Приложение. Порядок организации работы с обращениями граждан в Администрации города Омска

Приложение
к постановлению Администрации
города Омска
от 12 мая 2021 года N 278-п

Порядок
организации работы с обращениями граждан в Администрации города Омска

I. Общие положения

1. Настоящий Порядок организации работы с обращениями граждан в Администрации города Омска (далее - Порядок) разработан на основании Федерального закона "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Устава города Омска в целях установления единого порядка организации работы с обращениями граждан в Администрации города Омска, структурных подразделениях Администрации города Омска (далее - структурные подразделения).

2. Обращения граждан (далее - обращения) рассматриваются в порядке и сроки, установленные Федеральным законом "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации". Обращения, в отношении которых действующими нормативными правовыми актами установлены иные порядок и сроки рассмотрения, рассматриваются в соответствии с данными нормативными правовыми актами.

3. В Администрации города Омска, структурных подразделениях обращения рассматривают Мэр города Омска, первый заместитель Мэра города Омска, заместители Мэра города Омска, руководители структурных подразделений Администрации города Омска (далее - руководители).

4. Рассмотрению подлежат обращения, поступившие в Администрацию города Омска, структурные подразделения в устной, письменной форме, в форме электронного документа, в том числе:

- доставленные гражданами лично в отдел по работе с обращениями граждан Аппарата Мэра города Омска (далее - отдел по работе с обращениями граждан), структурные подразделения;

- поступившие по почте;

- направленные в форме электронного документа через раздел "Обращения граждан" официального сайта Администрации города Омска (www.admomsk.ru), предусматривающий согласие гражданина на передачу, обработку и хранение персональных данных в соответствии с Федеральным законом "О персональных данных";

- поступившие в рамках межведомственного электронного документооборота;

- принятые руководителями во время проведения личного приема граждан, на встречах с населением;

- принятые во время проведения теле-, радиопередач, прямых телефонных линий с участием руководителей;

- поступившие по утвержденному постановлением Мэра города Омска от 7 декабря 2005 года N 524-п "Об организации работы "Телефона доверия Мэра города Омска" номеру "Телефона доверия Мэра города Омска";

- направленные с использованием государственной информационной системы жилищно-коммунального хозяйства (далее - ГИС ЖКХ), сервиса "Подача и рассмотрение жалоб на решения и действия (бездействие) органов исполнительной власти и органов местного самоуправления Омской области и их должностных лиц, государственных гражданских служащих органов исполнительной власти и органов местного самоуправления Омской области" на Региональном портале государственных и муниципальных услуг Омской области (далее - РПГУ).

5. Обращения, поступившие из Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Губернатора Омской области, Правительства Омской области, Омского городского Совета, ставятся на особый контроль, о чем делается соответствующая отметка в регистрационно-контрольной карточке (далее - РКК) обращения в системе электронного документооборота и делопроизводства Администрации города Омска (далее - СЭДД).

6. Делопроизводство в СЭДД по обращениям осуществляется в соответствии с Порядком работы в системе электронного документооборота и делопроизводства Администрации города Омска, утвержденным распоряжением Администрации города Омска от 18 сентября 2012 года N 337-р "О Порядке работы в системе электронного документооборота и делопроизводства Администрации города Омска" (далее - Порядок работы в СЭДД):

- в Администрации города Омска - отделом по работе с обращениями граждан;

- в структурных подразделениях - подразделением по работе с обращениями структурного подразделения или ответственным лицом (далее - подразделение по работе с обращениями граждан (ответственное лицо).

7. Отдел по работе с обращениями граждан направляет на рассмотрение Мэру города Омска обращения:

1) поступившие в Администрацию города Омска для рассмотрения в соответствии с частью 5 статьи 8, частью 2 статьи 10 Федерального закона "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" из Управления по работе с обращениями граждан Президента Российской Федерации, от Председателя Правительства Российской Федерации, Председателя Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Председателя Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, сенатора Российской Федерации, депутата Государственной Думы Российской Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, полномочного представителя Президента Российской Федерации в Сибирском федеральном округе, главного федерального инспектора в Омской области аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации в Сибирском федеральном округе, Губернатора Омской области, депутата Законодательного Собрания Омской области, депутата Омского городского Совета, уполномоченного Омской области по правам человека, уполномоченного по правам ребенка в Омской области;

2) обращения, в которых обжалуются действия (бездействие) первого заместителя Мэра города Омска, заместителя Мэра города Омска, руководителя структурного подразделения, деятельность которого регулирует Мэр города Омска в соответствии с распоряжением Администрации города Омска от 27 сентября 2018 N 353-р "О распределении обязанностей между Мэром города Омска, первым заместителем Мэра города Омска и заместителями Мэра города Омска";

3) обращения, содержащие вопросы, относящиеся к компетенции двух и более руководителей.

Иные обращения, поступившие в Администрацию города Омска, направляются отделом по работе с обращениями граждан на рассмотрение руководителям, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов.

8. Обращение, направленное отделом по работе с обращениями граждан руководителю не по компетенции, либо поручение, поступившее на исполнение руководителю не по компетенции, возвращается в отдел по работе с обращениями граждан советником (иным уполномоченным лицом) руководителя в течение двух рабочих дней, а по срочным поручениям - в течение одного рабочего дня.

Руководитель контролирует своевременность возврата обращения, направленного не по компетенции, в отдел по работе с обращениями граждан.

При нарушении срока возврата обращения, направленного не по компетенции, руководитель, которому было направлено обращение либо дано поручение по рассмотрению обращения, организовывает дальнейшее рассмотрение обращения.

9. В случае, если рассмотрение поставленных в обращении вопросов относится к компетенции нескольких руководителей и при этом в обращении также поставлены вопросы, решение которых не входит в компетенцию Администрации города Омска, направление копии обращения в государственные органы, органы местного самоуправления или должностным лицам, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, в установленном Федеральным законом "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" порядке осуществляется руководителем, являющимся ответственным за рассмотрение данного обращения в соответствии с поручением Мэра города Омска (указан в поручении первым или выделен иным способом в качестве ответственного) (далее - ответственный исполнитель).

При этом руководители, являющиеся соисполнителями по рассмотрению такого обращения, не позднее одного рабочего дня со дня получения поручения Мэра города Омска, информируют ответственного исполнителя о государственном органе, органе местного самоуправления или должностном лице, в адрес которого должна быть направлена копия обращения для рассмотрения вопроса, решение которого не входит в компетенцию Администрации города Омска, с указанием вопроса и наименования соответствующего органа (должностного лица).

Ответственный исполнитель - первый заместитель Мэра города Омска, заместитель Мэра города Омска определяет структурное подразделение, деятельность которого регулирует в соответствии с распределением обязанностей, ответственное за направление копии обращения в государственные органы, органы местного самоуправления или должностным лицам, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, в установленном порядке и сроки.

10. Руководитель обеспечивает рассмотрение обращения в соответствии с требованиями Федерального закона "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", иных нормативных правовых актов, в том числе:

- дает поручения, обеспечивающие объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, в случае необходимости - с участием гражданина, направившего обращение, определяет срок исполнения поручений;

- запрашивает, в том числе в электронной форме, необходимые для рассмотрения обращения документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления и у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

- принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов гражданина;

- дает письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов, за исключением случаев, указанных в статье 11 Федерального закона "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

- уведомляет гражданина о направлении его обращения на рассмотрение в другой государственный орган, орган местного самоуправления или иному должностному лицу в соответствии с их компетенцией;

- принимает решения в соответствии с действующим законодательством о продлении срока рассмотрения обращения, завершении рассмотрения обращения и закрытии его в дело;

- совершает иные действия в соответствии с действующим законодательством.

11. Обращения граждан по наиболее популярным вопросам вместе с развернутыми ответами, без персональных данных авторов обращений, размещаются в соответствии с постановлением Администрации города Омска от 28 ноября 2019 года N 786-п "Об обеспечении доступа к информации о деятельности Администрации города Омска" в подразделе "Обзоры обращений" раздела "Обращения граждан" официального сайта Администрации города Омска (www.admomsk.ru).

12. Сотрудники, работающие с обращениями граждан, несут ответственность за сохранность находящихся у них подлинников документов по обращению, а в случае утраты подлинников документов немедленно докладывают об этом непосредственному руководителю, который информирует руководителя Аппарата Мэра города Омска.

Копии утерянных документов по обращению восстанавливаются на бумажном носителе сотрудником, утратившим подлинники документов.

II. Организация приема устных и письменных обращений

13. Прием граждан осуществляется отделом по работе с обращениями граждан, подразделением по работе с обращениями граждан (ответственным лицом), советником (иным уполномоченным лицом) руководителя.

14. Помещение для приема граждан оснащается письменными принадлежностями, необходимыми для написания обращения, информационным стендом с образцами оформления письменного обращения, объявлениями, выдержками из нормативных правовых актов.

15. Прием граждан осуществляется в рабочие дни с 9:00 до 13:00 часов, в порядке очередности и по предъявлению гражданином документа, удостоверяющего личность.

16. Содержание устного обращения заносится в карточку личного приема гражданина. В случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина.

В случае, если гражданин не согласен на разъяснение в устной форме и сообщил свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии) и почтовый адрес, на который должен быть направлен ответ, ему направляется ответ в письменной форме.

17. Сотрудник отдела по работе с обращениями граждан, подразделения по работе с обращениями граждан (ответственное лицо) при личном обращении гражданина создает РКК, в которую заносит фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии) гражданина, льготную категорию, адрес места жительства, контактный телефон (при наличии), содержание устного обращения, кратко формулирует вопросы обращения в соответствии с тематическим классификатором обращений граждан Российской Федерации, иностранных граждан, лиц без гражданства, объединений граждан, в том числе юридических лиц (далее - классификатор), регистрирует РКК в СЭДД.

18. При предоставлении на приеме письменного обращения по желанию гражданина на втором экземпляре письменного обращения сотрудником отдела по работе с обращениями граждан, подразделения по работе с обращениями граждан (ответственным лицом) ставится штамп и отметка с указанием даты приема письменного обращения, фамилии, инициалов и подписи сотрудника отдела по работе с обращениями граждан, подразделения по работе с обращениями граждан (ответственного лица).

Письменное обращение, принятое в ходе приема, сканируется в РКК в полном объеме и рассматривается в соответствии с настоящим Порядком.

19. При устном обращении гражданина о записи на личный прием руководителя (далее - личный прием) сотрудник отдела по работе с обращениями граждан, подразделения по работе с обращениями граждан (ответственное лицо) приглашает советника (иное уполномоченное лицо) руководителя, который проводит с гражданином беседу, консультирует, разъясняет порядок рассмотрения его вопроса, при согласии гражданина, направляет его в соответствующее структурное подразделение, принимает обращение о записи на личный прием и передает его в отдел по работе с обращениями граждан, подразделение по работе с обращениями граждан (ответственному лицу).

20. По результатам устного приема гражданина сотрудник отдела по работе с обращениями граждан, подразделения по работе с обращениями граждан (ответственное лицо) ставит соответствующую отметку в РКК и направляет РКК на рассмотрение руководителю.

21. Для записи на личный прием гражданин сообщает:

- фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии);

- адрес места жительства (регистрации);

- контактный телефон (при наличии);

- четко сформулированный вопрос, который будет обсуждаться в ходе личного приема, для подготовки к рассмотрению вопроса.

Гражданин вправе дополнительно сообщить свою льготную категорию.

22. Право на личный прием в первоочередном порядке имеют следующие категории граждан:

- ветераны Великой Отечественной войны, ветераны боевых действий на территории СССР, на территории Российской Федерации и территориях других государств (далее - ветераны боевых действий);

- инвалиды Великой Отечественной войны и инвалиды боевых действий;

- инвалиды I и II групп, их законные представители, семьи, имеющие детей-инвалидов;

- родители, супруги погибших (умерших) ветеранов Великой Отечественной войны, ветеранов боевых действий, инвалидов Великой Отечественной войны и инвалидов боевых действий;

- граждане, указанные в статьях 2 - 5 Федерального закона "О социальной защите граждан Российской Федерации, подвергшихся воздействию радиации вследствие аварии в 1957 году на производственном объединении "Маяк" и сбросов радиоактивных отходов в реку Теча", а также подвергшиеся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне;

- граждане, получившие или перенесшие лучевую болезнь и другие заболевания, связанные с радиационным воздействием вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС или с работами по ликвидации последствий указанной катастрофы, граждане, ставшие инвалидами вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС, а также граждане (в том числе временно направленные или командированные), принимавшие участие в работах по ликвидации последствий катастрофы на Чернобыльской АЭС;

- родители, супруги граждан, погибших (умерших) при исполнении обязанностей военной службы (служебных обязанностей), а также умерших вследствие болезней, возникших в связи с исполнением обязанностей военной службы (служебных обязанностей);

- граждане, удостоенные званий Героя Советского Союза, Героя Российской Федерации, Героя Социалистического Труда, Героя Труда Российской Федерации или являющиеся полными кавалерами ордена Славы, ордена Трудовой Славы;

- реабилитированные лица и лица, признанные пострадавшими от политических репрессий;

- сенаторы Российской Федерации;

- депутаты Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;

- лица, награжденные золотой медалью "За особые заслуги перед Омской областью", удостоенные почетного звания Омской области "Почетный гражданин Омской области".

III. Организация личного приема

23. Личный прием осуществляется в соответствии с графиком личного приема (далее - график), который разрабатывается на предстоящий год отделом по работе с обращениями граждан, подразделением по работе с обращениями граждан (ответственным лицом).

24. До 21 декабря текущего года график, разработанный отделом по работе с обращениями граждан, представляется на утверждение Мэру города Омска.

Графики, разработанные подразделениями по работе с обращениями граждан (ответственными лицами), представляются в установленный настоящим пунктом срок на утверждение руководителю структурного подразделения.

25. График содержит следующие сведения: должность, фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии) руководителя, периодичность, время и место (адрес) проведения личного приема.

График на предстоящий год размещается в помещениях Администрации города Омска, структурных подразделений в доступных для ознакомления местах и на официальных сайтах Администрации города Омска, структурных подразделений в сети "Интернет".

26. Руководитель на основании устного или письменного обращения о записи на личный прием, в том числе поступившего в форме электронного документа, принимает решение о записи гражданина на личный прием в соответствии с утвержденным графиком.

27. Дата личного приема руководителя может быть перенесена в связи со служебной необходимостью, о чем гражданин, записанный на личный прием, информируется по телефону (при наличии).

28. Список граждан на личный прием (далее - список) формируется отделом по работе с обращениями граждан, подразделением по работе с обращениями граждан (ответственным лицом), исходя из даты обращения гражданина о записи на личный прием, который не позднее трех рабочих дней до наступления даты проведения личного приема направляется руководителю.

29. Список содержит следующую информацию:

- фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии) и должность руководителя;

- место и время проведения личного приема;

- фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии) граждан, внесенных в список;

- сведения о месте жительства (почтовом адресе), номере телефона (при наличии) гражданина;

- вопросы, которые будут рассматриваться на личном приеме.

В список включаются сведения о присутствующих и приглашенных на личный прием должностных лицах (фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии), должность), которых определяет руководитель, проводящий личный прием.

К списку прилагается информация структурных подразделений о состоянии дел по вопросам гражданина, указанным в списке. Организацию сбора информации осуществляют отдел по работе с обращениями граждан, подразделение по работе с обращениями граждан (ответственное лицо), советник (иное уполномоченное лицо) руководителя.

30. Приглашение граждан осуществляется сотрудниками отдела по работе с обращениями граждан, подразделением по работе с обращениями граждан (ответственным лицом) по телефону (при наличии) при этом сообщается дата, время и место проведения личного приема.

Приглашение присутствующих на личном приеме должностных лиц осуществляется главными специалистами отдела организационной работы Аппарата Мэра города Омска.

31. В день, предшествующий дню проведения личного приема список передается на пост охраны здания Администрации города Омска, структурного подразделения для пропуска граждан.

32. Отделом по работе с обращениями граждан, подразделением по работе с обращениями граждан (ответственным лицом) в СЭДД создается проект РКК обращения в отношении каждого приглашенного на личный прием руководителя гражданина, распечатываются карточки личного приема на бумажном носителе, которые вместе со списком и информационными материалами передаются руководителю.

33. В случае обращения гражданина о записи на личный прием по вопросу, который ранее рассматривался в Администрации города Омска, сотрудник отдела по работе с обращениями граждан, подразделения по работе с обращениями граждан (ответственное лицо) осуществляет подготовку имеющихся материалов по ранее рассмотренному обращению.

34. Личный прием осуществляется в порядке очередности и по предъявлению гражданами документа, удостоверяющего личность.

35. Во время проведения личного приема руководитель дает ответ на обращение с согласия гражданина устно в случае, если изложенные в обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, при этом соответствующая запись делается в карточке личного приема, или информирует гражданина о том, кому будет поручено рассмотрение и принятие мер по его обращению с последующим направлением письменного ответа.

36. По результатам личного приема советник (иное уполномоченное лицо) руководителя заполняет карточку личного приема с учетом озвученных гражданином вопросов и поручений руководителя и сроком их исполнения. Заполненная карточка личного приема руководителя распечатывается советником (иным уполномоченным лицом) руководителя, подписывается у руководителя и передается в отдел по работе с обращениями граждан, подразделение по работе с обращениями граждан (ответственному лицу) для сканирования в РКК в СЭДД.

37. Ответственность за организацию личных приемов возлагается на руководителя Аппарата Мэра города Омска, отдел по работе с обращениями граждан, подразделение по работе с обращениями граждан (ответственное лицо), советников (иных уполномоченных лиц) руководителей.

38. Запись граждан на выездной личный прием осуществляется отделом по работе с обращениями граждан, подразделением по работе с обращениями граждан (ответственным лицом) в соответствии с утвержденным графиком по месту проведения выездного приема по предложению администрации административного округа города Омска и комитета территориального общественного самоуправления.

39. Ответственность за организацию и проведение выездных личных приемов Мэра города Омска возлагается на руководителя Аппарата Мэра города Омска, советников Мэра города Омска Аппарата Мэра города Омска, отдел по работе с обращениями граждан и глав администраций административных округов города Омска.

Ответственность за организацию и проведение выездных личных приемов иных руководителей возлагается на подразделение по работе с обращениями граждан (ответственное лицо), советников (иных уполномоченных лиц) руководителей.

40. Содержание обращений, принятых во время встреч руководителей с населением, телевизионных передач и радиопередач, заносится в созданную в СЭДД РКК отделом по работе с обращениями граждан, подразделением по работе с обращениями граждан (ответственным лицом). При этом к цифровому значению регистрационного номера обращения, поступившего во время встречи руководителя с населением, добавляется индекс "В", в РКК обращений, принятых во время телевизионных передач и радиопередач с участием руководителя, добавляются индексы "ТВ" и "РП" соответственно.

IV. Организация работы "Телефона доверия Мэра города Омска"

41. Прием устных обращений, поступивших по утвержденному постановлением Мэра города Омска от 7 декабря 2005 года N 524-п "Об организации работы "Телефона доверия Мэра города Омска" номеру "Телефона доверия Мэра города Омска" (далее - "телефон доверия"), организацию учета и контроль за сроками их рассмотрения осуществляет отдел по работе с обращениями граждан.

42. В ходе телефонного разговора сотрудники отдела по работе с обращениями граждан уточняют у автора обращения о возможных вариантах его информирования по результатам рассмотрения обращения с соответствующей отметкой в РКК:

- в устной форме;

- в письменной форме.

43. Содержание устных обращений, принятых по "телефону доверия", заносится в РКК обращений, которые передаются руководителю Аппарата Мэра города Омска, для проверки и визирования. К цифровому значению регистрационного номера обращения, поступившего по "телефону доверия", добавляется индекс "ТД" (например: ОГ-АГ/111-ТД).

44. В случае если изложенные в обращении обстоятельства и факты являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно по существу поставленных вопросов. Обращения, по которым даны устные разъяснения, регистрируются в СЭДД в журнале устных обращений "телефона доверия" путем создания РКК.

45. В случае если решение вопросов, поставленных в обращении, требует проверки и принятия мер, то на данное обращение руководителем Аппарата Мэра города Омска создается поручение руководителю по рассмотрению обращения в соответствии с распределением обязанностей между руководителями Администрации города Омска и положениями о структурных подразделениях.

Содержание поручения руководителю в РКК обращения, поступившего по "телефону доверия", вносят сотрудники отдела по работе с обращениями граждан.

46. В период отсутствия по причине отпуска, командировки, болезни или по иным причинам в соответствии с действующим законодательством руководителя Аппарата Мэра города Омска поручение о рассмотрении обращения, поступившего по "телефону доверия", о продлении срока его рассмотрения, о постановке поручения на дополнительный контроль, о завершении рассмотрения обращения и закрытии в дело дает и подписывает РКК обращения начальник отдела по работе с обращениями граждан. В случае временного отсутствия начальника отдела по работе с обращениями граждан указанные в настоящем пункте действия осуществляет начальник сектора оперативной работы с гражданами отдела по работе с обращениями граждан.

47. Ответственным исполнителем за рассмотрение вопросов, указанных в обращении, является должностное лицо, указанное первым в поручении о рассмотрении обращения.

48. Обращения, поступившие по "телефону доверия", рассматриваются в пятнадцатидневный срок, предусмотренный постановлением Мэра города Омска от 7 декабря 2005 года N 524-п "Об организации работы "Телефона доверия Мэра города Омска".

49. В случае неподтверждения автором обращения представленной исполнителями информации по обращению сотрудниками отдела по работе с обращениями граждан по поручению руководителя Аппарата Мэра города Омска проводится выездная проверка, по результатам которой руководителю Аппарата Мэра города Омска вносится предложение о завершении рассмотрения обращения и закрытии его в дело либо о его постановке на дополнительный контроль.

50. Основанием для снятия с контроля исполненных по поступившим на "телефон доверия" обращениям поручений является виза руководителя Аппарата Мэра города Омска либо иного должностного лица в соответствии с пунктом 46 настоящего Порядка о закрытии обращения в дело.

V. Организация работы с письменными обращениями

51. Письменные обращения, направленные в адрес Администрации города Омска, Мэра города Омска, первого заместителя Мэра города Омска и заместителей Мэра города Омска регистрируются отделом по работе с обращениями граждан.

Письменные обращения, поступившие в адрес структурного подразделения, руководителя структурного подразделения регистрируются данным структурным подразделением.

52. Отдел по работе с обращениями граждан, подразделение по работе с обращениями граждан (ответственное лицо) при работе с письменным обращением последовательно выполняет следующие функции:

1) создает (формирует) РКК письменного обращения в СЭДД;

2) формулирует в соответствии с классификатором вопросы, поставленные в письменном обращении, в краткой форме, обеспечивающей простоту, понятность и доступность содержания письменного обращения;

3) устанавливает общий 30-дневный срок рассмотрения письменного обращения;

4) определяет руководителя, ответственного за рассмотрение письменного обращения;

5) регистрирует письменное обращение в СЭДД;

6) советник (иное уполномоченное лицо) руководителя, ответственного за рассмотрение обращения, получает подлинник зарегистрированного письменного обращения с отметкой о дате получения и проставлением подписи советника (иного уполномоченного лица) руководителя в журнале рассылки обращений граждан руководителям Администрации города Омска, структурным подразделениям Администрации города Омска.

53. При регистрации обращений в РКК заносятся реквизиты согласно пунктам 53, 54 порядка работы в СЭДД, сканируется содержание обращения и приложения к обращению.

54. При поступлении обращения в день, предшествующий праздничным или выходным дням, регистрация производится в рабочий день, следующий за праздничным или выходным днем.

55. Письменное обращение, поступившее в Администрацию города Омска, содержащее информацию о фактах возможных нарушений законодательства Российской Федерации в сфере миграции, направляется ответственным исполнителем в течение пяти дней со дня регистрации в территориальный орган федерального органа исполнительной власти в сфере внутренних дел и высшему должностному лицу субъекта Российской Федерации (руководителю высшего исполнительного органа государственной власти субъекта Российской Федерации) с письменным уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации его обращения, за исключением случая, указанного в части 4 статьи 11 Федерального закона "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

56. При рассмотрении письменного обращения гражданина содержащего вопрос, на который ему неоднократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, руководитель вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же орган местного самоуправления или одному и тому же должностному лицу. О данном решении гражданин, направивший обращение, уведомляется в письменной форме.

57. Обращения, поступившие в форме электронного документа неоднократно в один и тот же день, от одного и того же заявителя, с одним и тем же вопросом (идентичный текст обращения), регистрируются и рассматриваются как одно обращение.

58. Письменные обращения на иностранном языке не позднее двух рабочих дней после регистрации направляются отделом по работе с обращениями граждан, подразделением по работе с обращениями граждан (ответственным лицом) в департамент городской экономической политики Администрации города Омска для организации перевода письменного обращения.

59. Советник (иное уполномоченное лицо) руководителя, ответственный за организацию рассмотрения обращения, изучает содержание обращения, устанавливает сроки рассмотрения вопросов, поставленных в обращении в соответствии с требованиями федерального законодательства и иными нормативными правовыми актами, создает в РКК проект поручения руководителя по рассмотрению обращения.

60. Советник (иное уполномоченное лицо) руководителя обеспечивает заполнение в полном объеме в РКК в СЭДД информации о ходе и результатах рассмотрения обращения, в том числе поручения руководителя по рассмотрению обращения, продлении сроков, постановки на дополнительный контроль и закрытии в дело, с указанием в РКК результатов рассмотрения обращения по каждому вопросу.

61. На письменное обращение, в котором не указана фамилия гражданина, направившего обращение, или почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ не дается. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.

На письменное обращение, текст которого не позволяет определить суть предложения, заявления или жалобы, ответ не дается, и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение.

VI. Требования к подготовке поручения (резолюции) руководителя

62. Проект поручения руководителя по обращению (далее - резолюция) готовится в течение двух рабочих дней советником (иным уполномоченным лицом) руководителя и утверждается руководителем в СЭДД. РКК с резолюцией распечатывается на бумажном носителе, подписывается руководителем и передается в отдел по работе с обращениями граждан, подразделение по работе с обращениями граждан (ответственному лицу).

63. В резолюции указываются: фамилия, инициалы лица, которому дается поручение (далее - исполнитель), краткий текст поручения, срок исполнения поручения, дата поручения.

64. Резолюция должна содержать четкое, однозначное поручение. Двусмысленность, неопределенность в резолюции не допускаются.

Резолюция может содержать следующие поручения:

- "Проинформировать автора обращения (заявителя)." - руководитель, которому поручено рассмотрение обращения, направляет ответ автору обращения от своего имени;

- "Подготовить проект ответа автору обращения (заявителю)" - руководитель, ответственный исполнитель готовит проект ответа от имени руководителя, которым дано такое поручение.

VII. Требования к подготовке ответов, запросов, информации по обращениям

65. Подготовка и оформление документа, подлежащего отправке гражданину, органу государственной власти, органу местного самоуправления или их должностным лицам, иным организациям (далее - исходящий документ) осуществляются в порядке, предусмотренном Инструкцией по делопроизводству.

66. Советник (иное уполномоченное лицо) руководителя проводит оценку содержания подготовленного исполнителем проекта исходящего документа на предмет всестороннего, своевременного и полного рассмотрения обращения, надлежащего оформления ответа на бумажном носителе, в том числе проверяет правильность написания фамилии, имени, отчества (последнее - при наличии) и адреса гражданина, по которому должен быть направлен ответ.

67. Направление информации ответственному исполнителю об исполнении поручения по резолюции для подготовки исходящего документа соисполнителями осуществляется посредством СЭДД с представлением в отдел по работе с обращениями граждан, подразделение по работе с обращениями граждан (ответственному лицу) одного экземпляра, подписанного руководителем на бумажном носителе.

68. Проект исходящего документа, подготовленный исполнителем для подписи руководителем, созданный в базе данных СЭДД "Исходящие", предоставляется в отдел по работе с обращениями граждан, подразделение по работе с обращениями граждан (ответственному лицу) в двух экземплярах: первый - на бланке, второй - на стандартном бумажном носителе с указанием исполнителя и его визой, с приложением подлинника обращения и полного пакета документов по обращению.

Отделом по работе с обращениями граждан, подразделением по работе с обращениями граждан (ответственным лицом) в правом верхнем углу первой страницы второго экземпляра исходящего документа на бумажном носителе проставляется дата его поступления.

69. Регистрация исходящих документов, после подписания руководителем в СЭДД и на бумажном носителе осуществляется отделом по работе с обращениями граждан, подразделением по работе с обращениями граждан (ответственным лицом) в базе данных в СЭДД "Исходящие" и журнале учета отправляемых ответов автору обращения, вышестоящему органу, иной организации через отдел по работе со служебной документацией управления делами Администрации города Омска (далее - отдел по работе со служебной документацией), после чего документы передаются в отдел по работе со служебной документацией для конвертования и отправки почтой.

70. Отдел по работе с обращениями граждан, подразделение по работе с обращениями граждан (ответственное лицо) осуществляют отправку ответов на обращения граждан, поступивших в электронной форме по информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" (далее - сеть "Интернет") по адресу электронной почты, указанному в обращении с подтверждением факта отправки.

71. В случае поступления письменного обращения, содержащего вопрос, ответ на который размещен на официальном сайте Администрации города Омска в сети "Интернет", гражданину, направившему обращение, в течение семи дней со дня регистрации обращения исполнителем в письменной форме сообщается электронный адрес официального сайта Администрации города Омска в сети "Интернет", на котором размещен ответ на вопрос, поставленный в обращении, при этом обращение, содержащее обжалование судебного решения, не возвращается. По просьбе гражданина, изложенной в данном письменном обращении о направлении ответа по существу поставленного вопроса, ответ на вопрос, поставленный в обращении направляется.

72. Ответ автору обращения, направленного посредством ГИС ЖКХ и РПГУ, направляется исполнителем на указанный заявителем электронный адрес либо почтовый адрес через "личный кабинет" гражданина в ГИС ЖКХ и РПГУ.

VIII. Порядок продления срока рассмотрения обращения и постановки обращения на дополнительный контроль

73. В исключительных случаях, в том числе в случае направления запроса о представлении необходимых для рассмотрения обращения документов и материалов срок рассмотрения обращения может быть продлен руководителем не более чем на 30 календарных дней с уведомлением гражданина о продлении срока рассмотрения его обращения.

74. Исполнитель при создании отчета в СЭДД об исполнении поручения указывает информацию о проделанной работе и необходимости дополнительного контроля.

75. После истечения установленного законом срока рассмотрения обращения, в том числе с учетом принятия решения о продлении срока его рассмотрения, и направления гражданину ответа по существу поставленных в обращении вопросов руководитель вправе принять решение об установлении дополнительного контроля по исполнению поручения, данного им в ходе рассмотрения обращения, уведомив гражданина о постановке поручения на дополнительный контроль.

Постановка поручений по обращению на дополнительный контроль в СЭДД осуществляется в соответствии с пунктами 64 - 66 порядка работы в СЭДД.

IХ. Завершение рассмотрения обращения, формирование и архивирование дела

76. Завершающим этапом рассмотрения обращения является процедура его закрытия в дело.

77. Советник (иное уполномоченное лицо) руководителя на этапе завершения рассмотрения обращения и закрытия его в дело проверяет обоснованность принятия решения о завершении рассмотрения обращения и закрытии его в дело, формирует пакет документов на бумажном носителе и направляет руководителю или уполномоченному лицу для принятия решения.

78. Решение о завершении рассмотрения обращения и закрытии его в дело принимается руководителем, рассматривающим обращение, либо уполномоченным лицом и оформляется путем проставления на последнем по хронологии рассмотрения обращения документе (например: информации исполнителя, копии ответа автору обращения и т.п.) отметки "В дело", даты и визы руководителя или уполномоченного лица, и внесения данной информации в РКК обращения в СЭДД.

79. При закрытии в дело обращений советником (иным уполномоченным лицом) руководителя в РКК в СЭДД вносится информация о результатах рассмотрения каждого вопроса обращения, информация о закрытии обращения в дело вносится в карточку учета обращения личного приема руководителя и в РКК обращения в СЭДД.

80. Пакет документов по обращению с визой руководителя о завершении его рассмотрения и закрытии в дело направляется в отдел по работе с обращениями граждан, подразделение по работе с обращениями граждан (ответственному лицу) на хранение в установленном порядке.

81. Закрытое в дело в установленном порядке обращение вместе с копией ответа гражданину, перепиской должностных лиц, актами обследования, иными документами, относящимися к рассмотрению обращения, формируется отделом по работе с обращениями граждан, подразделением по работе с обращениями граждан (ответственным лицом) в дело.

Дела хранятся в твердых архивных папках (допускается группирование 40 - 50 дел в одну папку), озаглавленных с использованием реквизитов утвержденной номенклатуры дел структурных подразделений, наделенных правами юридического лица, и сводной номенклатуры дел управления делами и структурных подразделений, не наделенных правами юридического лица (далее - сводная номенклатура дел).

Архивная папка должна содержать опись, которая включает следующие сведения:

- регистрационный номер обращения;

- дата регистрации;

- фамилия, имя, отчество заявителя (последнее - при наличии);

- дата закрытия в дело;

- примечание.

82. Архивирование дел по обращениям ведут отдел по работе с обращениями граждан, подразделение по работе с обращениями граждан (ответственное лицо).

Хранение и списание дел осуществляется в сроки, установленные сводной номенклатурой дел в Администрации города Омска, структурном подразделении.

X. Контроль и составление отчетности

83. Общий контроль соблюдения действующего законодательства при рассмотрении обращений в Администрации города Омска осуществляет руководитель Аппарата Мэра города Омска.

84. Отдел по работе с обращениями граждан, подразделение по работе с обращениями граждан (ответственное лицо) осуществляют контроль за соблюдением установленных законодательством сроков рассмотрения обращений.

85. Контроль за качеством подготовки и полнотой ответов гражданам, содержанием иных документов по обращениям, надлежащим и своевременным исполнением поручений руководителя осуществляют советники (иные уполномоченные лица) руководителей, на рассмотрении которых находятся обращения.

86. Контроль за соблюдением сроков рассмотрения обращений осуществляется отделом по работе с обращениями граждан, подразделением по работе с обращениями граждан (ответственным лицом) посредством базы данных "Обращения граждан" в СЭДД на следующих этапах:

1) направление обращения на рассмотрение в соответствии с поручением руководителя;

2) предоставление информации об исполнении поручения;

3) решение руководителя о продлении срока рассмотрения обращения;

4) решение руководителя о постановке поручения по рассмотрению обращения на дополнительный контроль;

5) направление ответа автору обращения;

6) решение руководителя о завершении рассмотрения обращения (закрытие обращения в дело).

87. Документы по рассмотрению обращения в полном объеме формируются исполнителем, ответственным за рассмотрение обращения согласно поручению руководителя.

88. Контроль за своевременным направлением документов по обращению на указанных в пункте 86 Порядка этапах в отдел по работе с обращениями граждан, подразделение по работе с обращениями граждан (ответственному лицу) осуществляется советником (иным уполномоченным лицом) руководителя.

89. Отдел по работе с обращениями граждан, подразделение по работе с обращениями граждан (ответственное лицо) готовят статистическую и аналитическую информацию о тематике обращений и состоянии исполнительской дисциплины по итогам каждой недели, месяца и квартала текущего года на имя руководителя.

90. Отдел по работе с обращениями граждан ежеквартально на имя руководителя Аппарата Мэра города Омска готовит информацию с показателями эффективности исполнения поручений руководителей при рассмотрении обращений.

91. Отдел по работе с обращениями граждан направляет информационно-статистические обзоры рассмотренных обращений граждан, зарегистрированных в Администрации города Омска, по итогам каждого квартала текущего года и статистический отчет о количестве и качестве обращений граждан, поступивших в адрес Администрации города Омска, по итогам года в Казенное учреждение города Омска "Управление информационно-коммуникационных технологий" (далее - УИКТ) для размещения в подразделе "Статистика" раздела "Обращения граждан" официального сайта Администрации города Омска (www.admomsk.ru).

92. Ежемесячно не позднее 5-го числа месяца, следующего за отчетным, отдел по работе с обращениями граждан, подразделение по работе с обращениями граждан (ответственное лицо) вносит информацию за предыдущий месяц о результатах рассмотрения обращений граждан, а также о мерах, принятых по обращениям, зарегистрированным в отделе по работе с обращениями граждан, в структурном подразделении, с прикреплением файлов с ответами авторам обращений в раздел "Результаты рассмотрения обращений" закрытого информационного ресурса в сети "Интернет" по адресу: ССТУ.РФ.

Техническую поддержку инструментов СЭДД, предназначенных для импорта данных об обращениях в раздел "Результаты рассмотрения обращений" ССТУ.РФ осуществляет УИКТ.

93. В срок до 30 января текущего года отдел по работе с обращениями граждан обеспечивает представление в Правительство Омской области информации о статистических данных о рассмотрении обращений граждан за предыдущий год.