списка организаций - источников комплектования архива, передающих документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы в муниципальный архив, ведение систематической работы по уточнению этих списков.

организация проведения экспертизы научной и практической ценности документов, отбор их на постоянное хранение в муниципальный архив.

осуществление в соответствие с утвержденным планом работы приема на хранение документов постоянного срока хранения организаций - источников комплектования архива, включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации, Принимает на хранение документы по личному составу ликвидированных муниципальных организаций, не являющихся источниками комплектования архива.

3.2.3. По взаимодействию с организациями, расположенными на территории района:

осуществление организационно-методического руководства и контроль за работой ведомственных архивов, в том числе организацию архивного делопроизводства организаций - источников комплектования архива.

составление договоров с организациями источниками - комплектования архива государственной и частной форм собственности по обеспечению сохранности, учету, хранению, комплектованию и использованию документов Архивного фонда Российской Федерации, а также документов по личному составу;

составление договоров с ликвидационными комиссиями муниципальных организаций, не являющимися источниками комплектования архива, о приеме документов по личному составу на хранение в муниципальный архив;

ведение в установленном порядке пофондового и статистического учета документов организаций - источников комплектования архива.

организация работы экспертной комиссии администрации Череповецкого муниципального района, оформление протоколов заседаний.

рассмотрение положений об архивах, экспертных комиссиях, номенклатуры дел, инструкции по делопроизводству организаций - источников комплектования архива;

рассмотрение и представление на утверждение и согласование экспертно-проверочной комиссии Департамента культуры и туризма Вологодской области описей дел постоянного хранения и по личному составу, поступивших от организаций - источников комплектования архива;

рассмотрение и согласование описей дел по личному составу ликвидированных муниципальных организаций, не являющихся источниками комплектования архива, документы которых подлежат приему в муниципальный архив;

проведение обследований обеспечения сохранности документов, ведения делопроизводства и архива в организациях - источниках комплектования архива;

изучение и обобщение практики работы ведомственных архивов и организации архивного делопроизводства муниципальных организаций; проведение мероприятий по улучшению работы ведомственных архивов организаций, внедрению единой системы делопроизводства и унифицированных систем документации;

организация проведения совещаний, семинаров, консультаций и инструктажей по вопросам организации и методики работы ведомственных архивов и организации архивного делопроизводства, а также деятельности экспертных комиссий организаций - источников комплектования архива;

информирование руководителя администрации района и заместителя руководителя администрации района о фактах утраты, порчи, незаконного уничтожения документов в муниципальных организациях, других нарушениях законодательства об архивном деле.

3.2.4. По использованию документов, хранящихся в муниципальном архиве:

информирование органов местного самоуправления района, иных организаций о составе и содержании документов муниципального архива по актуальной тематике;

исполнение тематических и социально-правовых запросов, поступающих от государственных органов и их территориальных органов, органов государственных внебюджетных фондов и их территориальных органов, органов местного самоуправления;

предоставление муниципальной услуги по информационному обеспечению заявителей на основе архивных документов, хранящихся в муниципальном архиве, по запросам социально-правового характера;

осуществление приема граждан по вопросам, относящимся к компетенции Отдела;

организация работы пользователей архивных документов в читальном зале Отдела, обеспечение своевременной выдачи дел с целью их научного и практического использования;

использование документов муниципального архива в культурно-просветительных целях на выставках и в периодической печати.

3.2.5. Внедрение в практику работы Отдела нормативно-методических документы по архивному делу и архивному делопроизводству.

3.2.6. Ведение и заполнение федеральной базы данных "Архивный фонд", обеспечение своевременного предоставления учетных данных в Департамент культуры и туризма Вологодской области.

3.2.7. Осуществление переданных отдельных государственных полномочий по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Вологодской области и находящихся на территории Череповецкого муниципального района.

3.3. Также Отдел выполняет следующие функции:

3.3.1. Подготовка проектов решений Муниципального Собрания района, постановлений и распоряжений администрации района по вопросам, относящимся к компетенции Отдела.

3.3.2. Подготовка информации в установленном порядке по вопросам в области документационной работы, архивоведения для размещения в средствах массовой информации, информационно-телекоммуникационной сети общего пользования.

3.3.3. Подготовка необходимых отчетов, аналитических справок, информаций по вопросам деятельности Отдела

3.3.4. Направление своих представителей для участия в комиссиях, рабочих группах, совещательных органах, экспертных и координационных советах, семинарах, работа которых связана со сферой деятельности Отдела.

3.3.5. Организация подготовки и проведения публичных слушаний по проекту внесения изменений в Устав района, проекту бюджета района, стратегии района в установленном порядке.

3.3.6. Организация работы по проекту "Народный бюджет".

3.3.7. Осуществление иных функций и полномочий, в соответствии с действующим законодательством.

4. Права и ответственность

Отдел для осуществления своих функций имеет право:

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

4.1.1. Вносить предложения на рассмотрение руководителю администрации по вопросам, входящим в компетенцию Отдела.

4.1.2. Запрашивать и получать в установленном порядке от структурных подразделений администрации района, органов местного самоуправления, иных организаций материалы и информацию, в рамках задач и функций Отдела.

4.1.3. Пользоваться в установленном порядке системами связи, информационными базами и иными информационными ресурсами и телекоммуникационными системами администрации района.

4.1.4. Вести служебную переписку по вопросам, отнесённым к ведению Отдела.

4.1.5. Координировать и контролировать деятельность структурных подразделений администрации района по вопросам, входящим в компетенцию Отдела.

4.1.6. Выступать с инициативой проведения совещаний по вопросам, входящим в компетенцию Отдела.

4.1.7. Осуществлять иные права, необходимые для осуществления возложенных на него функций, в соответствии с действующим законодательством.

4.2. Отдел несет ответственность за:

- качественное и своевременное выполнение всех закрепленных за Отделом основных задач и функций;

- полноту реализации предоставленных прав;

- систематизацию и обеспечение сохранности документационного фонда Отдела;

- правильность разработки и осуществления мероприятий, направленных на решение конкретных вопросов деятельности Отдела;

- рациональную организацию труда, правильность применения положений муниципальных правовых актов и других документов администрации района;

- расстановку кадров, использование сотрудников в соответствии с их специальностью и квалификацией;

- соблюдение установленных правил внутреннего трудового распорядка, правил техники безопасности, трудовой дисциплины;

- своевременность внесения изменений и дополнений в Положение и должностные инструкции сотрудников Отдела.

5. Порядок взаимодействия

Отдел осуществляет свою деятельность во взаимодействии со структурными подразделениями и органами администрации района, органами местного самоуправления района и сельских поселений, территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, органами государственной власти области, организациями и общественными объединениями.