Постановление Администрации г. Костромы от 26 октября 2018 г. N 2429 "Об утверждении Положения об Отделе организационной работы и документационного обеспечения Администрации города Костромы"

В соответствии с решением Думы города Костромы от 25 октября 2018 года N 173 "О внесении изменения в структуру Администрации города Костромы", постановлением Администрации города Костромы от 26 октября 2018 года N 2428 "Об утверждении структуры, структурной и штатной численности Отдела организационной работы и документационного обеспечения Администрации города Костромы", в целях установления статуса и полномочий, регулирования организации деятельности Отдела организационной работы и документационного обеспечения Администрации города Костромы, руководствуясь статьями 42, 44, частью 1 статьи 57 Устава города Костромы, постановляю:

1. Утвердить прилагаемое Положение об Отделе организационной работы и документационного обеспечения Администрации города Костромы.

2. Настоящее постановление вступает в силу с 1 ноября 2018 года.

Глава Администрации города Костромы

А.В. Смирнов

Утверждено
постановлением
Администрации города Костромы
от 26 октября 2018 года N 2429

Положение
об отделе организационной работы и документационного обеспечения Администрации города Костромы

1. Общие положения

1.1. Отдел организационной работы и документационного обеспечения Администрации города Костромы (далее - Отдел) является не наделенным правами юридического лица функциональным органом Администрации города Костромы (далее - Администрация).

1.2. Отдел создается и упраздняется распоряжением Администрации в соответствии со структурой Администрации, утвержденной Думой города Костромы.

1.3. В своей деятельности, осуществляемой в рамках установленных полномочий, Отдел руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, Уставом Костромской области, законами и иными нормативными правовыми актами Костромской области, Уставом города Костромы, иными муниципальными правовыми актами города Костромы, в том числе Регламентом Администрации и настоящим Положением.

1.4. Для осуществления установленных настоящим Положением полномочий Отдел имеет круглую печать, штампы и бланки установленного образца со своим наименованием.

1.5. Финансовое обеспечение деятельности Отдела является расходным обязательством города Костромы.

1.6. Непосредственное руководство деятельностью Отдела осуществляет управляющий делами Администрации города Костромы (далее - Управляющий делами).

1.7. Планы работы Отдела и отчеты об их исполнении утверждаются Управляющим делами Администрации.

2. Компетенция Отдела

2.1. Сфера деятельности и предметы компетенции Отдела

2.1.1. Сферу деятельности Отдела образуют следующие предметы его ведения:

а) создание условий для эффективной деятельности главы Администрации и стабильного функционирования Администрации как исполнительно-распорядительного органа местного самоуправления;

б) документационное обеспечение деятельности главы Администрации и Администрации;

в) организационное обеспечение деятельности совещательных и коллегиальных органов Администрации, протокольных и иных мероприятий, проводимых с участием главы Администрации города Костромы, заместителей главы Администрации, а также иных мероприятий, проводимых Администрацией;

г) организация и проведение в Администрации как в юридическом лице мероприятий в области гражданской обороны;

д) обеспечение исполнения главой Администрации как руководителем юридического лица обязанностей в области пожарной безопасности в объеме, установленном соответствующим распоряжением Администрации;

е) обеспечение исполнения главой Администрации как руководителем юридического лица обязанностей по охране труда.

2.1.2. Целями деятельности Отдела являются:

а) обеспечение единого порядка документирования и документооборота в Администрации;

б) оперативное документационное и информационное обеспечение деятельности Администрации, неукоснительное исполнение муниципальных правовых актов города Костромы;

в) качественное организационное обеспечение деятельности совещательных и коллегиальных органов Администрации, протокольных и иных мероприятий, проводимых с участием главы Администрации, а также иных мероприятий, проводимых Администрацией;

г) обеспечение подготовки сотрудников отраслевых (функциональных) органов Администрации, не наделенных правами юридического лица, в области гражданской обороны, а также к защите от пожаров;

д) обеспечение проведения в Администрации как в юридическом лице мероприятий по сохранению жизни и здоровья сотрудников отраслевых (функциональных) органов Администрации, не наделенных правами юридического лица, в процессе трудовой деятельности;

е) обеспечение организации работы передвижной приемной Главы города Костромы и главы Администрации.

2.1.3. В установленной сфере деятельности Отдел осуществляет полномочия по решению вопросов местного значения города Костромы и иные возложенные на него функции органов местного самоуправления города Костромы.

2.2. Полномочия Отдела в сфере обеспечения деятельности главы Администрации и Администрации

2.2.1. В сфере организационного обеспечения деятельности Администрации Отдел:

а) готовит годовой план работы Администрации;

б) формирует единые ежемесячные и еженедельные календарные планы основных публичных мероприятий (заседаний) в Администрации, доводит их до сведения заинтересованных лиц;

в) составляет квартальные отчеты о выполнении плана работы Администрации;

г) осуществляет организационно-техническое обеспечение деятельности Совета Администрации, иных совещательных, коллегиальных и консультативных органов Администрации, а также организационное обеспечение еженедельных совещаний главы Администрации по планированию работы Администрации, иных совещаний, заседаний, семинаров и мероприятий, проводимых главой Администрации;

д) организует документирование проводимых Администрацией мероприятий, подлежащих обязательному документированию;

е) осуществляет организационное обеспечение проведения официальных приемов с участием главы Администрации, заместителей главы Администрации;

ж) осуществляет организационное обеспечение торжественных и иных официальных мероприятий, проводимых Администрацией;

з) осуществляет организационное обеспечение участия главы Администрации, заместителей главы Администрации в торжественных и массовых мероприятиях;

и) составляет и доводит до сведения работников Администрации графики дежурства в предпраздничные и праздничные дни;

к) информирует заинтересованные федеральные органы государственной власти, органы власти Костромской области, организации и должностных лиц о характере проводимых Администрацией мероприятий;

л) планирует распределение помещений для проведения официальных мероприятий;

м) составляет календарь юбилейных и круглых дат города, а также перечень персональных юбилеев;

н) осуществляет организационное и материально-техническое обеспечение деятельности комиссии по поощрениям Администрации города Костромы.

2.2.2. В сфере обеспечения единого порядка документирования деятельности главы Администрации и Администрации Отдел:

а) координирует деятельность отраслевых (функциональных) органов Администрации по подготовке и надлежащему оформлению проектов муниципальных правовых актов города Костромы;

б) контролирует составление и оформление отраслевыми (функциональными) органами Администрации проектов муниципальных правовых актов города Костромы в соответствии с установленными требованиями Инструкции по делопроизводству Администрации и Инструкции по делопроизводству в Думе города Костромы;

в) контролирует доработку проектов муниципальных правовых актов города Костромы;

г) исправляет в текстах проектов муниципальных правовых актов города Костромы, направляемых на подписание главе Администрации, технические ошибки и опечатки;

д) организует согласование, представление на подписание проектов муниципальных правовых актов города Костромы;

е) контролирует соблюдение установленной Регламентом Администрации процедуры согласования документов;

ж) осуществляет тиражирование (ксерокопирование) подписанных муниципальных правовых актов города Костромы и их рассылку непосредственным исполнителям, руководителям соответствующих отраслевых (функциональных) органов Администрации, иным заинтересованным лицам по почте или через абонентские ящики.

2.2.3. В сфере организации работы с документами в Администрации Отдел:

а) разрабатывает единый порядок прохождения и обработки документов, внедряет новые технологические приемы работы с документами, сокращающие объем документооборота;

б) формирует потоки документооборота в Администрации;

в) организует в установленном порядке прием, учет, регистрацию, оформление документов, хранение, а также информационно-справочную работу по документам;

г) организует своевременное рассмотрение входящей корреспонденции главой Администрации, заместителями главы Администрации, а также в соответствии с поручениями указанных должностных лиц направляет документы на исполнение;

д) организует регистрацию муниципальных правовых актов Администрации;

е) организует регистрацию муниципальных контрактов, заключенных Администрацией;

ж) регистрирует и ведет учет договоров и соглашений, заключаемых главой Администрации и Администрацией с Российской Федерацией, субъектами Российской Федерации, органами государственной власти, органами местного самоуправления и юридическими лицами;

з) формирует и ведет базу данных муниципальных правовых актов Администрации;

и) при взаимодействии с Отделом информационных ресурсов и связи Администрации участвует в организации функционирования системы электронного документооборота и управления взаимодействием "Directum";

к) участвует в разработке и (или) согласовывает технические задания на разработку внедряемых в Администрации информационных технологий, а также технологий документоведения и документооборота;

л) ведет учет изменений и признанных утратившими силу муниципальных правовых актов Администрации, вносит соответствующие сведения в карточки муниципальных правовых актов в базе документов Администрации, а также в оригиналы архивных документов, не сданных на хранение, и принимает меры по предотвращению дублирования ранее принятых муниципальных правовых актов в порядке, предусмотренном Регламентом Администрации;

м) вносит в электронную базу данных контрольно-регистрационной программы все муниципальные правовые акты Администрации, поставленные на контроль, а также отметки об исполнении документов и снятии с контроля;

н) контролирует сроки исполнения входящих документов согласно резолюциям;

о) организовывает представление информации о состоянии рассмотрения и прохождении служебной корреспонденции в виде справок, перечней, сводок Управляющему делами, руководителям отраслевых (функциональных) органов Администрации;

п) составляет перечни входящих документов, сроки исполнения которых истекли, и направляет данные перечни ответственным исполнителям;

р) формирует сводную номенклатуру дел Администрации;

с) обеспечивает в установленном порядке обработку документов, законченных делопроизводством, формирует документационный фонд, обеспечивает оперативное хранение документов и осуществляет последующую передачу архивных дел на хранение в муниципальный архив;

т) осуществляет прием и передачу документов по каналам факсимильной связи и электронной почты, в том числе обеспечивает использование отраслевыми (функциональными) органами Администрации и их структурными подразделениями телефаксной связи в порядке, установленном Регламентом Администрации.

2.2.4. В сфере совершенствования форм и методов работы с документами Отдел:

а) проводит анализ состояния текущего делопроизводства и осуществляет организационно-методический контроль порядка документирования и организации работы с документами в отраслевых (функциональных) органах Администрации и их структурных подразделениях;

б) разрабатывает и перерабатывает методические документы по документационному обеспечению деятельности Администрации, организует их реализацию;

в) согласовывает инструкции и стандарты по документационному обеспечению деятельности отраслевых (функциональных) органов Администрации;

г) унифицирует формы документов, устанавливает правила их подготовки и оформления, согласовывает изменения, дополнения и вновь разработанные стандарты документов;

д) организует мероприятия по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины;

е) оказывает информационно-методическую и консультативную помощь отраслевым (функциональным) органам Администрации по вопросам организации документирования и организации работы с документами.

2.2.5. В сфере нормотворчества Отдел готовит проекты следующих постановлений и распоряжений:

а) по вопросам, касающимся деятельности совещательных и консультативных органов при главе Администрации;

б) по вопросам планирования деятельности Администрации;

в) об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации;

г) о проведении проверок организации текущего делопроизводства, документооборота в Администрации;

д) по вопросам награждения Почетной грамотой Администрации и Благодарственным письмом Администрации;

е) об организации семинаров, консультаций и иных форм обучения по вопросам делопроизводства;

ж) об организации и проведении официальных приемов, встреч, круглых столов с участием главы Администрации, заместителей главы Администрации;

з) о выделении денежных средств на приобретение сувенирной продукции, памятных подарков, цветов, венков;

и) о поощрении памятными подарками;

к) о выделении сувенирной продукции или памятных подарков;

л) о разрешении регистрации брака лицам, не достигшим совершеннолетия.

2.2.6. Отдел осуществляет следующие полномочия по материально-техническому обеспечению Администрации:

а) обеспечивает главу Администрации, заместителей главы Администрации, сотрудников отраслевых (функциональных) органов Администрации, не наделенных правами юридического лица, необходимыми канцелярскими принадлежностями, офисной бумагой и прочими;

б) инициирует заключение контрактов по изготовлению и приобретению печатей и штампов Администрации, табличек, подарочной, сувенирной, цветочной, бланочной, типографской продукции, официальных флагов на административные здания Администрации, на оказание курьерских услуг, подписку на периодические издания;

в) формирует и уточняет сведения по закупаемому товару, об оказываемых услугах и выполняемых работах для включения в план закупок, в план-график закупок для нужд Администрации;

г) разрабатывает и направляет контрактному управляющему комплект документов о проведении закупки конкурентным способом либо у единственного поставщика;

д) осуществляет приемку поставленного товара, выполненной работы (ее результатов), оказанной услуги, отдельных этапов поставки товара, выполнения работы, оказания услуги, предусмотренных муниципальным контрактом, заключенным по инициативе Отдела, а также проведение экспертизы поставленного товара, результатов выполненной работы, оказанной услуги, а также отдельных этапов исполнения муниципального контракта;

е) информирует контрактного управляющего о выявленных фактах неисполнения или ненадлежащего исполнения поставщиком (подрядчиком, исполнителем) обязательств по заключенному муниципальному контракту, инициированному Отделом.

2.3. Полномочия Отдела в области гражданской обороны, пожарной безопасности и охраны труда в Администрации как в юридическом лице

2.3.1. В сфере организации и проведения в Администрации как в юридическом лице мероприятий в области гражданской обороны Отдел совместно с муниципальным казенным учреждением города Костромы "Центр гражданской защиты города Костромы":

а) планирует и организует проведение в Администрации как в юридическом лице мероприятий по гражданской обороне;

б) организует проведение в Администрации как в юридическом лице мероприятий по поддержанию ее устойчивого функционирования в военное время;

в) организует обучение сотрудников отраслевых (функциональных) органов Администрации, не наделенных правами юридического лица, способам защиты от опасностей, возникающих при ведении военных действий или вследствие этих действий, а также при возникновении чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера;

г) обеспечивает создание в Администрации как в юридическом лице и содержание в целях гражданской обороны в соответствии с распоряжением Администрации запасов медицинских средств и средств индивидуальной защиты органов дыхания.

2.3.2. Обеспечивая исполнение главой Администрации как руководителем юридического лица обязанностей в области пожарной безопасности в объеме, установленном соответствующим распоряжением Администрации, Отдел:

а) обеспечивает соблюдение в Администрации как в юридическом лице требований пожарной безопасности, а также выполнение предписаний, постановлений и иных законных требований должностных лиц пожарной охраны;

б) разрабатывает и осуществляет в Администрации как в юридическом лице меры пожарной безопасности;

в) проводит в Администрации как в юридическом лице противопожарную пропаганду, а также обучение сотрудников отраслевых (функциональных) органов Администрации, не наделенных правами юридического лица, мерам пожарной безопасности;

г) оказывает содействие пожарной охране при тушении пожаров, возникших в Администрации как в юридическом лице, установлении причин и условий их возникновения и развития, а также при выявлении лиц, виновных в нарушении требований пожарной безопасности и возникновении пожаров;

д) представляет по требованию должностных лиц государственного пожарного надзора сведения и документы о состоянии пожарной безопасности в Администрации как в юридическом лице, а также о происшедших в Администрации как в юридическом лице пожарах и их последствиях;

е) оказывает содействие деятельности добровольных пожарных в Администрации как в юридическом лице.

2.3.3. В целях исполнения главой Администрации как руководителем юридического лица обязанностей по охране труда Отдел:

а) организует обучение сотрудников отраслевых (функциональных) органов Администрации, не наделенных правами юридического лица, в области охраны труда, в том числе обучение безопасным методам и приемам выполнения работ и оказанию первой помощи пострадавшим на производстве;

б) обеспечивает проведение специальной оценки условий труда в соответствии с законодательством о специальной оценке условий труда;

в) обеспечивает представление федеральным органам исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере труда, федеральному органу исполнительной власти, уполномоченному на осуществление федерального государственного надзора за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, другим федеральным органам исполнительной власти, осуществляющим государственный контроль (надзор) в установленной сфере деятельности, органам исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области охраны труда, органам профсоюзного контроля за соблюдением трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, информации и документов, необходимых для осуществления ими своих полномочий;

г) участвует в расследовании и ведет учет в установленном Трудовым кодексом Российской Федерации, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации порядке несчастных случаев на производстве;

д) обеспечивает выполнение предписаний должностных лиц федерального органа исполнительной власти, уполномоченного на осуществление федерального государственного надзора за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, других федеральных органов исполнительной власти, осуществляющих государственный контроль (надзор) в установленной сфере деятельности, и рассмотрение представлений органов общественного контроля в установленные Трудовым кодексом Российской Федерации, иными федеральными законами сроки.

2.3.4. Отдел осуществляет разработку и обеспечивает утверждение главой Администрации правил и инструкций по охране труда для сотрудников отраслевых (функциональных) органов Администрации, не наделенных правами юридического лица.

2.4. Иные полномочия и функции Отдела

2.4.1. В сфере работы с населением Отдел:

а) составляет отчеты о состоявшемся вручении государственных наград, ведет учет сведений о жителях города Костромы - Героях Советского Союза, Героях Российской Федерации;

б) готовит документы и материалы по вопросам награждения граждан, проживающих на территории города Костромы, наградами Костромской области, Администрации;

в) готовит проект постановления Администрации о назначении муниципальной именной стипендии имени Николая Степановича Тихомирова;

г) готовит проекты постановлений Администрации о предоставлении мер социальной поддержки гражданам, принимающим активное участие в деятельности общественных объединений ветеранов для членов Костромской городской общественной организации ветеранов (пенсионеров) войны, труда, Вооруженных Сил и правоохранительных органов;

д) взаимодействует с представителями общественных организаций (Советами ветеранов, женскими советами и прочими) в целях организационного обеспечения мероприятий, семинаров, совещаний, проводимых главой Администрации города Костромы;

е) ежемесячно составляет график работы передвижной приемной Главы города Костромы и главы Администрации;

ж) обеспечивает должностных лиц органов местного самоуправления города Костромы, осуществляющих прием устных и письменных обращений жителей города Костромы в передвижной приемной Главы города Костромы и главы Администрации, необходимыми бланками и журналами;

з) обеспечивает поздравление на дому ветеранов Великой Отечественной войны с персональными юбилеями (90, 95 и 100 лет) и вручение поздравительных открыток Президента Российской Федерации.

2.4.2. Отдел контролирует:

а) своевременность подготовки отраслевыми (функциональными) органами Администрации предложений по формированию годового плана работы Администрации, сроки его выполнения и своевременность подготовки единого календарного плана основных публичных мероприятий (заседаний) в Администрации;

б) подготовку заседаний Совета Администрации и совещаний, созываемых по инициативе главы Администрации;

в) своевременность и качество подготовки отраслевыми (функциональными) органами Администрации документов, представляемых на заседания Совета Администрации и иных совещательных органов Администрации;

г) доработку документов, рассмотренных на заседаниях Совета Администрации.

2.4.3. Отдел:

а) обеспечивает направление главой Администрации электронных копий муниципальных нормативных правовых актов города Костромы, распоряжений руководителей отраслевых (функциональных) органов Администрации и дополнительных сведений о них, определенных Законом Костромской области от 3 декабря 2008 года N 404-4-ЗКО "О регистре муниципальных нормативных правовых актов органов местного самоуправления муниципальных образований Костромской области" Главе города Костромы;

б) обеспечивает ознакомление с принятыми правовыми актами Российской Федерации, Костромской области, Думы города Костромы, Главы города Костромы, Администрации, должностных лиц и муниципальных служащих Администрации, включенных в ознакомительный список;

в) осуществляет взаимодействие Администрации с Думой города Костромы в сфере обмена документами, а также ведет делопроизводство по проектам решений, вносимым в порядке правовой инициативы главой Администрации на рассмотрение Думы города Костромы;

г) направляет электронные копии постановлений и распоряжений Администрации в рамках взаимодействия с операторами справочных информационных систем "КонсультантПлюс", "Гарант", организациями межмуниципального сотрудничества;

д) выдает заверенные копии (выписки) постановлений и распоряжений Администрации, не переданных на архивное хранение, по запросам отраслевых (функциональных) органов Администрации, их структурных подразделений, юридических и физических лиц;

е) еженедельно составляет перечни постановлений Администрации и направляет указанные перечни адресатам в соответствии с Регламентом Администрации;

ж) направляет в Отдел по работе со средствами массовой информации Администрации тексты проектов решений Думы города Костромы, внесенных главой Администрации в Думу города Костромы, для размещения их на официальном сайте Администрации в информационно-телекоммуникационной сети Интернет;

з) подготавливает и передает в муниципальное казенное учреждение города Костромы "Муниципальный архив города Костромы" муниципальные правовые акты (соглашения) Администрации, муниципальные правовые акты заместителей главы Администрации, руководителей отраслевых (функциональных) и территориальных органов Администрации, подлежащие опубликованию (размещению) в печатном издании - бюллетене "Официальный вестник города Костромы", а также муниципальные правовые акты Администрации (соглашения), подлежащие опубликованию (размещению) в сетевом издании "Официальный вестник города Костромы".

2.4.4. Отдел планирует бюджетные ассигнования на решение вопросов, являющихся предметами ведения Отдела в соответствии с пунктом 2.1.1 настоящего Положения.

2.4.5. Отдел обеспечивает исполнение полномочий главы Администрации и Администрации по организационному обеспечению подготовки и проведения муниципальных выборов, местного референдума, а также по вопросам изменения границ и преобразования города Костромы как муниципального образования.

2.4.6. Отдел организует обучение специалистов отраслевых (функциональных) органов Администрации, их структурных подразделений по использованию новых технологических систем оформления и обработки документов.

2.4.7. Отдел разрабатывает иные проекты муниципальных правовых актов города Костромы по предметам своего ведения, иные документы и материалы.

2.4.8. Отдел обобщает и анализирует практику применения муниципальных правовых актов города Костромы в установленной сфере деятельности Отдела, вносит предложения главе Администрации по их совершенствованию.

2.4.9. Отдел рассматривает ходатайства о погребении умерших граждан на почетных аллеях на общественных кладбищах города Костромы (далее - ходатайство), проверяет принадлежность умерших граждан к категориям умерших граждан, которые могут быть погребены на почетных аллеях на общественных кладбищах города Костромы (далее - погребение), и в зависимости от этого готовит представление на имя главы Администрации о возможности осуществления погребения либо направляет лицу, обратившемуся с ходатайством, отказ в погребении.

2.4.10. Отдел осуществляет прием и регистрацию уведомлений лиц, замещающих должности муниципальной службы в Администрации, о получении ими подарка в связи с их должностным положением или исполнением ими служебных (должностных) обязанностей, а также хранение этих подарков.

2.4.11. Отдел непосредственно осуществляет иные полномочия в установленной пунктом 2.1.1 настоящего Положения сфере деятельности, если они предусмотрены законодательством Российской Федерации, муниципальными правовыми актами города Костромы и не отнесены к компетенции иных органов или должностных лиц.

2.5. Права и обязанности Отдела

2.5.1. При осуществлении своих полномочий Отдел вправе:

а) разрабатывать проекты муниципальных правовых актов города Костромы, иных документов и материалов;

б) запрашивать и получать в установленном порядке от руководителей, заместителей руководителей, работников учреждений и организаций, отраслевых (функциональных) органов Администрации информацию и документы, необходимые для выполнения возложенных на Отдел полномочий;

в) проводить проверки организации делопроизводства в отраслевых (функциональных) органах Администрации;

г) контролировать и требовать от руководителей отраслевых (функциональных) органов Администрации выполнения установленных правил работы с документами в Администрации;

д) возвращать исполнителям на доработку подготовленные с нарушениями Регламента Администрации и Инструкции по делопроизводству в Администрации проекты муниципальных правовых актов Администрации и иных документов, вносимых на рассмотрение Совета Администрации или представляемых на подпись главе Администрации, а также требовать переоформления данных документов;

е) пользоваться системами связи, информационными системами и базами данных, иными носителями информации Администрации;

ж) вносить на рассмотрение главе Администрации представления о привлечении муниципальных служащих к дисциплинарной ответственности за неисполнение требований Регламента Администрации, Инструкции по делопроизводству в Администрации;

з) вносить предложения по совершенствованию деятельности Администрации по вопросам, отнесенным к ведению Отдела.

2.5.2. Обязанностями Отдела являются:

а) своевременное и качественное исполнение установленных полномочий, поручений главы Администрации;

б) соблюдение Устава города Костромы, Регламента Администрации и иных муниципальных правовых актов Администрации;

в) исполнение установленных нормативными правовыми актами Российской Федерации, муниципальными правовыми актами, подразделом 3.3 настоящего Положения требований к организации в Отделе делопроизводства и архивного дела;

г) обеспечение конфиденциальности обрабатываемых Отделом персональных данных работников Администрации (иных лиц), если иное не установлено федеральным законом, а также обеспечение защиты персональных данных работников от неправомерного их использования или утраты;

д) рассмотрение в установленном порядке обращений органов государственной власти, органов местного самоуправления, физических и юридических лиц по предметам ведения Отдела;

е) выполнение требований охраны труда, техники общей и пожарной безопасности, производственной санитарии, разработка и осуществление мероприятий, обеспечивающих безопасные условия труда, предупреждение производственного травматизма и аварийных ситуаций.

2.6. Муниципальные правовые акты Управляющего делами как руководителя Отдела

2.6.1. Управляющий делами издает распоряжения по вопросам, отнесенным к ведению Отдела.

2.6.2. В целях реализации полномочий, определенных настоящим Положением, Управляющий делами как руководитель Отдела издает приказы по вопросам организации деятельности Отдела.

2.6.3. Приказами Управляющего делами:

а) утверждаются формы бланков Отдела;

б) утверждаются должностные инструкции сотрудников Отдела;

в) утверждаются графики отпусков сотрудников Отдела;

г) утверждается номенклатура дел Отдела;

д) решаются вопросы делопроизводства, документооборота;

е) решаются иные вопросы организации деятельности Отдела, не урегулированные муниципальными правовыми актами Администрации.

2.6.4. Правовой режим распоряжений и приказов Управляющего делами определяется Уставом города Костромы и принимаемым в соответствии с ним Регламентом Администрации.

2.7. Ответственность сотрудников Отдела

2.7.1. Персональную ответственность за ненадлежащее выполнение Отделом установленных настоящим Положением полномочий, поручений главы Администрации за непринятие мер по реализации предоставленных настоящим Положением прав и исполнению возложенных обязанностей несет Управляющий делами.

2.7.2. Сотрудники Отдела, в пределах должностных обязанностей, несут ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение установленных полномочий, поручений Управляющего делами, иных вышестоящих руководителей.

2.7.3. Управляющий делами и сотрудники Отдела несут предусмотренную законом ответственность за нарушение норм федеральных законов и иных нормативных правовых актов, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных.

3. Организация деятельности Отдела

3.1. Руководство Отделом

3.1.1. Непосредственное руководство Отделом осуществляет Управляющий делами Администрации, назначаемый на должность и освобождаемый от должности главой Администрации.

3.1.2. Управляющий делами в соответствии с настоящим Положением и должностной инструкцией:

а) обеспечивает выполнение полномочий и реализацию прав Отдела, исполнение Отделом возложенных обязанностей, поручений главы Администрации;

б) непосредственно руководит деятельностью Отдела, распределяет обязанности между работниками Отдела и дает обязательные для исполнения работниками Отдела поручения и указания;

в) согласовывает от имени Отдела проекты муниципальных правовых актов Администрации и иных документов по предметам ведения Отдела;

г) организует проверки по ведению делопроизводства в отраслевых (функциональных) органах Администрации;

д) утверждает график отпусков работников Отдела;

е) утверждает должностные инструкции специалистов Отдела;

ж) представляет главе Администрации города Костромы кандидатуры для назначения муниципальных служащих Отдела;

з) планирует бюджетные ассигнования на решение вопросов, являющихся предметами ведения Отдела в соответствии с пунктом 2.1.1 настоящего Положения;

и) издает распоряжения и приказы, предусмотренные пунктами 2.6.1 и 2.6.2 настоящего Положения;

к) ходатайствует перед главой Администрации о дополнительных выплатах сотрудникам Отдела в связи с расширением круга должностных обязанностей, их поощрении, либо о наложении на них взысканий за совершенные дисциплинарные проступки;

л) представляет главе Администрации предложения по структуре и штатной численности Отдела;

м) обеспечивает выполнение санитарно-гигиенических, противопожарных требований и других необходимых условий по охране жизни и здоровья работников, обеспечивает выполнение требований охраны труда, соблюдение трудовой дисциплины.

3.1.3. В целях исполнения главой Администрации обязанностей по охране труда в Отделе Управляющий делами в соответствии с настоящим Положением и должностной инструкцией:

а) обеспечивает соответствующие требованиям охраны труда условия труда на каждом рабочем месте;

б) осуществляет контроль за состоянием условий труда на рабочих местах;

в) обеспечивает принятие мер по предотвращению аварийных ситуаций, сохранению жизни и здоровья сотрудников Отдела при возникновении таких ситуаций, в том числе по оказанию пострадавшим первой помощи;

г) обеспечивает доставку сотрудников Отдела, заболевших на рабочем месте, в медицинскую организацию в случае необходимости оказания им неотложной медицинской помощи.

3.1.4. В случае отсутствия Управляющего делами в связи с отпуском, болезнью, командировкой или по иным причинам его обязанности исполняет лицо, назначенное распоряжением Администрации.

3.2. Должности муниципальной службы в Отделе

3.2.1. В Отделе устанавливаются следующие должности:

а) Управляющего делами;

б) заместителя начальника отдела;

в) консультантов;

г) главных специалистов.

3.2.2. В Отделе устанавливаются должности делопроизводителя, заведующего хозяйством, не относящиеся к должностям муниципальной службы.

3.2.3. Муниципальные служащие, а также граждане на должности, не относящиеся к должностям муниципальной службы Отдела, назначаются на должность и освобождаются от должности распоряжением Администрации по представлению Управляющего делами.

3.2.4. Должность Управляющего делами в соответствии с Реестром должностей муниципальной службы в Костромской области отнесена к группе высших должностей муниципальной службы.

3.2.5. На должность Управляющего делами назначается лицо, отвечающее следующим квалификационным требованиям к должностям муниципальной службы города Костромы:

а) имеющее удостоверенное дипломом государственного образца высшее образование не ниже уровня специалитета, магистратуры по направлениям подготовки, специальностям, установленным должностной инструкцией;

б) имеющее не менее четырех лет стажа муниципальной службы или стажа работы по специальности, направлению подготовки;

в) обладающее знаниями и умениями, которые необходимы для исполнения должностных обязанностей, установленных должностной инструкцией.

3.2.6. Должностные обязанности Управляющего делами определяются должностной инструкцией, которая утверждается распоряжением Администрации.

3.2.7. Муниципальные служащие Отдела назначаются на должность и освобождаются от должности распоряжением Администрации по представлению Управляющего делами.

3.2.8. Должности заместителя начальника Отдела, консультанта Отдела в соответствии с Реестром должностей муниципальной службы в Костромской области отнесены к группе ведущих должностей муниципальной службы.

3.2.9. На должность заместителя начальника Отдела, консультантов Отдела назначается лицо, отвечающее следующим квалификационным требованиям к должностям муниципальной службы города Костромы:

а) имеющее удостоверенное дипломом государственного образца высшее образование по специальностям, направлениям подготовки, установленным должностной инструкцией;

б) обладающее знаниями и умениями, которые необходимы для исполнения должностных обязанностей, установленных должностной инструкцией.

3.2.10. Должность главного специалиста Отдела в соответствии с Реестром должностей муниципальной службы в Костромской области отнесены к группе старших должностей муниципальной службы.

3.2.11. На должности главных специалистов Отдела назначаются лица, отвечающие следующим квалификационным требованиям к должностям муниципальной службы города Костромы:

а) имеющие удостоверенное дипломом государственного образца профессиональное образование по специальностям, установленным должностной инструкцией, либо высшее образование по специальностям, направлениям подготовки, установленным должностной инструкцией;

б) обладающее знаниями и умениями, которые необходимы для исполнения должностных обязанностей, установленных должностной инструкцией.

3.2.12. Должностные обязанности заместителя начальника Отдела, консультантов Отдела, главных специалистов Отдела определяются должностными инструкциями, которые утверждаются приказами Управляющего делами.

3.2.13. Квалификационные требования к профилю профессионального образования, опыту профессиональной деятельности, знаниям, умениям и навыкам, предъявляемые к работнику Отдела, занимающему должность, не отнесенную к должности муниципальной службы, а также его должностные обязанности устанавливаются приказом Управляющего делами, а при его отсутствии, определяются в соответствии с Единым квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и служащих.

3.3. Организация делопроизводства, документооборота и архивного дела в Отделе

3.3.1. Ведение делопроизводства и документооборота в Отделе организуется в порядке, установленном Регламентом Администрации и Инструкцией по делопроизводству Администрации.

3.3.2. Отдел в соответствии с законодательством об архивном деле Российской Федерации, муниципальными правовыми актами города Костромы осуществляет учет, хранение и обеспечение сохранности документов, образующихся в процессе его деятельности, формирование их в дела согласно номенклатуре, согласованной с муниципальным архивом города Костромы.

3.3.3. Отдел организует работу ведомственного архива для временного хранения документов Отдела до передачи их в муниципальный архив города Костромы.

3.3.4. Завершенные дела в срок, установленный законодательством об архивном деле в Российской Федерации, сдаются Отделом по описи дел в муниципальный архив города Костромы.