Распоряжение Администрации города Омска от 8 июня 2021 г. N 99-р "О внесении изменений в распоряжение Администрации города Омска от 30 декабря 2014 года N 440-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации города Омска"

Руководствуясь Федеральным законом "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Уставом города Омска:

1. Внести в приложение "Инструкция по делопроизводству в Администрации города Омска" к распоряжению Администрации города Омска от 30 декабря 2014 года N 440-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации города Омска" следующие изменения:

1) пункт 20 изложить в следующей редакции:

"20. Бланки постановлений и распоряжений Мэра города Омска, Администрации города Омска хранятся в отделе по работе с распорядительными документами управления делами Администрации города Омска (далее - отдел по работе с распорядительными документами).";

2) пункт 21 изложить в следующей редакции:

"21. Бланки писем Мэра города Омска, первого заместителя Мэра города Омска, Администрации города Омска хранятся в отделе по работе со служебной документацией управления делами Администрации города Омска (далее - отдел по работе со служебной документацией).";

3) в тексте слова "сектор по работе с распорядительными документами" заменить словами "отдел по работе с распорядительными документами" в соответствующих падежах;

4) в тексте слова "сектор по работе со служебной документацией" заменить словами "отдел по работе со служебной документацией" в соответствующих падежах;

5) абзац двадцатый пункта 36 изложить в следующей редакции:

"Гусарова ул., д. 5, кв. 12,";

6) в пункте 39:

- абзац пятый исключить;

- после абзаца двенадцатого дополнить абзацами следующего содержания:

"В тексте документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.

В деловых (служебных) письмах могут использоваться:

- вступительное обращение:

Уважаемый господин Председатель!

Уважаемый господин Губернатор!

Уважаемый господин Прохоров!

Уважаемая госпожа Захарова!

Уважаемый Николай Петрович!

Уважаемая Ольга Николаевна!

Уважаемые господа!

- заключительная этикетная фраза:

С уважением.

В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.";

7) пункт 40 изложить в следующей редакции:

"40. Часть содержания документа может быть оформлена приложением к документу. Приложениями к документу оформляются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др.

Ответственность за подготовку приложения к документу возлагается на исполнителя документа.

Если документ имеет приложение, названное в тексте, то отметка о нем делается ниже текста документа и отделяется от текста документа 1 межстрочным интервалом. Слово "Приложение" (без кавычек) выравнивается по левому краю без отступа абзаца следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

Приложения, не названные в тексте документа, перечисляются с указанием их наименования, количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров. При наличии нескольких приложений их нумеруют.

Приложение:	1. Штатное расписание... на 4 л. в 3 экз.
	2. Смета расходов... на 3 л. в 1 экз.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз. в первый адрес.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов в них не указывают.

Приложение: брошюра в 2 экз.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение:

письмо департамента транспорта Администрации города Омска от 01.05.2012 N 02-06/251 и приложение к нему, всего на 3 л.

В случае отправления электронного образа документа на адрес электронной почты получателя, указанный им в справочных данных на бланке, об этом делается отметка:

Приложение:

на 35 л. в 1 экз. и электронная копия на адрес otvet@gov.yamal.ru

В этом случае приложение в электронном виде или его электронная копия размещаются в соответствующих полях РКК СЭДД данного документа.

Необходимо указывать вид электронного носителя в реквизите "Приложение", если приложением является физически обособленный электронный носитель (компакт-диск, USB-флеш-накопитель и др.).";

8) пункт 42 изложить в следующей редакции:

"42. Согласование проекта документа производится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его законодательству Российской Федерации и муниципальным правовым актам города Омска и ранее принятым решениям. Согласование проекта документа оформляется посредством листа согласования в СЭДД.

Ответственность за качество подготовки документа возлагается на исполнителя, подготовившего документ. Представляемые на подпись документы визируются исполнителем в виде визы в листе согласования в СЭДД.

Виза включает в себя должность лица, визирующего документ, личную подпись (при подготовке документа на бумажном носителе), расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. Оформляется исполнителем, подготовившим документ.

При подготовке проекта документа на электронном шаблоне бланка письма Мэра города Омска виза первого заместителя Мэра города Омска, заместителя Мэра города Омска, руководителя структурного подразделения, осуществляющего подготовку данного проекта документа, также проставляется в листе согласования в СЭДД.

При подготовке документа на бумажном носителе замечания, дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:

Замечания прилагаются

Начальник юридического отдела        (личная подпись)        И.О. Фамилия

01.05.2014

При подготовке электронного документа замечания, дополнения к проекту документа оформляются в листе согласования в СЭДД.";

9) абзацы первый - третий пункта 44 изложить в следующей редакции:

"44. Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника и копии документа. Отметка включает фамилию, имя, отчество исполнителя и номер его служебного телефона, например:

Фамилия Имя Отчество

78 77 17";

10) в пункте 50:

- в абзаце первом слова ", управляющим делами" исключить;

- в абзаце втором слова "Визы проставляются" заменить словами "Виза проставляется";

11) абзац третий пункта 54 изложить в следующей редакции:

"К порядковому номеру постановлений Мэра города Омска добавляются буквы "пм", распоряжений Мэра города Омска - буквы "рм", постановлений Администрации города Омска - буква "п", распоряжений по основной деятельности - буква "р", распоряжений по личному составу (прием, увольнение, перемещение, отпуск по уходу за ребенком, отпуск без сохранения заработной платы, возложение исполнения обязанностей, премирование, награждение муниципальных служащих, замещающих должности муниципальной службы, входящие в номенклатуру кадров Мэра города Омска) - буква "к", распоряжений по личному составу (отпуск, командировка, взыскание в отношении муниципальных служащих, замещающих должности муниципальной службы, входящие в номенклатуру кадров Мэра города Омска) - буквы "рк".";

12) пункт 55 после абзаца второго дополнить абзацем следующего содержания:

"Правительство Омской области получает копии правовых актов в электронном виде на адрес электронной почты: od@omskportal.ru.";

13) в пунктах 61, 65, 71 слова "в управление делами" заменить словами "в Аппарат Мэра города Омска";

14) в пунктах 62, 73:

- слова "Управление делами" заменить словами "Аппарат Мэра города Омска";

- слова "управляющему делами" заменить словами "руководителю Аппарата Мэра города Омска";

15) в пунктах 63, 66, 69, 83 слова "Управление делами" заменить словами "Аппарат Мэра города Омска";

16) в пунктах 67, 82, 93, 100 слова "управление делами" заменить словами "Аппарат Мэра города Омска";

17) в пункте 74:

- слова "Управление делами" заменить словами "Аппарат Мэра города Омска";

- слова "утверждения управляющим делами" заменить словами "согласования Мэром города Омска и утверждения руководителем Аппарата Мэра города Омска";

18) в пункте 75:

- абзац второй исключить;

- в абзаце третьем слова "управляющего делами" заменить словами "руководителя Аппарата Мэра города Омска";

19) в пункте 92:

- слова "управление делами" заменить словами "Аппарат Мэра города Омска";

- слова "шесть календарных дней" заменить словами "четыре календарных дня";

20) в пункте 94:

- слова "Управление делами" заменить словами "Аппарат Мэра города Омска";

- слова "управляющему делами" заменить словами "руководителю Аппарата Мэра города Омска";

- слова "управлением делами" заменить словами "Аппаратом Мэра города Омска";

21) пункт 95 изложить в следующей редакции:

"95. Аппарат Мэра города Омска обеспечивает комплектование материалов по рассматриваемым вопросам для участников аппаратного совещания у Мэра города Омска, осуществляет регистрацию, рассадку приглашенных и дежурство у зала.

Подготовку зала, звукозапись (при необходимости расшифровку звукозаписи), аудиовизуальное сопровождение, подключение видео-конференц-связи обеспечивает управление делами.

Протокол аппаратного совещания у Мэра города Омска ведет работник Аппарата Мэра города Омска.";

22) пункт 97 после абзаца второго дополнить абзацем следующего содержания:

"Информация об исполнении поручения направляется в виде служебной записки на имя Мэра города Омска посредством СЭДД в базе "Внутренние документы".";

23) абзац первый пункта 133 после слов "дано поручение." дополнить словами "В СЭДД прикрепляется активная ссылка на поручение.";

24) абзац первый пункта 139 изложить в следующей редакции:

"139. Служебные исходящие письма готовятся в двух экземплярах. Первый экземпляр с оригиналом подписи отправляется адресату, второй экземпляр с листом согласования, подписанным в СЭДД ответственным исполнителем и (или) первым заместителем Мэра города Омска, заместителем Мэра города Омска, регулирующим данное направление, помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел.";

25) в пункте 140 слова "вместе с завизированными копиями" заменить словами "с листом согласования";

26) в пункте 148:

- в абзаце пятом слова "в Аппарат" заменить словами "руководителю Аппарата";

- в абзаце восьмом слова "Принятые телефонограммы и факсограммы регистрируются в СЭДД и передаются в Аппарат Мэра города Омска для подготовки и оформления поручения Мэра города Омска." заменить словами "Принятые факсограммы передаются на регистрацию в отдел по работе со служебной документацией.";

27) абзацы шестой, седьмой пункта 166 исключить;

28) в пункте 171:

- абзац первый изложить в следующей редакции:

"171. Поступающая от юридических лиц корреспонденция (далее - входящие документы) на имя Мэра города Омска, первого заместителя Мэра города Омска, заместителей Мэра города Омска вне зависимости от вида и способа доставки принимается, обрабатывается, учитывается и регистрируется с использованием баз данных СЭДД в отделе по работе со служебной документацией.";

- после абзаца второго дополнить абзацем следующего содержания:

"Входящие документы, содержащие обращения граждан, обрабатываются, учитываются и регистрируются отделом по работе с обращениями граждан Аппарата Мэра города Омска.";

29) в пункте 175 слова "заместителю Мэра города Омска," исключить;

30) абзац второй пункта 177 изложить в следующей редакции:

"Электронные документы, содержащие обращения граждан, пересылаются отделом по работе со служебной документацией посредством СЭДД в отдел по работе с обращениями граждан Аппарата Мэра города Омска.";

31) пункт 185 после абзаца первого дополнить абзацем следующего содержания:

"Идентификатором электронного документа является РКК документа.";

32) в пункте 197 после слов "согласования и" дополнить словом "(или)";

33) пункт 203 изложить в следующей редакции:

"203. Второй экземпляр письма с подписью исполнителя и визами согласования (листом согласования) помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел Администрации города Омска.

Процессы создания, согласования, подписания и регистрации исходящих электронных документов осуществляются в СЭДД.";

34) абзац четвертый пункта 262 изложить в следующей редакции:

"- готовят и передают информацию о ходе исполнения правового акта или о его полном исполнении в виде внутреннего документа (далее - документированного подтверждения) руководителю, контролирующему исполнение правового акта, для снятия с контроля.";

35) абзац седьмой пункта 263 изложить в следующей редакции:

"- снятие с контроля исполненных правовых актов на основании документированного подтверждения.";

36) пункт 266 изложить в следующей редакции:

"266. При необходимости изменения срока исполнения пункта правового акта или правового акта в целом исполнитель не позднее чем за пять дней до истечения контрольного срока представляет на имя руководителя служебную записку с просьбой об изменении срока исполнения с указанием:

- сведений о промежуточных мероприятиях, проведенных по исполнению правового акта;

- степени завершенности работы по исполнению правового акта с указанием причин, препятствующих своевременному исполнению, а также конкретных мер, принимаемых для обеспечения его исполнения;

- предложения о продлении срока исполнения правового акта с указанием даты, до которой планируется исполнить правовой акт. Решение об изменении срока исполнения пункта правового акта или правового акта в целом принимает руководитель, контролирующий исполнение правового акта.";

37) в пункте 271:

- после слов "снимаются с контроля" дополнить словами "в РКК СЭДД руководителем, контролирующим исполнение правового акта, либо уполномоченным должностным лицом путем внесения отметки "Исполнено";

- абзац второй исключить;

38) пункт 272 изложить в следующей редакции:

"Основанием для снятия с контроля правовых актов является документированное подтверждение исполнения поручений в электронном виде в СЭДД руководителем, контролирующим исполнение правового акта, либо уполномоченным должностным лицом.

Документированное подтверждение об исполнении должно содержать исчерпывающие сведения по исполнению правового акта, а также перечень прилагаемых материалов (информация от исполнителей).

Снятие правового акта с контроля не означает прекращение его действия.";

39) в пункте 275 слова "сектором печатных работ отдела материально-технического обеспечения управления делами (далее - сектор печатных работ)" заменить словами "сектором печатных и полиграфических работ отдела материально-технического обеспечения управления делами (далее - сектор печатных и полиграфических работ)";

40) в пунктах 279, 282, 284 слова "сектор печатных работ" в соответствующих падежах заменить словами "сектор печатных и полиграфических работ" в соответствующих падежах;

41) в пунктах 290, 297 слова "сектора полиграфических работ отдела материально-технического обеспечения управления делами" заменить словами "сектор печатных и полиграфических работ";

42) название приложения N 14 "Перечень документов, не подлежащих регистрации в секторе по работе со служебной документацией общего отдела управления делами Администрации города Омска" к Инструкции по делопроизводству в Администрации города Омска изложить в следующей редакции:

"Перечень
документов, не подлежащих регистрации в отделе по работе со служебной документацией управления делами Администрации города Омска";

43) приложение N 15 "Лист контроля" к Инструкции по делопроизводству в Администрации города Омска исключить.

2. Департаменту информационной политики Администрации города Омска опубликовать настоящее распоряжение в средствах массовой информации и разместить в сети "Интернет" на официальном сайте Администрации города Омска.

Мэр города Омска

О.Н. Фадина