Выплата заработной платы безналичным путем (Т. Панченко, "Финансовая газета. Региональный выпуск", N 38, сентябрь 2004 г.)

Выплата заработной платы безналичным путем

Денежные средства на выплату заработной платы безналичным путем можно перечислять на счета работников по открытым для них вкладам в коммерческих банках, на счета работников, предназначенные для расчета пластиковыми картами, и на текущие счета физических лиц.

Основными документами, регулирующими механизм перечисления заработной платы на специальный карточный счет, являются ст. 136, 44, 73 Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ), главы 45 "Банковский счет" и 46 "Расчеты" Гражданского кодекса Российской Федерации, положения Банка России от 1.04.03 г. N 222-П "О порядке осуществления безналичных расчетов физическими лицами в Российской Федерации", от 9.04.98 г. N 23-П "О порядке эмиссии кредитными организациями банковских карт и осуществления расчетов по операциям, совершаемым с их использованием" и др.

Форма выдачи заработной платы и других выплат с использованием банковских пластиковых карт должна быть закреплена в трудовом или коллективном договоре, заключаемом в соответствии со ст. 44 и 73 ТК РФ.

Безналичный способ выплаты заработной платы с использованием банковских карт может применяться организацией только в том случае, если все работники согласны на такую форму расчетов по оплате труда. Следовательно, для получения заработной платы безналичным путем каждый работник должен представить заявление с просьбой перечислять заработную плату на определенный банковский счет. После этого организация выбирает банк-эмитент (это может быть банк, в котором у организации уже открыт расчетный счет, но может быть и другой банк), платежную систему (международную или локальную), определенный тип и вид пластиковой карты - расчетную или кредитную. Расчетная карта - банковская карта, выданная владельцу средств на банковском счете, использование которой позволяет держателю банковской карты согласно условиям договора между эмитентом и клиентом распоряжаться денежными средствами, находящимися на его счете в пределах расходного лимита, установленного эмитентом, для оплаты товаров и услуг и/или получения наличных денежных средств. Кредитная карта - банковская карта, использование которой позволяет держателю банковской карты согласно условиям договора с эмитентом осуществлять операции в размере предоставленной эмитентом кредитной линии и в пределах расходного лимита, установленного эмитентом, для оплаты товаров и услуг и/или получения наличных денежных средств.

Кроме того, организация выбирает валюту счета карты, наиболее выгодные тарифы по обслуживанию карточных счетов; определяет режим кредитования по зарплатной карте (возможность выпуска пластиковых карт, по которым предоставляется возможность получения кредита в виде овердрафта при отсутствии средств на карточном счете, а также возможность предоставления работникам организации кредитов на приобретение товаров длительного пользования); определяет целесообразность установки банкомата и оборудования касс на территории организации и условия их установки и обслуживания.

Заключение договора

Между банком - эмитентом карт и юридическим лицом заключается договор на выдачу и использование зарплатной карты держателю - работнику юридического лица. Согласно этому договору банк осуществляет выпуск (эмиссию), персонализацию, выдачу и обслуживание банковских карт, открытие карт-счетов со специальным режимом, зачисление по поручению юридического лица денежных средств на карт-счета работников, а юридическое лицо обеспечивает надлежащее оформление расчетных документов и оплату услуг банка, связанных с изготовлением зарплатной карты и зачислением денежных средств на карт-счета.

Для оформления договорных отношений организация должна представить банку необходимый пакет документов, в том числе:

список доверенных лиц, которым поручено передавать в банк списки и дискеты для зачисления заработной платы работников на специальные карточные счета;

список должностных лиц, уполномоченных подписывать списки на зачисление средств на счета работников, с образцами подписей этих лиц и оттисков печатей;

список работников на электронном носителе и в бумажном виде, заверенный печатью и подписями ответственных лиц;

сведения об организации, подписанные руководителем, главным бухгалтером и заверенные печатью организации;

договор на каждого работника организации о предоставлении в пользование и обслуживании личной банковской карты, заключаемый банком с каждым держателем карты;

заявление-обязательство от имени каждого работника организации на открытие карт-счета и получение зарплатной карты;

копия паспорта каждого работника организации, на имя которого выпускается карта, подписанная руководителем и скрепленная печатью организации;

график выплаты заработной платы, заверенный руководителем организации.

После заключения договора банк открывает каждому работнику специальный карточный счет, на который и будет зачисляться его заработная плата, а также изготавливает, выдает держателям - работникам юридического лица банковские пластиковые зарплатные карты. На лицевой стороне карты указываются фамилия, имя держателя, а на магнитной ленте записан его персональный идентификационный номер (ПИН-код).

До всех работников организация доводит сведения о номерах телефонов, адресах банка и его отделений, обслуживающих карту, правилах пользования и сроках действия зарплатных карт, видах операций, которые может производить держатель с помощью карты; о действиях, которые нужно предпринять в тех случаях, если банк неправильно учитывает операции по карт-счету или работник не согласен с выписками банка.

С помощью именной зарплатной карты каждый работник может распоряжаться своим персональным карт-счетом, открываемым на его имя при предъявлении паспорта или заменяющего его документа. Расходные операции по карт-счетам совершаются только на основании документов, составленных с использованием банковских карт.

Ответственность за потерю карты несет работник. В случае потери (или кражи) карты он обязан сразу же уведомить об этом банк, чтобы тот имел возможность прекратить движение по данному карт-счету.

При увольнении держателя зарплатной карты организация должна письменно уведомить о дате его увольнения банк-эмитент в сроки, предусмотренные договором на выдачу и использование зарплатной карты держателю - работнику юридического лица. Бывший работник может продолжать пользоваться картой, но в этом случае расходы по ее обслуживанию он будет оплачивать самостоятельно.

Перечисление заработной платы на банковские карты

Если у организации есть расчетный счет в банке-эмитенте, то деньги на карт-счета работников, открытые в этом же банке, перечисляются непосредственно с него. В таком случае организация одним платежным поручением перечисляет банку общую сумму, предназначенную к выплате заработной платы всем работникам.

Одновременно с платежным поручением банку передается реестр зачислений на карт-счета работников, в котором должны быть указаны реквизиты банка, табельные номера, фамилии, имена, отчества работников, реквизиты карт-счетов и суммы заработной платы, подлежащие зачислению. Форма реестра разрабатывается каждым банком самостоятельно.

Реестр должен быть подписан лицами, имеющими право подписи расчетных документов, и заверен печатью организации. Реестр представляется в банк как в бумажном виде в двух экземплярах, так и в виде электронного файла в формате, согласованном с банком и представляющем собой копию реестра. Информация, направляемая в банк в электронном виде, может быть предоставлена на дискете либо передана по электронным каналам связи при условии заключения соответствующего соглашения.

В подтверждение того, что заработная плата перечислена на карточные счета, банк выдает организации выписку и возвращает один экземпляр реестра со своей отметкой, что и является документальным подтверждением факта погашения задолженности перед работниками за соответствующий период.

Порядок налогообложения

Организация самостоятельно удерживает все предусмотренные законодательством налоги и страховые взносы с заработной платы работников до момента представления в банк документов на зачисление денежных средств на карт-счета и несет ответственность за налогообложение сумм выплат, зачисляемых на карточные счета работников.

В соответствии с п. 1 ст. 226 НК РФ все организации, от которых или в результате отношений с которыми физические лица получают доходы, обязаны исчислить, удержать со своих сотрудников и уплатить в бюджет налог на доходы физических лиц по ставке 13%. Сумма налога удерживается организацией - налоговым агентом непосредственно из доходов работника-налогоплательщика при их фактической выплате.

Согласно п. 6 ст. 226 НК РФ при перечислении заработной платы со счетов организации в банке на счета работников налог на доходы физических лиц уплачивается в бюджет не позднее дня фактического перечисления дохода, поэтому одновременно с платежным поручением на перечисление заработной платы на карточные счета организация должна представить в банк платежное поручение на уплату в бюджет этого налога.

Организация, оплатив стоимость изготовления зарплатной карты для работника, должна удержать с него налог на доходы физических лиц. Связано это с тем, что согласно п.п. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ к доходам, полученным налогоплательщиком в натуральной форме, относится, в частности, оплата организацией стоимости услуг (в данном случае - услуг банка-эмитента), оказанных в его интересах.

Налог на доходы физических лиц необходимо удержать также в том случае, когда организация берет на себя расходы по оплате комиссии банка за повторное изготовление и продление карты в случае ее утраты, а также комиссии банка за выпуск дополнительной карты или повторное изготовление карты в случае ее повреждения.

Пример. Организация переводит в августе заработную плату работников на пластиковые банковские карты. В штате организации числятся два работника: Орлов В.С. - с окладом 18 000 руб., Соколова О.П. - с окладом 12 000 руб. По условиям трудовых договоров, которые с ними заключены, заработная плата выдается 15-го (аванс в размере 50% заработной платы) и 31-го (окончательный расчет) числа каждого месяца.

В августе работники фирмы уже не имеют права на стандартные налоговые вычеты.

При перечислении аванса (15 августа) в учете должны быть сделаны записи:

Дебет 57, Кредит 51 - 15 000 руб. ((18 000 руб. + 12 000 руб.) х 50%) - переведены средства в счет выплаты аванса по заработной плате на карточные счета работников;

Дебет 70, субсчет "Расчеты с Орловым", Кредит 57 - 9000 руб. (18 000 руб. х 50%) - зачислены деньги на карточный счет Орлова;

Дебет 70, субсчет "Расчеты с Соколовой", Кредит 57 - 6000 руб. (12 000 руб. х 50%) - зачислены деньги на карточный счет Соколовой.

При окончательном расчете с работниками (31 августа) записи будут такими:

Дебет 44, Кредит 70, субсчет "Расчеты с Орловым" - 18 000 руб. - начислена заработная плата Орлову;

Дебет 44, Кредит 70, субсчет "Расчеты с Соколовой" - 12 000 руб. - начислена заработная плата Соколовой;

Дебет 44, Кредит 68, субсчет "Расчеты по единому социальному налогу с бюджетом" - 8400 руб. ((18 000 руб. + 12 000 руб.) х 28%) - начислен единый социальный налог с заработной платы работников, уплачиваемый в бюджет;

Дебет 44, Кредит 69, субсчет "Расчеты по единому социальному налогу с внебюджетными фондами" - 2280 руб. ((18 000 руб. + 12 000 руб.) х 7,6%) - начислен единый социальный налог с заработной платы, уплачиваемый во внебюджетные фонды;

Дебет 68, субсчет "Расчеты по единому социальному налогу с федеральным бюджетом", Кредит 69, субсчет "Расчеты по пенсионному страхованию" - 4200 руб. ((18 000 руб. + 12 000 руб.) х 14%) - начислены взносы на обязательное пенсионное страхование;

Дебет 70, субсчет "Расчеты с Орловым", Кредит 68, субсчет "Расчеты по налогу на доходы физических лиц" - 2340 руб. (18 000 руб. х 13%) - начислен налог на доходы физических лиц с заработной платы Орлова;

Дебет 70, субсчет "Расчеты с Соколовой", Кредит 68, субсчет "Расчеты по налогу на доходы физических лиц" - 1560 руб. (12 000 руб. х 13%) - начислен налог на доходы физических лиц с заработной платы Соколовой.

При перечислении заработной платы в счет окончательного расчета из ее общей суммы необходимо вычесть аванс, ранее выданный работникам, и налог на доходы физических лиц.

Сумма, которую следует перечислить в счет окончательного расчета, составит:

18 000 - 9000 - 2340 + 12 000 - 6000 - 1560 = 11 100 руб.

В бухгалтерском учете при перечислении заработной платы в счет окончательного расчета должны быть сделаны записи:

Дебет 57, Кредит 51 - 11 100 руб. - переведены денежные средства в счет окончательного расчета по заработной плате на карточные счета работников;

Дебет 70, субсчет "Расчеты с Орловым", Кредит 57 - 6660 руб. (18 000 - 9000 - 2340) - зачислены деньги на карточный счет Орлова;

Дебет 70, субсчет "Расчеты с Соколовой", Кредит 57 - 4440 руб. (12 000 - 6000 - 1560) - зачислены деньги на карточный счет Соколовой.

Учет расходов на ведение карточных счетов

Порядок начисления и уплаты сумм комиссий по операциям, совершаемым с использованием банковских карт, определяется в договорах, заключенных между банками и их клиентами. В договоре, как правило, предусматривается оплата услуг банка за открытие и ведение счетов на банковских картах (годовое обслуживание карточных счетов); услуг по зачислению заработной платы и других денежных выплат работникам в установленном договором проценте от суммы зачислений.

Все расходы, связанные с ведением карточных счетов и выдачей самих карт, в бухгалтерском учете отражаются в составе операционных расходов (п. 11 ПБУ 10/99). В налоговом учете их отражают в составе внереализационных расходов. Сумма таких затрат уменьшает налогооблагаемую прибыль организации (ст. 265 НК РФ).

Пример. По договору с банком организация открыла работникам карточные счета для ежемесячного перевода на них заработной платы. Банку была перечислена оплата за годовое обслуживание этих счетов в сумме 5400 руб. (360 000 руб. х 1,5%). В бухгалтерском учете организации сделана запись:

Дебет 60, субсчет "Расчеты по авансам выданным", Кредит 51 - 5400 руб. - перечислен банку аванс за годовое обслуживание карточных счетов.

В дальнейшем в учете организации ежемесячно должна делаться запись:

Дебет 91-2, Кредит 60, субсчет "Расчеты по авансам выданным" - 450 руб. (5400 руб. : 12 мес.) - часть затрат на ведение карточных счетов учтена в составе операционных расходов.

Эта сумма уменьшает налогооблагаемую прибыль организации.

Т. Панченко,

аудитор, аудиторская фирма "Аудит А"

"Финансовая газета. Региональный выпуск", N 38, сентябрь 2004 г.