Раздел VI. Документальный фонд Администрации Златоустовского городского округа

Раздел VI. Документальный фонд Администрации Златоустовского городского округа

196. Разработка и ведение номенклатуры дел:

1) в целях правильного формирования и учета дел в делопроизводстве, обеспечения поиска документов на 5 лет составляется номенклатура дел Администрации Златоустовского городского округа (далее - номенклатура дел);

2) номенклатура дел на предстоящий 5-летний период составляется отделом по общим вопросам в последнем квартале года, предшествующего новому 5-летнему периоду;

3) номенклатура дел утверждается Главой округа и вводится в действие с 1 января следующего года (приложение 20);

4) номенклатура дел согласовывается с Государственным комитетом по делам архивов Челябинской области не реже одного раза в 5 лет (в случае структурных изменений разрабатывается новая номенклатура дел);

5) индекс каждого дела, включенного в номенклатуру дел, состоит из индекса подразделения по классификатору подразделения и порядкового номера в пределах конкретного подразделения;

6) в номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Администрации округа, в том числе справочные и контрольные карточки, личные дела;

7) заголовок дела в номенклатуре должен отражать содержание и состав документов дела, иметь четкие и краткие формулировки;

8) срок хранения дела и номер статьи по перечню указываются в номенклатуре дел со ссылкой на "Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения". Порядок оформления номенклатуры дел определен Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 N 477, Правилами работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, Основными правилами работы ведомственных архивов, утвержденными приказом Главархива СССР от 05.09.1985 N 263, Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Росархива от 23.12.2009 N 76;

9) после утверждения номенклатуры дел структурные подразделения Администрации округа получают выписки из соответствующих разделов.

197. Формирование дел и их текущее хранение:

1) формирование дел в Администрации округа осуществляется в соответствии с номенклатурой дел каждого структурного подразделения;

2) при формировании дел проверяются: правильность отнесения документов в данное дело, качество оформления и полнота документов, наличие на документах подписей, виз, дат, регистрационных номеров, отметок об исполнении, о списании в дело. Неправильно оформленные документы должны быть дооформлены, а затем подшиты в дело;

3) при формировании дел соблюдаются следующие правила:

в дело помещаются только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

помещают вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

в дело группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих и личных дел;

раздельно группируются в дела документы постоянного и временного сроков хранения;

подлинные (первые) экземпляры документов формируются отдельно от их копий;

в дело помещается один экземпляр документа (за исключением тех, на которых имеются визы, резолюции и другие отметки, дополняющие первый экземпляр). Черновики документов в дело не помещаются;

объем каждого дела не должен превышать 250 листов. При большем объеме документов в деле формируется несколько томов (частей).

4) законодательные акты Российской Федерации группируются в дела по видам в хронологической последовательности вместе с приложениями;

5) обращения граждан и документы по их рассмотрению формируются в дела отдельно от переписки по другим вопросам;

6) каждое обращение и документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу и систематизируются в алфавитном порядке по фамилиям авторов обращений;

7) утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты и другие документы группируются отдельно от проектов;

8) лицевые счета сотрудников по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них строго в порядке алфавита по фамилиям, именам, отчествам;

9) переписка группируется за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом;

10) при возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года;

11) номер дела, в которое будет подшит документ, определяется его регистрационным номером. На документе проставляется отметка "В дело", дата, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения;

12) ответственность за сохранность документов и дел в структурных подразделениях несут их руководители;

13) по истечении срока хранения дел в структурных подразделениях по месту их заведения документы постоянного срока хранения по описям передаются в муниципальное бюджетное учреждение "Архив Златоустовского городского округа".

198. Оформление дел:

1) сформированные дела постоянного и временного (свыше 5 лет) хранения после окончания календарного года, в котором они были заведены, подлежат оформлению и описанию;

2) полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 5 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: подшивку дела, нумерацию листов в деле, составление заверительной подписи дела; составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение индекса, заголовка, даты дела и другие);

3) для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации составляется заверительная надпись дела. Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления;

4) обложка дела постоянного, временного (свыше 5 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме, на которой указываются: наименование организации, наименование отдела, номер дела (тома, части), заголовок дела, дата дела, количество листов в деле, срок хранения дела, архивный шифр дела;

5) заголовки дел на обложки переносят из номенклатуры дел организации.

199. Составление и оформление описи дел:

1) на все завершенные и полностью оформленные дела постоянного хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, ежегодно составляются описи;

2) описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 5 лет) хранения и по личному составу;

3) описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме. В опись дел включаются заголовки всех дел, заведенных в процессе их деятельности;

4) заголовки дел, включенные в годовой раздел описи постоянного хранения и по личному составу, нумеруются в валовом порядке;

5) заголовки дополнительно обнаруженных дел в зависимости от их количества могут быть внесены в годовой раздел описи постоянного хранения под литерными номерами в соответствии с принятой систематизацией;

6) в конце годового раздела описи составляется итоговая запись о количестве включенных в опись дел;

7) к годовым разделам описи на дела постоянного хранения составляется предисловие, если в организации происходили изменения в названии и подчиненности;

8) в предисловие включаются сведения об основных направлениях деятельности и структура организации за период, который охватывают дела описи;

9) несколько годовых разделов описей дел постоянного хранения или один годовой раздел, число заголовков дел, в которых достигло четырехзначной цифры, считаются законченной архивной описью, каждой законченной описи присваивается номер;

10) законченная опись имеет самостоятельную нумерацию заголовков дел, к ней составляется итоговая запись и заверительная надпись. При этом заверительные надписи, составленные к годовым разделам описей дел, изымаются;

11) опись дел постоянного хранения печатается в 4 экземплярах, три из которых передаются вместе с делами в муниципальное бюджетное учреждение "Архив Златоустовского городского округа", а один остается в качестве контрольного экземпляра в подразделении.

200. Текущее хранение документов и дел:

1) с момента заведения и до передачи дел в муниципальное бюджетное учреждение "Архив Златоустовского городского округа" они хранятся по месту их формирования;

2) руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов, дел;

3) дела находятся в рабочих комнатах и располагаются в запирающихся шкафах, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света;

4) в целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел;

5) копии номенклатуры дел или выписки из нее помещаются на внутренней стороне шкафа для хранения документов. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел;

6) выдача дел другим структурным подразделениям или сторонним организациям производится с разрешения руководства. Сторонним организациям дела выдаются по актам;

7) изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях, производится с разрешения руководителя с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

201. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и к уничтожению.

Документы, образовавшиеся и образующиеся в деятельности Администрации округа, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, художественное или культурное значение, входят в состав Архивного фонда Российской Федерации и независимо от ведомственной принадлежности, времени происхождения, места хранения, техники и способа закрепления информации подлежат передаче на государственное хранение.

Для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и документов временного (свыше 5 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документ