Приложение 2. Должностная инструкция начальника отдела организационного обеспечения и архивов администрации района

Утверждена
постановлением
администрации района
от 29.01.2021 N 102
(приложение 2)

Должностная инструкция
начальника отдела организационного обеспечения и архивов администрации района

1. Общие положения

1.1. Начальник отдела организационного обеспечения и архивов администрации района (далее - начальник отдела) относится к главной группе должностей муниципальной службы.

1.2. Должность начальника отдела включена в перечень должностей муниципальной службы Череповецкого муниципального района, при замещении которых муниципальные служащие обязаны представлять сведения о своих доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера своих супруги (супруга) и несовершеннолетних детей, утвержденный постановлением администрации района.

1.3. Должность начальника отдела включена в перечень должностей муниципальной службы, замещение которых обязывает в течение двух лет после увольнения замещать должности на условиях трудового договора в организации и (или) выполнение в данной организации работы (оказание данной организации услуги) в течение месяца стоимостью более ста тысяч рублей на условиях гражданско-правового договора (гражданско-правовых договоров), если отдельные функции муниципального управления данной организацией входили в должностные (служебные) обязанности лица, замещавшего должность муниципальной службы, с согласия комиссии по соблюдению требований к служебному поведению муниципальных служащих администрации Череповецкого муниципального района и урегулированию конфликта интересов, утвержденный постановлением администрации района.

1.4. Начальник отдела назначается и освобождается от должности руководителем администрации района в соответствии с законодательством о труде и муниципальной службе.

1.5. Начальник отдела подотчетен и подконтролен руководителю администрации района, непосредственно подчиняется управляющему делами администрации района, осуществляющему оперативное руководство деятельностью отдела в соответствии с распределением должностных обязанностей между первым заместителем руководителя администрации района, заместителями руководителя администрации района, управляющим делами администрации района.

1.6. На период отсутствия начальника отдела его обязанности по распоряжению администрации района исполняет заместитель начальника отдела организационного обеспечения и архивов администрации района.

2. Квалификационные требования

2.1. К должности начальника отдела предъявляются следующие требования:

2.1.1. Требования к знанию основ права:

знание Конституции Российской Федерации;

Гражданского кодекса Российской Федерации;

Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных";

Федерального закона от 25.12.2008 N 273-ФЗ "О противодействии коррупции";

закона Вологодской области от 24.04.1997 1997 года N 160-ОЗ "Об архивном деле в Вологодской области";

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Дату названного Закона Вологодской области следует читать как "06.05.1997"

законодательства Российской Федерации и Вологодской области о муниципальной службе;

иных федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, законов, нормативных актов Вологодской области, нормативных правовых акты органов местного самоуправления района, иных нормативных правовых актов и служебных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей;

Устава Череповецкого муниципального района Вологодской области;

Регламента администрации Череповецкого муниципального района;

Правил внутреннего трудового распорядка администрации Череповецкого муниципального района;

Положения об отделе организационного обеспечения и архивов администрации Череповецкого муниципального района (далее - отдел).

2.1.2. Требования к знанию государственного языка Российской Федерации (русского языка):

правильное употребление грамматических и лексических средств русского языка при подготовке документов;

умение использовать при подготовке документов и в служебной переписке деловой стиль письма;

свободное владение, использование словарного запаса, необходимого для осуществления профессиональной служебной деятельности;

умение правильно интерпретировать тексты, относящиеся к социально-экономической и правовой сферам.

2.1.3. Требования к знаниям основ делопроизводства и документооборота:

знание основ положений унифицированной системы организационно-распорядительной документации: понятие документа, реквизиты, виды, функции, правила составления и оформления документов;

знание правил сохранности документов и передачи дел в архив;

знание положений Единой государственной системы делопроизводства: порядок приема, первичной обработки, отправки и регистрации документов, правила ведения учета документов, организация контроля за использованием документов.

2.1.4. Требования к знаниям и навыкам в области информационно-коммуникационных технологий, определенные приложением к Квалификационным требованиям, утвержденным постановлением администрации района.

2.2. Начальник отдела должен иметь высшее образование и не менее двух лет стажа муниципальной службы или не менее четырех лет стажа работы по специальности.

2.2.1. Начальник отдела должен знать:

основы права, экономики, социально-политических аспектов развития общества;

основы управления персоналом;

методы управления аппаратом органов местного самоуправления;

принципы организации деятельности в сфере архивного дела;

требования, предъявляемые при разработке муниципальных правовых актов;

основные нормативные правовые акты, регулирующие вопросы использования информационных технологий, обеспечения доступа граждан к информации о деятельности органов местного самоуправления;

правила деловой этики;

правила и нормы охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.

2.2.2. Начальник отдела должен уметь:

эффективно руководить подчиненными сотрудниками;

определять стратегию деятельности отдела;

организовывать разработку перспективных планов развития по различным направлениям управленческой деятельности;

планировать, осуществлять координацию работы и контроль за деятельностью отдела;

применять современные методы управления;

обеспечивать руководство разработкой программ, методик, планов, инструкций;

производить анализ управленческих решений и обосновывать их эффективность;

оперативно принимать и осуществлять управленческие и иные решения;

прогнозировать последствия принимаемых решений;

контролировать исполнение данных поручений;

правильно подбирать персонал;

делегировать полномочия подчиненным;

своевременно выявлять и разрешать ситуации, приводящие к конфликту интересов;

владеть конструктивной критикой, учитывать мнение коллег и подчиненных;

владеть приемами межличностных отношений и мотивации подчиненных;

вести деловые переговоры и иметь ораторские способности;

стимулировать достижение высоких результатов в деятельности подчиненных;

эффективно и последовательно организовывать взаимодействие с органами государственной власти, структурными подразделениями и органами администрации района, их руководителями, организациями и учреждениями.

3. Должностные обязанности

Начальник отдела выполняет следующие функциональные обязанности:

3.1. Планирует, организует деятельность отдела, отчитывается о работе отдела перед администрацией района и Департаментом культуры и туризма Вологодской области.

3.2. Распределяет обязанности между работниками отдела и разрабатывает их должностные инструкции.

3.3. Представляет отдел в органах местного самоуправления, государственных органах и иных организациях по вопросам, входящим в компетенцию отдела.

3.4. Осуществляет согласование проектов муниципальных правовых актов и иных документов по вопросам, входящим в компетенцию отдела.

3.5. Выносит на рассмотрение руководителя администрации района, должностных лиц администрации района проекты документов по вопросам, входящим в компетенцию отдела.

3.6. Готовит проекты постановлений и распоряжений администрации района по вопросам, входящим в компетенцию отдела.

3.7. Запрашивает и получает от органов, структурных подразделений администрации района документы, справки, расчеты и иную информацию в письменном, электронном и устном виде, необходимую для выполнения возложенных на отдел задач.

3.8. Осуществляет координацию и организацию архивного дела на территории муниципального района в пределах предоставленных ему полномочий, является руководителем муниципального архива.

3.9. Организует работу по ведению архива администрации района, архива Муниципального Собрания района.

3.10. Подписывает архивные справки, архивные выписки, архивные копии, акты приема-передачи документов, договоры с организациями в области архивного дела и другие документы, изданные в отделе.

3.11. Организует работу по контролю за исполнением поручений Президента Российской Федерации, законов Вологодской области, постановлений, распоряжений Губернатора и Правительства Вологодской области, постановлений, распоряжений администрации района, поручений Губернатора Вологодской области, главы района, руководителя администрации района, служебной корреспонденции структурными подразделениями администрации района.

3.12. Организует ведение делопроизводства в администрации района, разрабатывает и использует мероприятия по его рациональной постановке, оказывает помощь в ведении делопроизводства структурным подразделениям и органам администрации района.

3.13. Участвует в очередных (внеочередных) заседаниях Муниципального Собрания района

3.14. Оказывает органам местного самоуправления сельских поселений необходимую методическую и практическую помощь по вопросам, входящим в компетенцию отдела.

3.15. Составляет информационный отчет о выполнении плана основных мероприятий администрации района за год.

3.16. Осуществляет мониторинг правоприменения в целях поддержания в актуальном состоянии муниципальных правовых актов района, относящихся к полномочиям отдела.

3.17. Принимает участие в подготовке районных мероприятий, совещаний с участием депутатов, главы района и руководителя администрации района.

3.18. Совместно со специалистами администрации района ежемесячно планирует деятельность главы района, депутатов, Муниципального Собрания района, молодежного парламента, общественных организаций. Согласовывает план мероприятий с главой района.

3.19. Обеспечивает сопровождение мероприятий, проводимых по инициативе главы района (Женский форум, Собрание старост района и т.д.).

3.20. Обеспечивает организационное проведение оперативных совещаний с участием главы района, руководителя администрации района или лица, им уполномоченного.

3.21. Организует подготовку и проведение публичных слушаний по проекту внесения изменений в Устав района, проекту бюджета района, стратегии района в своей компетенции.

3.22. Обеспечивает подготовку проектов муниципальных правовых актов района по вопросам, отнесенным к ведению архивного дела.

3.23. Проводит мероприятия по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению сохранности документов, хранящихся в муниципальном архиве.

3.24. Обеспечивает исполнение отдельных государственных полномочий в сфере архивного дела в установленном законом порядке, отвечает за своевременное составление заявок на получение субвенций из областного бюджета на передаваемые полномочия в сфере архивного дела, а также предоставление отчетов об использовании средств областного бюджета за год (квартал) в Департамент культуры и туризма Вологодской области.

3.25. Организует экспертизу научной и практической ценности документов и отбор их на постоянное хранение.

3.26. Обеспечивает организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве органов местного самоуправления, муниципальных учреждений района, оказывает содействие организациям других форм собственности в сохранении, комплектовании и использовании их архивов.

3.27. Разрабатывает текущие и перспективные планы по вопросам развития архивного дела в районе, в установленном порядке представляет их на утверждение и обеспечивает их выполнение.

3.28. Разрабатывает и по согласованию с Департаментом культуры и туризма Вологодской области представляет на утверждение управляющему делами администрации района списки учреждений и организаций, документы которых подлежат передаче в муниципальный архив.

3.29. Осуществляет государственный учет документов Архивного фонда, хранящихся в муниципальном архиве, сводный учет документов ведомственных архивов, представляет сведения о документах по установленной форме в Департамент культуры и туризма Вологодской области, осуществляет контроль за сохранностью и использованием указанных документов.

3.30. Осуществляет прием документов постоянного хранения от ведомственных архивов и документов по личному составу от ликвидированных организаций и граждан.

3.31. Создает и совершенствует научно-справочный аппарат к документам муниципального архива (переработка и усовершенствование описей, составление исторических справок и дополнений к ним, качественное оформление всех учетных документов).

3.32. Осуществляет ввод данных в федеральную базу данных "Архивный фонд".

3.33. Осуществляет и контролирует предоставление муниципальной услуги по информационному обеспечению на основе архивных документов, хранящихся в муниципальном архиве, по запросам социально-правового характера.

3.34. Рассматривает и проводит согласование положений о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, инструкций по делопроизводству, номенклатур дел организаций, расположенных на территории района.

3.35. Рассматривает и представляет на утверждение экспертно-проверочной комиссии Департамента культуры и туризма Вологодской области описи дел постоянного хранения и на согласование описи дел по личному составу, поступившие от учреждений-источников комплектования архива.

3.36. Рассматривает и согласует описи дел по личному составу ликвидируемых и реорганизуемых организаций, предприятий.

3.37. Консультирует работников ведомственных архивов, проводит семинары по вопросам организации документов в делопроизводстве и работы ведомственных архивов.

3.38. Принимает участие в работе ликвидационных и экспертных комиссий организаций и предприятий района.

3.39. Информирует заинтересованные учреждения, организации, предприятия о документах по актуальной тематике.

3.40. Осуществляет пропаганду хранящихся в муниципальном архиве документальных памятников истории и культуры через средства массовой информации.

3.41. Повышает квалификацию, изучает, обобщает и внедряет в практику работы положительный опыт архивных учреждений.

3.42. Внедряет в практику работы архивов нормативно-технические документы по архивному делу.

3.43. Вносит на рассмотрение органов местного самоуправления предложения по обеспечению сохранности документов Архивного фонда Вологодской области, хранящихся в муниципальном архиве и ведомственных архивах района.

3.44. Обеспечивает соблюдение охранного и противопожарного режимов.

3.45. Осуществляет прием граждан по вопросам, относящимся к компетенции отдела, оказывает гражданам бесплатную юридическую помощь в виде правового консультирования в устной форме, по вопросам, относящимся к компетенции отдела, в порядке, установленном законодательством Российской Федерации для рассмотрения обращений граждан.

3.46. Контролирует исполнение административного регламента по предоставлению муниципальной услуги отделом.

3.47. Уполномочен составлять протоколы об административных правонарушениях, предусмотренных соответствующими статьями Закона Вологодской области от 08 декабря 2010 года N 2429-ОЗ "Об административных правонару