Приложение. Порядок заполнения, учета и выдачи дубликатов документов о высшем образовании и о квалификации

Приложение
к постановлению Администрации
города Ростова-на-Дону
от 27 апреля 2021 г. N 350

Порядок
заполнения, учета и выдачи дубликатов документов о высшем образовании и о квалификации

1. Общие положения

1.1. Настоящий Порядок устанавливает требования к заполнению, учету и выдаче дубликатов документов о высшем образовании и о квалификации (далее - дубликаты дипломов и приложений к ним).

1.2. Настоящий Порядок разработан в соответствии с Федеральным законом от 29.12.2012 N 273-ФЗ "Об образовании в Российской Федерации", приказом Министерства образования и науки Российской Федерации от 13.02.2014 N 112 "Об утверждении порядка заполнения, учета и выдачи документов о высшем образовании и о квалификации и их дубликатов", приказом Министерства образования и науки Российской Федерации от 01.10.2013 N 1100 "Об утверждении образцов и описаний документов о высшем образовании и о квалификации и приложений к ним".

1.3. Дубликаты дипломов о высшем образовании и (или) приложения к ним выдаются муниципальным казенным учреждением "Муниципальный архив города Ростова-на-Дону" в случае отсутствия учредителя ликвидированной организации, осуществлявшей образовательную деятельность, в соответствии с документами, хранящимися в личных делах выпускников ликвидированной организации, осуществлявшей образовательную деятельность, находящихся на хранении в муниципальном казенном учреждении "Муниципальный архив города Ростова-на-Дону" (далее - Муниципальный архив).

1.4. За выдачу дубликатов об образовании и (или) о квалификации плата не взимается.

2. Выдача дубликатов дипломов и (или) приложений к ним

2.1. Дубликаты дипломов о высшем образовании и (или) приложения к ним выдаются Муниципальным архивом на основании личного заявления обладателя диплома на имя заместителя главы Администрации города Ростова-на-Дону по организационно-правовым и кадровым вопросам в месячный срок после подачи указанного заявления:

в случае утраты или порчи диплома и (или) приложения к нему либо утраты или порчи дубликата;

в случае обнаружения в дипломе и (или) приложении к нему либо в дубликате ошибок после получения указанного документа;

в случае изменения фамилии, и (или) имени, и (или) отчества обладателя диплома.

2.2. В случае утраты или порчи только диплома (дубликата диплома), а также в случае обнаружения ошибок только в дипломе (дубликате диплома), обладателю диплома выдаются дубликат диплома и дубликат приложения к нему.

В случае утраты или порчи только приложения к диплому (дубликата приложения к диплому), а также в случае обнаружения ошибок только в приложении к диплому (дубликате приложения к диплому), обладателю диплома выдается дубликат приложения к диплому.

2.3. В случае порчи диплома и (или) приложения к нему либо порчи дубликата, в случае обнаружения в дипломе и (или) приложении к нему либо в дубликате ошибок после получения указанного документа, а также в случае изменения фамилии и (или) имени, и (или) отчества обладателя диплома, у обладателя диплома при выдаче дубликата изымаются сохранившийся диплом и (или) приложение к диплому (дубликат диплома и (или) дубликат приложения к диплому). Указанные документы в установленном порядке уничтожаются.

2.4. Диплом (дубликат диплома) без приложения к нему действителен.

Приложение к диплому недействительно без диплома.

Дубликат приложения к диплому недействителен без диплома или без дубликата диплома.

2.5. Дубликат диплома и (или) приложения к нему выдается обладателю диплома лично или другому лицу по заверенной в установленном порядке доверенности, выданной указанному лицу обладателем диплома, или по заявлению обладателя диплома направляется в его адрес через операторов почтовой связи общего пользования заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении.

2.6. Копия выданного дубликата диплома, а также доверенность, заявление о выдаче дубликата, заявление о направлении дубликата диплома через операторов почтовой связи общего пользования, хранятся в личном деле обладателя диплома, находящемся на хранении в Муниципальном архиве.

2.7. Документы государственного образца о высшем профессиональном образовании, формы которых были утверждены постановлением Государственного комитета Российской Федерации по высшему образованию от 30.11.1994 N 9 "Об утверждении образцов государственных документов о высшем профессиональном образовании" (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 20.06.1996, регистрационный N 1110), документы государственного образца о высшем профессиональном образовании, выданные до 22.07.1996, документы государственного образца о высшем профессиональном образовании, формы которых утверждены приказом Министерства образования и науки Российской Федерации от 02.03.2012 N 163 "Об утверждении форм документов государственного образца о высшем профессиональном образовании и технических требований к ним" (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 20.03.2012, регистрационный N 23528), документы о высшем профессиональном образовании и документы о высшем образовании и о квалификации образца, установленного организацией, не подлежат обмену на документы о высшем образовании и о квалификации, выдаваемые в соответствии с настоящим Порядком.

2.8. Перечень документов для выдачи дубликата диплома и (или) дубликата приложения к диплому:

2.8.1. Личное заявление обладателя диплома на имя заместителя главы Администрации города Ростова-на-Дону по организационно-правовым и кадровым вопросам по форме согласно приложению к настоящему Порядку.

2.8.2. Документ, удостоверяющий личность обладателя диплома или представителя обладателя диплома, документ, удостоверяющий права (полномочия) представителя физического лица, если с запросом обращается представитель обладателя диплома.

2.8.3. В зависимости от причины обладатель диплома дополнительно представляет:

2.8.3.1. В случае утраты диплома и (или) приложения к нему либо утраты или порчи дубликата (кража, пожар, затопление, при переезде, невыясненных обстоятельствах и т.д.):

документы, подтверждающие факт утраты ранее выданного диплома и (или) приложения к нему (газета с объявлением об утрате диплома и (или) приложения к нему, документы органов внутренних дел о принятии заявления о краже, документы Госпожнадзора МЧС России о подтверждении факта пожара и т.д.);

в случае порчи диплома и (или) приложения к нему либо порчи дубликата (обгорел, залит жидкостью, порван, разрисован и т.д.):

испорченный бланк диплома и приложения к нему.

2.8.3.2. В случае обнаружения в дипломе и (или) приложении к нему либо в дубликате ошибок после получения указанного документа:

диплом о высшем образовании и (или) приложение к нему либо дубликат, содержащий ошибку;

документ, подтверждающий правильность сведений.

2.8.3.3. В случае изменения фамилии, и (или) имени, и (или) отчества обладателя диплома:

копии документов, подтверждающих соответствующие изменения (свидетельство об изменении имени, отчества, свидетельство о заключении брака, свидетельство о расторжении брака и др.).

3. Заполнение бланков дубликатов дипломов о высшем образовании и (или) приложений к ним

3.1. Заполнение бланков дубликатов дипломов о высшем образовании и (или) приложений к ним выполняет Муниципальный архив в соответствии с документами, хранящимися в личных делах выпускников ликвидированной организации, осуществлявшей образовательную деятельность, находящихся на хранении в Муниципальном архиве.

3.2. Бланк титула дубликата диплома и бланк дубликата приложения к диплому (далее - бланки) заполняются печатным способом с помощью принтера шрифтом Times New Roman черного цвета размера 11п либо размера, указанного в соответствующих пунктах настоящего Порядка, с одинарным межстрочным интервалом. При необходимости допускается уменьшение размера шрифта.

3.3. При заполнении дубликата на бланке указывается слово "ДУБЛИКАТ" в отдельной строке с выравниванием по центру:

на бланке титула диплома - в левой части оборотной стороны бланка перед строкой, содержащей надпись "ДИПЛОМ";

на бланке приложения - в левой колонке первой страницы бланка перед строками, содержащими надпись "Приложение к ДИПЛОМУ".

3.4. Заполнение бланка титула дубликата диплома осуществляется следующим образом:

3.4.1. В левой части оборотной стороны бланка титула диплома указываются с выравниванием по центру следующие сведения:

3.4.1.1. После строки, содержащей надпись "РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ, на отдельной строке (при необходимости - в несколько строк) - полное официальное наименование организации, выдавшей диплом на момент ее ликвидации.

3.4.1.2. На отдельной строке (при необходимости - в несколько строк) - наименование населенного пункта, в котором находилась организация.

3.4.1.3. После строки, содержащей надпись "Регистрационный номер", на отдельной строке - регистрационный номер дубликата диплома.

3.4.1.4. После строки, содержащей надпись "Дата выдачи", на отдельной строке - дата выдачи дубликата диплома с указанием числа (цифрами), месяца (прописью) и года (четырехзначное число (цифрами), слово "года").

3.4.2. В правой части оборотной стороны бланка титула дубликата диплома указываются следующие сведения:

3.4.2.1. После строки, содержащей надпись "Настоящий диплом свидетельствует о том, что", с выравниванием по центру в именительном падеже (размер шрифта не более 20п):

на отдельной строке (при необходимости - в несколько строк) - фамилия обладателя диплома;

на отдельной строке (при необходимости - в несколько строк) - имя и отчество (при наличии) обладателя диплома.

3.4.2.2. После строки, содержащей надпись "освоил(а) программу бакалавриата по направлению подготовки" (в дипломе бакалавра), или "освоил(а) программу специалитета по специальности" (в дипломе специалиста), или "освоил(а) программу магистратуры по направлению подготовки" (в дипломе магистра), на отдельной строке (при необходимости - в несколько строк) с выравниванием по центру - код и наименование специальности или направления подготовки, по которым освоена образовательная программа.

3.4.2.3. После строк, содержащих надпись "Решением Государственной экзаменационной комиссии присвоена квалификация" (в дипломе бакалавра, дипломе специалиста, дипломе магистра), на отдельной строке (при необходимости - в несколько строк) - наименование присвоенной квалификации (степени).

3.4.2.4. В строке, содержащей надпись "Протокол N ___ от "__" ______г.", - номер и дата (с указанием числа (цифрами), месяца (прописью) и года (четырехзначное число цифрами) протокола решения Государственной экзаменационной комиссии.

3.4.2.5. После строк, содержащих надписи "Председатель" и "Государственной", в строке, содержащей надпись "экзаменационной комиссии", - фамилия и инициалы председателя Государственной экзаменационной комиссии с выравниванием вправо.

Подпись председателя Государственной экзаменационной комиссии на дубликате диплома не ставится.

3.4.3. Дубликат диплома подписывается заместителем главы Администрации города Ростова-на-Дону по организационно-правовым и кадровым вопросам. При этом в строке (строках) перед надписью "Руководитель" указывается наименование должности лица, подписавшего дубликат с выравниванием вправо.

3.5. Заполнение бланка дубликата приложения к диплому осуществляется следующим образом:

3.5.1. В левой колонке первой страницы бланка приложения указываются с выравниванием по центру следующие сведения:

в строках под изображением Государственного герба Российской Федерации - полное официальное наименование организации, наименование населенного пункта, в котором находится организация, в соответствии с требованиями, указанными в подпункте 3.4.1.1 пункта 3.4.1 настоящего Порядка;

после надписи "Приложение к ДИПЛОМУ" на отдельной строке (при необходимости - в две строки) - слова "бакалавра", или "бакалавра с отличием", или "специалиста", или "специалиста с отличием", или "магистра", или "магистра с отличием";

после строк, содержащих надписи "Регистрационный номер" и "Дата выдачи", соответственно - регистрационный номер и дата выдачи диплома в соответствии с требованиями, указанными в подпунктах 3.4.1.3, 3.4.1.4 пункта 3.4.1 настоящего Порядка.

3.5.2. В правой колонке первой страницы бланка дубликата приложения в разделе 1 "Сведения о личности обладателя диплома" указываются следующие сведения:

3.5.2.1. В строках, содержащих соответствующие надписи (при необходимости - в следующих строках), - фамилия, имя, отчество (при наличии) обладателя диплома (в именительном падеже) и его дата рождения с указанием числа (цифрами), месяца (прописью) и года (четырехзначное число цифрами, слово "года").

3.5.2.2. После строки, содержащей надпись "Предыдущий документ об образовании или об образовании и о квалификации" (в дипломе бакалавра, дипломе специалиста, дипломе магистра) на отдельной строке (при необходимости - в несколько строк) - наименование документа об образовании или об образовании и о квалификации, на основании которого выпускник был принят на обучение по образовательной программе (аттестат о среднем общем образовании или диплом о начальном профессиональном образовании (полученный до вступления в силу Федерального закона от 29.12.2012 N 273-ФЗ "Об образовании в Российской Федерации"), если в нем есть запись о получении среднего общего образования, или диплом о среднем профессиональном образовании, или документ о высшем образовании), и год выдачи указанного документа (четырехзначное число цифрами, слово "год"). В случае если предыдущий документ об образовании или об образовании и о квалификации был получен за рубежом, указываются его наименование в переводе на русский язык и наименование страны, в которой выдан этот документ.

3.6. В правой колонке первой страницы бланка дубликата приложения в разделе 2 "Сведения о квалификации" указываются следующие сведения:

3.6.1. После строк, содержащих надпись "Решением Государственной экзаменационной комиссии присвоена квалификация" (в дипломе бакалавра, дипломе специалиста, дипломе магистра), - наименование присвоенной квалификации в соответствии с требованиями, указанными в подпункте 3.4.2.2 пункта 3.4.2 настоящего Порядка.

3.6.2. После строк, содержащих надпись "Решением Государственной экзаменационной комиссии присвоена квалификация" и наименование присвоенной квалификации, - код и наименование специальности или направления подготовки, по которым освоена образовательная программа, в соответствии с требованиями, указанными в подпункте 3.4.2.3 пункта 3.4.2 настоящего Порядка.

3.6.3. После строки, содержащей надпись "Срок освоения программы бакалавриата/специалитета в очной форме обучения" (в приложении к диплому бакалавра, диплому специалиста) или "Срок освоения программы магистратуры в очной форме обучения" (в приложении к диплому магистра) на отдельной строке - срок освоения образовательной программы, установленный образовательным стандартом высшего образования (далее - ОС ВО) для очной формы обучения (в том числе в случае освоения образовательной программы в иной срок, установленный в соответствии с ОС ВО в зависимости от формы обучения выпускника или формы получения образования, в связи с сочетанием различных форм обучения, использованием сетевой формы реализации образовательной программы, ускоренным обучением, получением образования инвалидами и лицами с ограниченными возможностями здоровья): число лет (цифрами), слово "лет" или "года", число месяцев (цифрами), слово "месяцев" или "месяца" (число месяцев указывается в том случае, если срок освоения образовательной программы установлен ОС ВО в годах и месяцах).

3.7. На второй и третьей страницах бланка дубликата приложения в разделе 3 "Сведения о содержании и результатах освоения программы бакалавриата/специалитета" (в приложении к диплому бакалавра, диплому специалиста) или "Сведения о содержании и результатах освоения программы магистратуры" (в приложении к диплому магистра) (далее - раздел 3 бланка дубликата приложения) указываются сведения о содержании и результатах освоения выпускником образовательной программы в следующем порядке:

3.7.1. На отдельных строках сведения о каждой изученной дисциплине (модуле) образовательной программы (за исключением факультативных дисциплин (модулей):

в первом столбце таблицы - наименование дисциплины (модуля);

во втором столбце таблицы - трудоемкость дисциплины (модуля) в зачетных единицах (количество зачетных единиц (цифрами), слова "з.е.");

в третьем столбце таблицы - оценка по дисциплине (модулю), полученная при промежуточной аттестации.

При невозможности заполнения трудоемкости по дисциплинам во втором столбце таблицы по каждой дисциплине проставляется символ "х".

3.7.2. Сведения о пройденных выпускником учебной и производственной практиках:

3.7.2.1. На отдельной строке - общие сведения о практиках:

в первом столбце таблицы - слово "Практики";

во втором столбце таблицы - суммарный объем практик в зачетных единицах (количество зачетных единиц (цифрами), слова "з.е.");

в третьем столбце таблицы - символ "x".

3.7.2.2. На отдельной строке в первом столбце таблицы - слова "в том числе:".

3.7.2.3. На отдельных строках - сведения о каждой практике:

в первом столбце таблицы - вид практики (например, "учебная практика"), а также по решению организации - тип и (или) содержательная характеристика практики (например, технологическая, педагогическая, исполнительская, геологическая) (через запятую);

во втором столбце таблицы - объем практики в зачетных единицах (количество зачетных единиц (цифрами), слова "з.е.");

в третьем столбце таблицы - оценка за практику, полученная при промежуточной аттестации.

3.7.3. Сведения о прохождении государственной итоговой аттестации:

3.7.3.1. На отдельной строке - общие сведения о государственной итоговой аттестации:

в первом столбце таблицы - слова "Государственная итоговая аттестация";

во втором, в третьем столбце таблицы - символ "x".

3.7.3.2. На отдельной строке в первом столбце таблицы - слова "в том числе:".

3.7.3.3. На отдельных строках - сведения о формах, в которых проводилась государственная итоговая аттестация (далее - аттестационные испытания):

в первом столбце таблицы - наименования аттестационных испытаний: государственный экзамен (по решению организации - с указанием в скобках его наименования), выпускная квалификационная работа с указанием ее вида (в скобках) и наименования темы (в кавычках);

во втором столбце таблицы - символ "x";

в третьем столбце таблицы - оценка за аттестационное испытание.

в случае проведения государственного экзамена, являющегося междисциплинарным, указывается его наименование - "Итоговый междисциплинарный экзамен по направлению подготовки (специальности)";

в случае если по специальности или направлению подготовки не предусмотрены выполнение и защита выпускной квалификационной работы, в первом столбце таблицы на отдельной строке указывается "Выполнение и защита выпускной квалификационной работы не предусмотрены".

3.7.4. На отдельной строке сведения об объеме образовательной программы:

в первом столбце таблицы - слова "Объем образовательной программы";

во втором столбце таблицы - объем образовательной программы в зачетных единицах (количество зачетных единиц (цифрами), слова "з.е.");

в третьем столбце таблицы - символ "x".

3.7.5. На отдельной строке сведения об объеме работы обучающихся во взаимодействии с преподавателем (далее - контактная работа обучающихся с преподавателем) при реализации образовательной программы:

в первом столбце таблицы - слова "в том числе объем работы обучающихся во взаимодействии с преподавателем:";

во втором столбце таблицы - количество часов контактной работы обучающихся с преподавателем (количество часов (цифрами), слово "час.");

в третьем столбце таблицы - символ "x".

3.7.6. По согласованию с выпускником - сведения об освоении факультативных дисциплин.

3.7.6.1. На отдельной строке в первом столбце таблицы - слова "Факультативные дисциплины".

3.7.6.2. На отдельной строке в первом столбце таблицы - слова "в том числе:".

3.7.6.3. На отдельных строках сведения о каждой изученной факультативной дисциплине:

в первом столбце таблицы - наименование дисциплины;

во втором столбце таблицы - объем дисциплины в зачетных единицах (количество зачетных единиц (цифрами), слова "з.е.");

в третьем столбце таблицы - оценка по дисциплине, полученная при промежуточной аттестации.

При невозможности заполнения количества часов по изученным дисциплинам во втором столбце таблицы проставляется символ "х".

3.8. При заполнении раздела 3 бланка приложения слово "дисциплина" не используется. При указании наименования модуля после него указывается в скобках слово "модуль".

По дисциплинам (модулям) по иностранным языкам и (или) языкам народов Российской Федерации по решению организации могут быть указаны конкретные языки.

3.9. На четвертой странице бланка приложения к диплому бакалавра, диплому специалиста, диплому магистра в разделе 4 "Курсовые работы (проекты)" (далее - раздел 4 бланка приложения) указываются сведения по каждой курсовой работе (проекту), выполненной выпускником при освоении образовательной программы:

в первом столбце таблицы - наименование дисциплины (модуля) (дисциплин (модулей)), по которой выполнялась курсовая работа (проект), а также по решению организации - наименование темы курсовой работы (проекта) (в кавычках);

во втором столбце таблицы - оценка за курсовую работу (проект).

3.10. Все записи, указанные в пунктах 3.7, 3.9 настоящего Порядка, включая символ "x", заполняются шрифтом одного размера.

3.11. Оценки указываются прописью (отлично, хорошо, удовлетворительно, зачтено).

3.12. На четвертой странице бланка приложения в разделе 5 "Дополнительные сведения" (далее - раздел 5 бланка приложения) указываются следующие сведения:

3.12.1. Если за период обучения выпускника по образовательной программе изменилось полное официальное наименование организации, в которой он обучался:

в приложении к дубликату диплома бакалавра, дубликату диплома специалиста на отдельной строке (при необходимости - в несколько строк) - слова "Наименование образовательной организации изменилось в ____ году." (год - четырехзначное число цифрами), далее на отдельной строке (при необходимости - в несколько строк) - слова "Прежнее наименование образовательной организации -" с указанием прежнего полного официального наименования организации.

При неоднократном изменении наименования организации за период обучения сведения об изменении наименования указываются необходимое число раз в хронологическом порядке.

3.12.2. На отдельной строке - сведения о форме обучения, и (или) о форме получения образования, и (или) о сочетании форм обучения, и (или) о сочетании самообразования с одной или несколькими формами обучения:

в случае освоения образовательной программы по какой-либо форме обучения - слова "Форма обучения:" и наименование формы обучения, по которой была освоена образовательная программа (очная, очно-заочная, заочная);

в случае освоения образовательной программы в форме самообразования - слова "Форма получения образования: самообразование.";

в случае освоения образовательной программы с сочетанием форм обучения - слова "Сочетание форм обучения:" и наименования соответствующих форм обучения через запятую (очная, очно-заочная, заочная);

в случае освоения образовательной программы с сочетанием самообразования с одной или несколькими формами обучения - слова "Сочетание самообразования и _______ формы обучения:" или "Сочетание самообразования и _______ форм обучения:" с указанием наименования соответствующей формы обучения или наименований соответствующих форм обучения через запятую (очная, очно-заочная, заочная) в родительном падеже.

3.12.3. В случае если обладатель диплома прошел ускоренное обучение по индивидуальному учебному плану, на отдельной строке - слова "Пройдено ускоренное обучение по образовательной программе.".

3.12.4. В случае если часть образовательной программы освоена обладателем диплома в другой организации при реализации образовательной программы с использованием сетевой формы либо освоена выпускником в процессе обучения по иной образовательной программе, на отдельной строке - сведения об освоении части образовательной программы в другой организации: слова "Часть образовательной программы в объеме ____ зачетных единиц освоена в _______________." с указанием количества зачетных единиц (цифрами) и полного официального наименования организации.

3.13. На четвертой странице бланка дубликата приложения указываются фамилия и инициалы заместителя главы Администрации города Ростова-на-Дону по организационно-правовым и кадровым вопросам в строке, содержащей надпись "Руководитель организации", с выравниванием вправо.

3.14. На каждой странице бланка дубликата приложения после надписи "Страница" указывается номер страницы. На четвертой странице бланка дубликата приложения после надписи "Настоящее приложение содержит" указывается общее количество страниц дубликата приложения к диплому.

3.15. При недостаточности места для заполнения раздела 3 бланка дубликата приложения, раздела 4 бланка дубликата приложения или раздела 5 бланка дубликата приложения может быть использован дополнительный бланк (бланки) приложения. Количество используемых дополнительных бланков не ограничено. Нумерация страниц дубликата приложения к диплому осуществляется сквозным способом. При этом общее количество страниц дубликата приложения к диплому указывается на каждом листе дубликата приложения к диплому.

3.16. Внесение дополнительных записей в бланки не допускается.

3.17. Регистрационный номер и дата выдачи дубликата диплома указываются по книге регистрации выдаваемых дубликатов документов об образовании и о квалификации.

3.18. Фамилия, имя и отчество (при наличии) обладателя диплома указываются полностью в соответствии с паспортом или при его отсутствии в соответствии с иным документом, удостоверяющим личность обладателя диплома.

Фамилия, имя и отчество (при наличии) иностранного гражданина указываются по данным национального паспорта в русскоязычной транскрипции. Транскрипция должна быть согласована с обладателем диплома в письменной форме. Документ о согласовании хранится в личном деле обладателя диплома.

3.19. Подпись заместителя главы Администрации города Ростова-на-Дону по организационно-правовым и кадровым вопросам проставляется чернилами черного, синего или фиолетового цвета. Подписание дубликата диплома и (или) дубликата приложения к нему факсимильной подписью не допускается. Подпись заместителя главы Администрации города Ростова-на-Дону по организационно-правовым и кадровым вопросам на дубликате диплома, дубликате приложения к диплому должны быть идентичными.

3.20. На дубликате диплома и дубликате приложения к нему проставляется гербовая печать Администрации города Ростова-на-Дону на отведенном для нее месте. Оттиск печати должен быть четким.

3.21. После заполнения бланков они должны быть тщательно проверены на точность и безошибочность внесенных в них записей. Бланки, составленные с ошибками или имеющие иные дефекты, внесенные при заполнении, считаются испорченными при заполнении и подлежат замене. Испорченные при заполнении бланки уничтожаются в установленном порядке.

3.22. В дубликат вносятся записи в соответствии с документами, имеющимися в личном деле выпускника, находящемся на хранении в Муниципальном архиве. При невозможности заполнения дубликата приложения к диплому дубликат диплома выдается без приложения к нему.

3.23. Если при заполнении дубликата какие-либо сведения не могут быть указаны в связи с отсутствием информации, то на месте таких сведений ставится символ "x".

4. Учет бланков выданных дубликатов документов о высшем образовании

4.1. Бланки хранятся в Муниципальном архиве как документы строгой отчетности и учитываются по специальному реестру.

4.2. Передача полученных Муниципальным архивом бланков в другие организации не допускается.

4.3. Для учета выдачи дубликатов дипломов и дубликатов приложений к ним ведется книга регистрации выданных дубликатов документов об образовании и о квалификации (далее - книга регистрации).

4.4. При выдаче дубликатов дипломов и дубликатов приложений к ним в книгу регистрации вносятся следующие данные:

регистрационный номер дубликата диплома;

фамилия, имя и отчество (при наличии) обладателя диплома, в случае получения дубликата диплома по доверенности также фамилия, имя и отчество (при наличии) лица, которому выдан дубликат диплома;

серия и номер бланка дубликата диплома, серия и номер бланка (серии и номера бланков) дубликата приложения к диплому;

дата выдачи дубликата диплома;

наименование специальности или направления подготовки, наименование присвоенной квалификации;

подпись лица, выдавшего дубликат диплома;

подпись лица, которому выдан дубликат диплома (если дубликат диплома выдан лично обладателю диплома либо по доверенности), либо дата и номер почтового отправления (если дубликат диплома направлен через операторов почтовой связи общего пользования).

4.5. Листы книги регистрации пронумеровываются, книга регистрации прошнуровывается, скрепляется печатью Муниципального архива с указанием количества листов в книге регистрации и хранится как документ строгой отчетности.

Начальник управления документационного обеспечения Администрации города Ростова-на-Дону

Д.К. Денисенко

Начальник управления документационного обеспечения Администрации города Ростова-на-Дону

Д.К. Денисенко