Статья 7. Организация работы со служебными документами

Статья 7. Организация работы со служебными документами

1. Все документы, образующиеся в деятельности Администрации города, являются служебными и должны соответствовать требованиям действующего законодательства, государственных стандартов, нормативных правовых актов органов государственной власти и муниципальных правовых актов, настоящего Регламента.

2. Ответственность за организацию и ведение делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в Администрации города возлагается на отдел документационного обеспечения организационного управления Администрации города (далее - отдел документационного обеспечения), в органах Администрации города - на руководителей органов.

Непосредственная работа по документационному обеспечению в органах Администрации города осуществляется лицами, ответственными за делопроизводство, и лицами, их замещающими, функции которых устанавливаются Инструкцией по делопроизводству и должностными инструкциями.

3. Порядок документирования и организации работы с документами в Администрации города устанавливается Инструкцией по делопроизводству.

4. Корреспонденция, адресованная Главе города, рассматривается Главой города либо первым заместителем Главы в соответствии с распоряжением Главы города, утверждающим порядок работы с входящей и исходящей корреспонденцией в Администрации города.

Корреспонденция, адресованная Администрации города, поступает в отдел документационного обеспечения, где регистрируется (за исключением обращений и писем граждан) течение трех календарных дней в СЭД, что включает в себя заполнение регистрационной карточки, сканирование, присоединение электронного образа документа. Документ, содержащий персональные данные, сканированию не подлежит.

Документ адресуется по назначению Главе города, первому заместителю Главы, заместителям Главы, управляющему делами в соответствии с их компетенцией для рассмотрения и принятия мер.

5. Результаты рассмотрения документов отражаются на отдельном бланке резолюции, которая содержит фамилию, инициалы исполнителя, срок и содержание поручения, подпись автора резолюции и дату рассмотрения либо на лицевой стороне в правом верхнем углу первого листа документа.

6. Резолюция, дата исполнения документа фиксируется в регистрационно-контрольной карточке в СЭД и направляется отделом документационного обеспечения исполнителям. Документ, содержащий персональные данные, передается на бумажном носителе, а при наличии нескольких соисполнителей - подлежит копированию.

В случае исполнения документа несколькими органами либо должностными лицами, обобщение материалов, подготовку итоговой информации осуществляет орган Администрации города или должностное лицо, указанное в перечне исполнителей первым.

Дальнейшее движение документов и контроль их исполнения возлагается на лиц, ответственных за делопроизводство в органах Администрации города.

7. Служебные документы исполняются в следующие сроки:

1) с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

2) без указания даты исполнения, но имеющие к тексту пометку "весьма срочно" - исполняются в течение 1-2 дней, "срочно" - исполняются в 3-дневный срок, имеющие пометку "оперативно" - в 10-дневный срок, остальные - в срок не более 30 дней, если иное не установлено федеральными законами;

2) по запросам депутатов Государственной Думы - не позднее, чем через 30 дней со дня регистрации;

3) по запросам депутатов Законодательного Собрания Свердловской области - не позднее, чем через 20 дней со дня регистрации;

4) по запросам депутатов городской Думы - не позднее, чем через 30 дней со дня регистрации;

5) по протестам прокуратуры - не позднее 10 дней со дня регистрации;

6) по представлениям прокуратуры - не позднее 30 дней со дня регистрации.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с момента их регистрации в отделе по делопроизводству.

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению в ближайший следующий за ним рабочий день.

8. Изменение срока исполнения документа производится руководителем, установившим срок исполнения поручения (Главой города, заместителем Главы, управляющим делами), при наличии объективных причин, изложенных исполнителем в служебной записке, представленной за 3 дня до истечения контрольного срока.

Продление сроков исполнения служебных документов осуществляется в соответствии с резолюцией Главы города, первого заместителя Главы, заместителей Главы, управляющего делами на основании служебной записки ответственного исполнителя.

Сроки исполнения поручений, установленных органами государственной власти и правоохранительными органами, могут изменяться только с разрешения этих органов.

Обо всех случаях изменения сроков исполнения документа (поручения) ответственный исполнитель своевременно информирует подразделение, в котором документ поставлен на контроль.

9. Служебные документы, направляемые Администрацией города в органы государственной власти, сторонние организации, подписываются Главой города или уполномоченными им должностными лицами в соответствии с распоряжением Главы города, утверждающим порядок работы с входящей и исходящей корреспонденцией в Администрации города.

10. Корреспонденция, адресованная непосредственно в органы Администрации города или конкретным должностным лицам органов Администрации города, регистрируется в установленном порядке в соответствующих подразделениях.

11. Передача внутренних документов между органами Администрации города осуществляется средствами СЭД, в случае необходимости передачи документов на бумажном носителе - через службы делопроизводства органов Администрации города.

12. Исходящие документы в адрес прокуратуры, правоохранительных органов в обязательном порядке согласовываются с юридическим управлением Администрации города.

13. Исходящие документы в адрес городской Думы согласовываются с начальником организационного управления Администрации города.

14. Отправка исходящих служебных документов, писем, подписанных Главой города, первым заместителем Главы, заместителями Главы, управляющим делами осуществляется отделом документационного обеспечения по СЭД исполнительных органов государственной власти Свердловской области, электронной, почтовой, факсимильной, фельдъегерской связью или передачей под роспись представителю адресата с отметкой на втором экземпляре документа.

15. Работа с информацией, составляющей государственную и служебную тайну, в Администрации города осуществляется в соответствии с действующими законодательными актами, специальными инструкциями и положениями.