Постановление администрации Грайворонского городского округа Белгородской области от 20 октября 2020 г. N 697 "Об утверждении Положения о бережливом управлении в структурных подразделениях администрации Грайворонского городского округа"

В соответствии с постановлением Правительства Белгородской области от 28 мая 2018 года N 161-пп "Об утверждении Положения о бережливом управлении в органах исполнительной власти и государственных органах Белгородской области" и в целях повышения эффективности деятельности структурных подразделений администрации Грайворонского городского округа, производительности труда за счет системного применения ценностей, принципов и инструментов бережливого управления постановляю:

1. Утвердить Положение о бережливом управлении в структурных подразделениях администрации Грайворонского городского округа (прилагается).

2. Определить отдел проектного управления и инноваций контрольного управления администрации Грайворонского городского округа уполномоченным органом, осуществляющим координацию реализации комплекса мероприятий по внедрению инструментов бережливого управления в деятельность структурных подразделений администрации Грайворонского городского округа.

3. Признать утратившим силу постановление администрации муниципального района "Грайворонский район" Белгородской области от 03 декабря 2018 года N 459 "Об утверждении Положения о бережливом управлении в органах местного самоуправления Грайворонского района".

4. Опубликовать настоящее постановление в газете "Родной край" и сетевом издании "Родной край 31" (rodkray31.ru), разместить на официальном сайте органов местного самоуправления Грайворонского городского округа (graivoron.ru).

5. Контроль за исполнением постановления возложить на заместителя главы администрации городского округа - руководителя контрольного управления администрации городского округа А.А. Бляшенко.

Глава администрации

Г.И. Бондарев

Утверждено

постановлением администрации

Грайворонского городского округа

от "20" октября 2020 г. N 697

Положение
о бережливом управлении в структурных подразделениях администрации Грайворонского городского округа

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение о бережливом управлении в структурных подразделениях администрации Грайворонского городского округа (далее - Положение) определяет условия и порядок применения принципов бережливого управления структурными подразделениями администрации Грайворонского городского округа.

1.2. Настоящее Положение направлено на повышение эффективности деятельности структурных подразделений администрации Грайворонского городского округа и производительности труда за счет системного применения ценностей, принципов и инструментов бережливого управления.

2. Понятия и определения

Анкетирование - метод получения первичной социологической информации путем письменных ответов респондентов на предложенную систему вопросов анкеты.

Бережливый проект - проект, ориентированный на оптимизацию деятельности структурного подразделения администрации городского округа.

Диагностика корпоративной культуры - анализ организационных и коммуникационных барьеров между руководителем и сотрудниками структурных подразделений администрации городского округа с целью определения общих направлений для изменений, расстановки приоритетов, оптимизации организационной структуры и формирования ключевых направлений развития.

Диагностика процессов - анализ процессов структурных подразделений администрации городского округа посредством инструментов бережливого управления.

Доска визуализации - доска, на которой представлены формулировка миссии, стратегических целей, показателей эффективности деятельности структурных подразделений администрации городского округа.

Доска задач - инструмент визуализации процесса исполнения задач в рамках структурного подразделения администрации городского округа, позволяющий корректировать загрузку специалистов, выявлять проблемные зоны в работе структурного подразделения и своевременно принимать корректирующие решения.

Инструмент бережливого управления - средство (способ) решения поставленной задачи по усовершенствованию деятельности структурных подразделений администрации городского округа посредством снижения потерь.

Интервьюирование - направленная беседа, целью которой является получение ответов на вопросы, предусмотренные бланком интервью.

Картирование процесса - схема (алгоритм), отображающая каждый этап движения материальных и информационных потоков с целью выявления возможностей усовершенствования текущего процесса и его приближения к оптимальному состоянию.

Корпоративная рефлексия - мероприятие, организованное с целью ознакомления сотрудников структурных подразделений администрации городского округа с результатами диагностики корпоративной культуры структурного подразделения администрации городского округа.

Команда лидеров - ответственные руководители (исполнители), обеспечивающие применение знаний в области бережливого управления.

Команда по изменениям - группа лиц, объединенных для выполнения конкретной задачи по усовершенствованию деятельности структурных подразделений администрации городского округа.

Куратор - руководитель команды лидеров, ответственный за внедрение бережливого управления в структурных подразделениях администрации городского округа.

Меморандум - письменное соглашение между руководителем и сотрудниками структурного подразделения администрации городского округа, в котором закрепляются добровольные взаимные обязательства сторон, направленные на повышение эффективности деятельности структурного подразделения администрации городского округа.

Миссия структурного подразделения администрации городского округа - центральный элемент иерархии стратегических целей структурного подразделения администрации городского округа.

Модератор - организатор коммуникации в рамках проведения установочных совещаний и фокус-групп.

Организация рабочего пространства (5С) - пять взаимосвязанных шагов организации рабочего пространства, направленных на снижение потерь, мотивацию и вовлечение сотрудников в процесс усовершенствования деятельности структурного подразделения администрации городского округа.

Потеря - любое действие, при осуществлении которого потребляются ресурсы, но не создаются ценности.

Поток создания ценности - движение материалов и информации от поступления запроса до предоставления результата.

Процесс - последовательность действий, которые необходимо совершить для достижения заранее определенных результатов, представляющих ценность для пользователей.

Пользователь - потребитель результатов деятельности структурного подразделения администрации городского округа.

Пользователь внешний - население.

Пользователь внутренний - сотрудники структурных подразделений администрации городского округа.

Совещание в формате 15-минутной ежедневной встречи - короткое совещание, которое проводится в одно и то же время с целью обсуждения статуса задач, выявления проблем и выработки направлений их решения.

Стандарт - точное описание необходимых действий и их последовательность с указанием сроков или времени их выполнения, участников процесса, ресурсов для выполнения работ.

Установочное совещание - личная встреча руководителя структурного подразделения администрации городского округа с его сотрудниками с целью их ориентации на общие цели, повышения мотивации и эффективности деятельности.

Стратегическая сессия - это особая форма командной работы, которая направлена на составление стратегических планов развития структурных подразделений администрации городского округа.

Тим-лидер - член команды лидеров.

Фокус-группа - фокусированное групповое интервью, направленное на выявление у респондентов субъективного восприятия определенных предметов или явлений реальности в ходе дискуссии.

Ценность - значимость, присущая результатам деятельности структурного подразделения администрации городского округа с точки зрения пользователя.

3. Понятие, ценности и принципы бережливого управления

3.1. Бережливое управление - интегрированная система управления, которая базируется на повышении эффективности процессов через снижение всех видов потерь.

3.2. Основными ценностями бережливого управления являются:

- признание человеческого ресурса как главного источника создания ценности;

- своевременное выявление изменений требований пользователя с целью улучшения качества процессов или услуг;

- снижение потерь.

3.3. Принципы бережливого управления:

3.3.1. Стратегическая направленность.

Применение инструментов бережливого управления направлено на достижение стратегической цели развития управленческой системы.

3.3.2. Ориентация на создание ценности для пользователя.

Основным требованием к организации деятельности структурного подразделения администрации городского округа является восприятие ценности с точки зрения пользователя.

3.3.3. Организация потока создания ценности для пользователя. Повышение эффективности деятельности структурного подразделения администрации городского округа достигается за счет выстраивания всех процессов и операций в виде непрерывного потока создания ценности.

3.3.4. Непрерывное усовершенствование.

Непрерывное усовершенствование деятельности структурного подразделения администрации городского округа заключается в снижении потерь в потоке создания ценности.

3.3.5. Вытягивание.

Выстраивание процесса осуществляется посредством вытягивания, при котором требования пользователя выполняются своевременно и в надлежащем объеме.

3.3.6. Встроенное качество.

Встроенное качество обеспечивается на всех этапах планирования и реализации процессов в деятельности структурных подразделений администрации городского округа за счет поиска и устранения потенциальных причин несоответствий.

3.3.7. Принятие решений, основанных на фактах.

Выявление проблем и принятие решений по их устранению осуществляется непосредственно на фактическом месте их возникновения.

3.3.8. Соблюдение стандартов.

Строгое соблюдение положений стандартов, регламентов, инструкций и других обязательных документов является необходимым условием функционирования и непрерывного усовершенствования процессов структурных подразделений администрации городского округа.

4. Организационная структура

4.1. Уполномоченный орган:

- взаимодействует со структурными подразделениями администрации Грайворонского городского округа, и иными организациями по вопросам внедрения бережливого управления;

- обеспечивает системное развитие методологии бережливого управления;

- обеспечивает проведение обучающих семинаров, практических конференций, круглых столов в области бережливого управления;

- осуществляет мониторинг внедрения инструментов бережливого управления в деятельность структурных подразделений администрации городского округа.

4.2. В целях внедрения инструментов бережливого управления в структурных подразделениях администрации городского округа распоряжением администрации городского округа, распорядительным актом структурного подразделения администрации городского округа назначается куратор и утверждается команда лидеров.

4.2.1. Куратор:

- оказывает всестороннее содействие внедрению инструментов бережливого управления;

- возглавляет команду лидеров соответствующего структурного подразделения администрации городского округа и координирует их деятельность по вопросам внедрения бережливого управления;

- оценивает эффективность и результативность деятельности команды лидеров;

- вносит предложения руководителю структурного подразделения администрации городского округа для принятия решения о выделении необходимых ресурсов для внедрения инструментов бережливого управления.

Куратором, ответственным за внедрение бережливого управления, назначается:

- в администрации Грайворонского городского округа - заместитель главы администрации городского округа - руководитель контрольного управления;

- в структурных подразделениях администрации городского округа - курирующий заместитель главы администрации городского округа;

- в подведомственных учреждениях администрации городского округа - должностное лицо по решению главы администрации Грайворонского городского округа.

4.2.2. Команда лидеров:

- осуществляет взаимодействие с куратором по вопросам внедрения бережливого управления и организационно-техническое сопровождение внедрения инструментов бережливого управления;

- обеспечивает поддержку коммуникаций и формирование команд по изменениям.

Состав команды лидеров включает заместителей главы администрации городского округа, руководителей структурных подразделений администрации городского округа, а также иных должностных лиц.

4.2.3. Для решения конкретных задач по усовершенствованию деятельности распоряжением администрации городского округа, распорядительным актом структурного подразделения администрации городского округа временно создается команда по изменениям, которая включает в себя сотрудников одного или нескольких структурных подразделений администрации городского округа.

5. Порядок внедрения бережливого управления

5.1. Внедрение бережливого управления в деятельность структурных подразделений администрации городского округа осуществляется в несколько этапов:

- диагностика корпоративной культуры структурных подразделений администрации городского округа;

- обучение сотрудников структурных подразделений администрации городского округа основам бережливого управления;

- внедрение инструментов бережливого управления в деятельность структурных подразделений администрации городского округа;

- инициация и реализация бережливых проектов.

5.2. Диагностика корпоративной культуры структурных подразделений администрации городского округа проводится в 2 этапа:

- исследовательский этап;

- стратегический этап.

5.2.1. Исследовательский этап диагностики корпоративной культуры структурных подразделений администрации городского округа включает в себя проведение:

- установочных совещаний;

- анкетирования;

- интервьюирования;

- фокус-групп.

5.2.1.1. Установочные совещания проводятся руководителем структурного подразделения администрации городского округа с сотрудниками каждого структурного подразделения с целью их ориентации на формирование образа корпоративной культуры согласно принципам бережливого управления.

Установочные совещания проводятся с участием модератора из числа тим-лидеров данного структурного подразделения администрации городского округа.

Установочное совещание включает в себя:

- официальную часть (выступление руководителя структурного подразделения администрации городского округа);

- практическую часть (проведение мероприятий, направленных на командообразование).

Практическая часть установочного совещания проводится модератором в отсутствие руководителя структурного подразделения администрации городского округа.

Модератор осуществляет функции ведущего и координатора мероприятия.

5.2.1.2. Анкетирование проводится с целью выявления особенностей представления сотрудников структурного подразделения администрации городского округа об эффективности его деятельности.

Анкетирование:

- проводится в отношении не менее 75 процентов от общего количества сотрудников структурного подразделения администрации городского округа, за исключением руководителя структурного подразделения администрации городского округа и его заместителей;

- носит заочный характер с целью обеспечения максимальной достоверности ответов респондента и исключения фактора субъективного влияния сторонних лиц.

5.2.1.3. Интервьюирование проводится с целью изучения мышления, установок и базовых ценностей сотрудников структурного подразделения администрации городского округа.

Интервьюирование проводится в отношении не менее 15 процентов от общего количества сотрудников структурного подразделения администрации городского округа, за исключением руководителя структурного подразделения администрации городского округа и его заместителей.

5.2.1.4. Фокус-группы проводятся с целью выявления у участников субъективного восприятия проблемных явлений в рамках осуществления своей профессиональной деятельности.

5.2.2. Исследовательский этап диагностики корпоративной культуры структурного подразделения администрации городского округа завершается подготовкой отчета.

Ответственное лицо за подготовку отчета назначается куратором.

5.2.3. Стратегический этап диагностики корпоративной культуры структурного подразделения администрации городского округа включает в себя проведение:

- сессии по разработке меморандума;

- сессии по разработке миссии;

- сессии по корпоративной рефлексии.

5.2.3.1. Сессия по разработке меморандума проводится с участием главы администрации Грайворонского городского округа и руководителей структурных подразделений администрации Грайворонского городского округа.

Инициирующим фактором для проведения сессии по формированию меморандума является ознакомление главы администрации Грайворонского городского округа с отчетом по результатам проведения диагностики корпоративной культуры в структурных подразделениях администрации Грайворонского городского округа.

5.2.3.2. Сессия по разработке миссии администрации Грайворонского городского округа проводится в 2 этапа:

- подготовительный этап;

- практический этап.

В рамках подготовительного этапа куратором формируется команда по изменениям и определяется структура и критерии формирования миссии.

Практический этап формирования миссии включает в себя непосредственно процесс разработки миссии и процесс согласования предложенной формулировки миссии с главой администрации Грайворонского городского округа.

Практический этап формирования миссии завершается утверждением формулировки миссии главой администрации Грайворонского городского округа.

5.2.3.3. На сессиях по корпоративной рефлексии главой администрации Грайворонского городского округа знакомит сотрудников с результатами диагностики корпоративной культуры в структурных подразделениях администрации городского округа, положениями меморандума, формулировкой миссии.

Утверждение меморандума сотрудниками проводится в форме открытого голосования.

Меморандум считается утвержденным, если свое согласие с ним выразили 51 процент от общего числа сотрудников структурных подразделений администрации городского округа.

В случае не утверждения меморандум дорабатывается главой администрации Грайворонского городского округа совместно с главой администрации Грайворонского городского округа с учетом замечаний и выносится на повторное голосование.

5.2.3.4. Стратегический этап диагностики корпоративной культуры структурного подразделения администрации городского округа завершается утверждением меморандума главой администрации Грайворонского городского округа.

5.2.4. По завершении диагностики корпоративной культуры во всех структурных подразделениях администрации городского округа уполномоченным органом проводится стратегическая сессия по разработке миссии Администрации Грайворонского городского округа.

5.3. Уполномоченный орган организовывает и проводит обучающие семинары по основам и технологиям бережливого управления, применению инструментов бережливого управления в деятельности структурных подразделений администрации городского округа.

5.4. К инструментам бережливого управления относятся:

- доска задач;

- совещания в формате ежедневных 15-минутных встреч у доски задач;

- доска визуализации;

- инструмент организации рабочего пространства (5С);

- картирование процессов.

5.5. Результатом картирования процессов является инициация и реализация бережливых проектов, которые также могут объединяться в портфели проектов администрации Грайворонского городского округа.

6. Организационное сопровождение, администрирование и мониторинг внедрения инструментов бережливого управления в деятельность структурных подразделений администрации городского округа

6.1. Организационное сопровождение представляет собой координацию комплекса мероприятий по внедрению инструментов бережливого управления в деятельность структурных подразделений администрации городского округа.

Организационное сопровождение начинается с момента создания организационной структуры по внедрению инструментов бережливого управления в структурных подразделений администрации городского округа.

6.2. Администрирование внедрения инструментов бережливого управления в структурных подразделений администрации городского округа представляет собой контроль их применения в деятельности структурных подразделений администрации городского округа на постоянной основе.

6.2.1. Администрирование внедрения инструментов бережливого управления в структурных подразделений администрации городского округа осуществляется куратором.

6.2.2. Информация, полученная в процессе администрирования внедрения инструментов бережливого, управления в структурных подразделений администрации городского округа, представляется в уполномоченный орган.

6.3. Мониторинг внедрения инструментов, бережливого управления в структурных подразделений администрации городского округа представляет собой специально организованное систематическое наблюдение за ходом применения инструментов и регистрацию данных, которые осуществляют уполномоченный орган и кураторы в структурных подразделений администрации городского округа.