Коммунальный учет (Р. Голованов, "Расчет", N 9, сентябрь 2004 г.)

Коммунальный учет

Арендуя помещение, фирма несет расходы на воду, тепло, электроэнергию и телефон. Задача бухгалтера - отразить эти расходы так, чтобы они не вызвали вопросов у налоговиков.

Далеко не все фирмы являются счастливыми обладателями зданий и помещений. Многие вынуждены их арендовать. Таким фирмам приходится компенсировать собственнику его расходы на коммунальные платежи, ведь договоры с коммунальными службами заключает именно он, и счета те выставляют на его имя. Понятно, что и платит по счетам тоже арендодатель.

Самый простой способ компенсации, которым грешат многие арендодатели, - выставить арендатору счета на оплату коммунальных услуг от своего имени. Но в этом случае арендатор рискует попасть в немилость к налоговикам.

Они считают, что фирма не может уменьшить налогооблагаемую прибыль на стоимость коммунальных услуг, которые были оказаны не ей. Дело в том, что арендодатель ни теплом, ни водой, ни светом арендатора не снабжает, посему перевыставлять от своего имени счета коммунальных служб не может.

Поэтому арендатор не сможет подтвердить расходы на коммунальные платежи первичными документами, а без этого их нельзя отразить в налоговом учете (п. 1 ст. 252 НК). Кроме того, по мнению налоговиков, коммунальные платежи - затраты арендодателя, которые только он и может учесть при расчете налога на прибыль. Оплачивая их, утверждают налоговики, арендатор несет чужие расходы. А это, по мнению проверяющих, экономически неоправданно.

Аналогично с расходами на услуги телефонной связи. Договоры с телефонными компаниями составлены так, что закрепляют за абонентом лишь право пользования конкретным телефонным номером. Сам же номер остается в собственности телефонистов. Получается, что передать его в пользование арендатору и выставлять ему за пользование номером счета арендодатель не вправе.

Как же арендатору заплатить за электричество, воду, тепло и телефон так, чтобы это не вызвало замечаний у налогового инспектора?

В Минфине, куда мы обратились с этим вопросом, посоветовали правильно составить договор между арендатором и собственником помещения. "Учет расходов на оплату коммунальных услуг зависит от варианта договора аренды, - пояснила Римма Митрохина, консультант департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Министерства финансов. - Прежде всего в договоре можно предусмотреть, что оплата коммунальных услуг входит в стоимость арендной платы. Другой вариант - указать в соглашении, что на время аренды договоры с коммунальными службами перезаключает на свое имя арендатор".

Все включено

Чтобы избавить арендатора от проблем, собственник помещения может включить стоимость коммунальных и телефонных платежей в стоимость арендной платы. Правда, арендодатель заранее не может знать, сколько энергии потратит арендатор и сколько наговорит по межгороду. Кроме того, плата за отопление меняется в зависимости от времени года.

Чтобы решить эту проблему, в договоре можно указать не твердую сумму арендной платы, а формулу, способ ее расчета. Из этой формулы должно следовать, что арендная плата складывается из некой фиксированной суммы, а также сумм возмещения арендодателю фактически понесенных им за месяц (или другой период) коммунальных расходов и расходов на телефон.

Именно так, кстати, на одном из семинаров посоветовал поступать Олег Хороший из департамента налогообложения прибыли тогда еще МНС: "Расходы арендодателя, которые возмещает арендатор, обязательно нужно расписать в договоре. Тогда для арендатора они станут экономически обоснованными и инспекторы не смогут сказать, что он несет расходы, к нему не относящиеся, и не станут исключать их из расчета налогооблагаемой прибыли".

Этот способ не только позволяет арендатору учесть коммунальные платежи в составе расходов при расчете налога на прибыль (подп. 10 п. 1 ст. 264 НК), но и решает одну из проблем арендодателя.

Последнему статья 614 Гражданского кодекса запрещает изменять арендную плату чаще чем раз в год. Если же в договоре указать не твердую сумму арендной платы, а механизм ее расчета, который позволяет учесть колеблющиеся в течение года суммы коммунальных и телефонных платежей, то и менять ее не потребуется.

Арендодатель, получив счета от коммунальщиков и телефонистов, выставляет арендатору собственный счет, в котором укажет общую сумму арендной платы, рассчитанную по определенной в договоре формуле. Чтобы арендатор был уверен, что его не обманули, ему отдают копии счетов, которые выставили коммунальные службы.

Пример.

ООО "Пассив" сдает ЗАО "Актив" в аренду под офис помещение с телефоном. В договоре сказано, что арендная плата за каждый месяц (без учета НДС) рассчитывается путем сложения фиксированной суммы 100 000 руб. и сумм фактических затрат "Пассива" на оплату счетов коммунальных служб и телефонной компании.

В конце месяца "Пассив" получил от коммунальщиков и телефонной компании счета на общую сумму 14 750 руб. (в том числе НДС - 2250 руб.). Сумма арендной платы за этот месяц составила 132 750 руб. (в том числе НДС - 20 250 руб.). На эту сумму "Пассив" выставил "Активу" собственный счет.

Бухгалтер "Актива" сделает следующие записи:

Дебет 60 Кредит 51

- 132 750 руб. - оплачен счет за аренду помещения;

Дебет 44 Кредит 60

- 112 500 руб. (100 000 + 14 750 - 2250) - списаны на себестоимость затраты по аренде;

Дебет 19 Кредит 60

- 20 250 руб. - учтен НДС;

Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС" Кредит 19

- 20 250 руб. - принят к вычету НДС.

Бухгалтер "Пассива" сделает в учете такие проводки:

Дебет 51 Кредит 62

- 132 750 руб. - оплачен счет арендатором;

Дебет 62 Кредит 90-1

- 132 750 руб. - начислена выручка от аренды;

Дебет 90-3 Кредит 68 субсчет "Расчеты по НДС"

- 20 250 руб. - начислен НДС с аренды;

Дебет 60 Кредит 51

- 14 750 руб. - оплачены счета коммунальщиков;

Дебет 90-2 Кредит 60

- 12 500 руб. - учтены затраты по коммунальным платежам и услугам связи;

Дебет 19-3 Кредит 60

- 2250 руб. - учтен НДС по коммунальным платежам и услугам связи;

Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС" Кредит 19

- 2250 руб. - принят к вычету НДС.

Переоформим на себя

Существует и другой способ, который позволит арендатору учесть в составе своих расходов и коммунальные платежи, и затраты на телефонные переговоры. Заключается этот способ в том, что арендатору надо перезаключить договоры с коммунальными службами на свое имя. В этом случае счета на оплату будет получать он. То же самое касается услуг телефонистов: на время действия договора аренды телефонные номера надо зарегистрировать за арендатором. Правда, далеко не каждая фирма решится "отдавать", пусть даже на время, свой номер арендатору.

Чтобы переоформить телефонный номер на арендатора, арендодатель подает заявление в территориальный узел связи городской телефонной сети. Заявление можно составить в произвольной форме. Главное, в нем должно быть сказано, что арендодатель просит закрепить за арендатором конкретные номера телефонов.

Арендатор подает аналогичное заявление, в котором также просит переоформить конкретные номера на себя. К заявлению он прикладывает нотариально заверенные копии свидетельств о постановке на учет в налоговой инспекции и о присвоении ИНН, коды статистики, договор аренды помещения, а также документ, подтверждающий право собственности арендодателя на это помещение (например, свидетельство о праве собственности). Связисты могут сами заверить копии документов, если вы принесете их оригиналы.

На переоформление договора уходит некоторое время. Может случиться, что счет за услуги телефонисты уже выставят на имя арендатора, а экземпляр нового договора еще не отдадут. Если списать расходы по такому счету, могут возникнуть проблемы с налоговиками. По их мнению, учесть стоимость услуг без договора нельзя. Можно попытаться убедить инспектора, что оплаченный счет - тоже договор (о том, как это сделать, "Расчет" писал в апрельском номере на стр. 70). К сожалению, не факт, что проверяющий прислушается к вашим доводам.

Если вы не хотите общаться с инспектором в суде, лучше учесть расходы позже, когда получите на руки свой экземпляр договора.

Внимание

В налоговом учете создавать резерв по сомнительным долгам могут только фирмы, которые при расчете налога на прибыль определяют выручку от реализации по методу начисления. Кроме того, резерв нельзя создать по долгам в виде процентов по долговым обязательствам (п. 3 ст. 266 НК).

Р. Голованов,

эксперт "Расчета"

"Расчет", N 9, сентябрь 2004 г.