Приложение N 1. Положение об Управлении архивным делом в городе Севастополе Департамента управления делами Губернатора и Правительства Севастополя

Приложение N 1
УТВЕРЖДЕНО
приказом Департамента
управления делами Губернатора
и Правительства Севастополя
от 19.01.2021 N 1

Положение
об Управлении архивным делом в городе Севастополе Департамента управления делами Губернатора и Правительства Севастополя

1. Общие положения

1.1. Управление архивным делом в городе Севастополе Департамента управления делами Губернатора и Правительства Севастополя (далее - Управление) является структурным подразделением Департамента управления делами Губернатора и Правительства Севастополя (далее - Департамент), осуществляющим в пределах компетенции задачи Департамента по реализации в городе Севастополе единой государственной политики в сфере архивного дела, действующим на основании Положения, утвержденного приказом Департамента.

1.2. Координацию деятельности Управления осуществляет заместитель директора Департамента в соответствии с распределением обязанностей.

1.3. В состав Управления входят:

- отдел формирования Архивного фонда и осуществления государственного контроля;

- отдел организации архивной работы и государственного учета.

1.4. Управление в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, законами Российской Федерации, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, приказами, указаниями и информационными письмами Федерального архивного агентства (Росархив), Уставом города Севастополя, законами города Севастополя, указами и распоряжениями Губернатора города Севастополя, постановлениями и распоряжениями Правительства Севастополя, приказами и распоряжениями Департамента, настоящим Положением.

1.5. Управление при осуществлении деятельности взаимодействует в пределах своих полномочий с другими структурными подразделениями Департамента, территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, исполнительными органами государственной власти города Севастополя, иными государственными органами города Севастополя, органами местного самоуправления в городе Севастополе, иными юридическими лицами и общественными объединениями, осуществляющими деятельность на территории города Севастополя, гражданами.

1.6. Управление не является юридическим лицом.

1.7. Полное наименование Управления - Управление архивным делом в городе Севастополе Департамента управления делами Губернатора и Правительства Севастополя.

Сокращенное наименование: Управление архивным делом в городе Севастополе.

1.8. Управление имеет бланки с изображением герба города Севастополя, круглую печать со своим наименованием, а также соответствующие печати, штампы, бланки, необходимые для осуществления его деятельности. Формы бланков и печати утверждаются приказом Департамента.

1.9. Местонахождение и почтовый адрес Управления: 299059, город Севастополь, проспект Героев Сталинграда, 64.

2. Задачи Управления

Задачами Управления являются:

2.1. Планирование и анализ развития архивного дела в городе Севастополе.

2.2. Реализация в пределах компетенции государственного управления архивным делом в городе Севастополе, координация в пределах компетенции деятельности в сфере архивного дела ГКУ "Архив города Севастополя", исполнительных органов государственной власти города Севастополя, иных государственных органов города Севастополя, органов местного самоуправления в городе Севастополе, предприятий, учреждений и организаций города Севастополя, а также территориальных федеральных органов исполнительной власти, предприятий, учреждений и организаций, осуществляющих деятельность на территории города Севастополя.

2.3. Организация комплектования Архивного фонда Российской Федерации документами, образующимися в деятельности территориальных федеральных органов исполнительной власти, находящихся на территории города Севастополя, органов государственной власти города Севастополя, органов местного самоуправления в городе Севастополе, предприятий, учреждений и организаций, осуществляющих деятельность в городе Севастополе, граждан, проживающих в городе Севастополе.

2.4. Осуществление государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, находящихся на хранении в Государственном казённом учреждении "Архив города Севастополя" (далее - ГКУ "Архив города Севастополя"), государственных музеях и библиотеках города Севастополя, архивах территориальных федеральных органов исполнительной власти, осуществляющих деятельность на территории города Севастополя, органов государственной власти города Севастополя, органов местного самоуправления в городе Севастополе, предприятий, учреждений и организаций, осуществляющих деятельность в городе Севастополе - источников комплектования ГКУ "Архив города Севастополя".

2.5. Организация использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, находящихся на хранении в ГКУ "Архив города Севастополя" с целью популяризации документов, повышения интереса граждан к ретроспективной информации, обеспечение доступа к информации, содержащейся в архивных документах через публикацию сборников, размещение выставок и др.

2.6. Осуществление в городе Севастополе в пределах компетенции регионального государственного контроля за соблюдением законодательства об архивном деле.

3. Функции Управления

В соответствии с возложенными на него задачами Управление выполняет следующие функции:

3.1. Анализирует состояние архивного дела в городе Севастополе, осуществляет подготовку проектов планов и отчетов по развитию архивного дела в городе Севастополе, информации о состоянии архивного дела в городе Севастополе.

3.2. Разрабатывает предложения в сфере архивного дела для включения в государственные программы города Севастополя и федеральные целевые программы.

3.3. Готовит предложения по передаче архивных документов, находящихся в собственности города Севастополя, в собственность Российской Федерации, иных субъектов Российской Федерации и (или) муниципальных образований.

3.4. Разрабатывает и участвует в установленном порядке в разработке проектов законов города Севастополя, правовых актов Губернатора и Правительства Севастополя по вопросам, относящимся к компетенции Управления.

3.5. Разрабатывает проекты приказов и распоряжений Департамента по вопросам архивного дела и организации документов в делопроизводстве, в том числе проекты административных регламентов предоставления государственных услуг и осуществления государственных функций в сфере архивного дела; обеспечивает их согласование в установленном порядке.

3.6. Размещает сведения в сфере архивного дела в государственных автоматизированных информационных системах.

3.7. Ежегодно разрабатывает проект ведомственной программы профилактики рисков причинения вреда охраняемым законом ценностям в сфере архивного дела.

3.8. Осуществляет подготовку и проводит мероприятия по профилактике нарушений обязательных требований законодательства, оценка соблюдения которых осуществляется в рамках осуществления регионального государственного контроля за соблюдением законодательства об архивном деле (далее - обязательные требования), в том числе:

3.8.1. проводит ежеквартальные публичные обсуждения правоприменительной практики;

3.8.2. проводит консультации, семинары, совещания по вопросам соблюдения обязательных требований;

3.8.3. готовит проекты обобщений правоприменительной практики и руководств по соблюдению обязательных требований для утверждения Департаментом;

3.8.4. проводит иные мероприятия, направленные на предотвращение рисков причинения вреда охраняемым законом ценностям в сфере архивного дела.

3.9. Готовит проекты предостережений о недопустимости нарушения обязательных требований для подписания уполномоченным должностным лицом Департамента.

3.10. Осуществляет в городе Севастополе региональный государственный контроль за соблюдением законодательства об архивном деле, в том числе:

3.10.1. разрабатывает для дальнейшего утверждения Правительством Севастополя проекты критериев отнесения исполнительных органов государственной власти города Севастополя, иных государственных органов города Севастополя, органов местного самоуправления в городе Севастополе, предприятий, учреждений и организаций города Севастополя, в отношении которых проводится региональный государственный контроль за соблюдением законодательства об архивном деле (контролируемые лица), к категориям риска с целью применения при осуществлении регионального государственного контроля за соблюдением законодательства об архивном деле риск-ориентированного подхода; внедряет утвержденные критерии в организацию регионального государственного контроля за соблюдением законодательства об архивном деле;

3.10.2. ежегодно формирует проекты планов проведения плановых проверок органов государственной власти города Севастополя, должностных лиц органов государственной власти города Севастополя, органов местного самоуправления в городе Севастополе и должностных лиц органов местного самоуправления в городе Севастополе, юридических лиц и индивидуальных предпринимателей города Севастополя; обеспечивает их согласование и утверждение в установленном порядке;

3.10.3. готовит проекты распоряжений Департамента о проведении проверок;

3.10.4. проводит в городе Севастополе плановые и внеплановые, выездные и документарные проверки соблюдения законодательства об архивном деле в пределах компетенции, установленной законодательством Российской Федерации; составляет акты о проведении проверок;

3.10.5. в ходе проведения проверок при выявлении нарушений обязательных требований выдает предписания об устранении выявленных нарушений и контролирует их исполнение;

3.10.6. в ходе проведения проверок при выявлении нарушений, предусмотренных положениями Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (далее - КоАП), составляет протоколы об административных правонарушениях;

3.10.7. готовит протоколы об административных правонарушениях для направления мировому судье в порядке, установленном КоАП РФ;

3.10.8. проводит иные мероприятия в рамках осуществления в городе Севастополе регионального государственного контроля за соблюдением законодательства об архивном деле.

3.11. Осуществляет мониторинг эффективности регионального государственного контроля за соблюдением законодательства об архивном деле.

3.12. Осуществляет методическое руководство по вопросам архивного дела и делопроизводства в городе Севастополе.

3.13. Осуществляет экспертизу ценности документов совместно с собственником или владельцем архивных документов с целью включения документов в состав Архивного фонда Российской Федерации.

3.14. Осуществляет деятельность Экспертно-проверочной комиссии (далее - ЭПК) для решения вопросов о включении в состав Архивного фонда Российской Федерации конкретных документов, созданных на территории города Севастополя, а также определении в их составе особо ценных документов, в том числе уникальных документов; обеспечивает выполнение функций и задач ЭПК, в том числе:

3.14.1. делопроизводство ЭПК в соответствии с Регламентом работы ЭПК;

3.14.2. рассмотрение и утверждение описей дел постоянного хранения;

3.14.3. рассмотрение и согласование описей дел по личному составу, типовых, примерных и индивидуальных номенклатур дел, положений об экспертных комиссиях;

3.14.4. рассмотрение иных документов и осуществление функций в пределах компетенции ЭПК, определенной положением об ЭПК.

3.15. Осуществляет рассмотрение инструкций или иных документов, определяющих ведение делопроизводства, архивного дела и работу архивов органов государственной власти города Севастополя, исполнительных органов государственной власти города Севастополя, органов местного самоуправления в городе Севастополе, предприятий, учреждений и организаций, осуществляющих деятельность на территории города Севастополя; представляет их для согласования в Департамент.

3.16. Организует работу по определению источников комплектования ГКУ "Архив города Севастополя", составлению списков источников комплектования ГКУ "Архив города Севастополя"; осуществляет ведение наблюдательных дел организаций - источников комплектования ГКУ "Архив города Севастополя".

3.17. Координирует в пределах полномочий деятельность ГКУ "Архив города Севастополя" по перспективному, текущему планированию и отчетности, осуществлению комплектования, хранения, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации; осуществляет организационно-методическое руководство по подготовке плановых и отчетных документов ГКУ "Архив города Севастополя".

3.18. Согласовывает в пределах полномочий планы работы и анализирует отчеты по основным направлениям деятельности ГКУ "Архив города Севастополя".

3.19. Осуществляет ведение автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, находящихся на хранении в ГКУ "Архив города Севастополя" в базе данных "Фондовый каталог".

3.20. Осуществляет государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, находящихся на хранении в государственных музеях и библиотеках города Севастополя, архивах организаций - источников комплектования ГКУ "Архив города Севастополя".

3.21. Готовит сводные сведения о количестве документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, находящихся на хранении в ГКУ "Архив города Севастополя", архивах государственных музеев и библиотек города Севастополя, организаций - источников комплектования ГКУ "Архив города Севастополя" для предоставления в Росархив.

3.22. Готовит предложения по включению архивных документов в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации.

3.23. Принимает участие в проведении работы по рассекречиванию носителей сведений, составляющих государственную тайну или конфиденциальную информацию, находящихся на хранении в ГКУ "Архив города Севастополя".

3.24. Осуществляет деятельность Комиссии по рассмотрению итогов проверки наличия дел и снятия с учета архивных документов, находящихся на хранении в ГКУ "Архив города Севастополя".

3.25. Организует подготовку сборников архивных документов, архивных справочников, альбомов, сборников статей, иных видов изданий, подготовленных с использованием документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на хранении в ГКУ "Архив города Севастополя".

3.26. Организует проведение выставок архивных документов, находящихся на хранении в ГКУ "Архив города Севастополя".

3.27. Осуществляет деятельность Научно-методического совета для рассмотрения проектов и макетов архивных справочников и сборников, публикаций, выставок, иных информационных проектов, подготовленных Управлением и ГКУ "Архив города Севастополя";

3.28. Проставляет в установленном порядке апостиль на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных ГКУ "Архив города Севастополя", иными органами и организациями, расположенными на территории города Севастополя (кроме тех, кому такое право предоставлено нормативными правовыми актами Российской Федерации и города Севастополя).

3.29. Координирует и направляет научно-исследовательскую и методическую работу ГКУ "Архив города Севастополя"; принимает меры по внедрению научных исследований по вопросам архивоведения, документоведения и археографии в практику ГКУ "Архив города Севастополя".

3.30. Организует научно-практические конференции, совещания, семинары по архивному делу и документационному обеспечению в целях обмена информацией в сфере архивного дела.

3.31. Осуществляет в пределах компетенции взаимодействие с уполномоченными органами исполнительной власти в сфере архивного дела субъектов Российской Федерации, федеральными государственными архивами, государственными и муниципальными архивами субъектов Российской Федерации, архивами организаций и архивами граждан с целью обеспечения обмена передовым опытом работы архивных учреждений.

3.32. Участвует в пределах компетенции в реализации федеральных и межрегиональных проектов, в том числе выставок архивных документов, публикаций сборников архивных документов, иных изданий и др.

3.33. Готовит проекты соглашений о сотрудничестве с территориальными федеральными органами исполнительной власти; о хранении документов с организациями, принявшими на временное хранение документы сверх установленных законодательством сроков; о хранении документов с организациями, принявшими на временное хранение документы, созданные в деятельности органов и организаций, ликвидированных или прекративших деятельность на территории города Севастополя в связи с вхождением города Севастополя в состав Российской Федерации.

3.34. Осуществляет консультационно-методическую помощь по вопросам организации формирования, хранения, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации в органах местного самоуправления в городе Севастополе и организации управления архивным делом в соответствующих муниципальных образованиях.

3.35. Осуществляет взаимодействие с территориальными федеральными органами исполнительной власти, исполнительными органами государственной власти города Севастополя, иными государственными органами города Севастополя, органами местного самоуправления в городе Севастополе, предприятиями, учреждениями и организациями всех форм собственности, осуществляющими деятельность на территории города Севастополя, гражданами по вопросам установления места нахождения архивных документов ликвидированных организаций.

3.36. Оказывает методическую помощь негосударственным организациям в учете, хранении, комплектовании и использовании архивных документов.

3.37. Вносит в установленном порядке предложения по вопросам, относящимся к компетенции Управления, при разработке проектов соглашений (договоров) города Севастополя с другими субъектами Российской Федерации, осуществляет в пределах компетенции выполнение обязательств по указанным соглашениям (договорам).

3.38. Осуществляет прием граждан, своевременное рассмотрение устных и письменных обращений граждан и принятие по ним решений, направление ответов заявителям в установленный законодательством срок.

3.39. Для обеспечения доступа граждан к информации о деятельности Управления готовит предложения по размещению соответствующей информации на официальном сайте Департамента в сети Интернет.

3.40. Осуществляет ведение делопроизводства в Управлении.

3.41. Осуществляет комплектование, хранение, учет и использование архивных документов, созданных в процессе деятельности Управления.

3.42. Осуществляет иные функции в соответствии с законодательством Российской Федерации, решениями и поручениями Губернатора города Севастополя, Правительства Севастополя, директора Департамента.

4. Права Управления

С целью решения поставленных перед ним задач и выполнения возложенных на него функций, Управление вправе:

4.1. Запрашивать у территориальных федеральных органов исполнительной власти, исполнительных органов государственной власти города Севастополя, иных органов государственной власти города Севастополя, органов местного самоуправления в городе Севастополе, учреждений, предприятий, организаций информацию, необходимую для реализации полномочий в сфере архивного дела.

4.2. Направлять своих представителей для участия в экспертных и ликвидационных комиссиях организаций - источниках комплектования ГКУ "Архив города Севастополя" для решения вопросов обеспечения сохранности архивных документов, информировать руководителей этих организаций о выявленных недостатках.

4.3. Принимать участие в заседаниях Совета по архивному делу при Росархиве и Научно-методического совета Южного федерального округа; входить в состав Научно-методического совета Южного федерального округа.

4.4. Принимать участие в работе и входить в состав рабочих групп, комиссий, советов и др., в том числе межведомственных и созданных в процессе деятельности Департамента.

4.5. Согласовывать в установленном порядке учебные программы и другие документы по вопросам архивного дела и делопроизводства, разрабатываемые органами государственной власти, организациями города Севастополя всех форм собственности.

4.6. Принимать участие в согласовании Устава, структуры, штатного расписания ГКУ "Архив города Севастополя", назначения на должность и освобождения от должности директора ГКУ "Архив города Севастополя".

4.7. Разрабатывать в пределах компетенции методические документы по вопросам архивного дела и делопроизводства.

4.8. Привлекать в установленном порядке для решения вопросов, отнесенных к сфере деятельности Управления, научные и иные организации, ученых и специалистов.

4.9. Готовить документы для публикации в печатных изданиях, размещения в государственной информационной системе "Портал органов государственной власти города Севастополя" и на сайте ГКУ "Архив города Севастополя".

4.10. Готовить предложения по представлению в установленном порядке к награждению правительственными наградами, присвоению почетных званий, отраслевых знаков отличия Российской Федерации, ведомственными наградами Росархива, присуждении почетных званий города Севастополя, награждению грамотами и благодарственными письмами Губернатора города Севастополя, Правительства Севастополя, Департамента особо отличившихся сотрудников Управления, ГКУ "Архив города Севастополя", предприятий, учреждений и организаций за деятельность, способствующую развитию архивного дела в городе Севастополе, сохранению документов Архивного фонда Российской Федерации.

4.11. Принимать участие в определении показателей эффективности деятельности ГКУ "Архив города Севастополя".

4.12. Должностные лица Управления при выполнении своих обязанностей имеют право посещать архивы и делопроизводственные подразделения исполнительных органов государственной власти города Севастополя, иных органов государственной власти города Севастополя, органов местного самоуправления в городе Севастополе, территориальных федеральных органов исполнительной власти города Севастополя, предприятий, учреждений и организаций.

5. Руководство и организация деятельности Управления

5.1. Управление возглавляет начальник Управления, назначаемый на должность и освобождаемый от должности директором Департамента.

5.2. Начальник Управления:

5.2.1. осуществляет руководство деятельностью Управления и несет ответственность за выполнение возложенных на Управление задач и функций;

5.2.2. организует взаимодействие Управления с структурными подразделениями Департамента, территориальными федеральными органами исполнительной власти, органами государственной власти города Севастополя, иными государственными органами города Севастополя, органами местного самоуправления в городе Севастополе, организациями, гражданами;

5.2.3. вносит предложения директору Департамента о структуре и штатной численности Управления;

5.2.4. принимает участие в совещаниях, проводимых Департаментом;

5.2.5. принимает участие в работе совещательных органов (комиссий, рабочих групп и др.), в том числе межведомственных и создаваемых при Департаменте;

5.2.6. согласовывает Устав, структуру, штатное расписание ГКУ "Архив города Севастополя";

5.2.7 распоряжается в установленном порядке материальными средствами, выделяемыми для обеспечения деятельности Управления;

5.2.8. проводит личный прием граждан в Управлении в порядке, установленном законодательством;

5.2.9.осуществляет контроль и принимает необходимые меры по соблюдению в Управлении установленных сроков по исполнению документов;

5.2.10.обеспечивает соблюдение государственными служащими Управления служебной (трудовой) дисциплины, контролирует своевременное и качественное исполнение ими заданий и поручений;

5.2.11. контролирует соблюдение в Управлении режима использования документации, содержащей сведения, составляющие государственную тайну, а также информацию конфиденциального характера;

5.2.12. представляет в установленном порядке государственных служащих Управления к награждению правительственными наградами, присвоению почетных званий, отраслевых знаков отличия Российской Федерации, ведомственными наградами Росархива, присуждении почетных званий города Севастополя, награждению грамотами и благодарственными письмами Губернатора города Севастополя, Правительства Севастополя, Департамента;

5.2.13. выполняет другие функции, предусмотренные указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, приказами Росархива, указами и распоряжениями Губернатора города Севастополя, постановлениями и распоряжениями Правительства Севастополя, приказами и распоряжениями Департамента, настоящим Положением.

5.3. В период отсутствия начальника Управления его обязанности исполняет заместитель начальника Управления - начальник отдела формирования Архивного фонда и осуществления государственного контроля.

6. Обязанности Управления

6.1. Обеспечивать реализацию возложенных на Управление функций.

6.2. Обеспечивать в пределах осуществляемых функций защиту сведений, составляющих государственную тайну и информации ограниченного пользования.