Приказ Министерства финансов Калининградской области от 23 июня 2021 г. N 138 "Об утверждении положения об архиве Министерства финансов Калининградской области"

В соответствии с частью 1 статьи 13 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 года N 526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях", приказом Федерального архивного агентства от 11 апреля 2018 года N 42 "Об утверждении примерного положения об архиве организации", Законом Калининградской области от 12 июля 2006 года N 41 "Об архивном деле в Калининградской области" приказываю:

1. Утвердить прилагаемое положение об архиве Министерства финансов Калининградской области согласно приложению.

2. Ведущему консультанту отдела организационного обеспечения департамента правового, информационного и организационного обеспечения Баймаковой И.Ю. ознакомить с настоящим приказом сотрудников ответственных за делопроизводства в отделах Министерства финансов Калининградской области.

3. Контроль за выполнением настоящего приказа оставляю за собой.

4. Настоящий приказ вступает в силу со дня его подписания.

Министр финансов Калининградской области

В.Я. Порембский

Утверждено
приказом Министерства
финансов Калининградской области
от 23.06.2021 года N 138

Положение
об архиве Министерства финансов Калининградской области

I. Общие положения

1. Положение об архиве Министерства финансов Калининградской области (далее - Министерство) разработано в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 года N 526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях", приказом Федерального архивного агентства от 11 апреля 2018 года N 42 "Об утверждении примерного положения об архиве организации", Законом Калининградской области от 12 июля 2006 года N 41 "Об архивном деле в Калининградской области".

2. Исполнение функций архива Министерства возлагается на отдел организационного обеспечения департамента правового, информационного и организационного обеспечения Министерства.

3. Архив Министерства осуществляет хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в результате деятельности Министерства, а также подготовку документов к передаче на постоянное хранение в областное государственное казенное учреждение "Государственный архив Калининградской области" (далее - ОГКУ "ГАКО").

4. Положение об архиве Министерства подлежит согласованию с экспертно-проверочной комиссией при Министерстве по культуре и туризму Калининградской области (далее - ЭПК). После согласования положение об архиве Министерства утверждается приказом Министерства.

5. Архив Министерства в своей деятельности руководствуется Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", нормативными правовыми актами Российской Федерации и Калининградской области в сфере архивного дела и делопроизводства, правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, локальными нормативными актами Министерства.

II. Состав документов архива Министерства

6. Архив Министерства хранит:

1) документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу, образовавшиеся в деятельности Министерства;

2) архивные фонды личного происхождения (при их наличии);

3) справочно-поисковые средства к документам и учетные документы архива Министерства.

III. Задачи архива Министерства

7. К задачам архива Министерства относятся:

1) организация хранения документов, состав которых предусмотрен главой II Положения;

2) комплектование архива Министерства документами, образовавшимися в деятельности Министерства;

3) учет и обеспечение сохранности документов, находящихся на хранении в архиве Министерства;

4) использование документов, находящихся на хранении в архиве Министерства;

5) подготовка и своевременная передача документов Министерства на постоянное хранение в ОГКУ "ГАКО";

6) контроль за формированием и оформлением дел в структурных подразделениях Министерства и своевременной передачей их в архив Министерства.

IV. Функции архива Министерства

8. Архив Министерства осуществляет следующие функции:

1) организует прием документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности Министерства;

2) ведет учет документов и фондов, находящихся на хранении в архиве Министерства;

3) систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение в архив Министерства, образовавшиеся в ходе осуществления деятельности Министерства;

4) осуществляет подготовку и представляет:

- на рассмотрение и согласование экспертной комиссии Министерства, созданной в соответствии с приказом Министерства, описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

- на утверждение ЭПК описи дел постоянного хранения;

- на согласование ЭПК акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

- на утверждение министру финансов Калининградской области описи дел постоянного хранения, описи временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов, утвержденные (согласованные) ЭПК в случае наделения его соответствующими полномочиями.

5) организует передачу документов Министерства на постоянное хранение в ОГКУ "ГАКО";

6) организует и проводит экспертизу ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в архиве Министерства в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению;

7) проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в архиве Министерства;

8) организует информирование сотрудников Министерства о составе и содержании документов архива Министерства;

9) информирует пользователей по вопросам местонахождения архивных документов;

10) исполняет запросы пользователей, выдает архивные копии документов, архивные выписки и архивные справки;

11) ведет учет использования документов архива Министерства;

12) осуществляет ведение справочно-поисковых средств к документам архива Министерства;

13) участвует в разработке документов Министерства по вопросам архивного дела и делопроизводства;

14) оказывает методическую помощь:

- структурным подразделениям Министерства в подготовке документов к передаче в архив Министерства при составлении сводной номенклатуры дел, в том числе при формировании и оформлении дел;

- структурным подразделениям Министерства в подготовке документов к передаче в архив Министерства.

V. Права архива Министерства

9. Архив Министерства имеет право:

1) представлять министру финансов Калининградской области предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в архиве организации;

2) запрашивать в структурных подразделениях Министерства сведения, необходимые для работы архива Министерства;

3) давать рекомендации структурным подразделениям Министерства по вопросам, относящимся к компетенции архива Министерства;

4 информировать структурные подразделения Министерства о необходимости передачи документов в архив Министерства.