Приложение N 1. Примерный Порядок ведения делопроизводства в участковой избирательной комиссии

Приложение N 1
Утвержден
постановлением Избирательной комиссии
Свердловской области
от 28 апреля 2021 г. N 12/56

Примерный Порядок
ведения делопроизводства в участковой избирательной комиссии

1. Общие положения

1.1. Примерный Порядок ведения делопроизводства в участковой избирательной комиссии (далее - Порядок) устанавливает порядок работы с документами, основные правила их подготовки и оформления в участковой комиссии.

Порядок разработан на основании федеральных законов от 12 июня 2002 года N 67-ФЗ "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации", от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", правовых актов Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, с использованием ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения".

1.2. Правила оформления документов и порядок работы с ними, предусмотренные Порядком, обязательны для членов участковой избирательной комиссии.

1.3. Ведение делопроизводства участковой избирательной комиссии осуществляет председатель либо секретарь участковой избирательной комиссии в соответствии с распределением обязанностей.

Ответственность за ведение делопроизводства несет председатель участковой избирательной комиссии.

1.4. В период подготовки и проведения выборов делопроизводство в участковой избирательной комиссии ведется с использованием интерактивного рабочего блокнота УИК или Журнала работы N 1 и Журнала работы N 2 участковой избирательной комиссии по правилам, установленным в настоящем Порядке.

1.5. Делопроизводство в участковой комиссии в межвыборный период осуществляется с использованием журналов регистрации документов. ¹

Работа основывается на принципе однократной регистрации документа.

1.6. Порядок и изменения, вносимые в него, принимаются решением территориальной избирательной комиссии.

2. Прием, регистрация и прохождение поступающих документов

2.1. Прием и регистрация поступающих документов производится председателем участковой комиссии либо секретарем участковой комиссии с использованием журнала регистрации входящих документов (приложение N 1 к настоящему Порядку).

2.2. При вскрытии конвертов проверяется правильность адресования, комплектность и целостность документов, наличие приложений, сверяется соответствие их номеров учетным номерам, указанным на конвертах. Неправильно адресованные и ошибочно вложенные документы не регистрируются, пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.

2.3. Если при вскрытии конверта обнаружено отсутствие документов или их отдельных листов, приложений, повреждение документов или несоответствие номеров документов номерам, указанным на конверте, в участковой комиссии составляется акт установленной формы в двух экземплярах (приложение N 2 к настоящему Порядку). Один экземпляр акта посылается отправителю, другой приобщается к принятым документам.

На оборотной стороне последнего листа поврежденного документа в правом нижнем углу делается отметка "Документ получен в поврежденном виде".

2.4. Конверты от поступивших документов не уничтожаются в случае, если только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документов, или если они содержат документы, которые поступили из-за пределов территории Российской Федерации, из судов, следственных органов, либо договоры, претензии, исковые заявления.

2.5. При регистрации поступившего документа в журнале регистрации входящих документов обязательно проставляются следующие реквизиты: дата получения документа, его регистрационный номер, данные о корреспонденте (адресате) (фамилия, имя, отчество физического лица или название организации, местонахождение отправителя), исходящий номер и дата документа, краткое содержание документа, резолюция, срок исполнения, отметка об исполнении документа и списании его в дело.

Входящий номер и дата проставляются, как правило, в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа зарегистрированного документа. При регистрации входящих документов может быть использован регистрационный штамп.

На приложении проставляется входящий номер документа, к которому оно относится.

При регистрации документа, являющегося ответом на исходящий документ или присланного в дополнение к ранее направленному документу, в графе "Регистрационный номер" журнала регистрации входящих документов делается соответствующая ссылка.

К повторным документам прикладывается информация о ранее поступивших документах и результатах их исполнения.

Нумерация входящих документов осуществляется в пределах календарного года.

2.6. Зарегистрированные документы рассматриваются председателем участковой комиссии, в ходе исполнения документа производится запись по его исполнению в журнале регистрации.

2.7. Исполненные документы списываются в дело председателем участковой комиссии и помещаются в дело в соответствии с номенклатурой дел участковой комиссии.

2.8. Обращения граждан регистрируются в отдельном журнале (приложение N 3 к настоящему Порядку), а в период подготовки и проведения выборов - в отдельном реестре учета поступивших в участковую комиссию жалоб (заявлений), который размещен в Журнале работы N 1 участковой избирательной комиссии.

2.9. Ответ на обращение гражданина, в котором не указаны его фамилия и адрес, по которому должен быть направлен ответ, не дается. Такое обращение списывается в дело председателем участковой комиссии.

Если текст обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение семи календарных дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение (если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению).

Обращения, в которых содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровья и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, остаются без ответа по существу поставленных в нем вопросов, а заявителям сообщается о недопустимости злоупотребления правом.

3. Основные требования к подготовке и оформлению документов

3.1. Документы оформляются на бланках установленной формы (приложение N 4 к настоящему Порядку).

В участковой комиссии могут использоваться следующие виды бланков:

бланк протокола заседания участковой комиссии;

бланк решения участковой комиссии;

бланк письма участковой комиссии.

3.2. Документы оформляются в соответствии с Требованиями к документам, изготовляемым с помощью печатающих устройств, и к файлам текстовых документов (приложение N 5 к настоящему Порядку), при отсутствии печатающих устройств - в рукописном виде.

3.3. При подготовке и оформлении документов должны соблюдаться правила оформления реквизитов документов, изложенные ниже:

1) дата документа.

Датой документа является дата его подписания, утверждения, принятия. Датой протокола является дата заседания, а акта - дата события.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами, например:

17.01.2021

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например:

17 января 2021 г.

1 мая 2021 г.

При оформлении протоколов и решений участковой комиссии, актов участковой комиссии используется только словесно-цифровой способ написания даты;

2) регистрационный номер документа.

Для входящих документов - это порядковый номер, для исходящих документов - индекс дела по номенклатуре и, через косую черту, порядковый номер документа;

3) ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа.

Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа включается в состав реквизитов бланка письма. Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа проставляется при подготовке письма-ответа;

4) адресат.

Реквизит "Адресат" располагается в правом верхнем углу.

Документы адресуются в вышестоящую избирательную комиссию, в организации, их структурные подразделения, должностным лицам или гражданам при ответе на их обращения. Наименование вышестоящей избирательной комиссии, иной организации и структурного подразделения указываются в именительном падеже, например:

Администрация города Нижнереченск,

организационно-правовой отдел

Если документ адресуется председателю вышестоящей избирательной комиссии, руководителю организации или его заместителю, наименование вышестоящей избирательной комиссии, организации должно входить в наименование должности адресата, например:

Председателю Нижнереченской

районной территориальной

избирательной комиссии

Польской Г. П.

Если документ адресуется должностному лицу, наименование вышестоящей избирательной комиссии, организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном. При этом инициалы указываются после фамилии, например:

Администрация города Нижнереченск,

начальнику финансового управления

Гавриловой В.Г.

Если документ адресуется организации, сначала указывается ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Избирательная комиссия

Свердловской области

пл. Октябрьская, д. 1, Екатеринбург, Свердловская область, 620031

Каждая строка реквизита "Адресат" центрируется по отношению к самой длинной строке.

Допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.

Почтовый адрес указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Минкомсвязи России от 31 июля 2014 года N 234 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи".

При адресовании документа физическому лицу вначале указываются фамилия и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Агеевой А.И.

ул. Космонавтов, д. 42, г. Екатеринбург,

Свердловская область, 652560;

5) гриф утверждения документа.

Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ без кавычек прописными буквами и на следующей строке - наименование должности, подпись, инициалы и фамилия лица, утвердившего документ, дата утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

председатель участковой избирательной

комиссии избирательного участка N 123

личная подпись, инициалы, фамилия

Дата

При утверждении документа протоколом, решением гриф утверждения состоит из слова Утвержден (Утверждена, Утверждены или Утверждено) без кавычек прописными буквами, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

Утвержден

решением участковой избирательной

комиссии избирательного участка N 1054

от 15 апреля 2021 г. N 28/35

Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу документа. В грифе утверждения, как правило, элементы централизуются относительно самой длинной строки;

6) указания по исполнению документа (резолюция).

Указания по исполнению документа могут быть написаны от руки председателем участковой комиссии на подлиннике документа на свободном от текста месте;

7) заголовок к тексту документа (наименование документа).

Заголовок к тексту документа должен кратко и точно раскрывать его содержание и быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопрос "о чем (о ком)?", например:

О создании Экспертной комиссии

Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал, точка в конце заголовка не ставится. Заголовок располагается на первом листе над текстом документа по центру, а при оформлении письма - от границы левого поля;

8) текст документа.

Текст документа оформляют в виде связного текста, таблицы или соединения этих структур.

Текст документа должен излагаться кратко и ясно, быть аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нем информации.

Текст документа должен, как правило, состоять из двух частей. В первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст документа может содержать только заключительную часть (например, письмо, заявление, просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных правовых актов, изданных органами власти и управления, ЦИК России, Избирательной комиссией Свердловской области, территориальной избирательной комиссии, избирательной комиссией муниципального образования, указывается наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки.

Тексты документов большого объема могут делиться на разделы, пункты, подпункты:

1. Разделы

1.1. Пункты.

1) подпункты.

Пункт может делиться на части. Части пункта начинаются с красной строки и заканчиваются точкой. Нумерации не имеют.

Пункты и части пункта могут делиться на подпункты пункта и подпункты части пункта. Подпункты пункта, подпункты части пункта нумеруются арабскими цифрами со скобкой справа без точки и отделяются друг от друга точкой с запятой.

Структурные элементы текста, которые не относятся к разделам, пунктам и подпунктам являются абзацами. Абзацы начинаются с красной строки вне зависимости от написания с прописной или строчной буквы.

В письмах используют следующие формы изложения:

от 1-го лица множественного числа ("Просим направить информацию..." и др.);

от 3-го лица единственного числа ("участковая избирательная комиссия не считает возможным...", "участковая избирательная комиссия предлагает рассмотреть возможность...").

Столбцы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные существительным в именительном падеже. Подзаголовки столбцов и строк должны быть согласованы с заголовками;

9) Отметка о наличии приложений.

Отметка о наличии приложений располагается от границы левого поля после текста перед подписью.

Если документ имеет приложения, названные в тексте, отметка об их наличии оформляется по следующей форме:

Приложение: на 15 л.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, их наименования необходимо перечислить после текста документа перед подписью с указанием количества листов в каждом приложении и количества экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение:	1.	Положение об Экспертной комиссии на 15 л.
	2.	Примерная номенклатура дел на 14 л.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение:

письмо участковой комиссии избирательного участка N___ от 15.01.2021 N 01-09/4 и приложение к нему, всего на 12 л.

При наличии нескольких приложений они нумеруются, например, приложение N 1, приложение N 2 и так далее;

10) подпись должностного лица.

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, его личная подпись и расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

При подписании документа указываются исключительно фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Если документ оформляется на бланке участковой комиссии, то реквизит включает наименование должности лица, подписывающего документ, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию), например:

Председатель

личная подпись

инициалы, фамилия

Если документ оформляется не на бланке, то реквизит содержит полное наименование должности лица, подписавшего документ, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию). Например:

Заместитель председателя участковой избирательной комиссии избирательного участка N__

личная подпись инициалы, фамилия

Особенности подписания решений участковой избирательной комиссии в случае отсутствия, исполнения обязанностей председателя, заместителя председателя, секретаря участковой избирательной комиссии определены в пункте 5.9 Порядка;

11) оттиск печати.

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих предусмотренные правовыми актами полномочия должностных лиц или фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП";

12) отметка о заверении копии. ²

Для заверения соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляется отметка о заверении копии - заверительная надпись "Копия верна" или "Верно", должность лица, заверившего копию (председатель, заместитель председателя, секретарь участковой комиссии), его личная подпись, расшифровка подписи, дата и время заверения, например:

Верно

Председатель участковой избирательной

комиссии избирательного участка N____

личная подпись инициалы, фамилия

Дата, время

Отметка о заверении копии может быть дополнена указанием количества листов копии. Допускается заверять отметкой о заверении копии каждый лист копии документа.

При пересылке копии документа в другие организации или выдаче ее на руки заверительная надпись удостоверяется печатью участковой избирательной комиссии;

13) отметка об исполнителе.

Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона с кодом Свердловской области. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу размером шрифта 10 пунктов, например:

Владимир Иванович Зубарев (34343) 2-28-53;

14) отметка об исполнении документа.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: краткие сведения об исполнении документа (при отсутствии документа, свидетельствующего об исполнении), дату и номер имеющегося документа об исполнении, слова "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ, дата, подпись председателя участковой комиссии.

4. Организация работы с исходящими (отправляемыми) документами

4.1. Исходящие документы оформляются на бланках установленной формы в соответствии с положениями Порядка.

4.2. При оформлении писем и телеграмм исполнитель указывает полный почтовый (включая индекс) адрес организации или гражданина.

4.3. Исходящие письма направляются за подписью председателя (а в его отсутствие заместителя председателя, секретаря) участковой избирательной комиссии на бланке письма.

4.4. Исходящему документу присваивается номер, который состоит из индекса дела по номенклатуре дел и порядкового номера документа, разделенных косой чертой. Исходящий номер указывается также на копии документа, остающейся в деле. Нумерация исходящих документов осуществляется в пределах календарного года.

4.5. Исходящие документы регистрируются в журнале регистрации исходящих документов (приложение N 6 к настоящему Порядку).

При регистрации исходящего документа в журнале исходящих документов обязательно указываются следующие реквизиты: дата отправления документа, регистрационный номер, данные об адресате (фамилия, имя, отчество физического лица или название организации, местонахождение получателя), краткое содержание документа, а также кем он исполнен и подписан.

4.6. Если отправляемый документ является ответом на входящий документ, необходимо приобщить подлинник входящего документа к копии отправляемого документа, остающегося в деле.

Копии исходящих документов помещаются в дело в соответствии с номенклатурой дел участковой комиссии.

4.7. Документы, адресованные гражданину, могут быть вручены ему лично, о чем в журнале регистрации обращений граждан делается соответствующая отметка, содержащая подпись гражданина. В случае невозможности личного вручения документов гражданину они отправляются через почтовое отделение связи по домашнему адресу.

5. Подготовка, оформление, выпуск, учет документов, рассматриваемых на заседаниях участковой избирательной комиссии ³

5.1. Документы по вопросам, включенным в проект повестки дня заседания участковой комиссии, готовятся председателем, заместителем председателя, секретарем участковой избирательной комиссии и членами участковой комиссии с правом решающего голоса, за которыми закреплены соответствующие направления деятельности.

5.2. Представляемые к рассмотрению документы должны включать озаглавленный проект решения с приобщенными к нему подлинниками документов, послуживших основанием для рассмотрения вопроса на заседании участковой избирательной комиссии, либо проект письма, подлежащего согласованию на заседании участковой комиссии, при необходимости - пояснительную записку по рассматриваемому вопросу.

5.3. Проекты документов (включая приложения), представляемые для рассмотрения на заседании участковой комиссии, визируются лицом, ответственным за его подготовку.

5.4. Лицо, ответственное за подготовку проекта решения, обеспечивает комплектность всех документов, обозначенных как в проекте решения, так и в приложениях к нему.

5.5. На заседании участковой избирательной комиссии ведется протокол и может производиться аудиозапись (видеозапись).

5.6. Документы, рассмотренные на заседании участковой комиссии, в случае, если в ходе заседания вносились изменения, должны быть доработаны, а затем подписаны, зарегистрированы и, если необходимо, разосланы.

5.7. При доработке документа в его текст вносятся согласованные в ходе заседания изменения. В случае принятия участковой избирательной комиссией решения о необходимости контроля исполнения решения его текст дополняется пунктом, в котором назначаются лица, ответственные за исполнение, и определяется срок исполнения.

5.8. Текст решения оформляется на бланке установленного образца (приложение N 4 к настоящему Порядку).

5.9. Решение подписывается председателем и секретарем участковой избирательной комиссии с указанием полного наименования должностей.

Если на заседании участковой комиссии председательствовал заместитель председателя участковой избирательной комиссии, секретарь участковой избирательной комиссии или один из членов участковой избирательной комиссии с правом решающего голоса, а также если полномочия секретаря участковой комиссии осуществлял один из членов участковой избирательной комиссии с правом решающего голоса, то подписи в протоколе, на решении оформляются следующим образом:

"Заместитель председателя участковой избирательной комиссии избирательного участка N___" - в случае временного отсутствия председателя участковой комиссии;

"Исполняющий обязанности председателя участковой избирательной комиссии избирательного участка N___" - в случае временного отсутствия председателя и заместителя председателя участковой избирательной комиссии при наличии решения участковой комиссии о возложении на секретаря участковой комиссии либо одного из членов участковой комиссии с правом решающего голоса исполнение полномочий председателя участковой комиссии;

"Исполняющий обязанности секретаря участковой избирательной комиссии избирательного участка N___" - в случае наличия решения участковой комиссии о возложении на одного из членов участковой комиссии с правом решающего голоса исполнение полномочий секретаря участковой комиссии.

5.10. Решения участковой комиссии нумеруются в хронологической последовательности в пределах календарного года.

Номер решения состоит из номера протокола заседания и порядкового номера решения, разделенных косой чертой, например: 1/8.

5.11. Председатель либо секретарь участковой избирательной комиссии тиражирует документы в необходимом количестве. На каждой копии документа проставляется печать, удостоверяющая подписи председателя участковой комиссии и секретаря участковой избирательной комиссии (без воспроизведения подписей).

5.12. Копия решения участковой избирательной комиссии направляется гражданину (в том числе представителю партии, наблюдателю и иным участникам избирательного процесса) в случае, если его обращение в участковую избирательной комиссию послужило основанием для рассмотрения вопроса на заседании участковой комиссии.

5.13. Протокол заседания участковой избирательной комиссии оформляется на бланке установленной формы (приложение N 4 к настоящему Порядку).

5.14. Текст протокола заседания участковой избирательной комиссии состоит из двух частей - вводной и основной.

5.15. В вводной части протокола указываются фамилия и инициалы председателя участковой избирательной комиссии (председательствующего), а также присутствующих заместителя председателя участковой избирательной комиссии, секретаря участковой избирательной комиссии и членов участковой избирательной комиссии, в том числе с правом совещательного голоса, лиц, приглашенных либо присутствующих на заседании. ⁴

Допускается оформление присутствующих отдельным списком с указанием инициалов, фамилий и должностей. Список прилагается к протоколу заседания.

5.16. Повестка дня включается в вводную часть протокола. Она состоит из перечисления вопросов, которые обсуждаются на заседании, и закрепляет последовательность их обсуждения и фамилии докладчиков (выступающих).

Каждый вопрос повестки дня заседания нумеруется арабской цифрой, его наименование формулируют, начиная с предлогов "О" или "Об". По каждому пункту указывается докладчик.

5.17. Основная часть протокола содержит столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня. В соответствии с ней разделы нумеруются.

Каждый раздел состоит из трех частей: "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ", которые печатаются от границы левого поля прописными буквами.

В части "СЛУШАЛИ" кратко излагается текст выступления докладчика. Инициалы и фамилия докладчика печатаются с красной строки в именительном падеже. Запись доклада излагается от третьего лица единственного числа и отделяется от фамилии тире.

Если текст доклада прилагается к протоколу, то используется ссылка "Текст доклада прилагается".

В части "ВЫСТУПИЛИ" перечисляются выступающие и авторы вопросов. Инициалы и фамилия выступающего печатаются с красной строки в именительном падеже. Краткая запись выступления по существу рассматриваемого вопроса излагается от третьего лица единственного числа.

Если текст выступления прилагается к протоколу, то используется ссылка "Текст выступления прилагается".

В части "РЕШИЛИ" отражается принятое решение (результаты голосования) по каждому вопросу повестки дня заседания.

Если во время обсуждения вопроса член участковой комиссии с правом решающего голоса заявляет о наличии особого мнения, то оно оформляется им на отдельном листе и помещается после решения, в связи с которым это мнение изложено. Информация о наличии особого мнения должна быть отражена в тексте протокола.

5.18. Протокол заседания подписывается председательствовавшим на заседании и секретарем участковой избирательной комиссии (или членом участковой комиссии, исполнявшим обязанности секретаря участковой избирательной комиссии) с указанием полного наименования должностей.

5.19. Протоколы заседаний нумеруются в хронологической последовательности в пределах календарного года.

6. Контроль исполнения документов и поручений

6.1. Контролю исполнения подлежат:

1) поручения, содержащиеся в постановлениях и других документах ЦИК России, Избирательной комиссии Свердловской области, территориальной избирательной комиссии, избирательной комиссии муниципального образования, окружной избирательной комиссии;

2) поручения, содержащиеся в решениях участковой комиссии;

3) входящие документы;

4) письма граждан;

5) исходящие документы, требующие ответа;

6) поручения, содержащиеся в протоколах заседаний участковой комиссии.

6.2. Контроль исполнения документов, указанных в пункте 6.1 Порядка, по существу затронутых в них вопросов осуществляет председатель участковой избирательной комиссии.

6.3. Сроки исполнения поручений, содержащихся в решениях участковой избирательной комиссии, определяются этими решениями.

6.4. Документ подлежит исполнению в течение 30 календарных дней со дня его регистрации, за исключением случаев, предусмотренных пунктом 6.5 настоящего раздела.

Если последний день исполнения приходится на нерабочий день, то он подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

Документы с пометками "Весьма срочно", "Срочно" исполняются в трехдневный срок, документы с пометкой "Оперативно" - в 10-дневный срок со дня указания по исполнению.

6.5. Сроки исполнения входящих документов и обращений граждан устанавливаются исходя из сроков, предлагаемых организацией либо гражданином, направившими документ, или сроков, указанных в приложении N 7 к настоящему Порядку.

Ответы на обращения о нарушении законодательства о выборах и референдумах, поступившие в участковую комиссию в период избирательной кампании, кампании референдума, должны быть даны в пятидневный срок, но не позднее дня, предшествующего дню голосования. Ответы на обращения, поступившие в день голосования или в день, следующий за днем голосования, должны быть даны немедленно.

Если факты, содержащиеся в обращениях, требуют дополнительной проверки, решения по ним принимаются не позднее чем в десятидневный срок. Если обращение указывает на нарушение закона кандидатом, избирательным объединением, инициативной группой по проведению референдума, эти кандидат, избирательное объединение, инициативная группа по проведению референдума или его (ее) уполномоченные представители должны быть незамедлительно оповещены о поступившем обращении и вправе давать объяснения по существу обращения.

6.6. Документ считается исполненным и снимается с контроля после решения всех поставленных в нем вопросов, сообщения результатов рассмотрения всем заинтересованным лицам.

6.7. Основаниями для снятия документа с контроля являются:

решение участковой комиссии;

ответ на входящий документ;

ответы от организаций, в которые документ был направлен для рассмотрения по существу поставленных в нем вопросов и ответа заявителю;

направление обращения в другие организации для рассмотрения по существу поставленных в нем вопросов и последующего информирования автора о результатах рассмотрения.

6.8. Документ не считается исполненным и остается на контроле:

если он направляется в другие органы или организации для рассмотрения с целью получения участковой комиссией информации, необходимой для рассмотрения по существу поставленных в документе вопросов. В случае необходимости участковая комиссия информирует об этом автора документа;

если он направляется в другие органы или организации для рассмотрения по существу поставленных в нем вопросов и ответа заявителю с последующим информированием участковой избирательной комиссии о результатах исполнения.

7. Изготовление, хранение и использование печати и штампов

7.1. Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам используется печать участковой избирательной комиссии.

Для проставления отметок о получении, регистрации документов в участковой избирательной комиссии могут использоваться штампы.

7.2. Изготовление печати и штампов участковых избирательных комиссий осуществляется Избирательной комиссией Свердловской области или территориальной избирательной комиссией в соответствии с образцом и описанием, утвержденными постановлением ЦИК России.

7.3. Печать участковой избирательной комиссии проставляется на протоколах об итогах голосования, на копиях решений участковой комиссии, на пакетах при отправке документов, при оформлении документов на прием товарно-материальных ценностей, всех актах, составляемых участковой комиссией.

7.4. Печать участковой избирательной комиссии после окончания избирательной кампании, кампании референдума должна храниться в надежно закрываемом и опечатываемом сейфе или металлическом шкафу в территориальной комиссии.

7.5. Председатель участковой избирательной комиссии в период проведения выборов и (или) референдума осуществляет контроль за правильностью хранения и использования печати, затем передает печать на хранение в территориальную избирательную комиссию.

8. Ведение номенклатуры дел и формирование дел

8.1. Составление и утверждение номенклатуры дел.

Номенклатура дел предназначена для формирования исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы участковой комиссии.

Заголовок дела должен четко отражать основное содержание и состав документов. Не допускается употребление некорректных формулировок, вводных слов и сложных оборотов.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 года N 236; порядками хранения и передачи в архивы документов, связанных с подготовкой и проведением выборов, утвержденными ЦИК России и Избирательной комиссией Свердловской области, номенклатурами дел участковой избирательной комиссии за предшествующие годы.

Номенклатуру дел участковой избирательной комиссии составляет территориальная избирательная комиссия, выносит ее на согласование Экспертной комиссии территориальной избирательной комиссии, и, после согласования, утверждает своим решением.

Утвержденная решением территориальной избирательной комиссии номенклатура дел участковой избирательной комиссии обязательная для исполнения всеми участковыми комиссиями (приложение N 8 к настоящему Порядку).

В случае возникновения новых дел, они дополнительно вносятся в утвержденную номенклатуру дел.

Срок хранения документов указывается в номенклатуре дел со ссылкой на соответствующую статью Перечня или на пункт соответствующего Порядка хранения и передачи в архив документов, связанных с подготовкой и проведением конкретных выборов.

Исчисление сроков хранения документов, законченных делопроизводством в текущем году, начинается с 1 января следующего года.

8.2. Оформление документов, законченных делопроизводством, формирование дел в участковой избирательной комиссии.

Законченные делопроизводством документы оформляются в соответствии с требованиями Порядка, списываются председателем участковой избирательной комиссии в дело.

Исполненные документы формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Не допускается помещение в дело документов, содержание которых не соответствует заголовку дела.

В дело включаются все документы по конкретному вопросу вместе с приложениями, указанными в тексте документа. При отсутствии приложений, указанных в тексте документа, председатель либо секретарь участковой избирательной комиссии обязан сделать запись на документе об их местонахождении.

Протоколы заседаний участковой избирательной комиссии располагаются в деле по хронологии в порядке возрастания номеров. Документы к заседанию участковой комиссии помещаются после соответствующего протокола.

Обращения граждан и документы по их рассмотрению формируются в отдельные дела. Каждое обращение и все документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу и располагаются в алфавитном порядке по первым буквам фамилий авторов обращений.

9. Ответственность

9.1. Ответственность за организацию делопроизводства в участковой избирательной комиссии, обеспечение контроля исполнения документов, обеспечение сохранности документов и передачу их в территориальную комиссию несет председатель участковой избирательной комиссии, который обеспечивает также контроль соблюдения требований настоящего Порядка.

9.2. Члены участковой избирательной комиссии несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящего Порядка, сохранность находящихся у них документов.