Постановление Администрации Частинского муниципального округа Пермского края от 9 марта 2021 г. N 91 "Об утверждении Положения об архивном отделе администрации Частинского муниципального округа"

На основании Федерального закона от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", решения Думы Частинского муниципального округа от 07.12.2020 N 65 "Об утверждении структуры администрации Частинского муниципального округа Пермского края", Администрация Частинского муниципального округа постановляет:

1. Утвердить прилагаемое Положение об архивном отделе администрации Частинского муниципального округа.

2. Признать утратившим силу постановление администрации Частинского муниципального района от 03.02.2014 N 28 "Об утверждении Положения об архивном отделе администрации Частинского муниципального района".

3. Обнародовать данное Постановление в соответствие с Уставом Частинского муниципального округа.

4. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на руководителя аппарата администрации Частинского муниципального округа.

Глава муниципального округа - глава администрации Частинского муниципального округа

С.С. Селиванова

Положение
об архивном отделе администрации Частинского муниципального округа
(утв. постановлением администрации Частинского муниципального округа от 9 марта 2021 г. N 91)

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение разработано в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Законом Пермского края от 10 апреля 2018 года N 210-ПК "Об архивном деле в Пермском крае", Законом Пермского края от 09.07.2007 N 74-ПК "О наделении органов местного самоуправления муниципальных районов и городских округов государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учёту и использованию архивных документов государственной части документов архивного фонда Пермского края", Уставом Частинского муниципального округа.

1.2. Настоящее Положение устанавливает порядок организации и деятельности архивного отдела администрации Частинского муниципального округа (далее - Отдела), определяет его задачи, функции, права и ответственность.

1.3. Для решения задач по реализации полномочий в области архивного дела, в соответствии со структурой Администрации Частинского муниципального округа (далее - Администрация) образует в своем составе Отдел, не обладающий статусом юридического лица, выполняющий одновременно функции муниципального архива.

Отдел самостоятельно решает вопросы управления, отнесенные к его ведению. Имеет свои бланки, штампы, печати для заверения архивных справок, выписок, копий архивных документов. Согласовывает описи дел по личному составу ликвидированных организаций, расположенных на территории муниципального округа, номенклатуры дел муниципальных организаций, учреждений, положения об экспертных комиссиях и архивах организаций, инструкции по делопроизводству и другие документы, предусмотренные правилами работы Отдела.

1.4. Отдел подотчётен главе муниципального округа - главе администрации Частинского муниципального округа (далее - глава округа), и находится в непосредственном подчинении руководителя аппарата администрации Частинского муниципального округа.

Положение об Отделе утверждается Постановлением Администрации. Должностные инструкции работников отдела утверждаются главой округа, после согласования руководителем аппарата администрации Частинского муниципального округа.

1.5. Отдел входит в систему архивных учреждений Пермского края, возглавляемую Агентством по делам архивов Пермского края (далее - Агентство), взаимодействие с которым осуществляется на основе соглашения с Администрацией "О координации деятельности в сфере архивного дела.

1.6. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией РФ, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента РФ, постановлениями и распоряжениями Правительства РФ, региональными и локальными актами по вопросам архивного дела и делопроизводства, законами Пермского края, указами и распоряжениями губернатора Пермского края, постановлениями и распоряжениями Правительства Пермского края, Уставом муниципального округа, постановлениями и распоряжениями Администрации, решениями Думы Частинского муниципального округа, а также нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства, Агентства и настоящим Положением.

1.7. Источниками финансирования могут быть:

целевые средства из бюджета Пермского края (при реализации программ развития архивного дела, включающих мероприятия в муниципальных и городских округах).

1.8. Администрация обеспечивает Отдел помещениями, отвечающими нормативным требованиям обеспечения сохранности документов; его содержание, техническое оснащение, оборудование, охрану, транспортное обслуживание и создание необходимых условий труда работников.

При передаче здания (помещения), в котором размещен Отдел, другим организациям, Администрация уведомляет Агентство и принимает решение о предварительном предоставлении равноценного или более подходящего для размещения документов здания (помещения). Оценка равноценности здания (помещения) проводится совместно с Агентством.

2. Основные задачи

Основными задачами Отдела являются:

2.1. Обеспечение сохранности и учёт документов Архива, подлежащих постоянному и длительному хранению, в том числе:

комплектование Архива документами Архивного фонда Пермского края и другими архивными документами имеющими историческое, научное, социально-правовое, экономическое, политическое, культурное значение;

предоставление в установленном порядке учётных данных в Агентство;

проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения и обеспечения физической сохранности документов;

подготовка, представление Администрации и реализация предложений по обеспечению сохранности документов, хранящихся в Отделе;

организация использования архивных документов;

предоставление муниципальных услуг по предоставлению архивных справок, выдаче архивных копий, архивных выписок по запросам юридических и физических лиц.

3. Основные функции

Основными функциями Отдела являются:

3.1. Управление архивным делом на территории муниципального округа.

3.2. Обеспечение хранения:

архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся муниципальной собственностью, входящих в состав Архивного фонда Пермского края, в том числе образовавшихся в деятельности органов местного самоуправления с момента их образования, деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности, а также находящихся в совместном ведении муниципального округа и Пермского края;

архивных фондов и архивных документов на различных носителях, являющихся государственной собственностью, входящих в состав Архивного фонда Пермского края, образовавшихся до момента создания органов местного самоуправления, организаций областного(краевого) и федерального подчинения;

архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц (документы личного происхождения, семейные архивы, документальные коллекции, воспоминания лиц, деятельность которых связана с историей округа (района) и др. входящих в негосударственную часть Архивного фонда Пермского края) на различных видах носителей, переданных на законном основании в муниципальную собственность;

документов на различных видах носителей по личному составу ликвидированных организаций, сменивших форму собственности (не имеющих правопреемника), действовавших на территории округа;

печатных, аудиовизуальных, кино- фоно- видеодокументов, дополняющих фонды Отдела;

учётных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления его практической деятельности.

3.2.1. проведение работы по созданию оптимальных условий их хранения, применению специальных средств хранения (стеллажи, шкафы, коробки, папки и др.), соблюдению нормативных требований к помещению архивного отдела, архивохранилищу, в т.ч. режимов (противопожарного, охранного, температурно-влажностного, светового и санитарно-гигиенического) и надлежащей организации хранения архивных документов, исключающих их утрату и обеспечивающих поддержание их в должном физическом состоянии;

3.2.2. проведение плановой проверки наличия и состояния дел с целью установления фактического наличия находящихся на хранении архивных дел и выявления отсутствующих, выявления недостатков в учёте архивных документов, выявления дел, требующих улучшения их физического состояния, представление в Агентство актов о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны, актов о неисправимых повреждениях архивных документов;

3.2.3. соблюдение общих требований к выдаче архивных документов из архивохранилища, контроля за сохранностью выданных документов;

3.2.4. перевод в плановом порядке наиболее востребованных архивных документов в цифровой формат с целью обеспечения сохранности их содержания и создания фонда пользования для обеспечения их доступности для пользователей;

3.2.5. обеспечение сохранности архивных документов при чрезвычайных ситуациях.

Отдел хранит документы Архивного фонда Пермского края постоянно.

3.3. Учет архивных документов:

3.3.1. проведение систематизации архивных дел по фондам, архивным коллекциям; рациональное размещение архивных дел в архивохранилище, обеспечивающее их учет, хранение и оперативный поиск;

3.3.2. ведение комплекса учетных документов, в том числе в автоматизированном режиме в отраслевом программном комплексе "Архивный фонд", для учёта архивных документов, обеспечивающего организационную упорядоченность и возможность адресного поиска документов;

3.3.3. представление в установленном порядке данных централизованного государственного учёта документов Архивного фонда Пермского края и других архивных документов в Агентство.

3.4. Комплектование (формирование) Архивного фонда документами:

3.4.1. прием на хранение документов имеющих историческое, научное, экономическое, социальное, политическое или культурное значение для муниципального округа;

3.4.2. в установленном порядке организационно-методическое руководство деятельностью архивов организаций-источников комплектования Отдела и организацией документов в делопроизводстве государственной формы собственности в порядке реализации трёхстороннего соглашения между Агентством, Отделом и территориальным государственным органом, и негосударственной формы собственности в сохранении, комплектовании и использовании их архивов, включает:

рассмотрение и согласование положений об архивах организаций экспертных комиссиях, инструкций по делопроизводству, а также в установленном Агентством порядке - номенклатур дел организаций - источников комплектования Отдела;

приём документов постоянного хранения от организаций - источников комплектования архивного отдела на всех видах носителей (бумажных, кино, фото, видео, фоно, цифровых);

приём документов постоянного хранения и по личному составу от организаций муниципальной формы собственности, ликвидированных без правопреемника, в установленном законодательством порядке;

приём документов по личному составу от организаций частной собственности, ликвидированных, в т.ч. по причине банкротства, в установленном законодательством порядке, по договору между конкурсным управляющим и архивным отделом, действующим от имени Администрации;

приём документов личного происхождения, относящихся к частной собственности, в порядке и на условиях договора между собственником документов (или его представителем) и архивным отделом, действующим от имени Администрации;

приём документов от действующих муниципальных и государственных организаций, общественных организаций и граждан на временное хранение при наличии свободных площадей и необходимых условий хранения, по согласованию с Администрацией на договорных условиях;

3.4.3. проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов, хранящихся в архивном отделе, представление в Агентство подготовленных в архивном отделе описей дел постоянного хранения и по личному составу, актов описания архивных документов (переработки описей), актов о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению;

3.4.4. составление списков организаций - источников комплектования архивного отдела (в т.ч. потенциальных), предоставление их на согласование в Агентство и на утверждение в Администрацию; проведение систематической работы по уточнению списков источников комплектования;

3.4.5. оказание методической помощи органам местного самоуправления, муниципальным организациям по вопросам архивного дела;

3.4.6. консультирование организаций других форм собственности по вопросам хранения, учета, комплектования и использования архивных документов.

3.5. Использование архивных документов:

Информационное обеспечение органов местного самоуправления, организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, в том числе:

3.5.1. разработка, исполнение административных регламентов по предоставлению муниципальных услуг, в том числе в электронном виде; своевременное внесение в них изменений в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";

3.5.2. предоставление муниципальных услуг по выдаче архивных справок, копий архивных документов и выписок из них.

3.5.3. обеспечение пользователям условий, необходимых для поиска и изучения архивных документов;

3.5.4. бесплатное своевременное исполнение тематических запросов, запросов социально-правового характера, подготовка и выдача в установленном порядке архивных справок, архивных выписок, архивных копий в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

3.5.5. создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам Отдела, автоматизированных информационно-поисковых систем, банков и баз данных, архивных справочников о составе и содержании документов;

3.5.6. рассмотрение заявлений, предложений и жалоб, приём граждан;

3.6. Осуществление иных функций, возлагаемых на архивный отдел правовыми актами Агентства и Администрации.

4. Права и обязанности

Отделу для выполнения возложенных на него задач и функций предоставляется право:

4.1. Представлять Администрацию округа по всем вопросам, входящим в компетенцию Отдела.

4.2. Вносить на рассмотрение Администрации и Агентства предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, хранящихся в Архиве, совершенствованию работы архивов организаций и организации документов в их делопроизводстве; участвовать в подготовке и рассмотрении органом местного самоуправления вопросов архивного дела и делопроизводства, готовить по ним проекты распорядительных документов.

4.3. Запрашивать и получать от организаций - источников комплектования, независимо от их ведомственной подчиненности, необходимые сведения о работе и состоянии их архивов, организации документов в делопроизводстве.

4.4. Давать рекомендации по исполнению требований федерального и регионального архивного законодательства организациям, расположенным на территории муниципального округа, независимо от их ведомственной подчинённости и форм собственности.

4.5. Давать в пределах своей компетентности организациям, находящимся на территории муниципального округа, рекомендации по вопросам работы их архивов и организации документов в делопроизводстве.

4.6. Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и мероприятиях, проводимых Администрацией и ее структурными подразделениями; участвовать в работе экспертных комиссий организаций.

4.7. Иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссий организаций для участия в решении вопросов сохранности документов.

4.8. Своевременно оповещать главу округа и Агентство о фактах нарушений архивного законодательства должностными лицами и лицами, выполняющими управленческие функции в организациях, независимо от их формы собственности. Направлять в Агентство информацию о фактах нарушения правил хранения, комплектования, учёта или использования документов в организациях, учреждениях, предприятиях для оформления предписаний по данным фактам.

4.9. Взаимодействовать в своей деятельности с органами местного самоуправления, организациями, находящимися на территории муниципального округа, независимо от форм собственности, Агентством, общественными организациями; создавать на общественных началах совет, утверждаемый Администрацией, для рассмотрения организационно-методических и практических вопросов архивного дела.

4.10. Выходить с предложениями к руководству Администрации о поощрении (наказании) работников Отдела.

4.11. При выполнении своих целей и задач Отдел обязан:

соблюдать требования законодательства;

обеспечить решение задач и выполнение функций, установленных настоящим Положением.

4.12. Осуществлять свою деятельность на основе текущих и перспективных планов.

4.13. Повышать профессиональный уровень работников Отдела.

4.14. Соблюдать установленные законодательством сроки при рассмотрении обращений граждан и организаций.

5. Ответственность

5.1. Начальник архивного отдела администрации округа несет персональную ответственность в соответствии с действующим законодательством за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на отдел задач и функций, действия или бездействие, ведущие к нарушению прав и законных интересов граждан, неисполнение основных обязанностей муниципального служащего, нарушение запретов и несоблюдение ограничений, связанных с прохождением муниципальной службы, предусмотренных Федеральным законом от 02.03.2007 N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации".

5.2. Начальник и специалисты архивного отдела несут персональную ответственность, предусмотренную действующим законодательством РФ, за нарушения прав граждан по обращению в архивный отдел, а также за нарушение порядка рассмотрения обращений граждан, установленного Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

5.3. Специалисты архивного отдела несут ответственность в соответствии с действующим законодательством о труде и муниципальной службе в пределах установленных должностных обязанностей, в том числе за неисполнение основных обязанностей муниципального служащего, нарушение запретов, несоблюдение ограничений, связанных с прохождением муниципальной службы, предусмотренных Федеральным законом от 02.03.2007 N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации".

6. Организация работы

6.1. Отдел возглавляет начальник архивного отдела администрации округа (далее - Начальник). Начальник замещает ведущую должность муниципальной службы, специалисты Отдела являются муниципальными служащими и входят в Реестр должностей муниципальной службы Частинского муниципального округа.

Начальник назначается и освобождается главой округа по представлению руководителя аппарата администрации Частинского муниципального округа.

6.2. Начальник:

6.2.1. Организует деятельность Отдела и несёт персональную ответственность за выполнение возложенных на Отдел задач и функций.

6.2.2. Отчитывается о работе Отдела и состоянии Архивного дела в муниципальном образовании перед Администрацией и в установленном порядке - перед Агентством.

6.2.3. Представляет на согласование главе округа и руководителю аппарата администрации Частинского муниципального округа кандидатуры на замещение вакантных должностей в Отделе.

6.2.4. Разрабатывает положение об отделе и должностные инструкции специалистов - муниципальных служащих Отдела.

6.3. Деятельность Отдела организуется в соответствии с правилами и инструкциями, действующим законодательством в системе Федерального архивного агентства, Агентства и на основе муниципальных программ, планов работы, утверждаемых Администрацией с учётом рекомендаций Агентства.

6.4. Упразднение Отдела осуществляется в соответствии с действующим законодательством в установленном порядке по согласованию с Агентством.