Распоряжение ОАО "РЖД" от 16 декабря 2020 г. N 2773/р "Об утверждении порядков подписания электронной подписью рекламационно-претензионных документов"

В целях обеспечения применения электронного документооборота при оформлении рекламационно-претензионных документов в соответствии с СТО РЖД 05.007-2019 "Рекламационно-претензионная работа в ОАО "РЖД". Общий порядок проведения":

1. Утвердить и ввести в действие с 1 января 2021 года прилагаемые порядки подписания электронной подписью следующих документов:

акт об отсутствии документов при верификации:

акт о несоответствии:

акт отбора проб:

акт о приемке материалов:

уведомление об обнаружении дефекта и вызове представителя Поставщика:

акт исследования:

акт о восстановлении:

рекламационный акт:

претензия.

2. Начальникам департаментов и управлений, руководителям филиалов и других структурных подразделений ОАО "РЖД" организовать изучение до 1 января 2021 года прилагаемых порядков причастными работниками.

Заместитель генерального директора - главный инженер ОАО "РЖД"

С. Кобзев

ГАРАНТ:

Настоящий порядок вводится в действие с 1 января 2021 г.

УТВЕРЖДЕН
распоряжением ОАО "РЖД"
от 16 декабря 2020 года N 2773/р

Порядок подписания электронной подписью акта об отсутствии документов при верификации

1. Основные положения

Порядок подписания электронной подписью акта об отсутствии документов при верификации в системе ЕАСАПР РЖД (далее - Порядок) определяет порядок взаимодействия ОАО "РЖД" и внешних Поставщиков товаров и услуг для нужд ОАО "РЖД" (далее - Поставщик) при подписании электронной подписью акта об отсутствии документов при верификации (далее - акт об отсутствии документов) со стороны ОАО "РЖД" и Поставщика.

1.1. Настоящий Порядок подготовлен на основании следующих документов:

федеральный закон от 6 апреля 2011 года N 63-ФЗ "Об электронной подписи";

стандарт ОАО "РЖД" 05.007-2019 "Рекламационно-претензионная работа в ОАО "РЖД". Общий порядок проведения", утвержденный распоряжением N 2685/р от 29 ноября 2019 года.

1.2. В настоящем Порядке применяются следующие термины, определения и сокращения:

БД - бумажный документ;

БДО - бумажный документооборот;

верификация - проверка Получателем качества, количества. Комплектности, ассортимента при поступлении товара или качества и комплектности результата выполненных работ или оказанных услуг при приемке, результаты которой зарегистрированы в системе ЕАСАПР РЖД в режиме "Входной контроль".

ЕАСАПР РЖД - единая автоматизированная система рекламационно-претензионной работы ОАО "РЖД";

заказчик - ОАО "РЖД" (его филиал, структурное подразделение - держатель договора, подразделение-исполнитель), осуществляющее подготовку, заключение договора и сопровождение договора, в соответствии с которым поставляется товар, выполняется работа, оказывается услуга.

КВП - корпоративный веб-портал ОАО "РЖД";

ЛК "Поставщик" - личный кабинет Поставщика системы ЕАСАПР РЖД. транслируемый Поставщику через КВП;

получатель - подразделение ОАО "РЖД", осуществляющее приемку и/или использующее товар для осуществления производственной или иной предусмотренной для этого подразделения хозяйственной деятельности;

Поставщик - юридическое или физическое лицо, осуществляющее в соответствии с договором поставку товара (услуги) ОАО "РЖД" (его филиалам, структурным подразделениям);

соглашение об ЭОД - соглашение об электронном обмене данными;

ЭД - акт об отсутствии документов, зафиксированный на электронном носителе (в виде набора символов, изображений) и предназначенный для передачи во времени и пространстве с использованием средств вычислительной техники и электросвязи с целью хранения и использования;

ЭДО - электронный документооборот;

ЭП - электронная подпись.

2. Порядок подписания ЭП актов об отсутствии документов

2.1. Настоящий порядок подписания акта об отсутствии документов предусматривает, что ОАО "РЖД" и Поставщиком при подписании актов об отсутствии документов применяется простая электронная подпись.

2.2. Технологический документооборот актов об отсутствии документов в ЕАСАПР РЖД предусматривает следующие статусы и признаки:

2.2.1. Статусы:

"Черновик" - пользователем ЕАСАПР РЖД создана запись акта об отсутствии документов в режиме "Входной контроль", ЭД не сформирован;

"Ожидание подписи ОАО "РЖД" - ЭД сформирован, включен в ЭДО, не подписан ЭП представителя Получателя (заказчика);

"Ожидание подписи Поставщика" - ЭД подписан ЭП со стороны ОАО "РЖД" представителем Получателя (заказчика), направлен на подписание ЭП Поставщику в ЛК "Поставщик";

"Подписан" - ЭД подписан ЭП представителей Поставщика и Получателя (заказчика);

"Подписание БД" - ЭД сформирован, не включен в ЭДО, подписание осуществляется на бумажном носителе.

2.2.2. Признаки:

"Автоматически согласован ОАО "РЖД" - подписантом со стороны ОАО "РЖД" в срок 1 рабочего дня не проставлена ЭП, произведено автоматическое согласование ЭД в ЕАСАПР РЖД.

"Автоматически согласован Поставщиком" - подписантом со стороны Поставщика в срок 1 рабочего дня не проставлена ЭП, произведено автоматическое согласование ЭД в ЕАСАПР РЖД в соответствии с условиями соглашения об ЭОД.

2.3. ЕАСАПР РЖД фиксирует дату и время присвоения признака или смены статуса документа.

2.4. При регистрации комплекта документов для проведения верификации в режиме "Входной контроль" ЕАСАПР РЖД определяет полноту комплекта документов. В случае отсутствия одного и более обязательных документов ЕАСАПР РЖД информирует пользователя о необходимости оформления акта об отсутствии документов.

2.5. Представитель Получателя (заказчика) обеспечивает формирование акта об отсутствии документов в системе ЕАСАПР РЖД. После создания новой записи акт об отсутствии документов имеет статус "Черновик".

2.6. Вся информация об отсутствующих документах должна быть зарегистрирована в системе ЕАСАПР РЖД. После регистрации сведений автоматически формируется печатная форма акта об отсутствии документов.

2.7. Акт об отсутствии документов должен быть подписан ЭП представителя Получателя (заказчика) и ЭП представителя Поставщика в данной последовательности. Представитель Получателя (заказчика), ответственный за составление ЭД, в ЕАСАПР РЖД регистрирует реквизиты подписантов. Ответственным за подписание ЭП ЭД может быть, как пользователь, являющийся ответственным за его составление, так и другой пользователь ЕАСАПР РЖД, указанный в регистрационной форме.

2.8. Система ЕАСАПР РЖД автоматически проверяет возможность оформления ЭД с ЭП соответствующего сотрудника ОАО "РЖД" и Поставщика. При оформлении ЭД в ЕАСАПР РЖД данная информация выводится на экран пользователя, оформляющего акт об отсутствии документов.

2.9. В случае невозможности подписания ЭП соответствующими пользователями система информирует пользователя, ответственного за составление ЭД, о необходимости оформления акта об отсутствии документов на бумажном носителе.

Получив указанную информацию, пользователь, ответственный за составление ЭД, выполняет в ЕАСАПР РЖД с ЭД операцию "Оформление на бумажном носителе" и выполняет подписание документа с использованием БДО в соответствии с нормативными документами.

ЭД переходит в состояние "Подписание БД" и ЕАСАПР РЖД направляет уведомление в ЛК "Поставщик" о подписании документа на бумажном носителе. При этом ЭД не включается в ЭДО.

Пользователь, ответственный за оформление ЭД, в случае получения сообщения о необходимости перехода на БДО может изменить сведения о подписанте со стороны ОАО "РЖД", и система выполнит проверку повторно.

2.10. В случае подтверждения возможности подписания ЭП соответствующими пользователями ЭД становится доступным для подписания представителю Получателя (заказчика) после чего ЭД имеет статус "Ожидание подписи ОАО "РЖД" и включен в ЭДО.

2.11. При подписании ЭД ЕАСАПР РЖД обеспечивает соответствие данных работника ОАО "РЖД", указанных при формировании акта об отсутствии документов, и учетной записи работника в ЕАСАПР РЖД, после чего формирует ЭП. ЕАСАПР РЖД фиксирует дату и время подписания ЭП всеми ответственными.

2.12. После подписания документа представителем Получателя (заказчика) ЭД присваивается статус "Ожидание подписи Поставщика". Корректировка документа после присвоения данного статуса запрещена. Далее ЕАСАПР РЖД обеспечивает уведомление и направление ЭД на подпись представителю Поставщика в ЛК "Поставщик", размещенный на КВП. ЭД в статусе "Ожидание подписи Поставщика" становится доступным Поставщику для подписания его ЭП. Поставщик в течение 1 рабочего дня с момента получения ЭД обеспечивает проверку указанных в ЭД данных и подписание ЭП. ЕАСАПР РЖД фиксирует дату и время просмотра Поставщиком уведомления о необходимости подписания документа ЭП.

2.13. После подписания ЭД Поставщиком в ЛК "Поставщик" ЭД присваивается статус "Подписан".

2.14. В случае если одним из подписантов в срок 1 рабочего дня не проставлена ЭП, производится автоматическое согласование ЭД в ЕАСАПР РЖД в соответствии с условиями соглашения об ЭОД. В случае автоматического подписания ЭП со стороны сотрудников ОАО "РЖД" ЭД присваивается статус "Автоматически согласован ОАО "РЖД". В случае автоматического подписания ЭП со стороны Поставщика ЭД присваивается статус "Автоматически согласован Поставщиком".

3. Порядок корректировки ЭД подписанного ЭП ОАО "РЖД"

3.1. При возникновении необходимости корректировки первичного ЭД, подписанного ЭП ОАО "РЖД", допускается его отзыв в ЕАСАПР РЖД при условии, что ЭД еще не присвоен статус "Подписан".

3.2. Поставщик или представитель Получателя (заказчика), ответственный за подписание, может отклонить подписанный ЭП документ, указав причину отклонения.

Пользователь ЕАСАПР РЖД, составивший ЭД, после получения уведомления об отклонении ЭД осуществляет отзыв ЭД. ЕАСАПР РЖД переводит ЭД в состояние "Черновик", блокирует дальнейшую работу с указанным ЭД и информирует подписантов об отзыве ЭД. Далее пользователь ЕАСАПР РЖД может скорректировать данные акта об отсутствии документов на основании причины отклонения, сформировать новый документ и согласовать его установленным порядком, описанным в разделе 2 настоящего Порядка.

В случае присвоения ЭД статуса "Подписан" ЕАСАПР РЖД выводит сообщение о текущем состоянии ЭД и отсутствии возможности его отзыва.

ГАРАНТ:

Настоящий порядок вводится в действие с 1 января 2021 г.

УТВЕРЖДЕН
распоряжением ОАО "РЖД"
от 16 декабря 2020 года N 2773/р

Порядок подписания электронной подписью акта о несоответствии

1. Основные положения

Порядок подписания электронной подписью акта о несоответствии в системе ЕАСАПР РЖД (далее - Порядок) определяет порядок взаимодействия ОАО "РЖД" и внешних Поставщиков товаров и услуг для нужд ОАО "РЖД" (далее - Поставщик) при подписании электронной подписью акта о несоответствии со стороны ОАО "РЖД" и Поставщика.

1.1. Настоящий Порядок подготовлен на основании следующих документов:

федеральный закон от 6 апреля 2011 года N 63-ФЗ "Об электронной подписи";

1.2. В настоящем Порядке применяются следующие термины, определения и сокращения:

БД - бумажный документ;

БДО - бумажный документооборот;

ЕАСАПР РЖД - единая автоматизированная система рекламационно-претензионной работы ОАО "РЖД";

КВП - корпоративный веб-портал ОАО "РЖД";

ЛК "Поставщик" - личный кабинет Поставщика системы ЕАСАПР РЖД. транслируемый Поставщику через КВП;

соглашение об ЭОД - соглашение об электронном обмене данными;

ЭД - акт о несоответствии, зафиксированный на электронном носителе (в виде набора символов, изображений) и предназначенный для передачи во времени и пространстве с использованием средств вычислительной техники и электросвязи с целью хранения и использования;

ЭДО - электронный документооборот;

ЭП - электронная подпись.

2. Порядок подписания ЭП актов о несоответствии

2.1. Настоящий порядок подписания акта о несоответствии предусматривает, что ОАО "РЖД" и Поставщиком при подписании актов о несоответствии применяется простая электронная подпись.

2.2. Технологический документооборот актов о несоответствии в ЕАСАПР РЖД предусматривает следующие статусы и признаки:

2.2.1. Статусы:

"Черновик" - пользователем ЕАСАПР РЖД создана запись акта о несоответствии в режиме "Входной контроль", ЭД не сформирован;

"Подписан" - ЭД подписан ЭП представителей Поставщика и Получателя (заказчика);

"Подписание БД" - ЭД сформирован, не включен в ЭДО, подписание осуществляется на бумажном носителе.

2.2.2. Признаки:

2.3. ЕАСАПР РЖД фиксирует дату и время присвоения признака или смены статуса документа.

2.4. Результаты проведения верификации регистрируются в системе ЕАСАПР РЖД в режиме "Входной контроль". При обнаружении в процессе проведения верификации несоответствия товара данным, указанным в товаросопроводительных документах, ЕАСАПР РЖД информирует пользователя о необходимости оформления акта о несоответствии.

2.5. Представитель Получателя (заказчика) обеспечивает формирование акта о несоответствии в системе ЕАСАПР РЖД. После создания новой записи акт о несоответствии имеет статус "Черновик".

2.6. Вся информация о выявленных несоответствиях должна быть зарегистрирована в системе ЕАСАПР РЖД. После регистрации сведений автоматически формируется печатная форма акта о несоответствии.

2.7. Акт о несоответствии должен быть подписан ЭП представителя Получателя (заказчика) и ЭП представителя Поставщика в данной последовательности. Представитель Получателя (заказчика), ответственный за составление ЭД, в ЕАСАПР РЖД регистрирует реквизиты подписантов. Ответственным за подписание ЭП ЭД может быть, как пользователь, являющийся ответственным за его составление, так и другой пользователь ЕАСАПР РЖД, указанный в регистрационной форме.

2.9. В случае невозможности подписания ЭП соответствующими пользователями система информирует пользователя, ответственного за составление ЭД, о необходимости оформления акта о несоответствии на бумажном носителе.

2.11. При подписании ЭД ЕАСАПР РЖД обеспечивает соответствие данных работника ОАО "РЖД", указанных при формировании акта о несоответствии, и учетной записи работника в ЕАСАПР РЖД, после чего формирует ЭП. ЕАСАПР РЖД фиксирует дату и время подписания ЭП всеми ответственными.

2.12. После подписания документа представителем Получателя (заказчика), ЭД присваивается статус "Ожидание подписи Поставщика". Корректировка документа после присвоения данного статуса запрещена.

Далее ЕАСАПР РЖД обеспечивает уведомление и направление ЭД на подпись представителю Поставщика в ЛК "Поставщик", размещенный на КВП. ЭД в статусе "Ожидание подписи Поставщика" становится доступным Поставщику для подписания его ЭП. Поставщик в течение 1 рабочего дня с момента получения ЭД обеспечивает проверку указанных в ЭД данных и подписание ЭП. ЕАСАПР РЖД фиксирует дату и время просмотра Поставщиком уведомления о необходимости подписания документа ЭП.

2.13. После подписания ЭД Поставщиком в ЛК "Поставщик" ЭД присваивается статус "Подписан".

2.15. В случае если одним из подписантов в срок 1 рабочего дня не проставлена ЭП, производится автоматическое согласование ЭД в ЕАСАПР РЖД в соответствии с условиями соглашения об ЭОД. В случае автоматического подписания ЭП со стороны сотрудников ОАО "РЖД" ЭД присваивается статус "Автоматически согласован ОАО "РЖД". В случае автоматического подписания ЭП со стороны Поставщика ЭД присваивается статус "Автоматически согласован Поставщиком".

3. Порядок корректировки ЭД подписанного ЭП ОАО "РЖД"

Пользователь ЕАСАПР РЖД, составивший ЭД, после получения уведомления об отклонении ЭД осуществляет отзыв ЭД. ЕАСАПР РЖД переводит ЭД в состояние "Черновик", блокирует дальнейшую работу с указанным ЭД и информирует подписантов об отзыве ЭД. Далее пользователь ЕАСАПР РЖД может скорректировать данные акта о несоответствии на основании причины отклонения, сформировать новый документ и согласовать его установленным порядком, описанным в разделе 2 настоящего Порядка.

3.3. В случае присвоения ЭД статуса "Подписан" ЕАСАПР РЖД выводит сообщение о текущем состоянии ЭД и отсутствии возможности его отзыва.

ГАРАНТ:

Настоящий порядок вводится в действие с 1 января 2021 г.

УТВЕРЖДЕН
распоряжением ОАО "РЖД"
от 16 декабря 2020 года N 2773/р

Порядок подписания электронной подписью акта отбора проб

1. Основные положения

Порядок подписания электронной подписью акта отбора проб в системе ЕАСАПР РЖД (далее - Порядок) определяет порядок взаимодействия сотрудников ОАО "РЖД" при подписании электронной подписью акта отбора проб.

1.1. Настоящий Порядок подготовлен на основании следующих документов:

федеральный закон от 6 апреля 2011 года N 63-ФЗ "Об электронной подписи";

1.2. В настоящем Порядке применяются следующие термины, определения и сокращения:

БД - бумажный документ;

БДО - бумажный документооборот;

ЕАСАПР РЖД - единая автоматизированная система рекламационно-претензионной работы ОАО "РЖД";

КВП - корпоративный веб-портал ОАО "РЖД";

Получатель - подразделение ОАО "РЖД", осуществляющее приемку и/или использующее товар для осуществления производственной или иной, предусмотренной для этого подразделения, хозяйственной деятельности;

ЭД - акт отбора проб, зафиксированный на электронном носителе (в виде набора символов, изображений) и предназначенный для передачи во времени и пространстве с использованием средств вычислительной техники и электросвязи с целью хранения и использования;

ЭДО - электронный документооборот;

ЭП - электронная подпись.

2. Порядок подписания ЭП акта отбора проб

2.1. Настоящий порядок подписания акта отбора проб предусматривает, что сотрудниками ОАО "РЖД" при подписании акта отбора проб применяется простая электронная подпись.

2.2. Технологический документооборот актов отбора проб в ЕАСАПР РЖД предусматривает следующие статусы и признаки:

2.2.1. Статусы:

"Черновик" - пользователем ЕАСАПР РЖД создана запись акта отбора проб в режиме "Входной контроль", ЭД не сформирован;

"Ожидание подписи ОАО "РЖД" - ЭД сформирован, включен в ЭДО, не подписан ЭП первого представителя Получателя;

"Ожидание следующей подписи ОАО "РЖД" - ЭД подписан ЭП одного или нескольких сотрудников ОАО "РЖД", направлен на подписание ЭП следующему подписанту со стороны ОАО "РЖД" в соответствии с определенной последовательностью;

"Подписан" - ЭД подписан ЭП всех подписантов.

"Подписание БД" - ЭД сформирован, не включен в ЭДО, подписание осуществляется на бумажном носителе.

2.2.2. Признаки:

"Автоматически согласован ОАО "РЖД" - одним из подписантов со стороны ОАО "РЖД" в срок 1 рабочего дня не проставлена ЭП, произведено автоматическое согласование ЭД в ЕАСАПР РЖД.

2.3. ЕАСАПР РЖД фиксирует дату и время присвоения признака или смены статуса документа.

2.4. Пользователь ЕАСАПР РЖД, ответственный осуществление верификации со стороны Получателя, после фиксации факта о проведении отбора проб в системе ЕАСАПР РЖД обеспечивает формирование акта отбора проб. После создания новой записи в режиме "Входной контроль" акт отбора проб имеет статус "Черновик".

2.5. Все сведения о проведении отбора проб должны быть зарегистрированы в системе ЕАСАПР РЖД. После регистрации сведений автоматически формируется печатная форма акта отбора проб.

2.6. Акт отбора проб должен быть подписан ЭП представителей Получателя, ответственных за проведение верификации, а также ЭП представителя лаборатории со стороны ОАО "РЖД".

2.7. Система ЕАСАПР РЖД автоматически проверяет возможность оформления ЭД с ЭП соответствующих сотрудников ОАО "РЖД". При оформлении ЭД в ЕАСАПР РЖД данная информация выводится на экран пользователя, оформляющего акт отбора проб.

2.8. В случае невозможности подписания ЭП одним из сотрудников ОАО "РЖД", указанных при регистрации акта отбора проб, система информирует пользователя, ответственного за составление ЭД, о необходимости оформления акта отбора проб на бумажном носителе.

Получив указанную информацию, пользователь, ответственный за составление акта отбора проб, выполняет в ЕАСАПР РЖД с ЭД операцию "Оформление на бумажном носителе" и выполняет подписание документа с использованием БДО в соответствии с нормативными документами.

Уведомление переходит в состояние "Подписание БД", при этом ЭД не включается в ЭДО.

Пользователь, ответственный за оформление ЭД, в случае получения сообщения о необходимости перехода на БДО может изменить сведения о подписантах, и система выполнит проверку повторно.

2.9. В случае подтверждения возможности подписания ЭП соответствующих сотрудников ОАО "РЖД" ЭД направляется на подписание первому представителю ОАО "РЖД". После направления ЭД на подписание ЭП первому представителю Получателя ЭД имеет статус "Ожидание подписи ОАО "РЖД" и включен в ЭДО.

2.10. При подписании ЭД ЕАСАПР РЖД обеспечивает соответствие данных работника ОАО "РЖД", указанных при регистрации акта отбора проб, и учетной записи работника в ЕАСАПР РЖД, после чего формирует ЭП. ЕАСАПР РЖД фиксирует дату и время подписания ЭП всеми ответственными.

2.11. После подписания документа первым представителем Получателя ЭД присваивается признак "Подписано первой подписью ОАО "РЖД", корректировка документа после присвоения данного признака запрещена. Далее ЕАСАПР РЖД обеспечивает уведомление и направление ЭД на подпись следующему представителю Получателя.

2.12. ЭД до подписания следующим представителем Получателя имеет статус "Ожидание следующей подписи ОАО "РЖД".

2.13. После подписания ЭД всеми представителями Получателя со стороны ОАО "РЖД" ЕАСАПР РЖД направляет ЭД на подписание представителю лаборатории.

2.14. После подписания ЭД представителем лаборатории в ЕАСАПР РЖД ЭД присваивается статус "Подписан".

2.15. В случае если одним сотрудников в срок 1 рабочего дня не проставлена ЭП, производится автоматическое согласование ЭД в ЕАСАПР РЖД. ЭД присваивается статус "Автоматически согласован ОАО "РЖД".

3. Порядок корректировки ЭД подписанного ЭП ОАО "РЖД"

3.1. При возникновении необходимости корректировки первичного ЭД, подписанного ЭП ОАО "РЖД", допускается его отзыв в ЕАСАПР РЖД, при условии, что ЭД еще не отправлен, присвоен статус "Подписан".

3.2. Один из подписантов может отклонить подписанный ЭП документ, указав причину отклонения.

Пользователь ЕАСАПР РЖД, составивший ЭД, после получения уведомления об отклонении ЭД

осуществляет отзыв ЭД. ЕАСАПР РЖД переводит ЭД в состояние "Черновик", блокирует дальнейшую работу с указанным ЭД и информирует подписантов об отзыве ЭД. Далее пользователь ЕАСАПР РЖД может скорректировать данные акта отбора проб, сформировать новый документ и согласовать его установленным порядком, описанным в разделе 2 настоящего Порядка.

ГАРАНТ:

Настоящий порядок вводится в действие с 1 января 2021 г.

УТВЕРЖДЕН
распоряжением ОАО "РЖД"
от 16 декабря 2020 года N 2773/р

Порядок подписания электронной подписью акта о приемке материалов

1. Основные положения

Порядок подписания электронной подписью акта о приемке материалов в системе ЕАСАПР РЖД (далее - Порядок) определяет порядок взаимодействия ОАО "РЖД" и внешних Поставщиков товаров и услуг для нужд ОАО "РЖД" (далее - Поставщик) при подписании электронной подписью акта о приемке материалов формы М-7 (далее - акта о приемке) со стороны ОАО "РЖД" и Поставщика.

1.1. Настоящий Порядок подготовлен на основании следующих документов:

федеральный закон от 6 апреля 2011 года N 63-ФЗ "Об электронной подписи";

стандарт ОАО "РЖД" 05.007-2019 "Рекламационно-претензионная работа в ОАО "РЖД". Общий порядок проведения", утвержденный распоряжением N 2685/р от 29 ноября 2019 года;

альбом форм первичной учетной документации, утвержденный распоряжением N 2688р от 15 декабря 2008 года.

1.2. В настоящем Порядке применяются следующие термины, определения и сокращения:

БД - бумажный документ;

БДО - бумажный документооборот;

ЕАСАПР РЖД - единая автоматизированная система рекламационно-претензионной работы ОАО "РЖД";

КВП - корпоративный веб-портал ОАО "РЖД";

ЛК "Поставщик" - личный кабинет Поставщика системы ЕАСАПР РЖД. транслируемый Поставщику через КВП;

М-7 - типовая межотраслевая форма N М-7 "Акт о приемке материалов", утверждена распоряжением ОАО "РЖД" от 15.12.2008 г. N 2688р.

Получатель - подразделение ОАО "РЖД", осуществляющее приемку и/или использующее товар для осуществления производственной или иной предусмотренной для этого подразделения хозяйственной деятельности;

председатель - руководитель структурного подразделения Получателя;

соглашение об ЭОД - соглашение об электронном обмене данными;

ЭД - акт о приемке, зафиксированный на электронном носителе (в виде набора символов, изображений) и предназначенный для передачи во времени и пространстве с использованием средств вычислительной техники и электросвязи с целью хранения и использования;

ЭДО - электронный документооборот;

ЭП - электронная подпись.

2. Порядок подписания ЭП акта о приемке

2.1. Настоящий порядок подписания акта о приемке предусматривает, что ОАО "РЖД" и Поставщиком при подписании актов о приемке применяется простая электронная подпись.

2.2. Технологический документооборот актов о приемке в ЕАСАПР РЖД предусматривает следующие статусы и признаки:

2.2.1. Статусы:

"Черновик" - пользователем ЕАСАПР РЖД создана запись в режиме "Входной контроль" на основании результатов верификации, ЭД не сформирован;

"Ожидание подписи ОАО "РЖД" - ЭД сформирован, включен в ЭДО, не подписан ЭП пользователя, его составившего;

"Ожидание следующей подписи ОАО "РЖД" - ЭД подписан ЭП одного или нескольких сотрудников ОАО "РЖД", направлен на подписание ЭП следующему члену комиссии со стороны ОАО "РЖД" в соответствии с определенной последовательностью;

"Ожидание подписи Поставщика" - ЭД подписан ЭП всех членов комиссии со стороны ОАО "РЖД", кроме Председателя, направлен на подписание ЭП Поставщику в ЛК "Поставщик";

"Подписан Поставщиком" - ЭД подписан ЭП Поставщика, направлен на подписание ЭП Председателю;

"Утвержден" - ЭД утвержден ЭП председателя;

"Подписание БД" - ЭД сформирован, не включен в ЭДО, подписание осуществляется на бумажном носителе.

2.2.2. Признаки:

"Составлен в одностороннем порядке" - в ЕАСАПР РЖД сделана отметка о составлении акта о приемке без участия представителя Поставщика, так же прикреплено согласие Поставщика о составление одностороннего акта о приемке или зафиксировано нарушение срока прибытия представителя Поставщика, приемка осуществлена с привлечением представителя общественности;

"Автоматически согласован ОАО "РЖД" - одним из членов комиссии со стороны ОАО "РЖД" в срок 1 рабочего дня не проставлена ЭП, произведено автоматическое согласование ЭД в ЕАСАПР РЖД.

"Автоматически согласован Поставщиком" - одним из членов комиссии со стороны Поставщика в срок 1 рабочего дня не проставлена ЭП, произведено автоматическое согласование ЭД в ЕАСАПР РЖД в соответствии с условиями соглашения об ЭОД.

2.3. ЕАСАПР РЖД фиксирует дату и время присвоения признака или смены статуса документа.

2.5. Представитель Получателя после фиксации факта обнаружения несоответствия в системе ЕАСАПР РЖД обеспечивает оформление акта о приемке. После создания новой записи акт о приемке имеет статус "Черновик".

2.6. Представитель Получателя в системе ЕАСАПР РЖД должен сформировать комиссию для составления акта о приемке (далее - комиссия) и направить ее на утверждение руководителю Получателя (далее - председатель).

2.7. После подтверждения состава комиссии председателем в системе ЕАСАПР РЖД автоматически формируется приказ о создании комиссии (далее - приказ), который направляется на подписание ЭП председателю.

2.8. Все результаты приемки комиссии должны быть зарегистрированы в системе ЕАСАПР РЖД. После регистрации сведений автоматически формируется печатная форма акта о приемке.

2.9. Акт о приемке должен быть подписан ЭП всеми членами комиссии, утвержденной приказом, и утвержден ЭП председателя. Подписание должно производиться в следующей последовательности: представители ОАО "РЖД", представитель Поставщика (при его участии в приемке), председатель.

2.10. Система ЕАСАПР РЖД автоматически проверяет возможность оформления ЭД с ЭП соответствующих членов комиссии, в том числе ЭП Поставщика. При оформлении ЭД в ЕАСАПР РЖД данная информация выводится на экран пользователя, оформляющего акт о приемке.

2.11. В случае невозможности подписания ЭП соответствующими членами комиссии система информирует пользователя, ответственного за составление ЭД, о необходимости оформления акта о приемке на бумажном носителе.

Получив указанную информацию, пользователь, ответственный за составление акта о приемке, выполняет в ЕАСАПР РЖД с ЭД операцию "Оформление на бумажном носителе" и выполняет подписание документа с использованием БДО в соответствии с нормативными документами.

Акт о приемке переходит в состояние "Подписание БД" и ЕАСАПР РЖД направляет уведомление в ЛК "Поставщик" о подписании документа на бумажном носителе. При этом ЭД не включается в ЭДО.

2.12. В случае подтверждения возможности подписания ЭП всеми членами комиссии ЭД направляется на подписание первому представителю ОАО "РЖД". После направления ЭД на подписание ЭП первому представителю Получателя ЭД имеет статус "Ожидание подписи ОАО "РЖД" и включен в ЭДО.

2.13. При подписании ЭД ЕАСАПР РЖД обеспечивает соответствие данных работника ОАО "РЖД", указанных в приказе, и учетной записи работника в ЕАСАПР РЖД, после чего формирует ЭП. ЕАСАПР РЖД фиксирует дату и время подписания ЭП всеми ответственными.

2.14. После подписания документа первым членом комиссии ЭД присваивается статус "Ожидание следующей подписи ОАО "РЖД". Корректировка документа после присвоения данного статуса запрещена. Далее ЕАСАПР РЖД обеспечивает уведомление и направление ЭД на подпись следующему члену комиссии - представителю ОАО "РЖД", за исключением Председателя.

2.15. ЭД до подписания следующим членом комиссии имеет статус "Ожидание следующей подписи ОАО "РЖД".

2.16. После подписания ЭД всеми членами комиссии со стороны ОАО "РЖД", кроме председателя ЕАСАПР РЖД направляет ЭД на подписание представителю Поставщика (при его участии в приемке) в ЛК "Поставщик", размещенный на КВП. ЭД в статусе "Ожидание подписи Поставщика" становится доступным Поставщику для подписания его ЭП. Поставщик в течение 1 рабочего дня с момента получения ЭД обеспечивает проверку указанных в ЭД данных и подписание ЭП. ЕАСАПР РЖД фиксирует дату и время просмотра Поставщиком уведомления о необходимости подписания документа ЭП.

2.17. После подписания ЭД Поставщиком в ЛК "Поставщик" ЭД присваивается статус "Подписан Поставщиком" и ЭД направляется на утверждение ЭП председателю.

2.18. После подписания ЭП председателя ЭД присваивается статус "Утвержден".

2.19. ЭД может быть подписан без участия представителя Поставщика в случае получения согласия Поставщика через ЛК "Поставщик" или его неявке в установленный срок. В данном случае участие в приемке принимает представитель общественности. ЭД при этом присваивается признак "Составлен в одностороннем порядке".

2.20. В случае если одним из членов комиссии в срок 1 рабочего дня не проставлена ЭП, производится автоматическое согласование ЭД в ЕАСАПР РЖД в соответствии с условиями соглашения об ЭОД. В случае автоматического подписания ЭП со стороны сотрудников ОАО "РЖД" ЭД присваивается статус "Автоматически согласован ОАО "РЖД". В случае автоматического подписания ЭП со стороны Поставщика ЭД присваивается статус "Автоматически согласован Поставщиком".

3. Порядок корректировки ЭД подписанного ЭП ОАО "РЖД"

3.1. При возникновении необходимости корректировки первичного ЭД, подписанного ЭП ОАО "РЖД", допускается его отзыв в ЕАСАПР РЖД при условии, что ЭД еще не присвоен статус "Утвержден".

3.2. Один из членов комиссии может отклонить подписанный ЭП документ, указав причину отклонения.

Пользователь ЕАСАПР РЖД, составивший ЭД, после получения уведомления об отклонении ЭД

осуществляет отзыв ЭД. ЕАСАПР РЖД переводит ЭД в состояние "Черновик", блокирует дальнейшую работу с указанным ЭД и информирует всех членов комиссии об отзыве ЭД. Далее пользователь ЕАСАПР РЖД может скорректировать данные акта о приемке, сформировать новый документ и согласовать его установленным порядком, описанным в разделе 2 настоящего Порядка.

3.3. В случае присвоения ЭД статуса "Утвержден" ЕАСАПР РЖД выводит сообщение о текущем состоянии ЭД и отсутствии возможности его отзыва.

ГАРАНТ:

Настоящий порядок вводится в действие с 1 января 2021 г.

УТВЕРЖДЕН
распоряжением ОАО "РЖД"
от 16 декабря 2020 года N 2773/р

Порядок подписания электронной подписью уведомления об обнаружении дефекта и вызове представителя Поставщика

1. Основные положения

Порядок подписания электронной подписью уведомления об обнаружении дефекта и вызове представителя Поставщика в системе ЕАСАПР РЖД (далее - Порядок) определяет порядок взаимодействия сотрудников ОАО "РЖД" при подписании электронной подписью уведомления об обнаружении дефекта товара и вызове представителя Поставщика (изготовителя) и уведомления об обнаружении дефекта выполненной работы или оказанной услуги и вызове представителя исполнителя (далее - уведомления).

1.1. Настоящий Порядок подготовлен на основании следующих документов:

федеральный закон от 6 апреля 2011 года N 63-ФЗ "Об электронной подписи";

1.2. В настоящем Порядке применяются следующие термины, определения и сокращения:

БД - бумажный документ;

БДО - бумажный документооборот;

дефект - зарегистрированное в ЕАСАПР РЖД в режиме "Дефект" каждое отдельное несоответствие товара установленным требованиям к качеству, количеству, комплектности, ассортименту, несоответствие результата выполненных работ или оказанных услуг установленным требованиям к качеству, комплектности или срокам выполнения;

ЕАСАПР РЖД - единая автоматизированная система рекламационно-претензионной работы ОАО "РЖД";

заказчик - ОАО "РЖД" (его филиал, структурное подразделение держатель договора, подразделение-исполнитель), осуществляющее подготовку, заключение договора и сопровождение договора, в соответствии с которым поставляется товар, выполняется работа, оказывается услуга.

КВП - корпоративный веб-портал ОАО "РЖД";

ЛК "Поставщик" - личный кабинет Поставщика системы ЕАСАПР РЖД. транслируемый Поставщику через КВП;

уведомление - извещение заказчиком (получателем) Поставщика (изготовителя, исполнителя) о вызове его представителя для участия в комиссии, образованной Получателем, при обнаружении несоответствия товара, результатов выполненной работы, оказанной услуги установленным требованиям (к качеству, комплектности и т.д.), направленное через ЛК "Поставщик" или иным способом, указанным в договоре;

ЭД - уведомление, зафиксированное на электронном носителе (в виде набора символов, изображений) и предназначенное для передачи во времени и пространстве с использованием средств вычислительной техники и электросвязи с целью хранения и использования;

ЭДО - электронный документооборот;

ЭП - электронная подпись.

2. Порядок подписания ЭП уведомления

2.1. Настоящий порядок подписания уведомления предусматривает, что сотрудниками ОАО "РЖД" при подписании уведомлений применяется простая электронная подпись.

2.2. Технологический документооборот уведомлений в ЕАСАПР РЖД предусматривает следующие статусы и признаки:

2.2.1. Статусы:

"Черновик" - пользователем ЕАСАПР РЖД создана запись в режиме "Вызов Поставщика" на основании возникшего дефекта, ЭД не сформирован;

"Подписан" - ЭД подписан ЭП представителя Получателя (заказчика).

"Подписание БД" - ЭД сформирован, не включен в ЭДО, подписание осуществляется на бумажном носителе.

2.3. ЕАСАПР РЖД фиксирует дату и время присвоения признака или смены статуса документа.

2.4. Пользователь ЕАСАПР РЖД, ответственный за осуществление вызова Поставщика со стороны Получателя (заказчика) после выявления и регистрации дефекта в системе ЕАСАПР РЖД обеспечивает формирование уведомления на основании выявленного дефекта для вызова представителя Поставщика. После создания новой записи в режиме "Вызов Поставщика" в ЕАСАПР РЖД уведомление имеет статус "Черновик".

2.5. Все необходимые сведения для осуществления вызова Поставщика должны быть зарегистрированы в системе ЕАСАПР РЖД. После регистрации сведений автоматически формируется печатная форма уведомления.

2.6. Уведомление должно быть подписано ЭП представителя Получателя (заказчика). Ответственным за подписание ЭП уведомления может быть, как пользователь, являющийся ответственным за его составление, так и другой пользователь ЕАСАПР РЖД, указанный в регистрационной форме уведомления.

2.7. Система ЕАСАПР РЖД автоматически проверяет возможность оформления ЭД с ЭП соответствующего сотрудника ОАО "РЖД". При оформлении ЭД в ЕАСАПР РЖД данная информация выводится на экран пользователя, оформляющего уведомление.

2.8. В случае невозможности подписания ЭП сотрудником ОАО "РЖД", указанным при регистрации уведомления, система информирует пользователя, ответственного за составление ЭД, о необходимости оформления уведомления на бумажном носителе.

Получив указанную информацию, пользователь, ответственный за составление уведомления, выполняет в ЕАСАПР РЖД с ЭД операцию "Оформление на бумажном носителе" и выполняет подписание документа с использованием БДО в соответствии с нормативными документами.

Уведомление переходит в состояние "Подписание БД", при этом ЭД не включается в ЭДО.

Пользователь, ответственный за оформление ЭД, в случае получения сообщения о необходимости перехода на БДО может изменить сведения о подписанте, и система выполнит проверку повторно.

2.9. В случае подтверждения возможности подписания ЭП соответствующего сотрудника ОАО "РЖД" ЭД направляется на подписание соответствующему пользователю ЕАСАПР РЖД. После направления ЭД на подписание ЭП ответственному сотруднику ОАО "РЖД" ЭД имеет статус "Ожидание подписи ОАО "РЖД" и включен в ЭДО.

2.10. При подписании ЭД ЕАСАПР РЖД обеспечивает соответствие данных работника ОАО "РЖД", указанных в регистрационной форме режима "Вызов Поставщика", и учетной записи работника в ЕАСАПР РЖД, после чего формирует ЭП. ЕАСАПР РЖД фиксирует дату и время подписания ЭП ответственным сотрудником.

2.11. После подписания ЭД представителем Получателя (заказчика) ЭД присваивается статус "Подписан" и ЭД должен быть отправлен в ЛК "Поставщик" . ЕАСАПР РЖД фиксирует дату и время просмотра Поставщиком уведомления о получении ЭД. Дата и время просмотра уведомления Поставщиком в ЛК "Поставщик" отображается системным сообщением в Переписке с Поставщиком. Для подтверждения факта получения уведомления сотруднику ОАО "РЖД" следует выгрузить историю переписки с Поставщиком в виде печатной формы в режиме "Рекламация" или режиме "Претензионная работа - По рекламационным материалам".

3. Порядок корректировки ЭД подписанного ЭП ОАО "РЖД"

3.1. При возникновении необходимости корректировки первичного ЭД, подписанного ЭП ОАО "РЖД", допускается его отзыв в ЕАСАПР РЖД при условии, что ЭД еще не отправлен Поставщику через ЛК "Поставщик" .

Пользователь ЕАСАПР РЖД, подписавший ЭД, осуществляет отзыв ЭД. ЕАСАПР РЖД переводит ЭД в состояние "Черновик", блокирует дальнейшую работу с указанным ЭД и информирует пользователя, ответственного за оформление об отзыве ЭД. Далее пользователь ЕАСАПР РЖД, ответственный за оформление, может скорректировать данные уведомления, сформировать новый документ и согласовать его установленным порядком, описанным в разделе 2 настоящего Порядка.

3.2. В случае отправки уведомления, подписанного ЭП, Поставщику через ЛК "Поставщик" ЕАСАПР РЖД выводит сообщение о текущем состоянии ЭД и отсутствии возможности его отзыва.

ГАРАНТ:

Настоящий порядок вводится в действие с 1 января 2021 г.

УТВЕРЖДЕН
распоряжением ОАО "РЖД"
от 16 декабря 2020 года N 2773/р

Порядок подписания электронной подписью акта исследования

1. Основные положения

Порядок подписания электронной подписью акта исследования в системе ЕАСАПР РЖД (далее - Порядок) определяет порядок взаимодействия ОАО "РЖД" и внешних Поставщиков товаров и услуг для нужд ОАО "РЖД" (далее - Поставщик) при подписании электронной подписью акта исследования со стороны ОАО "РЖД" и Поставщика при проведении исследования на стороне ОАО "РЖД".

1.1. Настоящий Порядок подготовлен на основании следующих документов:

федеральный закон от 6 апреля 2011 года N 63-ФЗ "Об электронной подписи";

1.2. В настоящем Порядке применяются следующие термины, определения и сокращения:

БД - бумажный документ;

БДО - бумажный документооборот;

ЕАСАПР РЖД - единая автоматизированная система рекламационно-претензионной работы ОАО "РЖД";

КВП - корпоративный веб-портал ОАО "РЖД";

ЛК "Поставщик" - личный кабинет Поставщика системы ЕАСАПР РЖД. транслируемый Поставщику через КВП;

председатель - руководитель структурного подразделения Получателя;

соглашение об ЭОД - соглашение об электронном обмене данными;

ЭД - акт исследования, зафиксированный на электронном носителе (в виде набора символов, изображений) и предназначенный для передачи во времени и пространстве с использованием средств вычислительной техники и электросвязи с целью хранения и использования;

ЭДО - электронный документооборот;

ЭП - электронная подпись.

2. Порядок подписания ЭП актов исследования

2.1. Настоящий порядок подписания актов исследования предусматривает, что ОАО "РЖД" и Поставщиком при подписании актов исследования применяется простая электронная подпись.

2.2. Технологический документооборот актов исследования в ЕАСАПР РЖД предусматривает следующие статусы и признаки:

2.2.1. Статусы:

"Черновик" - пользователем ЕАСАПР РЖД создана запись в режиме "Акт исследования" на основании возникшего дефекта, ЭД не сформирован;

"Ожидание подписи ОАО "РЖД" - ЭД сформирован, включен в ЭДО, не подписан ЭП пользователя, его составившего;

"Подписан Поставщиком" - ЭД подписан ЭП Поставщика, направлен на подписание ЭП Председателю;

"Утвержден" - ЭД утвержден ЭП Председателя;

"Подписание БД" - ЭД сформирован, не включен в ЭДО, подписание осуществляется на бумажном носителе.

2.2.2. Признаки:

"Составлен в одностороннем порядке" - в ЕАСАПР РЖД при оформлении связанного рекламационного акта сделана отметка о составлении акта без участия представителя Поставщика, так же прикреплено согласие Поставщика о составление одностороннего акта или зафиксировано нарушение срока прибытия представителя Поставщика;

2.3. ЕАСАПР РЖД фиксирует дату и время присвоения признака или смены статуса документа.

2.4. Ответственной стороной за проведение исследования может быть как Получатель, так и Поставщик. Представитель Получателя осуществляет оформление акта исследования в ЕАСАПР РЖД.

2.5. Представитель Получателя по результатам проведения исследования обеспечивает оформление акта исследования. После создания новой записи акт исследования имеет статус "Черновик".

2.6. Представитель Получателя должен сформировать комиссию для составления акта исследования (далее - комиссия) или принять состав комиссии, утвержденный приказом о создании комиссии для составления рекламационного акта.

2.7. Все результаты исследования комиссии должны быть зарегистрированы в системе ЕАСАПР РЖД. После регистрации сведений автоматически формируется печатная форма акта исследования.

2.8. Акт исследования должен быть подписан ЭП всеми членами комиссии и утвержден ЭП председателя. При проведении исследования на стороне Получателя подписание должно производиться в следующей последовательности: представители ОАО "РЖД", представитель Поставщика, председатель.

2.9. Система ЕАСАПР РЖД автоматически проверяет возможность оформления ЭД с ЭП соответствующих членов комиссии, в том числе ЭП Поставщика. При оформлении ЭД в ЕАСАПР РЖД данная информация выводится на экран пользователя, оформляющего акт исследования.

2.10. В случае невозможности подписания ЭП соответствующими членами комиссии система информирует пользователя, ответственного за составление ЭД, о необходимости оформления акта исследования на бумажном носителе.

Получив указанную информацию, пользователь, ответственный за составление акта исследования, выполняет в ЕАСАПР РЖД с ЭД операцию "Оформление на бумажном носителе" и выполняет подписание документа с использованием БДО в соответствии с нормативными документами.

Акт исследования переходит в состояние "Подписание БД", и ЕАСАПР РЖД направляет уведомление причастным пользователям о подписании документа на бумажном носителе. При этом ЭД не включается в ЭДО.

2.11. В случае подтверждения возможности подписания ЭП всеми членами комиссии ЭД направляется на подписание первому представителю Получателя. После направления ЭД на подписание ЭП первому представителю Получателя ЭД имеет статус "Ожидание подписи ОАО "РЖД" и включен в ЭДО.

2.12. При подписании ЭД ЕАСАПР РЖД обеспечивает соответствие данных работника ОАО "РЖД", указанных в приказе, и учетной записи работника в ЕАСАПР РЖД, после чего формирует ЭП. ЕАСАПР РЖД фиксирует дату и время подписания ЭП всеми ответственными.

2.13. После подписания документа первым членом комиссии ЭД присваивается статус "Ожидание следующей подписи ОАО "РЖД". Корректировка документа после присвоения данного статуса запрещена. Далее ЕАСАПР РЖД обеспечивает уведомление и направление ЭД на подпись следующему члену комиссии - представителю ОАО "РЖД", за исключением председателя.

2.14. ЭД до подписания следующим членом комиссии имеет статус "Ожидание следующей подписи ОАО "РЖД".

2.15. После подписания ЭД всеми членами комиссии со стороны ОАО "РЖД", кроме председателя ЕАСАПР РЖД направляет ЭД на подписание представителю Поставщика в ЛК "Поставщик", размещенный на КВП. ЭД в статусе "Ожидание подписи Поставщика" становится доступным Поставщику для подписания его ЭП. Поставщик в течение 1 рабочего дня с момента получения ЭД обеспечивает проверку указанных в ЭД данных и подписание ЭП. ЕАСАПР РЖД фиксирует дату и время просмотра Поставщиком уведомления о необходимости подписания документа ЭП.

2.16. После подписания ЭД Поставщиком в ЛК "Поставщик" ЭД присваивается статус "Подписан Поставщиком" и ЭД направляется на утверждение ЭП Председателю.

2.17. После подписания ЭП Председателя ЭД присваивается статус "Утвержден".

2.18. ЭД может быть подписан без участия представителя Поставщика в случае получения согласия Поставщика через ЛК "Поставщик" или его неявке в установленный срок. ЭД при этом присваивается признак "Составлен в одностороннем порядке".

2.19. В случае если одним из членов комиссии в срок 1 рабочего дня не проставлена ЭП, производится автоматическое согласование ЭД в ЕАСАПР РЖД в соответствии с условиями соглашения об ЭОД. В случае автоматического подписания ЭП со стороны сотрудников ОАО "РЖД" ЭД присваивается статус "Автоматически согласован ОАО "РЖД". В случае автоматического подписания ЭП со стороны Поставщика ЭД присваивается статус "Автоматически согласован Поставщиком".

3. Порядок корректировки ЭД подписанного ЭП ОАО "РЖД"

3.2. Поставщик или Пользователь, ответственный за утверждение, может отклонить подписанный ЭП документ, указав причину отклонения.

Пользователь ЕАСАПР РЖД, составивший ЭД, после получения уведомления об отклонении ЭД осуществляет отзыв ЭД. ЕАСАПР РЖД переводит ЭД в состояние "Черновик", блокирует дальнейшую работу с указанным ЭД и информирует подписантов об отзыве ЭД. Далее пользователь ЕАСАПР РЖД может скорректировать данные акта исследования на основании причины отклонения, сформировать новый документ и согласовать его установленным порядком, описанным в разделе 2 настоящего Порядка.

ГАРАНТ:

Настоящий порядок вводится в действие с 1 января 2021 г.

УТВЕРЖДЕН
распоряжением ОАО "РЖД"
от 16 декабря 2020 года N 2773/р

Порядок подписания электронной подписью акта о восстановлении

1. Основные положения

Порядок подписания электронной подписью акта о восстановлении в системе ЕАСАПР РЖД (далее - Порядок) определяет порядок взаимодействия ОАО "РЖД" и внешних Поставщиков товаров и услуг для нужд ОАО "РЖД" (далее - Поставщик) при подписании электронной подписью акта о восстановлении товара (результата работы, оказанной услуги) (далее - акт о восстановлении) со стороны ОАО "РЖД" и Поставщика.

1.1. Настоящий Порядок подготовлен на основании следующих документов:

федеральный закон от 6 апреля 2011 года N 63-ФЗ "Об электронной подписи";

стандарт ОАО "РЖД" 05.007-2019 "Рекламационно-претензионная работа в ОАО "РЖД". Общий порядок проведения", утвержденный распоряжением N 2685/р от 29 ноября 2019 года

1.2. В настоящем Порядке применяются следующие термины, определения и сокращения:

БД - бумажный документ;

БДО - бумажный документооборот;

ЕАСАПР РЖД - единая автоматизированная система рекламационно-претензионной работы ОАО "РЖД";

КВП - корпоративный веб-портал ОАО "РЖД";

ЛК "Поставщик" - личный кабинет Поставщика системы ЕАСАПР РЖД, транслируемый Поставщику через КВП;

соглашение об ЭОД - соглашение об электронном обмене данными;

ЭД - акт о восстановлении, зафиксированный на электронном носителе (в виде набора символов, изображений) и предназначенный для передачи во времени и пространстве с использованием средств вычислительной техники и электросвязи с целью хранения и использования;

ЭДО - электронный документооборот;

ЭП - электронная подпись.

2. Порядок подписания ЭП актов о восстановлении

2.1. Настоящий порядок подписания акта о восстановлении предусматривает, что ОАО "РЖД" и Поставщиком при подписании актов о восстановлении применяется простая электронная подпись.

2.2. Технологический документооборот актов о восстановлении в ЕАСАПР РЖД предусматривает следующие статусы и признаки:

2.2.1. Статусы:

"Черновик" - пользователем ЕАСАПР РЖД создана запись в режиме "Акт восстановления" на основании возникшего дефекта, ЭД не сформирован;

"Ожидание подписи ОАО "РЖД" - ЭД сформирован, включен в ЭДО, не подписан ЭП представителя Получателя (заказчика), ответственного за составление ЭД;

"Ожидание подписи Поставщика" - ЭД подписан ЭП со стороны ОАО "РЖД" представителем Получателя (заказчика), ответственного за составление ЭД, направлен на подписание ЭП Поставщику в ЛК "Поставщик";

"Подписан Поставщиком" - ЭД подписан ЭП Поставщика, направлен на утверждение ЭП представителю Получателя (заказчика), ответственного за утверждение ЭД;

"Утвержден" - ЭД утвержден ЭП представителя Получателя (заказчика), ответственного за утверждение ЭД;

"Подписание БД" - ЭД сформирован, не включен в ЭДО, подписание осуществляется на бумажном носителе.

2.2.2. Признаки:

2.3. ЕАСАПР РЖД фиксирует дату и время присвоения признака или смены статуса документа.

2.4. Представитель Получателя (заказчика) после устранения дефекта обеспечивает фиксацию факта восстановления товара (результата работы, оказанной услуги) и формирование акта о восстановлении в системе ЕАСАПР РЖД. После создания новой записи акт о восстановлении имеет статус "Черновик".

2.5. Все результаты восстановления товара (результата работы, оказанной услуги) должны быть зарегистрированы в системе ЕАСАПР РЖД. После регистрации сведений автоматически формируется печатная форма акта о восстановлении.

2.6. Акт о восстановлении должен быть подписан ЭП представителя Получателя (заказчика), ответственного за составление ЭД, ЭП представителя Поставщика и утвержден ЭП представителя Получателя (заказчика), ответственного за утверждение ЭД, в данной последовательности. Представитель Получателя (заказчика), ответственного за составление ЭД, в ЕАСАПР РЖД регистрирует реквизиты подписантов.

2.7. Система ЕАСАПР РЖД автоматически проверяет возможность оформления ЭД с ЭП соответствующих сотрудников ОАО "РЖД" и Поставщика. При оформлении ЭД в ЕАСАПР РЖД данная информация выводится на экран пользователя, оформляющего акт о восстановлении.

2.8. В случае невозможности подписания ЭП соответствующими пользователями система информирует пользователя, ответственного за составление ЭД, о необходимости оформления акта о восстановлении на бумажном носителе.

Пользователь, ответственный за оформление ЭД, в случае получения сообщения о необходимости перехода на БДО может изменить сведения о подписантах со стороны ОАО "РЖД", и система выполнит проверку повторно.

2.9. В случае подтверждения возможности подписания ЭП соответствующими пользователями ЭД становится доступным для подписания представителю Получателя (заказчика), ответственного за составление ЭД, после чего ЭД имеет статус "Ожидание подписи ОАО "РЖД" и включен в ЭДО.

2.10. При подписании ЭД ЕАСАПР РЖД обеспечивает соответствие данных работника ОАО "РЖД", указанных при формировании акта о восстановлении, и учетной записи работника в ЕАСАПР РЖД, после чего формирует ЭП. ЕАСАПР РЖД фиксирует дату и время подписания ЭП всеми ответственными.

2.11. После подписания документа представителем Получателя (заказчика), ответственного за составление ЭД, ЭД присваивается статус "Ожидание подписи Поставщика". Корректировка документа после присвоения данного признака запрещена. Далее ЕАСАПР РЖД обеспечивает уведомление и направление ЭД на подпись представителю Поставщика в ЛК "Поставщик", размещенный на КВП. ЭД в статусе "Ожидание подписи Поставщика" становится доступным Поставщику для подписания его ЭП. Поставщик в течение 1 рабочего дня с момента получения ЭД обеспечивает проверку указанных в ЭД данных и подписание ЭП. ЕАСАПР РЖД фиксирует дату и время просмотра Поставщиком уведомления о необходимости подписания документа ЭП.

2.12. После подписания ЭД Поставщиком в ЛК "Поставщик" ЭД присваивается статус "Подписан Поставщиком" и ЭД направляется на утверждение ЭП представителя Поставщика (заказчика).

2.13. После подписания ЭП представителем Получателя (заказчика), ответственного за утверждение ЭД, ЭД присваивается статус "Утвержден".

2.14. В случае если одним из подписантов в срок 1 рабочего дня не проставлена ЭП, производится автоматическое согласование ЭД в ЕАСАПР РЖД в соответствии с условиями соглашения. В случае автоматического подписания ЭП со стороны сотрудников ОАО "РЖД" ЭД присваивается статус "Автоматически согласован ОАО "РЖД". В случае автоматического подписания ЭП со стороны Поставщика ЭД присваивается статус "Автоматически согласован Поставщиком".

3. Порядок корректировки ЭД подписанного ЭП ОАО "РЖД"

3.2. Поставщик или пользователь, ответственный за утверждение, может отклонить подписанный ЭП документ, указав причину отклонения.

Пользователь ЕАСАПР РЖД, составивший ЭД, после получения уведомления об отклонении ЭД осуществляет отзыв ЭД. ЕАСАПР РЖД переводит ЭД в состояние "Черновик", блокирует дальнейшую работу с указанным ЭД и информирует подписантов об отзыве ЭД. Далее пользователь ЕАСАПР РЖД может скорректировать данные акта о восстановлении на основании причины отклонения, сформировать новый документ и согласовать его установленным порядком, описанным в разделе 2 настоящего Порядка.

ГАРАНТ:

Настоящий порядок вводится в действие с 1 января 2021 г.

УТВЕРЖДЕН
распоряжением ОАО "РЖД"
от 16 декабря 2020 года N 2773/р

Порядок подписания электронной подписью рекламационного акта

1. Основные положения

Порядок подписания электронной подписью рекламационного акта в системе ЕАСАПР РЖД (далее - Порядок) определяет порядок взаимодействия ОАО "РЖД" и внешних Поставщиков товаров и услуг для нужд ОАО "РЖД" (далее - Поставщик) при подписании электронной подписью рекламационного акта со стороны ОАО "РЖД" и Поставщика.

1.1. Настоящий Порядок подготовлен на основании следующих документов:

федеральный закон от 6 апреля 2011 года N 63-ФЗ "Об электронной подписи";

1.2. В настоящем Порядке применяются следующие термины, определения и сокращения:

БД - бумажный документ;

БДО - бумажный документооборот;

ЕАСАПР РЖД - единая автоматизированная система рекламационно-претензионной работы ОАО "РЖД";

КВП - корпоративный веб-портал ОАО "РЖД";

ЛК "Поставщик" - личный кабинет Поставщика системы ЕАСАПР РЖД. транслируемый Поставщику через КВП;

Особое мнение - зарегистрированное в ЕАСАПР РЖД дополнение к рекламационному акту, изложенное на отдельном листе, составленное одним из членов комиссии, отражающее несогласие с принятым решением по рекламационному акту;

Председатель - руководитель структурного подразделения Получателя;

соглашение об ЭОД - соглашение об электронном обмене данными;

ЭД - рекламационный акт, зафиксированный на электронном носителе (в виде набора символов, изображений) и предназначенный для передачи во времени и пространстве с использованием средств вычислительной техники и электросвязи с целью хранения и использования;

ЭДО - электронный документооборот;

ЭП - электронная подпись.

2. Порядок подписания ЭП рекламационных актов

2.1. Настоящий порядок подписания рекламационных актов предусматривает, что ОАО "РЖД" и Поставщиком при подписании рекламационных актов применяется простая электронная подпись.

Технологический документооборот рекламационных актов в ЕАСАПР РЖД предусматривает следующие статусы и признаки:

2.1.1. Статусы:

"Черновик" - пользователем ЕАСАПР РЖД создана запись в режиме "Рекламация" на основании возникшего дефекта, ЭД не сформирован;

"Ожидание подписи ОАО "РЖД" - ЭД сформирован, включен в ЭДО, не подписан ЭП пользователя, его составившего;

"Подписан Поставщиком" - ЭД подписан ЭП Поставщика, направлен на подписание ЭП Председателю;

"Утвержден" - ЭД утвержден ЭП Председателя;

"Подписание БД" - ЭД сформирован, не включен в ЭДО, подписание осуществляется на бумажном носителе.

2.1.2. Признаки:

"Подписан с Особым мнением" - ЭД подписан ЭП одного или нескольких членов комиссии с приложением Особого мнения;

"Составлен в одностороннем порядке" - в ЕАСАПР РЖД сделана отметка о составлении рекламационного акта без участия представителя Поставщика, так же прикреплено согласие Поставщика о составление одностороннего рекламационного акта или зафиксировано нарушение срока прибытия представителя Поставщика;

2.2. ЕАСАПР РЖД фиксирует дату и время присвоения признака или смены статуса документа.

2.3. Представитель Получателя после выявления и регистрации дефекта в системе ЕАСАПР РЖД обеспечивает регистрацию рекламационного события на основании выявленного дефекта для дальнейшего ведения рекламационной работы. В случае если запись о рекламационном случае была получена из смежной системы, она должна быть сохранена для начала ведения рекламационной работы. После создания новой записи или сохранения полученной из смежной системы рекламационный акт имеет статус "Черновик".

2.4. Представитель Получателя в системе ЕАСАПР РЖД должен сформировать комиссию для составления рекламационного акта (далее - комиссия) и направить ее на утверждение руководителю Получателя (далее - председатель).

2.5. После подтверждения состава комиссии председателем в системе ЕАСАПР РЖД автоматически формируется приказ о создании комиссии (далее - приказ), который направляется на подписание ЭП председателю.

2.6. Все результаты рекламационной работы комиссии должны быть зарегистрированы в системе ЕАСАПР РЖД. После регистрации сведений автоматически формируется печатная форма рекламационного акта.

2.7. Рекламационный акт должен быть подписан ЭП всеми членами комиссии, утвержденной приказом, и утвержден ЭП Председателя. Подписание должно производиться в следующей последовательности: представители ОАО "РЖД", представитель Поставщика, Председатель.

2.8. Система ЕАСАПР РЖД автоматически проверяет возможность оформления ЭД с ЭП соответствующих членов комиссии, в том числе ЭП Поставщика. При оформлении ЭД в ЕАСАПР РЖД данная информация выводится на экран пользователя, оформляющего рекламационный случай.

2.9. В случае невозможности подписания ЭП соответствующими членами комиссии система информирует пользователя, ответственного за составление ЭД, о необходимости оформления рекламационного акта на бумажном носителе.

Получив указанную информацию, пользователь, ответственный за составление рекламационного акта, выполняет в ЕАСАПР РЖД с ЭД операцию "Оформление на бумажном носителе" и выполняет подписание документа с использованием БДО в соответствии с нормативными документами.

Рекламационный акт переходит в состояние "Подписание БД" и ЕАСАПР РЖД направляет уведомление в ЛК "Поставщик" о подписании документа на бумажном носителе. При этом ЭД не включается в ЭДО.

2.10.В случае подтверждения возможности подписания ЭП всеми членами комиссии ЭД направляется на подписание первому представителю ОАО "РЖД". После направления ЭД на подписание ЭП первому представителю Получателя ЭД имеет статус "Ожидание подписи ОАО "РЖД" и включен в ЭДО.

2.11. При подписании ЭД ЕАСАПР РЖД обеспечивает соответствие данных работника ОАО "РЖД", указанных в приказе, и учетной записи работника в ЕАСАПР РЖД, после чего формирует ЭП. ЕАСАПР РЖД фиксирует дату и время подписания ЭП всеми ответственными.

2.12. После подписания документа первым членом комиссии ЭД присваивается статус "Ожидание следующей подписи ОАО "РЖД". Корректировка документа после присвоения данного статуса запрещена. Далее ЕАСАПР РЖД обеспечивает уведомление и направление ЭД на подпись следующему члену комиссии - представителю ОАО "РЖД", за исключением Председателя.

2.13. ЭД до подписания следующим членом комиссии имеет статус "Ожидание следующей подписи ОАО "РЖД".

2.14. После подписания ЭД всеми членами комиссии со стороны ОАО "РЖД", кроме Председателя ЕАСАПР РЖД направляет ЭД на подписание представителю Поставщика в ЛК "Поставщик", размещенный на КВП. ЭД в статусе "Ожидание подписи Поставщика" становится доступным Поставщику для подписания его ЭП. Поставщик в течение 1 рабочего дня с момента получения ЭД обеспечивает проверку указанных в ЭД данных и подписание ЭП. ЕАСАПР РЖД фиксирует дату и время просмотра Поставщиком уведомления о необходимости подписания документа ЭП.

2.15. После подписания ЭД Поставщиком в ЛК "Поставщик" ЭД присваивается статус "Подписан Поставщиком" и ЭД направляется на утверждение ЭП Председателю.

2.16. После подписания ЭП Председателя ЭД присваивается статус "Утвержден".

2.17. Каждый из членов комиссии в случае несогласия с содержанием ЭД обязан подписать ЭД, при этом сформировать в системе ЕАСАПР РЖД Особое мнение с приложением подтверждающих документов. ЭД при этом присваивается признак "Подписан с особым мнением" и особое мнение становится доступным для всех членов комиссии.

3. Порядок корректировки ЭД подписанного ЭП ОАО "РЖД"

Пользователь ЕАСАПР РЖД, составивший ЭД, осуществляет отзыв ЭД. ЕАСАПР РЖД переводит ЭД в состояние "Черновик", блокирует дальнейшую работу с указанным ЭД и информирует всех членов комиссии об отзыве ЭД. Далее пользователь ЕАСАПР РЖД может скорректировать данные акта рекламации, сформировать новый документ и согласовать его установленным порядком, описанным в разделе 2 настоящего Порядка.

3.2. В случае присвоения ЭД статуса "Утвержден" ЕАСАПР РЖД выводит сообщение о текущем состоянии ЭД и отсутствии возможности его отзыва.

ГАРАНТ:

Настоящий порядок вводится в действие с 1 января 2021 г.

УТВЕРЖДЕН
распоряжением ОАО "РЖД"
N 2773/р от 16 декабря 2020 года

Порядок подписания электронной подписью претензии

1. Основные положения

Порядок подписания электронной подписью претензии в системе ЕАСАПР РЖД (далее - Порядок) определяет порядок взаимодействия сотрудников ОАО "РЖД" при подписании электронной подписью претензии.

1.1. Настоящий Порядок подготовлен на основании следующих документов:

федеральный закон от 6 апреля 2011 года N 63-ФЗ "Об электронной подписи";

1.2. В настоящем Порядке применяются следующие термины, определения и сокращения:

БД - бумажный документ;

БДО - бумажный документооборот;

ЕАСАПР РЖД - единая автоматизированная система рекламационно-претензионной работы ОАО "РЖД";

КВП - корпоративный веб-портал ОАО "РЖД";

ЛК "Поставщик" - личный кабинет Поставщика системы ЕАСАПР РЖД, транслируемый Поставщику через КВП;

ЭД - претензия, зафиксированная на электронном носителе (в виде набора символов, изображений) и предназначенная для передачи во времени и пространстве с использованием средств вычислительной техники и электросвязи с целью хранения и использования;

ЭДО - электронный документооборот;

ЭП - электронная подпись.

2. Порядок подписания ЭП претензии

2.1. Настоящий порядок подписания претензии предусматривает, что сотрудниками ОАО "РЖД" при подписании претензии применяется простая электронная подпись.

2.2. Технологический документооборот претензий в ЕАСАПР РЖД предусматривает следующие статусы и признаки:

2.2.1. Статусы:

"Черновик" - пользователем ЕАСАПР РЖД создана запись в режиме "Претензионная работа - Рекламационные" на основании неудовлетворенных рекламационных актов, ЭД не сформирован;

"Направлено на визирование" - ЭД сформирован, комплект документов находится на согласовании.

"Подписан" - ЭД подписан ЭП представителя Получателя (заказчика).

"Подписание БД" - ЭД сформирован, не включен в ЭДО, подписание осуществляется на бумажном носителе.

2.2.2. Признаки:

"Завизировано с замечаниями" - комплект претензионных материалов и ЭД завизированы ответственными сотрудниками ОАО "РЖД" с замечаниями, корректировка текста разрешена.

"Завизировано без замечаний" - комплект претензионных материалов и ЭД завизированы ответственными сотрудниками ОАО "РЖД" без замечаний, корректировка текста запрещена, ЭД направлен на подписание ответственному представителю заказчика, указанного при оформлении ЭД.

2.3. ЕАСАПР РЖД фиксирует дату и время присвоения признака или смены статуса документа.

2.4. Пользователь ЕАСАПР РЖД, ответственный за ведение претензионной работы со стороны заказчика, после получения уведомления о неудовлетворении требований рекламационного акта в системе ЕАСАПР РЖД обеспечивает формирование комплекта претензионных документов и оформление претензии на основании результатов рекламационной работы. После создания новой записи в режиме "Претензионная работа - Рекламационные" в ЕАСАПР РЖД Претензия имеет статус "Черновик".

2.5. Все необходимые сведения для оформления претензии, а также комплект претензионных документов должны быть зарегистрированы в системе ЕАСАПР РЖД, при необходимости согласованы между подразделениями ОАО "РЖД". После регистрации сведений автоматически формируется печатная форма претензии.

2.6. Претензия должна быть завизирована в соответствии с принятым в подразделении ОАО "РЖД" порядком визирования проектов претензий, затем подписана ЭП ответственным представителем заказчика.

2.7. Ответственный представитель заказчика направляет на визирование комплект документов и претензию, после чего ЭД имеет статус "Направлено на визирование". Корректировка претензии до завершения процесса визирования запрещена.

2.8. В процессе визирования ЭД могут быть присвоены признаки "Завизировано с замечаниями", "Завизировано без замечаний" в зависимости от решений ответственных сотрудников ОАО "РЖД", участвующих в согласовании. По завершении процесса визирования и согласования комплекта документов и претензии ЭД проставляется признак "Завизировано без замечаний", корректировка текста запрещена.

2.9. Система ЕАСАПР РЖД автоматически проверяет возможность оформления ЭД с ЭП соответствующего сотрудника ОАО "РЖД". При оформлении ЭД в ЕАСАПР РЖД данная информация выводится на экран пользователя, оформляющего претензию.

2.10. В случае невозможности подписания ЭП сотрудником ОАО "РЖД", указанным при регистрации претензии, система информирует пользователя, ответственного за составление ЭД, о необходимости оформления претензии на бумажном носителе.

Получив указанную информацию, пользователь, ответственный за составление претензии, выполняет в ЕАСАПР РЖД с ЭД операцию "Оформление на бумажном носителе" и передает на подписание уполномоченному лицу с использованием БДО.

Претензия переходит в состояние "Подписание БД", при этом ЭД не включается в ЭДО.

2.11. В случае подтверждения возможности подписания ЭП соответствующего сотрудника ОАО "РЖД" и наличии признака "Завизировано без замечаний" ЭД направляется на подписание соответствующему пользователю ЕАСАПР РЖД. После направления ЭД на подписание ЭП ответственному сотруднику ОАО "РЖД" ЭД имеет статус "Ожидание подписи ОАО "РЖД" и включен в ЭДО.

2.12. При подписании ЭД ЕАСАПР РЖД обеспечивает соответствие данных работника ОАО "РЖД", указанных в регистрационной форме режима "Претензионная работа - Рекламационные", и учетной записи работника в ЕАСАПР РЖД, после чего формирует ЭП. ЕАСАПР РЖД фиксирует дату и время подписания ЭП ответственным сотрудником.

2.13. После подписания ЭД ответственным представителем заказчика в ЭД присваивается статус "Подписан" и ЭД должен быть отправлен в ЛК "Поставщик" . ЕАСАПР РЖД фиксирует дату и время просмотра Поставщиком уведомления о получении ЭД.

3. Порядок корректировки ЭД подписанного ЭП ОАО "РЖД"

3.1. При возникновении необходимости корректировки первичного ЭД, подписанного ЭП ОАО "РЖД", допускается его отзыв в ЕАСАПР РЖД, при условии что ЭД еще не отправлен Поставщику через ЛК "Поставщик" .

Пользователь ЕАСАПР РЖД, подписавший ЭД, осуществляет отзыв ЭД. ЕАСАПР РЖД переводит ЭД в состояние "Черновик", блокирует дальнейшую работу с указанным ЭД и информирует пользователя, ответственного за оформление, об отзыве ЭД. Далее пользователь ЕАСАПР РЖД, ответственный за оформление, может скорректировать данные претензии, сформировать новый документ и согласовать его установленным порядком, описанным в разделе 2 настоящего Порядка.

3.2. В случае отправки претензии, подписанной ЭП, Поставщику через ЛК "Поставщик" ЕАСАПР РЖД выводит сообщение о текущем состоянии ЭД и отсутствии возможности его отзыва.

Вы можете открыть актуальную версию документа прямо сейчас.

Открыть документ

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.