"Правила подоходного вычета" (интервью с Т.В. Васильевой, советником налоговой службы Российской Федерации II ранга) ("Практическая бухгалтерия", N 9, сентябрь 2004 г.)

"Правила подоходного вычета" (интервью с Т.В. Васильевой,
советником налоговой службы Российской Федерации II ранга)

За минувший месяц к нам в редакцию от вас поступило множество писем с вопросами по вычетам НДФЛ. За ответами мы обратились к советнику налоговой службы Российской Федерации II ранга Васильевой Татьяне Викторовне.

Здравствуйте, Татьяна Викторовна. Давайте начнем с простого. Какие документы бухгалтеру требовать от работника, чтобы ему без проблем применить стандартный вычет по НДФЛ в 400 рублей?

Хм... этот вопрос мне задают чаще всего. Конечно же, первым и обязательным документом является письменное заявление сотрудника на вычет. Без него организация предоставлять ему вычет не вправе. Заявление пишется в произвольной форме: мол, прошу предоставить мне стандартный налоговый вычет по НДФЛ, фамилия, подпись. Обращаю внимание, что на вычет в 400 рублей работник имеет право, если его годовой доход не превышает 20 000 рублей. Об этом многие забывают. Напомню, этот доход бухгалтер должен считать нарастающим итогом с начала года.

Так что, если работник трудится на фирме с начала января, отследить его доход не составит труда.

А если сотрудник устроился на работу не с начала года?

Уже сложнее. Чтобы определить, положен ли вычет, на фирме должны узнать:

- получил ли сотрудник доход в текущем году до того, как устроился работать;

- если получил, то не превысила ли эта выплата 20 000 рублей;

- предоставлялись ли ему вычеты на прежней работе.

Поэтому с новенького бухгалтеры требуют справку о доходах с прежнего места работы по форме N 2-НДФЛ. Ну а если с начала года работник успел поработать в нескольких местах или работал, скажем, по совместительству, справки необходимы с каждого из этих мест. В них есть вся вышеперечисленная информация. Если вычеты сотруднику на прошлой работе предоставлялись и доход с начала года составил меньше 20 000 рублей, вы можете и дальше применять вычет до тех пор, пока совокупный доход не превысит эту сумму.

А вот если сотрудник работал, а вычеты не получал - размер дохода, полученного на прошлой работе, значения не имеет. В этом случае вы можете применять ему вычет, пока заработок в вашей фирме у него не превысит 20 000 рублей.

Выходит, наверняка выяснить, получал или нет сотрудник доход и вычеты, можно только из справки. А как быть, если сотрудник уверяет, что с начала года не работал, соответственно нет возможности принести справку? Ведь может случиться так, что этот работник трудился совместителем или по подряду, но фирма об этом не узнает, так как записей в трудовой нет.

Да, такая ситуация возможна. Ведь стандартный вычет предоставляет не только фирма, работающая с работником по трудовому договору. Это вправе делать любая организация, выплатившая ему за работу какой-то доход. Само собой, сотрудник обычно об этих деньгах ничего своему новому работодателю не говорит. Вот так. Чтобы обезопасить себя, советую в заявлении на вычеты указывать своим новым сотрудникам, чтобы те написали, что с начала года доходов не имели. Или, например, не имели дохода в других местах, кроме тех, о которых сообщили вашей фирме.

Понятно, а какие документы необходимы для получения вычета в 300 рублей на ребенка? Ведь определенного перечня подтверждающих документов в Налоговом кодексе нет.

Вы правы. Действительно, законодательством такого перечня не закреплено. Здесь нужно руководствоваться здравым смыслом. Как вы знаете, ежемесячный вычет 300 рублей предоставляется сотруднику, имеющему ребенка. Причем 300 рублей полагается на каждое чадо. Как и с вычетом в 400 рублей, сотруднику необходимо представить в организацию письменное заявление. Помимо этого на такой вычет распространяется и ограничение дохода - 20 000 рублей, поэтому работник должен представить справку по форме N 2-НДФЛ (разумеется, если устраивается не с начала года). Это общие требования.

Кроме этого работнику необходимо передать в бухгалтерию документы, подтверждающие рождение ребенка. Таким документом может быть копия свидетельства о рождении. Из этого документа компания узнает дату рождения ребенка, подтверждение отцовства или материнства работника. Причем вычет на ребенка положен как отцу, так и матери и независимо от того, зарегистрированы они в браке или нет. Применять вычет на ребенка фирма начнет с месяца его рождения.

Расскажите, а когда применяется двойной вычет на ребенка?

В случае когда ребенок находится на попечительстве, опекунстве или воспитывается одинокими родителями, вдовами (вдовцами). Взамен обычных 300 рублей вычет применяется удвоенный - 600 рублей. Причем если одинокий родитель или вдова (вдовец) вступит в брак, то двойной вычет перестанет применяться с месяца, когда это событие произошло.

И еще один немаловажный момент. Случается, что родители ребенка разведены. В такой ситуации отец и мать имеют право на двойной вычет. Однако, по мнению МНС, если супруг уклоняется от уплаты алиментов, то ему вообще не положен вычет на ребенка (см. письмо МНС России от 30 января 2004 г. N ЧД-6-7/100).

А есть какие-нибудь ограничения вычета по возрасту ребенка?

Вычет в 300 рублей применяется до того, как ребенку исполнится 18 лет, а если он учится на дневном факультете в учебном заведении, является аспирантом, студентом, курсантом, то до 24 лет. Если ребенок заканчивает учебу до достижения 24-летнего возраста, то вычет перестает применяться с месяца окончания учебы.

И еще один момент. Если работник претендует на вычет до достижения ребенком

24-летнего возраста, то ему необходимо принести в фирму справку с места учебы его сына или дочери. Причем такую справку нужно требовать у сотрудника как минимум раз в год. Ведь ситуация со временем может меняться: ребенок может бросить учебу или закончить обучение.

Обратите внимание: вычет на ребенка до достижения этого возраста положен родителям независимо от того, имеет ребенок самостоятельный доход или нет. Другими словами, чадо может работать, жить отдельно от родителей, и при этом отец и мать будут получать на него налоговые вычеты.

Скажите, а если доход сотрудника, например, в сентябре составил ровно 20 000 рублей, тогда ему за этот месяц положены стандартные вычеты или нет?

Да, положены. Право на вычет утрачивается с месяца, в котором доход превысил 20-тысячный рубеж. Так сказано в подпунктах 3 и 4 пункта 1 статьи 218 Налогового кодекса. Если бы доход работника составил 20 001 рубль, вот тогда вычеты уже не применялись бы.

Обратите внимание: ограничение по доходу распространяется только на вычеты в 400 и 300 рублей. Другие стандартные вычеты не зависят от дохода. В частности, это вычеты:

- 3000 рублей - сотрудникам, перенесшим заболевания, связанные с катастрофой на Чернобыльской АЭС, инвалидам из числа военнослужащих и инвалидам ВОВ;

- 500 рублей - героям Советского Союза и России, участникам блокады Ленинграда, инвалидам с детства.

Обязательно ли писать заявление на стандартный вычет каждый год?

Вопрос действительно интересный. Дело в том, что в Налоговом кодексе не указано, нужно ли переписывать заявления каждый год. Однако на местах инспекторы могут потребовать собирать заявления ежегодно. Правда, этот способ не совсем удобен фирмам с большим штатом - есть другой выход. Попросите своих работников указать в заявлении, что они просят предоставить вычет на весь период работы в вашей организации. А в случае изменения ситуации они обязуются уведомить об этом бухгалтерию в течение, допустим, пяти дней. Думаю, такое заявление удовлетворит проверяющих.

Если же переписать заявления возможности нет, то сошлитесь на приказ МНС России от 1 ноября 2000 г. N БГ-3-08/379 "Об утверждении форм отчетности по налогу на доходы физических лиц". Там чиновники указали, цитирую: "если в следующем налоговом периоде работник письменно не уведомляет работодателя о прекращении предоставления стандартных вычетов, вычеты продолжают предоставляться по этому месту работы в установленном порядке". Приказ этот никто не отменял, так что можно будет доказать, что вы действуете согласно официальным разъяснениям МНС.

А есть ли сроки для подачи заявления на вычет?

Как правило, бухгалтеры стараются собрать их в начале года, но определенных сроков законодательством не установлено, а сказано лишь, что заявление должно быть подано в течение года. Значит, если сотрудник, предположим, работает у вас с начала года, а принесет заявление в конце, то вы должны будете пересчитать ему НДФЛ за весь этот период с учетом вычетов.

Поясните, пожалуйста, такую ситуацию. Компания применяет сотруднику вычеты на двух детей - 400 и 600 рублей. Общая сумма ежемесячного вычета равна 1000 рублей. В сентябре зарплата работника составила 900 рублей. При этом сумма вычета оказалась больше, чем доход. Можно ли оставшийся вычет в 100 рублей (1000 - 900) приплюсовать к вычету в следующем месяце и уменьшить доход октября на 1100 рублей?

Да, так сделать можно. Дело в том, что налоговая база этого сотрудника в сентябре равна нулю, так как вычет оказался больше, чем доход. Однако если в последующих месяцах зарплата его будет выше, то фирма сможет уменьшить доход на всю сумму причитающихся вычетов.

Татьяна Викторовна, скажите, можно ли применять два вычета, если сотрудник в одном и том же месяце получает зарплату и отпускные?

Нет, так делать нельзя. Законодательством установлен ежемесячный размер вычета, и специально превышать его нельзя. Получается, что если вы, предположим, 6 сентября выплачиваете зарплату за август и отпускные за сентябрь, то вычет применять можете только один. А вычет с отпускных организация применит в следующем месяце вместе с вычетом, положенным за сентябрь. Иначе говоря, вычет не может применяться авансом, а вот позже - да.

Аналогичная ситуация может произойти, когда фирма задержала зарплату, а потом выплачивает ее за несколько месяцев. В этом случае на все вычеты, положенные за месяцы, когда выплаты не производились, можно уменьшить НДФЛ при выдаче такой зарплаты.

Обратите внимание: если сотрудник не использовал все полагающиеся ему вычеты до конца года, то на следующий год на эту сумму нельзя будет уменьшить доход (п. 3 ст. 210 НК РФ).

Татьяна Викторовна, наша редакция благодарит вас за беседу, надеемся на новые встречи.

А от редакции напомним нашим читателям о том, что если вы примените сотруднику вычет без заявления и подтверждающих документов, то инспекторы могут оштрафовать фирму по статье 123 Налогового кодекса. Сумма штрафа составит 20 процентов от неудержанного налога. Надеемся, вопросы, которые были освещены в нашем интервью, помогут вам не совершать ошибок.

Внимание

Другую точку зрения по этому поводу высказали судьи Северо-Западного округа. Они сказали, что двойной вычет не ставится в зависимость от уплаты алиментов, так как такие условия не предусмотрены в Налоговом кодексе (см. постановление от 25 декабря 2003 г. N А05-2239/03-127/11).

"Практическая бухгалтерия", N 9, сентябрь 2004 г.