Приказ Департамента управления делами Губернатора и Правительства Севастополя от 15 марта 2021 г. N 47 "Об утверждении Паспорта ключевого показателя результативности и эффективности контрольно-надзорной деятельности Департамента управления делами Губернатора и Правительства Севастополя при осуществлении в городе Севастополе регионального государственного контроля за соблюдением законодательства об архивном деле" (с изменениями и дополнениями)

Приказ Департамента управления делами Губернатора и Правительства Севастополя от 15 марта 2021 г. N 47
"Об утверждении Паспорта ключевого показателя результативности и эффективности контрольно-надзорной деятельности Департамента управления делами Губернатора и Правительства Севастополя при осуществлении в городе Севастополе регионального государственного контроля за соблюдением законодательства об архивном деле"

С изменениями и дополнениями от:

22 декабря 2021 г.

В соответствии с основными направлениями разработки и внедрения системы оценки результативности и эффективности контрольно-надзорной деятельности, утвержденными распоряжением Правительства Российской Федерации от 17.05.2016 N 934-р, постановлением Правительства Севастополя от 14.12.2017 N 944-ПП "Об утверждении Методики оценки результативности и эффективности контрольно-надзорной деятельности исполнительных органов государственной власти города Севастополя, уполномоченных на осуществление регионального государственного контроля (надзора)", распоряжением Правительства Севастополя от 18.02.2019 N 38-РП "Об утверждении Перечня ключевых показателей результативности контрольно-надзорной деятельности исполнительных органов государственной власти города Севастополя, уполномоченных на осуществление регионального государственного контроля (надзора)" с целью оценки результативности и эффективности контрольно-надзорной деятельности Департамента управления делами Губернатора и Правительства Севастополя при осуществлении в городе Севастополе регионального государственного контроля за соблюдением законодательства об архивном деле приказываю:

1. Утвердить Паспорт ключевого показателя результативности и эффективности контрольно-надзорной деятельности Департамента управления делами Губернатора и Правительства Севастополя при осуществлении в городе Севастополе регионального государственного контроля за соблюдением законодательства об архивном деле (прилагается).

2. Настоящий приказ вступает в силу со дня его официального опубликования.

Информация об изменениях:

Пункт 3 изменен с 24 декабря 2021 г. - Приказ Департамента управления делами Губернатора и Правительства Севастополя от 22 декабря 2021 г. N 123

См. предыдущую редакцию

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на первого заместителя директора Департамента управления делами Губернатора и Правительства Севастополя.

Директор Департамента

М.В. Чигарев

Утвержден
приказом Департамента
управления делами Губернатора
и Правительства Севастополя
от 15 марта 2021 г. N 47

Паспорт
ключевого показателя результативности и эффективности контрольно-надзорной деятельности Департамента управления делами Губернатора и Правительства Севастополя при осуществлении в городе Севастополе регионального государственного контроля за соблюдением законодательства об архивном деле

Департамент управления делами Губернатора и Правительства Севастополя (далее - Департамент) (наименование органа исполнительной власти, осуществляющего контрольно-надзорную деятельность, ответственного за разработку и внедрение системы оценки результативности и эффективности)
I. Общая информация по показателю
Номер (индекс) показателя	Наименование цели		Наименование задач			Наименование показателя		Базовое значение	Международное сопоставление показателя
А.3	Снижение рисков причинения вреда (ущерба) охраняемым законом ценностям, в том числе рисков неисправимых повреждений и утраты документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, отнесенных к собственности города Севастополя (далее также - архивные документы) на этапе временного хранения в исполнительных органах государственной власти города Севастополя, иных государственных органах города Севастополя, органах местного самоуправления в городе Севастополе, предприятиях, учреждениях и организациях города Севастополя, в отношении которых осуществляется региональный государственный контроль за соблюдением законодательства об архивном деле (далее - контролируемые лица)		1. Выявление и пресечение нарушений обязательных требований, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, законами города Севастополя, иными нормативными правовыми актами города Севастополя в сфере архивного дела (далее - законодательство об архивном деле) 2. Устранение причин, факторов и условий, влекущих появление рисков причинения вреда (ущерба) архивным документам на этапе временного хранения			Доля документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, утраченных и неисправимо поврежденных на этапе временного хранения		0	отсутствует возможность сопоставления
Формула расчета показателя
Расшифровка (данных) переменных				Источники (данных) переменных, в том числе информационные системы (реквизиты статистических форм, номера строк, наименования и реквизиты информационных систем)
Ку - количество архивных документов, утраченных на этапе временного хранения				акты об утрате документов в организациях (контролируемых лицах), включенных в список организаций - источников комплектования ГКУ "Архив города Севастополя" (далее - источники комплектования), согласованные Экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) Управления архивным делом в городе Севастополе Департамента управления делами Губернатора и Правительства Севастополя (далее - Управление)
Кн - количество архивных документов, неисправимо поврежденных на этапе временного хранения				акты о неисправимых повреждениях архивных документов в источниках комплектования, согласованные ЭПК Управления
Кп - количество документов Архивного фонда Российской Федерации, включенных в установленном порядке в описи дел постоянного хранения, и находящихся на временном хранении в источниках комплектования				паспорта архивов источников комплектования; описи дел постоянного хранения источников комплектования, утвержденные ЭПК Управления
Кл/с - количество документов по личному составу, включенных в установленном порядке в описи дел по личному составу, и находящихся на хранении в источниках комплектования				паспорта архивов источников комплектования; описи дел по личному составу источников комплектования, согласованные ЭПК Управления
II. Методика расчета переменных, используемых для расчета показателя
Наименование документа, содержащего методику расчета переменных, используемых для расчета показателя		приказ Государственной архивной службы России от 11.03.1997 N 11 "Об утверждении Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации"; приказ Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 N 526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях"
III. Состояние показателя
Описание основных обстоятельств, характеризующих базовое значение показателя
Базовое значение показателя		Текущее значение показателя находится в непосредственной зависимости от следующих факторов: - соблюдение контролируемыми лицами нормативных правовых актов в сфере архивного дела, определяющих требования по обеспечению сохранности архивных документов, в том числе к наличию и оборудованию помещений архивов; - соблюдение контролируемыми лицами требований противопожарного и охранного режимов; обеспечение температурно-влажностного, светового, гигиенического режимов; наличие специальных средств хранения архивных документов (стеллажи, картонаж и др.); - проведение контролируемыми лицами в установленные нормативными правовыми актами сроки экспертизы ценности документов и упорядочения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, в том числе документов по личному составу; - обеспечение контролируемыми лицами учета архивных документов, находящихся на временном хранении; - уровень подготовки работников контролируемых лиц, ответственных за обеспечение сохранности и учет архивных документов, в том числе знание требований нормативных правовых актов в сфере архивного дела. С целью снижения рисков причинения вреда (ущерба) охраняемым законом ценностям (архивным документам), информирования контролируемых лиц по вопросам соблюдения обязательных требований, проводятся следующие мероприятия: - публичные мероприятия, в том числе семинары, "круглые столы", конференции и др., а также предоставление консультативно-методической помощи по вопросам организации деятельности экспертных комиссий и архивов организаций, в том числе контролируемых лиц, осуществления делопроизводства, экспертизы ценности, упорядочения архивных документов, иным вопросам в сфере архивного дела; - размещение в разделе Департамента в государственной информационной системе города Севастополя "Портал органов государственной власти города Севастополя" (далее - официальный сайт Департамента) Перечня нормативных правовых актов, их отдельных частей, содержащих обязательные требования, соблюдение которых оценивается при проведении мероприятий по контролю при осуществлении регионального государственного контроля за соблюдением законодательства об архивном деле, а также текстов соответствующих нормативных правовых актов, поддержание их в актуальном состоянии; - составление и направление юридическим лицам, индивидуальным предпринимателям предостережений о недопустимости нарушения обязательных требований законодательства об архивном деле (при наличии сведений о готовящихся нарушениях или о признаках нарушений обязательных требований)
Описание стратегической цели показателя
Наименование цели и ее описание		Обеспечение сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, отнесенных к собственности города Севастополя
Целевые значения показателя по годам
Годы		2021 год		2022 год	2023 год		2024 год			2025 год
Базовое значение (значение)		0		0	0		0			0
Описание задач по достижению целевых значений показателя
1. Выявление и пресечение нарушений обязательных требований законодательства об архивном деле: - выявление нарушений в организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, отнесенных к собственности города Севастополя. 2. Устранение причин, факторов и условий, влекущих появление рисков причинения вреда (ущерба) архивным документам на этапе временного хранения: - проведение разъяснительной работы и профилактических мероприятий; - обеспечение доступа контролируемых лиц к информации об обязательных требованиях законодательства об архивном деле и необходимых мерах по их исполнению. Достижение целевого значения показателя обеспечивается: - соблюдением контролируемыми лицами обязательных требований законодательства об архивном деле; - реализацией Управлением мероприятий по профилактике нарушений обязательных требований законодательства об архивном деле
Описание рисков недостижения целевых значений показателя
Риски недостижения целевых значений показателя могут привести к неисправимым повреждениям и утрате документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, отнесенных к собственности города Севастополя.
Риски недостижения целевых показателей могут быть обусловлены:
- отсутствием финансовых средств на материально-техническое оснащение архивов организаций; - отсутствием штатных единиц или решением кадрового вопроса путем возложения обязанностей по ведению архива на штатного работника организации сверх его основных обязанностей; - отсутствием условий для обеспечения сохранности архивных документов, в том числе выделением и оборудованием помещения для хранения архивных документов; - отсутствием свободных стеллажных площадей в государственных архивных учреждениях, необходимых для обеспечения приема документов постоянного хранения в установленные законодательством сроки; - воздействием чрезвычайных обстоятельств, носящих непредвиденный характер и влекущих утрату и неисправимые повреждения архивных документов
IV. Методика сбора и управления данными
Методы сбора и управления статистическими и иными данными, необходимыми для расчета показателя, включая механизмы и сроки их совершенствования/опубликования
Наименование необходимых данных для расчета переменных (первичный учет)		- количество документов Архивного фонда Российской Федерации, включенных в установленном порядке в описи дел постоянного хранения, находящихся на временном хранении в источниках комплектования; - количество документов по личному составу, включенных в установленном порядке в описи дел по личному составу, находящихся на хранении в источниках комплектования; - количество дел постоянного хранения и по личному составу, утраченных на этапе временного хранения, включенных в установленном порядке в акты об утрате документов, согласованные с ЭПК Управления; - количество дел постоянного хранения и по личному составу, утраченных на этапе временного хранения, включенных в установленном порядке в акты о неисправимых повреждениях, согласованные с ЭПК Управления
Источники исходных данных		Ресурсом для сбора необходимых данных служат: - паспорта архивов источников комплектования; - описи дел постоянного хранения, утвержденные ЭПК Управления; - описи дел по личному составу, согласованные ЭПК Управления. Сбор данных осуществляется Управлением при рассмотрении итогов работы ЭПК Управления, а также при проведении ежегодной паспортизации архивов источников комплектования
Характеристики, отражающие специфику сбора данных		Все данные, используемые при расчете показателя, относятся исключительно к территории города Севастополя. Сбор информации происходит при проведении ежегодной паспортизации архивов источников комплектования, а также при анализе итогов работы ЭПК Управления, в части количества рассмотренных и утвержденных описей дел постоянного хранения, согласованных описей дел по личному составу, актов об утрате документов, актов о неисправимых повреждениях документов, представленных на рассмотрение ЭПК Управления источниками комплектования
Ограничения данных		При расчете показателя не используются данные, касающиеся документов, содержащих сведения, составляющие государственную и иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну
Процедуры обеспечения качества данных		Полнота и достоверность данных о количестве документов постоянного хранения и документов по личному составу, внесенных в установленном порядке в описи дел постоянного хранения и по личному составу, находящихся на хранении в источниках комплектования, а также данных о количестве документов, неисправимо поврежденных и утраченных на этапе временного хранения, обеспечивается руководителями источников комплектования
Надзор за данными		Обобщение данных и методологическое обеспечение внедрения системы оценки результативности и эффективности контрольно-надзорной деятельности Департамента осуществляется в пределах компетенции, определенной федеральным законодательством и законодательством города Севастополя
Сроки представления окончательных результатов		Информация о количестве дел постоянного хранения и дел по личному составу, находящихся на временном хранении, предоставляется в Управление источниками комплектования ежегодно, в срок не позднее 15 января года, следующего за отчетным. Количество утраченных и неисправимо поврежденных документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, числящихся на хранении в источниках комплектования, устанавливается в течение календарного года в случаях представления на рассмотрение ЭПК Управления актов об утрате документов, актов о неисправимых повреждениях документов
Механизм внешнего аудита данных		Отсутствует