Чтобы командировка не стала форс-мажором
Только что изданный "Годовой отчет-2004" под редакцией Владимира Мещерякова наверняка будет служить бухгалтеру настольной книгой. Причем не только при подготовке отчетности, но и в повседневной работе. В этом номере мы публикуем отрывки из раздела "Командировки"
Если командировку отменили
Командировка была запланирована заранее. Накануне отъезда ее отменили, однако средства уже были потрачены: куплены билеты, получены визы, выданы суммы на командировочные расходы.
Обычно деньги за неиспользованные билеты можно получить назад. Правда, при этом возвращают не всю сумму. А вот пошлины за получение визы обратно получить нельзя.
Все эти затраты являются непроизводственными. В бухгалтерском учете их относят к внереализационным расходам (п. 12 ПБУ 10/99). Для признания же затрат в налоговом учете необходимо, чтобы они были экономически оправданными. В данном случае сложно связать расходы по отмененной командировке с получением прибыли.
Неустойку, которая будет удержана при возврате билетов, можно обосновать как расходы на штраф за нарушение договора перевозки. Такие штрафы могут уменьшать налогооблагаемую прибыль (подп. 13 п. 1 ст. 265 НК). Но в этом случае будьте готовы отстаивать свою позицию в суде. Как правило, такие расходы незначительны и редки. Поэтому, чтобы избежать споров с налоговиками, налогооблагаемую прибыль в подобных случаях не уменьшают.
Форс-мажор в командировке
Работник находится в командировке. Однако вовремя не может вернуться из нее по объективным причинам: нелетная погода, наводнение, карантин. В этом случае фирма должна возместить работнику:
- суточные;
- расходы на наем жилого помещения.
Эти затраты будут уменьшать налогооблагаемую прибыль (подп. 6 п. 2 ст. 265 НК).
В бухгалтерском учете их отражают как чрезвычайные расходы (п. 13 ПБУ 10/99). Однако на практике иногда бывает сложно получить документы, подтверждающие факт чрезвычайного обстоятельства. Поэтому проще поступить таким образом.
Надо издать приказ о продлении командировки. В таком случае можно списать затраты как обычные командировочные расходы. Бухгалтер отразит это все проводкой:
Дебет 20 (26, 10, 08...) Кредит 71
- списаны расходы по командировке.
Чтобы не возникало проблем, надо попросить фирму-партнера, к которой направлен сотрудник, поставить в командировочном удостоверении отметки о выбытии тем днем, когда работник реально будет выезжать из места командировки. То есть в дни командировки будут включены и дни стихийного бедствия.
Если по каким-либо причинам сделать это не удастся, можно обосновать расходы только приказом о продлении и билетами. Однако в этом случае могут возникнуть разногласия с налоговиками при проверке. Дополнительным аргументом в вашу пользу может здесь служить письмо Минфина России от 6 декабря 2002 г. N 16-00-16/158. В нем сказано, что для подтверждения командировки достаточно наличия только одного приказа.
Сотрудник в командировке заболел
Работник отправлен в командировку в пределах России. В этот момент он заболел. Фирма должна ему возместить суточные за время болезни, расходы по найму жилого помещения и больничные (ст. 168 ТК, совместная инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. N 62 О" служебных командировках в пределах СССР").
Если работник лечился в стационаре, то за эти дни ему не выплачивают расходы по найму жилого помещения. Суточные за время болезни в командировке фирма может возместить за период, не превышающий двух месяцев (п. 16 совместной инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. N 62). Обратите внимание: больничные могут быть выплачены, только если у работника есть правильно оформленный больничный лист.
Если фирма направляет в командировку совместителя, то по основному месту работы такой сотрудник оформляет отпуск без сохранения заработной платы (за свой счет). Если работник в этот период заболел, то больничные ему не выплачивают (п. 15 постановления Президиума ВЦСПС от 12 ноября 1984 г. N 13-6).
Может случиться, что работник пожелает получить свои больничные во время командировки (например, если болезнь будет продолжительной). В таком случае фирма может выслать ему эту сумму. Расходы на пересылку уменьшают налогооблагаемую прибыль (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК).
Что же касается найма жилья и суточных, то такие затраты в налоговом учете включают в расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК). Однако при проверке налоговики могут сослаться на то, что расходы экономически не оправданны. Чтобы не было проблем, мы советуем предусмотреть эти затраты в коллективном или трудовом договоре. Тогда при проверках можно будет ссылаться на пункт 25 статьи 255 Налогового кодекса. В нем сказано, что к расходам по оплате труда принимаются затраты, произведенные в пользу работников и предусмотренные в договорах.
Неформальные документы
Во время командировки работник может жить не только в гостинице, но и в жилом помещении, не относящемся к гостиничному комплексу. В таком случае расходы по найму жилья может подтверждать документ, составленный в произвольной форме (постановление ФАС Северо-Западного округа от 4 июня 2003 г. N А56-26589/02). Важно лишь, чтобы в нем были указаны стоимость проживания, дата, наименование организации и стояла подпись. Но все же лучше, если расходы на проезд и наем помещения подтверждены бланками строгой отчетности. Дело в том, что на основании БСО можно без вопросов принять к вычету НДС, который входит в стоимость гостиничных услуг.
Поездка "несотрудника"
Бывает, что в командировку отправляют человека, который официально работником фирмы не числится. На это могут быть самые разные причины: сотрудник может быть в штате другой, "дружественной" фирмы или же он вообще получает неофициальную зарплату.
В таком случае инспекторы при проверке могут
