Учет бюджетными учреждениями расчетов по беспроцентным ссудам. Особенности автоматизированного учета расчетов по ссудам (С.В. Щеткин, "Советник бухгалтера социальной сферы", N 8, август 2004 г.)

Учет бюджетными учреждениями расчетов по беспроцентным ссудам. Особенности автоматизированного учета расчетов по ссудам

Бюджетные ссуды (кредиты) согласно действующему законодательству предоставляются:

сотрудникам, вступившим в ЖСК или осуществляющим строительство индивидуального жилья;

военнослужащим, проходящим военную службу по контракту, и приравненным к ним лицам в соответствии с законодательством Российской федерации в размере до 12 окладов денежного содержания на срок до 3 лет для обзаведения имуществом первой необходимости;

вынужденным переселенцам на строительство (приобретение) жилья.

В соответствии с Порядком распределения расходов по соответствующим предметным статьям и подстатьям экономической классификации расходов бюджетов Российской Федерации (утверждены приказом Минфина России от 11.12.2002 N 127н) расходы по предоставлению бюджетных ссуд и погашению задолженности по выданным ссудам относятся на подстатьи:

380140 "Прочие бюджетные кредиты (бюджетные ссуды) внутри страны";

380240 "Возврат прочих бюджетных кредитов (бюджетных ссуд)".

Расчеты по предоставлению и погашению беспроцентных ссуд в бюджетных учреждениях можно разделить на три группы:

расчеты между распорядителями и получателями средств бюджета по переводу (отзыву) объемов финансирования расходов на предоставление беспроцентных ссуд (субсчет 140);

расчеты с получателями по предоставлению и погашению беспроцентных ссуд (субсчета 178-1 и 175-1);

расчеты с бюджетом по возврату средств, поступивших в погашение выданных ссуд (субсчет 173-1).

Министерство финансов Российской Федерации в дополнение к письму от 25.04.2002 N 3-11-08/46 направило письмо Минфина России от 02.09.2002 N 3-08-08/547. В бюджетных учреждениях в соответствии с вышеуказанным письмом, операции со средствами, поступающими в погашение беспроцентных ссуд, выданных в соответствии с законодательством, отражаются на следующих субсчетах:

Таблица 1

N п/п	Содержание операции	Дебет субсчета	Код по ЭКР для дебета субсчета	Кредит субсчета	Код по ЭКР для кредита субсче- та
1	2	3	4	5	6
1	Поставлены на учет невозмещенные остатки ранее предоставленных ссуд*(1)	175-1	380140	140	380140
2	Начисление ссуды в соответствии с действующим законодательством	210-1	380140	178-1	380140
3	Зачисление обьемов финансирова- ния по предоставлению ссуд на лицевые счета получателей средств федерального бюджета	091 178-1	380140 380140	140 210-1	380140 380140
4	Выдача ссуд с лицевых счетов по- лучателей средств федерального бюджета	175-1	380140	091 (210-1)	380140
5	Поступление средств на лицевые счета получателей средств феде- рального бюджета в счет ранее предоставленных ссуд посредст- вом; оплаты через кредитные организа- ции оплаты через кассу бюджетного учреждения с последующи внесени- ем сумм на восстановление кассо- вых расходов удержания из заработной платы (денежного довольствия) на осно- вании заявления ссудополучателя с соответствующей корректировкой статьи расхода	091 120-1 091 180-1 (188-1) 091	380240 380240 380240 110110 (110120) 380240	175-1 175-1 120-1 175-1 091	380140 380140 380240 380140 *(2) 110110 110120
6	Отнесение средств, поступивших в счет погашения ранее предостав- ленных ссуд, на расчеты с бюдже- том	140	380140	173-1	380240
7	Перечисления средств, поступив- ших в счет ранее предоставленных ссуд, в доход федерального бюд- жета	173-1	380140 380140	091	380240
*(1) Остатки задолженности по ранее предоставленным бюджетным ссудам следует отражать в зависимости от ранее действовавшего порядка их учета в конкретном министерстве. Например, в учете военных бюджетных учреждений Минобороны России это следовало отразить двумя проводками: 1) Дебет 175-1 Кредит 172-1 (отражен в учете остаток задолженности получателей по ранее представленным ссудам); 2) Дебет 187-1 Кредит 140 (отражен в учете остаток задолженности перед бюджетом по возврату бюджетных ссуд). *(2) Кроме подстатьи 110110 может быть указана иная статья расходов по выплате денежного вознаграждения работникам (110120, 110130, 110140).

Принципиальные отличия этого порядка учета от всех ранее существовавших ведомственных инструкций заключаются в следующем:

для всех бюджетных учреждений независимо от их ведомственной принадлежности установлена единая учетная политика по отражению в бухгалтерском учете расчетов по беспроцентным ссудам;

перевод объемов финансирования на предоставление беспроцентных ссуд должен осуществляться в строгом соответствии с остатками задолженности по начисленным ссудам (такой вывод следует из содержания корреспонденций, указанных в п. 3 табл. 1);

суммы, удержанные в счет погашения задолженности по ранее предоставленным беспроцентным ссудам, подлежат перечислению в доход бюджета.

Следует отметить, что до издания письма Минфина России от 02.09.2002 N 3-08-08/547 (далее по тексту - Письмо Минфина России) главные распорядители средств бюджета (РСБ) самостоятельно устанавливали порядок учета предоставленных бюджетных ссуд. Независимо от ведомственных различий все схемы учета сходились в одном: суммы, удержанные в погашение задолженности по ранее предоставленным бюджетным ссудам, поступали на текущее финансирование, т.е. в дальнейшем направлялись на выдачу новых ссуд. При отсутствии потребности в предоставлении новых ссуд остатки средств перечислялись вышестоящему распорядителю средств бюджета на уменьшение объемов финансирования. Таким образом, суммы, удержанные в погашение ссуд, бюджетные учреждения ранее могли зачислять на восстановление текущих расходов (кредит субсчета 200). Конечно, такая система учета не позволяла качественно планировать объемы финансирования расходов на предоставление бюджетных ссуд и кредитов.

Инструкцией по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях (приказ Минфина России от 30.12.1999 N 107н, далее по тексту Инструкция) для бюджетных учреждений определена единообразная государственная учетная политика. Издание Минфином России указанного Письма обеспечило переход на единый порядок учета предоставленных бюджетных ссуд.

В настоящее время суммы, удержанные в погашение ранее предоставленных бюджетных ссуд, не могут использоваться на текущее финансирование и должны перечисляться в доход федерального бюджета. При этом на субсчете 140 "Расчеты по финансированию из бюджета на расходы учреждения и другие мероприятия" осуществляется учет задолженности перед федеральным бюджетом по выданным беспроцентным ссудам.

В соответствии с новым порядком учета на субсчетах расчетов могут образоваться остатки, которые по своему предназначению характеризуются следующим содержанием:

Таблица 2

N п/п	Суб- счет	Остаток на субсчете		Характеристика остатка на субсчете	Код ЭК
		Дебет	Кредит
1	178-1		+	Сумма задолженности учреждения, подле- жащая выплате получателям в виде бюд- жетной ссуды	380140
2	175-1	+		Сумма задолженности получателя бюджет- ной ссуды перед учреждением, предоста- вившим ссуду	380140
3	140		+	Сумма объемов финансирования на предо- ставление бюджетных ссуд (подлежит воз- врату в бюджет)	380140
4	173-1		+	Сумма, удержанная в погашение ранее представленных ссуд и подлежащая пере- числению в доход федерального бюджета	380240

Следует отметить, что операции по начислению ссуд и поступлению объемов финансирования на их выдачу (п. 2 и 3 табл. 1) связаны между собой. Эта взаимосвязь требует обеспечить строго целевой перевод объемов финансирования на расходы по выплате беспроцентных ссуд, т.е. финансирование должно осуществляться на сумму задолженности бюджетного учреждения конкретным получателям ссуд.

Контроль за полнотой поступления сумм в погашение остатка задолженности по предоставленным бюджетным ссудам осуществляется на субсчете 175-1. При поступлении (удержании) средств в погашение остатка задолженности по ссуде делается запись:

Дебет 091 (или: 120-1, 180-1, 188-1) Кредит 175-1.

В соответствии с требованиями Письма Минфина России суммы, поступившие в погашение ранее предоставленных ссуд, относятся на расчеты с бюджетом:

Дебет 140 Кредит 173-1.

Периодичность записей, отражаемых в учете по расчетам с бюджетом, настоящим указанием не определена. Наверное, было бы целесообразным эти две операции отражать в учете одновременно. Таким образом, на сумму, поступившую (удержанную) в погашение остатка задолженности по ссуде, автоматически увеличивалась бы задолженность перед федеральным бюджетом. Такой порядок учета обеспечивал бы полное соответствие сумм оборотов по кредиту субсчета 175-1 и кредиту субсчета 173-1. Очевидно, следует определить и сроки перечисления удержанных сумм в доход федерального бюджета. По всей видимости, одновременно с получением денежных средств на выплату заработной платы (денежного довольствия) на сумму остатка средств на субсчете 173-1 (ЭК-380240) следует оформить платежное поручение на перечисление в доход бюджета сумм, удержанных в погашение задолженности по предоставленным ссудам.

Еще одной особенностью расчетов по беспроцентным ссудам является то, что получатель бюджетных средств (ПСБ) должен уведомить орган федерального казначейства (ОФК) о суммах, удержанных из заработной платы (денежного довольствия) в погашение беспроцентных ссуд. На основании такого уведомления, как правило, оформленного в виде платежного поручения, ОФК делает перевод бюджетных средств со статьи на выплату заработной платы (денежного довольствия) 110110 (110120) на статью 380240 "Возврат прочих бюджетных кредитов (бюджетных ссуд)". Это уведомление с отметкой ОФК отражается в учете ПСБ корреспонденцией:

Дебет 091 (ЭК-380240) Кредит 091 (ЭК-110110 или 110120).

При практической реализации требований Письма Минфина России по отражению в учете операций, связанных с погашением ссуд, вероятно, потребуются дополнительные корреспонденции по оформлению совершенных расчетов. Это связано с тем, что военнослужащие могут переводиться по службе из одной воинской части в другую, и, соответственно, остаток задолженности по предоставленным ссудам должен передаваться из одного бюджетного учреждения в другое. Причем такая передача, очевидно, должна оформляться извещением ф. 280 и направлением одного экземпляра этого документа (или списка извещений) своему вышестоящему распорядителю средств бюджета. Этот вывод объясняется тем, что уменьшение объемов финансирования на субсчете 140 (ЭК-380140) у получателя средств бюджета является прерогативой вышестоящего распорядителя средств бюджета.

При этом в учете РСБ возможны следующие операции.

Если бюджетные учреждения подчинены одному распорядителю, то операции на сумму остатка задолженности по ссуде будут отражаться в учете следующим порядком:

по прежнему месту службы:

Дебет субсчета 140 Кредит субсчета 175-1;

по новому месту службы:

Дебет субсчета 175-1 Кредит субсчета 140.

При этом на основании соответствующего документа в учете РСБ, очевидно, потребуется сделать запись:

по дебету субсчета 140 - на сумму увеличения остатка задолженности по переведенным ПСБ объемам финансирования на выплату беспроцентных ссуд. Аналитический учет: воинская часть, в которую переведен военнослужащий с остатком задолженности по редоставленной ссуде;

по кредиту субсчета 140 - на сумму уменьшения остатка задолженности по переведенным ПСБ объемам финансирования на выплату беспроцентных ссуд. Аналитический учет: воинская часть, из которой убыл военнослужащий, с остатком задолженности по предоставленной ссуде.

Автоматизация учета расчетов по ссудам

Автоматизация сегодня является неотъемлемой частью повседневной деятельности современной бухгалтерии. Внедрение бухгалтерских автоматизированных систем обеспечивает максимальное выполнение требований нормативных актов по ведению учета. На сайте Минфина России (http://www.minfin.ru/) опубликован проект новой Инструкции по бюджетному учету. По мнению многих специалистов, в том числе из числа сотрудников ГУФК Минфина России, ведение бухгалтерского учета по новой инструкции без применения автоматизированных систем очень трудоемко и представляется весьма проблематичным.

В настоящее время программа автоматизации бухгалтерского учета должна обеспечивать ведение учета:

по источникам финансирования деятельности бюджетных учреждений;

по показателям бюджетной классификации;

по внебюджетным источникам.

Рассмотрим, как эти задачи решены в программе "Турбо Бухгалтер" (конфигурация "Бюджет").

Для удобства работы пользователей с регистрами учета и отчетными документами всем субсчетам, описанным в плане счетов программы, присвоены отличительные признаки: 1, 2, 3. При формировании проводок пользователь может выбрать из списка необходимый субсчет.

После выбора субсчета программа автоматически предлагает выбрать аналитический признак из справочников, которые в структуре учета связаны (обязательны) для данного субсчета. Проводки, сформированные в специальном диалоговом окне программы, заносятся в журнал хозяйственных операций программы. С целью упрощения внесения информации в журнал операций в программе созданы типовые операции, которые позволяют заносить несколько взаимосвязанных проводок.

Что касается учета расчетов по предоставлению беспроцентных ссуд, то для этих целей имеются типовые операции, в том числе для учета поступивших объемов финансирования на выплату ссуд. В конфигурации "Воинская часть" это реализовано в виде двух проводок:

Сумма 091.1 140.1.20 (РСБ.ОСН СТ.0401.601.605.380140);

Сумма 178.1 210.1 (ОРГ СТ.0401.601.605.380140).

Для ведения расчетов по ссудам в программе предусмотрен отдельный субсчет 175.1.1 "Расчеты с военнослужащими по погашению беспроцентных ссуд". При выборе этого субсчета программа автоматически запрашивает аналитический признак из картотеки сотрудников (справочник "Ф"). Таким образом, обеспечивается ведение аналитического учета задолженности по предоставленным ссудам с расшифровкой остатка долга по сотрудникам.

Согласно Инструкции аналитический учет по субсчету 175 ведется на карточке форма 292. Пример заполнения карточки учета средств и расчетов в программе "Турбо Бухгалтер" приведен ниже.

                              Карточка N 15

                                          --

                         учета средств и расчетов

                                                                /----------\

                                                                | Коды     |

                                                                |----------|

                                        Форма 292 по ОКУД     по|0504604   |

                                                                |----------|

                                  на "01" февраль  2004 г.  Дата|01.02.2004|

                                      ---------                 |----------|

Учреждение (централизованная бухгалтерия) Войсковая часть     по|          |

                                          ---------------       |          |

                                               19175        ОКПО|          |

                                               -----            |          |

                                          ----------------      |----------|

Единица измерения:  Руб.                                 по ОКЕИ| 383      |

                         ------------------------------         |----------|

Наименование     Расчеты с военнослужащими по погашению    Номер|175.1.1!  |

счета, субсчета: беспроцентных   ссуд   (по   бюджетным         |          |

                 средствам) 175.1.1!                            \----------/

                 --------------------------------------

Аналитический признак:  Ф. Мунтян

                       ---------------------------

Условие отбора проводок: (Ф. Мунтян), 01.01.2004, 01.02.2004,

/-----------------------------------------------------------------------\

|   Дата   |Номер|   Содержание операции   |Де-|Кредит|     Остаток     |

|          | м/о |                         |бет|      |-----------------|

|          |     |                         |   |      | дебет  | кредит |

|----------+-----+-------------------------+---+------+--------+--------|

| 1        | 2   |        3                | 4 | 5    |   6    |   7    |

|----------+-----+-------------------------+---+------+--------+--------|

|01.01.2004|     |Остаток на начало периода| - | -    |5'970.00|   -    |

|----------+-----+-------------------------+---+------+--------+--------|

|15.01.2004| 1   |ПКО 6 возврат беспроцент-| - |300.00|5'670.00|   -    |

|          |     |ной ссуды от Мунтяна     |   |      |        |        |

|----------+-----+-------------------------+---+------+--------+--------|

|01.02.2004|     |Остаток на конец периода | - | -    |5'670.00|   -    |

\-----------------------------------------------------------------------/

В программе автоматизированный учет организован таким образом, что при совершении операции с бюджетными средствами и выборе соответствующего бюджетного субсчета программа запрашивает справочник бюджетной классификации. В последующем это дает возможность по любому субсчету получить аналитический отчет с детализацией по кодам классификации.

Генератор внутренних отчетов программы "Турбо Бухгалтер" позволяет пользователю формировать собственные отчеты с параметрами разбиения на таблицы, колонки и строки. Этот программный инструмент обеспечивает получение оперативной информации относительно целевого использования средств, в том числе на субсчетах расчетов.

С помощью генератора внутренних отчетов для целей учета расчетов по ссудам можно сформировать различные отчеты, в том числе:

об остатках денежных средств на лицевом счете в ОФК по кодам экономической классификации 380140, 380240 (субсчет 091);

со списком сотрудников и указанием остатков задолженности по предоставленным ссудам (субсчет 175.1.1 с разбиением на строки по признакам справочника "Ф");

с информацией о всех совершенных операциях по расчетам с конкретным сотрудником, получившим беспроцентную ссуду (субсчет 175.1.1, аналитический признак из справочника "Ф");

остатки на субсчетах 173.1, 140 по кодам экономической классификации 380140, 380240.

Это далеко не полный перечень вспомогательных отчетов, которые пользователь может самостоятельно сформировать в программе, используя возможности генератора отчетов.

Таким образом, использование программ автоматизации учета значительно повышает оперативность получения нужной информации о состоянии расчетов и высвобождает время для анализа ситуации и последующего принятия управленческих решений.

С.В. Щеткин,

начальник управления автоматизации учета

бюджетных учреждений (ЗАО "Агентство "Русспромоценка")

"Советник бухгалтера социальной сферы", N 8, август 2004 г.