Приложение 2. Должностная инструкция заведующему архивом

Утверждена
постановлением
администрации Верхнеландеховского
муниципального района
от 14.03.2013 N 74-п
(приложение 2)

Должностная инструкция
заведующему архивом

I. Общие положения

1.1. Назначение на должность заведующего архивом и освобождение от должности осуществляется распоряжением главы администрации Верхнеландеховского муниципального района.

1.2. Заведующий архивом непосредственно подчиняется заместителю главы администрации района, руководителю аппарата.

1.3. Заведующий архивом при выполнении своих функциональных обязанностей руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Законом Ивановской области от 01.03.2006 N 18-ОЗ "Об архивном деле в Ивановской области", нормативными правовыми актами Российской Федерации, Уставом Верхнеландеховского муниципального района, решениями Совета Верхнеландеховского муниципального района, постановлениями и распоряжениями администрации района, Положением об архивном отделе администрации Верхнеландеховского муниципального района.

II. Основные обязанности

Заведующий архивом обязан:

2.1. Соблюдать требования, установленные федеральными и областными законами, Уставом и иными муниципальными нормативно-правовыми актами Верхнеландеховского муниципального района.

2.2. Исполнять приказы, распоряжения и указания вышестоящих в порядке подчиненности руководителей, отданные ими в пределах полномочий.

2.3. Рассматривать в установленные сроки обращения граждан, предприятий, учреждений и организаций, государственных органов и органов местного самоуправления, принимать по ним решения в порядке, установленном законодательством. Обеспечивать и соблюдать защиту прав и интересов граждан. В своей работе руководствоваться Федеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных".

2.4. Поддерживать уровень квалификации, достаточный для исполнения служебных обязанностей.

III. Основные задачи

Заведующий архивом выполняет стоящие перед ним задачи:

3.1. Обеспечивает прием и учет документов, принятых на архивное хранение, представляет в установленном порядке отчетные данные в Департамент культуры и культурного наследия Ивановской области и администрацию Верхнеландеховского муниципального района.

3.2. Проводит мероприятия по созданию оптимальных условий хранения документов и улучшению их физического состояния.

3.3. Организует комплектование отдела документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое и культурное значение для района.

3.4. Составляет списки организаций - источников комплектования архива, утверждаемые главой администрации района, систематически проводит работу по их уточнению.

3.5. Проводит в установленном порядке экспертизу ценности документов, находящихся на архивном хранении.

3.6. Создает и совершенствует научно-справочный аппарат к документам архива.

3.7. В соответствии с Временным порядком автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации проводит работу по внедрению ПК "Архивный фонд".

3.8. Осуществляет организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве поселений, муниципальных органов, организаций других форм собственности.

3.9. Проверяет выполнение учреждениями, организациями и предприятиями Верхнеландеховского муниципального района (списка N 1) требований законодательства по архивному делу, состоянию делопроизводства, обеспечения сохранности документов, в том числе по личному составу. Ведет учет документов, хранящихся в организациях - источниках комплектования.

3.10. Рассматривает и представляет на утверждение экспертно-проверочной комиссии Департамента культуры и культурного наследия Ивановской области поступившие от организаций описи дел постоянного срока хранения и по личному составу, положения о ведомственных архивах и экспертных комиссиях, номенклатуры дел и инструкции по делопроизводству.

3.11. Проводит мероприятия по улучшению работы ведомственных архивов предприятий и учреждений, консультирует по вопросам работы с документами, проводит семинары.

3.12. Информирует администрацию района о составе, содержании и движении документов.

3.13. Исполняет социально-правовые и иные запросы граждан, выдает архивные справки, архивные копии, выписки из документов, ведет личный прием граждан.

3.14. Организует работу пользователей документов, изготовляет копии по их запросам, готовит материалы для средств массовой информации.

3.15. Реализует отдельные полномочия администрации района в сфере архивного дела.

IV. Права

Заведующий архивом имеет право:

4.1. Представлять администрацию района по всем вопросам, входящим в компетенцию архивного отдела.

4.2. Запрашивать и получать от организаций - источников комплектования, независимо от их ведомственной подчиненности и формы собственности, необходимые сведения о работе и состоянии ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве.

4.3. Вносить на рассмотрение Совета Верхнеландеховского муниципального района и администрации Верхнеландеховского муниципального района предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности документов, в том числе по личному составу; готовить по данным вопросам проекты распорядительных документов.

4.4. Проверять выполнение организациями - источниками комплектования требований законодательства по архивному делопроизводству. Давать в пределах своей компетенции указания по устранению выявленных недостатков.

4.5. Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках, проводимых администрацией района по вопросам работы ведомственных архивов, участвовать в работе экспертных комиссий учреждений, предприятий и организаций.

4.6. Входить в состав ликвидационных комиссий учреждений, организаций и предприятий, для решения вопросов сохранности документов Архивного фонда и по личному составу.

4.7. Ставить вопросы перед администрацией района, правоохранительными органами о привлечении к ответственности за нарушение архивного законодательства должностных лиц и лиц, выполняющих управленческие функции в коммерческих организациях.

V. Ответственность

Заведующий архивом в соответствии с действующим законодательством несет персональную ответственность за невыполнение возложенных на отдел задач и функций, невыполнение обязанностей и прав, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.

VI. Квалификационные требования

Заведующий архивом должен иметь высшее образование.