Порядок представления документов, истребованных налоговыми органами для проведения камеральных проверок (В.В. Худолеев, "Консультант бухгалтера", N 7, июль 2004 г.)

Порядок представления документов,
истребованных налоговыми органами
для проведения камеральных проверок

Налоговые органы в рамках осуществления налогового контроля проводят камеральные и выездные налоговые проверки налогоплательщиков. Согласно статье 88 НК РФ камеральная налоговая проверка проводится по месту нахождения налогового органа на основе налоговых деклараций и документов, представленных налогоплательщиком, служащих основанием для исчисления и уплаты налога, а также других документов о деятельности налогоплательщика, имеющихся у налогового органа. Отметим, что в соответствии со статьей 88 НК РФ камеральная проверка проводится уполномоченными должностными лицами налогового органа в соответствии с их служебными обязанностями без какого-либо специального решения руководителя налогового органа в течение трех месяцев со дня представления налогоплательщиком налоговой декларации и документов, служащих основанием для исчисления и уплаты налога.

Важным практическим аспектом является то, что камеральная налоговая проверка не назначается решением руководителя налогового органа, а осуществляется уполномоченным сотрудником налогового органа по его собственному решению. Для проведения камеральной налоговой проверки должностное лицо налогового органа (далее - проверяющий) на основании пункта 1 статьи 93 НК РФ истребует у налогоплательщика необходимые документы. В этом случае воля проверяющего выражается в отдельном документе "Требование о представлении документов", который подписывается руководителем налогового органа. Форма этого документа действующим законодательством не предусмотрена, поэтому налоговые органы на практике оформляют требование о представлении документов в виде письма, адресованного налогоплательщику.

Сроки представления документов налоговым органам

На основании пункта 1 статьи 93 НК РФ лицо, которому адресовано требование о представлении документов, обязано направить или выдать их налоговому органу в пятидневный срок. Отметим, что этот срок начинает течь только с момента получения требования налогоплательщиком. При этом обязанность доказывать дату приема требования возлагается непосредственно на налоговый орган, поэтому налоговые органы чаще всего направляют требования о представлении документов заказным письмом с уведомлением, в котором фиксируется дата получения требования.

Согласно статье 6.1 НК РФ течение срока в 5 дней начинается на следующий день после календарной даты получения требования о предоставлении документов. Срок предоставления документов истекает в двадцать четыре часа пятого дня срока. При этом в случаях, когда последний день срока падает на нерабочий день, днем окончания срока считается ближайший следующий за ним рабочий день.

Рассмотрим эти положения на конкретном примере.

Пример 1. Налоговая инспекция для проведения камеральной налоговой проверки по НДС 9 июля 2004 года (пятница) направила ОАО "Ремдормаш" требование о представлении счетов-фактур, книг продаж, книг покупок, журналов полученных и выданных счетов фактур. Предприятие получило требование 12 июля 2004 года (понедельник). В конце какого дня истекает срок представления документов налоговому органу:

в конце 16 июля 2004 года (пятница);

в конце 17 июля 2004 года (суббота);

в конце 19 июля 2004 года (понедельник).

Комментарий: Согласно пункту 1 статьи 93 НК РФ ОАО "Ремдормаш" обязано представить по требованию налогового органа счета-фактуры, книги продаж, книги покупок, журналы полученных и выданных счетов фактур в течение 5 дней с момента получения требования о представлении документов. Учитывая то, что требование получено 12 июля 2004 года (понедельник), а срок пять дней истекает 17 июля 2004 года (суббота), то на основании статьи 6.1 НК РФ ОАО "Ремдормаш" обязано предоставить документы налоговому органу до конца 19 июля 2004 года (понедельник).

Многие предприятия имеют в своем составе обособленные подразделения (филиалы, представительства и прочие), которые могут быть расположены в разных городах Российской федерации и за границей. В этом случае выполнить требование налогового органа о предоставлении документов в течение 5 дней крайне сложно. Вместе с тем, к сожалению, действующее налоговое законодательство не предусматривает отсрочки исполнения требования о предоставлении документов в таких случаях, поэтому рекомендуем предприятиям, имеющим обособленные подразделения, заранее позаботиться о наличии копий первичных документов своих обособленных подразделений по месту нахождения предприятия. Для этого необходимо приказом или распоряжением по предприятию обязать обособленные подразделения по окончании налогового периода представлять на предприятие копии всех первичных документов, служащих основанием для исчисления и уплаты налогов.

Для продления срока представления документов лучше не пытаться ходатайствовать перед проверяющим, поскольку не редки случаи, когда налоговые органы обещают не применять меры налоговой ответственности, а по факту подают в суды иски о наложении штрафов за несвоевременное представление или непредставление требуемых документов.

Форма представления документов налоговым органам

Согласно пункту 1 статьи 93 НК РФ документы для камеральной налоговой проверки представляются налоговым органам в виде заверенных должным образом копий. На практике часто возникает вопрос, какие копии документов можно считать заверенные "должным образом". Разъясним ситуацию.

На основании пункта 2.3.2.5 "Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения", утвержденной приказом Главархива СССР от 23 мая 1988 г. N 33 (далее по тексту - Приказ N 33) копия с документа воспроизводится рукописным, машинописным способами или средствами оперативной полиграфии. При изготовлении копии рукописным и машинописным способами текст документа перепечатывается полностью, включая элементы бланка.

Копия документа должна быть заверена должностным лицом, удостоверяющим полное соответствие подлиннику. Указанное должностное лицо должно визуально убедиться в полном соответствии воспроизведенной на копии документа информации сведениям, данным и внешним признакам, содержащимся в документе, с которого воспроизведена копия, и несет ответственность за соответствие указанной информации.

Согласно пункту 3.26 ГОСТ Р. 6.30-2003 "Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденного постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст "О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации" (далее по тексту - ГОСТ), при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись, обязательно содержащую следующие реквизиты:

слово "Верно";

должность лица, заверившего копию;

личную подпись лица, заверившего копию;

расшифровку подписи (инициалы, фамилию) лица, заверившего копию;

дату заверения.

Проиллюстрировать заверительную надпись можно на следующем примере.

Пример 2. Верно

Начальник секретариата Личная подпись И.П.Гаврилова

Дата

Многие читатели задают вопросы о том, обязаны ли они заверять копии представляемых для камеральной налоговой проверки документов печатью. На основании пункта 3.26 ГОСТ и пункта 2.3.2.5 приказа N 33, копия документа обязательно должна быть заверена печатью предприятия в не зависимости от того, куда она представляется.

На крупных предприятиях может возникнуть сомнение в том, какой именно печатью можно заверять копии документов:

печатью предприятия;

печатью "Для документов";

печатью "Для копий документов";

печатью "Канцелярия", "Секретариат";

иными печатями.

Согласно пункту 3.26 ГОСТ допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации. Это означает, что копии документов, представляемые для проведения камеральной налоговой проверки, могут быть заверены любой печатью предприятия по усмотрению руководителя предприятия. Однако не стоит забывать, что воля руководителя предприятия о придании той или иной печати предприятия статуса печати, скрепляющей копии документов, должна быть письменно выражена в соответствующем приказе или распоряжении об этой печати. Формулировка данного организационно-распорядительного документа может звучать следующим образом:

Пример 3. Номер

     Дата

Приказ (Распоряжение)

Приказываю:

1. Заверять копии документов предприятия печатью "Секретариат".

Руководитель предприятия        Личная подпись              И.И. Сидоров

Отметим, что налоговым органам могут быть представлены для камеральной налоговой проверки оригиналы документов. На практике мотивировать это можно большим объемом документов, который необходимо откопировать, сославшись на то, что копировать большой объем документации дорого или тяжело. В этом случае проверяющий не имеет права отказаться принять у налогоплательщика оригиналы документов, а по завершении проверки обязан вернуть все документы в целости и сохранности.

Копии документов, представляемых для проведения камеральной налоговой проверки, необходимо передавать проверяющему только по описи или по акту приемки-передачи документов. В противном случае, доказать факт представления документов будет невозможно и предприятие может быть привлечено к ответственности за непредставление или несвоевременное представление документов.

Формы описи или акта приемки-передачи документов действующим законодательством не установлены, поэтому предприятие может разрабатывать их самостоятельно. При этом необходимо обязательно учитывать требования к первичным документам, установленные пунктом 2 статьи 9 Закона о бухгалтерском учете, о том, что эти документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции - приемка-передача копий документов;

д) перечень и количество передаваемых копий документов с их кратким описанием и количеством листов;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение приемки-передачи копий документов и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

Ответственность за непредставление или несвоевременное
представление документов налоговым органам

Согласно пункту 2 статьи 93 НК РФ отказ налогоплательщика, плательщика сбора или налогового агента от представления запрашиваемых при проведении камеральной налоговой проверки документов или непредставление их в установленные сроки признается налоговым правонарушением и влечет ответственность, предусмотренную статьей 126 НК РФ.

На основании пункта 1 статьи 126 НК РФ непредставление в установленный срок налогоплательщиком (налоговым агентом) в налоговые органы документов и (или) иных сведений, актами законодательства о налогах и сборах, влечет взыскание штрафа в размере 50 рублей за каждый непредставленный документ. Сумма казалось бы не большая, однако при значительных объемах документации она может стать существенной даже для крупного предприятия.

Напомним, что штраф может быть наложен на предприятие только на основании решения суда. Вместе с тем, на практике получить такое решение для налогового органа при правильном оформлении документов никакого труда не составляет.

Стоит отметить, что на должностных лиц предприятия, ответственных за представление документов налоговому органу и не представивших или несвоевременно представивших эти документы, может быть наложено административное взыскание в виде штрафа в соответствие с пунктом 1 статьи 15.6 Кодекса об административных правонарушениях Российской Федерации от 30 декабря 2001 г. N 195-ФЗ (далее КОАП РФ).

Согласно пункту 1 статьи 15.6 КОАП РФ непредставление в установленный законодательством о налогах и сборах срок либо отказ от представления в налоговые органы, оформленных в установленном порядке документов и (или) иных сведений, необходимых для осуществления налогового контроля, а равно представление таких сведений в неполном объеме или в искаженном виде, влечет наложение административного штрафа на должностных лиц - от 3 до 5 минимальных размеров оплаты труда.

Необходимо иметь в виду, что применение мер ответственности к налогоплательщику или его должностным лицам не освобождает его от представления документов в налоговый орган. Сделать это необходимо, так как в противном случае руководствуясь пунктом 2 статьи 93 НК РФ проверяющий произведет выемку необходимых документов в порядке, предусмотренном действующим налоговым законодательством. При этом будут изъяты оригиналы документов, что может быть нежелательно для осуществления текущей финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

В.В. Худолеев

"Консультант бухгалтера", N 7, июль 2004 г.