Здоровая бухгалтерия (А. Бирюкова, "Расчет", N 9, сентябрь 2004 г.)

Здоровая бухгалтерия

В этой бухгалтерии огромной папки для счетов-фактур хватает меньше, чем на месяц, а количество наименований товара тысячи. Со всем этим и еще кучей других обязанностей справляется всего одна женщина. О своей работе нам рассказала главный и единственный бухгалтер одной из московских аптек Наталья Ананьина.

Ежедневные заботы

В девять часов утра я стояла у дверей аптеки в центре Москвы. Наталья не заставила себя долго ждать.

Между витрин с лекарствами мы прошли в бухгалтерию. Моя собеседница сразу же включила компьютер и, просмотрев несколько кассовых отчетов, отправилась в торговый зал - забрать деньги из касс.

- Так начинается каждое утро, - пояснила Наталья. - В понедельник самые большие суммы: сразу за три дня выручку собираем. Наша аптека работает круглосуточно и без выходных. А я тружусь только пять дней в неделю, как все нормальные люди.

- И что, успеваете со всем справиться?

- Сейчас же все компьютеризировано. Например, мне не нужно выручку вручную высчитывать. Все суммы, которые пробиваются по кассе, сразу же поступают на мой компьютер. Я уже вижу картину: сколько и чего продали. Остается только сверить фактическую сумму с компьютерной.

Когда кассовый отчет был готов, все деньги подсчитаны и погружены в инкассаторскую сумку, пришло время разобраться со счетами для оплаты очередной поставки медикаментов.

- Лекарства необходимы всем. Несмотря на то что каждый посетитель покупает по одному или по два препарата, за день все равно запасы аптеки истощаются. Вот и приходится каждое утро заказывать новые партии лекарств. Поставки у нас тоже каждый день, в среднем тысяч на 50-60.

Спасибо компьютерам

- Да тут столько наименований! - поразилась я, увидев на мониторе перечень нужных лекарств. - Как же вы в них во всех разбираетесь?

- Сейчас все сами увидите. - Моя собеседница взяла несколько увесистых папок. - Нужно собрать все необходимые счета, заполнить книгу покупок и книгу продаж. К счастью, книги эти веду в электронном виде. В нашей аптеке есть внутренняя сеть, поэтому если данные о препарате когда-то были занесены в компьютер, то их можно сразу найти и скопировать. Например, когда приходят документы на вновь закупленные медикаменты, я не вношу все их реквизиты в программу - они уже есть в документах предыдущих поставок.

Да и вообще - все эти операции уже доведены до автоматизма: как-никак предыдущие 12 лет в государственной аптеке проработала.

Никто не знает, что может случиться

Неожиданно мигнул свет, и буквально спустя полминуты в кабинет заглянула фармацевт.

- Наталья Анатольевна, у нас опять проблема. Помогите, пожалуйста.

Главный бухгалтер прошла вслед за девушкой в торговый зал. Я тоже выглянула посмотреть, что же такое случилось. Оказалось, что из-за неожиданного сбоя электричества зависла одна из касс. Рядом стоял покупатель, которому уже пробили две баночки витаминов, а что-то третье не успели. Видимо, такие ситуации возникают довольно часто, потому что моя собеседница разрешила эту проблему практически мгновенно. Касса вновь заработала, а довольный покупатель забрал пакетик с покупками и удалился.

- Непредвиденные ситуации бывают разные - иногда все просто и быстро решается, как сейчас. А бывает, позвонит какая-то фирма и срочно требует провести сверку платежей - вот тогда уже ритм работы нарушается, - пожаловалась Наталья.

Спокойная работа

- А часто задерживаетесь на работе по вечерам или в выходные? - продолжила я разговор.

- Да, бывает. Особенно когда зарплату считаю или отчетность готовлю. Самые сложные дни - это конец кварталов и начало года, январь. В это время по выходным иногда работаю. Но я сюда не прихожу (сразу какой-нибудь дополнительной работой нагрузят), предпочитаю трудиться дома. В тишине легче сосредоточиться. Зарплату обычно рассчитываю несколько дней: составляю табель, все заношу в компьютер. А поскольку я тут одна всю бухгалтерию веду, то параллельно нужно решать и обычные текущие задачи и проблемы. Объем работы большой - за восемь часов не успеть.

- Налоговики и другие контролеры вас часто проверяют?

- Да нет, - облегченно вздохнула Наталья, - проверять пока рано. Аптеке еще и года нет, а по закону нам положено три года спокойно развиваться без проверок. Вообще, мы аптека негосударственная и относимся уже к предприятиям торговли. Поэтому помимо налоговиков нас контролирует еще и торгинспекция.

- По какой системе живете: по обычной или по упрощенке? Для аптек есть льготы?

- Мы работаем по обычной системе. Можно, конечно, и по упрощенке работать, но я ее не люблю - не вижу в ней ничего упрощенного.

Льгот у нас тоже никаких нет. Раньше лекарства не облагались НДС, и нужно было считать этот налог только со всяких пищевых добавок, зубных щеток и т. д. А теперь на все товары НДС одинаковый.

Чего только нет

Вскоре Наталья разобралась с тем, что нужно закупить. И отправила платежки по электронной системе "Клиент-Банк". Не успела она откинуться на спинку кресла, как в кабинет опять заглянула одна из фармацевтов и сообщила, что приехали инкассаторы. Наталья попросила пригласить инкассаторов в кабинет, меня - ненадолго выйти: никто из посторонних не имеет права присутствовать при сдаче денег. Воспользовавшись случаем, я отправилась рассматривать аптеку.

Помещение оказалось совсем небольшим: зал с витринами, кабинеты директора и бухгалтера и, судя по уходящей вниз лесенке, подвал. Видимо, в нем как раз хранятся лекарства.

Поговорив с одной из стоящих за прилавком девушек, я узнала, что все кассиры по образованию фармацевты. То есть и проконсультировать покупателя могут, и товар продают. Работают они по сменам: кто-то по 12 часов, а кто-то вообще сутками.

Еще в зале был столик с компьютером, предназначенным для врача-консультанта. Как выяснилось, этот специалист рассказывает покупателям об имеющихся в продаже лечебно-косметических средствах. Тут же он любому желающему с помощью компьютера тестирует кожу и говорит, какие кремы или лосьоны лучше всего подойдут.

Мои наблюдения прервала Наталья, которая предложила продолжить незавершенную беседу.

Спасение от разорения

Пройдя в кабинет, я сразу же поинтересовалась, кто же формирует ассортимент продукции?

- Все решения о том, что мы будем продавать и в каких количествах, принимают директор и менеджер по продажам. Со мной они согласовывают только суммы, чтобы мы смогли все вовремя оплатить, - ответила Наталья.

- А зачем аптеке вся эта косметика и минеральная вода?

- Эти товары необходимы для того, чтобы мы получали хоть какую-то прибыль. Дело в том, что существует список жизненно важных препаратов, которые обязательно должны быть в продаже в любой аптеке. Наценку на эти медикаменты нельзя делать выше 25 процентов. Таких лекарств больше сотни, и большинство из них стоят копейки. Возьмите хотя бы йод или валидол. Ну какая с них прибыль? Особенно учитывая, что при накрутке на все 25 процентов их никто не будет покупать: ведь в других аптеках наценка меньше и стоят они, естественно, чуть-чуть дешевле.

На остальные товары наценку можно делать какую угодно, да и себестоимость у них повыше. Поэтому на какую-нибудь баночку крема за 600 рублей можно сделать еще наценку в 50 процентов. Получается, что продать одну коробочку этого крема гораздо выгоднее, чем сотню пачек того же анальгина.

Но самые же убыточные для аптек те препараты, которые изготовляют рецептурно-производственные отделы. Чтобы изготовить маленький порошок, нужно все взвесить, завернуть, посчитать, уложить - сколько один провизор их за день сделает? А стоят эти лекарства три рубля за сотню. Несерьезно.

- Тогда удивительно, что такие отделы вообще еще остались, - я сразу вспомнила, что недавно мне удалось найти рецептурно-производственный отдел в одной-единственной аптеке на весь район.

- Остались, потому что для государственной аптеки - это подстраховка. Если в ней есть такой отдел - ее ни приватизировать, ни перекупить не могут. А крупные коммерческие аптеки иногда создают рецептурные отделы для поддержания собственного имиджа.

Единственный способ получить с такого производства хоть какую-то прибыль - продавать кислородные коктейли. У них довольно низкая себестоимость, но при этом достаточно высокая цена. Кроме того, дети их любят, и в учебный сезон коктейли приносят прибыль.

Рецепты - это для медиков

Еще некоторое время Наталья занималась своими делами: перебирала документы, что-то заносила в компьютер, сверяла с другими месяцами. Я старалась ее не отвлекать.

- А как учитываются те лекарства, которые отпускаются по рецептам? - спросила я, не выдержав бездействия.

- Да так же, как и все остальные, - ответила моя собеседница. - По рецептам сейчас отпускаются сильнодействующие, наркотические и тому подобные препараты, а они на количественном учете у самих фармацевтов, меня это не касается. Нужно, чтобы количество проданных упаковок соответствовало тому, которое указано в полученных рецептах.

Раньше были лекарства по льготным рецептам на бланках строгой отчетности. Они отпускались со скидками или вообще бесплатно. Вот тогда все через бухгалтерию проходило. Сейчас эти лекарства только в поликлиниках выдают.

Домой на работу

Время неумолимо приближалось к вечеру. Наталья отправилась к директору, чтобы получить указания по поводу закупок на следующий день.

- Вообще мы работаем с несколькими крупными и известными поставщиками, но есть у нас еще штук шесть небольших проверенных фирм, - поделилась она со мной, когда вернулась. - Крупным оптовикам мы перечисляем деньги, как правило, вперед. Им так удобнее, а нам за предоплату скидки делают. С более мелкими рассчитываемся в течение недели.

Как правило, с расчетами проблем нет. Вот сегодня утром я оплатила довольно большую поставку - а завтра уже товар будем принимать. Бывает, что срок годности небольшой и лекарство залеживается, тогда приходится договариваться с фирмой-продавцом, чтобы она его либо заменила, либо деньги вернула.

Так за разговором пробило шесть вечера. Я стала прощаться, Наталья тоже засобиралась домой. Но, судя по тому, что она записала что-то на диск и взяла с собой, стало понятно, что рабочий день главбуха аптеки продолжится дома.

А. Бирюкова

"Расчет", N 9, сентябрь 2004 г.