Приложение N 1. Положение о системе управления проектной деятельностью в Администрации города Ялта Республики Крым

Приложение N 1
к постановлению
Администрации города
Ялта Республики Крым
от 13 апреля 2021 г. N 945-п

Положение
о системе управления проектной деятельностью в Администрации города Ялта Республики Крым

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение о системе управления проектной деятельностью в Администрации города Ялта Республики Крым (далее - Положение) определяет условия и порядок управления проектной деятельностью, реализуемой Администрацией города Ялта Республики Крым (далее - Администрация), с использованием средств бюджета муниципального образования городской округ Ялта Республики Крым, бюджета Республики Крым и (или) федерального бюджета (в случае делегирования полномочий по контролю расходования указанных средств), а также иных средств, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

1.2. Система управления проектной деятельностью (далее - СУПД) внедряется в Администрации в целях:

1.2.1. Соблюдения и сокращения сроков достижения результатов, предусмотренных проектами и портфелями проектов.

1.2.2. Эффективного использования ресурсов, задействованных при реализации проектов.

1.2.3. Прозрачности, обоснованности и своевременности принимаемых решений.

1.2.4. Повышения эффективности взаимодействия участников проектной деятельности.

1.3. Система управления проектной деятельностью в Администрации формируется с учётом требований следующих нормативных документов:

1.3.1. Постановление Правительства Российской Федерации от 31.10.2018 N 1288 "Об организации проектной деятельности в Правительстве Российской Федерации".

1.3.2. Постановление Совета министров Республики Крым от 22.01.2021 N 26 "Об организации проектной деятельности в Республике Крым и признании утратившими силу некоторых постановлений Совета министров Республики Крым".

1.3.3. Методические рекомендации по внедрению проектного управления в органах исполнительной власти, утвержденные распоряжением Министерства экономического развития Российской Федерации от 14.04.2014 N 26Р-АУ.

1.3.4. ГОСТ Р 54869-2011 Проектный менеджмент. Требования к управлению проектом, утверждённые и введенные в действие приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 22.12.2011 N 1582-ст.

1.3.5. ГОСТ Р 54870-2011 Проектный менеджмент. Требования к управлению портфелем проектов, утверждённые и введенные в действие приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 22.12.2011 N 1583-ст.

1.3.6. ГОСТ Р ИСО 21500-2014 Руководство по проектному менеджменту, утверждённые и введенные в действие приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 26.11.2014 N 1873-ст.

1.3.7. Методические рекомендации по подготовке региональных проектов, обеспечивающих достижение целей, показателей и результатов федеральных проектов, указанные в письме Аппарата Правительства Российской Федерации от 30.11.2018 N 9861п-П6.

2. Основные термины

2.1. В настоящем Положении используются следующие основные термины:

2.1.1. Методология управления проектной деятельностью - правовые акты, методическая и распорядительная документация, разработанные и утверждённые в целях регулирования и организационно-методического сопровождения проектной деятельности Администрации.

2.1.2. Проектная деятельность - деятельность, осуществляемая Администрацией, связанная с инициированием, подготовкой, реализацией и завершением проектов и портфелей проектов.

2.1.3. Проект - комплекс взаимосвязанных мероприятий, направленных на достижение уникальных результатов в условиях временных и ресурсных ограничений.

2.1.4. Продукт проекта - измеримый результат, который должен быть получен в ходе реализации проекта.

2.1.5. Цель проекта - запланированный общественно значимый полезный эффект от реализации проекта, имеющий сроки достижения, измеримый и достижимый в реальных условиях, в которых осуществляется проект.

2.1.6. Риск проекта - вероятностное событие, которое в случае наступления может оказать как отрицательное, так и положительное влияние на проект.

2.1.7. Инициатор проекта - участник команды проекта, инициирующий реализацию комплекса мероприятий в качестве проекта.

2.1.8. Заказчик проекта - участник команды проекта, заинтересованный в выполнении проекта, определяющий требования к продукту проекта, осуществляющий принятие продукта проекта, являющийся владельцем результатов проекта.

2.1.9. Куратор проекта - участник команды проекта, который отвечает за обеспечение проекта ресурсами и разрешение вопросов, выходящих за рамки полномочий руководителя проекта.

2.1.10. Руководитель проекта - участник команды проекта, который отвечает за достижение целей проекта, руководит процессом планирования, исполнения, контроля, завершения проекта, осуществляет подготовку запросов на изменения, текущих статус - отчетов и итогового отчета по проекту, осуществляет оперативное управление проектом.

2.1.11. Администратор проекта - участник команды проекта, отвечающий за организацию процесса планирования проекта, подготовку отчетности по проекту, сопровождение согласования и ведение проектной документации, ведение архива проекта, организацию совещаний по проекту, ведение протоколов и оказание иной административной поддержки руководителю проектов.

2.1.12. Команда проекта - участники проектной деятельности, объединённые во временную организационную структуру и участвующие в управлении и реализации проекта в соответствии с закреплёнными за ними проектными ролями.

2.1.13. Команда управления проектом - участники команды проекта, которые помогают руководителю проекта в осуществлении общего руководства, планирования и управления работами проекта, направленными на получение продукта проекта.

2.1.14. Исполнители работ проекта - участники команды проекта, ответственные за своевременное и качественное выполнение работ проекта, предусмотренных календарным планом реализации проекта, представление информации о статусе (ходе) выполнения работ и о достигнутых результатах.

2.1.15. Проектный комитет Администрации - высший коллегиальный орган в сфере управления проектной деятельностью в Администрации, координирующий и контролирующий деятельность структурных подразделений, отраслевых (функциональных) органов Администрации, в сфере управления проектной деятельностью, принимающий ключевые управленческие решения по приоритетным проектам и портфелям проектов с целью обеспечения реализации документов стратегического планирования.

2.1.16. Муниципальный проектный офис (далее - МПО) - это постоянно действующий коллегиальный орган при Администрации города Ялта, целями деятельности которого является организация, координация, методическое сопровождение и контроль проектной деятельности в сфере ответственности Администрации.

3. Система управления проектной деятельностью

3.1. Проектной деятельностью в Администрации является:

3.1.1. Управление проектами.

3.2. Система управления проектной деятельностью в Администрации представляет собой набор процессов и инструментов управления, предназначенных для:

3.2.1. Получения продуктов проектов.

3.2.2. Достижения целей реализации проектов.

3.3. Настоящее Положение определяет следующие процессы управления проектной деятельностью в Администрации:

3.3.1. Процессы управления проектами.

3.3.2. Процессы управления рисками проектов.

3.3.3. Процессы управления мотивацией участников команды проекта.

3.3.4. Процессы управления компетенциями участников команды проекта.

3.4. Настоящее Положение определяет следующие инструменты управления проектной деятельностью в Администрации:

3.4.1. Команда проекта.

3.4.2. Органы управления проектной деятельностью.

3.4.3. Методология управления проектной деятельностью.

4. Критерии отнесения комплекса мероприятий к проектам

4.1. Для определения необходимости применения проектного управления для выполнения комплекса мероприятий, инициируемых в Администрации, используется принцип отделения проектной деятельности от операционной.

Принцип основан на сравнении параметров инициируемого комплекса мероприятий с набором критериев, характеризующих проекты.

4.2. Проект характеризуется:

4.2.1. Обязательным наличием следующих факторов:

4.2.1.1. Комплекс мероприятий имеет конкретную измеримую цель и предполагает получение уникальных результатов.

4.2.1.2. Для комплекса мероприятий установлен конкретный срок их завершения.

4.2.1.3. Комплекс мероприятий может быть реализован доступными финансовыми и трудовыми ресурсами в рамках установленных временных ограничений.

4.2.1.4. Комплекс мероприятий соответствует утверждённым документам стратегического развития муниципального образования городской округ Ялта Республики Крым.

4.2.2. Наличием одного и более из нижеуказанных факторов:

4.2.2.1. Комплекс мероприятий направлен на существенные изменения в деятельности Администрации, в том числе таких, как изменение организационной структуры, процессов управления в Администрации.

4.2.2.2. Комплекс мероприятий относится к полномочиям Администрации.

4.2.2.3. Комплекс мероприятий связан с уникальными условиями, например, временный состав команды проекта, члены которой в регулярных условиях не работают вместе; специфический, отличающийся особой сложностью набор требований к продукту проекта или набор ограничений, накладывающих особые условия на подходы к реализации работ.

4.2.2.4. Комплекс мероприятий связан с высокой степенью неопределенности, требующей повышенного внимания к работе с рисками.

5. Управленческие профили проектов

5.1. С целью оптимизации управления проектной деятельностью в Администрации для каждого проекта определяется управленческий профиль.

5.2. В Администрации устанавливаются следующие управленческие профили проектов:

5.2.1. Управленческий профиль "Приоритетный".

5.2.2. Управленческий профиль "Стандартный".

5.3. Отнесение проекта к управленческому профилю "Стандартный" или управленческому профилю "Приоритетный" предлагается инициатором проекта в момент формирования проектной инициативы.

5.4. Управленческий профиль проекта определяется МПО на предпроектной стадии в зависимости от общего количества баллов, присвоенных проекту в соответствии с признаками классификации проектов, установленными настоящим Положением, согласно приложению N 1 к настоящему Положению.

5.5. МПО вправе отнести проект к управленческому профилю "Приоритетный" и вынести его на рассмотрение Проектного комитета Администрации вне зависимости от количества суммы баллов, если проект является социально значимым или его реализация предполагает ощутимый экономический эффект.

5.6. Управленческий профиль проекта влияет на назначение кандидатов на основные проектные роли согласно приложению N 2 к настоящему Положению.

6. Команда проекта

6.1. Командой проекта являются следующие участники проектной деятельности Администрации:

6.1.1. Структурные подразделения, отраслевые (функциональные) органы Администрации и их сотрудники.

6.1.2. Подведомственные и отраслевые организации Администрации, их структурные подразделения и сотрудники.

6.1.3. Коммерческие и некоммерческие организации, представители гражданского общества и бизнеса, которые участвуют в проектной деятельности Администрации.

6.2. Участники проектной деятельности выполняют следующие проектные роли: инициатор проекта, заказчик проекта, куратор проекта, руководитель проекта, администратор проекта, участники команды управления проектом, исполнители работ проекта.

6.3. В структурных подразделениях, отраслевых (функциональных) органах Администрации закрепить сотрудников, ответственных за проектную деятельность.

7. Органы управления проектной деятельностью

7.1. Настоящее Положение определяет следующие основные органы управления проектной деятельностью в Администрации:

7.1.1. Проектный комитет Администрации.

7.1.2. Муниципальный проектный офис Администрации (МПО).

7.2. Детальные описания целей, задач и функций вышеуказанных органов управления проектной деятельностью определены в приложениях к настоящему Положению:

7.2.1. Приложение N 3 - "Положение о Проектном комитете Администрации города Ялта Республики Крым".

7.2.2. Приложение N 4 - "Положение о муниципальном проектном офисе Администрации города Ялта Республики Крым".

7.2.3. Приложение N 5 - "Положение по управлению заинтересованными сторонами проектов в муниципальном образовании городской округ Ялта Республики Крым".

8. Система мотивации участников проектной деятельности

8.1. В целях улучшения качества и скорости выполнения проектов за счёт повышения эффективности работы участников проектной деятельности в ходе реализации проектов в муниципальном образовании городской округ Ялта Республики Крым вводится система мотивации участников проектной деятельности (далее - Система проектной мотивации).

8.2. Система проектной мотивации является частью системы мотивации муниципальных служащих Администрации.

8.3. Система проектной мотивации представляет собой нематериальные формы поощрения и наказания участников проектной деятельности по результатам их деятельности в ходе реализации проектов.

8.4. Система проектной мотивации основывается на принципах объективности, прозрачности, прогнозируемости, неотвратимости.

8.5. Стимулирование осуществляется по решению главы администрации города Ялта на основании решения заседания Проектного комитета Администрации в виде объявления благодарности, награждения грамотой, присвоения внеочередного классного чина, иного вида нематериального поощрения.

8.6. МПО ежеквартально предоставляет в Проектный комитет Администрации заключение о ходе реализации проектов и достижение их целевых показателей.

9. Компетенции участников проектной деятельности

9.1. Для должностных лиц и сотрудников Администрации, участвующих в проектной деятельности, уровень компетенций в области проектного управления должен соответствовать уровню, минимально необходимому на занимаемой ими должности, или превышать его.

9.2. Назначение сотрудников Администрации на новую должность должно быть возможным только после подтверждения соответствия уровня компетенций сотрудника в области проектного управления уровню компетенции, требующемуся для данной должности.

9.3. Основным инструментом развития компетенций участников проектной деятельности является обучение проектному управлению.

9.4. Формирование потребностей в повышении уровня компетенций в области проектного управления и определение направлений обучения осуществляются исходя из специфики и задач планируемых и реализуемых проектов, а также текущего уровня знаний участников проектной деятельности.

9.5. За обучение и развитие компетенций сотрудников Администрации в области проектного управления отвечает Проектный офис Администрации.

Начальник департамента экономического развития Администрации города Ялта Республики Крым

Э.А. Онацкий