Сроки хранения документов и последствия их утраты (А. Бархатнова "Финансовая газета", N 44, октябрь 2004 г.)

Сроки хранения документов и последствия их утраты

Документооборот - это система, оказывающая значительное влияние на эффективность деятельности организации. Для целей бухгалтерского учета понятие "документооборот" определено в Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Минфином СССР 29.07.83 г. N 105 (далее - Положение о документах и документообороте), согласно которому под документооборотом следует понимать создание или получение от других организаций первичных документов, их принятие к учету, обработку и передачу в архив.

Любое юридическое лицо независимо от того, является оно государственным предприятием или коммерческой фирмой, обязано хранить документы, связанные с его деятельностью. В соответствии со ст. 17 Федерального закона от 21.11.96 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (в ред. от 30.06.03 г.) организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

В настоящее время для хранения первичных документов используются сроки, регламентированные архивным законодательством в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном решением Росархива от 6.10.2000 г., в ред. от 27.10.03 г. (далее - Перечень типовых управленческих документов), в Перечне типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утвержденном Главным архивным управлением при Совмине СССР 15.08.88 г., с последующими изменениями и дополнениями (далее - Перечень типовых документов), ст. 23 НК РФ и ст. 17 Закона N 129-ФЗ.

В частности, определены следующие сроки хранения в отношении отдельных первичных документов:

первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (в том числе кассовые, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, акты о приемке, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, корешки к ним, счета-фактуры, накладные, авансовые отчеты и др.) - пять лет, а в случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел они сохраняются до вынесения окончательного решения (п. 150 Перечня типовых управленческих документов);

документы (акты, сведения, переписка) о взаимных расчетах и перерасчетах между организациями - пять лет (п. 151 Перечня типовых управленческих документов);

лицевые счета работников - 75 лет (п. 153 Перечня типовых управленческих документов);

документы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат - пять лет, а при отсутствии лицевых счетов - 75 лет (п. 155 Перечня типовых управленческих документов);

доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей, в том числе аннулированные доверенности, - пять лет, а в случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел они сохраняются до вынесения окончательного решения (п. 155 Перечня типовых управленческих документов);

документы (протоколы, акты, расчеты, заключения) о переоценке основных фондов, оценке стоимости имущества организации - постоянно (п. 166 Перечня типовых управленческих документов);

документы (акты, выписки банков, ведомости, расчеты, переписка) об амортизационных отчислениях - пять лет (п. 167 Перечня типовых управленческих документов).

Сроки хранения трудовых книжек установлены в п. 43 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.03 г. N 225 (с изм. от 6.02.04 г.): трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся в течение двух лет в кадровой службе организации отдельно от остальных трудовых книжек. По истечении указанного срока невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве организации в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке.

Согласно требованиям п.п. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ хранение документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы и произведенные расходы и уплаченные налоги, должно быть обеспечено в течение четырех лет.

Срок хранения документа исчисляется с 1 января года, следующего за годом, когда документ был оформлен.

Ответственность за организацию хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации. Ответственность за сохранность первичных учетных документов несет главный бухгалтер организации.

Документация может быть утеряна в результате стихийных бедствий или противоправных действий третьих лиц. Если бухгалтерская документация утеряна, то организация вправе обратиться в налоговый орган с просьбой предоставить копии отчетности. Обязать налоговый орган сделать это нельзя - такая норма в НК РФ не предусмотрена. Налоговый орган, получивший информацию об отсутствии документации у организации, скорее всего, предпримет какие-либо меры налогового контроля.

Если документы пропали в результате чьих-либо неправомерных действий (например, хищения), то этот факт должен быть подтвержден правоохранительными органами. Утеря документов в результате стихийных бедствий также оформляется соответствующими органами. При пожаре это может быть справка органов пожарного надзора. Наличие таких справок не освободит организацию от налогового контроля, но даст возможность просить налоговый орган об отсрочке проведения контрольных мероприятий.

В случае утраты первичных учетных документов руководитель организации в соответствии с п. 6.8 Положения о документах и документообороте назначает своим приказом комиссию по расследованию причин утраты.

В соответствии со ст. 111 НК РФ лицо не подлежит ответственности за совершение налогового правонарушения, если будет установлено, что совершение им деяния, содержащего признаки налогового правонарушения, было обусловлено чрезвычайными и непреодолимыми обстоятельствами. Указанные обстоятельства устанавливаются наличием общеизвестных фактов, публикаций в СМИ и иными способами, не нуждающимися в специальных средствах доказывания. Например, нельзя считать обстоятельствами непреодолимой силы пожар, если не будет установлено, что сгоревший объект не был оснащен необходимыми средствами пожарной сигнализации, пожаротушения и т.п.

Отсутствие первичных документов, обосновывающих совершение какой-либо хозяйственной операции, согласно ст. 120 НК РФ относится к грубым нарушениям правил учета доходов и расходов, под которыми понимается отсутствие первичных документов, или счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета, систематическое (два раза и более в течение календарного года) несвоевременное или неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета и в отчетности хозяйственных операций, денежных средств, материальных ценностей, нематериальных активов и финансовых вложений налогоплательщика.

За грубые нарушения к организации могут быть применены следующие санкции (ст. 120 НК РФ):

если нарушение совершено в течение одного налогового периода - штраф в размере 5 тыс. руб. (п. 1);

если нарушения совершены в течение более одного налогового периода - штраф в размере 15 тыс. руб. (п. 2);

если нарушение повлекло за собой занижение налоговой базы - штраф в размере 10% суммы неуплаченного налога, но не менее 15 тыс. руб. (п. 3).

При этом следует учитывать, что согласно определению Конституционного суда Российской Федерации от 18.01.01 г. N 6-О положения пп. 1 и 3 ст. 120 и п. 1 ст. 122 НК РФ, касающиеся недостаточно разграниченных между собой составов правонарушений, не могут применяться одновременно в качестве основания привлечения к ответственности за совершение одних и тех же неправомерных действий, что не исключает возможности их самостоятельного применения.

Ответственность за несоблюдение должностными лицами организации сохранности первичных учетных документов установлена также ст. 21 Основ законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации от 7.07.93 г. N 5341-1, согласно которой должностные лица и граждане несут уголовную, административную и иную установленную законодательством Российской Федерации и республик в составе Российской Федерации ответственность за нарушение законодательства об Архивном фонде Российской Федерации и архивах.

Что касается административной ответственности, то применяется ст. 15.11 КоАП РФ, согласно которой за грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, а равно порядка и сроков хранения учетных документов налагается административный штраф на должностных лиц в размере от 20 до 30 МРОТ.

А. Бархатнова,

ЗАО "Аудиторская фирма "Критерий-Аудит"

"Финансовая газета", N 44, октябрь 2004 г.