Приложение N 2. Положение об отделе формирования Архивного фонда и осуществления государственного контроля Управлении архивным делом в городе Севастополе Департамента управления делами Губернатора и Правительства Севастополя

Приложение N 2
УТВЕРЖДЕНО
приказом Департамента
управления делами Губернатора
и Правительства Севастополя
от 19.01.2021 N 1

Положение
об отделе формирования Архивного фонда и осуществления государственного контроля Управлении архивным делом в городе Севастополе Департамента управления делами Губернатора и Правительства Севастополя

1. Общие положения

1.1. Отдел формирования Архивного фонда и осуществления государственного контроля (далее - Отдел) является структурным подразделением Управления архивным делом в городе Севастополе (далее - Управление) Департамента управления делами Губернатора и Правительства Севастополя (далее - Департамент), действующим на основании Положения, утвержденного приказом Департамента.

1.2. Отдел по всем вопросам своей деятельности подчиняется начальнику Управления и директору Департамента, общее руководство деятельностью Отдела осуществляет заместитель начальника Управления - начальник Отдела.

1.3. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, законами Российской Федерации, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, приказами, указаниями и информационными письмами Федерального архивного агентства (Росархив), Уставом города Севастополя, законами города Севастополя, указами и распоряжениями Губернатора города Севастополя, постановлениями и распоряжениями Правительства Севастополя, приказами и распоряжениями Департамента, Положением об Управлении, настоящим Положением.

1.4. Отдел при осуществлении деятельности взаимодействует в пределах своих полномочий с другими структурными подразделениями Управления, Департамента, территориальными федеральными органами исполнительной власти, исполнительными органами государственной власти города Севастополя, иными государственными органами города Севастополя, органами местного самоуправления в городе Севастополе, организациями и общественными объединениями, осуществляющими деятельность на территории города Севастополя, гражданами.

1.5. Сотрудники Отдела назначаются на должность и освобождаются от замещаемой должности директором Департамента по представлению начальника Управления.

2. Задачи Отдела

Задачами Отдела являются:

2.1. Подготовка проектов документов по планированию и анализу развития архивного дела в городе Севастополе.

2.2. Комплектование Архивного фонда Российской Федерации документами, образующимися в деятельности территориальных федеральных органов исполнительной власти, находящихся на территории города Севастополя, исполнительных органов государственной власти города Севастополя и иных органов государственной власти города Севастополя, органов местного самоуправления в городе Севастополе, предприятий, учреждений и организаций, осуществляющих деятельность в городе Севастополе, граждан, проживающих в городе Севастополе.

2.3. Государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, находящихся на хранении в архивах территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, осуществляющих деятельность на территории города Севастополя, исполнительных органов государственной власти города Севастополя и иных органов государственной власти города Севастополя, органов местного самоуправления в городе Севастополе, предприятий, учреждений и организаций, осуществляющих деятельность в городе Севастополе - источников комплектования Государственного казенного учреждения "Архив города Севастополя" (далее - ГКУ "Архив города Севастополя").

2.4. Координация в пределах компетенции деятельности в сфере архивного дела исполнительных органов государственной власти города Севастополя, иных государственных органов города Севастополя, органов местного самоуправления в городе Севастополе, предприятий, учреждений и организаций города Севастополя, а также территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, иных юридических лиц, осуществляющих деятельность на территории города Севастополя; участие в координации деятельности ГКУ "Архив города Севастополя".

2.5. Осуществление в городе Севастополе в пределах компетенции регионального государственного контроля за соблюдением законодательства об архивном деле;

2.6. Участие в организации использования документов Архивного фонда Российской Федерации на территории города Севастополя, подготовке к публикации сборников, размещении выставок и др.

3. Функции Отдела

В соответствии с возложенными на него задачами Отдел выполняет следующие функции:

3.1. Анализирует состояние архивного дела в городе Севастополе, осуществляет подготовку проектов планов и отчетов по развитию архивного дела в городе Севастополе, информации о состоянии архивного дела в городе Севастополе.

3.2. Участвует в подготовке предложений в сфере архивного дела для включения в государственные программы города Севастополя и федеральные целевые программы.

3.3. Участвует в подготовке предложения по передаче архивных документов, находящихся в собственности города Севастополя, в собственность Российской Федерации, иных субъектов Российской Федерации и (или) муниципальных образований.

3.4. Участвует в установленном порядке в разработке проектов законов города Севастополя, правовых актов Губернатора и Правительства Севастополя по вопросам, относящимся к компетенции Управления.

3.5. Разрабатывает проекты приказов и распоряжений Департамента по вопросам архивного дела и организации документов в делопроизводстве, в том числе проекты административных регламентов осуществления государственных функций в сфере архивного дела; обеспечивает их согласование в установленном порядке.

3.6. Размещает сведения в сфере архивного дела в государственных автоматизированных информационных системах, в том числе:

- в государственной автоматизированной системе "Управление";

- в федеральной государственной информационной системе "Единый реестр проверок";

- в государственной информационной системе "Типовое облачное решение по автоматизации контрольной (надзорной) деятельности";

3.7. Ежегодно разрабатывает проект ведомственной программы профилактики рисков причинения вреда охраняемым законом ценностям в сфере архивного дела.

3.8. Осуществляет подготовку и проводит мероприятия по профилактике нарушений обязательных требований законодательства, оценка соблюдения которых осуществляется в рамках осуществления регионального государственного контроля за соблюдением законодательства об архивном деле (далее - обязательные требования), в том числе:

3.8.1. организовывает и проводит ежеквартальные публичные обсуждения правоприменительной практики;

3.8.2. проводит консультации, семинары, совещания по вопросам соблюдения обязательных требований;

3.8.3. готовит проекты обобщений правоприменительной практики и руководств по соблюдению обязательных требований;

3.8.4. проводит иные мероприятия, направленные на предотвращение рисков причинения вреда охраняемым законом ценностям в сфере архивного дела.

3.9. Готовит проекты предостережений о недопустимости нарушения обязательных требований для подписания уполномоченным должностным лицом Департамента.

3.10. Осуществляет в городе Севастополе региональный государственный контроль за соблюдением законодательства об архивном деле, в том числе:

3.10.1. разрабатывает для дальнейшего утверждения Правительством Севастополя проекты критериев по отнесению исполнительных органов государственной власти города Севастополя, иных государственных органов города Севастополя, органов местного самоуправления в городе Севастополе, предприятий, учреждений и организаций города Севастополя, в отношении которых проводится региональный государственный контроль за соблюдением законодательства об архивном деле (контролируемые лица), к категориям риска с целью применения при осуществлении регионального государственного контроля за соблюдением законодательства об архивном деле риск-ориентированного подхода; участвует во внедрении утвержденных критериев в организацию регионального государственного контроля за соблюдением законодательства об архивном деле;

3.10.2. ежегодно готовит проекты планов проведения плановых проверок органов государственной власти города Севастополя, должностных лиц органов государственной власти города Севастополя, органов местного самоуправления в городе Севастополе и должностных лиц органов местного самоуправления в городе Севастополе, юридических лиц и индивидуальных предпринимателей города Севастополя; представляет их для согласования и утверждения в установленном порядке;

3.10.3. готовит проекты распоряжений Департамента о проведении проверок;

3.10.4. проводит в городе Севастополе плановые и внеплановые, выездные и документарные проверки соблюдения законодательства об архивном деле в пределах компетенции, установленной законодательством Российской Федерации; составляет акты о проведении проверок;

3.10.5. в ходе проведения проверок при выявлении нарушений обязательных требований выдает предписания об устранении выявленных нарушений и контролирует их исполнение;

3.10.6. в ходе проведения проверок при выявлении нарушений, предусмотренных положениями Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (далее - КоАП РФ), составляет протоколы об административных правонарушениях;

3.10.7. готовит протоколы об административных правонарушениях для направления мировому судье в порядке, установленном КоАП РФ;

3.10.8. проводит иные мероприятия в рамках осуществления в городе Севастополе регионального государственного контроля за соблюдением законодательства об архивном деле.

3.11. Осуществляет мониторинг эффективности регионального государственного контроля за соблюдением законодательства об архивном деле.

3.12. Оказывает методическую помощь по вопросам архивного дела и делопроизводства в городе Севастополе.

3.13. Осуществляет экспертизу ценности документов совместно с собственником или владельцем архивных документов с целью включения документов в состав Архивного фонда Российской Федерации.

3.14. Осуществляет деятельность Экспертно-проверочной комиссии (далее - ЭПК), в том числе:

3.14.1. обеспечивает выполнение функций и задач ЭПК, в том числе ведение делопроизводства ЭПК; обеспечение сохранности документов, созданных в деятельности ЭПК и др.;

3.14.2. рассматривает и готовит предложения по утверждению описей дел постоянного хранения;

3.14.3. рассматривает и готовит предложения по согласованию описей дел по личному составу, типовых, примерных и индивидуальных номенклатур дел, положений об экспертных комиссиях организаций;

3.14.4. рассматривает иные документы согласно функциям ЭПК, определенных положением об ЭПК.

3.15. Участвует в рассмотрении инструкций или иных документов, определяющих ведение делопроизводства, архивного дела и работу архивов органов государственной власти города Севастополя, исполнительных органов государственной власти города Севастополя, органов местного самоуправления в городе Севастополе, предприятий, учреждений и организаций, осуществляющих деятельность на территории города Севастополя; готовит проекты предложений по их согласованию в Департамент.

3.16. Организует работу по определению источников комплектования ГКУ "Архив города Севастополя", составлению списков источников комплектования ГКУ "Архив города Севастополя".

3.17. Осуществляет ведение наблюдательных дел организаций - источников комплектования ГКУ "Архив города Севастополя".

3.18. Координирует деятельность ГКУ "Архив города Севастополя" по перспективному, текущему планированию и отчетности, осуществлению комплектования документами Архивного фонда Российской Федерации; участвует в координации деятельности ГКУ "Архив города Севастополя" по обеспечению сохранности, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации; участвует в пределах полномочий в согласовании планов работы и анализирует отчеты по основным направлениям деятельности ГКУ "Архив города Севастополя".

3.19. Осуществляет государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, находящихся на хранении в архивах организаций - источников комплектования ГКУ "Архив города Севастополя".

3.20. Готовит сводные сведения о количестве документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, находящихся на хранении в архивах организаций - источников комплектования ГКУ "Архив города Севастополя".

3.21. Участвует в подготовке и рассмотрении предложений по включению архивных документов в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации.

3.22. Принимает участие в проведении работы по рассекречиванию носителей сведений, составляющих государственную тайну или конфиденциальную информацию, находящихся на хранении в ГКУ "Архив города Севастополя".

3.23. Участвует в деятельности Комиссии по рассмотрению итогов проверки наличия дел и снятия с учета архивных документов, находящихся на хранении в ГКУ "Архив города Севастополя".

3.24. Участвует в организации подготовки сборников архивных документов, архивных справочников, альбомов, сборников статей, иных видов изданий, подготовленных с использованием документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на хранении в ГКУ "Архив города Севастополя".

3.25. Участвует в организации проведения выставок архивных документов, находящихся на хранении в ГКУ "Архив города Севастополя".

3.26. Участвует в деятельности Научно-методического совета для рассмотрения проектов и макетов архивных справочников и сборников, публикаций, выставок, иных информационных проектов, подготовленных Управлением и ГКУ "Архив города Севастополя".

3.27. Проставляет в установленном порядке апостиль на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных ГКУ "Архив города Севастополя", иными органами и организациями, расположенными на территории города Севастополя (кроме тех, кому такое право предоставлено нормативными правовыми актами Российской Федерации и города Севастополя).

3.28. Участвует в координации научно-исследовательской и методической работы ГКУ "Архив города Севастополя".

3.29. Организовывает проведение научно-практических конференций, совещаний, семинаров по архивному делу и документационному обеспечению в целях обмена информацией в сфере архивного дела.

3.30. Осуществляет в пределах компетенции взаимодействие с уполномоченными органами исполнительной власти в сфере архивного дела субъектов Российской Федерации, федеральными государственными архивами, государственными и муниципальными архивами субъектов Российской Федерации, архивами организаций и архивами граждан с целью обеспечения обмена передовым опытом работы архивных учреждений.

3.31. Участвует в пределах компетенции в реализации федеральных и межрегиональных проектов, в том числе выставок архивных документов, публикаций сборников архивных документов, иных изданий и др.

3.32. Готовит проекты соглашений о сотрудничестве с территориальными органами федеральных органов исполнительной власти; о хранении документов с организациями, принявшими на временное хранение документы сверх установленных законодательством сроков; о хранении документов с организациями, принявшими на временное хранение документы, созданные в деятельности органов и организаций, ликвидированных или прекративших деятельность на территории города Севастополя в связи с вхождением города Севастополя в состав Российской Федерации.

3.33. Осуществляет консультационно-методическую помощь по вопросам организации формирования, хранения, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации в органах местного самоуправления в городе Севастополе и организации управления архивным делом в соответствующих муниципальных образованиях.

3.35. Осуществление взаимодействия с территориальными федеральными органами исполнительной власти, исполнительными органами государственной власти города Севастополя, иными государственными органами города Севастополя, органами местного самоуправления в городе Севастополе, предприятиями, учреждениями и организациями всех форм собственности, осуществляющими деятельность на территории города Севастополя, гражданами по вопросам установления места нахождения архивных документов ликвидированных организаций.

3.36. Оказывает методическую помощь негосударственным организациям в учете, хранении, комплектовании и использовании архивных документов.

3.37. участвует в своевременном рассмотрении устных и письменных обращений граждан и готовит предложения к решениям по ним;

3.38. готовит предложения по размещению информации о деятельности Управления в разделе Департамента в государственной информационной системе "Портал органов государственной власти города Севастополя" (официальный сайт Департамента);

3.39. готовит предложения по включению документов в номенклатуру дел Управления; обеспечивает комплектование, сохранность, учет и использование документов, созданных в деятельности Отдела;

3.40. осуществляет иные функции в соответствии с законодательством Российской Федерации, решениями и поручениями Губернатора города Севастополя, Правительства Севастополя, директора Департамента.

4. Права Отдела

С целью решения поставленных перед ним задач и выполнения возложенных на него функций, Отдел вправе:

4.1. Готовить проекты запросов в территориальные федеральные органы исполнительной власти, исполнительные органы государственной власти города Севастополя, иные органы государственной власти города Севастополя, органы местного самоуправления в городе Севастополе, предприятия, учреждения и организаций о предоставлении информации, необходимой для реализации полномочий в сфере архивного дела.

4.2. Принимать участие в работе экспертных и ликвидационных комиссий организаций - источников комплектования ГКУ "Архив города Севастополя", готовить проекты информаций для руководителей этих организаций о выявленных недостатках.

4.3. Принимать участие в заседаниях Научно-методического совета Южного федерального округа; входить в состав Научно-методического совета Южного федерального округа.

4.4. Принимать участие в работе и входить в состав рабочих групп, комиссий, советов и др., в том числе межведомственных и созданных в процессе деятельности Департамента.

4.5. Готовить предложения по согласованию в установленном порядке учебных программ и других документов по вопросам архивного дела и делопроизводства, разрабатываемые органами государственной власти, организациями города Севастополя всех форм собственности.

4.6. Разрабатывать в пределах компетенции проекты методических документов по вопросам архивного дела и делопроизводства.

4.7. Готовить проекты документов для публикации в печатных изданиях, размещения в государственной информационной системе "Портал органов государственной власти города Севастополя" и на сайте ГКУ "Архив города Севастополя".

4.8. Участвовать в подготовке предложений по представлению в установленном порядке к награждению правительственными наградами, присвоению почетных званий, отраслевых знаков отличия Российской Федерации, ведомственными наградами Росархива, присуждении почетных званий города Севастополя, награждению грамотами и благодарственными письмами Губернатора города Севастополя, Правительства Севастополя, Департамента особо отличившихся сотрудников Управления, ГКУ "Архив города Севастополя", предприятий, учреждений и организаций за деятельность, способствующую развитию архивного дела в городе Севастополе, сохранению документов Архивного фонда Российской Федерации.

4.9. Принимать участие в определении показателей эффективности деятельности ГКУ "Архив города Севастополя".

4.10. Должностные лица Управления при выполнении своих обязанностей имеют право посещать архивы и делопроизводственные подразделения исполнительных органов государственной власти города Севастополя, иных органов государственной власти города Севастополя, органов местного самоуправления в городе Севастополе, территориальных органов федеральных органов исполнительной власти города Севастополя, организаций.

5. Руководство и организация деятельности Отдела

5.1. Отдел возглавляет заместитель начальника Управления - начальник Отдела, назначаемый на должность и освобождаемый от должности директором Департамента по представлению начальника Управления.

5.2. Заместитель начальника Управления - начальник Отдела:

5.2.1. руководит деятельностью Отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел задач и функций;

5.2.2. распределяет обязанности между специалистами Отдела в соответствии с утвержденными в установленном порядке должностными регламентами, контролирует их выполнение;

5.2.3. устанавливает конкретных исполнителей документов и поручений, поступивших в Отдел;

5.2.4. контролирует соблюдение специалистами Отдела трудовой и производственной дисциплины;

5.2.5. вносит в установленном порядке начальнику Управления предложения о поощрении специалистов Отдела или о применении к ним мер дисциплинарного взыскания;

5.2.6. принимает участие в совещаниях, проводимых Управлением;

5.2.7. исполняет обязанности начальника Управления в его отсутствие.

5.3. В период отсутствия заместителя начальника Управления - начальника Отдела его обязанности исполняет начальник Управления.

6. Ответственность Отдела

6.1. Отдел несет всю полноту ответственности за своевременность и качество выполнения задач и функций, возложенных на Отдел настоящим Положением.

6.2. Отдел несет ответственность за соблюдение в пределах осуществляемых функций защиту сведений, составляющих государственную тайну и информации ограниченного пользования.

6.3. Начальник Отдела несет персональную ответственность за выполнение должностных регламентов специалистами Отдела в соответствии с действующим законодательством.

6.4. Степень и порядок привлечения к ответственности специалистов Отдела устанавливается действующим законодательством Российской Федерации и города Севастополя, должностными регламентами, служебными контрактами и приказами по Департаменту.