Приложение N 3. Положение об отделе организации архивной работы и государственного учета Управления архивным делом в городе Севастополе Департамента управления делами Губернатора и Правительства Севастополя

Приложение N 3
УТВЕРЖДЕНО
приказом Департамента
управления делами Губернатора
и Правительства Севастополя
от 19.01.2021 N 1

Положение
об отделе организации архивной работы и государственного учета Управления архивным делом в городе Севастополе Департамента управления делами Губернатора и Правительства Севастополя

1. Общие положения

1.1. Отдел организации архивной работы и государственного учета (далее - Отдел) является структурным подразделением Управления архивным делом в городе Севастополе (далее - Управление) Департамента управления делами Губернатора и Правительства Севастополя (далее - Департамент), действующим на основании Положения, утвержденного приказом Департамента.

1.2. Отдел по всем вопросам своей деятельности подчиняется начальнику Управления и директору Департамента, общее руководство деятельностью Отдела осуществляет начальник Отдела.

1.3. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, законами Российской Федерации, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, приказами, указаниями и информационными письмами Федерального архивного агентства (Росархив), Уставом города Севастополя, законами города Севастополя, указами и распоряжениями Губернатора города Севастополя, постановлениями и распоряжениями Правительства Севастополя, приказами и распоряжениями Департамента, Положением об Управлении, настоящим Положением.

1.4. Отдел осуществляет свою деятельность непосредственно, а также во взаимодействии в пределах своих полномочий с другими структурными подразделениями Управления, Департамента, территориальными федеральными органами исполнительной власти, исполнительными органами государственной власти города Севастополя, иными государственными органами города Севастополя, органами местного самоуправления в городе Севастополе, организациями и общественными объединениями, осуществляющими деятельность на территории города Севастополя, гражданами.

1.5. Сотрудники отдела назначаются на должность и освобождаются от замещаемой должности директором Департамента по представлению начальника Управления.

2. Задачи Отдела

Задачами Отдела являются:

2.1. Участие в осуществлении анализа состояния архивного дела в городе Севастополе, подготовка предложений по планированию и отчетности по развитию архивного дела в городе Севастополе.

2.2. Государственный автоматизированный учет документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, находящихся на хранении в Государственном казённом учреждении "Архив города Севастополя" (далее - ГКУ "Архив города Севастополя").

2.3. Государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, находящихся на хранении в государственных музеях и библиотеках города Севастополя.

2.4. Координация деятельности ГКУ "Архив города Севастополя", исполнительных органов государственной власти города Севастополя, иных государственных органов города Севастополя, органов местного самоуправления в городе Севастополе, предприятий, учреждений и организаций города Севастополя, а также территориальных федеральных органов исполнительной власти, предприятий, учреждений и организаций, осуществляющих деятельность на территории города Севастополя в сфере архивного дела в пределах компетенции Отдела.

2.5. Участие в региональном государственном контроле за соблюдением законодательства об архивном деле в пределах компетенции Отдела.

2.6. Организация использования документов Архивного фонда Российской Федерации, обеспечения доступа к архивным документам через публикацию сборников, справочников, альбомов, иных видов изданий, размещение выставок архивных документов и др.

3. Функции Отдела

В соответствии с возложенными на него задачами Отдел выполняет следующие функции:

3.1. Анализирует состояние архивного дела в городе Севастополе, готовит предложения по планированию и отчетам развития архивного дела в городе Севастополе и информацию о состоянии архивного дела в городе Севастополе.

3.2. Участвует в разработке предложений в сфере архивного дела для включения в государственные программы города Севастополя и федеральные целевые программы.

3.3. Участвует в разработке проектов законодательных, нормативных правовых актов по вопросам, относящимся к компетенции Управления.

3.4. Участвует в разработке правовых актов по вопросам архивного дела и организации документов в делопроизводстве.

3.5. Готовит проекты административных регламентов предоставления государственных услуг и осуществления государственных функций в сфере архивного дела, обеспечивает их согласование в установленном порядке.

3.6. Размещает сведения в сфере архивного дела в государственных автоматизированных информационных системах:

- в государственной автоматизированной системе "Управление";

- в федеральной государственной информационной системе "Единый реестр проверок";

- в федеральном реестре государственных и муниципальных услуг.

3.7. Участвует в подготовке и проведении мероприятий по профилактике нарушений обязательных требований законодательства, оценка соблюдения которых осуществляется в рамках осуществления регионального государственного контроля за соблюдением законодательства об архивном деле, в том числе:

3.7.1. участвует в подготовке и проведении ежеквартальных публичных обсуждений правоприменительной практики;

3.7.2. проводит консультации, семинары, совещания по вопросам соблюдения обязательных требований;

3.7.3. готовит информацию для обобщения правоприменительной практики и руководств по соблюдению обязательных требований для утверждения Департаментом;

3.7.4. участвует в иных мероприятиях, направленных на предотвращения рисков причинения вреда охраняемым законом ценностям в сфере архивного дела;

3.8. Готовит проекты предостережений о недопустимости нарушения обязательных требований для подписания уполномоченным должностным лицом Департамента.

3.9. Участвует в проведении регионального государственного контроля в городе Севастополе за соблюдением законодательства об архивном деле, в том числе:

3.9.1. готовит проекты распоряжений Департамента о проведении проверок;

3.9.2. участвует в проведении плановых и внеплановых, выездных и документарных проверок соблюдения законодательства об архивном деле в пределах компетенции, установленной законодательством Российской Федерации; составляет акты о проведении проверок;

3.9.3. в ходе проведения проверок при выявлении нарушений обязательных требований выдает предписания об устранении выявленных нарушений и контролирует их исполнение;

3.9.4. в ходе проведения проверок при выявлении нарушений, предусмотренных положениями Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (далее - КоАП РФ) - составляет протоколы об административных правонарушениях;

3.9.5 готовит протоколы об административных правонарушениях для направления мировому судье в порядке, установленном КоАП РФ:

3.9.6. участвует в проведении иных мероприятий в рамках осуществления в городе Севастополе регионального государственного контроля за соблюдением законодательства об архивном деле.

3.10. Оказывает методическую помощь по вопросам архивного дела и делопроизводства в городе Севастополе.

3.11. Участвует в заседании Экспертно-проверочной комиссии (далее - ЭПК) для решения вопросов о включении в состав Архивного фонда Российской Федерации конкретных документов, созданных на территории города Севастополя, а также определении в их составе особо ценных документов, в том числе уникальных документов; обеспечивает выполнение функций и задач Экспертно-проверочной комиссии, в том числе:

3.11.1. рассматривает и готовит предложения по утверждению описей дел постоянного хранения;

3.11.2. рассматривает и готовит предложения по согласованию описей дел по личному составу, типовых, примерных и индивидуальных номенклатур дел, положений об экспертных комиссиях;

3.11.3. рассматривает иные документы согласно функциям ЭПК, определенных положением об ЭПК.

3.12. Участвует в рассмотрении инструкций или иных документов, определяющих ведение делопроизводства, архивного дела и работу архивов органов государственной власти города Севастополя, исполнительных органов государственной власти города Севастополя, органов местного самоуправления в городе Севастополе, предприятий, учреждений и организаций, осуществляющих деятельность на территории города Севастополя; готовит проекты предложений по их согласованию в Департамент.

3.13. Готовит предложения для включения в список источников комплектования ГКУ "Архив города Севастополя".

3.14. В пределах полномочий координирует деятельность ГКУ "Архив города Севастополя" по перспективному, текущему планированию и отчетности, осуществлению хранения, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации; осуществляет организационно-методическое руководство по подготовке плановых и отчетных документов ГКУ "Архив города Севастополя"; участвует в согласовании планов работы и анализирует отчеты о деятельности ГКУ "Архив города Севастополя".

3.15. Осуществляет ведение автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, находящихся на хранении в ГКУ "Архив города Севастополя" в базе данных "Фондовый каталог".

3.16. Осуществляет государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, находящихся на хранении в государственных музеях и библиотеках города Севастополя.

3.17. Готовит сводные сведения о количестве документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, находящихся на хранении в ГКУ "Архив города Севастополя", архивах государственных музеев и библиотек города Севастополя.

3.18. Готовит предложения по включению архивных документов в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации;

3.19. Принимает участие в проведении работы по рассекречиванию носителей сведений, составляющих государственную тайну или конфиденциальную информацию, находящихся на хранении в ГКУ "Архив города Севастополя".

3.20. Обеспечивает деятельность Комиссии по рассмотрению итогов проверки наличия дел и снятия с учета архивных документов, находящихся на хранении в ГКУ "Архив города Севастополя".

3.21. Готовит предложения по передаче архивных документов, находящихся в собственности города Севастополя, в собственность Российской Федерации, иных субъектов Российской Федерации и (или) муниципальных образований.

3.22. Организует подготовку сборников архивных документов, архивных справочников, альбомов, сборников статей, иных видов изданий, подготовленных с использованием документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на хранении в ГКУ "Архив города Севастополя".

3.23. Организует проведение выставок архивных документов, находящихся на хранении в ГКУ "Архив города Севастополя".

3.24. Обеспечивает деятельность Научно-методического совета для рассмотрения проектов и макетов архивных справочников и сборников, публикаций, выставок, иных информационных проектов, подготовленных Управлением и ГКУ "Архив города Севастополя".

3.25. Координирует научно-исследовательскую и методическую работу ГКУ "Архив города Севастополя".

3.26. Принимает участвует в организации научно-практических конференций, совещаниях, семинарах по архивному делу и документационному обеспечению в целях обмена информацией в сфере архивного дела.

3.27. Принимает участие в пределах компетенции в реализации федеральных и межрегиональных проектов, в том числе выставок архивных документов, публикаций сборников архивных документов, иных изданий и др.

3.28. Оказывает методическую помощь негосударственным организациям в учете, хранении, комплектовании и использовании архивных документов.

3.29. Вносит в установленном порядке предложения по вопросам, относящимся к компетенции Управления, при разработке проектов соглашений (договоров) города Севастополя с другими субъектами Российской Федерации, осуществляет в пределах компетенции выполнение обязательств по указанным соглашениям (договорам).

3.30. Принимает участие во взаимодействии с территориальными федеральными органами исполнительной власти, исполнительными органами государственной власти города Севастополя, иными государственными органами города Севастополя, органами местного самоуправления в городе Севастополе, предприятиями, учреждениями и организациями всех форм собственности, осуществляющими деятельность на территории города Севастополя, гражданами по вопросам установления места нахождения архивных документов ликвидированных организаций.

3.31. Готовит предложения по размещению информации о деятельности Управления в разделе Департамента в государственной информационной системе "Портал органов государственной власти города Севастополя" (официальный сайт Департамента).

3.32. Готовит предложения по включению документов в номенклатуру дел Управления; обеспечивает комплектование, учет, сохранность и использование документов, созданных в деятельности Отдела.

3.33. Осуществляет иные функции в соответствии с законодательством Российской Федерации, решениями и поручениями Губернатора города Севастополя, Правительства Севастополя, директора Департамента.

4. Права Отдела

С целью решения поставленных перед ним задач и выполнения возложенных на него функций, Отдел вправе:

4.1. Готовить проекты запросов в территориальные органы федеральных органов исполнительной власти, исполнительные органы государственной власти города Севастополя, иные органы государственной власти города Севастополя, органы местного самоуправления в городе Севастополе, предприятия, учреждения и организаций по предоставлении информации, необходимую для реализации полномочий в сфере архивного дела.

4.2. Направлять своих представителей для участия в экспертных и ликвидационных комиссиях организаций - источниках комплектования ГКУ "Архив города Севастополя" для решения вопросов обеспечения сохранности архивных документов, информировать руководителей этих организаций о выявленных недостатках.

4.3. Принимать участие в работе и входить в состав рабочих групп, комиссий, советов и др., в том числе межведомственных и созданных в процессе деятельности Департамента.

4.4. Разрабатывать методические документы по вопросам, входящим в компетенцию отдела.

4.5. Готовить документы для публикации в печатных изданиях, размещения в государственной информационной системе "Портал органов государственной власти города Севастополя" и на сайте ГКУ "Архив города Севастополя".

4.6. Готовить предложения по представлению в установленном порядке к награждению правительственными наградами, присвоению почетных званий, отраслевых знаков отличия Российской Федерации, ведомственными наградами Росархива, присуждении почетных званий города Севастополя, награждению грамотами и благодарственными письмами Губернатора города Севастополя, Правительства Севастополя, Департамента особо отличившихся сотрудников Управления, ГКУ "Архив города Севастополя", предприятий, учреждений и организаций за деятельность, способствующую развитию архивного дела в городе Севастополе, сохранению документов Архивного фонда Российской Федерации.

4.7. Принимать участие в определении показателей эффективности деятельности ГКУ "Архив города Севастополя".

4.8. Осуществлять в установленном порядке деловые контакты с архивными, научными и другими учреждениями, общественными организациями по вопросам, входящим в компетенцию отдела.

4.9. Должностные лица Управления при выполнении своих обязанностей имеют право посещать архивы и делопроизводственные подразделения исполнительных органов государственной власти города Севастополя, иных органов государственной власти города Севастополя, органов местного самоуправления в городе Севастополе, территориальных федеральных органов исполнительной власти города Севастополя, организаций.

5. Руководство и организация деятельности Отдела

5.1. Отдел возглавляет начальник, назначаемый на должность и освобождаемый от должности директором Департамента по представлению начальника Управления.

5.2. Начальник Отдела:

5.2.1. руководит деятельностью Отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел задач и функций;

5.2.2. распределяет обязанности между специалистами отдела в соответствии с утвержденными в установленном порядке должностными регламентами по должностям государственной гражданской службы, контролирует их выполнение;

5.2.3. устанавливает конкретных исполнителей документов и поручений, поступивших в Отдел;

5.2.4. контролирует соблюдение специалистами Отдела трудовой и производственной дисциплины;

5.2.5. вносит в установленном порядке начальнику Управления предложения о поощрении специалистов Отдела или о применении к ним мер дисциплинарного взыскания;

5.2.6. принимает участие в совещаниях, проводимых Управлением;

5.3. В отсутствие начальника Отдела его обязанности исполняет главный специалист - эксперт Отдела по согласованию с начальником Управления.

6. Ответственность Отдела

6.1. Отдел несет всю полноту ответственности за своевременность и качество выполнения задач и функций, возложенных на Отдел настоящим Положением.

6.2. Отдел несет ответственность за соблюдение в пределах осуществляемых функций защиту сведений, составляющих государственную тайну и информации ограниченного пользования.

6.3. Начальник Отдела несет персональную ответственность за выполнение должностных регламентов специалистами Отдела в соответствии с действующим законодательством.

6.4. Степень и порядок привлечения к ответственности специалистов Отдела устанавливается действующим законодательством Российской Федерации и города Севастополя, должностными регламентами, служебными контрактами и приказами по Департаменту.