Постановление Администрации Спасского муниципального района Приморского края от 16 июня 2021 г. N 578-па "Об утверждении Положения об управлении проектной деятельностью в администрации Спасского муниципального района"

В соответствии с Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", распоряжением Министерства экономического развития Российской Федерации от 14.04.2014 N 26Р-АУ "Об утверждении методических рекомендаций по внедрению проектного управления в органах исполнительной власти", постановлением Правительства Приморского края от 04.12.2020 N 999-пп "Об управлении проектной деятельностью в Правительстве Приморского края и органах исполнительной власти Приморского края", на основании Устава Спасского муниципального района, в целях организации, координации и контроля проектной деятельности, администрация Спасского муниципального района

постановляет:

1. Утвердить прилагаемое Положение об управлении проектной деятельностью в администрации Спасского муниципального района.

2. Признать утратившим силу постановление администрации Спасского муниципального района от 26 июня 2018 года N 855-па "Об утверждении Положения об управлении проектами в администрации Спасского муниципального района".

3. Отделу информатизации и информационной безопасности администрации Спасского муниципального района (Седова) разместить настоящее постановление на официальном сайте администрации Спасского муниципального района в сети Интернет.

4. Настоящее постановление вступает в силу со дня его принятия.

5. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на руководителя аппарата администрации Спасского муниципального района Л.В. Белякову.

Глава Спасского муниципального района

А.В. Колот

Утверждено
постановлением администрации
Спасского муниципального района
от 16 июня 2021 N 578-па

Положение
об управлении проектной деятельностью в администрации Спасского муниципального района

I. Общие положения

1.1. Положение об управлении проектной деятельностью в администрации Спасского муниципального района (далее - Положение) и подведомственных организациях определяет принципы, порядок деятельности администрации Спасского муниципального района при управлении проектами, программами и портфелями проектов.

1.2. Настоящее Положение основывается на следующих нормативно правовых актах и документах в области управления проектами (программами):

Постановление Правительства Российской Федерации от 31 октября 2018 года N 1288 "Об организации проектной деятельности в Правительстве Российской Федерации" (далее - постановление N 1288);

Постановлением Правительства Приморского края от 04 декабря 2020 года N 999-пп "Об управлении проектной деятельностью в правительстве Приморского края и в органах исполнительной власти Приморского края";

ГОСТ Р 54869-2011 "Проектный менеджмент. Требования к управлению проектом";

ГОСТ Р 54871-2011 "Проектный менеджмент. Требования к управлению программой";

ГОСТ Р ИСО 21500-2014 "Руководство по проектному менеджменту".

1.3. Настоящее Положение разработано в целях:

обеспечения достижения целей стратегии социально-экономического развития Спасского муниципального района посредством реализации проектов (программ);

обеспечения достижения показателей и результатов, запланированных в рамках реализации региональных проектов Приморского края, государственных программ Приморского края и муниципальных программ Спасского муниципального района;

повышения инвестиционной привлекательности и социально-экономического развития территории Спасского муниципального района;

повышения эффективности деятельности органов власти, соблюдения, сокращения сроков достижения показателей проектов (программ);

обеспечения прозрачности, обоснованности и своевременности решений, принимаемых в органах власти для реализации проектов (программ);

повышения эффективности взаимодействия участников проектов (программ) за счет использования единых подходов к управлению проектами (программами).

1.4. Для целей настоящего Положения используются понятия согласно прилагаемому глоссарию (приложение N 1).

1.5. Перечень участников проектной деятельности и их функции определяются прилагаемой функциональной структурой проектной деятельности в администрации Спасского муниципального района (приложение N 1) (далее функциональная структура).

1.6. Руководители структурных подразделений администрации Спасского муниципального района и руководители подведомственных им учреждений обеспечивают создание условий для эффективного исполнения мероприятий проектов (программ) муниципальными служащими, работниками (сотрудниками), в том числе осуществляют распределение обязанностей в области проектной деятельности с целью обеспечения эффективной разработки и исполнения проектов (программ).

1.7. Для членов команд проектов (программ) реализация проекта (программы) является приоритетным направлением деятельности.

1.8. Проектные документы и отчеты разрабатываются командами проектов (программ) в соответствии с типовыми формами, утвержденными постановлением администрации Спасского муниципального района, если иное не установлено нормативными и (или) методическими документами, утвержденными органами исполнительной власти Приморского края, федеральными органами исполнительной власти, государственными институтами развития, соглашениями о реализации проектов (программ).

II. Инициирование проекта (программы)

2.1. Открытие проекта (программы) осуществляется:

2.1.1. По результатам рассмотрения заявки об открытии муниципального проекта (программы), разработанного (ой) и направленного (ой) на рассмотрение инициатором проекта (программы) в соответствии с пунктом 2.3 настоящего Положения;

2.1.2. На основании соглашения о реализации на территории Спасского муниципального района регионального проекта (программы), заключенного между руководителем регионального проекта (программы) и главой Спасского муниципального района.

2.2. Региональный проект (программа) на территории Спасского муниципального района считается открытым со дня заключений соглашения, указанного в подпункте 2.1.2 пункта 2.1 настоящего Положения.

2.3. Открытие муниципального проекта (программы).

2.3.1. Инициатор проекта (программы) направляет в муниципальный проектный офис заявку об открытии стратегического проекта (программы) с согласованием заместителя главы администрации Спасского муниципального района, курирующего сферу деятельности реализации проекта (программы), содержащую:

описание муниципального проекта (программы) с учетом критериев отнесения инициативы к проектной деятельности, указанных в пункте 2.4 настоящего Положения;

перечень и роли основных участников муниципального проекта (программы);

перечень основных показателей и результатов муниципального проекта (программы).

2.3.2. Муниципальный проектный офис рассматривает заявку об открытии муниципального проекта (программы) в течение четырех рабочих дней и в случае ее соответствия не менее чем трем критериям, указанным в пункте 2.4, согласовывает указанную заявку и выносит ее на рассмотрение проектного комитета Спасского муниципального района (далее - проектный комитет) в течение 30 рабочих дней.

В случае несогласования заявки об открытии муниципального проекта (программы) муниципальный проектный офис направляет инициатору проекта (программы) мотивированный отказ.

Решение о согласовании либо несогласовании открытия проекта (программы) оформляется протоколом муниципального проектного офиса.

2.3.3. Проектный комитет осуществляет рассмотрение заявки об открытии муниципального проекта (программы) и принятие решений в соответствии с Положением о проектном комитете администрации Спасского муниципального района, утвержденном постановлением администрации Спасского муниципального района от 26 июня 2018 года N 853-па "Об утверждении Положения о проектном комитете администрации Спасского муниципального района".

Решение об открытии стратегического проекта (программы) оформляется протоколом заседания проектного комитета.

2.4. Критерии отнесения мероприятий к проектной деятельности:

2.4.1. Проект (программа) имеет четко определенные результаты (продукты) и сроки их достижения;

2.4.2. Результаты (продукты) проекта (программы) уникальные или инновационные, которые не могут быть получены в результате текущей деятельности ОМСУ или подведомственных организаций;

2.4.3. При реализации проекта (программы) используются новые или инновационные технологии, в том числе механизмы государственно-частного, муниципально-частного партнерства и (или) концессии;

2.4.4. Выполнение работ по проекту (программе) имеет сложность или риски, требующие тщательного планирования и контроля;

2.4.5. Реализация проекта (программы) требует межведомственного взаимодействия двух и более органов исполнительной власти Приморского края, ОМСУ, либо подведомственных организаций.

III. Планирование

3.1. На этапе планирования проекта (программы) разрабатываются проектные документы в соответствии с таблицей 1.

Таблица 1

Проектный документ	Необходимость утверждения на этапе планирования
Паспорт проекта	Обязательный
Реестр (карта) рисков проекта (программы)	Необходимость определяется куратором проекта (программы), руководителем проекта (программы) или муниципальным проектным офисом
Реестр (карта) заинтересованных сторон
Ролевая (организационная) структура проекта (программы)
План (матрица) коммуникаций проекта (программы)

3.2. Формы проектных документов разрабатываются муниципальным проектным офисом, с учетом рекомендаций регионального проектного офиса, и утверждаются постановлениями администрации Спасского муниципального района.

3.3. При наличии требований к составу и форме проектных документов, утвержденных федеральными органами исполнительной власти, региональными органами исполнительной власти и (или) государственными институтами развития, участники проектов (программ) руководствуются такими требованиями.

3.4. Руководитель проекта (программы) несет персональную ответственность перед заказчиком и куратором проекта (программы) за реализацию мероприятий, достижение целей, показателей, и результатов проекта (программы) в установленные проектом (программой) сроки, надлежащего качества и в рамках бюджета проекта (программы).

3.5. После принятия решения об открытии проекта (программы) руководитель проекта (программы) обеспечивает формирование команды проекта (программы) и организует разработку паспорта проекта (программы) в течение 25 календарных дней со дня открытия проекта (программы), в том числе, при необходимости, посредством проведения совещаний команды проекта (программы), муниципального проектного офиса, а также вынесения отдельных результатов и (или) мероприятий проекта (программы) на голосование граждан, проживающих на территории Спасского муниципального района.

3.6. Руководитель проекта (программы) направляет разработанный паспорт проекта (программы) в муниципальный проектный офис и команде проекта на согласование.

3.7. Муниципальный проектный офис и команда проекта (программы) рассматривают паспорт проекта (программы) и иные проектные документы в течение четырех рабочих дней, после чего согласовывают проектные документы либо формулируют предложения по их корректировке.

3.8. Руководитель проекта (программы) после согласования паспорта проекта (программы) и иных проектных документов муниципальным проектным офисом и командой проекта (программы) обеспечивает их согласование куратором проекта (программы) и утверждение заказчиком проекта (программы) в течение не более чем 30 календарных дней со дня согласования проектных документов муниципальным проектным офисом и командой проекта (программы).

3.8. Руководитель проекта (программы) после согласования паспорта проекта (программы) и иных проектных документов муниципальным проектным офисом и командой проекта (программы) обеспечивает их согласование куратором проекта (программы) и утверждение заказчиком проекта (программы).

3.9. Разногласия, возникшие в ходе согласования паспорта проекта (программы), рассматриваются на совещаниях с куратором проекта (программы) при участии руководителя проекта (программы), муниципального проектного офиса, заинтересованных сторон и команды проекта (программы). Принятые в ходе совещания решения оформляются протоколом.

3.10. Решения о необходимости и сроках разработки рабочего плана, состава экспертной группы, реестра рисков, перечня заинтересованных сторон, ролевой (организационной) структуры управления, плана (матрицы) коммуникаций проекта (программы) принимаются в индивидуальном порядке для каждого проекта (программы) куратором проекта (программы), руководителем проекта (программы) или муниципальным проектным офисом и оформляются виде протоколов.

3.11. Разработку проектных документов, указанных в пункте 3.10 настоящего Положения, осуществляет администратор проекта (программы). Руководитель проекта (программы) обеспечивает их утверждение куратором проекта (программы) по согласованию с муниципальным проектным офисом.

IV. Исполнение проектов (программ) и мониторинг их реализации

4.1. Исполнение проекта (программы) осуществляются в соответствии с функциями участников проектной деятельности, определенными функциональной структурой.

4.2. Мониторинг реализации проектов (программ) осуществляется участниками проектной деятельности в соответствии с функциональной структурой с даты их открытия и завершается в момент принятия муниципальным проектным офисом решения об их завершении, приостановлении или прекращении.

4.3. Для мониторинга проектов (программ) используются формы отчетности, разработанные муниципальным проектным офисом и утвержденные постановлением администрации Спасского муниципального района, если иные требования не установлены региональным проектным офисом или региональными органами исполнительной власти.

4.4. Порядок и периодичность отчетности для каждого проекта (программы) определяется руководителем проекта (программы) с учетом рекомендаций муниципального проектного офиса индивидуально, если иные требования не установлены региональным проектным офисом или региональными органами исполнительной власти.

4.5. Мониторинг реализации проектов (программ) может осуществлять с использованием информационных систем управления проектами (программами) в случае принятия региональным или муниципальным проектным офисом решения об использовании таких систем.

4.6. Члены команды проекта (программы) обеспечивают соответствие информации, содержащейся в отчетах и информационных системах управления проектами (программами), и информации, содержащейся в иных видах отчетности, предусмотренной действующим бюджетным законодательством, законом о контрактной системе в сфере закупок, а также законодательством о государственных программах.

4.7. Администратор проекта (программы) несет ответственность за актуальность, достоверность и соответствие информации о реализации проекта (программы), содержащейся в отчетах и информационных системах управления проектами (программами), утвержденным проектным документам.

V. Управление изменениями

5.1. В ходе реализации проекта (программы) в паспорт проекта (программы) и иные проектные документы могут вноситься изменения. При этом цель проекта (программы), содержащейся в паспорте соответствующего проекта (программы), изменению не подлежит.

5.2. Изменения проектных документов осуществляются по согласованию с муниципальным проектным офисом, членами команды проекта (программы), которых затрагивают эти изменения.

5.3. Изменения в проектные документы вносятся в том числе в целях:

приведения их в соответствие с законами о бюджетах бюджетной системы Российской Федерации, а также с изменением объемов финансирования из внебюджетных источников;

актуализации состава команды проекта (программы) и внешних участников;

корректировки показателей и результатов проекта (программы);

корректировки мероприятий, контрольных точек проекта (программы) по срокам их реализации и ответственным исполнителям;

актуализации перечня рисков или набора мероприятий, направленных на управление ими;

перераспределения проектных ролей, порядка взаимодействия команды проекта (программы), набора исполняемых ими мероприятий, контрольных точек и функций в проекте (программе);

5.4. При наличии обстоятельств непреодолимой силы, не позволяющих исполнить мероприятия проекта (программы), достичь результатов и (или) показателей проекта (программы) в установленные паспортом проекта (программы) сроки, команда проекта (программы) инициирует изменения в проект (программу) в течение пяти рабочих дней с момента возникновения таких обстоятельств.

В случае нарушения указанного срока, установленные проектом (программой) сроки исполнения мероприятий, достижения контрольных точек и результатов проекта (программы) изменению в связи с возникновением обстоятельств непреодолимой силы не подлежат.

5.5. Изменение сроков исполнения мероприятий, достижения контрольных точек и результатов проекта (программы), не обусловленное наличием обстоятельств непреодолимой силы или изменением объемов финансирования проекта (программы), инициируется не позднее, чем за три месяца до наступления таких сроков.

5.6. Изменения в проект (программу) могут быть инициированы куратором, руководителем, администратором проекта (программы), а также членами команды проекта (программы), муниципальным проектным офисом.

5.7. Руководитель проекта (программы) в возможно короткие сроки обеспечивает принятие решений о внесении изменений в проект (программу) участниками проектной деятельности в соответствии с пунктом 5.8 настоящего Положения.

5.8. Решение о внесении изменений в проектные документы принимается в зависимости от уровня значимости вносимого изменения в соответствии с таблицей 2.

Вносимое в проект (программу) изменение	Участник проектной деятельности, принимающий решений о внесении изменений
Показатели проекта (программы) (перечень, количественное значение, сроки достижения)	Заказчик проекта (программы)
Результаты проекта (программы) (перечень, количественное значение, сроки достижения)	Заказчик проекта (программы)
Кандидатуры куратора и руководителя проекта (программы)	Заказчик проекта (программы)
Изменение объемов финансирования проекта (программы)	Куратор проекта (программы)
Перераспределение проектных ролей, порядка взаимодействия команды проекта (программы), набора реализуемых ими задач и функций в проекте (ролевой (организационной) структуры проекта, плана (матрицы) коммуникаций проекта (программы))	Куратор проекта (программы)
Кандидатуры ответственных за результаты проекта (программы)	Руководитель проекта (программы)
Изменение набора мероприятий и / или контрольных точек, сроков их реализации и ответственных исполнителей (если это не влияет на достижение результатов проекта (программы))	Руководитель проекта (программы)
Актуализация реестра рисков проекта (программы) или набора мероприятий, направленных на работу с ними	Руководитель проекта (программы)
Актуализация состава команды проекта (программы) и экспертной группы	Руководитель проекта (программы)
Актуализация реестра заинтересованных сторон проекта (программы)	Руководитель проекта (программы)

5.9. Участник проектной деятельности, принимающий решение о внесении иных изменений в проект (программу), не указанных в таблице 2, определяется муниципальным проектным офисом по обращению администратора проекта (программы) в течение трех рабочих дней со дня поступления обращения.

VI. Завершение, прекращение (приостановление) проекта (программы)

6.1. Основаниями для завершения регионального проекта, реализуемого на территории наименование муниципального образования являются:

6.1.1. Принятие соответствующего решения Проектным комитетом Приморского края или руководителем советующего регионального проекта Приморского края;

6.1.2. Окончание срока реализации регионального проекта на территории наименование муниципального образования, исполнения мероприятий, достижения контрольных точек, результатов и показателей, предусмотренных паспортом регионального проекта.

6.2. Основаниями для завершения прекращения (приостановления) муниципального проекта (программы) являются:

6.2.1. достижение цели, показателей, результатов, контрольных точек и исполнение мероприятий, предусмотренных паспортом муниципального проекта (программы);

6.2.2. отсутствие утвержденного паспорта муниципального проекта (программы) по истечении 60 дней со дня принятия решении об открытии муниципального проекта (программы);

6.2.3. возникновение обстоятельств, не позволяющих достичь цель, результаты, контрольные точки, выполнить мероприятия муниципального проекта (программы), либо делающих дальнейшую реализацию муниципального проекта (программы) нецелесообразным.

6.3. В целях завершения проекта (программы) руководитель проекта (программы) совместно с администратором проекта (программы) в течение 15 календарных дней готовит отчет о реализации проекта (программы) (далее - итоговый отчет) с приложением архива проекта (программы) и обеспечивает его согласование с муниципальным проектным офисом, куратором проекта (программы), заказчиком проекта (программы).

Подготовка итогового отчета о реализации проекта (программы) и формирование архива проекта (программы) осуществляется в соответствии с требованиями, утвержденными постановлением администрации Спасского муниципального района.

6.3.1. Муниципальный проектный офис выносит итоговый отчет о реализации стратегического проекта (программы) на рассмотрение проектного комитета в течение пяти рабочих дней со дня его согласования.

Проектный комитет осуществляет рассмотрение итогового отчета о реализации стратегического проекта (программы) и принятие решения о его утверждении и завершении проекта (программы) и оформляет протокол заседания.

На основании протокола совещания координатор проектной деятельности в течение пяти рабочих дней с момента получения протокола готовит проект постановления администрации Спасского муниципального района о завершении проекта (программы) и направляет его на подпись главе Спасского муниципального района.

6.4. После принятия решения о завершении проекта (программы) команда проекта (программы) расформировываются.

6.5. По завершении проекта (программы) руководитель такого проекта (программы) направляет:

утвержденное решение о завершении проекта (программы) и итоговый отчет команде проекта (программы);

утвержденное решение о завершении проекта (программы), итоговый отчет и архив проекта в муниципальный проектный офис.

6.6. Проект (программа) подлежит прекращению или приостановлению в случае возникновения обстоятельств, по причине которых проект (программа) не может быть реализован, либо по решению главы Спасского муниципального района.

6.7. Предложение о прекращении (приостановлении) проекта (программы) с указанием причин прекращения (приостановления) направляется руководителем проекта (программы), муниципальным проектным офисом заказчику проекта (программы) по согласованию с куратором проекта (программы).

В случае согласования заказчиком проекта (программы) предложение о прекращении (приостановлении) проекта (программы) рассматривается на заседании проектного комитета для принятия итогового решения.

Решение о прекращении (приостановлении) проекта (программы) принимается проектным комитетом и оформляется протоколом. Протокол оформляется в течение двух рабочих дней с момента проведения заседания проектного комитете. На основании решения проектного комитета координатор проектной деятельности в течение пяти рабочих дней, с момента получения протокола, готовит постановление администрации Спасского муниципального района о прекращении (приостановлении) стратегического проекта (программы) и направляет его на подпись главе Спасского муниципального района.

Приложение N 1
к Положению об управлении
проектной деятельностью в администрации
Спасского муниципального района

Глоссарий
проектной деятельности

Архив проекта (программы) - совокупность документов по проекту, необходимых для анализа хода реализации проекта (программы), изменений проекта (программы), реализации рисков, влияния заинтересованных сторон, изменения бюджета и состава команды проекта (программы). В архив проекта (программы) включаются действующие проектные документы и их изменения, в том числе заключенные в рамках реализации проекта (программы) копии соглашений, контрактов и договоров, утвержденных в целях реализации проекта (программы) порядков и регламентов, а также протоколов рабочих встреч команды проекта (программы) и совещаний экспертной группы, документально подтвержденные решения по проекту, отчетность по проекту. Архив проекта (программы) может быть представлен в бумажном и (или) в электронном виде и хранится в структурном подразделении администрации Спасского муниципального района, ответственном за реализацию проекта. Электронные копии документов, содержащихся в архиве проекта, направляются в муниципальный проектный офис после завершения (приостановления, прекращения) проекта (программы), а также по запросу муниципального проектного офиса.

Верхнеуровневый контроль - контроль реализации проекта (программы) по показателям, результатам, рискам и контрольным точкам.

Завершение проекта (программы) - процесс формального закрытия проекта (программы) и утверждения итогового отчета при завершении всех мероприятий (работ), предусмотренных проектом (программой), достижении контрольных точек, результатов, показателей и целей проекта (программы). Требования к оформлению итогового отчета проекта (программы) определяются постановлением администрации Спасского муниципального района.

Заинтересованные стороны проекта (программы) - органы исполнительной власти Приморского края, органы местного самоуправления, юридические и (или) физические лица и их объединения, оказывающие влияние на проект (программу) либо находящиеся под воздействие проекта (программы).

Инициирование проекта (программы) - процесс открытия проекта (программы), определения целей, показателей, результатов, сроков реализации, бюджетных параметров и ролевой (организационной) структуры управления.

Информационные системы управления проектами (программами) - информационные системы, обеспечивающие технологическое сопровождение проектной деятельности, в том числе в процессе инициирования, планирования, исполнения, контроля реализации и завершения проектов (программ). - контрольная точка - значимое событие (веха) проекта (программы), обеспечивающее достижение цели, показателей и результатов проекта (программы).

Контрольная точка - значимое событие (веха) проекта (программы), обеспечивающее достижение цели, показателей и результатов проекта (программы).

Мероприятия проекта (программы) - набор взаимосвязанных действий (работ), выполняемых командой проекта (программы) для достижения целей, показателей, результатов и контрольных точек проекта (программы), имеющих сроки начала, окончания и ответственных исполнителей.

Мониторинг реализации проектов (программ) - система мероприятий по изменению фактических параметров проектов (программ), расчету отклонения фактических параметров проектов (программ) от плановых, анализ из причин, прогнозированию хода реализации проектов (программ), рисков и влияния заинтересованных сторон, а также принятию управленческих решений по определению, согласованию и реализации возможных корректирующих воздействий.

Муниципальный проект (программа) - проект (программа), направленный на реализацию задач администрации Спасского муниципального района, подведомственной ему организации, соответствующий критериям отнесения мероприятий к проектной деятельности, указанным в пункте 2.4 настоящего Положения.

Обстоятельства непреодолимой силы - обстоятельства, возникшие помимо воли и желания участников проектов (программ), которые нельзя было предвидеть или избежать, влияние на которые со стороны участников проекта (программы) ограничено либо невозможно;

Организационная (ролевая) структура управления проектом (программой) - схема управления проектом (программой) с определением полномочий и ответственности применяемых проектных ролей, их персонификацией и отражения функциональных взаимосвязей.

Открытие проекта (программы) - принятие решений о реализации мероприятий (инициатив) в формате проектной деятельности.

Паспорт проекта (программы) или дорожная карта - документ, содержащий основные параметры проекта (программы), в том числе: наименование проекта (программы), основание для начала реализации проекта (программы), цели, задачи, описание, планируемые результаты и показатели проекта (программы). Связь с государственными, муниципальными программами, другими реализуемыми проектами (программами), период реализации, состав команды и бюджет проекта (программы). Информацию о заказчике, кураторе, руководителе, администраторе проекта (программы), ведомственном или функциональном проектном офисе (в случае их создания), а также ответственных за достижение результатов проекта (программы). Форма паспорта утверждается постановлением администрации Спасского муниципального района.

План (матрица) коммуникаций проекта (программы) - документ, содержащий описание информации, которая передается в ходе реализации проекта (программы), проектную роль участника проекта (программы), осуществляющего ее передачу, получателя (адресата) информации, а также периодичность и способы ее передачи.

Приостановление проекта (программы) - прекращение работ по проекту (программе), цели, результаты и показатели которого не достигнуты или достигнуты частично, с возможностью возобновления.

Программа - совокупность взаимоувязанных проектов и программных мероприятий, направленных на достижение общей цели в условиях временных и ресурсных ограничений.

Проект - комплекс взаимосвязанных мероприятий, направленных на создание уникального результата в условиях временных и ресурсных ограничений.

Проектная деятельность - деятельность, связанная с инициированием, планированием, исполнением и контролем, управлением изменениями и завершением проектов (программ).

Проектная деятельность - деятельность, связанная с инициированием, планированием, исполнением и контролем, управлением изменениями и завершением проектов (программ).

Проектные документы - паспорт проекта (программы), рабочий план, реестр рисков, реестр заинтересованных сторон, ролевая (организационная) структура, план (матрица) коммуникаций команды проекта (программы) и иные документы, сформированные в целях управления проектами (программами) или их функциональными областями.

Проектная инициатива (инициатива) - мероприятие или комплекс взаимосвязанных мероприятий, которые соответствуют критериям отнесения к проектной деятельности, предлагаемые к реализации в формате проекта (программы).

Процессы управления проектами (программами) - процессы инициирования, планирования, исполнения и контроля, управления изменениями и завершения проекта (программы).

Региональный проект - муниципальная составляющая регионального проекта Приморского края, направленная на достижение целей, показателей и результатов соответствующего национального и федерального проекта, реализуемая на территории Спасского муниципального района.

Реестр заинтересованных сторон проекта (программы) - документ, содержащий перечень, оценку и классификацию заинтересованных сторон проекта (программы).

Реестр проектов и программ администрации Спасского муниципального района - реестр, содержащий информацию об основных параметрах проектов (программ), портфелей проектов и программ, в отношении которых принято решение от открытии, прекращении, приостановлении или завершении. Форма реестра проектов и программ утверждается постановлением администрации Спасского муниципального района.

Реестр рисков проекта (программ) - документ, содержащий результаты процессов идентификации, анализа и планирования реагирования на риски проектов (программ).

Результат проекта (программы) - измеримое выражение социальных, экономических, интеллектуальных и иных эффектов, получаемых в результате реализации проекта (программы).

Риск проекта (программы) - вероятное событие, которое в случае наступления может оказать влияние на проект (программу).

Система управления проектной деятельностью - формализация процесса управления проектами (программами), проектной мотивацией и проектными компетенциями, организационное и технологическое сопровождение проектной деятельности.

Управление проектом (программой) - организация взаимодействия между членами команды проекта (программы), связанная с планированием, исполнением и мониторингом, управлением изменениями, завершением проекта (программы), управлением функциональными областями проекта (программы), направленная на достижение целей, показателей и результатов проекта (программы) в пределах установленного срока реализации и бюджета проекта (программы).

Приложение N 2
к Положению об управлении
проектной деятельностью в администрации
Спасского муниципального района

Функциональная структура
проектной деятельности в администрации Спасского муниципального района

1. Администратор проекта (программы)

1.1. Администратор проекта (программы) - должностное лицо администрации Спасского муниципального района, сотрудник структурного подразделения администрации Спасского муниципального района или подведомственной организации, определяемый руководителем проекта (программы) на этапе инициирования или планирования проекта (программы).

1.2. Администратор проекта (программы) в рамках реализации проекта (программы) функционально подчиняется руководителю проекта (программы), оказывает ему административную поддержку, обеспечивает доведение решений руководителя проекта (программы) команде проекта (программы).

1.3. Администратор проекта (программы) осуществляет следующие функции:

1.3.1. На этапе инициирования проекта (программы) осуществляет подготовку заявки на открытие проекта (программы), материалов для рассмотрения заявки на открытие проекта (программы) на заседании проектного комитета под руководством потенциального руководителя проекта (программы);

1.3.2. На этапе планирования:

осуществляет разработку проектных документов совместно с командой проекта (программы) под руководством руководителя проекта (программы);

организует рассмотрение проектных документов экспертной группой (в случае ее создания);

осуществляет техническое сопровождение процесса согласования проектных документов и процесса утверждения проектных документов в соответствии с разделом II Положения об управлении проектной деятельность в администрации Спасского муниципального района (далее Положение);

обеспечивает внесение проектных документов в информационные системы управления проектами (программами) (в случае их использования) после их утверждения;

1.3.3. На этапе исполнения проекта (программы) и мониторинга ее реализации (далее - этап исполнения и мониторинга):

обеспечивает сбор информации о выполнении мероприятий проекта (программы) командой проекта (программы);

подготавливает отчеты о ходе реализации проекта (программы);

осуществляет регулярный мониторинг рисков проекта (программы);

оперативно информирует руководителя проекта (программы) о возникающих проблемах и рисках в проекте (программе);

организует проведение совещаний команды проекта (программы) по вопросам реализации проекта (программы), в том числе о достижении целей, показателей, результатов, контрольных точек и исполнении мероприятий проекта (программы), а также об исполнении бюджета проекта (программы) и влиянии заинтересованных сторон;

формирует материалы к совещаниям по проекту (программе), в том числе к заседаниям проектного комитета, рабочих совещаний, предоставляет оперативную информацию о ходе реализации проекта (программы) по запросу руководителя, куратора, заказчика проекта (программы) и муниципального проектного офиса;

обеспечивает внесение командой проекта (программы) отчетов о ходе реализации проекта (программы) в информационные системы управления проектами (программами);

ведет архив проекта (программы).

1.3.4. На этапе управления изменениями проекта (программы) оперативно информирует руководителя проекта (программы) об изменениях в проекте (программе), обеспечивает своевременную актуализацию и изменение проектных документов (в том числе в информационных системах управления проектами (программами)) в соответствии с разделом V Положения.

1.3.5. На этапе завершения проекта (программы) обеспечивает подготовку итогового отчета о реализации проекта (программы) и техническое сопровождение процессов завершения проекта (программы) в соответствии с разделом VI Положения.

2. Заказчик проекта (программы)

2.1. Заказчик проекта (программы) - глава или заместитель главы Спасского муниципального района.

2.2. Заказчик проекта (программы) осуществляет следующие функции:

2.2.1. На этапе инициирования проекта (программы) устанавливает цель и основные параметры проекта (программы);

2.2.2. Осуществляет иные функции на этапах планирования, исполнения и мониторинга, управления изменениями, завершения проекта (программы) в соответствии с Положением.

2.3. Заказчик программы также является заказчиком проектов в составе программы, если иное не определено проектными документами. Заказчик проекта (программы) может осуществлять проектную роль куратора проекта (программы) и не может осуществлять проектную роль руководителя проекта (программы).

3. Инициатор проекта (программы)

Инициатор проекта (программы) - потенциальный член команды проекта (программы) или внешний участник проекта (программы), разработавший и направивший в региональный проектный офис заявку на открытие проекта (программы) в соответствии с Положением.

4. Исполнитель проекта (программы)

4.1. Исполнитель проекта (программы) - участник проекта (программы), непосредственно реализующий мероприятия проекта (программы) либо участвующий в исполнении мероприятий проекта (программы) в соответствии с проектными документами.

4.2. Исполнитель проекта (программы) в рамках реализации проекта (программы) функционально подчиняется руководителю проекта (программы), администратору проекта (программы), а также ответственному за результат проекта (программы) в пределах их функционала.

4.3. Функции исполнителя проекта (программы):

4.3.1. На этапе планирования участвует в разработке проектных документов;

4.3.2. На этапе исполнения и мониторинга:

обеспечивает точное и своевременное исполнение мероприятий проекта (программы), за которые отвечает в соответствии с проектными документами;

предоставляет информацию о реализации мероприятий проекта (программы) (включая документы, подтверждающие реализацию указанных мероприятий) ответственному за достижение результата и администратору проекта (программы), в том числе с использованием информационных систем управления проектами (программами);

оперативно информирует ответственного за результат проекта (программы) и администратора проекта (программы) о возникновении проблем или рисков в ходе реализации мероприятий проекта (программы).

4.3.3. На этапе управления изменениями проекта (программы) участвует в корректировке проектных документов в пределах своего функционала.

4.4. Может привлекаться к участию для формирования Итогового отчета о реализации проекта (программы) на этапе завершения.

5. Команда проекта (программы)

5.1. Команда проекта (программы) - внутренние и внешние участники проекта (программы), непосредственно реализующие мероприятия проекта (программы) либо участвующие в исполнении мероприятий проекта (программы).

К внутренним участникам проекта (программы) относятся должностные лица администрации наименование муниципального образования, сотрудники структурных подразделений администрации Спасского муниципального района, подведомственных организаций, непосредственно реализующие мероприятия проекта (программы).

К внешним участникам проекта (программы) относятся представители федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти Приморского края, органов местного самоуправления и организаций, не являющиеся внутренними участниками проекта (программы), участвующие в исполнении мероприятий проекта (программы). Внешние участники проекта (программы) привлекаются к участию в проекте в соответствии с действующим законодательством.

5.2. Команда проекта (программы) определяется руководителем проекта (программы), а также ответственными за достижение результатов проекта (программы) на этапе планирования проекта (программы).

5.3. Команда проекта (программы) в рамках проектной деятельности функционально подчиняется администратору проекта (программы) и руководителю проекта (программы).

5.4. Команда проекта (программы) осуществляет следующие функции:

5.4.1. На этапе планирования проекта (программы):

участвует в разработке проектных документов;

согласовывает проектные документы.

5.4.2. На этапе исполнения и мониторинга:

представляет администратору проекта (программы) отчётную информацию об исполнении мероприятий;

информирует администратора проекта (программы) о возникших в ходе реализации проекта (программы) проблемах и рисках;

5.4.3. На этапе управления изменениями проекта (программы) инициирует изменения в проект (программу).

6. Координатор проекта

6.1. Координатор проекта (программы) - сотрудник (член) муниципального проектного офиса, сопровождающий проект (программу).

6.2. Координатор проекта (программы) определяется руководителем муниципального проектного офиса.

6.3. Координатор проекта (программы) осуществляет следующие функции:

6.3.1. На этапе инициирования обеспечивает рассмотрение инициативы муниципальным проектным офисом в соответствии с разделом II Положения;

6.3.2. На этапе планирования оказывает консультационную, методическую поддержку команде проекта (программы) по формированию проектных документов, в том числе по внесению информации в информационные системы управления проектами (программами);

6.3.3. На этапе исполнения и мониторинга:

осуществляет мониторинг реализации проекта (программы), в том числе анализирует отчетность по проекту (программе), полноту и актуальность информации о ходе реализации проекта (программы) в информационных системах управления проектами (программами);

при обнаружении проблем или рисков в проекте (программе) инициирует совещания с командой проекта (программы) и выносит проблемные вопросы по проекту (программе) на заседания Проектного комитета;

6.3.4. На этапе управления изменениями согласовывает корректировку проектных документов, предлагаемую руководителем и (или) администратором проекта (программы);

6.3.5. На этапе завершения участвует в процессе согласования решения о завершении, прекращении (приостановлении), а также в согласовании итогового отчета о реализации проекта (программы), его рассмотрения и утверждения в соответствии с разделом VI Положения.

7. Координатор проектной деятельности

Координатор проектной деятельности - глава (заместитель главы) Спасского муниципального района:

принимает верхнеуровневые решения по вопросам развития проектной культуры и системы управления проектной деятельностью;

утверждает методические рекомендации по организации проектной деятельности и реализации проектов (программ) в Спасском муниципальном районе

8. Куратор проекта (программы)

8.1. Куратор проекта (программы) - заместитель главы Спасского муниципального района, отвечающий за обеспечение проекта (программы) финансовыми, трудовыми, материальными и иными ресурсами.

Куратор проекта (программы) определяется при решении об открытии проекта (программы).

8.2. Куратор проекта (программы) в рамках реализации проекта (программы) функционально подчиняется заказчику проекта (программы).

8.3. Куратор проекта (программы) осуществляет следующие функции:

8.3.1. На этапе инициирования может привлекаться к участию в процессе открытия проекта (программы), его защиты на заседании Проектного комитета.

8.3.2. На этапе планирования участвует в согласовании проектных документов до их утверждения в соответствии с разделом III Положения.

8.3.3. На этапе исполнения и мониторинга осуществляет контроль реализации проекта (программы) по достижению показателей, результатов, контрольных точек и исполнению бюджета проекта (программы), в том числе с использованием данных и аналитики в информационной системе управления проектами (программами);

осуществляет разрешение вопросов, выходящих за рамки полномочий руководителя проекта (программы);

при возникновении проблем, выходящих за рамки полномочий куратора проекта (программы), выносит предложения по решению проблемных вопросов на уровень заказчика проекта (программы) или на заседание Проектного комитета.

8.3.4. На этапе управления изменениями участвует в процессах согласования и (или) утверждения изменений проектных документов в соответствии с разделом V Положения.

8.3.5. На этапе завершения согласовывает итоговый отчет о реализации проекта (программы), участвует в процессе его утверждения в соответствии с разделом VI Положения.

8.4. Куратор программы также является куратором проектов в составе программы, если иное не определено проектными документами.

9. Ответственный за достижение результата проекта (программы)

9.1. Ответственный за достижение результата проекта (программы) - должностное лицо администрации сотрудник структурного подразделения администрации Спасского муниципального района или подведомственной организации, определяемый руководителем проекта (программы) на этапе инициирования или планирования проекта (программы).

9.2. Ответственный за достижение результата проекта (программы) в рамках реализации проекта (программы) функционально подчиняется руководителю и администратору проекта (программы).

9.3. Ответственный за достижение результата проекта (программы) осуществляет следующие функции:

9.3.1. На этапе инициирования может привлекаться для подготовки заявки на открытие проекта (программы).

9.3.2. На этапе планирования:

принимает непосредственное участие в разработке проектных документов;

определяет контрольные точки и мероприятия, необходимые для достижения результата проекта (программы), их сроки, последовательность исполнения, взаимосвязь с другими мероприятиями и контрольными точками проекта (программы), предлагает руководителю проекта (программы) кандидатуры ответственных исполнителей мероприятий и контрольных точек.

9.3.3. На этапе исполнения и мониторинга обеспечивает точное и своевременное исполнение мероприятий и достижение контрольных точек исполнителями проекта (программы) в рамках результата проекта (программы), за достижение которого он определен ответственным;

обеспечивает решение проблемных вопросов, возникающих в ходе реализации мероприятий проекта (программы);

при возникновении проблем, выходящих за рамки своих полномочий и рисков по реализации проекта (программы), оперативно информирует администратора проекта (программы);

обеспечивает внесение ответственными исполнителями информации о ходе реализации мероприятий и достижения контрольных точек в информационную систему управления проектами (программами).

9.3.4. На этапе управления изменениями принимает непосредственное участие в корректировке проектных документов, оперативно информирует об изменениях проектных документов исполнителей мероприятий и контрольных точек в рамках результата, за достижение которого он определен ответственным.

9.3.5. На этапе завершения может привлекаться для подготовки Итогового отчета о реализации проекта (программы), предоставляет необходимую информацию и документы по запросу администратора, руководителя проекта (программы) или муниципального проектного офиса.

10. Проектный комитет администрации Спасского муниципального района (далее - проектный комитет)

10.1. Проектный комитет - постоянно действующий коллегиальный совещательный орган, созданный под руководством главы наименование муниципального образования и осуществляющий свою деятельность в соответствии с Положением о Проектном комитете.

10.2. Проектный комитет принимает решения о реализации мероприятий структурных подразделений администрации Спасского муниципального района в форме проектов (программ), контролирует достижение целей, показателей, результатов проектов (программ), принимает верхнеуровневые решения по управлению изменениями, рисками проектов (программ), рассматривает вопросы, связанные с их открытием и закрытием.

11. Муниципальный проектный офис

11.1. Муниципальный проектный офис - структурное подразделение администрации Спасского муниципального района или сформированная из представителей различных структурных подразделений администрации Спасского муниципального района структура, которая осуществляет разработку и совершенствование методологии проектного управления, оказывает методическую и консультационную поддержку командам проектов (программ) на всех этапах реализации проектов (программ).

11.2. Муниципальный проектный офис подчиняется непосредственно координатору проектной деятельности наименование муниципального образования.

11.3. Муниципальный проектный офис:

осуществляет внедрение и развитие систем управления компетенциями и мотивацией проектных специалистов;

обеспечивает внедрение информационных систем управления проектами (программами);

совместно с командами проектов (программ) осуществляет мониторинг реализации проектов (программ);

обеспечивает деятельность Проектного комитета;

осуществляет сбор и применение лучших практик проектного управления;

12. Руководитель проекта (программы)

12.1. Руководитель проекта (программы) - должностное лицо администрации наименование муниципального образования, руководитель структурного подразделения администрации Спасского муниципального района, осуществляющий общее управление проектом, который несет персональную ответственность перед заказчиком проекта (программы) за достижение цели, показателей и результатов проекта (программы).

12.2. Руководитель проекта (программы) в рамках реализации проекта (программы) функционально подчиняется куратору и заказчику проекта (программы).

12.3. Руководитель проекта (программы) осуществляет следующие функции:

12.3.1. На этапе инициирования в качестве потенциального руководителя проекта (программы) обеспечивает подготовку и направление заявки на открытие проекта (программы) в муниципальный проектный офис;

12.3.2. На этапе планирования организует разработку проектных документов совместно с командой проекта (программы). Организует их согласование и утверждение в соответствии с разделом III Положения;

12.3.3. На этапе исполнения и мониторинга осуществляет непосредственное руководство командой проекта (программы) по исполнению мероприятий, достижению контрольных точек, результатов, показателей и цели проекта (программы);

осуществляет мониторинг хода реализации проекта (программы) на основании регулярной отчетности, представляемой администратором проекта (программы), в том числе с использованием информационной системы управления проектами (программами);

при возникновении проблем в проекте (программе) осуществляет оперативное принятие корректирующих решений;

в случае возникновения проблем и(или) рисков, выходящих за рамки полномочий руководителя проекта (программы), оперативно выносит предлагаемые пути решения на уровень куратора и(или) заказчика проекта (программы), а при необходимости на заседание Проектного комитета при взаимодействии с муниципальным проектным офисом;

12.3.4. На этапе управления изменениями организует актуализацию и корректировку проектных документов совместно с командой проекта (программы), их согласование и утверждение в соответствии с разделом V Положения;

12.3.5. На этапе завершения обеспечивает подготовку Итогового отчета о реализации проекта (программы), его согласование и утверждение в соответствии с разделом VI Положения.