Постановление Правительства Калининградской области от 12 мая 2021 г. N 254 "Об утверждении положения об архиве Правительства Калининградской области"

В соответствии с частью 1 статьи 13 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 года N 526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях", приказом Федерального архивного агентства от 11 апреля 2018 года N 42 "Об утверждении примерного положения об архиве организации", Законом Калининградской области от 12 июля 2006 года N 41 "Об архивном деле в Калининградской области" Правительство Калининградской области постановляет:

1. Утвердить прилагаемое положение об архиве Правительства Калининградской области.

2. Постановление вступает в силу со дня его официального опубликования.

Губернатор Калининградской области

А.А. Алиханов

Утверждено
постановлением Правительства
Калининградской области
от 12 мая 2021 г. N 254

Положение
об архиве Правительства Калининградской области

Глава 1. Общие положения

1. Положение об архиве Правительства Калининградской области (далее - архив Правительства) разработано в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 года N 526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях", приказом Федерального архивного агентства от 11 апреля 2018 года N 42 "Об утверждении примерного положения об архиве организации", Законом Калининградской области от 12 июля 2006 года N 41 "Об архивном деле в Калининградской области".

2. Исполнение функций архива Правительства возлагается на Контрольно-административное управление Правительства Калининградской области.

3. Архив Правительства осуществляет хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в результате деятельности структурных подразделений аппарата Правительства Калининградской области, а также подготовку документов к передаче на постоянное хранение в областное государственное казенное учреждение "Государственный архив Калининградской области" (далее - ОГКУ "ГАКО").

4. Положение об архиве Правительства подлежит согласованию с экспертно-проверочной комиссией при Министерстве по культуре и туризму Калининградской области (далее - ЭПК при Министерстве по культуре и туризму Калининградской области). После согласования положение об архиве Правительства утверждается постановлением Правительства Калининградской области.

5. Архив Правительства в своей деятельности руководствуется Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", нормативными правовыми актами Российской Федерации и Калининградской области в сфере архивного дела и делопроизводства, правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, локальными нормативными актами Правительства Калининградской области.

Глава 2. Состав документов архива Правительства

6. Архив Правительства хранит:

1) документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений аппарата Правительства Калининградской области; в исключительных случаях по решению начальника Контрольно-административного управления Правительства Калининградской области - дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения;

2) документы по личному составу Калининградского областного исполнительного комитета, администрации Калининградской области, а также документы постоянного хранения и по личному составу ликвидированных структурных подразделений аппарата Правительства Калининградской области и подведомственных Правительству Калининградской области учреждений;

3) фонд пользования (архива);

4) справочно-поисковые средства к документам и учетные документы архива Правительства.

Глава 3. Задачи архива Правительства

7. К задачам архива Правительства относятся:

1) организация хранения документов, состав которых предусмотрен главой 2 настоящего положения;

2) комплектование архива Правительства документами, образовавшимися в результате деятельности структурных подразделений аппарата Правительства Калининградской области;

3) учет и обеспечение сохранности документов, находящихся на хранении в архиве Правительства;

4) использование документов, находящихся на хранении в архиве Правительства;

5) подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в ОГКУ "ГАКО";

6) методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в структурных подразделениях аппарата Правительства Калининградской области и своевременной передачей их в архив Правительства.

Глава 4. Функции архива Правительства

8. Архив Правительства осуществляет следующие функции:

1) организует прием документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности структурных подразделений аппарата Правительства Калининградской области, в соответствии с утвержденным графиком;

2) ведет учет документов и фондов, находящихся на хранении в архиве Правительства;

3) представляет в ОГКУ "ГАКО" учетные сведения об объеме и составе хранящихся в архиве Правительства документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов (паспорт архива организации по состоянию на 01 декабря) в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации;

4) систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение в архив Правительства, образовавшиеся в ходе осуществления деятельности структурных подразделений аппарата Правительства Калининградской области;

5) осуществляет подготовку и представляет:

- на рассмотрение и согласование экспертной комиссии Правительства Калининградской области, созданной в соответствии с приказом Руководителя аппарата Правительства Калининградской области от 01 февраля 2006 года N 14 "О создании постоянно действующей экспертной комиссии (ЭК) Правительства Калининградской области", описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

- на утверждение ЭПК при Министерстве по культуре и туризму Калининградской области описи дел постоянного хранения;

- на согласование ЭПК при Министерстве по культуре и туризму Калининградской области описи дел по личному составу;

- на согласование ЭПК при Министерстве по культуре и туризму Калининградской области акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

- на утверждение первому заместителю Председателя Правительства Калининградской области - Руководителю аппарата Правительства Калининградской области утвержденные (согласованные) ЭПК при Министерстве по культуре и туризму Калининградской области описи дел постоянного хранения, описи временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе описи дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

6) организует передачу документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в ОГКУ "ГАКО";

7) организует и проводит экспертизу ценности документов, находящихся на хранении в архиве Правительства, в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также в целях выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению;

8) проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в архиве Правительства;

9) организует информирование руководства и работников Правительства Калининградской области о составе и содержании документов архива Правительства;

10) информирует пользователей по вопросам местонахождения архивных документов;

11) организует выдачу документов и дел для работы в помещении архива Правительства или во временное пользование;

12) исполняет запросы пользователей, выдает архивные копии документов, архивные выписки и архивные справки;

13) ведет учет использования документов архива Правительства;

14) создает фонд пользования архива Правительства и организует его использование; электронный фонд пользования нормативных правовых актов содержится в информационной системе архива "Архивное дело";

15) осуществляет ведение справочно-поисковых средств к документам архива Правительства (описей, картотек);

16) участвует в разработке документов Правительства Калининградской области по вопросам архивного дела и делопроизводства;

17) оказывает методическую помощь:

- структурным подразделениям аппарата Правительства Калининградской области при составлении сводной номенклатуры дел, в том числе при формировании и оформлении дел;

- структурным подразделениям аппарата Правительства Калининградской области в подготовке документов к передаче в архив Правительства.

Глава 5. Права архива Правительства

9. Архив Правительства имеет право:

1) представлять первому заместителю Председателя Правительства Калининградской области - Руководителю аппарата Правительства Калининградской области, начальнику Контрольно-административного управления Правительства Калининградской области предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в архиве Правительства;

2) запрашивать в структурных подразделениях аппарата Правительства Калининградской области сведения, необходимые для работы архива Правительства;

3) давать рекомендации структурным подразделениям аппарата Правительства Калининградской области по вопросам, относящимся к компетенции архива Правительства;

4) информировать структурные подразделения аппарата Правительства Калининградской области о необходимости передачи документов в архив Правительства в соответствии с утвержденным графиком;

5) принимать участие в заседаниях ЭПК при Министерстве по культуре и туризму Калининградской области.