Приложение N 2. Методические рекомендации по ведению делопроизводства по организации и осуществлению деятельности по опеке и попечительству в территориальном отраслевом исполнительном органе государственной власти - управлении социальной защиты населения

Приложение N 2
к приказу министра
социальной защиты населения
Свердловской области
от 16 мая 2008 г. N 337

Методические рекомендации
по ведению делопроизводства по организации и осуществлению деятельности по опеке и попечительству в территориальном отраслевом исполнительном органе государственной власти - управлении социальной защиты населения

Методические рекомендации по ведению делопроизводства в территориальных отраслевых исполнительных органах государственной власти Свердловской области - управлениях социальной защиты населения Министерства социальной защиты населения Свердловской области, осуществляющих полномочия по организации и осуществлению деятельности по опеке и попечительству (далее - управление социальной защиты населения) разработаны в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации, Семейным кодексом Российской Федерации, Налоговым кодексом Российской Федерации, Законом Российской Федерации от 2 июля 1992 года N 3185-1 "О психиатрической помогли и гарантиях прав граждан при ее оказании", Федеральными законами от 16 апреля 2001 года N 44-ФЗ "О государственном банке данных о детях, оставшихся без попечения родителей", от 21 июля 1997 года N 122-ФЗ "О государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним", постановлениями Правительства Российской Федерации от 17 июля 1996 года N 829 "О приемной семье", от 29 марта 2000 N 275 "Об утверждении Правил передачи детей на усыновление (удочерение) и осуществления контроля за условиями их жизни и воспитания в семьях усыновителей на территории Российской Федерации и Правил постановки на учет консульскими учреждениями Российской Федерации детей, являющихся гражданами Российской Федерации и усыновленных иностранными гражданами или лицами без гражданства", от 4 апреля 2002 года N 217 "О государственном банке данных о детях, оставшихся без попечения родителей, и осуществлении контроля за его формированием и использованием", от 1 июля 1995 года N 676 "Об утверждении Типового положения об образовательном учреждении для детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей", приказами Министерства образования и науки Российской Федерации от 20 июля 2001 г. N 2750 "Об утверждении типовых форм документов по учету кандидатов в усыновители, оформлению усыновления и осуществлению контроля за условиями жизни и воспитания усыновленных детей в семьях", от 28.06.2002 г. N 2482 "Об организации работы по ведению государственного банка данных о детях, оставшихся без попечения родителей", приказом Министерстве здравоохранения СССР от 19 ноября 1986 года "Об утверждении Положения о доме ребенка и Инструкции о порядке приема детей в дом ребенка в выписке из него", распоряжением Губернатора Свердловской области от 1 июля 2006 года N 330-РГ "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации Губернатора Свердловской области в аппарате Правительства Свердловской области", постановлениями Правительства Свердловской области от 23 марта 2007 года N 216-ПП "Об утверждении Положения о порядке и условиях предоставления несовершеннолетним временного приюта государственными областными учреждениями социального обслуживания населения Свердловской области", от 20 октября 2005 года N 897-ПП "Об утверждении Положения о порядке и условиях предоставления бесплатного стационарной: обслуживания, а также на условиях полной или частичной оплаты Свердловской области"

Общие положения

Обращения граждан по вопросам опеки и попечительства, по защите личных неимущественных прав несовершеннолетних, по защите имущественных прав несовершеннолетних, недееспособных граждан, ограниченно дееспособных граждан, безвестно отсутствующих граждан, г также действия управлений, относящиеся к полномочиям органов опеки и попечительства, закрепляются в документации органов опеки и попечительства.

Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, порядка работы с документами по вопросам опеки и попечительства возлагается на руководителя структурного подразделения.

Документация органов опеки и попечительства, в том числе в машиночитаемом виде, ведется управлениями на бумажных и (или) электронных (магнитных) носителях.

При ведении документации только на электронных (магнитных) носителях должны быть обеспечены: сохранность информации, ограничение доступа к ней, страховочное копирование, распечатка документов по итогам определенного периода.

При ведении документации на бумажных носителях заполнение документов осуществляется с помощью средств автоматизированной обработки информации (компьютерной техники), а также рукописным способом (полностью либо в определенной части). В последнем случае записи производятся разборчивым почерком или печатными буквами чернилами (пастой) синего либо черного цвета.

Качество пасты, чернил, красителя, используемых при заполнении документов, должно обеспечивать сохранность текста документов в течение установленного срока их хранения.

Даты в документации проставляются тремя парами арабских цифр, разделенных точками, в следующей последовательности: день месяца (двухзначное число), месяц (двухзначное число), год (четырехзначное число). Например, 06.03.2008 г.

При заверении управлением соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляется заверительная надпись "Верно"; должность лица, заверившего копию (начальника управления и лица, сверившего копию с подлинником); расшифровка подписи (инициалы, фамилия); дата заверения. Допускается копию документов заверять печатью управления территориального органа социальной защиты населения с гербом Свердловской области (далее печать управления).

Печать на документах ставится таким образом, чтобы оттиск печати захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ, а текст, имеющийся в оттиске, можно было прочитать.

Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

Приказы

Управления социальной защиты населения издают приказы в следующих случаях:

1. О назначении или об отказе в назначении опекуна, попечителя, помощника;

2. Об отстранении, освобождении опекуна, попечителя, помощника;

3. О передаче ребенка в приемную семью;

4. О необходимости помещения ребенка в дом-ребенка;

5. О необходимости помещения недееспособных граждан в психоневрологический интернат;

6. О помещении детей в образовательные учреждения для детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей, Министерства образования Свердловской области;

7. О помещение детей, оставшихся без попечения родителей, в государственное областное учреждение социального обслуживания населения Свердловской области;

8. О разрешении или об отказе на совершение определенных действий, предусмотренных Гражданским кодексом Российской Федерации, Семейным кодексом Российской Федерации, Жилищным кодексом Российской Федерации и иными нормативными правовыми актами;

9. При разрешении разногласий, возникающих между родителями ребенка, между родителями и детьми, а также между родителями и другими родственниками;

10. О возвращении ребенка родителям;

11. Об утверждении графиков контрольных обследований условий проживания, воспитания, образования подопечных, переданных на воспитание в семью, находящихся в учреждениях государственного воспитания, условий содержания недееспособных граждан, находящихся под опекой, в психоневрологических учреждениях, ограниченно дееспособных граждан, граждан, над которыми установлен патронаж. График контрольных обследований условий проживания, воспитания, образования усыновленных детей утверждается отдельным приказом управления;

12. В иных случаях в соответствии с полномочиями органов опеки и попечительства.

Приказы управления социальной защиты населения составляются на бланке установленного образца в двух экземплярах, подписываются начальником управления и заверяются гербовой печатью.

Один экземпляр приказа вручается опекуну (попечителю, помощнику), приемной семье, законному представителю несовершеннолетнего гражданина. Другой экземпляр помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел управления.

Копии приказов помещаются в личные дела подопечных или в дела в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения.

Договоры

Договоры о передаче ребенка в семью, договоры доверительного управления имуществом подопечного, договоры о стационарном социальном обслуживании граждан пожилого возраста и инвалидов составляются в двух экземплярах, подписываются начальником управления, заверяются гербовой печатью. Указанные договоры регистрируются в журнале учета договоров, заключаемых территориальным управлением социальной защиты населения, с указанием места хранения этих договоров. Один экземпляр договора вручается приемной семье, управляющему имуществом, учреждению, куда помещается недееспособный гражданин. Другой экземпляр подшивается в личное дело подопечного.

Заключения

Заключения о возможности быть кандидатом (ами) в усыновители, опекуны (попечители), в приемные родители, об обоснованности усыновления и о его соответствии интересам усыновляемого ребенка, заключения по спорам, связанным с воспитанием детей, а также другие заключения, выдаваемые судебным органам, выдаются за подписью начальника управления социальной защиты населения и заверяются гербовой печатью.

Копии заключений помещаются в дело в соответствии с номенклатурой дел.

Направления

Направления на посещение ребенка, выдаваемые кандидатам в усыновители, опекуны (попечители), в приемные родители, подписываются начальником управления социальной защиты населения и заверяются печатью управления.

Направление на помещение несовершеннолетнего в государственное областное учреждение социального обслуживания населения Свердловской области, которое подписывается начальником управления социальной защиты населения и заверяется печатью управления.

Анкета

Анкета ребенка, дополнения и изменения к анкете ребенка, сведения о котором учитываются в государственном банке данных о детях, оставшихся без попечения родителей, подписываются начальником управления социальной защиты населения и заверяются печатью управления.

Информация о прекращении учета сведений о ребенке подписывается начальником управления социальной защиты населения.

Сведения

Сведения об опеке и попечительстве, представляемые в налоговые органы, сведения о проживающих в жилом помещении членах семьи собственника данного жилого помещения, находящихся под опекой или попечительством, либо несовершеннолетних членах семьи собственника данного жилого помещения, оставшихся без родительского попечения, представляемые в органы, осуществляющие государственную регистрацию прав на недвижимое имущество и сделок с ним, подписываются начальником управления социальной защиты населения и заверяются гербовой печатью.

Обследование

Обследование условий жизни лиц, желающих усыновить ребенка, взять под опеку (попечительство), в приемную семью оформляется актом обследования, который составляется в двух экземплярах, подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении, утверждается начальником управления социальной защиты населения, подпись которого заверяется печатью управления.

На основании проверки условий содержания, воспитания и образования детей, оставшихся без попечения родителей, переданных на воспитание в семью, составляется отчет о результатах обследования условий жизни и воспитания усыновленного ребенка, находящегося под опекой (попечительством), в приемной семье, который подписывается лицом, составившим отчет, утверждается начальником управления социальной защиты населения, подпись которого заверяется печатью управления.

На основании обследования условий жизни недееспособных граждан, ограниченно дееспособных, над которыми установлена опека, попечительство, дееспособных граждан, находящихся под патронажем соблюдения опекунами (попечителями, помощниками) прав и законных интересов подопечных, а также сохранности имущества составляется акт обследования условий жизни подопечного, который заверяется личными подписями лиц, проводящих обследование, опекуном (попечителем, помощником), по возможности подопечным и подшивается в личное дело подопечного. Акт утверждается начальником управления социальной защиты населения, подпись которого заверяется печатью управления.

Проверка условий содержания, воспитания и образования детей, оставшихся без попечения родителей, находящихся в учреждениях государственного воспитания, а также условий содержания недееспособных граждан, находящихся в учреждениях оформляется актом проверки условий содержания подопечных, который утверждается начальником управления социальной защиты населения, заверяется печатью управления.

Гриф утверждения актов содержит указание на должность лица, утверждающего акт, его личную подпись, расшифровку в виде инициалов и фамилии и дату утверждения, оформляемую словесно-цифровым способом.

Другие документы

Заявки управлений социальной защиты населения на помещение ребенка в образовательные учреждения для детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей, подписываются начальником управления социальной защиты населения и заверяются печатью управления.

Удостоверение приемного родителя подписывается начальником управления социальной защиты населения и заверяется гербовой печатью.

Согласие органов опеки и попечительства, выдаваемое в случаях, предусмотренных действующим законодательством, дается в форме письма.

Для оформления писем используются бланки установленного образца. Письма на бланке "Территориальный отраслевой исполнительный орган государственной власти Свердловской области - управление социальной защиты населения Министерства социальной защиты населения Свердловской области" подписываются начальником управления социальной защиты населения.

Составление номенклатуры дел структурного подразделения

Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в структурных подразделениях, с указанием сроков их хранения.

При составлении номенклатуры дел структурного подразделения следует руководствоваться Типовой номенклатурой дел по организации и осуществлению деятельности по опеке и попечительству в территориальном отраслевом исполнительном органе государственной власти Свердловской области - управлении социальной защиты населения.

Номенклатура дел структурного подразделения на следующий год разрабатывается до 15 ноября текущего года и передается для составления сводной номенклатуры управления социальной защиты населения.

Сводная номенклатура дел в конце года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего года. Номенклатура дел управления социальной защиты населения заверяется гербовой печатью.

Согласование номенклатуры дел производится не реже 1 раза в 5 лет.

Графы номенклатуры дел структурных подразделений заполняются следующим образом.

В графе 1 проставляются индексы дел, которые состоят из цифрового обозначения структурного подразделения, номера службы структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 04.01.25 или 05.25

В графу 2 номенклатур дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко отражать основное содержание и состав документов дела.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года. В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по "Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения". М., 2000.

Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры дел оставляются резервные номера.

Экспертиза ценности документов

Экспертиза ценности документов - изучение документа на основании критериев ценности документов в целях определения сроков хранения документов и отбора их в состав Архивного фонда Российской Федерации.

Экспертиза ценности документов проводится при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел, при подготовке дел к передаче в архив.

Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях.

До проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов уничтожение документов запрещается.

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения (приложение N 1), а также акты о выделении дел к уничтожению (приложение N 2).

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; на дела временного (до 10 лет) хранения описи, как правило, не составляются.

Описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно.

Порядок формирования дел

Документы формируются в дела в структурном подразделении в соответствии с номенклатурой дел.

В дело подшиваются все документы вместе с приложениями, указанными в тексте документа.

В делопроизводстве документы текущего года располагаются снизу вверх по мере поступления. При подготовке к сдаче в архив дела с документами постоянного срока хранения переформируются в обратном порядке.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: наименование территориального органа социальной защиты населения указывается полностью, в именительном падеже, наименование структурного подразделения - записывается название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой; номер дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел, заголовок дела - переносится из номенклатуры дел, согласованной с экспертно-проверочной комиссией; дата дела - указывается год (ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой ведения дел являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словами. Образец оформления обложки дела постоянного и временного хранения представлен в приложении N 3.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью. Образец заполнения листа-заверителя дела представлен в приложении N 4.

Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел. На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

Порядок формирования личных дел детей, переданных на воспитание в семью, совершеннолетних граждан, над которыми установлена опека, попечительство, патронаж

В личных делах детей, оставшихся без попечения родителей, переданных на воспитание в семью, совершеннолетних граждан, над которыми установлены опека или попечительство, документы должны быть подшиты. Все листы сброшюрованного личного дела нумеруются сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа. Составляется внутренняя опись документов, входящих в дело, с указанием порядковых номеров документов, названий, дат, номеров листов, а также сведения о лице, составившим опись (внесшим в нее запись): наименование должности, фамилия, инициалы, подпись. Внутренняя опись помещается заграфно и пополняется по мере приобщения новых документов в дело.

Бланки обложки личных дел изготавливаются из листов плотной бумаги формата А4 (210x297).

На обложке личного дела должна быть фамилия, имя, отчество опекаемого без сокращений, фамилия, имя отчество усыновителя, опекуна, попечителя, если приемная семья, то каждого приемного родителя, их место жительства.

Вновь поступившие документы брошюруются в обложку личного дела по мере их оформления в хронологической последовательности.

На каждого ребенка, совершеннолетнего гражданина формируется одно личное дело.

При перемене места жительства подопечного в течение 3-х дней со дня получения от опекуна или попечителя извещения личное дело подопечного пересылается в управление социальной защиты населения по новому месту жительства подопечного с отметкой на обложке личного дела о снятии с учета (приложение N 5).

Управление социальной защиты населения по новому месту жительства принимает на учет личное дело, о чем делается отметка на обложке личного дела.

Личное дело ребенка, усыновленного иностранным гражданином, хранится в управлении социальной защиты населения по месту жительства ребенка до его усыновления.

Ведение журналов, предусмотренных типовой номенклатурой дел

Название журналов должно быть в строгом соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения. Журналы ведутся по форме согласно приложениям N 6-22.

Журналы должны быть пронумерованы, прошнурованы, подписаны начальником управления социальной защиты населения и скреплены печатью управления. Журналы учета ведутся по муниципальным образованиям.

На обложке журнала указывается полностью наименование управления социальной защиты населения, наименование структурного подразделения, в левом верхнем углу номер дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел, заголовок дела - переносится из номенклатуры дел структурного подразделения; указывается год (ы) заведения и окончания журнала в делопроизводстве.

Никакие подтирки, подчистки не допускаются, все исправления заверяются надлежащим образом.