Бухгалтерия путешествий (А. Бирюкова, "Расчет", N 10, октябрь 2004 г.)

Бухгалтерия путешествий

В бухгалтерии туристической компании свои особенности. На налоги и отчетность время приходится выкраивать буквально по клочкам. А основная работа бухгалтера - это подготовка документов на оплату туров в разные страны.

Утро начинается с долларов

В четверть одиннадцатого утра, как и было условлено, я подошла к ресепшн одной из московских туристических компаний.

- Я из журнала "Расчет", - представилась я. - Мы с Кариной Фетисовой договорились о встрече. Она меня ждет.

Девушка-секретарь набрала внутренний номер и сообщила Карине, что к ней пришла журналистка. Потом она провела меня по длинному офисному коридору в бухгалтерию.

Всего в кабинете работали восемь человек. В углу за столом сидела главный бухгалтер фирмы - моя собеседница Карина.

- Доброе утро! Ты как раз вовремя. Я только курсы валют успела получить, садись, будем смотреть, - заулыбалась она.

Я присела рядом и заглянула в монитор.

- Со вчерашнего дня доллар вырос на одну копейку, - сказала Карина. - Это важно. Стоимость всех туров, которые мы продадим сегодня, в документах нужно будет указывать по этому курсу.

К каждому заказчику особый подход

Буквально через пару минут в дверях появился менеджер, который попросил выписать для какой-то небольшой туристической фирмы счет на оплату забронированного тура. Карина быстро рассчитала стоимость путевки, перевела ее в рубли и распечатала счет.

- Все операции уже доведены до автоматизма, как-никак три года одно и то же делаю, - поделилась она. - В день приходят в среднем 15-20 клиентов, и большинство из них платят по безналу. Обычно наша фирма выступает в роли туроператора: мы договариваемся с отелями и авиакомпаниями о том, сколько номеров и билетов в какие месяцы будем у них покупать. Потом формируем туры, то есть решаем, на какое время будет путевка, каким рейсом полетит и в каком отеле будет жить клиент, какие еще услуги будут включены в стоимость тура. Готовые туры мы перепродаем более мелким турфирмам. А уже они продают эти путевки желающим отдохнуть.

После того как клиент все оплатил и к нам пришли деньги, я выдаю ему документы: накладную и счет-фактуру. Менеджер составляет договор.

Всем покупателям мы даем комиссию. То есть снижаем продажную стоимость путевки на несколько процентов. Комиссия бывает разная: кому-то мы даем 8 процентов, кому-то - 10, а кому-то - 15. Это зависит от того, сколько времени мы уже работаем с этой фирмой, много ли туров она покупает. Чем плотнее сотрудничество, тем выше наша комиссия.

- А в договоре указывается полная стоимость тура или уже без комиссии?

- Это зависит от желания клиента. Мы можем оформить им договор купли-продажи, где комиссия не указывается. А можем - агентский договор. В нем комиссию указываем сразу. Тогда фирма мне делает документы на комиссию - счет-фактуру и акт, а я им отдаю бумаги о полной стоимости.

- Вы ведь не только с фирмами работаете? Бывают "розничные" клиенты, которые платят наличными?

- Конечно, бывают, - согласилась Карина. - Для них составляем заявку. В ней прописываем размер комиссии и сумму, которую нужно оплатить. Сами мы наличные не принимаем, а отправляем человека в банк, чтобы он перевел деньги на наш счет. После этого у клиента остается корешок банковского ордера, который подтверждает, что все оплачено. На основании документа об оплате менеджер уже может выдавать билеты.

Обычная текучка

Время шло. В бухгалтерию то и дело заглядывали менеджеры, чтобы Карина оформила для их клиентов счета на оплату или отдала документы по уже оплаченным турам.

Около двенадцати в дверь заглянула какая-то девушка и отдала Карине несколько листов.

- Это принесли банковскую выписку по вчерашним платежам, - пояснила моя собеседница. - Мне ее всегда примерно в это время приносят. Я ее разношу в бухгалтерской программе по всем операциям, которые были: приход, расход - все как обычно.

Незаметно подошло время обеда. Карина позвала меня с собой в столовую. Но я подумала, что столовые везде примерно одинаковые, а вот рабочие места менеджеров - нет. И попросила проводить меня в другое крыло здания. Там располагался зал, где работали менеджеры, - большая комната с множеством столов.

- У нас каждый менеджер - специалист по какой-то определенной стране, - рассказала Карина. - Например, три человека оформляют туры только в Тунис, еще трое - в Турцию, двое в Испанию и т.д.

После этого Карина убежала обедать, а я еще некоторое время наблюдала за работой менеджеров. Каждого вновь прибывшего клиента направляли к одному из столов. Менеджер рассказывал ему о возможных вариантах поездок в выбранную страну, показывал рекламные буклеты и видеоролики на экране монитора. Клиент выбирал, что из предложенного ему больше подходит, после чего менеджер оформлял выбранный тур.

Желание клиента - закон

Когда мы вернулись в бухгалтерию и Карина начала оформлять очередной документ, я поинтересовалась, в какой программе она работает.

- Эту программу разработали специально для туристических фирм, - объяснила мне главбух. - Она значительно облегчает нашу работу. Программа настроена специально под нашу фирму, она даже сама считает, какую комиссию положено дать тому или иному клиенту. Еще в ней очень удобно рассчитывать стоимость тура исходя из того, что конкретно хочет купить у нас клиент. Бывает, что ему нужен только тур, а билеты он берет в аэропорту сам. Бывает, что помимо стандартного турпакета оператор берет на себя еще и оформление визы. Тогда ее дополнительно учитывают в общей стоимости.

- А что входит в стандартный турпакет? - поинтересовалась я.

- Обычно это авиаперелет, страховка, наземное обслуживание, трансфер и проживание в отеле, - мне показалось, что Карина даже удивилась моей неосведомленности. - При желании клиент может заказать дополнительно экскурсии, оформление визы, услуги гида или переводчика. Стоимость дополнительных услуг считают отдельно.

- Получается, что ваша компания может обеспечить запросы самых взыскательных клиентов?

- Да. У нас есть даже отдел по работе с так называемыми VIP-клиентами. Бывает, приходит человек, тычет пальцем в точку на карте и говорит: "Хочу вот туда". С такими работает отдельный менеджер, который подготавливает тур конкретно для этого клиента. Он узнает о всех возможных вариантах поселения, перелета, наземного обслуживания и согласовывает это с клиентом. Менеджер планирует тур, а я уже готовлю документы.

На баланс времени нет

Время приближалось к вечеру, а Карина оформляла все новые и новые документы, связанные с продажей туров.

- Сейчас какой-то наплыв клиентов или у тебя каждый день настолько загружен? - поинтересовалась я.

- Да у нас в принципе всегда примерно одинаковое количество покупателей, - ответила моя собеседница. - Есть так называемые "пиковые сезоны" - с конца июня до начала августа. И еще в праздники очень много народа улетает. В основном перед Новым годом и майскими. Вообще, люди круглый год путешествуют, только в разные страны. С октября по март летают в Бангкок (летом там дожди). Египет, Дубай и Таиланд тоже в основном зимой, потому что сейчас там очень жарко, около 50 градусов. А вот Турция, Тунис и Испания - это только летом. Там зимой нечего делать.

- Если каждый день постоянно с туристами возиться, то когда же отчетность-то сдавать, баланс? - удивилась я.

- В период отчетности загруженность больше. Приходится очень тщательно планировать свой день, чтобы и всю текущую работу сделать, и на составление отчета время выкроить. Бывает, что задерживаюсь после работы. Но, вообще, в это надо просто влиться. Когда я только начинала работать, сидела тут порой и до 10, и до 11 вечера. А сейчас уже приспособилась, все успеваю. Например, головную боль при подготовке годовой отчетности мне помогает снять книга Владимира Мещерякова "Годовой отчет". К тому же раньше мы работали на обычном налогообложении: по окончании квартала до 15-го числа подавали отчет в ФСС, до 20-го сдавали декларацию по НДС, считали налог на рекламу и ближе к концу месяца - налог на прибыль. До 30-го числа нужно было посчитать налог на имущество, подготовить баланс. Сейчас фирма разделилась на две маленьких, и мы получили возможность работать по упрощенке. Теперь НДС мы не платим и вообще сдаем только одну общую отчетность 24-го числа месяца, следующего за кварталом. Вот скоро, 24 октября, будем отчитываться за июль, август и сентябрь.

- А налоговые проверки часто бывают?

- За последние три года, пока я здесь работаю, не разу не приходили, - Карина даже по дереву постучала. - Было такое, что сбивалась компьютерная программа, в которой я веду учет, а однажды пришлось сдавать уточненную декларацию по НДС.

Чтобы фирма не "сгорела"

- Карина, а что такое "горящие" туры? Зачем они нужны, они же значительно дешевле обычных. Они, наверное, приносят фирме большой убыток? - поинтересовалась я напоследок.

- Не совсем так, - начала объяснять моя собеседница. - Прибыли от таких продаж фирма не получает. Но и не теряет ничего. Просто, покупая такую путевку, клиент оплачивает ее по себестоимости. Фирмы обычно заключают договор с авиакомпаниями и отелями о том, что за определенный период времени обязуются выкупить у них сколько-то мест. Когда этот период подходит к концу, а места еще не востребованы, фирмы объявляют о "горящих" турах. Невыкупленные места распродаются по цене, установленной авиакомпаниями и отелями. Сама фирма ничего с этих туров не имеет, но зато и убытков не несет. Это в любом случае выгоднее, чем вообще не продать какие-то туры и потерять всю их стоимость. Для клиентов покупка "горящей" путевки никакой опасности не несет. Это те же туры, только без накрутки со стороны фирмы.

Рабочий день подошел к концу, и мы вместе с главным бухгалтером отправились по домам. После такой беседы я вплотную задумалась об отпуске и, проходя мимо ресепшн, прихватила рекламный буклет с яркими описаниями прелестей дальних стран.

А. Бирюкова

"Расчет", N 10, октябрь 2004 г.