Автоматизация формирования и анализа консолидированной отчетности (О. Духонина, П. Горянский, "Финансовая газета", N 37, 38, сентябрь 2004 г.)

Автоматизация формирования и анализа
консолидированной отчетности

Сложность процедур формирования и анализа консолидированной финансовой отчетности приводит к тому, что в достаточно крупных компаниях эти задачи всегда решаются с применением информационных технологий. Системы, в которых пользователь может выполнять консолидацию, условно подразделяются на два класса - надстройки к бухгалтерским системам и специализированные системы консолидации. В настоящее время надстройки в том или ином виде разработаны практически ко всем имеющимся на рынке бухгалтерским системам. Тем не менее функциональность этих программных продуктов не сопоставима с возможностями специализированных систем консолидации, и поэтому мы не будем останавливаться на них подробно и перейдем к рассмотрению специализированных систем.

К специализированным программным продуктам для формирования консолидированной финансовой отчетности относятся программные продукты корпорации Hyperion - Hyperion Financial Management и Hyperion Enterprise. Обе системы обеспечивают сбор, обработку и представление в едином формате финансовой информации всех дочерних и зависимых компаний в сложной структуре группы компаний, при этом позволяют применять необходимую методологию и учитывать требования международных или национальных стандартов. Можно также организовать сбор финансовой отчетности предприятий группы, выполнить корректирующие проводки, обеспечить непосредственную консолидацию и сформировать необходимые отчеты. Такие функции, как элиминирование внутригрупповых операций, расчет перекрестных владений и доли меньшинства, а также обработка мультивалютной отчетности, выполняются автоматически. В то время как Hyperion Enterprise представляет собой "классическую" систему для формирования пакета консолидированной отчетности, Hyperion Financial Management обладает расширенными аналитическими возможностями. Оба продукта легки в использовании и позволяют специалистам по консолидации самостоятельно выполнять все необходимые настройки.

Для решения методологических задач в системах Hyperion предусмотрены типовые методы консолидации, с помощью которых могут быть автоматизированы такие задачи, как определение доли меньшинства, исключение внутригрупповых расчетов, расчет гудвилла. В системах также реализована методика обнаружения расхождений, возникших при элиминировании внутригрупповых расчетов.

Рассмотрим более подробно основные функции специализированных систем консолидации на примере систем Hyperion Financial Management и Hyperion Enterprise.

Аналитические направления

Структурной основой систем консолидации Hyperion является набор аналитических направлений. Так, система Hyperion Enterprise имеет восемь аналитических направлений: категории, организации, организационные структуры, счета, валюты, периоды, уровни консолидации, режимы отображения данных. Пять из них являются настраиваемыми и три - специальными. На базе настраиваемых направлений в системе предусмотрено описание структуры финансовой информации группы предприятий. Например, типичная конфигурация может быть настроена следующим образом:

Аналитическое направление	Элементы направления
Категории	Плановые данные
	Фактические данные
Организации	Список предприятий группы
Оргструктуры	Юридическая структура группы
	Сегментная структура группы
Счета	План счетов группы
Валюты	Список валют предприятий группы

Четкое структурирование данных позволяет пользователям финансовой информации просматривать данные в наиболее удобном ракурсе. При этом можно выбрать аналитические направления и их элементы, которые будут представлены соответственно в строках и столбцах отображаемых таблиц.

Система Hyperion Financial Management имеет наряду с основными четыре дополнительных настраиваемых аналитических направления, в которых может быть отражена развернутая аналитика, например:

Аналитическое направление	Элементы направления
Направление 1	Аналитика "Продукция группы"
Направление 2	Аналитика "Сырье и материалы"
Направление 3	Аналитика "Центры финансовой ответственности"
Направление 4	Аналитика "Движение по счетам"

Таким образом, с помощью Hyperion Financial Management может быть построена и консолидирована управленческая отчетность группы.

Сбор и структурирование исходной информации

Использование специализированных систем консолидации делает процесс сбора и группировки исходной информации более эффективным. Например, системы Hyperion допускают несколько способов ввода данных: ручной ввод в заранее подготовленные формы, автоматический ввод из электронных таблиц, автоматический перенос из бухгалтерских программ, получение информации из единого хранилища данных (например, Microsoft SQL).

Последние два способа являются весьма примечательными: автоматический перенос данных дает возможность получать информацию практически из любой учетной системы, при этом система консолидации сама забирает информацию из формируемого бухгалтерской программой текстового файла (для этого достаточно лишь один раз выполнить настройки). Дополнительным преимуществом является повышение надежности информации, поскольку систему распознавания настраивает специалист по консолидации, а рядовой пользователь выполняет только "обычную" бухгалтерскую работу. Важно отметить, что никакой унификации учетных систем внутри группы не требуется: предприятия могут использовать для учета различные программные продукты. Это может стать реальным источником экономии, поскольку сегодня в целях автоматизации процесса консолидации многие крупные холдинги стремятся унифицировать бухгалтерское программное обеспечение и делают это путем распространения дорогостоящих ERP-систем, установленных в головной компании, на все дочерние предприятия, которые могли бы обойтись и более доступными отечественными программными продуктами. Описанный способ получения данных в большей степени подходит для формирования консолидированной отчетности, не требующей развернутой аналитики. Такой процесс формирования консолидированной отчетности успешно реализуется с применением программного продукта Hyperion Enterprise.

Получение исходных данных из единого хранилища в большей степени подходит для формирования консолидированной отчетности, содержащей развернутую аналитику. Составление такой отчетности значительно более сложный процесс, чем формирование "обычной" консолидированной отчетности. Без автоматизации он практически невозможен. Вместе с тем в последнее время именно такая отчетность является наиболее востребованной, так как она позволяет принимать экономически обоснованные решения при управлении группой в целом. Сложность формирования данного вида консолидированной отчетности состоит в том, что информация, используемая для ее построения, должна быть гармонизирована (показатели отчетности должны поставляться в одинаковой аналитике). Кроме того, процедуры консолидации для "развернутой" отчетности несколько сложнее, чем для "простой". Проблема гармонизации решается путем использования единого хранилища, где данные приводятся к единому стандарту. Для этого в системе Hyperion Financial Management реализованы поддержка дополнительных аналитических направлений, а также развитые средства описания правил консолидации. Помимо этого в комплекте с системой поставляется Hyperion Reports - гибко настраиваемый инструмент, позволяющий формировать отчетность презентационного качества.

Мультивалютность

Система позволяет консолидировать и анализировать отчетность, составленную в разных валютах. Для каждой из валют, введенных в систему, помимо кода и описания указывается масштаб, влияющий на расчет обменных курсов.

Бизнес-правила

Для автоматизации различных вычислений, связанных с отчетностью, планированием и прогнозированием, применяются бизнес-правила. Они могут быть использованы для таких задач, как расчет данных, которые не могут быть получены путем иерархического агрегирования (коэффициенты, отклонения), сложные расчеты с конвертацией валют, определение курсовых разниц и т.д.

Среди бизнес-правил можно выделить следующие типы:

правила расчета первичных показателей;

правила консолидации, позволяющие применять ее нестандартные методы (что часто требуется при составлении консолидированной отчетности, определяемой законодательством);

правила аллокации, применяемые при распределении данных из одного источника по нескольким объектам;

правила конвертации валют (возможно, с перерасчетом заданных по умолчанию валютных курсов);

правила, позволяющие описать возможности ввода данных или запрет на ввод данных.

С помощью бизнес-правил могут быть настроены автоматические процессы расчета гудвилла, доли меньшинства, внутригрупповой прибыли и др.

Журналы

Для осуществления ручных корректировок в системах предназначены журналы. В журнал могут быть занесены корректировочные проводки на уровне как одного предприятия, так и группы. Журналы могут быть использованы для устранения расхождений во внутригрупповых операциях, внесения показателей, рассчитанных вне системы, осуществления трансформационных проводок.

Система обладает функциональностью, позволяющей создавать шаблоны для типовых журналов. В случае если журнал требуется проводить каждый период, может быть создан автоматический рекурсивный журнал. Кроме того, в системе может быть создан журнал, который автоматически будет сторнирован в следующем периоде.

Организация процесса консолидации

Функции управления процессом консолидации в Hyperion Financial Management предназначены для контроля обработки информации в случае, если процедура консолидации выполняется централизованно. Элементарный блок процесса представляет собой комбинацию сценария, года, периода, предприятия и вида значений. В процессе согласования каждый блок проходит ряд состояний, первое из которых - "не начато". Затем следует уровень "первое чтение" и далее до десяти уровней "в рассмотрении", на каждом из которых могут вноситься требуемые корректировки. После всех необходимых преобразований блок получает статус "готов к утверждению", после утверждения уполномоченным сотрудником - статус "утверждено", а после открытия публичного доступа к утвержденному блоку - статус "опубликовано".

Процедуры консолидации

В системах поддерживается автоматический расчет консолидированной отчетности. Процедуры консолидации запускаются после проведения всех журналов. Консолидированная отчетность может быть отдельно рассчитана для каждого субхолдинга (сегмента), при этом для ускорения процесса консолидации можно провести расчет только тех ячеек, которые содержат данные. Кроме того, система позволяет рассчитать отдельно вклад конкретной компании в консолидированный отчет. Эта функция бывает полезна для анализа информации.

Отчеты

В системе предусмотрены отчеты для отражения внутригрупповых операций и расхождений по ним. Можно также просмотреть системные отчеты, составленные по журнальным корректировкам. Кроме того, в комплекте с системами Hyperion поставляются продукты, предназначенные для создания и форматирования различных отчетов: для Hyperion Enterprise - это Hyperion Reporting, а для Hyperion Financial Management - Hyperion Reports.

Hyperion Reports позволяет создавать как традиционные финансовые отчеты (отчет о прибылях и убытках, баланс, отчет о движении денежных средств), так и нетрадиционные форматы отчетов для финансовых и аналитических данных, включающие текстовую и графическую информацию или данные, полученные в разных моделях.

Доступ к информации через Интернет и система безопасности

Hyperion Enterprise и Hyperion Financial Management имеют гибко настраиваемую систему безопасности. Каждому пользователю может быть выделен определенный участок работы (предприятия, организационная структура, счета, аналитика, отчеты). Остальные данные могут быть доступны в режиме просмотра или не доступны совсем. Возможно также создание групп пользователей и классов безопасности.

Архитектура Hyperion Financial Management позволяет организовать полноценный доступ к его функциям через Интернет. В частности, можно загружать или выгружать данные либо вводить их вручную, а также работать с журнальными проводками, распечатывать отчеты и производить другие операции.

Практический опыт

В качестве иллюстрации рассмотрим производственный холдинг, имеющий в своем составе производственные предприятия и дистрибьюторские компании. Головная компания группы размещает свои ценные бумаги на международной фондовой бирже, при этом обязательным условием допуска ценных бумаг к торгам является представление консолидированной отчетности в соответствии со стандартами US GAAP.

Традиционная (до внедрения специализированного программного обеспечения) технология формирования международной отчетности, основанная на электронных таблицах, была весьма сложной, требовала привлечения большого количества ресурсов. Проблемы возникали при верификации выполняемых операций, что приводило к значительному снижению надежности отчетных показателей. Аналогичным образом формировалась консолидированная управленческая отчетность, при этом она была недостаточно информативной, поскольку не содержала развернутой аналитики. Финансовая и управленческая отчетность компании были не сопоставимы, так как формировались и консолидировались по различным правилам. Основной причиной подобной ситуации являлся большой объем исходных данных, не позволяющий произвести их качественную обработку без применения специализированных средств.

В ходе проекта внедрения специализированной системы (Hyperion Financial Management) были поставлены две основные задачи: автоматизация процессов трансформации показателей финансовой и управленческой отчетности группы компаний из российских стандартов в стандарты US GAAP и автоматизация процессов консолидации финансовой и управленческой отчетности. В частности, было необходимо обеспечить:

реализацию процедур, обеспечивающих сбор и загрузку в систему информации, необходимой для трансформации отчетности в стандарты US GAAP и формирования консолидированной отчетности;

трансформацию финансовой и управленческой отчетности с целью приведения ее в соответствие с требованиями стандартов US GAAP;

формирование ежеквартальной консолидированной финансовой отчетности группы;

формирование ежемесячной консолидированной управленческой отчетности группы.

В части сбора информации в рамках проекта был разработан и реализован механизм автоматизированной загрузки информации из единого хранилища данных в систему консолидации, который позволил получать необходимые для консолидации и трансформации данные без непосредственного участия сотрудников предприятий.

Что касается трансформации отчетности, то были автоматизированы процедуры реклассификации статей отчетности и внесения исторических трансформационных корректировок, повторяющихся из периода в период. Для внесения корректировок периода был реализован механизм ручного ввода трансформационных проводок с возможностью их верификации и сторнирования. Был также разработан регламент трансформации в целях подготовки как финансовой, так и управленческой отчетности.

В ходе внедрения была заложена основа для передачи процедур трансформации отчетности в стандарты US GAAP непосредственно на предприятия группы. Для этого на дочерних предприятиях организуются автоматизированные рабочие места, позволяющие трансформировать показатели отчетности предприятия в стандарты US GAAP. При этом уполномоченные сотрудники головной компании (контролеры) имеют возможность получать полную информацию о корректировках, сделанных в дочерней компании, после чего (в случае обнаружения ошибок) они могут изменить их либо отменить частично. Такой подход обеспечивает ускорение процесса трансформации отчетности в стандарты US GAAP и повышение надежности ее показателей.

В части подготовки консолидированной финансовой отчетности были автоматизированы такие операции, как конвертация показателей отчетности в соответствии с FAS 52, создание различных организационных структур для формирования отчетности по сложившимся внутри группы холдинговым субструктурам, элиминирование внутригрупповых расчетов и оборотов и контроль за их состоянием, элиминирование интерсегментных оборотов, расчет и элиминирование внутригрупповой прибыли, определение гудвилла и доли меньшинства, расчет долей владения и контроль в группе (в том числе при сложном перекрестном владении), осуществление корректировочных проводок с возможностью проследить полную информацию о такой проводке (исполнитель, дата, цель и т.д.), консолидация с автоматическим определением применяемого метода, получение полного пакета консолидированной отчетности, анализ отчетных данных за текущий и предыдущие периоды.

Что касается подготовки консолидированной управленческой отчетности, то были автоматизированы такие операции, как создание различных организационных структур для формирования отчетности по операционным, географическим и иным сегментам, элиминирование внутригрупповых оборотов и контроль за состоянием внутригрупповых расчетов, расчет и элиминирование внутригрупповой прибыли, осуществление корректировочных проводок с возможностью проследить полную информацию о такой проводке, получение пакета консолидированной отчетности, анализ отчетных данных за текущий и предыдущие периоды. Следует отметить, что при разработке методических документов и технического задания было обеспечено требование сопоставимости финансовой и управленческой отчетности.

О. Духонина,

П. Горянский

Холдинг Ланит

"Финансовая газета", N 37, 38, сентябрь 2004 г.