Постановление Администрации Демянского муниципального района Новгородской области от 7 июня 2021 г. N 536 "Об утверждении Положения об архиве Администрации Демянского муниципального района"

В целях обеспечения сохранности, систематизации и упорядочения ведения дел в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 N 42 "Об утверждении примерного положения об архиве организации" Администрация Демянского муниципального района постановляет:

1. Утвердить прилагаемое Положение об архиве Администрации Демянского муниципального района.

2. Опубликовать постановление в Информационном Бюллетене Демянского муниципального района и разместить на официальном сайте Администрации Демянского муниципального района.

Глава района

А.Н. Сапогов

Положение
об архиве Администрации Демянского муниципального района
(утв. постановлением Администрации района от 7 июня 2021 г. N 536)

1. Общие положения

1.1. Положение об архиве Администрации Демянского муниципального района (далее - Положение) разработано в соответствии с Примерным положением об архиве организации, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 г. N 42.

1.2. Положение распространяется на архив Администрации Демянского муниципального района (далее - Администрация), являющейся источником комплектования муниципального архива Демянского муниципального района (далее - муниципальный архив).

1.3. Архив Администрации Демянского муниципального района (далее - архив Администрации) создается для осуществления хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности Администрации, Думы Демянского муниципального района (далее - Дума), Совета депутатов Демянского городского поселения (далее - Совет депутатов) а также для подготовки документов к передаче на постоянное хранение в муниципальный архив.

1.4. Администрация разрабатывает Положение, которое подлежит согласованию с экспертно-проверочной комиссией уполномоченного органа исполнительной власти Новгородской области в сфере архивного дела (далее - ЭПК) на предмет соответствия его Примерному положению с учетом состава документов, находящихся на хранении и подлежащих хранению в архиве Администрации.

После согласования Положение утверждается Главой Администрации Демянского муниципального района.

1.5. Архив Администрации в своей деятельности руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, Новгородской области в сфере архивного дела и делопроизводства, правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, локальными нормативными актами Администрации, Думы и Совета депутатов, настоящим Положением.

2. Состав документов архива Администрации

Архив Администрации хранит:

документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу, образовавшиеся в деятельности Администрации, Думы и Совета депутатов;

документы постоянного хранения и по личному составу фондов организаций -предшественников Администрации;

справочно-поисковые средства к документам и учетные документы архива Администрации.

3. Задачи архива Администрации

К задачам архива Администрации относятся:

3.1. Организация хранения документов, состав которых предусмотрен разделом 2 Положения.

3.2. Комплектование архива Администрации документами, образовавшимися в деятельности Администрации, Думы и Совета депутатов.

3.3. Учет документов, находящихся на хранении в архиве Администрации.

3.4. Использование документов, находящихся на хранении в архиве Администрации.

3.5. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в муниципальный архив.

3.6. Методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел и своевременной передачей их в архив Администрации.

4. Функции архива Администрации

Архив Администрации осуществляет следующие функции:

4.1. Организует прием документов постоянного хранения и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности Администрации, Думы и Совета депутатов, в соответствии с утвержденным графиком.

4.2. Ведет учет документов, находящихся на хранении в архиве Администрации.

4.3. Представляет в муниципальный архив учетные сведения об объеме и составе хранящихся в архиве Администрации документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

4.4. Систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение в архив Администрации, образовавшиеся в ходе осуществления деятельности Администрации, Думы и Совета депутатов.

4.5. Осуществляет подготовку и представляет:

на рассмотрение и согласование экспертной комиссии Администрации описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

на утверждение ЭПК описи дел постоянного хранения;

на согласование ЭПК описи дел по личному составу;

на согласование ЭПК акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

на утверждение Главе Администрации Демянского муниципального района, председателю Думы Демянского муниципального района и председателю Совета депутатов Демянского городского поселения описи дел постоянного хранения, описи временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе описи дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов, утвержденные (согласованные) ЭПК.

4.6. Организует передачу документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в муниципальный архив.

4.7. Организует и проводит экспертизу ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в архиве Администрации, в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению.

4.8. Проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в архиве Администрации.

4.9. Организует информирование руководства и работников Администрации, Думы и Совета депутатов о составе и содержании документов архива Администрации.

4.10. Информирует пользователей по вопросам местонахождения архивных документов.

4.11. Исполняет запросы пользователей, выдает архивные справки и архивные выписки.

4.12. Ведет учет использования документов архива Администрации.

4.13. Осуществляет ведение справочно-поисковых средств к документам архива Администрации.

4.14. Участвует в разработке документов Администрации, Думы и Совета депутатов по вопросам архивного дела и делопроизводства.

4.15. Оказывает методическую помощь:

работникам Администрации, Думы и Совета депутатов в составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел;

работникам Администрации, Думы и Совета депутатов в подготовке документов к передаче в муниципальный архив.

5. Права архива Администрации

Архив Администрации имеет право:

представлять Главе Администрации Демянского муниципального района, председателю Думы Демянского муниципального района и председателю Совета депутатов Демянского городского поселения предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в архиве Администрации;

запрашивать у работников Администрации, Думы и Совета депутатов сведения, необходимые для работы архива Администрации;

давать рекомендации работникам Администрации, Думы и Совета депутатов по вопросам, относящимся к компетенции архива Администрации;

информировать работников Администрации, Думы и Совета депутатов о необходимости передачи документов в архив Администрации в соответствии с утвержденным графиком.