Распоряжение Администрации города Хабаровска от 13 мая 2021 г. N 295-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации города Хабаровска" (с изменениями и дополнениями)

Распоряжение Администрации города Хабаровска от 13 мая 2021 г. N 295-р
"Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации города Хабаровска"

В соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти", Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Приказом Росархива от 11.04.2018 N 44 "Об утверждении примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях", национальным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", утвержденным Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 08.12.2016 N 2004-ст, национальным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утвержденным Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17.10.2013 N 1185-ст, постановлением администрации г. Хабаровска от 23.01.2020 N 171 "О гербовых бланках, об электронных шаблонах документов мэра города Хабаровска, гербовых бланках, гербовых и простых печатях, штампах, вывесках, об электронных шаблонах документов администрации города Хабаровска и ее структурных подразделений, муниципальных предприятий и учреждений города Хабаровска", в целях совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы с документами путем регламентации на единой правовой и методической основе правил подготовки документов, технологий работы с ними, организации их текущего хранения и подготовки к передаче на государственное хранение, обеспечения контроля исполнения документов, на основании Устава городского округа "Город Хабаровск":

1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в аппарате администрации города Хабаровска (далее - Инструкцию) согласно приложению.

2. Руководителям структурных подразделений администрации города организовать ознакомление сотрудников с настоящей Инструкцией и обеспечить разработку индивидуальных инструкций, не противоречащих основным положениям настоящей Инструкции.

3. Признать утратившими силу следующие распоряжения администрации г. Хабаровска:

- от 28.08.2015 N 525-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате администрации города Хабаровска";

- от 28.07.2017 N 498-р "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в аппарате администрации города Хабаровска, утвержденную распоряжением администрации города Хабаровска от 28.08.2015 N 525-р";

- от 11.08.2017 N 527-р "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в аппарате администрации города Хабаровска, утвержденную распоряжением администрации города Хабаровска от 28.08.2015 N 525-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате администрации города Хабаровска";

- от 17.04.2018 N 237-р "О внесении изменения в Инструкцию по делопроизводству в аппарате администрации города Хабаровска, утвержденную распоряжением администрации города Хабаровска от 28.08.2015 N 525-р";

- от 22.02.2019 N 112-р "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в аппарате администрации города Хабаровска, утвержденную распоряжением администрации города Хабаровска от 28.08.2015 N 525-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате администрации города Хабаровска";

- от 11.07.2019 N 441-р "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в аппарате администрации города Хабаровска, утвержденную распоряжением администрации города Хабаровска от 28.08.2015 N 525-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате администрации города Хабаровска";";

- от 05.12.2019 N 819-р "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в аппарате администрации города Хабаровска, утвержденную распоряжением администрации города Хабаровска от 28.08.2015 N 525-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате администрации города Хабаровска";

- от 16.01.2020 N 9-р "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в аппарате администрации города Хабаровска, утвержденную распоряжением администрации города Хабаровска от 28.08.2015 N 525-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате администрации города Хабаровска";

- от 11.02.2021 N 86-р "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в аппарате администрации города Хабаровска, утвержденную распоряжением администрации города Хабаровска от 28.08.2015 N 525-р".

4. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на заместителя мэра города - управляющего делами Шевцова А.И.

Мэр города

С.А. Кравчук

Согласовано
Протокол ЦЭК
администрации
города Хабаровска
от 25 сентября 2020 г. N 3

Согласовано
Протокол НЭМС КГБУ
"Государственный архив
Хабаровского края"
от 26 марта 2021 г. N 3

Инструкция
по делопроизводству в администрации города Хабаровска
(утв. Распоряжением администрации города Хабаровска от 13 мая 2021 г. N 295-р)

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в администрации города Хабаровска (далее - Инструкция по делопроизводству) разработана в целях совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы с документами путем регламентации на единой правовой и методической основе правил подготовки документов, технологий работы с ними, организации их текущего хранения и подготовки к передаче на постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, обеспечения контроля исполнения документов.

Инструкция по делопроизводству устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в администрации города Хабаровска (далее - г. Хабаровска).

1.2. Инструкция по делопроизводству разработана в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Федеральным законом от 09.02.2009 N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления", примерной инструкцией по делопроизводству в государственных организациях, утвержденной Приказом Федерального архивного агентства (далее - Росархив) от 11.04.2018 N 44, примерной инструкцией по делопроизводству в министерствах Хабаровского края, иных органах исполнительной власти Хабаровского края, утвержденной распоряжением Губернатора Хабаровского края от 25.03.2020 N 125-р, национальным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", утвержденным Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 08.12.2016 N 2004-ст, национальным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утвержденным Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17.10.2013 N 1185-ст, Правилами делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденными Приказом Росархива от 22.05.2019 N 71, постановлением администрации г. Хабаровска от 23.01.2020 N 171 "О гербовых бланках, об электронных шаблонах документов мэра г. Хабаровска, гербовых бланках, гербовых и простых печатях, штампах, вывесках, об электронных шаблонах документов администрации г. Хабаровска и ее структурных подразделений, муниципальных предприятий и учреждений г. Хабаровска", Регламентом администрации г. Хабаровска, утвержденным распоряжением администрации г. Хабаровска от 11.01.2011 N 6-р, Положением об организации рассмотрения обращений граждан в администрации г. Хабаровска, утвержденным постановлением администрации г. Хабаровска от 13.09.2017 N 3111.

1.3. Положения Инструкции по делопроизводству распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, в том числе и электронных документов, подготовка, обработка, хранение и использование которых осуществляются в системе электронного документооборота - автоматизированной информационной системе "Муниципальный электронный документооборот" (далее - АИС "МЭД"), применяемой в администрации г. Хабаровска, обеспечивающей выполнение требований Инструкции по делопроизводству. Работа в АИС "МЭД" осуществляется на основании инструкции пользователя АИС "МЭД".

1.4. Организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в администрации г. Хабаровска осуществляются общим отделом управления делами администрации г. Хабаровска (далее - общий отдел управления делами, управление делами).

1.5. Функции, задачи, права и ответственность общего отдела управления делами регламентируются положением о нем. Должностные обязанности работников общего отдела управления делами и работников, отвечающих за организацию работы с документами в структурных подразделениях администрации г. Хабаровска (далее - структурные подразделения), устанавливаются должностными инструкциями.

1.6. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленного настоящей Инструкцией по делопроизводству порядка работы с документами в администрации г. Хабаровска возлагается на заместителя мэра города - управляющего делами, а в структурных подразделениях - на их руководителей.

Положения Инструкции по делопроизводству не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

Работа с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну, осуществляется в соответствии со специальными инструкциями. Обработка такой информации, подготовка и изготовление ее копий осуществляются только на специальных технических средствах.

1.7. Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются в соответствии с законодательством Российской Федерации, нормативными документами Федеральной службы по техническому и экспортному контролю России, специальными нормативными актами (инструкциями, положениями, правилами), утверждаемыми администрацией г. Хабаровска.

1.8. Работники структурных подразделений несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований Инструкции по делопроизводству, нарушение сроков хранения, утрату и несанкционированное уничтожение служебных документов.

При утрате документов работник структурного подразделения информирует руководителя структурного подразделения, после чего организуется розыск документов.

Если розыск документов не дает результата, составляется акт в произвольной форме, в котором указываются данные утраченного документа, а также обстоятельства, при которых произошла утрата, после чего предпринимаются меры по замещению данного документа заверенной копией документа.

1.9. На период отпуска, командировки, болезни или в случае увольнения и перемещения по службе работники структурных подразделений обязаны передавать все находящиеся у них на исполнении документы работнику, ответственному за делопроизводство, или другому работнику по указанию руководителя по акту, составленному в произвольной форме, или с указанием нового исполнителя переданных документов в АИС "МЭД".

При смене работника, ответственного за делопроизводство в структурном подразделении, составляется акт приема-передачи документов и дел (приложение N 1).

1.10. Инструкция по делопроизводству согласовывается центральной экспертной комиссией администрации г. Хабаровска (далее - ЦЭК) и научным экспертно-методическим советом (НЭМС) КГБУ "Государственный архив Хабаровского края".

2. Основные понятия

В Инструкции по делопроизводству используются следующие основные понятия:

- "делопроизводство" - деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов;

- "документ" - зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;

- "документооборот" - движение документов в администрации г. Хабаровска и ее структурных подразделениях с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки;

- "служба делопроизводства" - структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях;

- "реквизит документа" - элемент оформления документа;

- "подлинник документа" - первый или единственный экземпляр документа;

- "копия документа" - экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа;

- "регистрация документа" - присвоение документу регистрационного номера и внесение в установленном порядке сведений о документе;

- "номенклатура дел" - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в администрации г. Хабаровска, с указанием сроков их хранения;

- "дело" - совокупность документов (отдельный документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности администрации г. Хабаровска;

- "электронный документ" - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме, в том числе подготовленный на утвержденном шаблоне электронного документа в соответствии с Инструкцией по делопроизводству;

- "электронный образ документа" - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе, создаваемая путем применения технологии сканирования;

- "сканирование документа" - получение электронного образа документа;

- "шаблон электронного документа" - бланк документа, представленный в электронной форме;

- АИС "МЭД" - система электронного документооборота администрации г. Хабаровска "Автоматизированная информационная система "Муниципальный электронный документооборот";

- "система электронного документооборота" - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;

- "электронный документооборот" - процесс создания электронных документов и обмена ими в администрации г. Хабаровска, структурных подразделениях с использованием АИС "МЭД";

- "заявитель" - физическое или юридическое лицо, обратившееся в адрес мэра г. Хабаровска (далее - мэр города), вице-мэра города, заместителей мэра города, в структурные подразделения администрации города.

Иные понятия, используемые в Инструкции по делопроизводству, соответствуют понятиям, определенным законодательством Российской Федерации.

3. Подготовка, оформление, согласование проектов постановлений и распоряжений администрации г. Хабаровска, мэра города

3.1. Общие положения

3.1.1. Необходимость подготовки проектов постановлений, распоряжений администрации г. Хабаровска, мэра города (далее - постановления, распоряжения администрации города, мэра города) определяется мэром города по результатам рассмотрения обоснований, представленных заместителями мэра города, руководителями структурных подразделений, комиссиями и советами.

3.1.2. Подготовка проектов постановлений, распоряжений администрации города, мэра города производится исполнителями проектов указанных актов в соответствии с настоящей Инструкцией по делопроизводству.

3.1.3. Ответственность за качество подготовки проектов возлагается на руководителей структурных подразделений, представляющих проект постановления, распоряжения администрации города, мэра города.

3.1.4. Для разработки проектов постановлений, распоряжений администрации города, мэра города по наиболее важным вопросам могут создаваться рабочие группы и комиссии.

3.1.5. Проекты распоряжений администрации города по личному составу готовятся управлением кадров и муниципальной службы в установленном порядке.

3.1.6. Проекты постановлений, распоряжений администрации города, мэра города, подготовленные с отступлением от установленных настоящей Инструкцией по делопроизводству требований, подлежат возврату на доработку.

3.1.7. Проверка проектов постановлений, распоряжений администрации города, мэра города общим отделом управления делами осуществляется в течение 3 рабочих дней с момента поступления проекта на проверку.

3.1.8. Согласование черновиков проектов муниципальных правовых актов (далее - МПА), подлежащих электронному согласованию, осуществляется в АИС "МЭД" с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи согласно регламенту работы с модулем электронного согласования муниципальных правовых актов АИС "МЭД", утвержденному распоряжением администрации г. Хабаровска от 20.04.2018 N 260-р.

3.2. Проект постановления, распоряжения администрации города, мэра города должен отвечать следующим требованиям:

3.2.1. Проект должен быть оформлен в соответствии с требованиями настоящей Инструкции по делопроизводству.

3.2.2. Структура проекта должна обеспечивать логическое развитие содержания и соответствовать предмету правового регулирования. Текст проекта может иметь вводную, постановляющую (распорядительную) и заключительную части.

3.2.3. Содержание правовых норм должно быть логически последовательным и содержательно определенным, не допускающим различного понимания и толкования содержащихся в нем положений. Текст проекта должен устанавливать механизм реализации содержащихся в нем положений (дозволения, запреты, сроки исполнения), быть логичным, лаконичным, ясным, точным, излагаться в соответствии с требованиями официально-делового стиля русского языка и юридической терминологии, действующими правилами орфографии и пунктуации.

3.2.4. В проекте должны использоваться только полные наименования органов, организаций, структурных подразделений в соответствии с их официальными названиями, предусмотренными в уставах, положениях, решениях об их создании, переименовании, общеизвестные термины.

3.2.5. Текст проекта не должен быть перегружен специальными, узкопрофессиональными терминами, а также иностранной терминологией. Не допускается использование в проекте эмоционально-экспрессивных языковых средств, образных сравнений, эпитетов, метафор, гипербол и др., иностранных слов при наличии равнозначных слов и понятий в русском языке. Недопустимо применение разных, хотя и равнозначных, терминов для обозначения одного и того же понятия.

3.2.6. При подготовке проекта должны соблюдаться следующие правила юридической техники:

3.2.6.1. Проект, содержащий положения о признании постановления, распоряжения администрации города, мэра города утратившим силу, должен содержать нормы о признании утратившими силу постановлений, распоряжений администрации города, мэра города и (или) их отдельных положений, вносивших изменения в постановление, распоряжение администрации города, мэра города, которое признается утратившим силу.

3.2.6.2. При подготовке проекта о внесении изменений в действующее постановление, распоряжение администрации города, мэра города указанный муниципальный правовой акт должен быть проверен на предмет соответствия федеральному и краевому законодательству по состоянию на день внесения в него изменений. В случае выявления в постановлении, распоряжении администрации города, мэра города норм, не соответствующих федеральному и краевому законодательству, проект о внесении изменений в действующее постановление, распоряжение администрации города, мэра города в обязательном порядке должен содержать положения, направленные на устранение таких норм.

3.2.6.3. Проект, вносящий изменения в ранее принятое постановление, распоряжение администрации города, мэра города, должен сохранять ту же структуру, что и основной муниципальный правовой акт, копия которого должна быть приложена к представляемому проекту.

3.2.6.4. Если в тексте проекта признаются утратившими силу ранее принятые постановление, распоряжение администрации города, мэра города или какие-то их положения, то его заголовок и один из пунктов постановляющей (распорядительной) части текста проекта должны содержать ссылку на постановление, распоряжение администрации города, мэра города (или его пункт), признаваемые утратившими силу, с указанием их даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами: "Признать утратившим силу...". Копия акта, признаваемого утратившим силу, должна быть приложена к представляемому проекту.

3.2.6.5. Постановления, распоряжения администрации города, мэра города (положения муниципальных правовых актов) временного характера признаются утратившими силу только в случае, если срок их действия не истек. Если постановление, распоряжение администрации города, мэра города еще не вступило в силу, а необходимость в нем отпала, данное постановление, распоряжение администрации города, мэра города подлежит отмене, а не признанию утратившим силу.

3.2.6.6. Изменения всегда вносятся только в основное постановление, распоряжение администрации города, мэра города. Вносить изменения в постановление, распоряжение администрации города, мэра города путем внесения изменений в изменяющее его постановление, распоряжение администрации города, мэра города недопустимо, за исключением случая, когда муниципальный правовой акт, вносящий изменения, устанавливал самостоятельные правовые нормы или переходные положения, требующие внесения изменений.

3.2.6.7. Положения проекта постановления, распоряжения администрации города, мэра города не должны противоречить положениям ранее принятого постановления, распоряжения администрации города, мэра города или дублировать их, если при этом не изменяется или не отменяется ранее принятое постановление, распоряжение администрации города, мэра города.

3.2.6.8. Если признается утратившим силу постановление, распоряжение администрации города, мэра города, которым ранее признавалось утратившим силу другое постановление, распоряжение администрации города, мэра города, то это другое постановление, распоряжение администрации города, мэра города не становится действующим. Для того чтобы стали действовать правовые нормы, которые в нем содержались, необходимо принять его заново с прежними наименованием и содержанием.

3.2.6.9. Недопустимо изменять нумерацию разделов, пунктов и иных структурных единиц постановления, распоряжения администрации города, мэра города при внесении в него изменений и признании утратившими силу структурных единиц постановления, распоряжения администрации города, мэра города. При необходимости дополнения структурными единицами не в конце раздела (пункта, подпункта) используется нумерация дополняемой структурной единицы с дополнительными цифрами, например: пункт 2.1, подпункт б. 1 и т.д.

3.3. Согласование проектов постановлений, распоряжений администрации города, мэра города

3.3.1. Проведение необходимых согласований проектов постановлений, распоряжений администрации города, мэра города производится в соответствии с Регламентом администрации г. Хабаровска и настоящей Инструкцией по делопроизводству.

3.3.2. В администрации г. Хабаровска осуществляется электронное согласование проектов постановлений, распоряжений администрации города, мэра города посредством АИС "МЭД". Порядок электронного согласования проектов постановлений, распоряжений администрации города, мэра города и перечень документов, не подлежащих электронному согласованию, определены Регламентом работы с модулем электронного согласования муниципальных правовых актов в автоматизированной информационной системе "Муниципальный электронный документооборот", утвержденным распоряжением администрации г. Хабаровска от 20.04.2018 N 260-р "О введении в эксплуатацию модуля электронного согласования муниципальных правовых актов в автоматизированной информационной системе "Муниципальный электронный документооборот".

3.3.3. Согласование проектов постановлений, распоряжений администрации города, мэра города оформляется на отдельном листе согласования визой, включающей в себя должность, личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату (приложение N 2). В случае электронного согласования виза формируется АИС "МЭД" и включает в себя должность визирующего, отметку "Подписано ЭП", расшифровку подписи и дату.

Все визы должны располагаться на одном листе согласования.

Если требуется большое количество виз, допускается располагать их на втором, третьем и последующих листах согласования с заголовком "ПРОДОЛЖЕНИЕ ЛИСТА СОГЛАСОВАНИЯ" и последующим указанием на название подлежащего согласованию проекта (приложение N 2).

В случае если организации, чьи согласования необходимы, находятся за пределами здания администрации г. Хабаровска и не являются участниками процесса электронного согласования, допускается оформление виз их руководителей на отдельных листах согласования в целях сокращения сроков согласования.

Пересылка листов согласования по почте запрещается.

При согласовании проекта исполняющим обязанности в листе согласования делается отметка "И.о.", например: "И.о. заместителя Мэра города по промышленности, транспорту, связи и работе с правоохранительными органами В.И. Ощановский".

Рекомендуемый порядок расположения виз на листе согласования:

- вице-мэр города;

- первый заместитель мэра города по городскому хозяйству;

- заместители мэра города;

- начальники управлений администрации г. Хабаровска;

- начальник управления по связям с общественностью и СМИ;

- начальник контрольного управления;

- начальник юридического управления;

- руководители сторонних организаций.

3.3.4. Имеющиеся у должностного лица возражения или замечания по проекту документа излагаются, как правило, в виде отдельного документа и прилагаются к проекту. В случае согласования с замечаниями отметка об их наличии ставится на листе согласования рядом с подписью должностного лица. В случае электронного согласования с замечаниями отметка "Подписано ЭП" автоматически дополняется словами "Есть замечания". Решение о принятии или отклонении замечаний, поступивших от согласующих, принимает заместитель мэра города, руководитель структурного подразделения, подготовившего проект. После устранения замечаний должностным лицом в случае согласования вручную собственноручно ставится подпись, добавляется отметка "Замечания сняты" и дата снятия замечаний. Участниками процесса электронного согласования отметки о наличии замечаний снимаются посредством АИС "МЭД". Если в процессе работы замечания не снимаются, руководителем структурного подразделения, готовившего проект, пишется служебная записка на имя мэра города о причинах невозможности их устранения, содержащая просьбу о подписании проекта, на который даны замечания. Наличие замечаний не является основанием для снятия проекта с рассмотрения мэром города.

3.3.5. Если в процессе согласования в проект постановления, распоряжения администрации города, мэра города вносятся существенные изменения (меняются название, цифры, суть излагаемых вопросов, в том числе наименования основных мероприятий и мероприятий муниципальных программ, поручений), то он подлежит повторному согласованию.

Повторного согласования не требуется, если при доработке в проект внесены уточнения редакционного характера, не меняющие его сути.

3.3.6. Период согласования проекта постановления, распоряжения администрации города, мэра города структурными подразделениями и заинтересованными организациями до момента представления его на подпись мэру города не должен превышать месячного срока, в противном случае он подлежит пересогласованию.

Общий отдел управления делами осуществляет систематический контроль за соблюдением предельного (месячного) срока согласования проектов постановлений, распоряжений администрации города, мэра города, ежемесячно в срок до 5-го числа месяца, следующего за отчетным, готовит отчеты заместителю мэра города - управляющему делами.

3.3.7. Срок согласования проектов постановлений и распоряжений администрации города, мэра города.

3.3.7.1. Срок согласования проектов постановлений и распоряжений администрации города, мэра города каждым структурным подразделением не должен превышать 3 рабочих дней, по личному составу - 1 рабочего дня, если иное не предусмотрено муниципальными правовыми актами.

3.3.7.2. Заместитель мэра города, директор департамента архитектуры, строительства и землепользования администрации г. Хабаровска, заместитель мэра города - директор департамента муниципальной собственности администрации г. Хабаровска в течение 1 рабочего дня согласовывают проекты муниципальных правовых актов о:

- предоставлении земельных участков гражданам, имеющим трех и более детей, без проведения торгов в собственность бесплатно;

- предоставлении земельных участков в постоянное (бессрочное) пользование;

- предоставлении земельных участков членам садоводческих или огороднических некоммерческих товариществ без проведения торгов в собственность бесплатно;

- предоставлении земельных участков, относящихся к имуществу общего пользования, садоводческому некоммерческому объединению граждан без проведения торгов в собственность бесплатно;

- предварительном согласовании предоставления земельных участков;

- утверждении схемы расположения земельного участка или земельных участков на кадастровом плане территории.

3.3.7.3. Срок согласования юридическим управлением администрации г. Хабаровска проектов постановлений администрации города, мэра города в случае проведения правовой и антикоррупционной экспертизы проекта правового акта не должен превышать 5 рабочих дней со дня поступления соответствующего проекта в юридическое управление.

3.3.7.4. Срок согласования юридическим управлением администрации г. Хабаровска проектов постановлений администрации города о присвоении, аннулировании адреса объекту адресации при предоставлении муниципальных услуг - в течение 2 рабочих дней со дня поступления соответствующего проекта в юридическое управление.

3.3.7.5. Срок согласования управлением информационных технологий администрации г. Хабаровска - 5 рабочих дней со дня поступления соответствующего проекта в управление информационных технологий для проектов постановлений администрации города об утверждении административных регламентов или внесении изменений в них.

3.3.8. Исправления в листе согласования не допускаются, за исключением случаев, когда данные исправления внесены на этапе согласования юридическим управлением. В указанном случае исправления, если они являются техническими и несущественными (добавление или исключение отдельных слов, смена мест частей названия), вносятся исполнителем только в лист согласования с ручными подписями согласующих лиц, от руки, разборчиво, черной пастой. Подлежащие исключению слова, части названия перечеркиваются одной чертой. Замазывание не допускается. Факт внесения исправлений по указанию юридического управления следует также отражать в пояснительной записке к проекту. Данное исключение не распространяется на исправление названия в справке, электронных листах согласования, пояснительной записке к проекту. Рукописные исправления в указанных документах не допускаются.

3.4. Требования к наличию и/или отсутствию определенных согласований проектов постановлений, распоряжений администрации города, мэра города

3.4.1. Проекты постановлений, распоряжений администрации города, мэра города согласовываются руководителями структурных подразделений или лицами, исполняющими их обязанности, которые представили проект и которым в проекте предусматриваются задания или поручения, заместителями мэра города и руководителями структурных подразделений или лицами, исполняющими их обязанности, ответственными за исполнение документа, а также других органов и организаций, имеющих отношение к реализации изложенных в документе вопросов.

3.4.2. Частные случаи наличия определенных согласований проектов постановлений, распоряжений администрации города, мэра города приведены в приложении N 3.

3.4.3. Проекты постановлений, распоряжений администрации города, мэра города в сфере охраны окружающей среды и природопользования направляются исполнителем в Хабаровскую межрайонную природоохранную прокуратуру для изучения.

3.4.4. После всех согласований проекты постановлений, распоряжений администрации города, мэра города согласовываются:

а) заместителями мэра города, ответственными за исполнение документа;

б) начальником контрольного управления, за исключением проектов постановлений, распоряжений администрации города, мэра города, приведенных в приложении N 4, и проектов о внесении изменений в такие акты;

в) начальником юридического управления, за исключением проектов распоряжений по кадровому (личному) составу и проектов правовых актов о премировании за выполнение особо важных и сложных заданий муниципальных служащих, увольняемых менее чем через 5 рабочих дней.

При отсутствии в тексте проекта правового акта коррупциогенных факторов начальник юридического управления по окончании проведения антикоррупционной экспертизы делает соответствующую запись в листе согласования проекта правового акта, при этом заключение не составляется.

Проекты нормативных правовых актов администрации города, мэра города после их согласования юридическим управлением направляются в прокуратуру г. Хабаровска для получения заключения.

После получения заключения прокуратуры г. Хабаровска в случае внесения в текст проекта правок по указаниям прокуратуры г. Хабаровска такой проект должен быть представлен в юридическое управление на повторное согласование.

Исполнитель обеспечивает полное соответствие версии проекта, согласованной юридическим управлением, и версии проекта, представленной на подпись мэру города. Ответственность за соответствие указанных версий проекта несет руководитель структурного подразделения, готовившего проект.

3.5. Технические требования к оформлению проектов постановлений, распоряжений администрации города, мэра города

3.5.1. Проекты постановлений, распоряжений администрации города, мэра города и приложения к ним печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм) с использованием текстового редактора Word шрифтом Times New Roman размером N 14 (при составлении таблиц допускается использование шрифтов меньших размеров), межстрочный интервал - одинарный, интервал между буквами в словах - обычный, интервал между словами - один пробел (приложения N 5, 6), имеют указание на орган, издавший документ (АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ХАБАРОВСКА, МЭР ГОРОДА) и вид документа (ПОСТАНОВЛЕНИЕ, РАСПОРЯЖЕНИЕ), которые печатаются прописными буквами полужирным шрифтом с выравниванием по центру на второй и четвертой строках от верхнего поля. Слово "ПРОЕКТ" печатается на первой строке от границы верхнего поля с выравниванием по правому полю. Использование оборотной стороны листа (бланка) при подготовке документов не допускается.

3.5.2. Каждый напечатанный на бланке лист проекта должен иметь следующие размеры полей: левое - 35 мм, правое - 10 мм, верхнее - 30 мм, нижнее - 20 мм; каждый напечатанный не на бланке лист проекта (второй и последующие листы проекта) должен иметь следующие размеры полей: левое - 35 мм, правое - 10 мм, верхнее - 20 мм, нижнее - 20 мм.

3.5.3. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа арабскими цифрами без слова "страница" ("стр.") и знаков препинания с использованием текстового редактора Word шрифтом Times New Roman размером N 10, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

3.5.4. Гриф секретности или пометка "Для служебного пользования" с указанием номера экземпляра проставляются на первой странице документа, а также на первой странице сопроводительного письма к проекту, содержащему секретную и служебную информацию ограниченного распространения.

Гриф секретности (пометка) печатается в правом верхнем углу документа шрифтом Times New Roman N 12. Номер экземпляра проставляется ниже грифа секретности (пометки) через полуторный межстрочный интервал и центрируется по отношению к нему.

3.5.5. Проекты постановлений, распоряжения администрации города, мэра города имеют следующие реквизиты:

1) наименование вида документа (Постановление администрации города, мэра города или Распоряжение администрации города, мэра города);

2) заголовок.

Заголовок должен кратко и точно раскрывать содержание документа (о чем составлен документ). Он может формулироваться с помощью отглагольных существительных в предложном падеже и отвечает, как правило, на вопрос: "О чем (о ком) издан документ?" ("Об отмене...", "О состоянии...").

Заголовок печатается в отведенном для него месте, пишется с прописной буквы. Точка в конце заголовка не ставится. Печатается заголовок без кавычек и переносов. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается в режиме "точно" (12 пт). Если длина заголовка, расположенного в границах отметок для данного реквизита на бланке, превышает пять строк, заголовок выравнивается по ширине страницы.

В названии проекта постановления, распоряжения администрации города, мэра города, которым признается утратившим силу (отменяется) другое постановление, распоряжение администрации города, мэра города или вносятся изменения, должны быть указаны вид, дата, номер и полное название документа, например: "О внесении изменений в постановление администрации г. Хабаровска от 24.12.2017 N 4061 "О присвоении адреса объектам адресации (зданию, земельному участку) в г. Хабаровске".

Заголовок формулирует исполнитель проекта.

Название проекта постановления, распоряжения администрации города, мэра города, которым вносится изменение в документ (положение, перечень, список и т.д.), утвержденный постановлением, распоряжением администрации города, мэра города, должно быть сформулировано следующим образом: "О внесении изменений в ... (указывается наименование документа - Положение, Перечень, Список и т.д.), утвержденное ... (указывается наименование постановления, распоряжения администрации города, мэра города. При этом в случае совпадения наименования постановления, распоряжения администрации города, мэра города и наименования утвержденного им документа допускается не указывать полное наименование постановления, распоряжения администрации города, мэра города, указав только его дату принятия и номер);

3) текст.

Текст печатается на расстоянии 2 межстрочных интервалов от заголовка в режиме "одинарный" в установленных границах полей. Допускается изменение интервалов между реквизитами "Заголовок", "Текст", "Подпись" при необходимости размещения текста проекта постановления, распоряжения администрации города, мэра города на одной странице.

Абзацный отступ в тексте - 1,25 см.

Текстовая часть подразделяется на преамбулу, постановляющую часть (в распоряжении - распорядительную часть), заключительную часть.

В преамбуле проекта постановления, распоряжения администрации города, мэра города излагаются цели, мотивы принятия этого акта, а также предмет правового регулирования, содержится ссылка на основной нормативный правовой акт. Правовой акт, вносящий изменения, в преамбуле не отражается, за исключением случаев, когда правовым актом, вносящим изменения, устанавливаются самостоятельные правовые нормы и переходные положения. Положения нормативного характера в преамбулу не включаются. Преамбула не делится на пункты, подпункты.

Преамбула проекта постановления, распоряжения администрации города, мэра города, разработанного на основании и во исполнение Конституции Российской Федерации, федеральных законов, указов Президента Российской Федерации, постановлений Правительства Российской Федерации, законов Хабаровского края, актов Губернатора края, Правительства края, должна содержать ссылку на соответствующий правовой акт с указанием даты его принятия, номера и наименования и начинаться словами: "Во исполнение...", "В соответствии...", "В целях..." и т.п.

Преамбула в постановлениях администрации города завершается словами "администрация города", на следующей строке - слово ПОСТАНОВЛЯЕТ, которое печатается прописными буквами без разрядки от левой границы текстового поля, и двоеточие, в постановлениях мэра города преамбула завершается словом постановляю и двоеточием.

Преамбула распоряжения администрации города, мэра города завершается двоеточием.

Постановляющая (распорядительная) часть текста проекта постановления, распоряжения администрации города, мэра города, предусматривающего конкретные задания (поручения) исполнителям, обязательно должна содержать:

- точные наименования структурных подразделений - исполнителей заданий (поручений). Фамилии и инициалы руководителей структурных подразделений указываются в скобках в именительном падеже, например: "Управлению по связям с общественностью и СМИ администрации г. Хабаровска (Цай Е.М.) опубликовать (разместить) настоящее постановление в газете "Хабаровские вести" и в сетевом издании "Интернет-портал "Хабаровские вести" (KHAB-VESTI.RU)". Если исполнение задания возлагается на конкретное должностное лицо, то указываются его должность, фамилия, инициалы, например: "Заместителю Мэра города по социальным вопросам Лагошиной Е.В. обеспечить выполнение плана...";

- срок исполнения задания (поручения).

Положения проекта постановления, распоряжения администрации города, мэра города оформляются в виде пунктов, если исполнение акта предполагает выполнение различных по характеру действий. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте.

Каждый пункт должен начинаться с указания исполнителя и конкретного действия, выраженного глаголом в неопределенной форме, а также иметь конкретный срок выполнения этого действия. При наличии промежуточных сроков выполнения действия (задания, поручения) или при разбивке этого действия (задания, поручения) на более мелкие работы с указанием различных сроков их выполнения каждая из этих работ формулируется отдельным подпунктом.

Каждый пункт или подпункт постановляющей части проекта постановления, распорядительной части проекта распоряжения содержит только одно задание (поручение) с одним конкретным сроком исполнения. Количество исполнителей по каждому пункту (подпункту) не ограничивается.

В случае наличия в проекте постановления, распоряжения администрации города, мэра города положений о возложении обязанностей на должностное лицо, не замещающее должность муниципальной службы в администрации г. Хабаровска, в тексте проекта после упоминания данного лица должны содержаться слова "(по согласованию)". Письменное согласие должностного лица (подлинник) прилагается к проекту постановления, распоряжения администрации города, мэра города.

Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Пункты могут разделяться на подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками, с точкой на конце, например 1.1, 2.3.5 и т.д. В исключительных случаях подпункты могут обозначаться следующим образом: а), б), в) или 1), 2), 3), либо начинаться с тире.

Подпункты, нумеруемые арабскими цифрами с точками, начинаются с прописной буквы, в конце ставится точка.

После строчных буквенных или цифровых обозначений с круглой скобкой, а также при постановке в начале тире подпункты начинают со строчной буквы и заканчивают (кроме последнего) точкой с запятой.

Заключительная часть текста проекта постановления, распоряжения администрации города, мэра города может содержать:

- переходные положения;

- указание о сроке вступления постановления, распоряжения администрации города, мэра города в силу в случае необходимости определения конкретной даты вступления данного постановления, распоряжения администрации города, мэра города в законную силу;

- указание о признании утратившими силу или об изменении действующих постановлений, распоряжений администрации города, мэра города;

- пункт о контроле за выполнением постановления, распоряжения администрации города, мэра города. Контроль за выполнением акта должен возлагаться на заместителя мэра города;

4) подпись.

Отделяется от текста 2 - 3 межстрочными интервалами в режиме "одинарный" и состоит из слов "Мэр города", инициалов и фамилии мэра города.

Слова "Мэр города" печатаются от левой границы текстового поля, а инициалы и фамилия мэра города - у правой границы текстового поля;

5) приложения.

Приложение к постановлению, распоряжению администрации города, мэра города является его неотъемлемой частью.

Каждое приложение обязательно имеет название, которое должно соответствовать названию, приведенному в тексте постановления, распоряжения администрации города, мэра города.

При наличии приложений к постановлению, распоряжению администрации города, мэра города в тексте на них обязательно делается ссылка.

Приложения к постановлениям и распоряжениям администрации города, мэра города оформляются на отдельных листах бумаги (приложения N 7, 8).

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов постановлений и распоряжений.

В приложениях к постановлениям, распоряжениям помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Приложения визируются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект, на последнем листе с оборотной стороны внизу.

Если в тексте постановления, распоряжения дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу располагается слово "Приложение", ниже через 1 межстрочный интервал в режиме "точно" (12 пт) от этого слова дается ссылка на постановление или распоряжение администрации города, мэра города.

В случае изложения приложения в новой редакции нумерационный заголовок не повторяется.

При наличии нескольких приложений они нумеруются, например:

Приложение N 1
к постановлению
администрации
города Хабаровска
от 3 февраля 2020 г. N 235

Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии 2 - 3 межстрочных интервалов. Длина черты 2 - 3 см.

При наличии в тексте постановления, распоряжения формулировки "Утвердить" (прилагаемые положение, программу, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу ниже слова "Приложение" располагается слово Утверждено или Утвержден со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер, например:

Приложение
Утвержден
постановлением
администрации
города Хабаровска
от 25 марта 2020 г. N 1080

Слова Утверждено и Утвержден согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение - Утверждено, программа - Утверждена, мероприятия - Утверждены, состав - Утвержден.

Заголовок к тексту приложения центрируется относительно текста. Наименование вида документа - приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами без разрядки, полужирным шрифтом (Положение, Перечень, Список и т.д.), например:

Состав
коллегии при Мэре города Хабаровска

Проставляется 1 интервал между первой строкой заголовка и последующими строками. Для оформления заголовка применяется междустрочный интервал "точно" (12 пт).

Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта 4 интервалами, от текста приложения - 2 - 3 межстрочными интервалами.

Разделы и подразделы в тексте приложения могут иметь заголовки. Заголовки печатаются с абзацным отступом или центруются по ширине текста. Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, то необходимо повторять заголовочную часть таблицы (наименования граф) на каждой странице. Если графы таблицы пронумерованы, на следующих страницах могут печататься только номера этих граф.

При необходимости уменьшения размера таблицы допускается уменьшение размера шрифта.

При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой. Текст сноски печатается шрифтом N 12 в режиме "точно" (10 пт) в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.

На одной странице не должно проставляться более трех сносок.

Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа, в правом верхнем углу листа делается указание на продолжение приложения, например: "Продолжение приложения N 1".

В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы, подразделы, главы, пункты и подпункты нумеруются, как правило, арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.2.). Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1.). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1.).

Приложения к постановлениям, распоряжениям могут иметь собственные приложения. При оформлении приложения к приложению на его первой странице в правом верхнем углу располагается слово "Приложение", ниже через 1 межстрочный интервал от этого слова дается ссылка на документ, например:

Приложение N 1
к муниципальной программе
"Формирование современной
городской среды
на 2018 - 2022 годы"

Листы приложения к приложению также нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа, в правом верхнем углу листа делается указание на продолжение приложения, при этом полностью документ не именуется, например:

Продолжение приложения
к муниципальной программе

Приложения к приложению также визируются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект, на последнем листе с оборотной стороны внизу.

3.6. Требования к комплектованию пакета документов к проекту постановления, распоряжения администрации города, мэра города

3.6.1. Проекты постановлений, распоряжений администрации города, мэра города после прохождения всех необходимых согласований в обязательном порядке представляются в общий отдел управления делами со справкой к проекту постановления, распоряжения администрации города, мэра города (приложение N 9), пояснительной запиской (приложение N 10). При необходимости прилагаются справочные и аналитические материалы, связанные с подготовкой проекта.

3.6.2. Справка к проекту постановления, распоряжения содержит следующие сведения о проекте:

- название проекта;

- сведения о структуре, представившей проект;

- сведения об ответственном за подготовку проекта с указанием номера телефона;

- строку "Цифры, даты, названия, факты проверил", в которой проставляются фамилия, инициалы и подпись лица, проверившего проект на предмет отсутствия фактических ошибок. Проверку на отсутствие фактических ошибок осуществляет специалист структурного подразделения, готовивший проект. Общий отдел управления делами за фактические ошибки в тексте проекта ответственности не несет;

- строку "Идентичность версии проекта, согласованной юридическим управлением, и версии проекта, представленной на подпись мэру города, подтверждаю", в которой проставляется подпись руководителя структурного подразделения, готовившего проект;

- строку "Номер черновика проекта МПА" (для проектов, прошедших электронное согласование), в которой исполнитель черновика проекта МПА проставляет номер регистрационной карточки подготовленного им черновика, присвоенный в АИС "МЭД" автоматически после сохранения карточки. Для проектов, на которые не распространяется действие Регламента работы с модулем электронного согласования муниципальных правовых актов в автоматизированной информационной системе "Муниципальный электронный документооборот", добавление данной строки в справку не требуется;

- сведения об основании подготовки проекта - данная строка заполняется только при подготовке проекта нормативного правового акта;

- сведения о дате подписания, регистрационном номере подписанного акта;

- сведения об ответственном за контроль исполнения;

- список рассылки.

В список рассылки в обязательном порядке включаются:

- структурное подразделение, готовившее проект;

- ответственный за контроль исполнения;

- должностные лица, которым даны поручения в тексте проекта постановления, распоряжения администрации города, мэра города или имеющие отношение к реализации вопросов, изложенных в нем, в том числе управление по связям с общественностью и СМИ при необходимости опубликования постановления, распоряжения администрации города, мэра города, машинописное бюро - при необходимости изготовления Почетных грамот и Благодарственных писем администрации города, Благодарностей мэра города, отдел ресурсного обеспечения объектов управления делами - при необходимости выдачи рамок для Почетных грамот и Благодарственных писем администрации города, Благодарностей мэра города;

- в случае рассылки постановлений, распоряжений, изменяющих или дополняющих ранее принятые акты, - те органы и организации, которым рассылались ранее принятые постановления, распоряжения, или их правопреемники.

Список рассылки оформляется в последовательности, соответствующей занимаемой должности, в алфавитном порядке в рамках группы должностей, с указанием структурного подразделения в скобках, например:

Постановление разослать:

Наименование адресатов	Количество экземпляров
Богданов А.В. (первый заместитель Мэра города по городскому хозяйству)	1
Лагошина Е.В. (заместитель Мэра города по социальным вопросам)	1
Шевцов А.И. (заместитель Мэра города - управляющий Делами)	1
Абольянина О.В. (управление кадров и муниципальной службы)	1
Зорук Л.И. (контрольное управление)	1

Справка к проекту постановления, распоряжения администрации города, мэра города подписывается заместителем мэра города управляющим делами.

3.6.3. Пояснительная записка к проекту постановления, распоряжения администрации города, мэра города (приложение N 10) оформляется на стандартных листах бумаги формата А4, печатается шрифтом N 14 и имеет следующие реквизиты:

- наименование вида документа - печатается прописными буквами полужирным шрифтом ниже верхней границы текстового поля и выравнивается по центру;

- заголовок - отделяется от предыдущего реквизита 1 межстрочным интервалом, печатается строчными буквами в режиме "точно" (12 пт) и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке указывается полное наименование проекта постановления, распоряжения администрации города, мэра города, к которому подготовлена пояснительная записка;

- текст - отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами, печатается в режиме "одинарный", выравнивается по границам текстового поля.

Абзацный отступ в тексте - 1,25 см.

В тексте излагаются мотивы внесения проекта, обоснование и суть проекта, наличие разногласий, результаты проведения независимой антикоррупционной экспертизы (для муниципальных нормативных правовых актов), оценки регулирующего воздействия, общественных обсуждений, независимой экспертизы проекта (при необходимости их проведения);

- подпись - отделяется от текста 2 - 3 межстрочными интервалами, включает наименование должности руководителя структурного подразделения, подписывающего пояснительную записку, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы, фамилия).

Пояснительная записка не требуется к проектам правовых актов, приведенным в приложении N 11.

Пояснительная записка также должна содержать указание на перечень правовых актов администрации города, мэра города, подлежащих изменению или принятию в связи с принятием данного проекта правового акта, информацию о наличии (отсутствии) необходимости проведения в отношении проекта постановления, распоряжения администрации города, мэра города процедуры оценки регулирующего воздействия.

3.6.4. К проектам постановлений, распоряжений администрации города, мэра города о внесении изменений в ранее принятые постановления, распоряжения администрации города, мэра города или признании их утратившими силу должны быть приложены копии этих правовых актов.

3.6.5. К проектам постановлений администрации города об утверждении муниципальных программ или внесении изменений в муниципальные программы прилагается положительное заключение Контрольно-счетной палаты г. Хабаровска на проект муниципальной программы либо изменений в муниципальную программу.

3.6.6. К проектам постановлений, распоряжений администрации города, мэра города, для которых требуется получение заключения прокуратуры г. Хабаровска, прилагается копия такого заключения. Оригинал заключения прокуратуры г. Хабаровска передается лицом, ответственным за разработку проекта, в юридическое управление.

3.6.7. К проектам постановлений администрации города об утверждении административных регламентов прилагаются заключения независимой экспертизы в случае их поступления.

3.6.8. К проектам нормативных правовых актов, подлежащих после утверждения направлению в регистр муниципальных нормативных правовых актов Хабаровского края, прилагаются электронные версии указанных актов, подготовленные в соответствии с Методическими рекомендациями по порядку отбора и предоставления копий муниципальных нормативных правовых актов и дополнительных сведений для включения в регистр муниципальных нормативных правовых актов Хабаровского края общего отдела управления делами.

Требования к оформлению электронной версии правового акта, подлежащей направлению в регистр муниципальных нормативных правовых актов Хабаровского края, приведены в приложении N 12.

3.7. Работа с подписанными постановлениями, распоряжениями администрации города, мэра города

3.7.1. Полностью подготовленные и согласованные проекты постановлений, распоряжений администрации города, мэра города вместе с необходимыми документами представляются через общий отдел управления делами заместителю мэра города - управляющему делами, после чего общим отделом управления делами направляются на подпись мэру города.

3.7.2. Постановления, распоряжения администрации города, мэра города регистрируются в общем отделе управления делами в АИС "МЭД" раздельно в пределах календарного года.

3.7.3. Подписанные постановления, распоряжения администрации города, мэра города на бумажном носителе регистрируются в день их подписания или на следующий рабочий день при их поступлении на регистрацию после 15.00.

3.7.4. Дата подписания постановления, распоряжения администрации города, мэра города оформляется цифровым способом, например: "03.10.2020". Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, обязательно. Регистрационный номер документа состоит из знака "N" и порядкового номера правового акта, например: "N 1396", к порядковому номеру распоряжения администрации города, мэра города через дефис добавляется индекс "р", например: "N 120-р".

3.7.5. Рассылка постановлений, распоряжений администрации города, мэра города:

3.7.5.1. Рассылка постановлений, распоряжений администрации города, мэра города осуществляется в электронном виде посредством АИС "МЭД" и на бумажном носителе в соответствии со списками рассылки, составленными исполнителями, в течение 2 рабочих дней с момента регистрации.

3.7.5.2. В целях осуществления рассылки в электронном виде электронные копии постановлений, распоряжений администрации города, мэра города включаются в АИС "МЭД", за исключением правовых актов, содержащих сведения ограниченного доступа.

3.7.5.3. Рассылка на бумажном носителе осуществляется только в адрес структуры, готовившей проект постановления, распоряжения администрации города, мэра города, и адресатов, не являющихся участниками электронного документооборота посредством АИС "МЭД" (сторонних организаций).

Копии постановлений, распоряжений администрации города, мэра города на бумажном носителе, заверенные печатью общего отдела управления делами, направляются адресатам в течение 2 рабочих дней общим отделом управления делами.

В случае направления копии в адрес сторонней организации в списке рассылки должен быть указан ее почтовый адрес. В случае если почтовый адрес не указан, копии направляются исполнителю, который рассылает их самостоятельно.

Дополнительная рассылка постановлений, распоряжений администрации города, мэра города осуществляется по заявке подразделения-исполнителя либо по указанию заместителя мэра города - управляющего делами, о чем делается отметка в соответствующем списке рассылки.

3.7.6. Копии правовых актов администрации г. Хабаровска о присвоении адреса объекту адресации, аннулировании адреса, заверенные печатью общего отдела управления делами, рассылаются в департамент муниципальной собственности в течение 1 рабочего дня со дня подписания.

Копии правовых актов администрации г. Хабаровска об утверждении схемы расположения земельного участка или земельных участков на кадастровом плане территории, заверенные печатью общего отдела управления делами, рассылаются в департамент муниципальной собственности в течение 1 рабочего дня с момента подписания.

3.7.7. Подлинник постановления, распоряжения администрации города, мэра города, приложения к нему, лист согласования, а также замечания к проекту (в случае согласования с замечаниями), справка к проекту постановления, распоряжения, копия заключения прокуратуры (в случае его наличия) остаются в общем отделе управления делами, остальные материалы возвращаются структурному подразделению - исполнителю.

3.7.8. При необходимости внесения изменений в подписанное мэром города постановление, распоряжение проект соответствующего правового акта представляет структурное подразделение, готовившее первоначальную редакцию правового акта.

В случае отсутствия в структуре администрации города структурного подразделения, готовившего первоначальную редакцию правового акта, проект соответствующего правового акта представляет структурное подразделение, к чьим полномочиям относится вопрос, регулируемый данным правовым актом, или структурное подразделение, определенное мэром города.

3.7.9. Электронные версии постановлений, распоряжений администрации города, мэра города, подлежащих опубликованию, представляются исполнителем, ответственным за подготовку проекта, в управление по связям с общественностью и СМИ администрации г. Хабаровска. Ответственность за соответствие электронной версии тексту подписанного мэром города постановления, распоряжения администрации города, мэра города несет исполнитель, ответственный за подготовку проекта.

3.8. Работа с постановлениями, распоряжениями администрации города, мэра города, подлежащими постановке на контроль

В случае если постановление, распоряжение администрации города, мэра города, подлежит постановке на контроль, посредством АИС "МЭД" документ направляется начальнику контрольного управления. После оформления контрольной карточки на бумажном носителе она предоставляется в общий отдел управления делами, затем сканируется и прикрепляется во вкладку "Сопроводительные документы" карточки постановления, распоряжения администрации города, мэра города.

3.9. Подготовка, оформление и согласование проектов постановлений к заседанию коллегии при мэре города

Подготовка, оформление и согласование проектов постановлений к заседанию коллегии при мэре города производятся в порядке, аналогичном порядку подготовки проектов постановлений, распоряжений администрации города, мэра города.

После обсуждения вопроса на заседании коллегии окончательно доработанный проект постановления администрации города сдается в общий отдел управления делами для предоставления на подпись мэру города с приложением:

- отдельного листа согласования с визами начальника контрольного управления, юридического управления, заместителя мэра города, курирующего данный вопрос;

- поручений, данных на заседании коллегии при мэре города, оформленных на общем бланке структурного подразделения (приложение N 13).

4. Требования к оформлению, порядку согласования и внесению проектов решений Хабаровской городской Думы

4.1. Настоящий раздел устанавливает требования к оформлению, порядку согласования и внесению проектов решений Хабаровской городской Думы, вносимых на рассмотрение Думы мэром города.

4.2. Оформление, внесение проектов решений Хабаровской городской Думы (далее - проект решения) осуществляется структурным подразделением, ответственным за подготовку проекта решения (далее - исполнитель проекта решения) в соответствии с Уставом городского округа "Город Хабаровск", Положением о Хабаровской городской Думе, Регламентом Хабаровской городской Думы и Инструкцией по делопроизводству Хабаровской городской Думы.

4.3. Порядок согласования проектов решений.

4.3.1. В администрации г. Хабаровска осуществляется электронное согласование проектов решений посредством АИС "МЭД". Порядок электронного согласования проектов решений определен Регламентом работы с модулем электронного согласования муниципальных правовых актов в автоматизированной информационной системе "Муниципальный электронный документооборот", утвержденным распоряжением администрации г. Хабаровска от 20.04.2018 N 260-р "О введении в эксплуатацию модуля электронного согласования муниципальных правовых актов в автоматизированной информационной системе "Муниципальный электронный документооборот".

4.3.2. Согласование проектов решений оформляется на отдельном листе согласования визой, включающей должность, личную подпись визирующего (включая наименование организации), расшифровку подписи (инициалы и фамилия), дату согласования, по форме, установленной Инструкцией по делопроизводству Хабаровской городской Думы. В случае электронного согласования виза включает в себя должность визирующего, отметку "Подписано ЭП", расшифровку подписи и дату.

4.3.3. При представлении проекта решения на согласование к проекту решения необходимо представить документы, предусмотренные для комплектования проекта решения Инструкцией по делопроизводству в Хабаровской городской Думе.

4.3.4. Имеющиеся у должностного лица возражения или замечания по проекту документа излагаются, как правило, в виде отдельного документа и прилагаются к проекту. В случае согласования с замечаниями отметка об их наличии ставится на листе согласования рядом с подписью должностного лица. Решение о принятии или отклонении замечаний, поступивших от согласующих, принимает заместитель мэра города, руководитель структурного подразделения, подготовившего проект. После устранения замечаний должностным лицом в случае согласования вручную собственноручно ставится подпись, добавляется отметка "Замечания сняты" и дата снятия замечаний. Участниками процесса электронного согласования отметки о наличии замечаний снимаются посредством АИС "МЭД". Если в процессе работы замечания не снимаются, руководителем структурного подразделения, готовившего проект, пишется служебная записка на имя мэра города о причинах невозможности их устранения, содержащая просьбу о подписании сопроводительного письма о внесении проекта решения на рассмотрение Хабаровской городской Думы, на который даны замечания. Наличие замечаний не является основанием для невнесения проекта решения на рассмотрение Хабаровской городской Думы.

4.3.5. Если в процессе согласования в проект решения вносятся существенные изменения (меняются название, цифры, суть излагаемых вопросов, в том числе наименования поручений), то он подлежит повторному согласованию.

Повторного согласования не требуется, если при доработке в проект внесены уточнения редакционного характера, не меняющие его сути.

4.3.6. В случае согласования проекта решения юридическим управлением при отсутствии в тексте проекта решения коррупциогенных факторов начальник юридического управления по окончании проведения антикоррупционной экспертизы делает соответствующую запись в листе согласования проекта, при этом заключение не составляется.

4.3.7. Период согласования проекта решения структурными подразделениями и заинтересованными организациями до момента представления на подпись мэру города сопроводительного письма о внесении проекта решения на рассмотрение Хабаровской городской Думой не должен превышать месячного срока, в противном случае он подлежит повторному согласованию.

4.3.8. Срок согласования проектов решений каждым структурным подразделением не должен превышать 3 рабочих дней со дня поступления проекта решения на рассмотрение в структурное подразделение.

4.4. Требования к последовательности согласования проектов решений.

4.4.1. Проект решения направляется на согласование в следующей последовательности:

- руководителям структурных подразделений - исполнителям проекта решения;

- заместителям мэра города, курирующим деятельность структурных подразделений - исполнителям проекта решения, заинтересованным заместителям мэра города;

- руководителям заинтересованных организаций, структурных подразделений;

- директору финансового департамента (если проекты решений связаны с бюджетным финансированием);

- начальнику контрольного управления;

- начальнику управления по связям с общественностью и СМИ (если проект решения подлежит официальному опубликованию (обнародованию);

- начальнику юридического управления;

- полномочным представителям мэра города в Хабаровской городской Думе;

- в прокуратуру г. Хабаровска для заключения (если проект носит нормативный характер).

4.5. Подготовленный проект решения с приложением документов, установленных Инструкцией по делопроизводству Хабаровской городской Думы, направляется исполнителем проекта решения на имя мэра города с проектом сопроводительного письма о внесении проекта решения на рассмотрение Хабаровской городской Думой для подписания его мэром города.

Проект сопроводительного письма о внесении проекта решения на рассмотрение Хабаровской городской Думы на имя председателя Хабаровской городской Думы оформляется на бланке письма администрации г. Хабаровска, должен содержать наименование вносимого в Хабаровскую городскую Думу проекта решения, должность, фамилию, имя, отчество докладчика (докладчиков) по данному проекту решения, перечень прилагаемых документов.

В сопроводительном письме может указываться на необходимость рассмотрения проекта решения на внеочередном заседании Хабаровской городской Думы.

После подписания сопроводительного письма о внесении проекта решения на рассмотрение Хабаровской городской Думы подготовленный проект решения с приложением документов, установленных Инструкцией по делопроизводству Хабаровской городской Думы, сопроводительного письма о внесении проекта решения на рассмотрение Хабаровской городской Думы направляется исполнителем проекта решения на имя председателя Хабаровской городской Думы не позднее чем за 20 календарных дней до предполагаемого рассмотрения на заседании Хабаровской городской Думы, за исключением случаев, предусмотренных Инструкцией по делопроизводству Хабаровской городской Думы.

5. Машинописные и копировально-множительные работы

5.1. Требования к изготовлению документов с помощью печатающих устройств

5.1.1. Документы в администрации г. Хабаровска изготавливаются при помощи печатающих устройств электронно-вычислительной техники. Отдельные внутренние документы, авторами которых являются специалисты администрации г. Хабаровска, могут писаться от руки (заявление, объяснительная записка и т.п.).

5.1.2. При подготовке документов применяется текстовый редактор Microsoft Word с использованием шрифта Times New Roman, размер N 14 для основного текста, допускается уменьшение размера шрифта для оформления табличных материалов, с установкой межстрочных интервалов: "точно" (12 пт), "одинарный", "полуторный".

5.1.3. Тексты документов печатаются в режиме "одинарный".

5.1.4. Реквизиты документов (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатаются в режиме "точно" (12 пт). Составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения документа", "Отметка о наличии приложения", "Гриф согласования" отделяются друг от друга в режиме "одинарный", например:

СОГЛАСОВАНО
1
Начальник "точно" (12 пт)
управления образования администрации города
Хабаровска
подпись	Т.Б. Матвеенкова
дата

5.2. Машинописные работы

5.2.1. В общем отделе управления делами печатаются только материалы служебного характера.

5.2.2. В общем отделе управления делами в первую очередь печатаются протоколы поручений мэра города, данных на аппаратных совещаниях, материалы к заседаниям коллегии при мэре города, совещаниям у мэра города, проекты писем за подписью мэра города, Почетные грамоты администрации города, Благодарности мэра города, Благодарственные письма администрации города, приветственные адреса, пригласительные билеты, поздравительные открытки, наградные листы формата А3 на сотрудников администрации г. Хабаровска, а также редактируется и готовится к изданию в типографии телефонный справочник администрации г. Хабаровска, готовится его электронная версия. Остальные материалы печатаются в порядке поступления. Срочные документы печатаются немедленно. Срочность печатания документов определяется начальником общего отдела управления делами и подтверждается соответствующей пометкой и визой на документе. Документы, сданные в работу после 17.00, печатаются, как правило, на следующий день.

5.2.3. Поздравительные открытки изготавливаются в цвете за подписью мэра города, вице-мэра города, первого заместителя мэра города, заместителей мэра города.

5.2.4. Требования к рукописям, сдаваемым в печать.

Передаваемые для печати рукописи должны быть написаны разборчиво на белой бумаге формата А4 или А3, на одной стороне листа с использованием чернил синего, фиолетового или черного цвета.

Не принимаются для печатания материалы, написанные небрежно и неразборчиво, исправленные карандашом, а также трудно читаемые факсимильные копии, уменьшенные или нечеткие ксерокопии материалов. Не допускается вписывание правок между строк, вставок на полях.

При подготовке материалов для печатания особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, наименований организаций, специальных терминов, иностранных слов, чисел, географических названий. Сокращения слов должны применяться только общепринятые. Рукопись, отвечающая перечисленным выше требованиям, с указанием фамилии автора и номера его служебного телефона сдается в общий отдел управления делами.

5.2.5. Печатание документов под диктовку не производится.

5.2.6. Перепечатывание одного и того же документа допускается не более трех раз, для осуществления последующего перепечатывания документа на откорректированном тексте документа должна быть разрешающая виза начальника общего отдела управления делами.

5.3. Фиксирование хода заседаний коллегии при мэре города и Хабаровской городской Думы

5.3.1. На заседаниях коллегии при мэре города и Хабаровской городской Думы осуществляется аудио-, видеозапись хода заседания.

5.3.2. Хранение аудио-, видеозаписи хода заседания коллегии при мэре города и Хабаровской городской Думы, в том числе передача на постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, осуществляется в электронном виде.

5.4. Копировально-множительные работы

5.4.1. В копировально-множительном бюро общего отдела управления делами печатаются только материалы служебного характера.

5.4.2. Выполнение копировально-множительных работ в администрации г. Хабаровска производится как централизованно в копировально-множительным бюро, так и с использованием копировальных аппаратов, установленных в структурных подразделениях.

5.4.3. В копировально-множительном бюро копируются служебные материалы и документы по заявкам руководителей структурных подразделений, согласованным с начальником общего отдела управления делами.

5.4.4. Материалы, подлежащие копированию, должны быть разброшюрованы, без скобок и скрепок. Формат материала не должен превышать формат А3.

5.4.5. Копирование материалов и документов осуществляется в порядке их поступления. В первоочередном порядке копируются документы и материалы к заседаниям коллегии при мэре города и Хабаровской городской Думы, а также корреспонденция для рассмотрения мэром города.

Срочное копирование выполняется вне очереди. Срочность копирования документов определяется начальником общего отдела управления делами и подтверждается соответствующей пометкой и визой на бланке заявки.

5.4.6. Для пополнения базы данных электронного документооборота производится штрих-кодирование с последующим сканированием документов, поступивших в общий отдел управления делами. Штрихкод располагается на свободном от текста месте.

5.4.7. Заверение копий производит общий отдел управления делами.

5.4.8. Копирование гербовых бланков администрации г. Хабаровска запрещается.

5.4.9. Сканирование документов.

5.4.9.1. Для формирования единой базы документов АИС "МЭД" администрации г. Хабаровска копировально-множительным бюро проводится сканирование документов.

5.4.9.2. Сканированию подлежат:

- постановления и распоряжения администрации города, мэра города;

- входящие документы общего отдела управления делами, поступившие на рассмотрение мэру города;

- исходящие документы, зарегистрированные общим отделом управления делами;

- доверенности, выданные работникам администрации г. Хабаровска.

5.4.9.3. Сканированию не подлежат следующие служебные документы и материалы:

- размером более формата А4;

- документы с грифом "ДСП";

- брошюры;

- прошитые с заверением документы;

- значительные объемы сопроводительных к основному письму специализированных материалов с большим количеством юридических документов и персональных данных;

- иные документы, содержащие информацию ограниченного доступа, в том числе персональные данные.

6. Требования к работе с бланками документов и шаблонами электронных документов в администрации г. Хабаровска

Правила документирования информации и оформления документов являются едиными для оформления документов как на традиционном бумажном носителе, так и в электронном виде (электронных документов).

6.1. Бланки документов

6.1.1. Документы, создаваемые в администрации г. Хабаровска на бумажном носителе, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм) или А6 (105 x 148 мм) и должны иметь установленный состав реквизитов, порядок их расположения и оформление.

6.1.2. Установленный комплекс обязательных реквизитов на гербовых бланках и бланках без воспроизведения изображений гербов приведен в приложении N 14.

Образцы бланков документов администрации г. Хабаровска утверждаются заместителем мэра города - управляющим делами по согласованию с архивным отделом управления делами.

6.1.3. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4, А5.

Каждый лист документа, оформленный на гербовом бланке, должен иметь поля не менее:

- 35 мм - левое;

- 10 мм - правое;

- 30 мм - верхнее;

- 20 мм - нижнее.

Гербовые бланки изготавливаются в соответствии с требованиями постановления администрации г. Хабаровска от 23.01.2020 N 171 "О гербовых бланках, об электронных шаблонах документов мэра города Хабаровска, гербовых бланках, гербовых и простых печатях, штампах, вывесках, об электронных шаблонах документов администрации города Хабаровска и ее структурных подразделений, муниципальных предприятий и учреждений города Хабаровска".

Каждый лист документа, оформленный на бланке структурного подразделения (без воспроизведения изображений гербов) или не на бланке (второй и последующие листы документа), должен иметь поля не менее:

- 35 мм - левое;

- 10 мм - правое;

- 20 мм - верхнее;

- 20 мм - нижнее.

В администрации г. Хабаровска применяются следующие бланки:

- общий бланк с угловым и продольным расположением реквизитов;

- бланк письма;

- бланк конкретного вида документа.

6.1.4. В зависимости от расположения реквизитов устанавливаются два варианта бланков - угловой и продольный: при угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу, при продольном - посередине листа вдоль верхнего поля.

Реквизиты бланка и ограничительные отметки для реквизитов в пределах границ зон расположения реквизитов размещают центрованным (начало и конец каждой строки реквизитов равноудалены от границ зоны расположения реквизитов) или флаговым способом (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов). Схемы расположения реквизитов на бланках (без воспроизведения изображений гербов) представлены в приложении N 15.

6.1.5. Бланки с воспроизведением герба г. Хабаровска и Хабаровского края изготавливаются полиграфическими предприятиями по заказам администрации г. Хабаровска. Изготовление гербовых бланков средствами электронно- вычислительной техники запрещается.

6.1.6. Бланки администрации г. Хабаровска подлежат учету. На гербовых бланках типографским способом проставляются порядковые номера. Учет бланков ведется раздельно по видам бланков в журнале учета выдачи бланков.

6.1.7. Номерные гербовые бланки используются строго по назначению, подлежат учету ответственными за их выдачу лицами и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.

6.1.8. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков осуществляется по разрешению (поручению) мэра города. Соответствующие предложения вносятся управлением делами вместе с образцами предлагаемых бланков.

6.1.9. Бланки не применяются для подготовки документов, подписываемых несколькими руководителями различных органов управления.

6.1.10. Организация работы по изготовлению и учету гербовых бланков администрации г. Хабаровска возлагается на общий отдел управления делами, который:

- оформляет заказы на изготовление печатно-бланочной продукции полиграфическими предприятиями;

- осуществляет получение, учет поступления изготовленных бланков и выдачу их структурным подразделениям.

6.1.11. Настоящей Инструкцией по делопроизводству установлено, что:

- бланки выдаются общим отделом управления делами работникам, ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях, под роспись в журнале учета выдачи бланков;

- в структурных подразделениях бланки используются строго по назначению и хранятся в надежно запираемых шкафах;

- ответственность за обеспечение сохранности бланков и правильность их использования несут работники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях, и руководители структурных подразделений;

- по мере необходимости или с периодичностью, установленной инструкцией по делопроизводству структурного подразделения, испорченные номерные гербовые бланки комиссионно списываются с составлением акта, который подписывается членами комиссии (три человека) и утверждается руководителем структурного подразделения. После утверждения акта испорченные бланки уничтожаются.

6.2. Шаблоны электронных документов

Электронные документы, создаваемые в администрации г. Хабаровска, оформляются с использованием шаблонов электронных документов и должны иметь установленные состав реквизитов, расположение и оформление.

Шаблон электронного документа должен иметь все необходимые реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением изображения гербов Хабаровского края и г. Хабаровска.

Эскизы шаблонов электронных документов администрации г. Хабаровска утверждаются руководителем структурного подразделения после согласования с архивным отделом управления делами.

6.3. Порядок согласования эскизов гербовых бланков мэра города, гербовых бланков и электронных шаблонов документов администрации г. Хабаровска и ее структурных подразделений

6.3.1. Структурным подразделением направляется обращение о рассмотрении эскизов документов заместителю мэра города - управляющему делами либо лицу, исполняющему его обязанности, для наложения резолюции, после чего эскизы документов передаются в архивный отдел управления делами.

6.3.2. К обращению о рассмотрении эскизов документов прилагаются:

- эскизы документов структурного подразделения;

- копии нормативного документа о создании структурного подразделения, положения о нем, свидетельства о государственной регистрации юридического лица и постановке на налоговый учет.

6.3.3. Срок рассмотрения архивным отделом управления делами представленных структурным подразделением электронных эскизов документов составляет 5 календарных дней со дня регистрации обращения в архивном отделе управления делами.

6.3.4. Изготовленный типографским способом эскиз гербового бланка направляется для согласования в архивный отдел управления делами.

6.3.5. Эскизы электронных шаблонов документов выполняются в электронном виде в формате Microsoft Word.

6.3.6. Основаниями для отказа в согласовании представленных эскизов документов являются:

- представление в неполном объеме документов, указанных в пункте 6.3.2 настоящей Инструкции по делопроизводству;

- оформление эскизов документов с нарушениями требований национальных стандартов.

7. Изготовление и использование печатей и штампов

7.1. Изготовление печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности администрации г. Хабаровска, производится по разрешению заместителя мэра города - управляющего делами на основании положения о структурном подразделении.

Структурные подразделения, имеющие статус юридического лица, предусматривают свой порядок изготовления, хранения и учета печатей, необходимых им для осуществления своих полномочий, не противоречащий действующим требованиям.

Необходимость изготовления штампов с факсимильным воспроизведением подписи мэра города определяется мэром города.

Заявка на изготовление штампов с факсимильным воспроизведением подписи мэра города подписывается заместителем мэра города - управляющим делами.

7.2. Изготовленные печати и штампы учитываются в общем отделе управления делами и выдаются под расписку сотрудникам структурных подразделений, отвечающим за их использование и сохранность.

7.3. Печати с изображением Государственного герба Российской Федерации ставятся на документах, требующих особого удостоверения их подлинности.

7.4. Гербовая печать администрации г. Хабаровска (в форме правильного круга с изображением герба Хабаровского края) хранится у заместителя мэра города - управляющего делами и ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности: на документах, связанных с вопросами финансирования, договорах, доверенностях, удостоверениях, на подлинных документах и других документах, удостоверение гербовой печатью которых предусмотрено федеральным и краевым законодательством, а также нормативными правовыми актами органов городского самоуправления.

Документы, на которых ставится гербовая печать администрации г. Хабаровска, подписываются мэром города или должностными лицами администрации г. Хабаровска, которым мэр города делегировал право подписи.

Эскизы гербовых и простых печатей, штампов предварительно должны быть согласованы с архивным отделом управления делами. Порядок согласования аналогичен порядку, приведенному в пункте 6.3 настоящей Инструкции по делопроизводству.

7.5. Структурные подразделения могут иметь гербовую печать. Гербовая печать структурных подразделений представляет собой печать в форме правильного круга с изображением герба г. Хабаровска. Простые круглые мастичные печати ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам. Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ.

Штампы с факсимильным воспроизведением подписи мэра города могут использоваться на открытках, дипломах, благодарностях, почетных грамотах и других документах аналогичного характера. Факсимиле с воспроизведением подписи мэра города хранится у заместителя мэра города - управляющего делами.

7.6. Об утрате печати или штампа незамедлительно письменно ставится в известность заместитель мэра города - управляющий делами.

7.7. Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы подлежат возврату в общий отдел управления делами, где они уничтожаются по акту.

7.8. Контроль за использованием печатей и штампов возлагается на руководителей структурных подразделений.

7.9. Сотрудник, которому были выданы печать или штамп, при оставлении должности обязан сдать их в общий отдел управления делами.

7.10. В случае реорганизации, ликвидации структурного подразделения штампы и печати должны быть сданы в общий отдел управления делами.

8. Правила оформления реквизитов документов

При подготовке документов администрации г. Хабаровска, мэра города используются следующие реквизиты:

8.1. Гербы Хабаровского края и г. Хабаровска

Изображения гербов Хабаровского края и г. Хабаровска помещают на верхнем поле бланков документов администрации г. Хабаровска на расстоянии 10 мм от верхнего края листа, захватывая часть рабочей зоны документа, центровано над реквизитами администрации г. Хабаровска. Высота гербов - 17 мм, ширина - 15 мм, расстояние между гербами - 4 мм.

8.2. Наименование организации

Наименование организации - автора документа (полное и сокращенное) на бланках документов должно соответствовать наименованию, установленному положением о нем.

Сокращенное наименование организации (при его наличии) помещают в скобках под полным наименованием.

Наименование структурного подразделения указывается под наименованием администрации г. Хабаровска.

Наименование структурного подразделения - автора документа (в том числе коллегиального, совещательного или иного органа) используется в бланках в соответствии с положением о структурном подразделении и указывается под наименованием администрации г. Хабаровска.

8.3. Справочные данные о структурном подразделении

Справочные данные о структурном подразделении указываются в бланках писем и включают его почтовый адрес, номер телефона, факса, официальный адрес электронной почты, сетевой адрес.

8.4. Наименование вида документа

Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем, располагается под реквизитами автора документа (наименованием организации, структурного подразделения, должности).

8.5. Дата документа

Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт), датой документа, изданного совместно двумя или более организациями или должностными лицами - дата подписания документа последней стороной; для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Для написания даты применяется цифровой способ, при котором день месяца и месяц оформляются парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами в следующей последовательности: день, месяц, год, например: 02.04.2019. Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, обязательно.

8.6. Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа - цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который по усмотрению администрации г. Хабаровска может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица).

Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).

Место проставления регистрационного номера зависит от используемого бланка и вида документа. Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив администрации г. Хабаровска и находится под контролем.

8.7. Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа

Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа включается в состав реквизитов бланка письма. Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа, включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания индекса и даты поступившего документа в тексте письма, что освобождает текст от вспомогательной, справочной информации.

8.8. Место составления (издания) документа

Место составления (издания) документа (г. Хабаровск) указывается во всех документах, кроме деловых (служебных) писем, докладных, служебных записок и других внутренних информационно-справочных документов.

Место составления (издания) документа указывают в соответствии с принятым административно-территориальным делением.

8.9. Гриф ограничения доступа к документу

Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Виды используемых в администрации г. Хабаровска грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательству Российской Федерации и должны быть закреплены в муниципальных правовых актах. В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись ("Для служебного пользования", "Конфиденциально"), которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации.

8.10. Адресат

Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам.

Реквизит "Адресат" оформляется на бланке письма с угловым расположением реквизитов в верхней правой части документа, строки реквизита выравниваются по левому краю.

При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже, например:

	Министерство информационных технологий
	и связи
	Управление информационного обеспечения

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном, причем инициалы должностного либо физического лица проставляются после фамилии, например:

	Администрация г. Хабаровска Финансовый департамент
	Директору департамента
	Голику С.Л.

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, например:

	Директору
	МУП г. Хабаровска "Банно-прачечное хозяйство"
	Широглазову В.В.

Документ не может содержать более четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатами не указывается. При большом количестве адресатов составляется список рассылки документа.

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2014 N 234:

а) для юридического лица - полное или сокращенное наименование (при наличии), для гражданина - фамилия, имя, отчество (последнее при наличии);

б) банковские реквизиты (для почтовых переводов, направляемых юридическому лицу или принимаемых от юридического лица);

в) название улицы (сокращение "ул." ставится после наименования улицы, например "Краснореченская ул.", номер дома, номер квартиры;

г) название населенного пункта;

д) название района;

е) название республики, края, области, автономного округа (области);

ж) название страны (для международных почтовых отправлений);

з) почтовый индекс.

При адресовании письма в организацию указывается ее наименование, затем почтовый адрес, например:

	Краевое государственное бюджетное учреждение "Государственный архив Хабаровского края"
	Нагишкина ул., д. 4а
	г. Хабаровск, 680000

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

	Васильевой Л.Г.
	Калинина ул., д. 59, кв. 8,
	г. Хабаровск, 680000

Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в органы государственной власти, организации, подведомственные организации и постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).

При отправке письма по электронной почте или факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса), например:

	ООО "Колорит"
	ooocolorit@bk.ru

8.11. Гриф утверждения документа

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым решением, приказом, протоколом. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента утверждения.

На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа, состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, которое печатается прописными буквами шрифтом Times New Roman, размером N 14, без кавычек и знаков препинания, ниже него через один межстрочный интервал в режиме "точно" (12 пт) указывается наименование должности, личная подпись, инициалы фамилия лица, утверждающего документ, и дата утверждения, например:

	Утверждаю
	Заместитель Мэра города
	по социальным вопросам
	подпись		Е.В. Лагошина
	02.09.2020

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, приведен в приложении N 16.

8.12. Заголовок к тексту

Заголовок к тексту - краткое содержание документа.

Заголовок должен быть кратким, точно передавать содержание документа, согласовываться с наименованием вида документа. Если заголовок к тексту отвечает на вопрос "О чем?", он начинается с предлога "О" ("Об"). Если заголовок к тексту отвечает на вопрос "Чего?", он составляет одно целое с названием вида документа, например:

- приказ (о чем?) О создании аттестационной комиссии;

- акт (чего?) приема-передачи дел;

- протокол (чего?) заседания экспертной комиссии.

Заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает 4 - 5 строк.

Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа.

Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается в режиме "точно" (12 пт), без кавычек, максимальная длина строки 7,5 см. Если заголовок состоит из пяти и более строк, то он печатается по ширине страницы (от левого до правого поля). Точка в конце заголовка не ставится.

При регистрации заголовок заносится в соответствующие регистрационные формы: журнал, карточку, базу данных.

8.13. Текст документа

Тексты документов (бланков, печатей) в администрации г. Хабаровска составляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации.

Текст документа должен быть составлен грамотно, ясно, понятно и по возможности кратко. Текст документа должен содержать достоверную и актуальную информацию, достаточную для принятия решений или их исполнения, не должен допускать различных толкований.

Текст документа излагается официально-деловым стилем с учетом вида документа и его назначения в управленческой деятельности.

Текст документа оформляют в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих форм.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания создания документа; во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей, письма - просьбу без пояснения).

В тексте документа не допускается употребление:

- просторечной и экспрессивной лексики;

- иноязычных заимствований при наличии эквивалентов на русском языке;

- обобщенных рассуждений, восклицаний, призывов, образных сравнений, эпитетов, метафор;

- аббревиатур и графических сокращений, кроме общепринятых или расшифрованных в тексте документа;

- ненормативной лексики.

В тексте документа, подготовленном на основании нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:

- наименование документа, наименование органа местного самоуправления (администрация г. Хабаровска), издавшего документ, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Текст документа может содержать разделы, главы, нумеруемые арабскими либо римскими цифрами; подразделы, статьи, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами; уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.

При подготовке текста проекта правового акта, приложения к нему автоматическая нумерация их структурных единиц (разделов, глав, подразделов, статей, пунктов, подпунктов) не используется.

Текст документа излагается:

- в приказах, изданных единолично, - от первого лица единственного числа ("... Приказываю: ...");

- в постановлениях, приказах, изданных совместно двумя или более органами исполнительной власти, - от первого лица множественного числа ("... Приказываем: ...") или от третьего лица множественного числа ("... Постановляют: ...");

- в протоколах заседаний - от третьего лица множественного числа (Слушали, Выступили, Постановили, Решили);

- в деловых письмах, оформленных на бланках организации, - от первого лица множественного числа (просим, направляем, предлагаем) или от третьего лица единственного числа ("управление не возражает...", "администрация считает возможным...");

- в деловых письмах, оформленных на должностных бланках, - от первого лица единственного числа ("прошу...", "предлагаю...") или от третьего лица единственного числа ("... департамент не располагает...", "... управление готово рассмотреть...");

- в докладных и служебных записках, заявлениях - от первого лица единственного числа ("прошу...", "считаю необходимым...");

- в документах, устанавливающих функции (обязанности), права и ответственность структурных подразделений, работников (положение, регламент, инструкция), а также содержащих описание ситуаций, анализ фактов и выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции...", "комиссия провела проверку...").

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (например: имеете, были, находились). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы могут быть пронумерованы и на следующих страницах напечатаны только номера этих граф.

При подготовке текста документа следует соблюдать правила написания официальных наименований, числительных и единиц измерения. В текстах документов употребляются общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.

При указании в тексте фамилии лица инициалы ставятся после фамилии.

В деловых (служебных) письмах могут использоваться:

- вступительное обращение, например: "Уважаемый Иван Петрович!";

- заключительная этикетная фраза: "С уважением, ...".

Наименование должности в обращении пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.

В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты.

Страницы текста нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля с отступом от края листа - 10 мм.

Текст отделяется от заголовка двумя одинарными межстрочными интервалами, выравнивается по ширине листа. Текст печатается через одинарный межстрочный интервал.

Отступ первой строки абзаца от левой границы текстового поля составляет 1,25 см.

Заголовки и подзаголовки пишутся с прописной буквы, точка в конце не ставится.

Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой на конце.

Подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками, с точкой на конце (например, 2.3.5.). Допускается обозначение подпунктов следующим образом: 1), 2), 3) или а), б), в).

Подпункты, нумеруемые арабскими цифрами с точками, начинают с прописной буквы и в конце ставят точку.

После строчных буквенных или цифровых обозначений со скобкой подпункты начинают со строчной буквы и заканчивают (кроме последнего) точкой с запятой.

Пункт может подразделяться на абзацы. Они не обозначаются цифрами, но их нумерация подразумевается. Отсчет ведется от абзаца, начинающегося с цифры, обозначающей пункт.

8.14. Отметка о приложении

Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к основному документу (в сопроводительных письмах, претензиях, актах, справках и других информационно-справочных документах) или о том, что документ является приложением к основному документу (в документах - приложениях к распорядительным документам, положениям, правилам, инструкциям, договорам, планам, отчетам).

В сопроводительных письмах и иных информационно-справочных документах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля с межстрочным интервалом "точно" (12 пт).

Если приложение названо в тексте, в отметке о наличии приложения указывается количество листов и количество экземпляров приложения, например:

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

Если приложение не названо в тексте или если приложений несколько, в отметке о наличии приложения они нумеруются, указываются названия документов-приложений, количество листов и количество экземпляров, например:

Приложение:	1. Заключение на проект ... ... на 3 л. в 2 экз.
	2. Справка о доработке ... ... на 2 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, указывается количество экземпляров, например:

Приложение: муниципальный контракт от 12.05.2019 N 65 в 2 экз.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о приложении оформляют следующим образом:

Приложение: письмо комитета по делам ЗАГС и архивов Правительства края от 05.06.2019 N 1-43/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, отметку о нем оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.

Если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель), отметку о нем оформляют следующим образом:

Приложение: CD в 1 экз.

При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов, объем в байтах (мегабайтах, килобайтах).

На приложениях справочного характера к приказам, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и другим документам в тексте документа при первом упоминании документа-приложения в скобках указывается: (приложение N 1).

На первом листе приложения в правом верхнем углу оформляется отметка о приложении. Если приложений несколько, они нумеруются (например, Приложение N 1, Приложение N 2). Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о наличии приложения указываются наименование вида основного документа, его дата и номер:

Приложение N 2
к приказу управления
Делами администрации
города Хабаровска
от 15 марта 2019 г. N 35

8.15. Гриф согласования документа

Грифом согласования оформляется внешнее согласование документа.

Согласование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.

Гриф согласования документа проставляется на документах, согласованных мэром города, заместителями мэра города, руководителями структурных подразделений. Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:

- на первом листе документа (если документ имеет титульный лист - на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю;

- на последнем листе документа под текстом;

- на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ, его собственноручной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО
Заместитель Мэра города - управляющий Делами
Подпись Дата		А.И. Шевцов

Если согласование осуществляется коллегиальным или совещательным органом, в грифе согласования указываются сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании, например:

СОГЛАСОВАНО
ЭПМК комитета по делам
ЗАГС и архивов
Правительства края
(протокол от ________ N ____)

Если согласование оформляется письмом, протоколом и др., указывают вид документа, наименование организации - автора документа, дату и номер письма, например:

СОГЛАСОВАНО
письмом Росархива
от 26.09.2012 N 01-18/115

Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка "Лист согласования прилагается".

Согласование документа в зависимости от его содержания осуществляется в следующей последовательности:

- с должностными лицами администрации г. Хабаровска;

- с руководителями подведомственных муниципальных учреждений и предприятий, интересы которых затрагиваются в документе;

- при необходимости с органами, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.), с общественными организациями;

- с иными органами - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов.

8.16. Виза

Виза свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица организации, в которой создается документ, с содержанием проекта документа. Визой оформляется внутреннее согласование документа. Виза включает должность лица, визирующего документ, указанную в именительном падеже, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования, например:

Начальник юридического управления администрации города Хабаровска
Подпись Дата		К.П. Тарасова

В документах, подлинники которых хранятся в организации, визы проставляют на последнем листе документа под подписью, на оборотной стороне последнего листа подлинника документа или на листе согласования (визирования), прилагаемом к документу.

На внутренних информационно-справочных документах (докладных, служебных, аналитических записках, справках) визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа под подписью, ближе к нижнему полю.

В исходящих документах визы проставляются на экземплярах документов, помещаемых в дело.

При необходимости может применяться полистное визирование документа и его приложений.

При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа виза дополняется соответствующим указанием, например:

Замечания прилагаются
Начальник контрольного управления администрации города Хабаровска
Подпись Дата		Л.И. Зорук

Замечания, мнения о проекте документа оформляются на отдельном листе и передаются исполнителю.

Согласование (визирование) проекта документа может проводиться в АИС "МЭД".

8.17. Подпись документа

Документы, направляемые руководителям органов государственной власти, подписываются мэром города или, по его поручению, вице-мэром города.

Документы, направляемые другим организациям, ведомствам или физическим лицам, подписываются мэром города, его заместителями или руководителями структурных подразделений в соответствии с их компетенцией.

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия), например:

не на бланке:

Начальник управления кадров и муниципальной службы

Подпись

О.В. Абольянина

на бланке:

Мэр города

Подпись

С.А. Кравчук

При подписании документа лицом, исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом (распоряжением), например:

И.о. Мэра города

Подпись

А.В. Богданов

или

Исполняющий обязанности начальника юридического управления администрации города Хабаровска

Подпись

О.В. Карпова

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне, например:

Начальник управления культуры администрации города Хабаровска				Начальник управления образования администрации города Хабаровска
Подпись		М.В. Стоякина		Подпись		Т.Б. Матвеенкова

В документах, составленных комиссией, в подписи указывается статус лица в составе комиссии, например:

Председатель комиссии	личная подпись	И.О. Фамилия
Члены комиссии:	личная подпись	И.О. Фамилия
	личная подпись	И.О. Фамилия
	личная подпись	И.О. Фамилия

При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки. Не допускается ставить косую черту, надпись "за" перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо.

Подпись отделяется от последней строки текста 2 - 3 межстрочными интервалами.

Наименование должности в реквизите "Подпись" печатается от левой границы текстового поля в режиме "точно" (12 пт).

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки

наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

8.18. Отметка об электронной подписи

Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:

а) место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

б) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

в) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

г) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу "Документ подписан электронной подписью", номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество (последнее при наличии) владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, эмблемы органа исполнительной власти в соответствии с действующим законодательством.

8.19. Печать

Для удостоверения подлинности документов или соответствия копии документов подлинникам в администрации г. Хабаровска используются гербовая и другие печати.

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном "МП" ("Место печати").

Порядок изготовления и использования печатей и штампов в администрации г. Хабаровска осуществляется в соответствии с распоряжением администрации г. Хабаровска от 15.11.2006 N 3522-р "Об упорядочении изготовления, учета, хранения, использования и уничтожения гербовых и простых печатей, штампов администрации города, ее структурных подразделений".

Примерные перечни документов, на которых ставится гербовая и простая печать, приведены в приложении N 17.

Печати и штампы хранятся в несгораемых шкафах и сейфах.

Администрация г. Хабаровска выдает и заверяет копии только тех документов, которые созданы в администрации г. Хабаровска. Отметка о заверении копии удостоверяется оттиском печати администрации г. Хабаровска.

Копии постановлений, распоряжений администрации города, мэра города подготавливаются и заверяются общим отделом управления делами.

Копии ранее принятых постановлений, распоряжений администрации города, мэра города выдаются предприятиям, организациям или физическим лицам по поручению заместителя мэра города - управляющего делами на основании письменного заявления о выдаче копии. На копиях ставится печать общего отдела управления делами.

8.20. Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, - на оборотной стороне листа внизу слева.

Отметка об исполнителе документа включает фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии) (полностью) исполнителя, номер его телефона, а при необходимости - адрес электронной почты; в письмах иногородним адресатам указывается код города автора документа, например:

Караваева Светлана Ивановна
41 99 79
или
Елховская Елена Александровна
(4212) 41 98 92; elkhovskayaea@khv27.ru

Отметка об исполнителе может дополняться указанием должности, структурного подразделения.

На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

Отметка об исполнителе печатается шрифтом размером N 12, допускается оформлять как нижний колонтитул.

8.21. Отметка о заверении копии

Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом "подпись" и включает слово "Верно"; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия, и заверяется печатью администрации г. Хабаровска, например:

Подлинник документа находится в деле (администрация г. Хабаровска) N ________ за _____ год.

Верно
Начальник общего отдела управления Делами			Подпись	М.А. Глинка
Дата		Печать

Копии документов объемом более одного листа прошиваются нитками, концы которых выводятся на оборотной стороне последнего листа. Листы нумеруются в правом верхнем углу. Место прошивания заклеивается ярлыком (длина выступающих концов нитей составляет 2 - 2,5 см) с надписью, например:

Прошито, пронумеровано, скреплено печатью	_________		(_________)	листов.
	(цифрами)		(прописью)

Начальник управления кадров и муниципальной службы

Подпись

О.В. Абольянина

Отметка о заверении копии удостоверяется печатью администрации г. Хабаровска.

Запись о месте нахождения подлинника проставляется только на последнем листе документа.

Для заверения копии документа, изготовленной на бумажном носителе, используется штамп.

8.22. Отметка о поступлении документа

Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в администрацию г. Хабаровска и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления документа в часах и минутах и способа доставки документа.

Отметка о поступлении документа проставляется с помощью штампа.

Отметка о поступлении документа проставляется в нижнем правом углу первого листа документа. При отсутствии места для проставления отметки о поступлении на лицевой стороне поступившего документа отметка ставится на оборотной стороне первого листа.

8.23. Резолюция

Резолюция содержит указание по исполнению документа. Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции или вносится непосредственно в АИС "МЭД".

Резолюция включает фамилию (фамилии), инициалы исполнителя (исполнителей); поручение по документу (конкретное задание по исполнению документа или формулировка цели рассмотрения документа); при необходимости - срок исполнения; подпись лица, вынесшего резолюцию; дату резолюции.

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.

Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

Срок исполнения поручения не должен указываться, если он назван в тексте поступившего документа и руководитель не считает необходимым изменить его в сторону сокращения или является типовым для данного вида документа.

Для резолюции предусмотрен специальный бланк формата А6.

Резолюция прикрепляется к документу и вместе с ним подшивается в дело.

Оформление резолюции в АИС "МЭД" должно соответствовать указанным требованиям.

Резолюция, оформленная в АИС "МЭД" для документа на бумажном носителе, с временным (более 10 лет) сроком хранения или постоянным, при направлении документа в дело распечатывается и помещается в дело вместе с документом.

8.24. Отметка о контроле

Отметка о контроле свидетельствует о постановке документа на контроль. При постановке на контроль документа в АИС "МЭД" в регистрационно-учетную форму заносятся сведения об этом.

8.25. Отметка о направлении документа в дело

Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает слова "В дело", индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты, например:

В дело N 1.1.49 за 2020 год
Начальник отдела
Подпись
Дата

В дело N 1.1.49 за 2020 год
Начальник отдела
Подпись
Дата

Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими сведениями о характере исполнения документа, например: "Направлен ответ (дата, N)", "Учтено при разработке проекта". Сведения указываются в начале отметки, например:

Ответ направлен 04.05.2020 N 1.1.43-564
В дело N 1.1.43 за 2020 год
Начальник отдела
Подпись
Дата

При использовании АИС "МЭД" отметку допускается не ставить, при этом следует учитывать необходимость формирования в АИС "МЭД" сведений о результате и времени исполнения документа, о том, к какому делу относится документ, где хранится дело, кто ответственен за завершение его исполнения и помещение в дело.

Отметка о направлении документа в дело содержится в регистрационной карточке документа в соответствии с предусмотренной формой.

9. Подготовка и оформление отдельных видов документов администрации г. Хабаровска

9.1. Протокол

9.1.1. Протокол фиксирует ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегии при мэре города, комиссий, методических советов и временных коллегиальных органов - конференций, собраний, совещаний, заседаний, переговоров, встреч и т.п.

9.1.2. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.

Протоколирование совещания (заседания), сбор материалов по вопросам, выносимым на обсуждение, возлагаются на секретаря комиссии или коллегиального органа и сотрудников администрации г. Хабаровска, готовивших вопросы к рассмотрению на совещании (заседании).

Протокол должен быть подготовлен не позднее 3 рабочих дней со дня совещания (заседания). Иные сроки подготовки документов на рассмотрение на совещании (заседании) и протокола могут устанавливаться положениями о коллегиальных и совещательных органах администрации г. Хабаровска.

9.1.3. Текст протокола совещания (заседания), как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Используется форма изложения текста от третьего лица множественного числа (СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ). Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа.

Во вводной части оформляются следующие реквизиты: "Председатель", "Заместитель председателя" (при наличии), "Секретарь", "Присутствовали".

Слова "председатель", "заместитель председателя" и "секретарь" печатаются от левой границы текстового поля, отделяются двумя межстрочными интервалами от заголовка и одним межстрочным интервалом друг от друга. С новой строки пишут слово "присутствовали" и фамилии и инициалы постоянных членов коллегиального органа, участников заседания, приглашенных на заседание, которые перечисляются в алфавитном порядке без указания должностей. Перечисление присутствующих оформляют во всю ширину строки через 1 межстрочный интервал в режиме "точно" (12 пт).

При оформлении протокола с числом участников более 15 человек фамилии не перечисляются, а указывается цифрой их общее количество; список участников в таких случаях прилагается, например:

Председатель:		Шевцов А.И.
Заместитель председателя:		Варады В.Е.
Секретарь:		Елховская Е.А.
Члены рабочей группы:		перечисляются фамилии и инициалы постоянных членов коллегиального органа, совета и т.д.
Приглашенные: 25 человек (список прилагается).

Подсчет участников проводится по спискам регистрации, которые прилагаются к протоколу.

После перечисления участников в протоколе оформляется перечень вопросов, подлежащих обсуждению, который начинается словами ПОВЕСТКА ДНЯ, расположенными по центру через 2 - 3 интервала от списка участников. Повестка дня содержит перечисление обсуждаемых вопросов в порядке их обсуждения с фамилиями докладчиков. Наименование вопроса в повестке дня нумеруется арабской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об") и отвечает на вопрос "О чем?".

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: Слушали, Выступили, Решили. Слова Слушали, Выступили, Решили печатают от левой границы текстового поля прописными буквами и заканчивают двоеточием, например:

СЛУШАЛИ:

(краткое содержание доклада или ссылка на прилагаемый к протоколу текст). Перед словом Слушали проставляется номер в соответствии с повесткой дня.

ВЫСТУПИЛИ:

(краткое содержание каждого выступления, заданные вопросы и ответы). Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска "Текст выступления прилагается".

РЕШИЛИ:

(решение формулируется с использованием модели, принятой для распорядительных документов: что сделать, исполнитель, срок исполнения). Срок может быть указан как календарная дата или как период выполнения работы.

Каждый раздел печатается от левой границы текстового поля документа, чтобы выделить в тексте протокола речь основного докладчика, выступления участников обсуждения вопроса и постановляющую часть, формулирующую решение собрания. С этой же целью в тексте протокола каждую фамилию и инициалы выступающих печатают с новой строки с абзаца в именительном падеже, запись выступления отделяют от фамилии дефисом.

Решение может содержать один или несколько пунктов, они располагаются по значимости, каждый из них нумеруется.

Решения печатаются в тексте протоколов полностью.

При наличии особого мнения по рассматриваемому вопросу его содержание записывается в тексте протокола после соответствующего решения.

9.1.4. Допускается краткая форма составления протокола совещания при мэре города. Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилия председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании.

Далее в кратком протоколе фиксируются только принятые решения по соответствующим вопросам.

Протоколы совещаний, семинаров, круглых столов, рабочих групп и т.д. подписывает назначенный секретарь и утверждает руководитель структурного подразделения - председатель собрания.

Датой протокола является дата заседания. Если заседание продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания заседания, например, 21 - 24 апреля 2020 г.

9.1.5. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии при мэре города, протоколы совещаний и др.

Протоколы печатаются на общем бланке администрации г. Хабаровска формата А4 (приложение N 18) и имеют следующие реквизиты:

- наименование документа - слово ПРОТОКОЛ печатается на бланке на отведенном месте прописными буквами без разрядки, полужирным шрифтом и выравнивается по центру;

- вид заседания, совещания - печатается на месте, отведенном для заголовка, через межстрочный интервал в режиме "точно" (12 пт);

- гриф утверждения - печатается в верхнем правом углу бланка в режиме "точно" (12 пт), например:

	УТВЕРЖДАЮ
	Мэр города Хабаровска
	С.А. Кравчук

- дата и номер протокола - дата, оформленная цифровым способом (например, 15.04.2020), номер протокола вписываются (печатаются) на отведенных на бланке местах.

Основная часть протокола печатается через межстрочный интервал в режиме "одинарный".

Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой. Далее следует фамилия выступающего и краткое содержание выступлений при рассмотрении соответствующего вопроса. Затем указывается принятое по этому вопросу решение;

- подпись отделяется от текста двумя межстрочными интервалами и включает наименование должности либо лица, председательствовавшего на совещании (заседании), либо секретаря, их личные подписи, расшифровки подписей (инициалы и фамилии). Право подписи регулируется соответствующими положениями о структурных подразделениях.

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

9.1.6. Поручения, данные на совещаниях при мэре города, оформляются согласно приложению N 19.

9.2. Поручения мэра города

9.2.1. Поручения мэра города, данные на аппаратном совещании, фиксирует заместитель управляющего делами (приложение N 20).

9.2.2. Структурное подразделение, организовавшее проведение объезда (обхода) мэра города или совещания при мэре города, осуществляет ведение и составление протокола (приложение N 21), согласовывает его с начальником контрольного управления (лицом, исполняющим его обязанности) и участниками объезда (обхода) и представляет в течение 3 календарных дней на подпись мэру города.

9.2.3. Черновик (проект) протокола объезда (обхода) мэра города и совещания при мэре города готовится в АИС "МЭД", визируется на бумажном носителе заместителем мэра города, в подчинении которого находится данное структурное подразделение, и представляется на согласование в контрольное управление.

9.2.4. Постановка на контроль поручений мэра города, данных на объезде (обходе) и на совещании при мэре города, осуществляется контрольным управлением, рассылка поручений осуществляется общим отделом управления делами.

9.2.5. Электронная рассылка поручений мэра города, данных на объезде (обходе), аппаратном совещании и на совещании при мэре города, производится в автоматическом режиме в АИС "МЭД" после подписания контрольной карточки начальником контрольного управления (лицом, исполняющим его обязанности).

9.3. Служебные записки

Служебные записки применяются для решения оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности структурных подразделений (запросы, уточнения заданий, информация по запросам, разъяснения и др.) (приложение N 22).

9.4. Служебные письма

9.4.1. Служебные письма структурными подразделениями готовятся:

- как ответы о выполнении поручений мэра города;

- как исполнение поручений мэра города по обращениям граждан по вопросам, относящимся к их компетенции;

- как ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;

- как инициативные письма (приложение N 23).

9.4.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя с учетом сроков исполнения поручений и запросов организаций, предприятий или частных лиц.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений.

9.4.3. Служебные письма печатаются на бланках письма формата А4 или А5.

Сопроводительное письмо составляется для тех документов, текст которых не содержит пояснения о цели направления и к ним прилагается.

Изготовление бланков письма с изображением герба Хабаровского края и герба г. Хабаровска средствами электронно-вычислительной техники в администрации г. Хабаровска запрещается.

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по центру верхнего поля листа арабскими цифрами.

Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

Письма могут быть простыми и сложными.

Простые письма составляются в случаях, когда не требуется изложения сложных в административном или юридическом отношениях ситуаций. Простое письмо может иметь одну или две смысловые части.

Письмо, состоящее из одной части, - это просьба без пояснения, напоминание без преамбулы, сообщение без обоснования, выражение благодарности или сочувствия и др.

Письмо, состоящее из двух частей, включает: обоснование письма - изложение причин написания письма; мотивировку и заключение - просьбу или отказ, напоминание, предложение, согласие, выражение гарантии и т.п.

Текст простого письма не должен превышать одной - двух машинописных страниц.

Сложные письма составляются по вопросам, требующим подробного изложения ситуации, ее анализа, оценки, аргументации, формулировки выводов, мнений, предложений, просьб.

Сложные письма могут содержать до пяти страниц текста. Текст сложного письма состоит из следующих основных частей: вступление, содержание, заключение.

Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины его написания. Вступление может содержать:

- ссылку на документ (нормативный правовой, организационно-правовой, распорядительный, договорный, информационный или справочно-аналитический) и (или) его отдельные пункты, послужившие юридическим основанием или поводом для письма;

- констатацию факта, события, сложившейся ситуации.

Содержание письма составляют детальное описание факта события или сложившейся ситуации, их анализ и приводимые доказательства.

Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний. Заключение начинается словами: просим (письмо-просьба или запрос), высылаем, направляем, представляем (сопроводительное письмо), сообщаем (информационное письмо).

9.4.4. Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа, например: "Управление считает ...".

9.4.5. Датой письма является дата его подписания.

9.4.6. Письма на бланках администрации г. Хабаровска подписывают мэр города, его заместители. Письма структурных подразделений оформляются на бланках письма структурных подразделений.

9.4.7. Письма, подписанные мэром города, его заместителями, регистрируются и рассылаются общим отделом управления делами. Письма, подписанные начальниками структурных подразделений, регистрируются и рассылаются ими самостоятельно.

9.5. Положения, правила, инструкции, порядки

Положения (правила, инструкции, порядки) утверждаются мэром города (лицом, исполняющим его обязанности), вице-мэром города, заместителями мэра города, руководителями структурных подразделений или путем издания распорядительного документа об их утверждении. Утверждение оформляется в форме грифа утверждения.

9.5.1. Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции администрации г. Хабаровска.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений или иных нормативных правовых актов.

В порядках определяется процедура какой-либо деятельности.

Решение о принятии положений, правил, инструкций, порядков находится в ведении администрации г. Хабаровска.

Порядок подготовки проекта положения (правил, инструкции, порядка) соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных правовых актов.

Положения (правила, инструкции, порядок) применяются как самостоятельные правовые акты, которые утверждаются заместителями мэра города, руководителями структурных подразделений, или как акты, утверждаемые мэром города, за исключением положений о структурных подразделениях администрации г. Хабаровска с правами юридического лица. Утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении.

9.5.2. Текст проекта положения (правил, инструкции, порядка) печатается на общем бланке администрации г. Хабаровска. Должностные инструкции сотрудников администрации г. Хабаровска печатаются на гербовых бланках структурных подразделений. Должностные инструкции, утверждаемые мэром города, вице-мэром города, заместителями мэра города - на общем бланке администрации г. Хабаровска. Если проект положения (правил, инструкции) утверждается распорядительным документом, то положение (правила, инструкция) печатается на стандартном листе бумаги формата А4.

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".

Заголовок к тексту положения (правил, инструкции, порядка) отвечает на вопрос "О чем?" (например, Положение о премировании). Заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос "Кого?" (например, должностная инструкция главного специалиста).

Вводной частью положения (правил, инструкции, порядка) является раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение, сфера распространения, ответственность за его нарушение.

Основной текст положения (правил, инструкции, порядка) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Главы, пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами.

9.5.3. Срок согласования положений, правил, инструкций, в том числе должностных инструкций, порядков не должен превышать 15 рабочих дней со дня их поступления в структурное подразделение, за исключением случаев, установленных настоящей Инструкцией по делопроизводству.

9.6. Подготовка конфиденциальных документов

Порядок обращения с документами, содержащими конфиденциальную информацию, определяется в соответствии с Положением о порядке организации и проведения работ по защите конфиденциальной информации в администрации г. Хабаровска, утвержденным распоряжением администрации г. Хабаровска от 15.05.2012 N 135-р.

При регистрации конфиденциальных документов с грифом "Для служебного пользования" к регистрационному номеру/индексу входящего/исходящего документа добавляется отметка "дсп" строчными буквами.

Требования Положения обязательны для исполнения всеми муниципальными служащими, которые несут персональную ответственность за сохранность сведений, содержащих конфиденциальную информацию.

10. Организация документооборота и исполнения документов

10.1. Организация документооборота

10.1.1. Движение документов в администрации г. Хабаровска с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

10.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними, регламентируются настоящей Инструкцией по делопроизводству, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями их работников.

10.1.3. В документообороте администрации г. Хабаровска в соответствии с особенностями технологической обработки выделяются документопотоки: поступающая документация (входящая); отправляемая документация (исходящая); внутренняя документация (организационно-правовая, организационно- распорядительная и информационно- справочная корреспонденция).

10.1.4. Работа в АИС "МЭД" осуществляется в соответствии с инструкцией пользователя АИС "МЭД", устанавливающей порядок функционирования электронной системы.

10.1.5. Электронный документ, сформированный в АИС "МЭД" с применением ЭП, имеет юридическую силу, равную силе аналогичного документа, подписанного на бумажном носителе, и влечет для данного документа правовые последствия.

10.2. Прием, первичная обработка и распределение поступающих документов

10.2.1. Доставка документов в администрацию г. Хабаровска осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской, электрической связи и нарочно.

С помощью почтовой связи в администрацию г. Хабаровска доставляются письменная корреспонденция в виде простых и заказных писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

10.2.2. По каналам электрической связи поступают: телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, электронные письма, телефонограммы, электронные документы (по каналам АИС "МЭД" или Системе электронного документооборота Правительства Хабаровского края (далее - СЭД).

Официальным адресом электронной почты администрации г. Хабаровска является cityhall@khv27.ru.

10.2.3. Документы, поступающие в администрацию г. Хабаровска на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Прием, первоначальная обработка, распределение и регистрация поступающей корреспонденции производятся в централизованном порядке работниками общего отдела управления делами.

Электронные письма и прикрепленные файлы (далее - электронная корреспонденция), поступившие на официальный адрес электронной почты администрации г. Хабаровска на имя мэра города, вице-мэра города и заместителей мэра города, принимаются и обрабатываются общим отделом управления делами в порядке, предусмотренном для документов, поступающих в администрацию г. Хабаровска на бумажном носителе.

Иная поступившая на официальный адрес электронной почты администрации г. Хабаровска электронная корреспонденция, в том числе адресованная структурным подразделениям, общим отделом управления делами принимается в электронном виде и сохраняется на сетевом диске "О".

Судебные извещения и вызовы передаются в бумажном виде через журнал рассылки документов структурных подразделений с указанием места хранения файла на сетевом диске "О".

При поступлении электронной корреспонденции на официальный адрес электронной почты администрации г. Хабаровска общим отделом управления делами распечатывается и передается в структурное подразделение по компетенции первая страница электронного письма с указанием на ней места хранения электронного документа на сетевом диске "О" в следующие сроки:

- в день поступления - для электронной корреспонденции, поступившей до 18.00 текущей даты;

- на следующий рабочий день - для электронной корреспонденции, поступившей после 18.00 текущей даты.

10.2.4. В процессе первоначальной обработки поступающей корреспонденции проверяется правильность доставки, комплектность и целостность документов и приложений к ним, а также наличие необходимых реквизитов. Ошибочно доставленные документы возвращаются отправителю.

Все поступившие конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "лично"). При обнаружении некомплектности или повреждения конверта (бандероли) составляется акт в трех экземплярах: первый экземпляр остается в общем отделе управления делами, второй - приобщается к полученному документу, третий - направляется отправителю документа.

Конверты уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документа.

Конверты с пометкой "лично" регистрируются в журнале учета выдачи корреспонденции (проставляется дата поступления и учетный номер) и передаются по назначению. Остальные документы передаются на регистрацию и рассмотрение.

Регистрации подлежат все документы за исключением следующих документов:

- обращения граждан, в том числе товариществ собственников (жилья, садоводческих, гаражных кооперативов и т.д.);

- юридические документы (исковые заявления, повестки);

- коммерческие предложения;

- рекламные извещения, проспекты, каталоги выставок, плакаты, программы конференций, совещаний;

- поздравительные телеграммы и письма, пригласительные билеты;

- бухгалтерские документы (передаются в отдел бухгалтерского учета и отчетности управления делами), ежемесячные и еженедельные отчеты;

- печатные издания (книги, бюллетени, журналы и т.д.).

10.2.5. Поступившие электронные документы передаются на исполнение с использованием АИС "МЭД".

10.2.6. Документы, адресованные мэру города, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения предварительно рассматриваются в общем отделе управления делами, а затем направляются руководству или в подразделение.

Предварительное рассмотрение документов проводится в целях распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не адресование документа соответствующему должностному лицу.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.

10.2.7. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение.

10.2.8. Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем и оперативно передается руководителю структурного подразделения, которому она адресована.

10.2.9. Первичная обработка поступающих электронных документов включает проверку правильности адресования (доставки) электронных документов, наличия электронной подписи, наличия указанных в содержании документа приложений.

10.3. Регистрация поступающих документов

10.3.1. Регистрация поступающих документов осуществляется общим отделом управления делами ежедневно. В первую очередь регистрируются документы, поступившие из вышестоящих организаций (Правительство Хабаровского края, прокуратура, полномочный представитель Президента Российской Федерации), а также документы, требующие срочного исполнения. Документы, полученные заказной корреспонденцией подлежат регистрации в течение 3 календарных дней с момента поступления в администрацию г. Хабаровска.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

10.3.2. Документы, поступившие в администрацию г. Хабаровска, регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения.

10.3.3. Регистрация документов производится в валовом порядке. Отдельно регистрируются приказы (распоряжения) руководителя администрации г. Хабаровска по основной деятельности, по личному составу, по административно-хозяйственным вопросам, обращения граждан.

10.3.4. Документы, принимаемые по каналам факсимильной связи, регистрируются в общем отделе управления делами.

10.3.5. Регистрация документов в АИС "МЭД" осуществляется в соответствии с настоящей Инструкцией по делопроизводству, правовыми актами участников АИС "МЭД" и инструкцией пользователя АИС "МЭД".

10.3.6. На документе, полученном на бумажном носителе, в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа проставляется регистрационный штамп, в котором указываются дата регистрации, порядковый номер в пределах календарного года и индекс в соответствии с номенклатурой дел администрации г. Хабаровска.

10.3.7. Электронные документы, поступившие в АИС "МЭД", регистрируются автоматически и передаются адресату или ответственному исполнителю, а также соисполнителям (при наличии).

10.3.8. Регистрация поступающих бумажных документов в АИС "МЭД" включает в себя:

- формирование электронной регистрационно-контрольной карточки документа, в которую путем заполнения полей карточки вносятся сведения о документе;

- присвоение регистрационного номера документу;

- создание электронной копии документа путем сканирования и прикрепления ее к электронной регистрационно-контрольной карточке документа после его рассмотрения руководителем.

10.3.9. Результат рассмотрения документа отражается в резолюции. Тексты указаний по исполнению документов (резолюции) вносятся в электронные регистрационно-контрольные карточки руководителем - автором резолюции или уполномоченным для этих целей лицом. В момент занесения текста резолюции, при необходимости, осуществляется постановка документа на контроль с отметкой в электронной регистрационно-контрольной карточке: вид контроля, дата исполнения документа, ответственный исполнитель. После этого документ направляется на исполнение. В дальнейшем в АИС "МЭД" формируются напоминания о сроках исполнения контрольных документов, без предоставления на бумажных носителях.

Ответственный исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

Ответственному исполнителю предоставляется право определять порядок исполнения документа.

Исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление основному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).

Ответственный исполнитель (исполнитель) несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

10.3.10. При необходимости исполнения в сжатые сроки резолюции к документам с отметкой "Для служебного пользования" ответственный исполнитель организует работу по оперативному доведению документа до сведения соисполнителей. Необходимость размножения документов, содержащих конфиденциальную информацию, количество их копий определяется лицом, организующим исполнение, и оформляется в соответствии с положением "О порядке организации и проведения работ по защите конфиденциальной информации в администрации г. Хабаровска", утвержденным распоряжением администрации г. Хабаровска от 15.05.2012 N 135-р.

10.3.11. Ответственность за внесение резолюции руководителя в АИС "МЭД", сохранность документа, поступившего на бумажном носителе, несет уполномоченное лицо администрации г. Хабаровска в соответствии с распределением должностных обязанностей (служба делопроизводства, помощник руководителя).

10.4. Регистрация отправляемых документов

10.4.1. Документы, подписанные мэром города, вице-мэром города, заместителями мэра города, передаются на регистрацию в общий отдел управления делами. Внутренние документы, подписанные заместителями мэра города, регистрируются у специалистов, осуществляющих функции секретарей (делопроизводителей) своих структурных подразделений.

Общий отдел управления делами осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

10.4.2. Регистрация отправляемых документов осуществляется централизованно в общем отделе управления делами в день их утверждения или подписания.

10.5. Отправка документов

10.5.1. Отправка (доставка) отработанной корреспонденции в общем отделе управления делами осуществляется как непосредственно сотрудниками отдела, так и средствами почтовой и электрической связи.

10.5.2. С помощью средств электросвязи осуществляется передача факсограмм и телефонограмм.

10.5.3. Общий отдел управления делами проверяет правильность оформления исходящих документов, производит отправку этих документов простыми письмами при наличии адреса получателя в правом верхнем углу на первой странице документа.

Неправильно оформленные документы и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются в структурное подразделение, подготовившее данные документы.

10.5.4. Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день. Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь.

10.5.5. Отправляемая по почте корреспонденция на бумажном носителе проходит упаковку, адресование (при направлении документа более чем в 4 адреса - в соответствии с указателем рассылки, который составляется исполнителем документа). Документы, направляемые почтовой связью в один адрес, вкладываются в один конверт.

На отправляемую по почте корреспонденцию составляется реестр.

10.6. Порядок регистрации и прохождения внутренних документов

10.6.1. Наиболее распространенными примерами внутренних документов являются служебные записки, подготавливаемые по весьма широкому кругу вопросов, относящиеся преимущественно к организации внутренней деятельности.

10.6.2. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.

10.6.3. Оформленные документы передаются на подпись руководству в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей. После подписания документы регистрируются в АИС "МЭД" в своих структурных подразделениях.

10.6.4. Документы с резолюциями руководителей администрации г. Хабаровска "Для сведения" или "Для ознакомления" передаются на ознакомление работникам администрации г. Хабаровска в АИС "МЭД".

10.7. Учет и анализ объема документооборота

10.7.1. Учет объема документооборота за определенный период времени (год, месяц) проводится по месту регистрации документов. АИС "МЭД" осуществляет автоматический учет объема документооборота.

Результаты учета количества документов обобщаются службой делопроизводства и представляются руководству.

10.7.2. За единицу учета объема документооборота на бумажном носителе принимается сам документ.

Учет объема документооборота может проводиться по администрации г. Хабаровска в целом или по отдельным подразделениям.

Поступающие и создающиеся документы подсчитываются отдельно.

При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.

10.7.3. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в АИС "МЭД".

10.8. Работа исполнителей с документами

10.8.1. На бумажном носителе оформляются и удостоверяются собственноручной подписью документы, адресованные лицам, не являющимся участниками АИС "МЭД", или документы, не входящие в перечень документов, создание, хранение и использование которых осуществляется в форме электронных документов, утверждаемый мэром города, заместителями мэра города и руководителями структурных подразделений по согласованию с архивным отделом управления делами.

10.8.2. Заместители мэра города и руководители структурных подразделений обеспечивают оперативное рассмотрение всех документов, независимо от вида носителей, доведение их до исполнителей, контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса в соответствии со сроками.

10.8.3. При рассмотрении документов руководитель определяет документы, требующие срочного исполнения.

Срочные документы передаются исполнителю общим отделом управления делами немедленно через АИС "МЭД".

10.8.4. Исполнение документа, поступившего как на бумажном носителе, так и через АИС "МЭД", предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) мэру города, заместителям мэра или руководителями структурных подразделений, снятие документа с контроля, подготовку к пересылке адресату.

10.8.5. При подготовке документа на бумажном носителе исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в 4 адреса, исполнитель готовит указатель рассылки.

При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.

Все отметки размещаются на свободных от текста местах.

10.8.6. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).

Ответственный исполнитель (исполнитель) несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

10.8.7. При работе исполнителей с электронными документами в АИС "МЭД" формируется электронная регистрационно-контрольная карточка документа, в которую путем заполнения полей карточки вносятся сведения о документе в соответствии с приложением N 24 к настоящей Инструкции по делопроизводству.

Если подготовленный в АИС "МЭД" документ является ответом на поступивший через АИС "МЭД" электронный документ, то электронный документ-ответ при создании его проекта в АИС "МЭД" связывается с электронной карточкой письма-запроса.

Исполнитель обязан контролировать в АИС "МЭД" ход утверждения, согласования и подписания проекта исходящего документа.

После полного завершения исполнения входящего электронного документа исполнитель обязан направить в АИС "МЭД" на утверждение участнику АИС "МЭД", осуществляющему контроль за исполнением данного документа, отчет об исполнении.

Отчет об исполнении входящего электронного документа направляется исполнителем после регистрации исходящего электронного документа, являющегося ответом на поступивший ему на исполнение электронный документ.

Если поступивший на исполнение электронный документ не требует ответа, исполнитель направляет в АИС "МЭД" отчет об ознакомлении или выполнении иных действий по данному электронному документу.

До утверждения отчета об исполнении электронного документа и направления его на списание в дело (проставление отметки "Исполнено, в дело") электронный документ не считается исполненным.

10.9. Организация поисковой системы по документам

В целях учета и поиска документов в АИС "МЭД" используются обязательные сведения о документе, включаемые в электронную регистрационно-контрольную карточку в соответствии с приложением N 24 к настоящей Инструкции по делопроизводству.

Допускается включение в АИС "МЭД" дополнительных сведений о документе. В состав дополнительных сведений об электронном документе могут быть включены: наименование автора документа (если автор не совпадает с адресантом (отправителем) электронного документа), отметка о переносе срока исполнения документа, срок хранения документа, наименования приложений к электронному документу, ключевые слова и др.

11. Организация работы в Системе электронного документооборота Правительства Хабаровского края

11.1. Общие вопросы

11.1.1. Работа в СЭД осуществляется в соответствии с инструкцией пользователя СЭД, устанавливающей порядок функционирования электронной системы.

11.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними, регламентируются настоящей Инструкцией по делопроизводству.

11.1.3. В СЭД в соответствии с особенностями технологической обработки выделяются документопотоки:

- поступающая документация (входящая);

- отправляемая документация (исходящая);

- правовые акты, направляемые для дальнейшего согласования (проекты постановлений, распоряжений Правительства Хабаровского края).

11.1.4. В администрации г. Хабаровска функционирует собственная система электронного документооборота - АИС "МЭД".

11.2. Прием и первичная обработка поступающих документов

11.2.1. Документы, поступающие в администрацию г. Хабаровска посредством СЭД, принимаются в централизованном порядке работниками общего отдела управления делами.

11.2.2. Первичная обработка поступающих электронных документов включает проверку правильности адресования (доставки) электронных документов, проверку наличия электронной подписи, наличия указанных в содержании документа приложений.

11.2.3. Входящая корреспонденция распечатывается. Проставляются исходящий номер, указанный в СЭД, и отметка - "Подписан ЭП".

11.2.4. Документы, поступившие через СЭД, регистрируются в АИС "МЭД" в первоочередном порядке день в день.

11.3. Регистрация отправляемых документов

11.3.1. Документы, подписанные мэром города, передаются на регистрацию в общий отдел управления делами. Общий отдел управления делами осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю в день поступления.

11.3.2. Документы, подписанные вице-мэром города, заместителями мэра города, передаются на регистрацию в свои приемные. Помощник (секретарь) осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю в течение 1 рабочего дня.

11.3.3. Регистрация отправляемых документов осуществляется в день их подписания.

11.3.4. Отправляемые исходящие документы и приложения к нему (если имеются) должны быть подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью.

11.3.5. Исходящему документу присваивается следующий порядковый номер в соответствующем номенклатурном потоке, при этом ссылка на документ допускается только путем указания регистрационного номера СЭД.

11.4. Согласование проектов правовых актов Губернатора и Правительства Хабаровского края

11.4.1. Проект правового документа (далее - ПД) направляемый на согласование в администрацию г. Хабаровска, распечатывается. Проставляется исходящий номер, указанный в СЭД.

11.4.2. Проект ПД регистрируется в АИС "МЭД" вне очереди.

11.4.3. Согласование проекта ПД непосредственно в администрации г. Хабаровска производится в течение 3 календарных дней с момента регистрации в АИС "МЭД" путем подписания листа согласования.

11.4.4. Если к проекту ПД замечаний нет, то мэр города либо лицо, исполняющее его обязанности, подписывает усиленной квалифицированной электронной подписью файлы документа, приложений к нему, затем согласовывает сам проект ПД в СЭД.

11.4.5. Если к проекту ПД есть замечания, то они регистрируются общим отделом управления делами (или приемной заместителя мэра города, подписавшего документ) в СЭД как исходящий документ с замечаниями, при этом на вкладке "Замечания" задачи "Согласование проекта документа" необходимо указать его регистрационный номер и дату. Также можно описать суть замечаний и/или прикрепить файл с текстом исходящего документа.

После этого исходящий документ с замечаниями направляется обратно корреспонденту.

12. Контроль за исполнением документов

12.1. Контроль исполнения документов и поручений мэра города осуществляется в АИС "МЭД" и включает постановку документа на контроль, внесение текста резолюции руководителя, внесение сроков исполнения документов, адресацию документа исполнителям в соответствии с резолюциями, регулирование хода исполнения, внесение данных о выполнении документа, просмотр документов, по которым сроки исполнения истекли, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

12.2. Контролю подлежат зарегистрированные документы, требующие исполнения. Необходимость постановки документа на контроль в администрации г. Хабаровска определяют мэр города, заместитель управляющего делами по поручению мэра города, начальник контрольного управления.

12.3. Организация контроля за исполнением документов производится в соответствии с Регламентом администрации г. Хабаровска, утвержденным распоряжением администрации г. Хабаровска от 11.01.2011 N 6-р, Положением о порядке организации контроля за исполнением распорядительных и других документов в администрации г. Хабаровска, утвержденным распоряжением администрации г. Хабаровска от 22.05.2013 N 283-р.

12.4. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты их поступления.

Сроки исполнения документов определяются руководителем, исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

- с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

- без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "весьма срочно" - исполняются в течение 1 календарного дня; "срочно" - исполняются в срок 3 календарных дня; имеющие пометку "оперативно" - в срок 10 календарных дней, остальные - в срок не более месяца;

- при резолюции руководителя "для предложений", "для пояснений" ответственный за исполнение документа готовит предложения, пояснения, информацию на имя руководителя, давшего соответствующее поручение, в течение 10 календарных дней. К документу с резолюцией "для предложений", требующему дальнейшего исполнения (подготовки и направления ответа), в АИС "МЭД" применяется следующая процедура: в карточке поручений устанавливается два срока исполнения (первый - для предложений, второй - для ответа заявителю). Фактическое исполнение первого срока вносится контролером в день предоставления документа об исполнении. Снятие с контроля документа осуществляется по подтверждающим документам по факту полного исполнения, т.е. ответа заявителю. При необходимости срок исполнения поручений может быть продлен по согласованию с заместителем управляющего делами. Срок исполнения резолюции руководителя не должен превышать конечной даты исполнения документа;

- по обращениям граждан - в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению в предшествующий рабочий день.

Дата исполнения указывается в резолюции руководителя и фиксируется в регистрационно-контрольной форме (контрольной карточке);

- по межведомственным запросам о представлении документов и информации в целях предоставления муниципальных услуг - 5 календарных дней со дня получения запроса, если законодательством Российской Федерации не установлен иной срок;

- запрошенные материалы, документы и иная информация направляются Уполномоченному по правам ребенка, Уполномоченному по правам предпринимателей, Уполномоченному по правам студентов (далее - Уполномоченный) в соответствии с Федеральным конституционным законом от 26.02.1997 N 1-ФКЗ "Об Уполномоченном по правам человека в Российской Федерации" не позднее 15 календарных дней со дня получения запроса, если в самом запросе не установлен иной срок. При получении заключения Уполномоченного, содержащего рекомендации, в месячный срок обеспечить их рассмотрение и о принятых мерах в письменной форме сообщить Уполномоченному;

- акты прокурорского реагирования подлежат безотлагательному рассмотрению и исполнению в сроки в соответствии с Федеральным законом от 17.01.1992 N 2202-1 "О прокуратуре Российской Федерации", если конкретные сроки не указаны в поступившем акте: протест - не позднее чем в срок 10 календарных дней с момента его поступления; представление - в течение месяца со дня внесения, постановление прокурора о возбуждении производства об административном правонарушении подлежит рассмотрению уполномоченным на то органом или должностным лицом в срок, установленный Федеральным законом от 30.12.2001 N 195-ФЗ "Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях".

Ответственный исполнитель предоставляет руководителю на подпись проект ответа заявителю не позднее 2 календарных дней до окончания срока исполнения контрольного поручения.

Дата исполнения указывается в резолюции руководителя и фиксируется в АИС "МЭД".

12.5. В исключительных случаях, установленных Положением о порядке организации контроля за исполнением распорядительных и других документов в администрации г. Хабаровска, утвержденным распоряжением администрации г. Хабаровска от 22.05.2013 N 283-р, при необходимости изменения срока исполнения документа, а также в случае поступления запроса, исполнение которого предусматривается частью 2 статьи 10 Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", ответственный исполнитель представляет на имя руководителя, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении, но не позднее 2 календарных дней до истечения этого срока. Ответственный исполнитель вправе продлевать срок рассмотрения обращения не более чем на 30 календарных дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения заявителя, направившего обращение.

Обо всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует работника, ответственного за делопроизводство, для внесения изменений в АИС "МЭД" (новый срок, дата изменения, подпись). Сроки исполнения по документам, установленные судебными и контрольно-надзорными органами федерального и регионального и уровня, продлению не подлежат.

Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеет право руководитель, давший поручение.

12.6. При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае болезни, при увольнении или перемещении работник, ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать другому работнику по согласованию с непосредственным руководителем все контролируемые документы.

12.7. Снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа в электронной регистрационно-контрольной карточке АИС "МЭД".

12.8. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного на бумажном или электронном носителях, подтверждающих исполнение, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам, а также если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку. Документ, подтверждающий фактическое исполнение, прикрепленный в электронном виде в регистрационно-контрольной карточке АИС "МЭД", является основанием для снятия с контроля и списания регистрационной электронной карточки в "Дело". Копия ответа заявителю на бумажном носителе предоставляется в общий отдел управления делами не позднее 12.00 следующего рабочего дня. Документы (ответы) на бумажных носителях формируются в дело в соответствующем номенклатурном порядке.

12.9. Ответственный исполнитель (соисполнители) контрольного документа, в том числе отдельного поручения мэра города, данного в ходе служебной переписки, несет ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке ответа.

Информация, содержащая сведения о полноте и качестве исполнения поручений мэра города, данных на объездах (обходах), аппаратных совещаниях и совещаниях при мэре города, представляется в контрольное управление администрации г. Хабаровска ответственными исполнителями и (или) исполнителями не позднее 15.00 дня, установленного для исполнения поручений.

Контрольное управление еженедельно (пятница, к 17.30) представляет мэру города информацию, содержащую сведения о своевременности, полноте и качестве исполнения поручений мэра города.

12.10. Для осуществления своевременного контроля, а также для анализа исполнительской дисциплины общий отдел управления делами в АИС "МЭД" осуществляет отбор документов, не исполненных в сроки, на основании которого два раза в месяц готовит сводные данные по исполнению контрольных документов к аппаратному совещанию мэра города. Ежемесячно до 5-го числа представляется информация об исполнительской дисциплине муниципальных служащих председателю комиссии по премированию муниципальных служащих.

13. Составление номенклатуры дел

Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.

Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в администрации г. Хабаровска, с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) срока хранения.

В администрации г. Хабаровска составляются индивидуальные номенклатуры дел структурных подразделений, являющихся самостоятельными источниками комплектования краевого государственного бюджетного учреждения "Государственный архив Хабаровского края" (далее - государственный архив) и сводная номенклатура дел администрации г. Хабаровска (далее - сводная номенклатура дел).

Сводная номенклатура дел составляется на основе индивидуальных номенклатур дел структурных подразделений, являющихся несамостоятельными источниками комплектования государственного архива.

Сводная номенклатура дел и индивидуальные номенклатуры дел структурных подразделений оформляются на общем бланке и должны иметь титульный лист. На титульном листе номенклатуры дел указывается полное наименование администрации г. Хабаровска (структурного подразделения); вид документа и год, на который составлена номенклатура дел; перечень (перечни) документов и другие нормативные документы, по которым определялись сроки хранения; срок хранения номенклатуры дел (приложение N 25).

Номенклатура дел печатается в трех экземплярах. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного хранения и включается под самостоятельным индексом в номенклатуру дел, второй - используется ответственным за делопроизводство (архив) в качестве рабочего, третий экземпляр передается в государственный архив.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями о структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности администрации г. Хабаровска (структурных подразделений), их виды, состав и содержание.

13.1. Структурные подразделения, передающие самостоятельно документы постоянного срока хранения на хранение в государственный архив, в последнем квартале предшествующего года составляют номенклатуру дел на предстоящий календарный год.

13.1.1. Номенклатура дел структурного подразделения, являющегося самостоятельным источником комплектования государственного архива, подписывается специалистом, отвечающим за делопроизводство (архив), согласовывается с экспертной комиссией (далее - ЭК) или центральной экспертной комиссией (далее - ЦЭК) структурного подразделения, после чего утверждается его руководителем.

13.1.2. Номенклатура дел структурного подразделения, являющегося самостоятельным источником комплектования государственного архива, один раз в 5 лет согласовывается с научным экспертно-методическим советом (далее - НЭМС) государственного архива.

13.1.3. Согласованная с НЭМС государственного архива номенклатура дел структурного подразделения, являющегося самостоятельным источником комплектования государственного архива, в конце каждого года уточняется, перепечатывается, согласовывается с ЭК (ЦЭК) структурного подразделения, утверждается руководителем структурного подразделения и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

13.1.4. Вновь созданное структурное подразделение, являющееся самостоятельным источником комплектования государственного архива, а также подразделение, в структуре и функциях которого произошли коренные изменения (после официального их объявления), обязаны в месячный срок в установленном порядке разработать и согласовать номенклатуру дел.

13.2. Структурные подразделения, являющиеся несамостоятельными источниками комплектования государственного архива и передающие централизованно, через общий отдел управления делами документы постоянного срока хранения своего подразделения на хранение в государственный архив (далее - несамостоятельные источники комплектования государственного архива), в последнем квартале предшествующего года составляют номенклатуру дел на предстоящий календарный год и на ее основе - перечень документов постоянного срока хранения.

13.2.1. Номенклатура дел и перечень составляется специалистом, отвечающим за делопроизводство (архив), подписывается руководителем структурного подразделения и представляется для согласования с ЭК (ЦЭК) структурного подразделения (приложение N 26).

13.2.2. Согласованные номенклатуры дел и перечни дел постоянного срока хранения на бумажном и электронном носителях ежегодно до 1 ноября представляются в общий отдел управления делами.

13.2.3. На основе представленных номенклатур дел и перечней документов постоянного срока хранения общим отделом управления делами составляются сводные номенклатура дел и перечень документов постоянного срока хранения администрации г. Хабаровска (приложение N 27).

13.2.4. Сводные номенклатура дел и перечень дел постоянного срока хранения подписываются составителем и ежегодно до 01 декабря направляются для согласования с ЦЭК администрации г. Хабаровска, после чего представляются для утверждения заместителю мэра города - управляющему делами.

13.2.5. Общим отделом управления делами в течение 10 календарных дней из согласованных и утвержденных сводных номенклатуры дел и перечня документов постоянного срока хранения администрации г. Хабаровска готовятся выписки, которые подписываются специалистом общего отдела управления делами, ответственным за составление сводной номенклатуры дел, после чего направляются в структурные подразделения, являющиеся несамостоятельными источниками комплектования государственного архива, в электронном виде.

Полнотекстовый электронный вариант сводной номенклатуры дел размещается на диске "О" для общего пользования.

13.2.6. Сводная номенклатура дел администрации г. Хабаровска один раз в 5 лет представляется для согласования ЭПМК комитета по делам ЗАГС и архивов Правительства Хабаровского края для согласования.

13.2.7. Согласованные и утвержденные сводные номенклатура дел и перечень документов постоянного срока хранения администрации г. Хабаровска в конце каждого года уточняются, перепечатываются, согласовываются с ЦЭК администрации г. Хабаровска, утверждаются заместителем мэра города - управляющим делами и вводятся в действие с 1 января следующего календарного года.

13.2.8. Вновь созданное структурное подразделение, являющееся несамостоятельным источником комплектования государственного архива, а также подразделение, в структуре и функциях которого произошли коренные изменения (после официального их объявления), обязаны в месячный срок в установленном порядке, в соответствии с пунктами 13.2.1 - 13.2.7 настоящей Инструкции по делопроизводству разработать и согласовать номенклатуру дел.

13.2.9. По окончании делопроизводственного года (до 31 января следующего года) структурные подразделения, являющиеся несамостоятельными источниками комплектования государственного архива, предоставляют в общий отдел управления делами итоговую запись о категориях и количестве дел, заведенных в текущем году.

13.2.9.1. Составление итоговой записи номенклатуры дел Заполнение сводной итоговой записи начинается со сбора информации о количестве заведенных дел в структурных подразделениях по завершении делопроизводственного года.

В номенклатуре дел каждого структурного подразделения ответственным за делопроизводство данного подразделения от руки заполняется графа 3 номенклатуры о количестве заведенных дел (томов, частей), отдельно постоянного и временных сроков хранения, временных сроков хранения с отметкой "ЭПК" и переходящих.

Дела формируются за один календарный год, за исключением переходящих дел, которые ведутся в течение нескольких делопроизводственных лет: учетно-регистрационные книги, журналы, личные дела работников; дела, в которые формируются документы за несколько лет до разрешения соответствующего вопроса и т.д.; положение, устав, инструкция и т.п.

Например, положение об архиве, утвержденное в 2015 г. и без изменений применявшееся в 2015 - 2018 гг., будет включаться в номенклатуры дел на 2015, 2016, 2017 и 2018 гг., но учитывать данное дело в графе 3 нужно только в номенклатуре дел на 2015 г. (по году заведения и утверждения), а в итоговых записях к номенклатурам дел, заведенных в 2015, 2016, 2017 и 2018 гг., оно не учитывается.

Цифры графы 3 суммируются отдельно для дел с постоянным сроком хранения, временным свыше 10 лет и до 10 лет включительно, чтобы эти суммы отразить в итоговой записи номенклатуры дел. В том экземпляре номенклатуры дел, который передается в архив, графа 3 не заполняется - достаточно передачи итоговой записи о количестве заведенных дел.

На основании сведений о количестве заведенных дел в структурных подразделениях составляется итоговая запись к сводной номенклатуре дел.

Единицей хранения считается 1 том бумажного дела или 1 электронное дело (электронные дела на тома (части) не разделяются). Все электронные документы, независимо от их объема, включаются в одно электронное дело.

Если электронное дело является папкой на сервере или представлением базы данных, то данная информация отражается в "Примечании", а в графе 3 отмечается 1 единица хранения.

Для учета электронных дел составляется отдельная итоговая запись, в которой указывается количество сформированных электронных дел (по срокам хранения) с объемом в Мб.

13.2.10. Названиями разделов в сводной номенклатуре дел являются названия структурных подразделений, которые располагаются в соответствии с утвержденной структурой администрации г. Хабаровска.

13.2.11. В сводную номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы администрации г. Хабаровска. Электронные документы и базы данных также включаются в номенклатуру дел.

13.2.12. В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

13.2.13. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру дел. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, например: 12-05, где 12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений. Для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов, сокращенных слов и сокращенных наименований организаций и учреждений.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

- название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);

- название структурного подразделения (автор документа);

- название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа) (при необходимости);

- краткое содержание документов дела;

- название местности (территории), с которой связано содержание документов дела (при необходимости);

- дата (период), к которым относятся документы дела (при необходимости).

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дел употребляется термин "документы", а в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.), например:

Документы (информации, справки, отчеты, служебные записки и др.)
о снятии документов с контроля и о продлении сроков их исполнения

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например:

Переписка с Законодательной Думой Хабаровского края
по вопросам...

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например:

Переписка об организации семинаров и совещаний
по вопросам документирования управленческой деятельности

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например:

Переписка с Хабаровской городской Думой
по административно-хозяйственным вопросам

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (год, квартал), на (за) который составлены планы (отчеты), например:

Годовые планы работы подведомственных учреждений

Годовые статистические отчеты о расходах
на содержание автотранспорта

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительные документы вышестоящих органов (постановления, приказы, рекомендации, акты и т.д.).

Затем располагаются документы администрации г. Хабаровска в зависимости от их наличия в структурном подразделении, в следующем порядке:

- распорядительные документы вышестоящих органов (постановления, приказы, рекомендации, акты и т.д.);

- учредительные документы (устав, регистрационные свидетельства);

- положения о структурных подразделениях;

- протоколы совещательных органов (советы, коллегии, комиссии, штабы и т.д.), на заседаниях которых рассматриваются важные вопросы;

- постановления и распоряжения администрации г. Хабаровска;

- постановления и распоряжения мэра г. Хабаровска;

- штатное расписание;

- документы планового характера (перспективные, годовые, квартальные, тематические и др. планы, комплексные, региональные и прочие программы);

- отчеты (по основной деятельности, статистические, тематические, сводные, аналитические обзоры и т.д.);

- кадровые документы;

- справки, информации, сведения, контракты, договоры о сотрудничестве, соглашения и другие документы по различным направлениям деятельности;

- переписка с вышестоящими, подведомственными и сторонними организациями;

- регистрационные документы (журналы, книги, картотеки);

- номенклатура дел структурного подразделения.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года и предназначена для фиксации факта заведения дел. На основе записей графы составляется итоговая запись о категориях и количестве дел в номенклатуре дел (порядок заполнения итоговой записи указан в пункте 13.2.9.1 настоящей Инструкции по делопроизводству).

В графе 4 указываются сроки хранения дел, номера статей по перечням документов, с указанием сроков хранения. Если срок хранения не предусмотрен федеральными законами, иными нормативными правовыми актами и перечнями документов, с указанием сроков хранения, то срок определяется исходя из практической ценности документа, при этом он должен быть согласован с ЭПМК комитета по делам ЗАГС и архивов Правительства Хабаровского края.

В графе 5 проставляются отметки о заведении дел, переходящих делах (например, переходящее с 2004 г.), выделении дел к уничтожению, лицах, ответственных за формирование дел, передаче дел в другой орган местного самоуправления для продолжения и др.

На электронные дела в сводной номенклатуре дел в примечании указывается, что дело ведется в электронном виде.

13.2.14. Если в течение года возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

При формировании данных дел номенклатуру дел, содержащуюся в АИС "МЭД", необходимо дополнять новыми видами дел.

13.3. Формирование и оформление дел.

13.3.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии со сводной номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

13.3.2. Дела формируются в структурных подразделениях специалистами, ответственными за ведение делопроизводства в соответствии с номенклатурой дел.

13.3.3. Контроль за правильным формированием дел в администрации г. Хабаровска осуществляет общий отдел управления делами.

13.3.4. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

- помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре дел;

- группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

- раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения. Приказы по личному составу включаются в дела в соответствии со сроками их хранения (приказы по личному составу со сроком хранения 75/50 лет ЭПК помещаются отдельно от документов по личному составу со сроком хранения 5 лет);

- в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

- обеспечивать правильное формирование дел. Документы, имеющие историческую ценность, подлежащие постоянному хранению, не помещать в дела временного срока хранения;

- включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

- помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях;

- по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначения "т. 1", "т. 2" и т.д.

13.3.5. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

13.3.6. В начале делопроизводственного года специалисты администрации г. Хабаровска в соответствии со сводной номенклатурой дел оформляют папки, на которых указываются: полное название органа местного самоуправления, название структурного подразделения, номер дела по сводной номенклатуре дел, его заголовок, дата (год) заведения дела, срок его хранения в соответствии со сводной номенклатурой дел.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы по результатам заседаний коллегии при мэре города группируются в следующем составе: повестка заседания, список приглашенных, протокол заседания, проект решения коллегии.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Ведение личных дел муниципальных служащих осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 02.03.2007 N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации".

Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу оформляется согласно приложению N 28.

13.4. Организация оперативного хранения документов.

13.4.1. С момента заведения и до передачи в архив структурного подразделения дела хранятся по месту их формирования.

Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство и архив, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, затем сдаются в архив структурного подразделения.

13.4.2. Выдача дел специалистам подразделений для работы производится с разрешения руководителя службы делопроизводства. Выдача дел осуществляется под расписку с фиксацией в книге выдачи дел во временное пользование.

Дела выдаются во временное пользование специалистам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя или его заместителя, курирующего службу делопроизводства, по акту.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается только в случаях, установленных законодательством Российской Федерации, и производится с разрешения мэра города с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах изъятия подлинника.

13.4.3. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в администрации г. Хабаровска в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

13.4.4. При смене руководителя или ответственного за делопроизводство (архив) структурного подразделения прием-передача документов, дел, учетного и научно-справочного аппарата к ним осуществляется по акту (приложение N 1).

13.4.5. В целях установления фактического наличия документов и дел работниками структурных подразделений, ответственными за делопроизводство, должны проводиться проверки условий хранения документов, наличия и состояния документов и дел в случаях:

- перед передачей документов в архив структурного подразделения;

- при перемещении дел;

- при смене руководителя структурного подразделения;

- при реорганизации и ликвидации структурного подразделения.

Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки должны фиксироваться в акте проверки наличия и состояния дел, составляемом в произвольной форме.

В случае выявления отсутствия дел, числящихся по номенклатуре дел, руководителями структурных подразделений принимаются меры по их розыску. Если розыск дел не дает результата, составляется справка о причинах их отсутствия, которая подписывается руководителем структурного подразделения и представляется: самостоятельными источниками комплектования государственного архива ответственному за делопроизводство (архив), несамостоятельными источниками комплектования - в общий отдел управления делами.

Факт утраты дела (дел) фиксируется в акте, составляемом в произвольной форме и подписываемом ответственным за делопроизводство (архив) и руководителем структурного подразделения (уполномоченным им лицом) в двух экземплярах. Один экземпляр акта хранится в структурном подразделении, второй - передается в архив структурного подразделения при передаче дел структурного подразделения на архивное хранение.

Одновременно с этим принимаются меры по замещению утраченного документа его копией.

14. Порядок проведения экспертизы ценности документов и передачи их на хранение в государственный архив и муниципальные архивные учреждения

14.1. Экспертиза ценности документов

14.1.1. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению.

14.1.2. Экспертиза ценности документов на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче на дальнейшее хранение.

14.1.3. Экспертизе ценности подлежат все документы администрации г. Хабаровска, независимо от видов носителей и способов записи.

14.1.4. До проведения экспертизы ценности уничтожение документов запрещается.

14.1.5. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в администрации г. Хабаровска создаются постоянно действующие экспертные комиссии:

- Центральная экспертная комиссия (ЦЭК) администрации г. Хабаровска (создается постановлением администрации г. Хабаровска);

- Экспертно-проверочная комиссия (ЭПК) архивного отдела управления делами (создается постановлением администрации г. Хабаровска);

- Центральные экспертные комиссии (ЦЭК) структурных подразделений, имеющих подведомственные муниципальные учреждения и предприятия (создаются приказами структурных подразделений);

- экспертные комиссии структурных подразделений (создаются приказами структурных подразделений).

14.1.6. Функции и права экспертных комиссий всех уровней, а также организация их работы, определяется положениями о них.

14.1.7. Положение о ЦЭК администрации г. Хабаровска согласовывается с ЦЭК администрации г. Хабаровска и ЭПМК комитета по делам ЗАГС и архивов Правительства Хабаровского края.

14.1.8. Положение об ЭПК архивного отдела управления делами согласовывается с ЭПК архивного отдела и ЭПМК комитета по делам ЗАГС и архивов Правительства Хабаровского края.

14.1.9. Положения о ЦЭК структурных подразделений согласовываются ЦЭК структурных подразделений и ЦЭК администрации г. Хабаровска.

14.1.10. Положения об ЭК (ЦЭК) структурных подразделений, являющихся самостоятельными источниками комплектования государственного архива, согласовываются с ЭК структурного подразделения и НЭМС государственного архива.

14.1.11. Положения об ЭК (ЦЭК) структурных подразделений, являющихся несамостоятельными источниками комплектования государственного архива, согласовываются с ЭК (ЦЭК) структурного подразделения и ЦЭК администрации г. Хабаровска.

14.1.12. Подразделения структурных подразделений могут создавать свои ЭК, положения о них согласовываются с ЭК (ЦЭК) вышестоящего структурного подразделения.

14.1.13. Экспертиза ценности документов постоянного и временного срока хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства совместно с ЭК (ЦЭК) структурного подразделения, под непосредственным руководством ЦЭК администрации г. Хабаровска.

14.1.14. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании типовых, ведомственных перечней и примерных номенклатур дел, а также Сводной и индивидуальных номенклатур дел путем полистного просмотра дел.

14.1.15. Отметка "ЭПК" в сроке хранения дела означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения "постоянно".

Дела с отметкой "ЭПК" подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению.

14.1.16. Экспертиза ценности электронных документов, имеющих срок хранения в соответствии с номенклатурой дел с отметкой "ЭПК", осуществляется исполнителем непосредственно при создании электронного документа или службой делопроизводства при регистрации электронного документа. В результате проведения экспертизы ценности возможен пересмотр срока хранения данного документа в сторону увеличения (дела временного срока хранения свыше 10 лет или постоянного срока хранения) в соответствии с критериями ценности данного документа и необходимости формирования дела на бумажном носителе для передачи на постоянное хранение.

14.1.17. В делах постоянного срока хранения структурных подразделений подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

14.2. Оформление результатов экспертизы ценности документов

14.2.1. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного хранения (приложение N 29), в т.ч. описи фото-, видео- и других документов на электронных носителях (приложения N 30, 31, 32), временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу (приложения N 33, 34). На дела временного (до 10 лет включительно) описи дел не составляются.

14.2.2. При первой передаче документов к фонду составляется историческая справка, при последующих передачах документов составляется дополнение к исторической справке, к описям - титульный лист и предисловие.

Историческая справка к фонду должна содержать сведения по истории структурного подразделения и архивного фонда, краткую характеристику состава и содержания документов архивного фонда и научно-справочного аппарата к нему.

Историческая справка составляется в соответствии с пунктом 5.6 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного Фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (Правила (М., 2015) и пунктом 4.2 Методических рекомендаций по применению Правил (М., 2015).

14.2.3. Организацию упорядочения документов постоянного хранения, в т.ч. фото- и видеодокументов, структурных подразделений, являющихся несамостоятельными источниками комплектования государственного архива, осуществляет общий отдел управления делами под непосредственным методическим руководством государственного архива.

В результате упорядочения документов составляются сводные описи дел постоянного хранения администрации г. Хабаровска, в т.ч. описи фото- и видеодокументов, которые согласовываются с ЦЭК администрации г. Хабаровска и утверждаются ЭПМК комитета по делам ЗАГС и архивов Правительства Хабаровского края, после чего представляются для утверждения заместителю мэра города - управляющему делами.

14.2.4. Структурные подразделения, являющиеся самостоятельными источниками комплектования государственного архива и муниципальных архивных учреждений города, осуществляют самостоятельное упорядочение документов постоянного хранения, в т.ч. фото- и видеодокументов и по личному составу.

Описи дел согласовываются с ЭК (ЦЭК) структурного подразделения, затем описи дел постоянного хранения, в т.ч. фото- и видеодокументов утверждаются ЭПМК комитета по делам ЗАГС и архивов Правительства Хабаровского края, описи дел по личному составу согласовываются НЭМС государственного архива, после чего представляются для утверждения руководителю структурного подразделения для утверждения.

14.2.5. По согласованным и утвержденным описям дел документы постоянного хранения передаются на дальнейшее хранение в государственный архив, а по личному составу - в МКУ "Хабаровский городской центр хранения документов", МКУ "Центр хранения документов отрасли "Образование".

14.2.6. Документы постоянного хранения, которые в течение делопроизводственного года дополнительно включались в номенклатуру дел после ее согласования и утверждения, также подлежат упорядочению.

14.2.7. Дела постоянного хранения архивного отдела управления делами упорядочиваются самостоятельно, согласовываются ЭК отдела и утверждаются ЭПМК комитета по делам ЗАГС и архивов Правительства Хабаровского края, после чего представляются на утверждение заместителю мэра города - управляющему делами.

14.2.8. Описательная статья описей дел постоянного хранения и по личному составу имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); графа "Срок хранения дела" применяется только в описях дел по личному составу.

14.2.9. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

- перед внесением заголовков дел в опись проверяется качество формирования и оформления дел, соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел структурных подразделений;

- каждое дело вносится в опись дел под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером;

- порядок нумерации дел в описи дел валовый;

- графы описи дел заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

- при внесении в опись дел нескольких дел с одинаковыми заголовками одинаковые заголовки дел вносятся в опись полностью;

- графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

14.2.10. В конце описи дел вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи дел, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи дел (литерные номера и пропущенные номера).

14.2.11. Опись дел постоянного срока хранения и по личному составу составляется в четырех экземплярах, три из которых передаются вместе с делами в государственный архив, один экземпляр остается в качестве контрольного. При передаче документов на постоянное хранение опись должна иметь титульный лист, историческую справку, предисловие.

14.2.12. Заверенная копия согласованной и утвержденной сводной описи дел администрации г. Хабаровска в электронном виде общим отделом управления делами направляется в каждое структурное подразделение, документы которого входят в сводную номенклатуру дел.

14.2.13. Документы с истекшими сроками хранения включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. В акт включаются документы, срок хранения которых истек к 1 января года, в котором составляется акт.

Описи дел и акт о выделении к уничтожению дел (приложение N 35) за один и тот же период рассматриваются на заседании ЭК (ЦЭК) структурного подразделения одновременно.

14.2.14. Согласованные ЭК (ЦЭК) описи дел постоянного срока хранения структурных подразделений, являющихся самостоятельными источниками комплектования государственного архива, представляются на утверждение НЭМС государственного архива, затем утверждаются руководителем подразделения, только после этого структурные подразделения имеют право уничтожать дела включенные в данные акты.

14.2.15. Структурными подразделениями, являющимися самостоятельными источниками комплектования государственного архива утвержденные акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению направляются в дело фонда.

14.2.16. Структурными подразделениями, не являющимися самостоятельными источниками комплектования государственного архива утвержденные акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению передаются в общий отдел управления делами для направления их в дело фонда.

14.2.17. Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого руководителем структурного подразделения, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.

14.3. Подготовка и передача документов в архив

14.3.1. В архив структурного подразделения, являющегося самостоятельным источником комплектования государственного архива, передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу.

Их передача производится в соответствии с графиком, по описям дел с соответствующим научно-справочным аппаратом к ним и фонду (историческая справка, дополнение к ней, предисловие к описи, титульный лист).

14.3.2. Структурные подразделения, являющиеся несамостоятельными источниками комплектования государственного архива, передают дела с исполненными документами постоянного срока хранения в неупорядоченном виде в соответствии с графиком в общий отдел управления делами для централизованного упорядочения документов и последующей передачи на государственное хранение.

14.3.3. Структурные подразделения, являющиеся несамостоятельными источниками комплектования государственного архива, самостоятельно выявляют и упорядочивают фото- и видеодокументы. Один экземпляр упорядоченных фото- и видеодокументов на электронном носителе с необходимым научно-справочным аппаратом к ним передается в общий отдел управления делами в соответствии с утвержденным планом-графиком для составления сводной описи дел, второй экземпляр фото- и видеодокументов на электронном носителе с необходимым научно-справочным аппаратом к ним самостоятельно передается в архивный отдел управления делами.

Документы по личному составу структурных подразделений передаются на хранение в МКУ "Хабаровский городской центр хранения документов" (далее - МКУ "Центр хранения документов") самостоятельно, в упорядоченном виде и в соответствии с графиком.

14.3.4. Структурные подразделения, являющиеся самостоятельными источниками комплектования государственного архива, организуют работу с архивными документами своих подразделений в соответствии с законодательными и иными нормативными правовыми актами в области архивного дела и положением об архиве подразделения, которое согласовывается с ЭК (ЦЭК) структурного подразделения и НЭМС государственного архива, после чего положение утверждается руководителем.

14.3.5. Структурные подразделения, являющиеся несамостоятельными источниками комплектования государственного архива, организуют работу с архивными документами в соответствии с законодательными и иными нормативными правовыми актами в области архивного дела и положением о работе с архивными документами подразделения.

14.3.6. Дела с исполненными документами постоянного и временного хранения передаются в архив структурного подразделения по истечении 3-летнего срока хранения в структурном подразделении.

Передача производится только по описям дел и акту о приеме-передаче документов.

14.3.7. Структурные подразделения, в деятельности которых формируются документы по личному составу, самостоятельно организуют упорядочение документов и по истечении 3 лет осуществляют их передачу в МКУ "Центр хранения документов".

14.3.8. В период подготовки дел к передаче на постоянное хранение в государственный архив лицо, ответственное за делопроизводство (архив), проверяет правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись дел, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел.

14.3.9. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения, являющегося самостоятельным источником комплектования государственного архива, данное структурное подразделение в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет их и передает документы постоянного срока хранения в государственный архив, документы по личному составу - в МКУ "Центр хранения документов".

14.3.10. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения, являющегося несамостоятельным источником комплектования государственного архива, данное структурное подразделение в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет их и передает в общий отдел управления делами (при условии отсутствия правопреемника), документы по личному составу - в МКУ "Центр хранения документов".

15. Организация работы с обращениями граждан

15.1. Организация работы с обращениями граждан в администрации г. Хабаровска осуществляется в соответствии с нормами Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Федерального закона от 09.02.2009 N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления", Регламентом администрации г. Хабаровска, Положением об организации рассмотрения обращений граждан в администрации г. Хабаровска, утвержденным постановлением администрации г. Хабаровска от 13.09.2017 N 3111.

Порядок организации работы с обращениями граждан в администрации г. Хабаровска распространяется и на правоотношения, связанные с рассмотрением обращений граждан Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства, объединений граждан, в том числе юридических лиц, в соответствии с законодательством Российской Федерации.

15.2. Рассмотрение обращений в администрации г. Хабаровска осуществляется мэром города, вице-мэром города, заместителями мэра города, руководителями структурных подразделений.

15.3. Работа по устным, в том числе поступившим по телефону, письменным обращениям и обращениям в форме электронного документа, поступившим в администрацию г. Хабаровска на имя мэра города, вице-мэра города, заместителей мэра города, осуществляется в отделе по рассмотрению обращений граждан управления делами, поступившим на имя заместителей мэра, председателей комитетов администрации г. Хабаровска по управлению районами, руководителей структурных подразделений - специалистом структурного подразделения, ответственным за организацию работы с обращениями граждан.

15.4. При приеме и первичной обработке письменных обращений проверяется правильность их адресования и оформления, правильность доставки, целостность упаковки, наличие указанных вложений, к обращению прикладывается конверт (при наличии). При приеме и первичной обработке обращений в форме электронного документа проверяется правильность их адресования и оформления.

При отсутствии отдельных листов в обращении или приложении к обращению при наличии ссылки на приложение в тексте обращения, текста обращения, обнаружении во вложении оригиналов документов, денежных купюр и других ценностей в течение 3 календарных дней со дня поступления обращения составляется акт в 2 экземплярах, один из которых остается у специалиста, принимающего корреспонденцию, второй приобщается к поступившему обращению.

15.5. Прием письменных обращений непосредственно от граждан производится в отделе по рассмотрению обращений граждан управления делами, структурных подразделениях.

15.6. Обращение подлежит обязательной регистрации в течение 3 календарных дней с момента поступления в администрацию г. Хабаровска. Регистрация обращений осуществляется с использованием государственной информационной системы электронного документооборота Правительства Хабаровского края (далее - ГИС СЭД ПХК).

15.7. На каждое поступившее в администрацию г. Хабаровска письменное обращение, обращение в форме электронного документа и устное обращение, поступившее по телефону, специалистами отдела по рассмотрению обращений граждан управления делами оформляется учетная карточка обращения.

При регистрации обращения в учетной карточке обращения:

- присваивается регистрационный номер;

- указываются фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) или инициалы заявителя, его адрес, телефон. Если письмо подписано тремя и более авторами, то регистрируются первые два или три заявителя, в том числе автор, в адрес которого просят направить ответ. Такое обращение считается коллективным;

- отмечается вид обращения (от автора, коллективное). Если обращение переслано, то указывается орган государственной власти, из которого оно поступило (например, из Правительства Хабаровского края, аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации по Дальневосточному федеральному округу, Законодательной Думы Хабаровского края, краевых организаций и т.д.), проставляются дата и исходящий номер сопроводительного письма. На таких обращениях проставляется штамп "Особый контроль";

- отмечается льготность категории в соответствии с законодательством Российской Федерации (граждане, имеющие право на обеспечение мерами социальной поддержки), социальное положение авторов обращений (кроме коллективных);

- обращение проверяется на повторность;

- указывается способ доставки обращения;

- проставляется количество листов в обращении;

- указываются вопросы, содержащиеся в обращении;

- проставляется группа обращений (письменные обращения граждан, электронные обращения граждан, личный прием);

- указывается категория (вид вопроса) - заявление, предложение, жалоба, не обращение;

- отмечается вид документа;

- проставляется способ доставки;

- указывается тематика обращения согласно тематическому классификатору по обращениям;

- отмечается вид контроля;

- проставляется контрольный срок;

- указывается должностное лицо, поставившее обращение на контроль;

- заполняется графа "Группа корреспондента";

- во вкладке "Документ" прикрепляется отсканированное изображение обращения.

15.8. На обращениях, поступивших в отдел по рассмотрению обращений граждан управления делами, проставляется регистрационный штамп:

- на письменных обращениях, телефонных карточках обращений проставляется штамп "Администрация г. Хабаровска Отдел по рассмотрению обращений граждан. Подлежит возврату. Входящий N ___, дата, месяц, год";

- на обращениях в форме электронного документа проставляется штамп "Администрация г. Хабаровска. Отдел по рассмотрению обращений граждан. Интернет. Подлежит возврату. Входящий N ___, дата, месяц, год".

На обращениях, поступившие в структурные подразделения администрации г. Хабаровска, проставляется регистрационный штамп структурного подразделения.

Штамп проставляется в правом нижнем углу первой страницы обращения.

В случае если место, предназначенное для штампа, занято текстом письма, штамп может быть поставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение.

15.9. После регистрации обращения учетная карточка обращения, обращение гражданина и прилагаемые к нему документы оформляются в дело. Если обращение уже поступало в администрацию г. Хабаровска по другим вопросам, и на него заведено дело и дан ответ, новое дело на обращение не заводится, и все материалы по поступившему обращению формируются в одном деле под вновь зарегистрированным номером обращения.

15.10. В учетной карточке обращения кратко излагается суть поступившего обращения (аннотация), определяется исполнитель в соответствии с компетенцией. Аннотация должна быть четкой, краткой и отражать содержание всех вопросов, поставленных в обращении. В случае повторного обращения указывается причина повтора.

Зарегистрированные специалистами отдела по рассмотрению обращений граждан управления делами обращения направляются на рассмотрение мэру города, вице-мэру города, заместителям мэра города в зависимости от решения поставленных в обращении вопросов.

Запрещается направлять жалобу на рассмотрение должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется.

Обращения, поступившие из редакций средств массовой информации, органов политических партий и общественных организаций (в том числе с просьбой проинформировать о результатах рассмотрения), рассматриваются как обычные обращения.

Обращения с просьбами о личном приеме мэром города, вице-мэром города, заместителям мэра города рассматриваются как обычные обращения.

Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение 7 календарных дней со дня регистрации возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

В случае если решение поставленных в обращении вопросов относится к компетенции нескольких заместителей мэра города, копии обращений направляются каждому заместителю мэра города, в компетенции которых находится решение поставленных в обращении вопросов.

15.11. После рассмотрения обращения мэром города, вице-мэром города, заместителями мэра города специалистами отдела по рассмотрению обращений граждан управления делами обращение направляется исполнителю, указанному в резолюции на карточке учета.

15.12. Обращения рассматриваются в сроки, определенные Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации". Обращение, поступившее в администрацию г. Хабаровска, ее структурное подразделение или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, рассматривается в течение 30 календарных дней со дня его регистрации, если в резолюции должностных лиц, указанных в п. 15.2 настоящей Инструкции по делопроизводству, не установлен сокращенный срок исполнения. Дата исполнения указывается в резолюции руководителя и фиксируется в электронной регистрационно-контрольной карточке.

Если установленный срок рассмотрения обращения истекает в выходной или праздничный день, последним днем рассмотрения считается следующий за ним рабочий день.

Срок рассмотрения обращений, требующих подготовки ответа за подписью мэра города, - не более 20 календарных дней со дня регистрации.

Обращения родителей (лиц, их заменяющих) по вопросам организации отдыха и оздоровления детей, поступившие в администрацию г. Хабаровска или соответствующему должностному лицу в письменной форме или в форме электронного документа, подлежат рассмотрению в течение 15 календарных дней со дня регистрации этих обращений.

Рассмотрение обращений, содержащих вопросы защиты прав ребенка, предложения по предотвращению возможных аварий и иных чрезвычайных ситуаций, производится безотлагательно с момента регистрации.

15.13. В исключительных случаях, в том числе в случае направления запроса для получения необходимых для рассмотрения обращения документов и материалов в другие государственные органы, органы местного самоуправления и у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия, мэр города, вице-мэр города, заместители мэра города, руководители структурных подразделений могут продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 календарных дней. Гражданин, направивший обращение, уведомляется о продлении срока рассмотрения его обращения в течение 3 рабочих дней со дня принятия решения о продлении срока, но не позднее последнего дня срока рассмотрения обращения. В случае продления срока текст уведомления заявителю должен начинаться следующим образом:

"Ваше обращение, поступившее в администрацию города Хабаровска по вопросу..., находится на рассмотрении. В связи с необходимостью дополнительной проработки вопроса срок рассмотрения Вашего обращения продлен до (дата) в соответствии с частью 2 статьи 12 Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации".

15.14. Для решения вопроса о продлении срока рассмотрения обращения ответственный исполнитель готовит служебную записку с обоснованием необходимости продления срока и представляет ее мэру города, вице-мэру города, заместителю мэра города, руководителю структурного подразделения не позднее 7 календарных дней до окончания срока рассмотрения обращения. Если контроль за рассмотрением обращения установлен федеральными органами государственной власти, органами государственной власти Хабаровского края, Хабаровской городской Думы, исполнитель обязан заблаговременно согласовать с этими органами продление срока рассмотрения обращения, но не позднее 7 календарных дней до окончания срока рассмотрения обращения.

15.15. Ответственность за рассмотрение обращения несет лицо, указанное в резолюции первым, если исполнителей несколько (ответственный исполнитель). Ответственный исполнитель отвечает за своевременное и качественное рассмотрение обращения: сбор полной и достоверной информации, проведение проверок, совещаний, обобщение материалов, подготовку выводов и предложений.

Ответственный исполнитель готовит общий сводный ответ с включением в него информации соисполнителей. Все другие исполнители, перечисленные в резолюции, обязаны в сроки, определенные ответственным исполнителем, но не позже чем за 5 календарных дней до истечения окончательного срока рассмотрения обращения представить ответственному исполнителю все необходимые материалы и сведения, для подготовки ответа заявителю.

Рассмотрение обращения предусматривает: изучение вопроса, поставленного в обращении, сбор, в т.ч. направление запросов, и обработку необходимой информации, подготовку проекта ответа, его оформление, согласование, представление на подпись.

15.16. Должностные лица администрации г. Хабаровска по направленному в установленном порядке запросу государственного органа обязаны в течение 15 календарных дней предоставлять документы и материалы, необходимые для рассмотрения обращения, за исключением документов и материалов, в которых содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, и для которых установлен особый порядок предоставления.

15.17. В случае если обращение, по мнению исполнителя, направлено не по принадлежности, он в течение 2 календарных дней с даты поступления на исполнение возвращает обращение в отдел по рассмотрению обращений граждан управления делами, указывая исполнителя, которому следует направить обращение, прилагая письменное пояснение причины смены исполнителя.

15.18. В случае если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.

По таким обращениям ответственным исполнителем готовится служебная записка на имя руководителя, давшего поручение, с информацией о рассмотрении обращения и объяснением причины невозможности направления ответа заявителю.

15.19. Письменное обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию администрации города Хабаровска, в том числе структурных подразделений администрации города или их должностных лиц, направляется в течение 7 календарных дней со дня регистрации в соответствующий государственный орган, орган местного с самоуправления или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением в этот же срок гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения.

15.20. Личный прием граждан осуществляется в порядке очередности по предъявлении документов, удостоверяющих их личность. Отдельные категории граждан в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, пользуются правом на личный прием в первоочередном порядке.

15.21. На каждого гражданина, записавшегося на личный прием к мэру города, вице-мэру города, заместителям мэра города, руководителям структурных подразделений, оформляется карточка учета устного обращения на бумажном носителе.

15.22. В случае повторного обращения на личный прием представляется подборка материалов, касающихся данного заявителя. Подобранные материалы представляются мэру города, вице-мэру города, заместителям мэра города - специалистом отдела по рассмотрению обращений граждан управления делами, руководителю структурного подразделения - специалистом структурного подразделения.

15.23. Во время личного приема каждый гражданин имеет возможность изложить свое обращение устно либо в письменной форме. Письменное обращение, принятое в ходе личного приема, подлежит регистрации и рассмотрению в порядке, установленном Положением об организации рассмотрения обращений граждан в администрации г. Хабаровска, утвержденным постановлением администрации г. Хабаровска от 13.09.2017 N 3111.

15.24. Рассылку материалов после проведения личного приема граждан мэром города, вице-мэром города, заместителями мэра города в соответствии с поручениями в резолюции на карточке личного приема граждан осуществляет специалист отдела по рассмотрению обращений граждан управления делами, после проведения личного приема руководителем структурного подразделения - специалист структурного подразделения.

15.25. Информация о принятых мерах по обращениям граждан, рассмотренным во время личного приема, направляется отделом по рассмотрению обращений граждан управления делами мэру города, вице-мэру города, заместителям мэра города, проводившим личный прием.

15.26. Материалы с личного приема граждан хранятся в течение 5 лет, а затем уничтожаются в установленном порядке.

15.27. Результатом личного приема граждан является разъяснение по существу вопроса, с которым обратился гражданин, либо принятие мэром города, вице-мэром города, заместителями мэра города, проводившими личный прием, решения по разрешению поставленного вопроса, либо направление поручения для рассмотрения заявления гражданина должностному лицу, в чьей компетенции находится решение данного вопроса.

15.28. На контроль ставятся обращения, в которых сообщается о конкретных нарушениях законных прав и интересов граждан.

15.29. Постановку обращений на контроль осуществляют мэр города, вице-мэр города, заместители мэра города, руководители структурных подразделений.

15.30. В обязательном порядке осуществляется контроль за рассмотрением обращений, поступивших с поручениями от федеральных органов государственной власти, органов государственной власти Хабаровского края, Хабаровской городской Думы. Такие обращения оформляются в дело, на котором ставится штамп "Особый контроль".

15.31. В случае, если в ответе заявителю сообщается о планируемом проведении мероприятий (работ) в сроки, установленные законодательством Российской Федерации, в целях решения вопроса, поставленного в обращении, то выполнение этих мероприятий (работ) по решению должностного лица, указанного в пункте 15.29 настоящей Инструкции по делопроизводству, ставится на дополнительный контроль.

Гражданину сообщается о результатах выполнения мероприятий (работ) в течение 5 рабочих дней после их завершения в порядке, предусмотренном для рассмотрения обращения в соответствии с Положением об организации рассмотрения обращений граждан в администрации г. Хабаровска.

15.32. Обращение может быть возвращено ответственному исполнителю для повторного рассмотрения, если из полученного ответа следует, что рассмотрены не все вопросы, поставленные в обращении, или ответ не соответствует предъявляемым к нему требованиям.

15.33. Контроль за соблюдением сроков рассмотрения обращений, поступивших на имя мэра города, вице-мэра города, заместителей мэра города, осуществляет отдел по рассмотрению обращений граждан управления делами. Контроль за соблюдением сроков рассмотрения обращений, поступивших в структурные подразделения администрации города, осуществляют специалисты структурных подразделений.

15.34. Для осуществления своевременного контроля, а также для анализа исполнительской дисциплины отдел по рассмотрению обращений граждан управления делами в ГИС СЭД ПХК осуществляет отбор обращений, не исполненных в сроки, на основании которого еженедельно готовит сводные данные по исполнению обращений на руководителей структурных подразделений.

15.35. Ответы на обращения граждан подписывают мэр города, вице-мэр города, заместители мэра города либо в установленном порядке уполномоченные на то лица, руководители структурных подразделений либо лица, временно исполняющие их обязанности.

Ответы в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти Хабаровского края об исполнении поручений по рассмотрению обращений подписывают мэр города, вице-мэр города, заместители мэра города.

В случае если поручение было адресовано конкретному должностному лицу администрации г. Хабаровска, ответ подписывается этим должностным лицом.

15.36. Текст ответа на обращение гражданина должен излагаться последовательно, кратко, исчерпывающе, содержать пояснения на все поставленные вопросы. При подтверждении фактов, изложенных в обращении, в ответе следует указывать, какие меры приняты (будут приняты) по обращению гражданина.

15.37. При оформлении ответа на обращение на двух и более листах второй и последующий листы должны быть пронумерованы.

15.38. В ответе в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти Хабаровского края, Хабаровскую городскую Думу об исполнении поручений по рассмотрению обращений должно быть указано, что заявитель проинформирован о результатах рассмотрения его обращения, если в поручении по рассмотрению обращений не указано, что ответ заявителю не требуется.

При подготовке ответа на обращение, поступившее из федеральных органов государственной власти, органов государственной власти Хабаровского края текст письма должен начинаться следующим образом:

"Рассмотрев Ваше обращение, направленное в Правительство Хабаровского края из аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации в Дальневосточном федеральном округе, сообщаем следующее...";

"Рассмотрев Ваше обращение, направленное в интернет-приемную Правительства Хабаровского края, сообщаем следующее...";

"Рассмотрев Ваше обращение, направленное в адрес Заместителя Председателя Правительства Российской Федерации - полномочного представителя Президента Российской Федерации в Дальневосточном федеральном округе Трутнева Ю.П. и по итогам личного приема, проведенного 20.09.2018, сообщаем следующее...";

"Рассмотрев Ваше обращение, направленное в адрес Президента Российской Федерации (Аппарат Правительства Российской Федерации), сообщаем следующее...".

При подготовке одного ответа на несколько обращений, поступивших из разных органов власти, текст письма должен начинаться следующим образом:

"Рассмотрев Ваши обращения, направленные в Правительство Хабаровского края из Аппарата Правительства Российской Федерации, Управления Президента Российской Федерации по работе с обращениями граждан и организаций, аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации в Дальневосточном федеральном округе, сообщаем следующее...".

В случае необходимости проведения личного приема заявителя по поручению Губернатора Хабаровского края, ответ заявителю должен начинаться следующим образом:

"Ваше обращение, принятое в приемной граждан Губернатора и Правительства Хабаровского края с просьбой о личном приеме по вопросу... рассмотрено. По поручению Губернатора Хабаровского края Вы были приняты мной на личном приеме, который состоялся 20.09.2018. По итогам личного приема даны поручения об оказании содействия в решении вопроса, указанного в Вашем обращении. О результатах исполнения поручений Вам будет дан письменный ответ.";

"Ваше обращение, принятое в приемной граждан Губернатора и Правительства Хабаровского края, с просьбой о личном приеме по вопросу предоставления жилого помещения рассмотрено. По результатам рассмотрения обращения сообщаем, что Вам предоставлена квартира. На основании вышеизложенного считаем проведение личного приема по указанному вопросу нецелесообразным.".

В случае если обращение гражданина находится на контроле у Губернатора Хабаровского края, а в резолюции указано "Провести личный прием. Доложить", помимо ответа заявителю готовится служебное письмо в адрес Губернатора. Текст письма должен начинаться следующим образом:

"По Вашему поручению обращение Иванова И.И., принятое в приемной граждан Губернатора и Правительства края с просьбой о личном приеме по вопросу..., рассмотрено.

Иванов И.И. принят мной на личном приеме 20.09.2018.

По существу поставленного вопроса заявителю дан ответ, копия прилагается. Проведение личного приема на вашем уровне считаем нецелесообразным. Просим снять обращение с контроля.".

В случае если в резолюции должностного лица Правительства Хабаровского края указано на необходимость участия мэра города или иного должностного лица администрации г. Хабаровска в личном приеме, проводимом вышеуказанным должностным лицом, то в направляемом ответе в обязательном порядке указываются фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) должностного лица, которое примет участие, либо мотивированное указание на нецелесообразность участия в приеме.

При подготовке ответа на коллективное обращение после фамилии, имени, отчества заявителя, указанного в качестве получателя ответа, обязательно ставится отметка "(для уведомления всех заинтересованных лиц)". Если получатель ответа не определен, ответ направляется первому гражданину в списке подписавших коллективное обращение.

15.39. Ответ на обращение, поступившее в форме электронного документа, направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, и в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении, поступившем в письменной форме. Ответ на обращение, поступившее по телефону, направляется на почтовый адрес, указанный гражданином.

15.40. Ответы авторам обращений и в органы государственной власти в письменной форме оформляются на бланках писем в соответствии с настоящей Инструкцией по делопроизводству, после чего собственноручно подписываются должностным лицом, указанным в пункте 15.35 настоящей Инструкции по делопроизводству.

Ответы авторам обращений в форме электронных документов, в том числе размещаемые на портале "Голос 27", оформляются на бланках писем установленной формы в соответствии с настоящей Инструкцией по делопроизводству, после чего собственноручно подписываются должностным лицом, указанным в пункте 15.35, регистрируются и направляются гражданину в виде сканированной копии на адрес электронной почты, указанный гражданином при направлении обращения, или в личный кабинет на портале "Голос 27" в случае, если обращение было подано через вышеуказанный портал и гражданин поставил отметку о согласии на получение ответа только в личном кабинете на портале.

15.41. После завершения рассмотрения обращения и оформления ответа заявителю подлинник обращения и все материалы, относящиеся к рассмотрению, передаются в отдел по рассмотрению обращений граждан управления делами не позднее чем за 2 календарных дня до окончания 30-дневного срока со дня регистрации обращения, где проверяется правильность оформления ответа. Ответы, не соответствующие требованиям, возвращаются исполнителю для доработки. Ответ заявителю после доработки должен быть направлен не позднее 30-дневного срока со дня регистрации обращения.

15.42. Сотрудники, ответственные за работу с обращениями граждан в структурных подразделениях, комитетах администрации г. Хабаровска по управлению районами, при передаче подготовленного ответа и оригинала обращения в отдел по рассмотрению обращений граждан управления делами обязаны направлять отчеты в программе ГИС СЭД ПХК путем прикрепления проекта ответа в формате Word в случае, если ответ готовится за подписью мэра города, вице-мэра города или заместителей мэра города, или проекта ответа в формате Word и сканированного ответа в формате PDF, если ответ дается за подписью руководителя структурного подразделения или председателя комитета администрации г. Хабаровска по управлению районом.

15.43. По завершении рассмотрения обращения мэр города, вице-мэр города, заместители мэра города, руководители структурных подразделений на копии ответа заявителю ставят резолюцию "В дело", дату и подпись.

Контроль за правильностью списания обращений в дело и ведение архивного делопроизводства осуществляет специалист отдела по рассмотрению обращений граждан управления делами в отношении обращений, поступивших на имя мэра города, вице-мэра города, заместителей мэра города. По обращениям, поступившим в структурное подразделение, контроль осуществляет специалист структурного подразделения.

15.44. Регистрацию и отправку ответов на обращения, ответов по поручению о рассмотрении обращений в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти Хабаровского края, Хабаровскую городскую Думу, подписанных мэром города, вице-мэром города, заместителями мэра города, осуществляет отдел по рассмотрению обращений граждан управления делами.

15.45. Регистрацию и отправку ответов на обращения, рассмотренные в структурном подразделении по поручению мэра города, вице-мэра города, заместителей мэра города, и обращений, поступивших в структурное подразделение, осуществляет специалист структурного подразделения.

15.46. Прием обращений по вопросам инвестиционной деятельности, поступивших путем заполнения электронной формы на инвестиционном портале администрации г. Хабаровска (invest-27.) во вкладке "Задать вопрос", осуществляется в управлении инвестиционного развития.

15.47. Обработка и регистрация обращений осуществляется специалистом управления инвестиционного развития в журнале учета обращений в течение 2 календарных дней со дня поступления. На обращения по инвестиционной деятельности учетная карточка обращения не оформляется.

В случае, если в поступившем обращении содержатся вопросы, не касающиеся инвестиционной деятельности, это обращение в срок 2 календарных дня с даты поступления передается в отдел по рассмотрению обращений граждан управления делами.

15.48. Обращения по вопросам инвестиционной деятельности рассматриваются в срок не более 7 рабочих дней с даты поступления. Ответ на обращение подписывает начальник управления инвестиционного развития. Регистрацию и отправку ответа на обращение по вопросам инвестиционной деятельности осуществляет специалист управления инвестиционного развития в срок не позднее последнего дня срока рассмотрения обращений.

Ответ на обращение оформляется в порядке, предусмотренном пунктами 15.36, 15.37, 15.39, 15.40 настоящей Инструкции по делопроизводству.

Приложение N 1
к Инструкции
по делопроизводству в
администрации города Хабаровска

АДМИНИСТРАЦИЯ				УТВЕРЖДАЮ
ГОРОДА ХАБАРОВСКА
УПРАВЛЕНИЕ ДЕЛАМИ				Начальник архивного отдела управления Делами администрации города
АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ХАБАРОВСКА АРХИВНЫЙ ОТДЕЛ				М.В. Костромина
АКТ
28.02.2020	N	01
г. Хабаровск
Приема-передачи архивных
документов и дел при смене
ответственного за
делопроизводство

Основание: приказ от 24.02.2020 N 155-к "Об увольнении Гузман Ю.Е."

Составлен комиссией в составе:

Председатель:		Устюжанина И.В., главный специалист отдела
Члены комиссии:		Аверина Е.Л., главный специалист отдела,
		Гагаринова С.В., ведущий специалист отдела

28 февраля 2020 года Гузман Юлия Евгеньевна, ведущий специалист отдела, передала, а Малышева Татьяна Юрьевна, ведущий специалист отдела, приняла в присутствии комиссии документы отдела за 2018, 2019 годы:

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во дел	Крайние даты дел	Примечание
1	2	3	4	5	6
1.	1-1	Законы, указы, постановления, решения Правительства Российской Федерации, Правительства Хабаровского края; приказы, инструкции, методические указания и рекомендации Федерального архивного агентства по вопросам местного самоуправления и архивного дела, присланные для сведения и руководства	2	2018, 2019 гг.
2.	1-2	Решения коллегии, приказы, указания, выписки из протоколов экспертно-проверочной методической комиссии комитета по делам ЗАГС и архивов Правительства Хабаровского края по вопросам делопроизводства и архивного дела, присланные для сведения и руководства	2	2018, 2019 гг.
....
....
....
88.	10-15	Акты об уничтожении бланков строгой отчетности	1	2018, 2019 гг.

Итого принято 172 (сто семьдесят два) дела.

Передал	Ю.Е. Гузман
Принял	Т.Ю. Малышева
Председатель комиссии	И.В. Устюжанина
Члены комиссии	Е.Л. Аверина, С.В. Гагаринова

Форма акта приема-передачи документов, дел, учетного и научно-справочного аппарата к ним при смене руководителя или ответственного за делопроизводство (архив) структурного подразделения администрации г. Хабаровска

Приложение N 2
к Инструкции
по делопроизводству в
администрации города Хабаровска

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ
к проекту постановления администрации города "О приемке в муниципальную собственность канализационных сетей и КНС, являющихся собственностью ОАО "Дальтрансстрой"

СОГЛАСОВАНО
Первый заместитель Мэра города по городскому хозяйству		подпись, дата		И.О. Фамилия
Заместитель Мэра города, директор департамента муниципальной собственности администрации города		подпись, дата		И.О. Фамилия
Директор финансового департамента администрации города		подпись, дата		И.О. Фамилия
Начальник управления ЖКХ и эксплуатации жилищного фонда администрации города		подпись, дата		И.О. Фамилия
Начальник управления энергообеспечения, топлива, инженерных коммуникаций администрации города		подпись дата		И.О. Фамилия
Начальник управления по делам ГО и ЧС администрации города		подпись дата		И.О. Фамилия
Начальник контрольного управления администрации города		подпись, дата		И.О. Фамилия
Начальник юридического управления администрации города		подпись, дата		И.О. Фамилия

Образец листа согласования к проекту постановления администрации г. Хабаровска

ПРОДОЛЖЕНИЕ ЛИСТА СОГЛАСОВАНИЯ
к проекту постановления администрации города "О приемке в муниципальную собственность канализационных сетей и КНС, являющихся собственностью ОАО "Дальтрансстрой"

СОГЛАСОВАНО
Директор МУП города Хабаровска "Водоканал"		подпись, дата		И.О. Фамилия
Генеральный директор ОАО "Дальтрансстрой"		подпись, дата		И.О. Фамилия

Образец продолжения листа согласования к проекту постановления администрации г. Хабаровска

Приложение N 3
к Инструкции
по делопроизводству в
администрации города Хабаровска

Частные случаи
наличия определенных согласований проектов постановлений, распоряжений администрации города, Мэра города

1. Проекты постановлений, распоряжений администрации города, мэра города, исполнение которых требует финансового обеспечения или изменения структуры администрации города, в обязательном порядке согласовываются вице-мэром города, первым заместителем мэра города по экономическим вопросам, и директором финансового департамента.

2. Проекты правовых актов администрации города о даче согласия муниципальным учреждениям на совершение сделок, связанных с получением займов, предоставлением займов, поручительств, получением банковских гарантий, переводом долга, сделок, в совершении которых имеется заинтересованность, согласовываются с директором финансового департамента администрации города.

3. Проекты постановлений, распоряжений администрации города, мэра города, подлежащие опубликованию, в обязательном порядке согласовываются начальником управления по связям с общественностью и СМИ.

Необходимость опубликования постановления, распоряжения администрации города, мэра города устанавливается исполнителем, ответственным за подготовку проекта.

4. Проекты постановлений администрации города об утверждении административных регламентов и внесении изменений в них в обязательном порядке согласовываются с управлением информационных технологий.

5. Проекты постановлений администрации города о переводе жилых помещений в нежилые помещения и переводе нежилых помещений в жилые помещения в обязательном порядке согласовываются:

- первым заместителем мэра города по городскому хозяйству;

- заместителем мэра города, председателем комитета администрации г. Хабаровска по управлению районом (в зависимости от месторасположения жилого помещения);

- заместителем мэра города, директором департамента архитектуры, строительства и землепользования администрации г. Хабаровска;

- начальником управления жилищного фонда и приватизации жилья администрации г. Хабаровска;

- начальником управления жилищно-коммунального хозяйства и эксплуатации жилищного фонда администрации г. Хабаровска;

- начальником управления дорог и внешнего благоустройства администрации г. Хабаровска;

- начальником управления по охране окружающей среды и природных ресурсов администрации г. Хабаровска;

- начальником управления административно-технического контроля администрации г. Хабаровска;

- начальником отдельного батальона дорожно-патрульной службы государственной инспекции безопасности дорожного движения Управления Министерства внутренних дел России по г. Хабаровску.

6. Проекты постановлений администрации города об отказе в переводе жилых помещений в нежилые помещения и нежилых помещений в жилые помещения в обязательном порядке согласовываются:

- первым заместителем мэра города по городскому хозяйству;

- заместителем мэра города, председателем комитета администрации г. Хабаровска по управлению районом (в зависимости от месторасположения жилого помещения);

- заместителем мэра города, директором департамента архитектуры, строительства и землепользования администрации г. Хабаровска;

- начальником управления жилищного фонда и приватизации жилья администрации г. Хабаровска;

- начальником управления жилищно-коммунального хозяйства и эксплуатации жилищного фонда администрации г. Хабаровска;

- начальником управления дорог и внешнего благоустройства администрации г. Хабаровска;

- начальником управления по охране окружающей среды и природных ресурсов администрации г. Хабаровска;

- начальником управления административно-технического контроля администрации г. Хабаровска;

- начальником отделения дорожной инспекции безопасности и организации дорожного движения отдела государственной инспекции безопасности дорожного движения полиции общественной безопасности Управления внутренних дел по г. Хабаровску.

7. Проекты правовых актов администрации города о присвоении, аннулировании адреса объекту адресации согласовываются с заместителем директора департамента муниципальной собственности по земельным отношениям администрации г. Хабаровска.

8. Проекты распоряжений администрации города о премировании муниципальных служащих, кроме проектов распоряжений администрации города о премировании за выполнение особо важных и сложных заданий муниципальных служащих, увольняемых менее чем через пять дней, последовательно направляются на согласование:

- в управление кадров и муниципальной службы. Управление кадров и муниципальной службы проверяет правильность наименований должностей, замещаемых муниципальными служащими, наличие неснятых дисциплинарных взысканий, наложенных на муниципальных служащих;

- в управление экономического развития. Управление экономического развития проверяет достоверность данных пояснительной записки к проекту распоряжения для подготовки рейтинговой оценки деятельности комиссий по премированию муниципальных служащих администрации г. Хабаровска за выполнение особо важных и сложных заданий по степени использования технологии системы сбалансированных показателей за отчетный период.

В случае если муниципальный служащий увольняется менее чем через пять рабочих дней, проект распоряжения администрации г. Хабаровска о его премировании за выполнение особо важных и сложных заданий согласовывается по сокращенной схеме согласования:

- начальником управления кадров и муниципальной службы - в течение одного дня;

- вице-мэром города, первым заместителем мэра города по экономическим вопросам - в течение одного дня.

После получения вышеуказанных согласований данные проекты направляются в общий отдел управления делами администрации г. Хабаровска для регистрации, в том числе в автоматизированной системе электронного документооборота.

Приложение N 4
к Инструкции
по делопроизводству в
администрации города Хабаровска

Перечень
проектов постановлений администрации города, Мэра города, не подлежащих согласованию контрольным управлением администрации г. Хабаровска

- о признании (об отказе в признании) молодой семьи нуждающейся в жилых помещениях;

- о снятии граждан с учета нуждающихся в улучшении жилищных условий и предоставлении жилого помещения по договору социального найма;

- о заключении договора на передачу жилого помещения в муниципальную собственность;

- о принятии на учет граждан в качестве нуждающихся в жилых помещениях;

- о снятии граждан с учета в качестве нуждающихся в жилых помещениях;

- о присвоении номеров жилым помещениям;

- о включении (исключении) жилых помещений в муниципальный специализированный жилищный фонд городского округа "Город Хабаровск";

- о включении (исключении) жилого помещения в (из) жилищный(-го) фонд(-а) коммерческого использования городского округа "Город Хабаровск";

- о предоставлении служебного жилого помещения;

- о предоставлении жилого помещения маневренного фонда по договору найма;

- о предоставлении по договору найма жилого помещения жилищного фонда коммерческого использования жилого помещения;

- о предоставлении жилого помещения по договору мены;

- о переводе (об отказе в переводе) жилого помещения в нежилое помещение;

- о переводе (об отказе в переводе) нежилого помещения в жилое помещение);

- о принятии на учет граждан, имеющих право на получение социальных выплат для приобретения жилья в связи с переселением из районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностей;

- о снятии граждан с учета имеющих право на получение социальных выплат для приобретения жилья в связи с переселением из районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностей;

- о признании (об отказе в признании) граждан участниками ведомственной целевой программы "Оказание государственной поддержки гражданам в обеспечении жильем и оплате жилищно-коммунальных услуг" государственной программы Российской Федерации "Обеспечение доступным и комфортным жильем и коммунальными услугами граждан Российской Федерации";

- о назначении публичных слушаний;

- о назначении общественных обсуждений;

- об установлении публичного сервитута;

- о предоставлении разрешения на отклонение от предельных параметров использования земельного участка;

- о предоставлении разрешения на условно разрешенный вид использования земельного участка;

- о подготовке документации по планировке территорий;

- об утверждении документации по планировке территорий;

- о прекращении права бессрочного пользования земельным участком;

- о предварительном согласовании предоставления земельного участка;

- об установлении соответствия между разрешенным использованием земельного участка и видом разрешенного использования земельного участка, установленным классификатором видов разрешенного использования земельных участков;

- об утверждении схемы расположения земельного участка;

- о присвоении адреса объекту адресации;

- о даче согласия на продажу автомобиля;

- о даче согласия на совершение крупной сделки;

- о содержании и техническом обслуживании бесхозяйных тепловых сетей;

- о содержании и техническом обслуживании бесхозяйных водопроводных сетей;

- о содержании и техническом обслуживании бесхозяйных инженерных коммуникаций;

- о передаче на содержание и техническое обслуживание бесхозяйных сооружений;

- о дальнейшем использовании жилого дома;

- о премировании за выполнение особо важных и сложных заданий муниципальных служащих, увольняемых менее чем через 5 рабочих дней.

Приложение N 5
к Инструкции
по делопроизводству в
администрации города Хабаровска

Приложение N 6
к Инструкции
по делопроизводству в
администрации города Хабаровска

Приложение N 7
к Инструкции
по делопроизводству в
администрации города Хабаровска

Приложение N 1
к постановлению
администрации города Хабаровска
от 23 января 2020 г. N 171

Описание образцов
гербовых бланков, электронных шаблонов документов Мэра города Хабаровска, администрации города Хабаровска и ее структурных подразделений, гербовых и простых печатей, штампов, вывесок администрации города Хабаровска и ее структурных подразделений

1. Гербовые бланки

Гербовые бланки разрабатываются с учетом национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", утвержденного Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 08.12.2016 N 2004-ст (далее - национальный стандарт).

Изготовление гербовых бланков осуществляется полиграфическими организациями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности.

Поля бланка должны иметь следующие размеры:

- 35 мм - левое

- 10 мм - правое;

- 30 мм - верхнее;

- 20 мм - нижнее.

(Далее текст не приводится)

Образец приложения к проекту постановления
администрации г. Хабаровска

Образец визы приведен на обороте

Приложение N 8
к Инструкции
по делопроизводству в
администрации города Хабаровска

Приложение N 1

Положение
о коллегии при Мэре г. Хабаровска
(утв. Постановлением администрации города Хабаровска от 6 февраля 2013 г. N 375)

1. Коллегия при мэре г. Хабаровска (далее - коллегия) образуется мэром города и является коллегиальным органом.

2. Основные задачи коллегии:

- предварительное рассмотрение проектов постановлений администрации города о ходе выполнения городских программ, обеспечивающих реализацию политики в области экономического, социального, экологического, культурного и национального развития города;

- коллегиальное обсуждение и подготовка предложений органам местного самоуправления по решению важнейших вопросов обеспечения жизнедеятельности города;

- подготовка предложений по разрешению сложных ситуаций, возникающих в городе;

- рассмотрение особо значимых вопросов деятельности структурных подразделений администрации города по развитию местного самоуправления.

3. Предложения по персональному составу коллегии вносятся мэром города и оформляются постановлением администрации г. Хабаровска.

(Далее текст не приводится)

Образец приложения к проекту постановления администрации
г. Хабаровска

Образец визы приведен на обороте

Приложение N 9
к Инструкции
по делопроизводству в
администрации города Хабаровска

СПРАВКА
к проекту постановления администрации города Хабаровска

О внесении изменений в состав коллегии при Мэре города, утвержденный

постановлением администрации города Хабаровска от 06.02.2013  N 375

"Об утверждении Положения о коллегии  при  Мэре  города  и  состава

коллегии при Мэре города"

Проект представлен общим отделом управления Делами _________________

____________________________________________________________________

Ответственный за подготовку  проекта  Глинка  Марина  Александровна

41 95 95 ___________________________________________________________

Цифры, названия, даты, факты проверил  Глинка  Марина Александровна

____________________________________________________________________

                  (ФИО, подпись исполнителя)

Идентичность версии проекта, согласованной

юридическим управлением, и версии проекта,

представленной на подпись Мэру города,

подтверждаю                       __________________________________

                                  (подпись руководителя структурного

                                             подразделения)

Основание подготовки проекта _______________________________________

Номер карточки черновика МПА _______________________________________

Постановление зарегистрировано от __________________ N _____________

Ответственный за контроль исполнения Шевцов А.И.

Постановление разослать:

Наименование адресатов	Количество экземпляров
Богданов А.В. (первый заместитель Мэра города по городскому хозяйству)	1
Лагошина Е.В. (заместитель Мэра города по социальным вопросам)	1

(далее список рассылки не приводится)

Заместитель Мэра города - управляющий Делами	_______________________________	"___" _______ 2021
	(подпись)

Образец справки к проекту постановления
администрации г. Хабаровска

Приложение N 10
к Инструкции
по делопроизводству в
администрации города Хабаровска

Приложение N 11
к Инструкции
по делопроизводству в
администрации города Хабаровска

Перечень
проектов правовых актов, к которым не требуется составление пояснительной записки

- о признании молодой семьи нуждающейся в жилых помещениях;

- о снятии граждан с учета нуждающихся в улучшении жилищных условий;

- о заключении договора на передачу жилых помещений в муниципальную собственность;

- о принятии на учет граждан в качестве нуждающихся в жилых помещениях;

- о снятии граждан с учета в качестве нуждающихся в жилых помещениях;

- о включении (исключении) жилых помещений в специализированный жилищный фонд;

- о принятии на учет граждан, имеющих право на получение социальных выплат для приобретения жилья в связи с переселением из районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностей;

- о снятии граждан с учета имеющих право на получение социальных выплат для приобретения жилья в связи с переселением из районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностей;

- о признании граждан участниками подпрограммы "Выполнение государственных обязательств по обеспечению жильем категорий граждан, установленных федеральным законодательством" федеральной целевой программы "Жилище" на 2015 - 2020 годы, как выехавших из районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностей;

- о назначении публичных слушаний;

- о предоставлении разрешения на отклонение от предельных параметров использования земельного участка;

- о предоставлении разрешения на условно разрешенный вид использования земельного участка;

- о подготовке документации по планировке территорий;

- об утверждении документации по планировке территорий;

- о прекращении права бессрочного пользования земельным участком;

- о предварительном согласовании предоставления земельного участка;

- об установлении соответствия между разрешенным использованием земельного участка и видом разрешенного использования земельного участка, установленным классификатором видов разрешенного использования земельных участков;

- о присвоении адреса объекту адресации;

- о предоставлении земельного участка в аренду.

Приложение N 12
к Инструкции
по делопроизводству в
администрации города Хабаровска

Требования
к оформлению электронной версии правового акта, подлежащей направлению в регистр муниципальных нормативных правовых актов Хабаровского края

1. Электронная версия представляемого проекта постановления, распоряжения администрации города, мэра города должна полностью соответствовать версии, представляемой на бумаге в общий отдел управления делами администрации г. Хабаровска. Ответственность за соответствие электронной версии тексту проекта несет исполнитель, ответственный за подготовку проекта.

2. Все приложения (если имеются) должны содержаться в одном файле с текстом основного акта.

3. Правовые акты в электронном виде не должны содержать:

- символики муниципального образования и иных графических вставок;

- гиперссылок (часть гипертекстового документа, ссылающаяся на другой элемент в самом документе или на другой объект, расположенный на локальном диске или в компьютерной сети);

- таблиц в формате Excel;

- обоснований, пояснительных записок, извлечений из иных нормативных актов, которые использовались при его подготовке, и которые не являются приложением к акту;

- автоматической нумерации пунктов;

- разрывов страниц;

- нумерации страниц;

- слов "Продолжение приложения";

- повторов заголовочных частей таблиц либо нумерации столбцов таблиц;

- любых выравниваний при помощи клавиши "Пробел".

Приложение N 13
к Инструкции
по делопроизводству в
администрации города Хабаровска

АДМИНИСТРАЦИЯ		Мэру города Хабаровска
ГОРОДА ХАБАРОВСКА
УПРАВЛЕНИЕ МЕЖДУНАРОДНЫХ		Кравчуку С.А.
СВЯЗЕЙ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА
ХАБАРОВСКА
ПОРУЧЕНИЯ
_______________ N ________________
г. Хабаровск
данные на заседании коллегии
при Мэре города от 26.11.2018

Уважаемый Сергей Анатольевич!

В ходе рассмотрения на заседании коллегии при Мэре города вопроса "О деятельности администрации города Хабаровска по развитию международных связей" поступил ряд предложений. В соответствии с Вашим поручением была сформирована рабочая группа для подготовки предложений по совершенствованию деятельности администрации города Хабаровска по развитию международных связей. С учетом Ваших поручений и поступивших от рабочей группы предложений в "Основные мероприятия, направленные на совершенствование деятельности администрации города Хабаровска по развитию международных связей" вносятся следующие поручения (предложения):

N п/п	Поручения (предложения)	Исполнение
1.	Усилить экономическую составляющую в развитии международного сотрудничества	включен
		(п. 1.2, 1.4 приложения к проекту постановления)
2.	Создать городскую комиссию по устранению административных барьеров в развитии предпринимательства	не включен,
		так как постановлением Мэра города от 07.02.2007 N 150 утверждено положение и состав координационного Совета при администрации города Хабаровска в целях рассмотрения обращений предпринимателей по вопросам устранения административных барьеров в развитии предпринимательства на территории города

(Далее текст поручений не приводится)

Начальник управления международных связей

Т.Н. Иванова

Образец поручений, данных на заседании
коллегии при мэре города

Приложение N 14
к Инструкции
по делопроизводству в
администрации города Хабаровска

Состав
реквизитов документов

01 - гербы Хабаровского края и городского округа "Город Хабаровск" (воспроизводятся только на гербовых бланках);

5 - наименование организации - автора документа;

6 - наименование структурного подразделения - автора документа;

7 - наименование должности лица - автора документа;

8 - справочные данные об организации;

9 - наименование вида документа;

10 - дата документа;

11 - регистрационный номер документа;

12 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

13 - место составления (издания) документа;

14 - гриф ограничения доступа к документу;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - заголовок к тексту;

18 - текст документа;

19 - отметка о приложении;

20 - гриф согласования документа;

21 - виза;

22 - подпись;

23 - отметка об электронной подписи;

24 - печать;

25 - отметка об исполнителе;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка о поступлении документа;

28 - резолюция;

29 - отметка о контроле;

30 - отметка о направлении документа в дело.

Приложение N 15
к Инструкции
по делопроизводству в
администрации города Хабаровска

Схемы
расположения реквизитов документов (без воспроизведения изображений гербов)

Приложение N 16
к Инструкции
по делопроизводству в
администрации города Хабаровска

Примерный перечень
документов, подлежащих утверждению

Акты (проверок и ревизий, экспертизы, приема законченных строительством объектов, передачи дел, ликвидации организаций, учреждений, предприятий).

Задания (на проектирование, капитальное строительство, проведение научно-исследовательских работ, технические и др.).

Инструкции, правила (должностные, по делопроизводству, технике безопасности, внутреннего трудового распорядка и др.).

Нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии, численности работников и т.д.).

Отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т.д.).

Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем, предприятий, на которые распространяются определенные льготы, и т.д.).

Планы (производственные, научно-исследовательских работ, поставок продукции, распределения продукции, работы коллегии, ученого совета).

Положения (об организации, структурном подразделении, премировании и т.д.).

Программы (проведения работ, мероприятий, командировок и пр.).

Расценки (на производство работ и т.д.).

Сметы (расходов на содержание аппарата управления, зданий, проведение мероприятий, капитальное строительство и т.д.).

Структура и штатная численность.

Тарифные ставки.

Уставы организаций.

Приложение N 17
к Инструкции
по делопроизводству в
администрации города Хабаровска

Примерный перечень
документов, подлежащих заверению гербовой печатью

Акты (приема объектов, оборудования, выполненных работ, списания, экспертизы и т.д.).

Архивные справки.

Архивные копии.

Выписки из протоколов.

Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитражных судах и т.д.).

Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, об аренде помещений, о производстве работ и т.д.).

Задания (на проектирование объектов, капитальное строительство, технические и т.д.).

Заключения и отзывы.

Командировочные удостоверения.

Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.

Представления и ходатайства о награждении (наградные листы).

Письма гарантийные.

Поручения (бюджетные, банковские, пенсионные, платежные).

Положения об организациях.

Реестры (чеков, бюджетных поручений, представляемые в банк).

Сметы расходов (на содержание аппарата управления, на калькуляцию к договору и т.д.).

Соглашения.

Справки (лимитные, о выплате страховых сумм, об использовании бюджетных ассигнований на зарплату, о начисленной и причитающейся заработной плате и т.д.).

Спецификации (изделий, продукции и т.д.).

Титульные списки.

Удостоверения.

Уставы и учредительные договоры предприятий, учреждений и организаций.

Штатные расписания.

Примерный перечень
документов, подлежащих заверению простой печатью

Копии документов кандидатов на участие в конкурсах на замещение вакантных должностей и для включения их в кадровый резерв для замещения вакантной должности муниципальной службы для удостоверения их подлинности.

Документы по вопросам награждения государственными наградами Российской Федерации, оформляемые в соответствии с требованиями федерального и краевого законодательства (наградные листы, учетные карточки награжденных, запросы и т.д.).

Документы специалистов администрации г. Хабаровска для оформления загранпаспорта.

Копии документов для удостоверения их соответствия подлиннику.

Копии приказов, распоряжений руководителя администрации г. Хабаровска (выписки из них), выдаваемые учреждениям и гражданам.

Справки о налоге на доходы физических лиц.

Справки (с места работы, о прохождении муниципальной службы).

Выписки из протоколов комиссий, организационно-техническое обеспечение которых осуществляется управлением кадров и муниципальной службы.

Документы и их копии для формирования личных дел специалистов администрации г. Хабаровска в соответствии с законодательством о муниципальной службе и Трудовым кодексом Российской Федерации (анкеты, послужные списки, копии документов об образовании и др.).

Иные документы и их копии, требующие удостоверения их подлинности.

Приложение N 18
к Инструкции
по делопроизводству в
администрации города Хабаровска

АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ХАБАРОВСКА			УТВЕРЖДАЮ
			Заместитель Мэра города - управляющий Делами
ПРОТОКОЛ			________________ А.И. Шевцов
14.10.2020 N 2
г. Хабаровск
заседания рабочей группы
по развитию электронного
документооборота
в администрации города

Дата проведения:	14.10.2020
Председатель:	Шевцов А.И.
Заместитель председателя:	Варады В.Е.
Секретарь:	Елховская Е.А.
Члены рабочей группы:	Ащеулова И.В., Басов О.Н., Белянская С.Г., Бондаренко П.В., Бояркина О.В., Ващишин А.М., Деряева С.В., Корева Т.С., Костромина М.В., Малашенко А.А., Охрименко Т.М., Прокопенко Р.П., Протасов В.А., Соловьев И.Е., Слесаренко А.В., Телеш А.В., Ткачева Т.Г., Цой С.А., Чебуренко С.Г., Чукавин В.А.

Приглашенные: _____ человек (список прилагается).

Повестка дня:

1. О результатах анализа и предложений структурных подразделений по работе с модулем "Согласование других документов" в АИС "МЭД".

Докладчик - Варады Вадим Евгеньевич, начальник управления информационных технологий администрации г. Хабаровска, заместитель руководителя рабочей группы.

1. Слушали:

Варады В.Е.: доложил о рассмотрении предложений структурных подразделений администрации г. Хабаровска о видах документов, которые, с их точки зрения, могут подлежать электронному согласованию.

(Далее текст не приводится)

Выступили:

Фамилия, инициалы - наименование должности.

Фамилия, инициалы - наименование должности.

Решили:

1.1. Излагается принятое решение по данному вопросу.

Секретарь рабочей группы

Е.А. Елховская

Образец протокола

Приложение N 19
к Инструкции
по делопроизводству в
администрации города Хабаровска

АДМИНИСТРАЦИЯ		УТВЕРЖДАЮ
ГОРОДА ХАБАРОВСКА
		Мэр города Хабаровска
ПОРУЧЕНИЯ
_______________ N _____________		С.А. Кравчук
г. Хабаровск
Мэра города Хабаровска, данные на совещании по подготовке празднования Дня Победы и Дня города, 06.04.2020

N п/п	Ф.И.О. должностных лиц	Содержание поручения	Срок исполнения
1	2	3	4
1.	Стоякина М.В.	Провести совещание по подготовке шествия "Бессмертный полк"	22.04.2020
2.	Михайловский И.Г.	Рассмотреть вопрос о целесообразности участия автоклубов в шествии ко Дню города. Дать предложения	22.04.2020
	.......
12.	Сергейчук С.В.	Представить в оргкомитет даты открытия сдаточных объектов ко Дню города	21.05.2020

Протокол вел		И.С. Хопта
начальник управления по делам молодежи и социальным вопросам
СОГЛАСОВАНО
Заместитель Мэра города		Е.В. Лагошина
по социальным вопросам
Начальник контрольного управления		Л.И. Зорук

Образец поручений мэра города на совещании при мэре города

Приложение N 20
к Инструкции
по делопроизводству в
администрации города Хабаровска

АДМИНИСТРАЦИЯ		УТВЕРЖДАЮ
ГОРОДА ХАБАРОВСКА
		Мэр города Хабаровска
ПОРУЧЕНИЯ
_______________ N _____________		С.А. Кравчук
г. Хабаровск
Мэра города Хабаровска, данные на аппаратном совещании 01.06.2020

N п/п	Ф.И.О. должностных лиц	Содержание поручения	Срок исполнения
1	2	3	4
1.	Акимов А.М. Хопта И.С. Леонов А.Ю. Ощановский В.И.	Активизировать работу по занесению отчетных данных в ГАС "Управление". Информацию предоставить в управление экономического развития.	15.06.2020
2.	Хопта И.С.	Обеспечить занесение достоверных данных о внесении изменений в действующую муниципальную программу ГАС "Управление". Информацию предоставить в управление экономического развития.	15.06.2020
3.	.....	(Далее текст поручений не приводится)	...

СОГЛАСОВАНО		В.В. Бойченко
Заместитель управляющего Делами
СОГЛАСОВАНО		Л.И. Зорук
Начальник контрольного управления

Образец поручений мэра г. Хабаровска,
данных на аппаратном совещании

Приложение N 21
к Инструкции
по делопроизводству в
администрации города Хабаровска

АДМИНИСТРАЦИЯ		УТВЕРЖДАЮ
ГОРОДА ХАБАРОВСКА
		Мэр города Хабаровска
ПОРУЧЕНИЯ
_______________ N _____________		С.А. Кравчук
г. Хабаровск
Мэра города Хабаровска, данные на объезде ..., 20.02.2020 ....

N п/п	Ф.И.О. должностных лиц	Содержание поручения	Срок исполнения
1	2	3	4
Реконструкция тепломагистрали ТМ-31 по пер. Промышленному
1	Муравьев И.А.	Обеспечить завершение монтажа трубопроводов в металле до 15.09.2019	доложить до 18.09.2019
Капитальный ремонт тепловой сети к жилым домам квартал ДОС (Большой аэродром)
2	Голик С.Л., Богданов А.В.	Рассмотреть возможность увеличения на 52 млн руб. в 2019 году для МУП ......	до 19.07.2019
3	....	.....	...

Протокол вел начальник отдела энергообеспечения и топлива управления энергообеспечения, топлива и инженерных коммуникаций		А.Н. Ванюков
СОГЛАСОВАНО Первый заместитель Мэра города по городскому хозяйству		А.В. Богданов
СОГЛАСОВАНО Начальник управления энергообеспечения, топлива, инженерных коммуникаций		И.А. Муравьев
СОГЛАСОВАНО Начальник контрольного управления		Л.И. Зорук

Образец поручений мэра города на объезде городских объектов

Приложение N 22
к Инструкции
по делопроизводству в
администрации города Хабаровска

АДМИНИСТРАЦИЯ		Мэру города Хабаровска
ГОРОДА ХАБАРОВСКА УПРАВЛЕНИЕ ЖИЛИЩНОГО ФОНДА И ПРИВАТИЗАЦИИ ЖИЛЬЯ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ХАБАРОВСКА		Кравчуку С.А.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
_________________ N ______________
г. Хабаровск
О рассмотрении искового заявления

Центральным районным судом г. Хабаровска 13.11.2015 принято решение о предоставлении Гальцевой Ольге Маратовне на состав семьи пять человек двух благоустроенных жилых помещений в пределах города Хабаровска, отвечающих санитарным и техническим требованиям, общей площадью не менее 35,6 кв. м и не менее 36,3 кв. м.

(далее текст не приводится)

Начальник управления

личная подпись

С.Н. Верещагина

Образец служебной записки

Приложение N 23
к Инструкции
по делопроизводству в
администрации города Хабаровска

Приложение N 24
к Инструкции
по делопроизводству в
администрации города Хабаровска

Список
заполняемых полей электронной регистрационно-контрольной карточки входящего документа

1. "Штрихкод" (вносится путем сканирования штрих-кода на документе).

2. "Дело N" (номер номенклатурного потока).

3. "Организация" (корреспондент).

4. "Исходящий индекс".

5. "Дата" (дата регистрации документа).

6. "Срок исполнения документа".

7. "Наименование документа" (при регистрации директивных документов).

8. "Отправить на рассмотрение" (мэр или заместители мэра).

9. "Отправить на контроль".

10. "Специальные отметки" ("внешний" - если документ ставится на контроль).

11. "Тема".

12. "О чем" (прописывается полностью, как в документе, только при регистрации директивных документов).

Приложение N 25
к Инструкции
по делопроизводству в
администрации города Хабаровска

Администрация города Хабаровска

Номенклатура дел
на 2020 год

Сроки хранения в номенклатуре дел проставлены в соответствии с: 1. Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержден приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 N 236 (ТУ). 2. Перечнем документов, образующихся в процессе деятельности Федерального архивного агентства и подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения, утвержден приказом Федерального архивного агентства от 30.01.2013 N 12 (ВП)

Хранить постоянно

Форма титульного листа к номенклатуре дел

Приложение N 26
к Инструкции
по делопроизводству в
администрации города Хабаровска

АДМИНИСТРАЦИЯ
ГОРОДА ХАБАРОВСКА
УПРАВЛЕНИЕ КАДРОВ И
МУНИЦИПАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ
АДМИНИСТРАЦИИ
ГОРОДА ХАБАРОВСКА
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
______________ N _______________
г. Хабаровск

На 2021 год

Индекс дела	Заголовок дела	Количество томов	Срок хранения и N статьи по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
2. Управление кадров и муниципальной службы
2.1 Руководство и контроль
2.1-1	Законодательные и иные нормативные правовые акты Хабаровского края, присланные для сведения и руководства в работе		До минования надобности (ДМН) ст. 3 б ТУ	Относящиеся к деятельности администрации города постоянно
2.1-2	......
2.1-3	......

Начальник управления

Подпись

О.В. Абольянина

СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК управления
кадров и муниципальной
службы администрации
города Хабаровска
от __________ N __________

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _______ году в управлении кадров и муниципальной службы администрации г. Хабаровска

По срокам хранения	Всего	В том числе
		переходящих	с отметкой "ЭПК"
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
ИТОГО:

Наименование должности руководителя службы делопроизводства (лица, ответственного за делопроизводство)	Подпись	Расшифровка подписи
дата

Итоговые сведения переданы в общий отдел

Наименование должности передавшего сведения	Подпись	Расшифровка подписи
дата

Форма номенклатуры дел структурного подразделения администрации г. Хабаровска, не являющегося самостоятельным источником комплектования КГБУ ГАХК

Приложение N 27
к Инструкции
по делопроизводству в
администрации города Хабаровска

АДМИНИСТРАЦИЯ			УТВЕРЖДАЮ
ГОРОДА ХАБАРОВСКА
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
_______________ N _______________
г. Хабаровск
			Заместитель Мэра города - управляющий Делами администрации г. Хабаровска
			Подпись		А.И. Шевцов
			Дата

На 2021 год

Индекс дела	Заголовок дела	Количество томов	Срок хранения и N статьи по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
1. Управление Делами
1.1. Общий отдел
1.1-1	Законы и иные нормативные правовые акты Хабаровского края по вопросам местного самоуправления, присланные для		До минования надобности (ДМН) ст. 3 б ТУ	Относящиеся к деятельности администрации города постоянно
1.1-2	......
1.1-3	......

Начальник общего отдела управления Делами администрации г. Хабаровска	Подпись	М.А. Глинка
дата

СОГЛАСОВАНО		СОГЛАСОВАНО
ЦЭК администрации города Хабаровска		ЭПМК комитета по делам ЗАГС и архивов Правительства Хабаровского края
(протокол от ____________ N _______)		(протокол от ___________ N _______)

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в 2020 году в администрации г. Хабаровска

По срокам хранения	Всего	В том числе
		переходящих	с отметкой "ЭПК"
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
До ликвидации организации
ИТОГО:

Начальник общего отдела управления Делами администрации г. Хабаровска	Подпись	М.А. Глинка
дата

Итоговые сведения переданы в КГБУ ГАХК.

Наименование должности передавшего сведения	Подпись	Расшифровка подписи
дата

Форма сводной номенклатуры дел администрации г. Хабаровска

Приложение N 28
к Инструкции
по делопроизводству в
администрации города Хабаровска

		Ф. N ______________
		Оп. N _____________
		Д. N ______________

____________________________________________________________________

       (наименование государственного (муниципального) архива)

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

                     (наименование организации)

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

           (наименование структурного подразделения)

ДЕЛО N __________ ТОМ N __________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

                            (заголовок дела)

____________________________________________________________________

                            (крайние даты)

                                           На _______________ листах

                                           Хранить _________________

Ф. N __________ Оп. N _________ Д. N __________

Форма обложки дела постоянного, временного (свыше 10 лет)
сроков хранения и по личному составу

Приложение N 29
к Инструкции
по делопроизводству в
администрации города Хабаровска

Администрация города Хабаровска		УТВЕРЖДАЮ
Фонд N		Заместитель Мэра города - управляющий Делами администрации города Хабаровска
ОПИСЬ N 1		___________________ А.И. Шевцов
дел постоянного хранения
за 2017

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Количество листов	Примечание
1	2	3	4	5	6
1. Управление Делами
1.1. Общий отдел
1.	1.1-2	Постановления N 01 - 63 администрации города Хабаровска и документы (лист согласования, лист рассылки) к ним	10 января - 10 февраля 2017 г.	256
2.	....
3.	....

В данный раздел описи внесено 3 (три) дела с N 1 по N 3, в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:

Начальник общего отдела управления Делами администрации города Хабаровска

М.А. Глинка

СОГЛАСОВАНО						УТВЕРЖДЕНО
ЦЭК администрации города Хабаровска						ЭПМК комитета по делам ЗАГС и архивов Правительства Хабаровского края
(протокол от		N		)
						(протокол от		N	______)

Форма описи дел постоянного хранения

Приложение N 30
к Инструкции
по делопроизводству в
администрации города Хабаровска

Администрация города Хабаровска		УТВЕРЖДАЮ
		Заместитель Мэра города - управляющий Делами администрации города Хабаровска
Фонд N		Подпись		А.И. Шевцов
		Дата
ОПИСЬ N
фотодокументов-позитивов
постоянного хранения
за 2018 год

N ед. хр.	Производственный номер	Заголовок (аннотация) документа название (диафильмов)	Автор съемки	Дата съемки	Место съемки	Кол-во кадров панорамной съемки	Состав текстовой сопроводительной документации	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8	9
Управление международных связей
1.		Визит делегации города Хабаровска в город Пучон (Республика Корея), с целью посещения промышленных предприятий города Пучона для ознакомления с современными инновационными технологиями в промышленности, а также для проведения переговоров по инвестиционному сотрудничеству. Посещение делегацией Хабаровска группы компаний "ILWOO precision". Слева направо (на переднем плане): Котова Людмила Владимировна, коммерческий директор общества с ограниченной ответственность (далее - ООО) "Континент Тау", Ощановский Владимир Иосифович, и.о. заместителя Мэра города Хабаровска по промышленности, транспорту, связи и работе с правоохранительными органами, Шачнев Владимир Васильевич, генеральный директор ООО "БТ Машинери", Бахов Сергей Константинович, генеральный директор ООО "Баск Пластик", Хоменко Андрей Анатольевич, заместитель начальника управления международных связей администрации города Хабаровска, начальник отдела международного протокола, Кан Андрей Валерьевич, генеральный директор ООО "Твой свет"; на заднем плане: (имя, отчество, фамилия неизвестны)	Перегудов Д.П.	27 марта 2018 г.	г. Пусан
2.	.....
3.	.....

В данный раздел описи внесено 3 (три) дела с N 1 по N 3.

Ведущий специалист отдела делопроизводства ООО "Контроллинг"	Подпись	Д.А. Толстова
Начальник общего отдела управления Делами администрации города Хабаровска	Подпись	М.А. Глинка

СОГЛАСОВАНО			УТВЕРЖДЕНО
Протокол ЦЭК			Протокол ЭПМК
администрации города			комитета по делам ЗАГС и архивов Правительства Хабаровского края
Хабаровска
от	N		от	N

Форма описи фотодокументов-позитивов постоянного хранения

Приложение N 31
к Инструкции
по делопроизводству в
администрации города Хабаровска

Администрация города Хабаровска		УТВЕРЖДАЮ
		Заместитель Мэра города - управляющий Делами администрации города Хабаровска
Фонд N		Подпись		А.И. Шевцов
		Дата
ОПИСЬ N
электронных фотодокументов постоянного хранения за 2017 год

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Объем, Мб	Примечания
1	2	3	4	5	6
1.		Фотодокументы мероприятий, проводимых комитетом администрации города Хабаровска по управлению Индустриальным районом	2017 г.	DVD-R 132 Мб

В данный раздел описи внесено 1 (одно) дело N 1 объемом 132 Мб.

Ведущий специалист отдела делопроизводства ООО "Контроллинг"	Подпись	Д.А. Толстова
Начальник общего отдела	Подпись	М.А. Глинка
управления Делами администрации города Хабаровска

СОГЛАСОВАНО					УТВЕРЖДЕНО
Протокол ЦЭК					Протокол ЭПМК комитета
администрации города Хабаровска					по делам ЗАГС и архивов Правительства Хабаровского края
(от	N		)		(от	N		)

Приложение К ОПИСИ N
электронных дел, документов
постоянного хранения
за 2017 год

Реестр документов (контейнеров электронных документов) электронного дела:

N ед. хр. по описи N 1.

Индекс дела

Заголовок дела: Фотодокументы мероприятий, проводимых комитетом администрации города Хабаровска по управлению Индустриальным районом

Дата документа	Рег. N документа	Наименование документа	Объем, Мб	Примечания
1	2	3	4	5
Торжественное мероприятие, посвященное приему молодежи в ряды детско-юношеского движения "ЮНАРМИЯ"
21 января 2017 г.	1.	Учащиеся МАОУ г. Хабаровска "Средняя школа N 19", принятые в ряды детско-юношеского движения "ЮНАРМИЯ". В центре: Демехова А.А., заместитель директора МАОУ г. Хабаровска "Средняя школа N 19" по воспитательной работе (слева), и Кравчук С.А., заместитель Мэра, председатель комитета администрации города Хабаровска по управлению Индустриальным районом (справа)	5,88 Мб
21 января 2017 г.	2.	Учащиеся МБОУ СОШ N 29, принятые в ряды детско-юношеского движения "ЮНАРМИЯ". В центре: Баженова С.А., заместитель директора МБОУ СОШ N 29 по воспитательной работе (слева), и Ларионова Е.П., депутат Законодательной Думы Хабаровского края (справа)	5,82 Мб
21 января 2017 г.	3.	Учащиеся МБОУ СОШ N 72, принятые в ряды детско-юношеского движения "ЮНАРМИЯ". В центре: Григоренко И.Б., заместитель директора МБОУ СОШ N 72 по воспитательной работе (слева), и Матаева М.В., заместитель председателя комитета администрации города Хабаровска по управлению Индустриальным районом по социальным вопросам (справа)	5,57 Мб
21 января 2017 г.	4.	Фрагмент торжественного мероприятия, посвященного приему молодежи в ряды детско-юношеского движения "ЮНАРМИЯ". Общий вид зрительного зала.	5,99 Мб	jpg
	5...
	6....
	22...

В данный раздел описи внесено 22 (двадцать две) единицы хранения с N 1 по N 22.

Ведущий специалист отдела делопроизводства ООО "Контроллинг"	Подпись	Д.А. Толстова
Начальник общего отдела управления Делами администрации города Хабаровска	Подпись	М.А. Глинка

Форма описи электронных дел,
документов (видео) постоянного хранения

Приложение N 32
к Инструкции
по делопроизводству в
администрации города Хабаровска

Администрация города Хабаровска		УТВЕРЖДАЮ
Фонд N		Заместитель Мэра города - управляющий Делами администрации города Хабаровска
ОПИСЬ N				А.И. Шевцов
электронных дел, документов (видео) постоянного хранения за 2017 год		Подпись
		Дата

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Объем, Мб	Примечание
1	2	3	4	5	6
2017 год
1.		Телесюжет программы "Тема" о патриотическом воспитании молодежи в Хабаровске	23 февраля 2017 г.	DVD-R 1783 Мб

В данный раздел описи внесено 1 (одно) дело N 1 объемом 1783 Мб.

Ведущий специалист отдела делопроизводства ООО "Контроллинг"	Подпись	Д.А. Толстова
Начальник общего отдела управления Делами администрации города Хабаровска	Подпись	М.А. Глинка

СОГЛАСОВАНО						УТВЕРЖДЕНО
ЦЭК администрации города Хабаровска						ЭПМК комитета по делам ЗАГС и архивов Правительства Хабаровского края
(протокол от		N		)
						(протокол от		N	______)

Приложение К ОПИСИ N
электронных дел, документов
постоянного хранения
за 2017 год

Реестр документов (контейнеров электронных документов) электронного дела:

N ед. хр. по описи N 1.

Индекс дела

Заголовок дела: Телесюжет программы "Тема" о мероприятиях, проводимых администрацией города по патриотическому воспитанию молодежи

Дата документа	Рег. N документа	Наименование документа	Объем, Мб	Примечания
1	2	3	4	5
23 февраля 2017 г.	1.	Телесюжет программы "Тема" о мероприятиях, проводимых администрацией города по патриотическому воспитанию молодежи	1783 Мб

Ведущий специалист отдела делопроизводства ООО "Контроллинг"	Подпись	Д.А. Толстова
Начальник общего отдела управления Делами администрации города Хабаровска	Подпись	М.А. Глинка

Форма описи электронных дел,
документов (видео) постоянного хранения

Приложение N 33
к Инструкции
по делопроизводству в
администрации города Хабаровска

Департамент		УТВЕРЖДАЮ
муниципальной собственности администрации города Хабаровска		Заместитель Мэра города - директор департамента
г. Хабаровск		муниципальной собственности
Фонд N		администрации города Хабаровска
ОПИСЬ N		Е.И. Соловьев
дел по личному составу
за 2017 год

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Срок хранения	Кол-во листов	Примечание
1	2	3	4	5	6	7
210.	08-06	Приказы департамента по личному составу	21 января - 23 декабря 2017 г.	50 лет ЭПК	13
211.	08-12	Личные карточки (ф. Т-2) работников департамента, уволенных в 2017 году		50 лет ЭПК	1
212.	03-12	Расчетные листки по начислению заработной платы работникам департамента	январь - декабрь 2017 г.	50 лет ЭПК	242

В данный раздел описи внесено 3 (три) дела с N 210 по N 212.

Главный специалист сектора контроля, делопроизводства и кадровой работы, общего отдела департамента муниципальной собственности администрации г. Хабаровска		А.А. Сударева
20.07.2020

СОГЛАСОВАНО		СОГЛАСОВАНО
ЦЭК департамента муниципальной собственности администрации города Хабаровска		НЭМС КГБУ ГАХК
(протокол от ______ N ___________)		(протокол от ______ N ___________)

Форма описи дел по личному составу

Приложение N 34
к Инструкции
по делопроизводству в
администрации города Хабаровска

Департамент		УТВЕРЖДАЮ
муниципальной собственности администрации города Хабаровска		Заместитель Мэра города - директор департамента
г. Хабаровск		муниципальной собственности
Фонд N		администрации города Хабаровска
ОПИСЬ N		Е.И. Соловьев
личных дел работников, уволенных в за 2017 год

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Срок хранения	Кол-во листов	Примечание
1	2	3	4	5	6	7
		Г
1.	08-52	Баяхчан Григорий Сергеевич	17 июня 2015 г. - 27 июня 2017 г.	50 лет ЭПК	27
		И
2.	08-52	Иванов Илья Викторович	20 января 2015 г. - 25 августа 2017 г.	50 лет ЭПК	25

В данный раздел описи внесено 2 (два) дела с N 1 по N 2.

Главный специалист сектора контроля, делопроизводства и кадровой работы, общего отдела Департамента муниципальной собственности администрации г. Хабаровска		А.А. Сударева
20.07.2020

СОГЛАСОВАНО		СОГЛАСОВАНО
ЦЭК департамента муниципальной собственности администрации города Хабаровска		НЭМС КГБУ ГАХК
(протокол от ______ N ___________)		(протокол от ______ N ___________)

Форма описи личных дел, уволенных работников

Приложение N 35
к Инструкции
по делопроизводству в
администрации города Хабаровска

АДМИНИСТРАЦИЯ		УТВЕРЖДАЮ
ГОРОДА ХАБАРОВСКА		Руководитель структурного подразделения
Наименование структурного подразделения		Подпись		Расшифровка подписи
АКТ		Дата
______________ N ______________
г. Хабаровск
О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

На основании перечня типовых управленческих документов, образующихся

в процессе деятельности государственных органов,  органов  местного

самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения,  Москва,

2019 г.   (ТУ),   отобраны   к   уничтожению    как    не   имеющие

научно-исторической ценности  и  утратившие  практическое  значение

документы

____________________________________________________________________

            (наименование структурного подразделения

N п/п	Заголовок дела (групповой заголовок документов)	Годы	Номер описи	Номер ед. хр. по описи	Количество ед. хр.	Сроки хранения и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

Итого _____________________________ ед. хр. за _______________ годы.

         (цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за _________________ годы утверждены

ЭПМК комитета по делам ЗАГС и  архивов  Правительства  Хабаровского

края (протокол от __________ N ____________).

Наименование должности специалиста, ответственного за делопроизводство (архив)	Подпись	Расшифровка подписи
Дата

СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК (ЦЭК) структурного
Подразделения администрации
г. Хабаровска
(от __________ N ______)

Документы в количестве _____________________________________ ед. хр.

- на бумажном носителе весом ___________________________________ кг

сданы на уничтожение;

- на электронном носителе сданы на уничтожение _____________________

____________________________________________________________________

                      (способ уничтожения)

Наименование должности специалиста, ответственного за делопроизводство (архив)	Подпись	Расшифровка подписи
Дата

Изменения в учетные документы внесены.

Наименование должности специалиста, ответственного за делопроизводство (архив)	Подпись	Расшифровка подписи
Дата

Форма акта о выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранению