Вопрос: Каков порядок изготовления, получения и ведения бухгалтерского учета трудовых книжек? ("Финансовая газета", N 37, сентябрь 2004 г.)

Каков порядок изготовления, получения и ведения бухгалтерского учета трудовых книжек?

В соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ) трудовая книжка отнесена к основному документу о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Согласно ст. 66 ТК РФ форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются Правительством Российской Федерации. В свете требований ТК РФ постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.03 г. N 225 (с изменениями и дополнениями от 6.02.04 г.) "О трудовых книжках" утверждены Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее - Правила). В соответствии с п. 3 постановления N 225 Минфин России приказом от 22.12.03 г. N 117н "О трудовых книжках" утвердил образцы трудовой книжки и вкладыша в нее, а также Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку. Постановлением Минтруда России от 10.10.03 г. N 69 утверждена Инструкция по заполнению трудовых книжек и даны разъяснения по отдельным вопросам применения постановления N 225.

Для получения трудовых книжек и вкладышей в них организации заключают договоры напрямую с изготовителем или с распространителями.

К бухгалтерскому учету в качестве материально-производственных запасов (МПЗ) трудовые книжки принимаются как активы, которые предназначены для продажи, согласно п. 2 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных приказом Минфина России от 28.12.01 г. N 119н (с изменениями и дополнениями от 23.04.02 г. N 33, далее - Методические указания). В соответствии с п. 11 Методических указаний все операции по движению (поступление, перемещение, расходование) трудовых книжек оформляются первичными учетными документами, утвержденными Госкомстатом России по согласованию с Минфином России (формы N М-4 "Приходный ордер", М-11 "Требование-накладная" и др.). Оприходование трудовых книжек отражается по дебету счета 41 "Товары" в корреспонденции со счетом 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" по стоимости их приобретения без учета НДС. Согласно п. 147 Методических указаний НДС, начисленный при приобретении материалов, учитывается на счете 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям" одновременно с оприходованием поступивших материалов. Списание налога со счета 19 производится в момент оплаты материалов (в случае предварительной оплаты материалов одновременно с их оприходованием) в дебет счета 68 "Расчеты с бюджетом" по соответствующим субсчетам (п. 148 Методических указаний).

Согласно п. 47 Правил (с изменениями и дополнениями от 6.02.04 г.) при выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее организация (работодатель) взимает с работника плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение, за исключением случаев, предусмотренных пп. 34 и 48 Правил. При выдаче работнику трудовой книжки (вкладыша) и взимании платы у организации (работодателя) возникает объект обложения НДС (п.п. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ).

Согласно п. 18.1 положения по бухгалтерскому учету "Доходы организации" ПБУ 9/99, утвержденного приказом Минфина России от 6.05.99 г. N 32н (с изменениями и дополнениями на 30.03.01 г.), выручка, операционные и внереализационные доходы (выручка от продажи товаров), составляющие менее 5% общей суммы доходов организации за отчетный период, не показываются как отдельный вид. В этом случае по кредиту счета 91 "Прочие доходы и расходы", субсчет "Прочие доходы", который предназначен для обобщения информации о прочих доходах (операционных, внереализационных) отчетного периода, кроме чрезвычайных доходов, в течение отчетного периода отражаются поступления, связанные с продажей трудовых книжек, в корреспонденции со счетами учета расчетов (счет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям") или денежных средств (счет 50 "Касса"). Одновременно себестоимость проданных трудовых книжек списывается с кредита счета 41 в дебет счета 91 "Прочие доходы и расходы", субсчет "Прочие расходы" (91-2). Сумма начисленного НДС отражается в бухгалтерском учете по кредиту счета 68 "Расчеты по налогам и сборам" в корреспонденции с субсчетом 91-2.

А. Тимофеева,

ЗАО "Аудиторская фирма "РАНГ-АУДИТ"

8 сентября 2004 г.

"Финансовая газета", N 37, сентябрь 2004 г.