Статья 6. Порядок подготовки и проведения совещаний и иных мероприятий в Администрации города

Статья 6. Порядок подготовки и проведения совещаний и иных мероприятий в Администрации города

В целях оперативного руководства деятельностью органов Администрации города, выработки решений по основным направлениям развития города проводятся совещания, заседания и иные мероприятия с участием Главы города, заместителей Главы, управляющего делами, руководителей органов Администрации города.

1. Мероприятия с участием Главы города проводятся в соответствии:

1) с перечнем регламентных мероприятий Администрации города и регламентом заседаний совещательных и консультативных органов (советов, комитетов, комиссий) при Главе города;

2) с годовым, квартальными, недельными планами деятельности Администрации города;

3) с поручениями Главы города, в том числе, по предложениям заместителей Главы, управляющего делами и руководителей органов.

Совещания, заседания и иные мероприятия, проводимые заместителями Главы, управляющим делами, руководителями органов Администрации города организуются в соответствии с планами работы Администрации города, органов Администрации города, с регламентом заседаний совещательных и консультативных органов и поручениями Главы города.

2. Мероприятия при Главе города (далее - мероприятия) могут проходить в следующих видах:

1) совещания (в том числе выездные);

2) заседания совещательных и консультативных органов;

3) переговоры, встречи, беседы Главы города с иностранными и российскими делегациями, представителями федеральных, региональных органов власти, государственных и муниципальных органов, органов местного самоуправления, городских организаций всех форм собственности, а также с депутатами, представителями политических партий и общественных объединений;

4) подписание договоров или протоколов о сотрудничестве органов местного самоуправления города с органами власти, городскими организациями всех форм собственности, общественными организациями;

5) торжественные собрания;

6) церемонии торжественного награждения и поощрения физических и юридических лиц почетными грамотами и благодарственными письмами Главы города, благодарностями и дипломами Администрации города, ценными подарками и сувенирами;

7) мероприятия, организуемые и проводимые в связи с государственными, региональными, городскими и профессиональными праздниками, памятными датами и знаменательными событиями;

8) иные виды мероприятий.

3. Порядок подготовки мероприятий и порядок исполнения поручений Главы города регламентируются соответствующим постановлением Администрации города.

Ответственность за качественную и своевременную подготовку и проведение мероприятий возлагается на первого заместителя Главы, заместителей Главы, управляющего делами, а также на руководителей органов Администрации города (далее - руководители органов Администрации), которым поручена подготовка мероприятия.

Контроль за своевременной подготовкой проведения мероприятий, оформлением документов (порядка проведения мероприятия, протокола мероприятия) и оперативный контроль за исполнением поручений Главы города по протоколам совещаний, заседаний осуществляется отделом по организационно-протокольной работе.

4. При подготовке общественно-значимого мероприятия, предполагающего большой круг участников, исполнителем формируется организационный комитет (рабочая группа) и представляется для утверждения Главе города, первому заместителю Главы, заместителю Главы, курирующему орган, ответственный за подготовку мероприятия, либо управляющему делами. Возглавляет организационный комитет (рабочую группу) первый заместитель Главы либо заместитель Главы, курирующий орган Администрации города, ответственный за подготовку мероприятия, либо управляющий делами. При необходимости состав организационного комитета утверждается правовым актом Администрации города.

В зависимости от формата проведения мероприятия решение вопросов его подготовки может быть поручено Главой города органам Администрации города.

Ответственный исполнитель разрабатывает в СЭД по установленной форме порядок проведения мероприятия с приложением проекта решения, списка приглашенных участников мероприятия, информационных материалов по тематике мероприятия, организует приглашение участников мероприятия.

На мероприятиях, кроме приглашенных участников, могут присутствовать муниципальные служащие: управляющий делами, сотрудники отдела по работе со средствами массовой информации и информационно-аналитической работе Администрации города, специалисты органа, ответственного за проведение мероприятия, специалисты организационного управления.

Специалисты органа, ответственного за проведение мероприятия, проводят регистрацию прибывших участников и представляют Главе города порядок проведения мероприятия с приложением проекта решений, лист регистрации прибывших участников, информационные материалы (в случае необходимости), протокол предыдущего совещания.

5. Отдел по организационно-протокольной работе обеспечивает аудиозапись мероприятий.

Специалист отдела по организационно-протокольной работе ведет протокол мероприятия (совещания, заседания), который оформляет в СЭД по установленной форме с учетом аудиозаписи в течение двух рабочих дней.

По итогам выездного мероприятия с участием Главы города (рабочей встречи, комиссионного обследования, оперативного совещания) специалист отдела по организационно-протокольной работе либо специалист органа, ответственного за проведение мероприятия, по установленной форме с учетом аудиозаписи формирует и оформляет в СЭД протокол мероприятия.

Заседания комиссий, организационных комитетов проводятся в соответствии с правовым актом, утверждающим их состав и регламентирующим порядок их деятельности. В случае, если протокол заседания готовится секретарем соответствующей комиссии либо организационного комитета, то в обязательном порядке направляется в электронном виде в организационно-протокольный отдел для предварительного согласования.

Протоколы мероприятий согласовываются управляющим делами, утверждаются Главой города и рассылаются исполнителям посредством СЭД. Аудиозапись мероприятия помещается в фонотеку, формируемую в отделе организационно-протокольной работе.

6. Специалист отдела по организационно-протокольной работе обеспечивает контроль за исполнением поручений. Управляющий делами координирует работу по выполнению поручений Главы города, определенных протоколами мероприятий

7. Первый заместитель Главы, заместители Главы, руководители органов Администрации, на которых Главой города возлагается ответственность за подготовку и проведение мероприятий, несут персональную дисциплинарную ответственность за качество и своевременное представление управляющему делами материалов, связанных с подготовкой и проведением мероприятий с участием Главы города.