Учет расчетов с депонентами (Ю.М. Пискарева, "Бухгалтерский учет в бюджетных и некоммерческих организациях", N 15, август 2004 г.)

Учет расчетов с депонентами

В практике работы бухгалтерий бюджетных учреждений, и особенно централизованных бухгалтерий, имеет место несвоевременное получение заработной платы и стипендий (в связи с болезнями, командировками и т.д.). Такие суммы должны депонироваться. Оттого, насколько правильно организован учет этих сумм, во многом зависит его достоверность и своевременность, а также загрузка персонала бухгалтерий.

В составе депонентских сумм бюджетных учреждений и централизованных бухгалтерий учитывают не полученные их работниками в установленный срок заработные платы, а также не полученные в срок учащимися, студентами и аспирантами стипендии.

Причитающаяся заработная плата, перечисленная по заявлениям работников на их лицевые счета в сберегательные банки, в составе депонентских сумм не учитывается. Такие суммы перечисляются одновременно с выдачей заработной платы непосредственно со счета учреждения в кредитной организации на счет сберегательного банка и относятся в дебет субсчета 180 "Расчеты по оплате труда".

Для учета депонентских сумм предназначен субсчет 177 "Расчеты с депонентами"; он активно-пассивный, но по своей природе он пассивный, так как не выданная своевременно заработная плата относится в кредит указанного субсчета, поэтому дебетовый остаток по этому субсчету будет означать, что произведена выплата заработной платы и стипендий, которые на расчеты с депонентами не относилась.

В соответствии с Порядком ведения кассовых операций в РФ (п. 9) (утвержден Центральным банком РФ от 22.09.1993 N 40) организации имеют право хранить в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов только для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий не свыше 3 рабочих дней (для организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, - до 5 дней), включая день получения денег в банке.

Пунктом 18 указанного Порядка определено, что по истечении установленных в п. 9 сроков оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий кассир или заменяющее его лицо должен:

в платежной ф. 389 (0504403) или расчетно-платежной ф. 49 (0504401) ведомости против фамилии лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать отметку от руки: "Депонировано";

составить реестр депонированных сумм ф. 414 (0504414), являющийся первичным документом;

в конце платежной (расчетно-платежной) ведомости сделать запись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по ведомости и поставить свою подпись. Если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом (раздатчиком), то на ведомости дополнительно делается запись: "Деньги по ведомости выдавал (должность, подпись, расшифровка подписи)". Выдача денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается;

записать в кассовую книгу ф. 440 (0504514) фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп "Расходный кассовый ордер N ... ".

Бухгалтерия производит проверку отметок, сделанных кассирами в платежных (расчетно-платежных) ведомостях, и подсчет выданных и депонированных по ним сумм.

Депонированные суммы на следующий день после истечения срока выдачи заработной платы и стипендий (после записи в кассовую книгу ф. 440 (0504514) сдают в кредитную организацию. На сдаваемые суммы кассир составляет объявление на взнос наличными, а после получения квитанции о зачислении денежных средств на счет учреждения или централизованной бухгалтерии в кредитной организации бухгалтерия выписывает общий расходный кассовый ордер ф. КО-2 (0310002). При сдаче депонированной заработной платы (стипендий) на счет в кредитной организации в назначении платежа указывается: "Депонированная заработная плата".

Своевременно не полученные заработную плату и стипендии организации обязаны хранить в течение 3 лет и выдавать их по первому требованию работников или стипендиатов.

Выдача депонированных сумм производится по расходным кассовым ордерам ф. КО-2 (0310002). В случае их выдачи нескольким лицам в одном учреждении эти суммы могут выдавать по платежной ведомости ф. 389 (0504403). На таком документе ставится штамп "Депонент".

Бухгалтерии, включая централизованные бухгалтерии, не должны требовать от работников и стипендиатов каких-либо заявлений на получение депонированной заработной платы и стипендий. Не рекомендуется выдавать депонированную заработную плату по доверенности. При получении депонированной суммы работник или стипендиат ставит свою подпись в расходном документе.

Суммы заработной платы и стипендий, не полученные в срок, записывают в кредит субсчета 177 и дебет субсчета 180 или 181 и в установленные сроки сдают на соответствующие счета в кредитные организации, при этом производят бухгалтерскую запись по дебету субсчетов 091, 101, 110, 111 и кредиту субсчета 120. На суммы выданной депонентской задолженности дебетуется субсчет 177 и кредитуется субсчет 120 или 160.

Списание сумм депонентской задолженности, числящейся на балансе, по которой истек срок исковой давности, производят на основании данных инвентаризации, письменного обоснования и приказа руководителя и относят:

на увеличение прибыли; средств, формируемых из прибыли (субсчета 240,410), по средствам, полученным от предпринимательской деятельности;

на увеличение целевых средств на содержание учреждения и другие мероприятия (субсчет 270) по бюджетным средствам, целевым средствам и безвозмездным поступлениям.

Должностные лица, виновные в пропуске сроков исковой давности, привлекаются к дисциплинарной ответственности в соответствии с действующим законодательством.

Учет депонированных сумм по заработной плате и стипендиям ведется в Книге аналитического учета депонированной заработной платы и стипендии ф. 41 (0504441). В централизованных бухгалтериях на каждое обслуживаемое в ней учреждение отводят отдельные страницы. Если учреждение или централизованная бухгалтерия наряду с заработной платой выплачивает и стипендии", то открывают две книги: одну для учета не востребованной в срок заработной платы, другую - для учета невостребованных стипендий. При сравнительно небольшом количестве депонированных сумм книга может вестись в целом по централизованной бухгалтерии (бухгалтерии).

Для отметок о выдаче сумм предусмотрены 12 граф (по количеству месяцев). Отметки о выдаче производят в соответствующей графе в зависимости от того, в каком месяце была выплата. Суммы, оставшиеся на конец года невыплаченными, переносят в новую книгу, открываемую также на год.

В бухгалтерских книгах до начала записей нумеруют все страницы (листы). На последней странице (листе) за подписью главного бухгалтера делают запись: "В настоящей книге всего пронумеровано... страниц (листов)". На каждой книге записывают наименование учреждения или централизованной бухгалтерии и год, на который книга открыта. Книгу ф. 441 (0504441) рекомендуется открывать ежегодно.

Запись производят по каждому депоненту непосредственно с платежных (расчетно-платежных) ведомостей, проведенных по расходу, в кассовой книге. При этом в ф. 441 заполняют следующие реквизиты: табельный номер, фамилия, имя и отчество депонента, а в разделе "Кредит (отнесено на счет депонентов)": месяц, за который не получена заработная плата (стипендия), номер платежной (расчетно-платежной) ведомости и сумму. В графах "Дебет" против фамилии депонента записывают номер расходного кассового ордера, а выплаченную сумму - в графу того месяца, в котором произведена выплата. Итоги по выплаченным за месяц суммам должны равняться сумме, выданной в текущем месяце по кредиту счета "Касса" и дебету субсчета 177.

В конце месяца в книге подсчитывают обороты по дебету (по соответствующей графе) и по кредиту с начала года, выводят сальдо на начало следующего месяца, которые записывают на следующей за оборотами свободной строке. Сальдо должно быть равно итогу тех сумм по кредиту, против которых нет построчных записей по дебету, и сверено с данными книги "Журнал-Главная" ф. 308 (0504811).

При необходимости составляют оборотную ведомость ф. 285 (0504808).

В случае смерти работника (стипендиата) не полученная ко дню его смерти заработная плата (стипендия) выдается совместно проживающим с ним членам семьи, а также лицам, находившимся вследствие нетрудоспособности на иждивении умершего (постановление Совета Министров СССР от 19.11.1984 N 1153).

Пример операции по депонентским суммам централизованной бухгалтерии при Департаменте образования приведен ниже.

N п/п	Наименование операции	Корреспондирующие субсчета		Сумма (руб.)
		Дебет	Кредит
1	2	3	4	5
1	Согласно отчету кассира и реестру (ф. 414) 19 марта 2004 года депониро- вана заработная плата: по платежной ведомости (ф. 389) N 15 воспитателя детского дома Урюпиной Надежды Васильевны (табельный номер 52) - 1 800 руб.; по платежной ведомости (ф. 389) N 17 преподавателя педагогического училища Семеновой Валентины Павловны (табельный номер 29) - 1 900 руб. Итого по заработной плате 3 700 руб. По расчетно-платежной ведомости (ф 49) N 5 депонирована стипендия учащихся педагогического училища: Власовой Елены Дмитриевны - 150 руб.; Райкиной Татьяны Сергеевны - 150 руб. Итого по стипендиям 300 руб.	180-1 181-1	177-1 177-1	3 700-00 300-00
2	Внесена в установленный срок по объявлению на взнос наличными на счет централизованной бухгалтерии в кре- дитной организации депонированная за- работная плата - 3 700 руб. стипендии - 300 руб., всего - 4 000 руб.	101	120	4 000-00
3	Получена в кассу в апреле 2004 г. по чеку со счета централизованной бух- галтерии в кредитной организации сумма для выплаты депонированной за- работной платы воспитателя детского дома Урюпиной Надежды Васильевны 1 800 руб. и стипендии учащейся педагогического училища Райкиной Татьяны Сергеевны - 150 руб., всего 1 950 руб.	120	101	950-00
4	Выплачены: депонированная заработная плата по расходному кассовому ордеру (ф. КО-2) N 20 воспитателю детского дома Урюпи- ной Надежде Васильевне - 1 800 руб.; депонированная стипендия по расход- ному кассовому ордеру (ф. КО-2) N 21 учащейся педагогического училища Райкиной Татьяне Сергеевне -150 руб.; всего - 1 950 руб.	177-1	120	1 950-00
5	Перечислена 5 апреля 2004 г. депо- нентская задолженность бывшего препо- давателя школы-интерната Царевой Анны Павловны 500 руб. на субсчет 270 "Це- левые средства на содержание учрежде- ния и другие мероприятия", по которой 1 апреля 2004 г. истек срок исковой давности. Задолженность образовалась на 1 ап- реля 2001 г. Операция проведена по мемориальному ордеру (ф. 274) N 16.	270-1	177-1	500-00

Запись операций по регистрам учета: первоначально операции записываются в реестр депонированных сумм ф. 414 (0504414), далее записи производятся в книги аналитического учета депонированной заработной платы и стипендий ф. 441 (0504441).

                                  Реестр

                           депонированных сумм

                                                           /------------\

                                                           |     Коды   |

                                                           |------------|

                                         Форма 414 по ОКУД |   0504414  |

                                                           |------------|

                       за 19 марта 2004 г.            Дата |19.03.2004  |

                                                           |------------|

Централизованная бухгалтерия при Департаменте      по ОКПО |            |

                             ---------------------         |            |

образования                                                |            |

--------------------------------------------------         |------------|

Раздел, подраздел                                   по ФКР |            |

                 ---------------------------------         |------------|

Целевая статья                                     по КЦСР |            |

                 ---------------------------------         |------------|

Вид расходов                                        по КВР |            |

                                                           |------------|

Единица измерения: руб.                            по ОКЕИ |    383     |

                                                           \------------/

                     /-----\            /-----\             /------\

      Код  аналити-  |177-1|   Дебет    |180-1|   Кредит    | 177-1|

      ческого учета  |     |   субсчета |181-1|   субсчета  |      |

                     \-----/            \-----/             \------/

/-----------------------------------------------------------------------\

|  Структурное |Номер  пла-|Фамилия,  имя,|Табельный|Вид расче-|  Сумма |

| подразделение|тежной  ве-|отчество      | номер   |та        |        |

|              |домости    |              |         |          |        |

|--------------+-----------+--------------+---------+----------+--------|

|      1       |     2     |      3       |    4    |    5     |    6   |

|--------------+-----------+--------------+---------+----------+--------|

|1. Детский дом|     15    |Урюпина Надеж-|    52   | зарплата |1 800-00|

|- воспитатель |           |да Васильевна |         |          |        |

|--------------+-----------+--------------+---------+----------+--------|

|2. Педагогиче-|     17    |Семенова   Ва-|    29   | зарплата |1 900-00|

|cкое училище -|           |лентина Павло-|         |          |        |

|преподаватель |           |вна           |         |          |        |

|--------------------------------------------------------------+--------|

|                                             Итого по зарплате|  700-00|

|--------------------------------------------------------------+--------|

|1. Педагогиче-|      5    |Власова  Елена|    10   | стипендия|  150-00|

|cкое училище -|           |Дмитриевна    |         |          |        |

|учащаяся      |           |              |         |          |        |

|--------------+-----------+--------------+---------+----------+--------|

|2. Педагогиче-|      5    |Райкина Татья-|    18   | стипендия|  150-00|

|cкое училище -|           |на Сергеевна  |         |          |        |

|учащаяся      |           |              |         |          |        |

|--------------------------------------------------------------+--------|

|                                            Итого по стипендии|  300-00|

\--------------------------------------------------------------+--------|

                                                          Итого|4 000-00|

                                                               \--------/

                                                       Форма 0504414 с. 2

/-----------------------------------------------------------------------\

|  Структурное |Номер  пла-|Фамилия,  имя,|Табельный|Вид расче-| Сумма  |

| подразделение|тежной  ве-|отчество      |номер    |та        |        |

|              |домости    |              |         |          |        |

|--------------+-----------+--------------+---------+----------+--------|

|      1       |     2     |       3      |    4    |     5    |    6   |

|--------------+-----------+--------------+---------+----------+--------|

|              |           |              |         |          |        |

|--------------+-----------+--------------+---------+----------+--------|

|              |           |              |         |          |        |

\--------------------------------------------------------------+--------|

                                                          Итого|        |

                                                               \--------/

Главный бухгалтер           Ветрова Н.П.  Кассир           Ахмадова Р.С.

                  --------- -------------        --------- ------------

                  (подпись) (расшифровка         (подпись) (расшифровка

                               подписи)                       подписи)

Бухгалтер               Бугрова В.И.         "19" марта 2004 г.

         --------- ---------------------

         (подпись) (расшифровка подписи)

Книга
аналитического учета
депонированной заработной платы и стипендий

                                                             /----------\

                                                             |  Коды    |

                                                             |----------|

                                           Форма 441 по ОКУД |  0504441 |

                                                             |----------|

                      за ____________________ 2004  г.  Дата |   2004   |

                                                             |----------|

Централизованная бухгалтерия     при Департаменте    по ОКПО |          |

                             -----------------------         |          |

образования                                                  |          |

----------------------------------------------------         |----------|

Единица измерения: руб.                              по ОКЕИ |    383   |

                                                             |----------|

                                               Дата открытия |01.01.2004|

                                                             |----------|

                                               Дата закрытия |          |

                                                             \----------/

                       Субсчет 177 "Расчеты с депонентами"

                        Депонированная заработная плата

                               Школа-интернат              Форма 441 с. 2

Табель- ный но- мер	Фамилия, имя, отчест- во	Кредит (отнесено на счет депонентов)			Дебет - выплачено				Дебет - выплачено
		месяц	платеж- ная ве- домость	сумма	расход- ный кас- совый ордер	январь	февраль	март	апрель	май	июнь	июль	август	сентябрь	октябрь	ноябрь	декабрь
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	16	17	18
1	Остаток на 01.01.04 г. (депониро- ванная зар- плата бывше- го препода- вателя шко- лы-интерната Царевой Анны Павловны. Задолжен- ность обра- зовалась на 01.04.2001).	Ап- рель	10	500
45	Перечислена 05.04.04 депонентская задолжен- ность на субсчет 270, по которой истек срок исковой дав- ности бывше- го препода- вателя шко- лы-интерната Царевой Анны Павловны								500-00
	Оборот за месяц								500-00
	Остаток на 01.05.2004			-

                              Детский дом

                                                           Форма 441 с. 2

Табель- ный но- мер	Фамилия, имя, от- чество	Кредит (отнесено на счет депонентов)			Дебет - выплачено				Дебет - выплачено
		месяц	платеж- ная ве- домость	сумма	расход- ный кас- совый ордер	январь	февраль	март	апрель	май	июнь	июль	август	сентябрь	октябрь	ноябрь	декабрь
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	16	17	18
52	Урюпина Надежда Васильевна	Март	15	1800					1800
	Оборот за месяц			1800	20				-
	Остаток на 01.04.2004			1800
	Оборот за месяц								1800
	Остаток на 01.05.2004

                                                            Форма 441 с.2

                          Педагогическое училище

Табель- ный но- мер	Фамилия, имя, от- чество	Кредит (отнесено на счет депонентов)			Дебет - выплачено				Дебет - выплачено
		месяц	платеж- ная ве- домость	сумма	расход- ный кас- совый ордер	январь	февраль	март	апрель	май	июнь	июль	август	сентябрь	октябрь	ноябрь	декабрь
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	16	17	18
269	Семенова Валентина Павловна	Март	17	1900
	Оборот за месяц			1900
	Остаток на 01.04.2004			1900

     В настоящей книге всего пронумеровано страниц (листов) _____________

     Главный бухгалтер                    Ветрова Н.П.

                         ---------    ---------------------

                         (подпись)    (Расшифровка подписи)

     "01" января 2004 года

                                   Книга

                           аналитического учета

               депонированной заработной платы и стипендий

                                                             /----------\

                                                             |   Коды   |

                                                             |----------|

                                           Форма 441 по ОКУД |  0504441 |

                                                             |----------|

                      за _____________________ 2004 г.  Дата |   2004   |

                                                             |----------|

Централизованная бухгалтерия     при Департаменте    по ОКПО |          |

                            ------------------------         |          |

образования                                                  |          |

----------------------------------------------------         |----------|

Единица измерения: руб.                              по ОКЕИ |    383   |

                                                             |----------|

                                               Дата открытия |01.01.2004|

                                                             |----------|

                                               Дата закрытия |          |

                                                             \----------/

                    Субсчет 177 "Расчеты с депонентами"

                         Депонированная стипендия

                          Педагогическое училище

                                                           Форма 441 с. 2

Табель- ный но- мер	Фамилия, имя, от- чество	Кредит (отнесено на счет депонентов)			Дебет - выплачено				Дебет - выплачено
		месяц	платеж- ная ве- домость	сумма	расход- ный кас- совый ордер	январь	февраль	март	апрель	май	июнь	июль	август	сентябрь	октябрь	ноябрь	декабрь
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	16	17	18
10	Власова Елена Дми- триевна	Март	5	150
18	Райкина Татьяна Сергеевна	Март	5	150	21				150
	Оборот за месяц			300
	Остаток на 01.04.2004			300
	Оборот за месяц								150
	Остаток на 01.05.2004			150

     В настоящей книге всего пронумеровано страниц (листов) _____________

     Главный бухгалтер                    Ветрова Н.П.

                         ---------    ---------------------

                         (подпись)    (Расшифровка подписи)

В централизованных бухгалтериях, бухгалтериях учреждений отчет кассира ежедневно (по мере совершения кассовых операций) вносится в накопительную ведомость по кассовым операциям ф. 381 (мемориальный ордер 1) (0504513), а депонированные суммы рекомендуется записывать в этот же мемориальный ордер в раздел "Вторые записи" (с. 2 формы). Однако в Инструкции суммы депонированной заработной платы и суммы депонированных стипендий указаны в мемориальном ордере 5 "Свод расчетных ведомостей по заработной плате и стипендиям" ф. 405 (0504405).

По нашему мнению, отражение указанной операции наиболее целесообразно в мемориальном ордере 1, но право решения этого вопроса остается за главным бухгалтером централизованной бухгалтерии или учреждения.

Корреспонденция счетов по расчетам с депонентами

N п/п	Содержание операции	Номер субсчета
		по дебету	по кредиту
1	2	3	4
1	Перечисление на счет депонентов не получен- ной в срок заработной платы	180	177
2	Перечисление на счет депонентов не получен- ной в срок стипендии	181	177
3	Перечисление на счет учреждения или центра- лизованной бухгалтерии в кредитной органи- зации не полученных в установленный срок за- работной платы и стипендий	091 101, 111	120, 160
4	Получение сумм в кассу (подотчетными лицами) со счета учреждения или централизованной бухгалтерии в кредитной организации для вып- латы депонентам	120, 160	091 101, 111
5	Выплаты из кассы (подотчетными лицами) сумм, причитающихся депонентам	177	120, 160
6	Перечисление сумм депонентской задолженно- сти, по которым истек срок исковой давности	177	240, 241 270, 410

Ю.М. Пискарева

"Бухгалтерский учет в бюджетных и некоммерческих организациях", N 15, август 2004 г.