Вопрос: После проведения переговоров с партнерами представительские расходы были оформлены актом (с указанием даты, наименования компании-партнера и количества участников). Кроме того, имеется утвержденная смета расходов на проведение встречи и счет на буфетное обслуживание от предприятия общественного питания. Однако в документах отсутствуют персональные данные о представителях организации-партнера. Можно ли в налоговом учете принять эти расходы в уменьшение налогооблагаемой прибыли? ("Российский налоговый курьер", N 19, октябрь 2004 г.)

После проведения переговоров с партнерами представительские расходы были оформлены актом (с указанием даты, наименования компании-партнера и количества участников). Кроме того, имеется утвержденная смета расходов на проведение встречи и счет на буфетное обслуживание от предприятия общественного питания. Однако в документах отсутствуют персональные данные о представителях организации-партнера. Можно ли в налоговом учете принять эти расходы в уменьшение налогооблагаемой прибыли?

К представительским расходам относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества. Это расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах, транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и обратно, буфетное обслуживание во время переговоров, оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий. Такое определение дано в пункте 2 статьи 264 НК РФ.

Представительские расходы признаются расходами, уменьшающими налоговую базу по налогу на прибыль, если выполнены требования пункта 1 статьи 252 НК РФ. А именно: произведенные расходы должны быть экономически оправданны, документально подтверждены и произведены для деятельности, направленной на получение дохода. Для целей налогообложения представительские расходы можно учесть только в размере 4% от расходов на оплату труда за отчетный (налоговый) период.

Представительские расходы - это планируемые и целевые расходы. Для их подтверждения организация должна иметь в наличии следующие документы:

1) утвержденную смету представительских расходов на отчетный год;

2) приказы руководителя организации, регламентирующие:

- перечень официальных лиц организации, имеющих право участвовать в переговорах, а следовательно, получать под отчет средства на представительские расходы;

- порядок выдачи подотчетных сумм на представительские расходы;

- порядок расходования средств на представительские расходы;

- документальное оформление представительских расходов;

- порядок осуществления контроля над расходованием и списанием средств на представительские расходы;

3) приказ руководителя о назначении ответственного за проведение конкретного официального мероприятия, о направлении приглашений на деловую встречу, цели проведения представительского мероприятия;

4) программу проведения деловой встречи с указанием даты, места и сроков ее проведения, а также суммы, утвержденной по смете представительских расходов, на данное мероприятие. К программе должен быть приложен список участников со стороны принимающей и приглашенной организаций с указанием их фамилий, имен, отчеств и должностей.

После окончания встречи необходимо оформить отчет (акт) о расходах на ее проведение. К нему должны быть приложены документы, подтверждающие произведенные расходы: счета предприятий общественного питания, товарные чеки, чеки ККМ, документы об оплате транспортных расходов, услуг переводчика и т.д. Все первичные документы должны соответствовать требованиям пункта 2 статьи 9 Федерального закона от 21.11.96 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

Если организация имеет в наличии весь перечисленный комплект подтверждающих документов, то расходы на проведение встречи с организацией-партнером по бизнесу могут быть признаны представительскими для целей налогового учета, даже если в акте не указаны фамилии, имена и отчества присутствовавших представителей организации-партнера.

Если же из всех необходимых документов у организации имеются только смета на проведение встречи, утвержденная руководителем, акт о ее проведении с указанием наименования организации-партнера и количества участников встречи, а также счет предприятия общественного питания, то такие представительские расходы нельзя считать документально подтвержденными. Следовательно, признать такие расходы в целях налогообложения прибыли организация не вправе.

М.К. Потапов,

эксперт журнала "Российский налоговый курьер"

1 октября 2004 г.

"Российский налоговый курьер", N 19, октябрь 2004 г.