Приложение N 1. Правила обработки персональных данных в Министерстве жилищно-коммунального хозяйства Республики Башкортостан

Приложение N 1

к приказу Министерства

жилищно-коммунального хозяйства

Республики Башкортостан

от 5 ноября 2020 г. N 12/06-382

Правила
обработки персональных данных в Министерстве жилищно-коммунального хозяйства Республики Башкортостан

I. Общие положения

1. Настоящие Правила обработки персональных данных в Министерстве жилищно-коммунального хозяйства Республики Башкортостан (далее - Правила) определяют политику Министерства жилищно-коммунального хозяйства Республики Башкортостан (далее - Министерство) как оператора, осуществляющего обработку персональных данных, в отношении обработки и защиты персональных данных, устанавливают процедуры, направленные на выявление и предотвращение нарушений законодательства Российской Федерации в области персональных данных, а также определяют цели обработки персональных данных, содержание обрабатываемых персональных данных, категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются, сроки и порядок их обработки и хранения, порядок уничтожения при достижении целей обработки или при наступлении иных законных оснований в Министерстве.

2. Обработка персональных данных в Министерстве выполняется с использованием средств автоматизации или без использования таких средств и включает сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных субъектов, персональные данные которых обрабатываются в Министерстве.

Порядок обработки персональных данных, осуществляемый без использования средств автоматизации, осуществляется согласно Положению об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, утвержденному Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 сентября 2008 года N 687.

3. Субъектами персональных данных являются граждане, замещающие должности государственной гражданской службы Республики Башкортостан в Министерстве (далее - гражданские служащие) и члены их семей, руководители и заместители руководителей подведомственных организаций и члены их семей, граждане, претендующие на замещение вакантных должностей гражданской службы Республики Башкортостан в Министерстве (далее - граждане, претендующие на замещение должностей государственной гражданской службы), должностей руководителей и заместителей руководителей подведомственных организаций, члены их семей, а также граждане, обратившиеся в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (далее - субъекты персональных данных).

4. Обработка персональных данных в Министерстве осуществляется с соблюдением принципов и условий, предусмотренных законодательством Российской Федерации в области персональных данных и Правилами.

II. Цели, условия и порядок обработки персональных данных в Министерстве

6. Персональные данные субъектов персональных данных обрабатываются в целях осуществления функций Министерства, обеспечения кадровой работы, а также в целях противодействия коррупции.

7. Обработка персональных данных и биометрических персональных данных субъектов персональных данных осуществляется без согласия указанных лиц в рамках целей, определенных пунктом 6 Правил, в соответствии с пунктом 2 части 1 статьи 6 и частью 2 статьи 11 Федерального закона от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ "О персональных данных" (далее - Федеральный закон "О персональных данных") и положениями Федерального закона от 27 мая 2003 года N 58-ФЗ "О системе государственной службы Российской Федерации", Федерального закона от 27 июля 2004 года N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации", Федерального закона от 25 декабря 2008 года N 273-ФЗ "О противодействии коррупции", Трудового кодекса Российской Федерации.

8. Обработка специальных категорий персональных данных субъектов персональных данных осуществляется без их согласия в рамках целей, определенных пунктом 6 Правил, в соответствии с пунктом 2.3 части 2 статьи 10 Федерального закона "О персональных данных", если обработка специальных категорий персональных данных осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной социальной помощи, трудовым законодательством Российской Федерации, пенсионным законодательством Российской Федерации.

9. Обработка персональных данных гражданских служащих, граждан, претендующих на замещение должностей государственной гражданской службы, руководителей организаций, в отношении которых Министерство осуществляет функции и полномочия учредителя, осуществляется при условии получения согласия указанных лиц в следующих случаях:

при передаче (распространении, предоставлении) персональных данных третьим лицам в случаях, не предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации о государственной гражданской службе;

при принятии решений, порождающих юридические последствия в отношении указанных лиц или иным образом затрагивающих их права и законные интересы, на основании исключительно автоматизированной обработки их персональных данных.

10. В случаях, предусмотренных пунктом 9 настоящих Правил, согласие гражданского служащего оформляется в письменной форме согласно приложениям N 10, N 11 к Приказу Министерства жилищно-коммунального хозяйства Республики Башкортостан от 5 ноября 2020 года N 12/06-382 (далее - приказ).

Форма разъяснения субъекту персональных данных юридических последствий отказа предоставить свои персональные данные оформляется в письменной форме согласно приложению N 12 к приказу.

11. Обработка персональных данных субъектов персональных данных осуществляется гражданскими служащими, включенными в Перечень должностей государственной гражданской службы Республики Башкортостан в Министерстве жилищно-коммунального хозяйства Республики Башкортостан, замещение которых предусматривает осуществление обработки персональных данных либо осуществление доступа к персональным данным, утвержденный приложением N 7 к приказу Министерства жилищно-коммунального хозяйства Республики Башкортостан от 5 ноября 2020 года N 12/06-382.

12. Сбор, запись, систематизация, накопление и уточнение (обновление, изменение) персональных данных субъектов персональных данных осуществляется путем:

12.1. Непосредственного получения оригиналов необходимых документов от гражданских служащих (заявление, трудовая книжка, анкета, иные документы, предоставляемые в отдел государственной гражданской службы и реализации антикоррупционной политики).

12.2. Копирования оригиналов документов.

12.3. Внесения сведений в учетные формы (на бумажных и электронных носителях).

12.4. Формирования персональных данных в ходе кадровой работы.

12.5. Формирования и обработки персональных данных в ходе реализации полномочий в сфере противодействия коррупции.

12.6. Внесения персональных данных в информационные системы, используемые в Министерстве.

13. В случае возникновения необходимости получения персональных данных у третьей стороны следует заранее известить об этом субъекта персональных данных, получить его письменное согласие и сообщить ему о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных (за исключением случаев, установленных частью 4 статьи 18 Федерального закона "О персональных данных").

14. Запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу гражданских служащих и членов их семей, руководителей и заместителей руководителей подведомственных организаций и членов их семей персональные данные, касающиеся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, интимной жизни.

15. При сборе персональных данных государственный гражданский служащий отдела государственной гражданской службы и реализации антикоррупционной политики Министерства, осуществляющий сбор (получение) персональных данных непосредственно субъектов персональных данных, обязан разъяснить указанным субъектам юридические последствия отказа предоставить их персональные данные.

III. Условия и порядок обработки персональных данных гражданских служащих и лиц, состоящих с ними в родстве (свойстве), в связи с рассмотрением вопроса о предоставлении единовременной субсидии на приобретение жилого помещения и о предоставлении служебного жилого помещения

16. В Министерстве осуществляется обработка персональных данных гражданских служащих и лиц, состоящих с ними в родстве (свойстве), в связи с рассмотрением вопроса о предоставлении единовременной субсидии на приобретение жилого помещения и представлении служебного жилого помещения.

17. Перечень персональных данных, подлежащих обработке в связи с предоставлением единовременной субсидии на приобретение жилого помещения, служебного жилого помещения, включает в себя:

17.1. Фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии) (в том числе прежние фамилии, имена и (или) отчества (последние - при наличии), дату, место и причину их изменения).

17.2. Вид, серию, номер документа, удостоверяющего личность, наименование органа, выдавшего его, дату выдачи.

17.3. Адрес места жительства (адрес постоянной регистрации, адрес временной регистрации, адрес фактического места жительства).

17.4. Сведения о составе семьи.

17.5. Персональные данные, содержащиеся в выписке из домовой книги, копиях финансового лицевого счета, свидетельства о браке, свидетельства о рождении ребенка (детей), трудовой книжки или сведения о трудовой деятельности, предусмотренные статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации, документов о наличии в собственности гражданского служащего и (или) членов его семьи жилых помещений, кроме жилого помещения, в котором они зарегистрированы (с предоставлением при необходимости их оригиналов), документа, подтверждающего право на дополнительную площадь жилого помещения (в случаях, установленных законодательством Российской Федерации и Республики Башкортостан).

17.6. Иные персональные данные, предусмотренные законодательством Российской Федерации и Республики Башкортостан.

18. Обработка персональных данных гражданских служащих Министерства при постановке на учет для получения единовременной субсидии на предоставление жилого помещения осуществляется на основании заявления государственного служащего, представляемого на имя министра жилищно-коммунального хозяйства Республики Башкортостан в Комиссию Министерства жилищно-коммунального хозяйства Республики Башкортостан по рассмотрению вопросов предоставления государственным гражданским служащим единовременной субсидии на приобретение жилого помещения на территории Республики Башкортостан (далее - Комиссия).

19. Обработка персональных данных гражданских служащих Министерства в связи с предоставлением единовременной субсидии на приобретение жилого помещения, в частности: сбор, запись, систематизация, накопление и уточнение (обновление, изменение) персональных данных, осуществляется должностными лицами Министерства, входящими в состав Комиссии, путем:

19.1. Получения оригиналов необходимых документов.

19.2. Предоставления заверенных в порядке, установленном законодательством Российской Федерации и Республики Башкортостан, копий документов.

Комиссия вправе проверять сведения, содержащиеся в документах, представленных гражданскими служащими Министерства, о наличии условий, необходимых для постановки государственного служащего на учет для получения единовременной субсидии для приобретения жилого помещения.

IV. Порядок обработки персональных данных в автоматизированных информационных системах

20. Обработка персональных данных в Министерстве может осуществляться с использованием автоматизированных информационных систем (приложение N 5 к приказу).

21. Автоматизированные информационные системы содержат персональные данные субъектов персональных данных, граждан и организаций, обратившихся в Министерство в связи с исполнением государственных функций Министерства.

22. Гражданским служащим Министерства, имеющим право осуществлять обработку персональных данных, предоставляются уникальный логин и пароль для доступа к автоматизированным информационным системам.

Доступ к автоматизированным информационным системам предоставляется в рамках функций, предусмотренных должностными регламентами гражданских служащих Министерства, имеющих право осуществлять обработку персональных данных.

Информация может вноситься как в автоматическом режиме, так и в ручном режиме при получении информации на бумажном носителе или в ином виде, не позволяющем осуществлять ее автоматическую регистрацию.

23. Обеспечение безопасности персональных данных, обрабатываемых в автоматизированных информационных системах, осуществляется отделом информационно-аналитического сопровождения и охраны труда Министерства и достигается путем исключения несанкционированного, в том числе случайного, доступа к персональным данным, а также иных неправомерных действий в отношении персональных данных согласно статье 19 Федерального закона "О персональных данных".

V. Условия и порядок обработки персональных данных субъектов персональных данных в связи с рассмотрением обращений граждан

24. В Министерстве обработка персональных данных граждан осуществляется с целью обеспечения своевременного рассмотрения в полном объеме их устных и письменных обращений в порядке, установленном Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

25. Персональные данные граждан, обратившихся в Министерство лично, а также направивших индивидуальные или коллективные письменные обращения или обращения в форме электронного документа, обрабатываются в целях рассмотрения указанных обращений с последующим уведомлением граждан о результатах рассмотрения.

26. В соответствии со статьями 7, 13 Федерального закона от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" в связи с рассмотрением поступивших в Министерство обращений граждан обработке подлежат следующие персональные данные:

26.1. Фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии).

26.2. Почтовый адрес.

26.3. Адрес электронной почты.

26.4. Указанный в обращении контактный телефон.

26.5. Иные персональные данные, указанные в обращении, а также ставшие известными в ходе личного приема или в процессе рассмотрения поступившего обращения.

27. Обработка персональных данных, необходимых в связи с рассмотрением обращений граждан, осуществляется без согласия субъектов персональных данных в соответствии с пунктом 2 части 1 статьи 6 Федерального закона "О персональных данных" и Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

28. Передача (распространение, предоставление) и использование персональных данных, указанных в пункте 26 настоящих Правил, осуществляется в случаях и в порядке, предусмотренных законодательством Российской Федерации о персональных данных.

VI. Организация хранения персональных данных

29. Срок обработки и хранения персональных данных граждан, претендующих на замещение вакантных должностей гражданской службы, и членов их семей, граждан, не допущенных к участию в конкурсе, и кандидатов, участвовавших в конкурсе, составляет три года со дня завершения конкурса, после чего подлежат уничтожению согласно пункту 25 Положения о конкурсе на замещение вакантной должности государственной гражданской службы Российской Федерации, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 1 февраля 2005 года N 112.

Сроки хранения документов на бумажных носителях, содержащих персональные данные субъектов персональных данных, определяются в соответствии Приказом Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 года N 236 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения".

30. После увольнения с государственной гражданской службы Республики Башкортостан (прекращения трудовых отношений) персональные данные гражданского служащего хранятся в Министерстве в течение срока хранения документов, предусмотренного Указом Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 года N 609 "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела".

31. Срок хранения персональных данных в автоматизированных информационных системах Министерства определяется в соответствии с Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2007 года N 1182.

32. Персональные данные, полученные Министерством на бумажном и/или электронном носителях в связи с осуществлением своих полномочий, хранятся у гражданских служащих Министерства, должности которых включены в Перечень должностей государственной гражданской службы Республики Башкортостан в Министерстве жилищно-коммунального хозяйства Республики Башкортостан, замещение которых предусматривает осуществление обработки персональных данных либо осуществление доступа к персональным данным, утвержденный приложением N 7 к приказу (далее - гражданский служащий, уполномоченный на обработку персональных данных).

33. Персональные данные при их обработке, осуществляемой без использования средств автоматизации, должны обособляться от иной информации, в частности, путем фиксации их на разных материальных носителях персональных данных, в специальных разделах или на полях форм (бланков).

34. Необходимо обеспечивать раздельное хранение персональных данных на разных материальных носителях, обработка которых осуществляется в целях, определенных настоящими Правилами.

35. Контроль за хранением и использованием материальных носителей персональных данных, не допускающий несанкционированное использование, уточнение, распространение и уничтожение персональных данных, находящихся на этих носителях, осуществляют руководители структурных подразделений Министерства.

36. Срок хранения персональных данных, внесенных в информационные системы персональных данных Министерства, должен соответствовать сроку хранения бумажных оригиналов.

VII. Порядок уничтожения персональных данных при достижении целей обработки или при наступлении иных законных оснований

37. Структурным подразделением Министерства, ответственным за документооборот и архивирование, осуществляется систематический контроль и выделение документов, содержащих персональные данные, с истекшими сроками хранения, подлежащих уничтожению.

38. Вопрос об уничтожении выделенных документов, содержащих персональные данные, рассматривается на заседании специально созванной комиссии Министерства (далее - комиссия Министерства), состав которой утверждается приказом Министерства.

По итогам заседания составляются протокол и Акт о выделении к уничтожению документов, опись уничтожаемых дел, проверяется их комплектность, Акт о выделении к уничтожению документов подписывается председателем и членами комиссии Министерства и утверждается министром жилищно-коммунального хозяйства Республики Башкортостан.

Документы, содержащие персональные данные, на бумажном носителе передаются в архив Министерства для уничтожения в порядке, установленном законодательством Российской Федерации об архивном деле.

39. Уничтожение по окончании срока обработки персональных данных на электронных носителях производится путем механического нарушения целостности носителя, не позволяющего произвести считывание или восстановление персональных данных, или удалением с электронных носителей методами и средствами гарантированного удаления остаточной информации.

VIII. Порядок доступа в помещения, в которых ведется обработка персональных данных

40. Порядок доступа в помещения, в которых ведется обработка персональных данных, регламентируется Приказом Министерства жилищно-коммунального хозяйства Республики Башкортостан от 22 января 2014 года N 07/06-12 "Об утверждении порядка доступа государственных гражданских служащих Министерства жилищно-коммунального хозяйства Республики Башкортостан в помещения, в которых ведется обработка персональных данных".

IX. Ответственный за организацию обработки персональных данных в Министерстве

41. Ответственный за организацию обработки персональных данных в Министерстве (далее - Ответственный за обработку персональных данных в Министерстве) назначается министром жилищно-коммунального хозяйства Республики Башкортостан из числа гражданских служащих, относящихся к высшей и (или) главной группе должностей категории "руководители" Министерства.

42. Ответственный за обработку персональных данных Министерства в своей работе руководствуется законодательством Российской Федерации в области персональных данных и настоящими Правилами.

43. Ответственный за обработку персональных данных Министерства обязан:

43.1. Организовывать принятие правовых, организационных и технических мер для обеспечения защиты персональных данных, обрабатываемых в Министерстве от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий в отношении персональных данных.

43.2. Осуществлять внутренний контроль за соблюдением гражданскими служащими Министерства требований законодательства Российской Федерации в области персональных данных, в том числе требований к защите персональных данных.

43.3. Доводить до сведения гражданских служащих Министерства положения законодательства Российской Федерации в области персональных данных, локальных актов по вопросам обработки персональных данных, требований к защите персональных данных.

43.4. Организовывать прием и обработку обращений и запросов субъектов персональных данных или их представителей, а также осуществлять контроль за приемом и обработкой таких обращений и запросов в Министерстве.

43.5. В случае нарушения в Министерстве требований к защите персональных данных, принимать необходимые меры по восстановлению нарушенных прав субъектов персональных данных.

44. Ответственный за обработку персональных данных вправе:

44.1. Иметь доступ к информации, касающейся обработки персональных данных в Министерстве и включающей:

44.1.1. Цели обработки персональных данных.

44.1.2. Категории обрабатываемых персональных данных.

44.1.3. Категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются.

44.1.4. Правовые основания обработки персональных данных.

44.1.5. Перечень действий с персональными данными, общее описание используемых в Министерстве способов обработки персональных данных.

44.1.6. Описание мер, предусмотренных статьями 18.1 и 19 Федерального закона "О персональных данных", в том числе сведения о наличии шифровальных (криптографических) средств и наименования этих средств.

44.1.7. Дату начала обработки персональных данных.

44.1.8. Срок или условия прекращения обработки персональных данных.

44.1.9. Сведения о наличии или об отсутствии трансграничной передачи персональных данных в процессе их обработки.

44.1.10. Сведения об обеспечении безопасности персональных данных в соответствии с Требованиями к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 1 ноября 2012 года N 1119.

44.2. Привлекать к реализации мер, направленных на обеспечение безопасности персональных данных, обрабатываемых в Министерстве, иных гражданских служащих Министерства с возложением на них соответствующих обязанностей и закреплением ответственности.

45. Ответственность должностных лиц Министерства, имеющих доступ к персональным данным, за невыполнение требований норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных, определяется в соответствии со статьей 24 Федерального закона "О персональных данных" и законодательством Российской Федерации.