Приложение N 6. Положение об административном отделе управления административного, правового и экономического обеспечения министерства природных ресурсов и экологии Магаданской области

Приложение N 6

Утверждено
приказом министерства
от 11 июня 2021 г. N 110/21

Положение
об административном отделе управления административного, правового и экономического обеспечения министерства природных ресурсов и экологии Магаданской области

I. Общие положения

1.1. Административный отдел (далее - Отдел) является структурным подразделением управления административного, правового и экономического обеспечения (далее - Управление) министерства природных ресурсов и экологии Магаданской области и осуществляет свою деятельность в рамках настоящего Положения.

1.2. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, иными федеральными нормативными правовыми актами, законами Магаданской области, подзаконными нормативными правовыми актами Магаданской области, Положением об Управлении, а также настоящим Положением.

1.3. Отдел осуществляет возложенные на него полномочия непосредственно и во взаимодействии с органами исполнительной власти Магаданской области, федеральными государственными органами исполнительной власти, территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, государственными учреждениями Магаданской области, органами местного самоуправления муниципальных образований Магаданской области, другими организациями, независимо от их форм собственности, а также гражданами.

1.4. Изменения и дополнения в настоящее положение вносятся на основании приказов Министерства природных ресурсов и экологии Магаданской области (далее - Министерство).

1.5. Полное наименование Отдела - Административный отдел управления административного, правового и экономического обеспечения министерства природных ресурсов и экологии Магаданской области.

II. Основные задачи Отдела

2.1. Основными задачами отдела являются:

2.1.1. Организация делопроизводства на основе единой государственной политики, стандартов унифицированной системы организационно-распорядительной документации, применения современной вычислительной, копировально-множительной и организационной техники;

2.1.2. Своевременное размещение представленной информации руководителями отделов о деятельности Министерства для размещения на официальном сайте Министерства в региональной информационной системе "Открытый регион" согласно Перечню информации о деятельности Правительства Магаданской области, размещаемой в региональной информационной системе "Открытый регион", утвержденной Постановлением Правительства Магаданской области от 19.02.2015 N 109-пп.;

2.1.3. Обеспечение систематического контроля за сроками исполнения документов и их правильным оформлением, в том числе по обращениям граждан;

2.1.4. Формирование, хранение, учёт и использование архивного фонда Министерства;

2.1.5. Хозяйственное и материально-техническое обеспечение работы Министерства.

2.1.6. Обеспечение информационной и технической поддержки средств вычислительной техники и программного обеспечения Министерства.

III. Основные функции Отдела

3.1. Отдел для решения возложенных на него задач осуществляет следующие функции:

В области документооборота Министерства:

3.1.1. Своевременный приём, регистрация, компьютерная обработка, передача руководству Министерства поступающей служебной и другой корреспонденции, доставка и отправка служебных документов и другой корреспонденции;

3.1.2. Приём и передача служебных документов и информации по каналам факсимильной связи, электронной почте;

3.1.3. Систематический контроль за сроками исполнения входящих документов, а также правильностью оформления исходящих и внутренних документов Министерства;

3.1.4. Подготовка материалов с постоянными сроками хранения для передачи в государственный архив, а также на списание и уничтожение документов и материалов, сроки хранения которых истекли;

3.1.5. Осуществление работы по комплектованию, хранению, учёту и использованию архивных документов, образовавшихся в процессе деятельности;

3.1.6. Подготовка и оформление единой номенклатуры дел Министерства;

3.1.7. Разработка предложений по совершенствованию системы делопроизводства в Министерстве;

3.1.8. Составление и представление ведомственных отчётов всех уровней в рамках компетенции Отдела.

3.1.9. Осуществление свода планов работ управлений и отделов министерства.

В области материально-технического и организационного обеспечения деятельности Министерства:

3.1.10. Организация содержания в надлежащем состоянии служебных помещений Министерства;

3.1.11. Совместно с отделом экономики и финансов планирование и организация ремонта помещений, контроль за качеством его проведения;

3.1.12. Участие в подготовке совещаний при министре;

3.1.13. Осуществление технической подготовки проводимых Министерством мероприятий;

3.1.14. Обеспечение сотрудников Министерства необходимыми канцелярскими принадлежностями, техникой, инвентарём, оборудованием, а также обеспечение деятельности Министерства иными материальными ресурсами;

3.1.15. Принятие мер к оснащению рабочих мест оборудованием, устройствами и приспособлениями, повышающими эффективность и качество труда служащих и работников Министерства;

3.1.16. Обеспечение проведения ремонта техники, инвентаря и мебели;

3.1.17. Осуществление проведения инвентаризации основных средств и товарно-материальных ценностей Министерства;

3.1.18. Размещение информации от отделов на официальном сайте Министерства в региональной информационной системе "Открытый регион";

В области информационных технологий:

3.1.19. Обеспечение бесперебойной работы локальных сетей Министерства, серверов, сетевых устройств, печатающих устройств;

3.1.20. Установка и настройка общесистемного программного обеспечения;

3.1.21. Осуществление обслуживания программного обеспечения на серверах и рабочих станциях;

3.1.22. Создание и подержание в актуальном состоянии пользовательских учетных записей;

3.1.23. Обеспечение технической поддержки пользователей, консультирование пользователей по вопросам работы с программным обеспечением;

3.1.24. Устранение ошибок программного обеспечения;

3.1.25. Проведение мероприятий, гарантирующих антивирусную защиту локальной сети, серверов и рабочих станций;

3.1.26. Взаимодействие со сторонними организациями, предоставляющими услуги по коммуникационному, программному и аппаратному оснащению Министерства;

3.1.27. Устранение аварийных ситуаций, связанных с повреждением программного обеспечения и баз данных;

3.1.28. Организация ремонта средств вычислительной техники с привлечением специализированных организаций;

3.1.29. Осуществление контроля при монтаже оборудования локальной сети специалистами сторонних организаций;

3.1.30. Осмотр, тестирование, диагностика и контроль технического состояния оборудования, в том числе серверного;

3.1.31. Устранение сбоев в работе оборудования;

3.1.32. Выполнение работ по получению в удостоверяющих центрах средств авторизации в государственных информационных системах;

3.1.33. Выполнение функций по технической поддержке IP телефонии ПАО "Ростелеком";

3.1.34. Работа с документацией в части закупок оборудования;

3.1.35. Подготовка предложений по модернизации, приобретению сетевого оборудования, обновлению программного обеспечения, приобретению лицензионных программных продуктов.

IV. Права Отдела

4. Отдел имеет право:

4.1. При необходимости запрашивать требующиеся для работы материалы в структурных подразделениях Министерства, органах государственной власти и местного самоуправления области, учреждениях и организациях;

4.2. В случае необходимости вносить предложения о привлечении к работе на договорной основе отдельных специалистов;

4.3. Представлять Министерство в отношениях с органами государственной власти и местного самоуправления, с учреждениями и организациями по вопросам, отнесенным к компетенции Отдела;

4.4. Участвовать в совещаниях Министерства, проводимых, в том числе по вопросам, отнесенным к компетенции Отдела;

4.5. Вносить на рассмотрение руководства Министерства предложения по совершенствованию работы Отдела;

4.6. Давать служащим структурных подразделений Министерства указания по вопросам, входящим в компетенцию Отдела, в соответствии с их должностными регламентами;

4.7. Использовать печать с наименованием "Для документов".

V. Организация деятельности Отдела

5.1. Отдел возглавляет руководитель Отдела, назначаемый на должность и освобождаемый от должности Министром.

5.2. Руководитель Отдела:

5.2.1. Несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Отдел полномочий и результаты его работы;

5.2.2. Представляет Министру на утверждение должностные регламенты служащих Отдела, предложения по назначению на должность и освобождению от должности служащих Отдела, применению к ним меры дисциплинарного воздействия и меры материального и морального поощрения;

5.2.3. Несет персональную ответственность за своевременное размещение информации о деятельности Министерства на официальном сайте Министерства в региональной информационной системе "Открытый регион", согласно Перечню информации о деятельности Правительства Магаданской области, размещаемой в региональной информационной системе "Открытый регион", утвержденному Постановлением Правительства Магаданской области от 19.02.2015 N 109-пп.

5.3. Служащие Отдела:

5.3.1. Исполняют должностные обязанности в соответствии с должностным регламентом;

5.3.2. Обеспечивают выполнение требований охраны труда и противопожарной безопасности.

5.4. По вопросам, отнесенным к компетенции Отдела, служащим Отдела предоставляется право:

5.4.1. При необходимости запрашивать требующиеся для работы материалы в структурных подразделениях Министерства, органах государственной власти и местного самоуправления области, учреждениях и организациях;

5.4.2. Представлять Министерство в отношениях с органами государственной власти и местного самоуправления, с учреждениями и организациями по вопросам, отнесенным к компетенции Отдела;

5.4.3. Участвовать в совещаниях Министерства, проводимых, в том числе по вопросам, отнесенным к компетенции Отдела;

5.4.4. Вносить на рассмотрение руководства Министерства предложения по совершенствованию работы Отдела.

5.4.5. Использовать печать с наименованием "Отдел правового и кадрового обеспечения".

VI. Ответственность Отдела

6.1. Ответственность за работу Отдела несет руководитель Отдела.

6.2. На руководителя Отдела возлагается ответственность за:

6.2.1. Предоставление руководству и структурным подразделениям Министерства недостоверной информации в рамках компетенции Отдела;

6.2.2. Предоставление органам государственной власти, органам местного самоуправления, учреждениям и организациям недостоверной информации в рамках компетенции Отдела;

6.2.3. Необеспечение сохранности вверенного Отделу имущества;

6.2.4. Несоответствие действующему законодательству визируемых и подготовленных Отделом проектов документов.

6.2.5. Невыполнение в установленные сроки плановых заданий, приказов, распоряжений руководства Министерства.

6.3. Ответственность служащих Отдела устанавливается их должностными регламентами.

V. Ответственность Отдела

5.1. Ответственность за работу отдела несет руководитель Отдела.

5.2. На руководителя Отдела возлагается ответственность за:

5.2.1. Предоставление руководству и структурным подразделениям Министерства недостоверной информации в рамках компетенции Отдела;

5.2.2. Предоставление органам государственной власти, органам местного самоуправления, учреждениям и организациям недостоверной информации в рамках компетенции Отдела;

5.2.3. Необеспечение сохранности вверенного Отделу имущества;

5.2.4. Несоответствие действующему законодательству визируемых и подготовленных Отделом проектов документов.

5.3. Ответственность служащих и работников Отдела устанавливается их должностными регламентами и должностными инструкциями.