Приложение N 2. Регламент работы экспертно-проверочной комиссии Министерства искусства и культурной политики Ульяновской области

Приложение N 2
к приказу Министерства искусства и
культурной политики Ульяновской области
от 24 мая 2021 г. N 7

Регламент
работы экспертно-проверочной комиссии Министерства искусства и культурной политики Ульяновской области

Экспертно-проверочная комиссия Министерства искусства и культурной политики Ульяновской области (далее - ЭПК) осуществляет свою деятельность на основании Положения об ЭПК.

ЭПК на своих заседаниях рассматривает научно-методические и практические вопросы, связанные с определением состава документов Архивного фонда Российской Федерации, экспертизой ценности документов и комплектованием ими государственных архивов, муниципальных архивов, архивов организаций, а также осуществляет научно-методическое руководство деятельностью центральных экспертных и экспертных комиссий (далее - ЦЭК, ЭК) организаций Ульяновской области. На заседаниях ЭПК рассматриваются также методические пособия, разработанные сотрудниками государственных и муниципальных архивов Ульяновской области.

1. Организация работы с документами, поступающими на рассмотрение ЭПК

1.1. Организация подготовки вопросов, поступивших на рассмотрение ЭПК, осуществляется секретарем ЭПК.

Член ЭПК, ответственный за подготовку вопроса к рассмотрению, проверяет правильность и полноту представленных документов, готовит своё заключение и предложения по решению вопроса, а при необходимости - проект решения.

1.2. Поступающие на ЭПК документы должны быть оформлены в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, утверждёнными приказом Федерального архивного агентства от 02.03.2020 N 24, Правилами организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утверждёнными приказом Министерством культуры Российской Федерации от 31.03.2015 N 526 и Правилами организации хранения, комплектования, учёта и использования научно-технической документации в органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях, утверждёнными приказом Федерального архивного агентства от 09.12.2020 N 155, иметь требуемое количество экземпляров с обязательным приложением необходимых для обсуждения документов (согласно приложению N 1 к Регламенту).

1.3. Документы, представленные без необходимых материалов, установленных пунктом 1.2 настоящего Регламента, на рассмотрение ЭПК не принимаются.

1.4. К рассмотрению на заседание ЭПК принимаются документы, поступившие в Министерство не менее чем за 5 рабочих дней до заседания.

1.5. При наличии замечаний член ЭПК оформляет отдельное заключение на рецензируемый документ (по форме согласно приложению N 2 к Регламенту). При наличии разногласий по документам организация, представившая документы, составляет аргументированный перечень разногласий по замечаниям для принятия решения на заседании.

1.6. В случае необходимости куратор организации до заседания комиссии дополнительно проверяет качество упорядочения документов фонда и полноты сохранности дел непосредственно в организации и о результатах проверки докладывает на заседании.

1.7. Документы, представляемые на ЭПК, рассматриваются последовательно куратором организации или муниципального архива и председателем ЭПК.

1.8. Все поступающие на ЭПК документы рассматриваются не позднее, чем в месячный срок со дня поступления.

1.9. Ответственность за качество представляемых на рассмотрение ЭПК документов возлагается на кураторов организаций - источников комплектования государственных архивов и специалистов муниципальных архивов, внёсших эти документы на рассмотрение.

2. Подготовка и проведение заседания комиссии

Оформление результатов заседания

2.1. Заседания ЭПК проводятся не реже одного раза в месяц.

2.2. Секретарь ЭПК оповещает членов комиссии о планируемом заседании не позднее, чем за 4 дня до его проведения.

2.3. Секретарь ЭПК формирует повестку дня очередного заседания комиссии. Повестка дня и документы к заседанию передаются председателю ЭПК не позднее, чем за 2 рабочих дня до заседания.

2.4. Решения принимаются по каждому вопросу (документу) отдельно большинством голосов присутствующих на заседании членов комиссии.

При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭПК.

2.5. Решения, принятые на заседании ЭПК, оформляются протоколом. Подписанный председателем и секретарем ЭПК протокол представляется на утверждение Министру. Утверждённые Министром протоколы заседаний ЭПК формируются в дело вместе с материалами к ним (справками, заключениями, особыми мнениями экспертов, протоколами ЦЭК или ЭК организаций и др.).

2.6. К каждому протоколу секретарь ЭПК составляет итоговые сведения по установленной форме. На основе итоговых сведений к протоколам ЭПК для учёта работы и контроля отчётных показателей архивных учреждений в конце каждого квартала секретарь составляет итоговые сведения.

2.7. При принятии решения об утверждении или согласовании документа, рассмотренного на заседании ЭПК, на нём оформляется соответствующий гриф и ставится печать.

2.8. Документы, утверждённые или согласованные на заседании ЭПК, оформляются секретарём ЭПК в течение недели после проведения заседания и передаются на подпись председателю ЭПК.

2.9. Секретарь ЭПК формирует дела в соответствии с номенклатурой дел Министерства искусства и культурной политики Ульяновской области.

3. Организация контроля и проверка решений ЭПК

3.1. Решения ЭПК после заседания доводятся до исполнителей и заинтересованных сторон в форме выписок из протоколов заседаний по запросу куратора организации или муниципального архива. Решения ЭПК о включении (исключении) организации в число (из числа) источников комплектования архива доводятся до сведения её руководства в обязательном порядке.

Решения совместных заседаний ЭПК и ЦЭК или ЭК организаций могут оформляться самостоятельными документами.

3.2. По указанию председателя ЭПК секретарь ЭПК организует контроль за выполнением решений и принимает необходимые меры по предупреждению нарушения сроков исполнения.

3.3. Документы, отправленные в соответствии с решением ЭПК на доработку, представляются повторно в течение месяца после заседания. Контроль за повторным представлением доработанных документов осуществляется секретарем ЭПК. Контроль за качеством и своевременностью доработки документов осуществляется также куратором организации государственного и муниципального архива.

3.4. Снятие с контроля решений ЭПК осуществляется председателем ЭПК.

3.5. Секретарь ЭПК систематически на заседании ЭПК информирует членов ЭПК о ходе выполнения решений и рассмотрении поступивших на ЭПК документов.