Приложение. Инструкция по делопроизводству в администрации Ливенского района Орловской области

Информация об изменениях:

Приложение изменено с 1 февраля 2022 г. - Постановление Администрации Ливенского района от 31 января 2022 г. N 33

См. предыдущую редакцию

Приложение
к постановлению
администрации Ливенского района
от 19 октября 2012 г. N 307

Инструкция
по делопроизводству в администрации Ливенского района Орловской области

С изменениями и дополнениями от:

29 августа, 6 октября 2014 г., 1 июня, 30 ноября 2017 г., 16 июня 2021 г., 31 января 2022 г.

I. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в администрации Ливенского района Орловской области (далее - Инструкция) разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию документов, совершенствования организации делопроизводства и повышения его эффективности в администрации Ливенского района Орловской области (далее - администрации района).

1.2. При ведении делопроизводства в администрации района применяются следующие правовые акты:

1) Федеральный закон от 10 января 2002 года N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" (далее - Закон об электронной цифровой подписи);

2) Федеральный закон от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

3) Федеральный закон от 1 июня 2005 года N 53-ФЗ "О государственном языке Российской Федерации" (далее - Закон о государственном языке);

4) Федеральный закон от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

5) Федеральный закон от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";

6) Федеральный закон от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ "О персональных данных";

7) Федеральный закон от 9 февраля 2009 года N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления";

8) Указ Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 года N 188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера";

9) Постановление Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года N 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи" (далее - Почтовые правила);

10) постановление Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года N 222 "Об утверждении Правил оказания услуг телеграфной связи" (далее - Правила телеграфной связи);

11) постановление Правительства Российской Федерации от 18 мая 2005 года N 310 "Об утверждении Правил оказания услуг местной, внутризоновой, междугородной и международной телефонной связи";

12) постановление Правительства Российской Федерации от 24 марта 2006 года N 160 "Об утверждении нормативов частоты сбора из почтовых ящиков, обмена, перевозки и доставки письменной корреспонденции, а также контрольных сроков пересылки письменной корреспонденции";

13) постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти" (далее - Правила делопроизводства);

14) методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Росархива от 23 декабря 2009 года N 76;

15) Закон Орловской области от 20 апреля 1995 года N 1-ОЗ "Об обращениях граждан";

16) Закон Орловской области от 6 июля 1999 года N 109-ОЗ "Об архивном деле в Орловской области";

17) Устав Ливенского района Орловской области;

При работе с документами также используются положения государственных стандартов Российской Федерации в сфере делопроизводства, в том числе:

ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения";

ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов";

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования".

1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью информационных технологий. Системы электронного документооборота (системы автоматизированной обработки документов), применяемые в администрации района, должны обеспечивать выполнение требований Инструкции.

Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются специальными нормативными правовыми актами.

Требования Инструкции к работе с обращениями граждан, бухгалтерской и иной специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

1.4. Формирование общих требований к ведению делопроизводства, применение современных информационных технологий в документировании управленческой деятельности, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в администрации района осуществляется управлением организационной, контрольной и кадровой работы администрации района.

Должностные обязанности сотрудников администрации района отвечающих за организацию работы с документами, устанавливаются их должностными инструкциями.

Непосредственное ведение делопроизводства в администрации района и её структурных подразделениях осуществляется специалистами приемных руководителей, секретарями и сотрудниками, выполняющими делопроизводственные функции, а также совмещающими выполнение должностных обязанностей с функциями по ведению делопроизводства.

1.5. Содержание служебных документов не подлежит разглашению, передача служебных документов, их копий и выписок из них, проектов документов внешним субъектам осуществляется только по согласованию с главой администрации района.

1.6. Вновь принятые на работу сотрудники должны быть ознакомлены с настоящей Инструкцией. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе сотрудники обязаны передать все находящиеся у них документы другому сотруднику в соответствии с положениями должностной инструкции об исполнении обязанностей временно отсутствующего сотрудника или по указанию непосредственного руководителя. При увольнении или переводе по службе передача документов осуществляется по акту.

1.7. В случае утраты служебных документов об этом незамедлительно информируется глава администрации района.

1.8. Сотрудники администрации района несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований настоящей Инструкции.

II. Основные понятия

В сфере документационного обеспечения управленческой деятельности используются следующие основные понятия:

1) документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

2) делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в администрации района;

3) документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот администрации района;

4) электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;

5) автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ;

6) вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;

7) оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;

8) электронная цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;

9) реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;

10) бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

11) подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;

12) копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

13) заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

14) обращение гражданина - направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу письменные предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления;

15) юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления;

16) унифицированная форма документа - совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с видом документа и расположенных в определенном порядке на носителе информации;

17) шаблон бланка (унифицированной формы документа) - бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;

18) документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

19) объем документооборота - количество документов, поступивших в орган исполнительной власти и созданных им за определенный период;

20) регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

21) номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в администрации района, с указанием сроков их хранения;

22) экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав архивного фонда Ливенского района;

23) дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или направлению деятельности администрации района;

24) формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел;

25) служба делопроизводства - структурное подразделение администрации района, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в администрации района и её структурных подразделениях. В службу делопроизводства также входят секретари (комиссий, советов, рабочих групп и т. д.).

III. Создание документов в администрации района

3.1. Бланки документов

3.1.1. Документы, создаваемые в администрации района, оформляются на бланках, стандартных листах бумаги, как правило, формата A4 (210 x 297 мм) или в виде электронных документов.

Проекты документов печатаются с одной стороны листа шрифтом Times New Roman N 14 или Arial N 12, начертание обычное (прямое и светлое). Отдельные фрагменты текстов проектов допустимо выделять полужирным, курсивным, разреженным начертанием. Межстрочный интервал - одинарный. Проекты правовых актов администрации района печатаются только шрифтом Arial N 12, выделение полужирным, курсивным начертанием и подчеркивание отдельных фрагментов текста правового акта не допускается.

Допускается незначительное уменьшение или увеличение межстрочных интервалов между элементами текста, а также уменьшение или увеличение размера шрифта на 1 пт.

Размеры полей документов составляют:

верхнее и нижнее - 20 мм;

левое - 25-30 мм;

правое - 15 мм.

3.1.2. Образцы бланков документов разрабатываются управлением организационной, контрольной и кадровой работы администрации района по предложению структурных подразделений на основании нормативных и методических документов в сфере делопроизводства. Бланки могут использоваться в цветном или одноцветном (как правило, черном или синем) варианте.

Цветные бланки изготавливаются типографским способом или средствами оперативной полиграфии, одноцветные - с помощью компьютерной техники.

Бланки документов нумеруются типографским способом, с помощью компьютерной техники или нумератором. Порядковый номер проставляется в нижней части оборотной стороны бланка.

При переносе текста письма на бланк исполнитель указывает порядковый номер бланка в нижней части оборотной стороны проекта, оформленного на стандартном листе бумаги.

3.1.3. В администрации района используются следующие виды бланков документов:

бланки правовых актов администрации района;

бланк письма администрации района;

бланки письма заместителей главы администрации;

бланки отраслевых (функциональных) органов администрации района;

бланк комиссии по делам несовершеннолетних и защите их прав при администрации Ливенского района;

бланк отдела опеки и попечительства администрации Ливенского района.

3.1.4. Бланки документов администрации района разрабатываются на основе продольного варианта расположения реквизитов - посередине листа вдоль верхнего поля.

3.1.5. Бланки имеют следующие реквизиты:

1) для бланка правового акта:

герб Ливенского района;

полное наименование администрации Ливенского района;

вид документа;

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

место составления (издания) документа;

2) для бланка письма:

герб Ливенского района;

полное и, при наличии, сокращенное наименование администрации района, её структурного подразделения, наименование должности лица, подписавшего документ;

справочные данные об администрации района (её структурном подразделении): почтовый адрес, номера телефона, факса, адрес электронной почты, официальный сайт администрации района, другие сведения;

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта;

Образцы бланков документов приведены в приложении 1.

3.1.6. Бланки используются строго по назначению. Ответственность за обеспечение сохранности бланков и правильность их использования несут сотрудники, ответственные за делопроизводство и руководители структурных подразделений администрации района.

3.2. Оформление реквизитов документов

3.2.1. Документы, создаваемые в администрации района, имеют установленный состав реквизитов, их единообразное расположение и оформление.

3.2.2. В соответствии с Правилами делопроизводства документы администрации района имеют реквизиты:

2) наименование органа местного самоуправления;

3) должность лица, подписавшего документ;

4) справочные данные;

5) вид документа;

6) место составления (издания) документа;

7) дата документа;

8) регистрационный номер документа;

9) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

10) адресат;

11) наименование документа;

12) текст документа;

13) отметка о наличии приложений;

14) гриф согласования;

15) виза;

16) подпись должностного лица;

17) гриф утверждения;

18) оттиск печати;

19) отметка о заверении копии;

20) отметка об исполнителе;

21) указания по исполнению документа;

22) отметка о контроле документа;

23) отметка об исполнении документа;

24) отметка о конфиденциальности

Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.

Кроме реквизитов указанных в образце, при подготовке документов и в процессе работы с ними могут использоваться другие реквизиты, например, отметка о поступлении документа в администрацию района, отметки "Срочно", "Подлежит возврату" и другие.

3.2.3. При оформлении реквизитов следует руководствоваться следующими правилами:

3.2.3.1. Изображение герба Ливенского района Орловской области воспроизводится в соответствии с постановлением Ливенского районного Совета народных депутатов от 28 июня 2006 г N 4/35-РС.

На бланках документов администрации Ливенского района и ее отраслевых (функциональных) органов герб помещается на верхнем поле посередине зоны, занятой реквизитом "наименование органа местного самоуправления" ("наименование должности лица, подписавшего документ").

3.2.3.2. Справочные данные об администрации района указываются в бланках писем и включают в себя: почтовый адрес, номер телефона, факса, адрес электронной почты, интернет-адрес. Справочные данные могут содержать иные сведения. Почтовый адрес указывается в соответствии с Почтовыми правилами.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

3.2.3.2. Наименование вида издаваемого документа (ПОСТАНОВЛЕНИЕ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, АКТ) включается в бланк соответствующего вида документа или указывается составителем при подготовке документа.

Наименование вида и разновидности документа не указывается в письмах.

3.2.3.3. Место составления или издания документа (г. Ливны) указывается в бланках документов администрации района, за исключением бланков писем.

3.2.3.4. Датой документа является дата его подписания (правовые акты), утверждения (планы, графики), события, зафиксированного в документе (протоколы). Датой документа, издаваемого совместно двумя или более органами управления, является дата более поздней подписи.

Дата документа проставляется должностным лицом, управлением организационной, контрольной и кадровой работы или непосредственно составителем при подготовке документа (например, заявления).

Дату документа оформляют цифровым (для писем) и словесно-цифровым (для правовых актов, протоколов) способами. При оформлении доверенности, как правило, используется словесный способ оформления даты.

При цифровом способе дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами: 18.01.2011.

При словесно-цифровом способе месяц и год указывают словами: 18 января 2011 года (г.).

3.2.3.5. Регистрационный номер присваивается документу, как правило, после его подписания (утверждения) и состоит из порядкового номера, который может быть дополнен буквенными и цифровыми обозначениями.

3.2.3.6. Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа включается в состав реквизитов бланка письма и проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа. Наличие данного реквизита исключает необходимость указания номера и даты поступившего документа в тексте письма.

3.2.3.7. При адресовании документа в орган власти, орган местного самоуправления, организацию или структурное подразделение (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже, например:

                                                        Правительство

                                                      Орловской области

                                                       Департамент ЖКХ

В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, должность указывается в дательном падеже. При адресовании документа должностному лицу инициалы указываются перед фамилией, частному лицу - после фамилии. Например:

                                                 Руководителю управления

                                                 образования и молодежной

                                                         политики

                                                      И. О. Фамилия

или:

                                             Директору ОАО "Проминвест"

                                                   И. О. Фамилия

                                            ул. Ливенская, д. 40, г. Орел

                                               Орловская обл., 303800

или:

                                                    Фамилия И. О.

                                               ул. Курская, д. 1, кв. 5

                                                  г. Ливны, 302800

Кроме наименования должности, могут указываться дополнительные сведения - воинское звание, ученая степень и т. д.

Почтовый адрес в составе реквизита "Адресат" указывается в последовательности, установленной Почтовыми правилами. При оформлении адреса используются общепринятые сокращения: г. (город), пос. (поселок), с. (село), пер. (переулок), наб. (набережная), корп. (корпус), кв. (квартира). При литерном написании номеров букву не отделяют пробелом от цифры (д. 25а).

Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, другие федеральные органы исполнительной власти и их территориальные органы в Орловской области, органы власти Орловской области, органы местного самоуправления муниципальных районов и городских округов Орловской области, постоянным корреспондентам.

Документ может содержать не более четырех адресатов (при этом слово "копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатами не указывают). При большем количестве адресатов готовится один экземпляр письма, наименование адресатов указывается в обобщенной форме, при необходимости прилагается список рассылки, составленный и подписанный исполнителем.

Строки реквизита "Адресат" центруются относительно самой длинной строки и располагаются в правом верхнем углу страницы. Инициалы и фамилия адресата, почтовый адрес отделяются от остальных частей реквизита межстрочным интервалом. В конце строк знаки препинания не ставятся, в середине строк знаки препинания сохраняются. В реквизите "Адресат" перенос слов не рекомендуется.

Ответственность за правильное указание названий органов управления и организаций, должностей, почтовых адресов несет исполнитель.

3.2.3.8. Наименование документа (заголовок к тексту документа) должно быть кратким и точно передавать содержание документа. Заголовок к тексту согласуется с наименованием вида документа, например:

постановление, распоряжение, письмо - о чем?

регламент, правила, порядок - чего?

рекомендации, инструкция - почему?

Заголовок составляется исполнителем к проектам нормативных правовых актов и иных документов.

В проектах правовых актов заголовок оформляется у края левого поля страницы. Текст заголовка печатается без переносов и знаков препинаний в конце заголовка, в кавычки не заключается.

3.2.3.9. Тексты документов составляются на русском языке в соответствии с Законом о государственном языке.

Использование буквы Ё в именах собственных (фамилиях, именах, отчествах, наименованиях органов и организаций, географических названиях и др.) является обязательным.

Текст документа должен содержать достоверную, аргументированную, логически и грамматически согласованную информацию, излагаться современным русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности.

Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно. В текстах документов возможно использование общепринятых или официально утвержденных сокращений.

В текстах проектов нормативных правовых актов, как правило, употребляются полные официальные наименования органов и организаций, в текстах проектов ненормативных (индивидуальных) правовых актов допускается указывать их сокращенные официальные наименования.

Многословные названия органов власти, документов и пр. допускается при первом употреблении приводить полностью, при этом в скобках указывать сокращенный вариант, который будет употребляться в последующем тексте.

При подготовке проектов документов применяется принцип единообразия в оформлении однородных элементов.

Тексты документов излагаются:

от 1-го лица единственного числа: прошу..., постановляю...;

от 1-го лица множественного числа: просим рассмотреть вопрос...;

от 3-го лица единственного числа: администрация Ливенского района постановляет...

В совместных документах текст излагается от 1-го лица множественного числа: приказываем...

В текстах нормативных правовых актов используются глаголы в форме настоящего времени, придающие тексту предписывающий характер, например:

"Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют".

При ссылках на нормативные правовые акты и иные документы указываются вид документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также наименование документа, заключенное в кавычки, без знаков препинания между реквизитами.

Даты правовых актов оформляются словесно-цифровым способом, например: "5 августа 2011 года".

Если текст содержит несколько положений, поручений, решений и др., в тексте выделяются разделы, главы, пункты, подпункты, абзацы.

Разделы нумеруются римскими цифрами, главы - арабскими. Разделы и главы имеют наименования, которые начинаются с прописной буквы. Пункты и подпункты заголовков не имеют. Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой, начинаются с прописной буквы и заканчиваются точкой. Подпункты нумеруются арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой в пределах одного пункта, начинаются со строчной буквы и заканчиваются точкой с запятой (последний подпункт заканчивается точкой). Абзацы нумерации не имеют, в тексте правового акта их, как правило, не более пяти. При сложной структуре текста пункты могут иметь многоступенчатую нумерацию арабскими цифрами, разделяемыми точками. Текст (его отдельные элементы) в зависимости от содержания может разделяться на большее количество абзацев.

Требования к текстам распространяются на приложения, являющиеся составной (неотъемлемой) частью документов. Если приложений два или более, они нумеруются арабскими цифрами без знака номера. Наименование приложения располагается по центру без абзацного отступа, первое слово заголовка ("положение", "порядок" и т. д.) печатается прописными буквами.

При формировании составов межведомственных координационных и совещательных органов (комиссий, советов, рабочих групп и т. д.) с участием представителей федеральных органов власти, органов местного самоуправления, организаций фамилии должностных лиц располагаются в следующем порядке:

председатель (руководитель);

заместитель председателя (руководителя);

секретарь;

члены формируемого органа в алфавитном порядке.

Фамилии должностных лиц и сотрудников администрации района в составе координационных и совещательных органов, а также иных перечней, формируемых без привлечения представителей внешней стороны, указываются в соответствии со служебной иерархией, фамилии должностных лиц одного уровня - в алфавитном порядке.

Секретари указанных органов могут указываться в конце перечня в соответствии с местом занимаемой должности в служебной иерархии.

В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки должны быть грамматически согласованы с заголовками. Заголовки и текст боковой части таблицы начинаются с прописной буквы, подзаголовки и заполняемая часть таблицы - со строчной. Знаки препинания в конце текста в ячейках таблицы не ставятся. В заполняемой части таблицы текстовые элементы выравниваются по ширине или левому краю, цифровые - по центру в верхней части ячеек. Наименования единиц измерения приводятся, как правило, в скобках и пишутся в родительном падеже множественного числа (тыс. рублей). Одинаковые текстовые элементы в графах допускается заменять графическими элементами (-//-), повторяющиеся цифры заменять нельзя. После слов "всего", "итого" двоеточие не ставится. Если таблица размещается более чем на одной странице, графы таблицы нумеруются, на второй и последующих страницах в заголовочной части печатаются только номера граф. Текст таблицы допустимо печатать шрифтом N 12.

При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой в виде верхнего индекса (если сносок более трех). Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал под чертой в конце страницы (при постраничной нумерации сносок) или после приложения (при сквозной нумерации). После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы, в конце ставится точка. Примечания даются в конце приложения (если есть сноски, то после них). Текст примечания оформляется в виде предложений после слова "Примечание". При наличии нескольких примечаний они нумеруются. Текст сносок и примечаний допустимо печатать шрифтом N 12.

Страницы документа нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля, страницы приложений нумеруются отдельно, номер на первой странице не ставится. При сложной структуре документа приложения к приложениям могут иметь сквозную нумерацию страниц.

Правила употребления прописных и строчных букв в текстах документов приводятся в приложении 2.

Правила компьютерного набора текстов представлены в приложении 3.

3.2.3.10. Отметка о приложении используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к правовым актам и другим документам.

В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма с абзацным отступом от границы левого поля. Если приложение названо в тексте письма, в отметке о приложении указывается количество листов и экземпляров приложения, например:

     Приложение: на 3 л. в 1 экз.

При наличии нескольких приложений в отметке о приложении они нумеруются, указывается наименование каждого приложения, количество листов и экземпляров:

     Приложения: 1. Заключение на проект... на 3 л. в 2 экз.

                 2. Информация о деятельности... на 2 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

     Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.

Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, отметка о приложении оформляется следующим образом:

     Приложение:    справка...,      для      служебного     пользования,

на 2 л. в 1 экз.

На самом приложении отметка о приложении проставляется на первом листе в правом верхнем углу. Если приложений несколько, они нумеруются (приложение 1). Если приложение одно, оно не нумеруется.

В отметке о приложении к правовому акту указывается наименование вида документа, его дата и номер, строки реквизита центруются относительно самой длинной строки:

Приложение 2
к постановлению
администрации Ливенского района
от __________2011 г. N ___

3.2.3.11. Согласование проекта документа с другими государственными органами власти, органами местного самоуправления и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляется грифом согласования. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа, листом согласования или служебным письмом. Например:

           СОГЛАСОВАНО

     Глава Ливенского района

     Подпись     И. О. Фамилия

     Дата

Гриф согласования оформляется под реквизитом "Подпись" ближе к нижнему полю документа.

Если содержание документа затрагивает интересы нескольких органов управления и организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка "Лист согласования прилагается".

3.2.3.12. Согласование проекта документа с должностными лицами и специалистами администрации Ливенского района оформляется визой. Согласование с руководителями, сферу ведения которых затрагивает содержание проекта, является обязательным.

Виза включает в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. При необходимости может указываться наименование должности лица, визирующего документ, например:

     Руководитель Департамента...

     Подпись       И. О. Фамилия

     Дата

На проектах правовых актов и иных документах визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта документа.

На внутренних документах визы могут проставляться на лицевой стороне последнего листа документа под подписью, ближе к нижнему полю.

В исключительных случаях (при значительном количестве приложений, не содержащих нормативных положений) возможно оформление листа согласования приложений к проекту документа. Также возможно полистное визирование документа и его приложений.

Проставление визы означает согласие должностного лица с содержанием документа.

При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа виза дополняется соответствующим указанием, например:

     Замечания прилагаются (Согласовано с учетом замечаний и др.)

     Подпись                 И. О. Фамилия

     Дата

Замечания, особые мнения, дополнения оформляются на отдельном листе, подписываются и прикладываются к проекту.

После устранения замечаний, урегулирования спорных вопросов виза дополняется соответствующей записью (замечания сняты, учтены и др.).

При внесении существенных изменений проект подлежит повторному визированию. Если в проект вносятся изменения, не меняющие его содержания, повторного визирования не требуется.

3.2.3.13. В состав подписи должностного лица входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия). Наименование должности и расшифровка подписи располагаются у левого и правого полей без абзацного отступа, наименование должности оформляется центрованным способом.

Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с установленным распределением обязанностей, при этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ.

При подписании документа лицом, в соответствии с правовым актом, исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:

     И. о. (наименование должности)        Подпись         И. О. Фамилия

или:

     Исполняющий обязанности

    (наименование должности)               Подпись         И. О. Фамилия

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей.

При подписании документа двумя лицами, равными по должности, подписи располагают на одном уровне. При подписании документа тремя и более лицами, равными по должности, используется комбинированный способ расположения подписей.

3.2.3.14. Гриф утверждения проставляется в верхнем правом углу документа и состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности, подписи, инициалов и фамилии, даты, например:

                                                       УТВЕРЖДАЮ

                                               Глава Ливенского района...

                                           Подпись          И. О. Фамилия

                                                     Дата

При утверждении документом гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕНО, согласованного в роде и числе с видом утверждаемого документа (порядок - утвержден, инструкция - утверждена, положение - утверждено), наименования вида документа в творительном падеже, его даты и номера.

3.2.3.15. Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях и порядке, предусмотренных законодательными, иными нормативными правовыми актами, а также постановлением администрации Ливенского района от 23 сентября 2011 г N 279 "Об утверждении порядка изготовления, учета, хранения, использования и уничтожения гербовых и простых печатей, штампов администрации Ливенского района и её отраслевых (функциональных) органов".

3.2.3.16. Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом (ниже реквизита "Подпись") оформляется реквизит "Отметка о заверении копии", включающий: указание о месте нахождения подлинника документа, слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; печать, например:

     Верно

     Ведущий специалист             Подпись         И. О. Фамилия

     Дата               Печать

При необходимости листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): "Всего в копии ____ л.". Допускается заверять отметкой "Верно" каждый лист многостраничной копии документа.

Отметка о заверении копии может проставляться с использованием штампа. Печать проставляется, как правило, при представлении копии или выписки из документа в другую организацию.

3.2.3.17. Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу оборотной стороны последнего листа документа.

Отметка включает инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона, например:

     П. О. Николаев

     7-11-11

В письмах, направляемых в другие регионы, указывается телефонный код.

В документах, имеющих отметку о конфиденциальности, отметка об исполнителе проставляется на обороте последнего листа каждого экземпляра документа.

3.2.3.18. Указания по исполнению документа - резолюция - оформляются непосредственно на документе (в заголовочной части документа).

Указания по исполнению включают: фамилии и инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись руководителя и дату, например:

                                         Морозову Н. В., Федосеевой Н. А.

                                        Прошу подготовить проект договора

                                        к 05.12.2011

                                        Подпись              Дата

Резолюция "Доложите" ("Доклад") и другие аналогичные указания означают необходимость устного информирования должностного лица о результатах исполнения.

3.2.3.19. Отметку о контроле проставляют на документах, поставленных на контроль, с помощью пометки "К" ("Контроль"), штампа "Контроль" или иным способом на верхнем поле документа справа.

3.2.3.20. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает: краткие сведения об исполнении, при необходимости - ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении, слова "В дело", подпись руководителя и дату.

Отметка об исполнении документа, подлежащего контролю, проставляется (подписывается) руководителем, поставившим документ на контроль.

3.2.3.21. Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации. Отметка "Для служебного пользования" проставляется в правом верхнем углу первого листа документа и может дополняться указанием номера экземпляра документа.

Отметка о поступлении документа в администрацию района содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

Отметка о поступлении документа, а также отметки "Срочно", "Оперативно", "Подлежит возврату" и др. могут быть проставлены в виде штампа.

Организация контроля за документооборотом в администрации района и исполнением поручений Главы района осуществляется также в соответствии с постановлением администрации района от 31 мая 2011 г N 142 "Об утверждении Положения об организации контроля за документооборотом в администрации района и исполнением поручений Главы Ливенского района"

3.3. Оформление документов в администрации района

3.3.1. Состав документов администрации района

3.3.1.1. В деятельности администрации района создается комплекс документов, в том числе: правовые акты, договоры (соглашения), протоколы мероприятий, служебные письма, другие документы.

Решения нормативного или индивидуального (оперативно-распорядительного) характера оформляются правовыми актами.

Коллегиально обсуждаемые вопросы и принимаемые по ним решения фиксируются в протоколах.

Взаимные обязательства администрации района с контрагентами и их регулирование оформляются в виде договоров, соглашений, иных документов.

Внешнее и внутреннее (в администрации района) взаимодействие осуществляется посредством служебной переписки.

В зависимости от конкретных задач в деятельности администрации района создаются другие виды документов.

3.3.1.2. В администрации района могут приниматься документы совместно с другими органами и организациями по вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в компетенцию каждой стороны. Такие акты оформляются как единый документ в количестве экземпляров, соответствующем числу сторон.

3.3.2. Правовые акты

3.3.2.1. Порядок подготовки, оформления, прохождения проектов правовых актов, в том числе договоров, контрактов и соглашений, а также регистрации, хранения принятых правовых актов и направления их копий адресатам осуществляется в соответствии с муниципальными правовыми актами Ливенского района, настоящей Инструкцией и иными нормативными правовыми актами.

3.3.2.2. Проекты правовых актов, как правило, печатаются на стандартных листах бумаги и имеют следующие реквизиты:

вид правового акта;

наименование;

текст;

подпись должностного лица.

3.3.2.3. Указание вида правового акта печатается в правом верхнем углу проекта, выделяется полужирным и курсивным начертанием, например:

     Проект постановления администрации Ливенского района

3.3.2.4. Наименование (заголовок) в краткой форме отражает основное содержание проекта нормативного правового акта, формулируется в форме вопроса "о чем?" издан документ. При размещении проекта на бланке заголовок отделяется от последнего реквизита бланка не менее чем на 1 см.

3.3.2.5. Текст отделяется от наименования двойным межстрочным интервалом, начинается с абзацного отступа и выравнивается по ширине.

Текстовая часть может состоять из констатирующей части - преамбулы и постановляющей части (для ненормативных актов - распорядительной), разделяемых одним межстрочным интервалом.

Преамбула объединяет предписания проекта общей целевой направленностью, содержит социально-экономические предпосылки и правовые основания принятия проекта - ссылки на правовые акты большей или равной юридической силы.

Преамбула является рекомендуемой частью нормативного правового акта и может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении. Преамбула в проектах постановлений завершается - словами "администрация Ливенского района постановляет:", приказов - словом "приказываю:". При этом завершающее слово печатается строчными буквами разреженным шрифтом (интервал 2 пт.). При отсутствии преамбулы текст постановления начинается со слов "Администрация Ливенского района постановляет:".

Постановляющая (распорядительная) часть - основная содержательная часть документа, которая предписывает конкретные действия, обязательные для исполнения. Правовые предписания должны быть изложены ясно, точно и недвусмысленно, исключая возможность произвольного или неверного толкования текста. Воспроизведение положений иных правовых актов в текстах подготавливаемых проектов не допускается.

Постановляющая (распорядительная) часть может разделяться на пункты, подпункты и абзацы. Постановляющая часть, состоящая из одного пункта, не нумеруется. Распорядительная часть, состоящая из одного предписания, после преамбулы (при ее наличии) на новую строку не выносится, двоеточие в конце преамбулы не ставится.

Положения о признании утратившими силу иных правовых актов (их структурных единиц), внесении в них изменений, опубликовании, вступлении в силу, возложении контроля за их исполнением указываются в завершающей части проекта.

3.3.2.6. Реквизит "Подпись" отделяется от текста двумя или тремя межстрочными интервалами. Наименование должности в правовых актах администрации района указывается полностью.

3.3.2.7. Утверждаемые документы (как правило, положения, регламенты, правила, инструкции, списки, графики, таблицы, графические данные и т. д.) в обязательном порядке прилагаются к проектам правовых актов.

При наличии приложений на них обязательно делается ссылка в тексте правового акта. Наименование приложения должно совпадать с его наименованием, приведенным в тексте проекта правового акта. Если приложений два или более, они нумеруются арабскими цифрами без знака номера. На приложении в верхнем правом углу после слова "Приложение" делается ссылка на вид правового акта, оставляются поля для даты и номера. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки. Через два межстрочных интервала печатается заголовок приложения, через один межстрочный интервал после заголовка печатается текст.

Приложение может делиться на разделы, пункты, подпункты, абзацы. Нумерация пунктов в приложении правового акта, как правило, сквозная (пункты нумеруются последовательно от начала до конца приложения независимо от разделов). При сложной структуре текста разделы могут делиться на главы, нумерация глав и пунктов может быть раздельной в пределах раздела и главы соответственно.

3.3.2.8. На оборотной стороне последнего листа проекта располагаются:

наименование структурного подразделения администрации района в верхней части центрованным способом с указанием должности, инициалов и фамилии руководителя структурного подразделения;

место для проставления виз;

дата подписания;

Образец оформления оборотной стороны проекта представлен в приложении 4.

3.3.2.9. Проекты приказов отраслевых (функциональных) органов администрации района (далее отраслевых органов) визируются руководителями отраслевых органов, подготовивших проект, (а также заместителями главы администрации, чью сферу ведения затрагивает подготовленный проект, а также согласовывается визой юриста структурного подразделения.

3.3.2.10. Правовые акты (подлинные экземпляры) после их подписания передаются в управление организационной, контрольной и кадровой работы для регистрации и хранения. Принятым правовым актам присваиваются регистрационные номера в зависимости от вида и содержания последовательно в пределах календарного года. Литерные обозначения правовых актов присваиваются только по согласованию с главой района в письменном виде.

Копии правовых актов направляются заинтересованным лицам в соответствии с листом рассылки. Копии правовых актов при необходимости заверяются.

3.3.2.11. В случае внесения в текст правового акта исправлений технического характера, не затрагивающих его содержания (орфографических и пунктуационных правок), производится повторное направление копий правового акта. Ранее направленные копии возвращаются в управление организационной, контрольной и кадровой работы.

3.3.2.12. При наличии нормативных актов, которые вносят изменения первоначальный нормативный акт администрации района, необходимо прописывать реквизиты этих документов в постановляющей (распорядительной) части.

3.3.3. Протокол заседания (совещания)

3.3.3.1. Протокол заседания (совещания) - документ информационного характера, предназначенный для фиксации хода рассмотрения вопросов и принятых по ним решений на совещаниях и заседаниях комиссий.

Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных текстов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов в срок не более 3 рабочих дней с даты проведения мероприятия.

Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при последней ход обсуждения вопроса опускается и фиксируется только принятое по нему решение.

3.3.3.2. Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части указываются инициалы, фамилии председателя (председательствующего), секретаря, присутствующих и, при необходимости, приглашенных лиц. При значительном количестве присутствующих к протоколу прилагается список, во вводной части протокола делается соответствующая ссылка ("Список присутствующих прилагается"). Должности могут указываться в обобщенной форме.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень вопросов, перечисленных в порядке их рассмотрения, с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом "О" ("Об"), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: слушали - выступили - решили. Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов, при этом делается отметка "Текст выступления прилагается".

Решение вносится в текст протокола на основании записей, сделанных в ходе мероприятия (аудиозаписи), с учетом предварительно подготовленного проекта решения, иных материалов. Решение строится по схеме: содержание, ответственные, сроки исполнения. При необходимости приводятся итоги голосования: "За -..., против -..., воздержалось -...". Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается после соответствующего решения.

Решение содержит поручения руководителей подчиненным им должностным лицам в соответствии со структурой администрации района, неподчиненным лицам - по согласованию с их руководителями, внешним субъектам - в рекомендательном порядке.

3.3.3.3. Текст краткого протокола также состоит из двух частей. В вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), секретаря, присутствующих, а также приглашенных лиц.

Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается. Ниже печатаются наименования должностей присутствующих, справа от них - инициалы и фамилии. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:

Присутствовали:

Руководитель управления	-	И. О. Фамилия
Руководители общественных организаций	-	И. О. Фамилия, И. О. Фамилия

В основной части протокола указываются вопросы в соответствии с повесткой дня и принятые по ним решения.

Наименование вопроса нумеруется римской или арабской цифрой, печатается центрованным способом и подчеркивается одной чертой. Под чертой указываются инициалы и фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Затем указываются принятые по вопросу решения.

3.3.3.4. Протоколирование совещаний, составление протокола совещаний у главы администрации района ведется управлением организационной, контрольной и кадровой работы с привлечением при необходимости специалистов по рассмотренным на заседании (совещании) вопросам. Протокол подписывается председательствующим;

Протоколирование совещаний у заместителей главы администрации ведется специалистами отделов; у начальников управлений, отделов - назначаемыми секретарями.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы совещаний у главы Ливенского района, иных должностных лиц, иных органов.

Копии протоколов рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки, который составляет и подписывает сотрудник администрации, ответственный за подготовку рассматриваемых вопросов, или секретарь. Принятые решения могут доводиться до исполнителей в виде выписок из протоколов. Копии протоколов и выписки из них заверяются печатью.

3.3.3.5. Протоколы печатаются на стандартном листе бумаги формата A4 и имеют следующие реквизиты:

а) вид документа (слово "протокол" печатается прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом и выравнивается по центру);

б) вид заседания, совещания - может включать наименование органа власти, должностного лица, название темы мероприятия (печатается на следующей строке, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру);

в) место проведения заседания, совещания (печатается обычным шрифтом после реквизита "вид заседания, совещания", отделяется от него сплошной чертой и выравнивается по центру);

г) дата и номер протокола (печатаются ниже предыдущего реквизита. Дата оформляется словесно-цифровым способом, номер обозначается арабскими цифрами);

д.) подпись (отделяется от текста двумя или тремя межстрочными интервалами и включает наименование должности председательствующего, его личной подписи, ее расшифровки - инициалов и фамилии).

Образцы оформления протоколов представлены в приложении 6.

3.3.4. Служебная переписка

3.3.4.1. Служебная переписка - различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией в деятельности органов местного самоуправления, организаций, граждан.

Виды деловой переписки и их названия различаются в зависимости от способов передачи деловой информации (по каналам почтовой связи или посредством электросвязи):

а) деловое (служебное) письмо - документ информационно-справочного характера, направляемый адресату по почтовой или фельдъегерской связи;

б) телеграмма - документ информационно-справочного характера, направляемый адресату по телеграфной сети общего пользования;

в) факсограмма (факс) - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи;

г) телефонограмма - документ информационного характера, передаваемый и получаемый по телефонной связи;

д) электронное письмо (электронное сообщение) - документ информационно-справочного характера, передаваемый и получаемый по электронной почте. В соответствии с Законом об электронной цифровой подписи электронное письмо имеет статус документа, если оно заверено электронной цифровой подписью.

3.3.4.2. Служебные письма администрации района (должностных лиц) готовятся:

ответы на запросы органов государственной власти Орловской области, органов местного самоуправления и организаций;

исполнение поручений в рамках рассмотрения обращений граждан по вопросам, относящимся к компетенции администрации района;

инициативные письма.

3.3.4.3. Служебные письма печатаются на бланках установленной формы и имеют следующие реквизиты:

1) дата документа;

2) регистрационный номер документа;

3) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта - для ответов;

4) адресат;

5) наименование документа (заголовок к тексту) - для писем значительного объема;

6) текст документа;

7) отметка о наличии приложений;

8) виза - на проекте, оформленном на чистом листе бумаги;

9) подпись должностного лица;

10) отметка об исполнителе.

Направляемая информация (приложение к письму) также содержит реквизит "Подпись должностного лица". Приложения к письмам главы района подписывают его заместители в соответствии с их полномочиями.

Письма финансового характера, а также письма, содержащие обязательства, заверяются печатью. В письмах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется реквизит "Отметка о конфиденциальности".

Служебные письма, подписываемые двумя и более должностными лицами (руководителями администрации района и структурных подразделений), оформляются на стандартном листе бумаги или специально созданном для этого бланке с указанием реквизитов подписывающих сторон.

3.3.4.4. Ведение служебной переписки в администрации района осуществляется в соответствии с регламентом работы администрации района.

3.3.4.5. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются нормативными правовыми актами или резолюцией руководителя. Письма и иные документы с указанием конкретной даты подлежат исполнению в указанный срок, с пометками "срочно", "незамедлительно" или аналогичными указаниями - в течение 3 рабочих дней, "оперативно", "в возможно короткие сроки" - 10 календарных дней, без указания срока - 30 календарных дней с даты регистрации поступившего документа.

По запросам членов Совета Федерации, депутатов Государственный Думы, областного и районного Советов народных депутатов. а также запросам других организаций - не позднее, чем через 30 дней со дня получения;

По обращениям граждан, поступившим в администрацию района и требующим дополнительного изучения и проверки - до 15 дней. При этом если последний день установленного срока приходится на нерабочий день, документ подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день, в исключительных случаях - на следующий рабочий день.

Документы с резолюциями главы района, прежде всего - с пометкой "К" ("Контроль"), подлежат первоочередному рассмотрению и исполнению в пределах установленных сроков.

При сроке исполнения 30 и более дней документ представляется руководителю на подписание не позднее, чем за 3 дня до истечения срока.

Контроль за соблюдением установленных сроков исполнения документов (поручений) осуществляют управление организационной, контрольной и кадровой работы.

Документы, содержащие более одного срока исполнения, считаются исполненными после направления отчета по последнему сроку.

Документы, предусматривающие регулярное направление информации в Правительство области, считаются исполненными после письменного уведомления о снятии их с контроля в Правительство области. При этом оригинал документа помещается в дело после первого направления информации, у исполнителя остается копия запроса для дальнейшей работы. Ответственность за регулярное направление информации в установленные сроки возлагается на исполнителя.

В случае если исполнение документа требует более длительного периода по сравнению с установленными сроками, ответственный исполнитель до истечения срока представляет должностному лицу, определившему указания по исполнению, предложения об изменении срока исполнения с указанием причин и планируемой даты исполнения.

Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями, давшими поручения по их подготовке.

3.3.4.6. Тексты ответных писем (отчетов) должны соответствовать поступившим запросам и указаниям по их исполнению.

3.3.4.7. Текст служебного письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части содержатся цели и основания подготовки письма, приводятся необходимые ссылки на документы. Во второй части помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т. д.

Служебные письма излагаются от 1-го лица множественного числа ("Просим представить информацию..."), а также от 3-го лица единственного числа ("Управление не считает возможным..."), служебные письма должностных лиц, оформленные на должностных бланках, - от 1-го лица единственного числа ("Прошу Вас представить данные...").

Образцы оформления служебных писем представлены в приложении 8.

3.3.4.8. Проекты служебных писем проходят процедуру визирования заместителями главы администрации района и руководителями структурных подразделений с учетом необходимости согласования принятия управленческих решений.

Согласование проектов документов производится в течение 1-2 дней.

3.3.4.9. Сроки согласования, рассмотрения, исполнения, совершения иных действий с документами (проектами) исчисляются в рабочих днях, если не установлено иное, начиная со следующего рабочего дня после регистрации (поступления) документа (проекта) в администрации района (его структурном подразделении).

3.3.4.10. Ответственность за соблюдение установленного порядка ведения служебной переписки возлагается на исполнителей (составителей) служебных писем. Контроль за оформлением проектов писем в соответствии с установленными требованиями осуществляет курирующий заместитель и управление организационной, контрольной и кадровой работы.

3.3.5. Записка (докладная, служебная, объяснительная)

3.3.5.1. В целях информационного обмена между структурными подразделениями, должностными лицами, сотрудниками в администрации района используются докладные, служебные, объяснительные записки.

Докладная записка адресуется руководителю и содержит обстоятельное изложение вопроса с выводами и предложения по его решению.

Служебная записка используется для служебного взаимодействия между структурными подразделениями администрации района.

Объяснительная записка составляется сотрудником на имя руководителя и содержит объяснения причин какого-либо факта, происшествия.

3.3.5.2. Записки составляются на бланках или стандартных листах бумаги с проставлением следующих реквизитов:

1) наименование автора документа;

2) вид документа;

3) дата документа;

4) регистрационный номер (в случае оформления на бланке);

5) адресат;

6) подпись;

7) виза.

Состав реквизитов определяется исполнителем исходя из служебной необходимости и целевой направленности документа.

3.3.5.3. Тексты записок составляются в соответствии с правилами по подготовке и оформлению документов (служебных писем), установленными настоящей Инструкцией.

Проекты записок при необходимости проходят процедуру согласования.

3.3.6. Телеграмма, телефонограмма

3.3.6.1. Телеграмма используется в случаях, когда отправка документов почтовой связью не обеспечивает своевременного решения вопросов.

Телеграмма оформляется на стандартном листе бумаги в 2 экземплярах и содержит следующие реквизиты:

а) адресат;

б) вид документа (телеграмма);

в) текст документа;

г) подпись должностного лица;

д) дату документа;

е) регистрационный номер документа;

ж) отметку об исполнителе (на лицевой стороне).

Ссылка на дату и номер поступившего документа приводится в тексте телеграммы.

На отправку телеграммы поступают после подписания и регистрации с приложением электронного носителя.

3.3.6.2. Телефонограмма используется для оперативной передачи документов небольшого объема средствами телефонной связи.

Телефонограмма оформляется на стандартном листе бумаги и содержит следующие реквизиты:

а) адресат;

б) вид документа (телефонограмма);

в) дату документа;

г) регистрационный номер документа;

д) текст документа;

е) подпись должностного лица;

ж) отметку об исполнителе.

Телефонограмма регистрируется и хранится в приемной администрации района.

При передаче телефонограммы сотрудником, ответственным за ее передачу адресату, составляется сопроводительный лист с указанием должностей, фамилий и инициалов лиц, передавших и принявших телефонограмму с указанием номеров телефонов, даты и времени передачи. Сопроводительные листы хранятся в приемной администрации района (его структурном подразделении), ответственного за передачу телефонограммы.

3.3.6.3. Подготовка и согласование проектов телеграмм и телефонограмм производится в общем порядке, аналогичном для служебных писем. Образцы оформления телеграммы и телефонограммы представлены в приложении 6.

3.4. Организация документооборота

3.4.1. Общие требования к организации документооборота

3.4.1.1. В документообороте администрации района выделяются документопотоки:

поступающая документация (входящая);

отправляемая документация (исходящая);

внутренняя документация.

В составе входящей и исходящей документации выделяются обращения граждан и документы, связанные с их прохождением, также могут выделяться иные документы.

3.4.1.2. Прием, обработку, регистрацию, направление на рассмотрение, отправку служебной корреспонденции администрации района осуществляет управление организационной, контрольной и кадровой работы, в структурных подразделениях) - сотрудники, ответственные за делопроизводство.

3.4.1.3. В администрации района доставка и отправка документов осуществляется средствами почтовой связи, фельдъегерской связи и электросвязи. Документы также доставляются курьером. С помощью средств электросвязи осуществляется передача телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений.

3.4.2. Прием и первичная обработка поступающих документов

3.4.2.1. В процессе обработки поступающей корреспонденции осуществляются:

проверка правильности адресования поступающих документов, правильности доставки и комплектности документов;

выделение документов, адресованных в структурные подразделения администрации района;

сортировка документов на подлежащие и не подлежащие регистрации.

3.4.2.2. К документам, не подлежащим регистрации, относятся документы, не требующие исполнения и не содержащие информации, используемой в справочных целях, например: пригласительные билеты, поздравительные письма, документы, поступившие без сопроводительных писем, бухгалтерские документы, рекламные материалы, печатные издания и другие аналогичные документы.

3.4.2.3. При наличии на конверте (упаковке) грифа "Секретно" документ передается в структурное подразделение, отвечающее за работу с секретными документами, в невскрытом конверте (ненарушенной упаковке).

При наличии на конверте (упаковке) отметки о конфиденциальности документ регистрируется и передается тому руководителю, которому он адресован.

При наличии на конверте (упаковке) пометки "Лично" документ передается руководителю в невскрытом конверте (ненарушенной упаковке).

3.4.2.4. В случае обнаружения отсутствия или некомплектности документа или приложений к нему, повреждения документа или конверта (упаковки) составляется акт в трех экземплярах, один из которых остается в приемной администрации района, второй приобщается к поступившему документу, третий направляется отправителю документа.

В случае если на документе адрес отправителя не указан и только по конверту может быть установлен адрес отправителя и дата отправки, конверт, в котором поступил документ, прикрепляется к документу.

Ошибочно направленные документы возвращаются отправителю или направляются адресату.

3.4.3. Регистрация поступающих документов

Информация об изменениях:

Пункт 3.4.3.1 изменен. - Постановление Администрации Ливенского района от 16 июня 2021 г. N 203

См. предыдущую редакцию

3.4.3.1. Поступающие документы регистрируются независимо от способа их доставки в пределах выделенных документопотоков. Обращения граждан регистрируются и формируются в дела отдельно от других документов.

Регистрация документов осуществляется в течение рабочего дня. Документы, поступившие в нерабочее время, регистрируются на следующий рабочий день. Направление на рассмотрение документов, поступивших после 17:00, осуществляется на следующий рабочий день.

Документы, поступившие в адрес главы района с указаниями по исполнению (резолюциями) Губернатора, Председателя Правительства Орловской области, срочные документы регистрируются и передаются на рассмотрение незамедлительно.

При поступлении входящей корреспонденции на электронную почту администрации района она незамедлительно направляется в отраслевой (функциональный) орган, структурное подразделение для рассмотрения и подготовки ответа (при необходимости) без наложения резолюции главы района или его заместителей. Одновременно с этим входящая корреспонденция распечатывается и передается в приемную администрации района на резолюцию главе района или его заместителям.

3.4.3.2. На поступающих документах на бумажном носителе, подлежащих регистрации, в нижнем правом углу первого листа документа проставляется отметка о поступлении с указанием даты поступления и входящего регистрационного номера документа, служащих уникальным идентификатором документа в системе управления документами. Соответствующие сведения о поступившем электронном документе вносятся в регистрационную электронную карточку документа в системе электронного документооборота.

При передаче зарегистрированного документа в другой отраслевой (функциональный) орган администрации района, другому должностному лицу отметка о поступлении вторично не проставляется.

Документу, поступившему по разным средствам связи, присваивается один и тот же регистрационный номер.

Регистрационный номер состоит из порядкового номера в пределах календарного года. При регистрации также может использоваться классификатор должностных лиц, администрации района и структурных подразделений, индекс по номенклатуре дел, иные цифровые и буквенные обозначения.

3.4.3.3. При использовании системы электронного документооборота документы, поступившие на бумажном носителе, сканируются и регистрируются. Не подлежат сканированию и передаются на рассмотрение и исполнение на бумажном носителе документы с отметками о конфиденциальности, документы, прошитые и скрепленные печатью, книги, брошюры, документы форматом более А4, иные аналогичные материалы.

Электронные образы документов и электронные документы включаются в систему электронного документооборота путем их прикрепления к регистрационной электронной карточке и направления на рассмотрение и исполнение в установленном порядке.

В целях регистрации и учета документов в автоматизированной системе делопроизводства используются справочники.

3.4.4. Предварительное рассмотрение документов

Управлением организационной, контрольной и кадровой работы осуществляется предварительное рассмотрение документов, направленных главе района, а также в администрацию района, без указания конкретного должностного лица. Такие документы направляются на рассмотрение главе района, или его заместителям исходя из оценки значимости их содержания в соответствии с распределением обязанностей.

3.4.5. Порядок рассмотрения документов должностными лицами и доведения документов до исполнителей

3.4.5.1. Поступившие документы после регистрации и предварительного рассмотрения передаются должностным лицам администрации района на рассмотрение. Руководители определяют указания по исполнению документов только подчиненным им должностным лицам (сотрудникам) в соответствии с их компетенцией (сферой ведения).

После рассмотрения специалист, ответственный за ведение делопроизводства, переносит указания по исполнению документов в регистрационно-контрольную форму (журнал, электронную карточку) с обязательным указанием сроков.

3.4.5.2. Документы передаются на исполнение в день их рассмотрения руководителем или на следующий рабочий день. Документы с резолюциями Губернатора, Председателя Правительства Орловской области, срочные документы передаются на исполнение незамедлительно.

В соответствии с указаниями по исполнению подлинник документа направляется руководителю, указанному в резолюции первым (ответственному исполнителю), соисполнителям направляются копии документов.

Передача документов между должностными лицами и администрацией района (её структурными подразделениями) осуществляется через приемную администрации района.

3.4.6. Работа исполнителя с документами

3.4.6.1. Организация работы с документами осуществляется на основании указаний по исполнению (резолюций) главы района, его заместителей.

3.4.6.2. Руководители структурных подразделений администрации района обеспечивают исполнение поступивших документов в соответствии с указаниями по их исполнению в рамках установленной сферы ведения.

3.4.6.3. Специалисты структурных подразделений администрации района в процессе исполнения документа осуществляют:

а) получение и анализ необходимой информации, всестороннюю проработку содержательной стороны вопроса, изучение документов, относящихся к предмету исполнения, в пределах компетенции;

б) качественную и своевременную подготовку проекта документа (отчета об исполнении, предложений по решению содержащихся в документе вопросов, письма-ответа и т. д.) и всех необходимых приложений с соблюдением правил документирования, установленных настоящей Инструкцией и иными нормативными документами;

в) согласование проекта с заинтересованными должностными лицами;

г) доработку проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования (в случае серьезной корректировки проекта документа - его повторное согласование);

д) в необходимых случаях - подготовку списка (указателя) рассылки документа;

е) направление проекта документа по результатам исполнения на подпись (утверждение) руководству со всеми приложениями и необходимыми документами, в том числе поступившим (исполняемым) документом.

3.4.6.4. В случае если исполнение документа поручено нескольким лицам, должностное лицо, указанное в резолюции первым, является ответственным исполнителем. Соисполнители за 3 дня до окончания отведенного для исполнения срока, направляют ответственному исполнителю предложения по исполнению данного документа для обобщения и формирования итогового документа. Ответственный исполнитель имеет право приглашать соисполнителей для выработки совместного решения.

3.4.6.5. В случае если содержание документа и (или) указание по его исполнению выходят за пределы компетенции (сферы ведения) органа исполнительной власти (его структурного подразделения), исполнитель в 3-дневный срок представляет руководителю предложения о привлечении соисполнителей, либо осуществляет взаимодействие с руководителями администрации района (структурных подразделений) в соответствии с иерархией должностей в структуре администрации района.

В случае если содержание документа и (или) указание по его исполнению не входят в компетенцию (сферу ведения) администрации района (её структурного подразделения), исполнитель в 3-дневный срок представляет руководителю предложения о перенаправлении документа другому исполнителю (в соответствующее структурное подразделение).

3.4.6.6. Документ считается исполненным после осуществления всех необходимых действий по его исполнению, что подтверждается соответствующей записью должностного лица об исполнении, в том числе в форме устного информирования, помещении документа в дело либо подписанием подготовленного на его основании проекта документа.

Документ с пометкой "К" ("Контроль") снимается с контроля и помещается в дело на основании соответствующей записи должностного лица, определившего указания по исполнению.

Исполненные документы, а также данные о документах, не подлежащих исполнению (направленных для ознакомления и использования в работе), передаются в управление организационной, контрольной и кадровой работы для помещения в дела не позднее установленного срока их исполнения.

3.4.6.7. Исполнитель не должен разглашать содержание поступивших к нему документов и подготовленных проектов, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.

3.4.7. Организация работы с отправляемыми документами

Ответственность за составление и оформление документа в соответствии с требованиями, установленными настоящей Инструкцией и иными нормативными документами, согласование с должностными лицами (внутреннее согласование) администрации района и - при необходимости - заинтересованными организациями (внешнее согласование), последующее незамедлительное представление руководителю на подписание возлагается на исполнителя документа.

Перед представлением проекта документа на подпись руководителю исполнитель обеспечивает и проверяет правильность содержания и оформления, правильность адресования, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости - пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, листа рассылки, иных документов.

3.4.8. Регистрация отправляемых документов

3.4.8.1. Подписанные (утвержденные) документы передаются на регистрацию в управление организационной, контрольной и кадровой работы.

Управление организационной, контрольной и кадровой работы осуществляет проверку соответствия оформления документа установленным требованиям, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки, документы, оформленные ненадлежащим образом, возвращаются исполнителю.

3.4.8.2. Регистрация отправляемых документов осуществляется в день их подписания (утверждения) или на следующий рабочий день.

Регистрация доверенностей осуществляется в день их выдачи в соответствии с датой, указанной в доверенности.

Сведения о регистрируемых документах вносятся в соответствующий журнал для последующего учета, поиска, хранения и использования документов.

Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии, остающейся в деле.

3.4.8.3. Документ с визами и приложениями к нему остается в управление организационной, контрольной и кадровой работы, где в соответствии с номенклатурой дел помещается в дело (поступивший документ помещается на хранение в дело вместе с документом-ответом), копии исходящего документа могут заверяться отметкой "Верно" и подписью работника, ответственного за регистрацию исходящей корреспонденции.

3.4.8.4. Регистрация исходящих документов ведется в соответствии с выделяемыми документопотоками. Регистрационные номера исходящих документов формируются по аналогии с нумерацией входящей корреспонденции.

3.4.9. Отправка документов

3.4.9.1. Отправку исходящих документов осуществляет специалист приемной администрации района. Исполнитель обеспечивает изготовление необходимого количества экземпляров документа в соответствии со списком рассылки.

Перед отправкой производится проверка соответствия оформления исходящих документов установленным требованиям, сортировка документов по способу отправления (простая, заказная и др.). Документы, оформленные ненадлежащим образом, корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются исполнителю.

Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день. Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь.

Способ доставки документа другим адресатам определяет исполнитель.

3.4.9.2. Отправляемая по почте корреспонденция проходит упаковку, адресование (при направлении документа более чем в 4 адреса - в соответствии с указателем рассылки, составленным исполнителем документа), проставление стоимости почтовых услуг и передачу на отправку в местное отделение связи.

Документы, направляемые почтовой связью в один адрес, вкладываются в один конверт.

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с Почтовыми правилами, документов для отправки телеграфной связью - в соответствии с Правилами телеграфной связи.

3.4.9.3. Исполнитель несет ответственность за обеспечение отправки документов по факсимильной связи и электронной почте, в случае необходимости передает подлинник документа на бумажном носителе для отправки адресату.

3.4.10. Учет и анализ объемов документооборота

3.4.10.1. Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в администрацию района, ведется в целях совершенствования организации работы с документами, рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.

3.4.10.2. Данные о количестве документов ежеквартально обобщаются, анализируются управлением организационной, контрольной и кадровой работы и представляются руководству в виде справок и отчетов статистического и аналитического характера.

Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в администрацию района и созданных ею за определенный период времени (месяц, год). Подсчет объема документооборота производится по группам документов (правовые акты, служебные документы, обращения граждан и др.).

Учет количества документов производится по регистрационным данным в местах регистрации документов. За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа). Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются. При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.

3.4.10.3. Учет копируемых и тиражируемых документов ведется отдельно для определения загрузки технических средств, расчета потребности в новом оборудовании и расходных материалах.

3.5. Документальный фонд администрации района

3.5.1. Разработка и ведение номенклатуры дел

3.5.1.1. Документальный фонд администрации района - совокупность документов, образующихся в процессе её деятельности.

Документальный фонд администрации района составляют документы, созданные в администрации района и полученные в результате взаимодействия с другими органами управления, организациями и гражданами.

3.5.1.2. Формирование документального фонда администрации района осуществляется управлением организационной, контрольной и кадровой работы путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи на архивное хранение.

Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатура дел является основой формирования документального фонда администрации района.

3.5.1.3. Номенклатура дел составляется управлением организационной, контрольной и кадровой работы на основе регламента работы администрации района, других документов, регламентирующих деятельность администрации района и порядок ее документирования, а также номенклатуры дел за предшествующие годы и документов, образующихся в деятельности администрации района.

3.5.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения составляется работником, ответственным за ведение делопроизводства структурного подразделения, подписывается руководителем структурного подразделения и представляется в управление организационной, контрольной и кадровой работы.

Методическое содействие при составлении номенклатуры дел администрации района оказывает архивный отдел управления культуры и архивного дела администрации района.

3.5.1.5. Один раз в 5 лет номенклатура дел администрации района согласовывается с экспертно-проверочной комиссией Департамента образования, культуры и спорта (далее - ЭПК).

Номенклатура дел администрации района, подписанная управлением организационной, контрольной и кадровой работы, утверждается главой района после ее согласования с ЭПК не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года.

В случае изменения функций и структуры администрации района номенклатура дел подлежит переработке и согласованию с ЭПК.

3.5.1.6. Номенклатура дел готовится не менее чем в 3 экземплярах: 1-й экземпляр как документ постоянного хранения помещается в дело отдела информационно-документационного и хозяйственного обеспечения, 2-й используется как рабочий экземпляр, 3-й направляется в архивный отдел администрации района. Рабочий экземпляр номенклатуры дел может вестись в электронном виде.

Порядок заполнения граф номенклатуры дел приведен в приложении 8.

3.5.1.7. Для составления номенклатуры дел и определения сроков хранения документов применяется Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года N 558.

3.5.2. Формирование дел и их текущее хранение

3.5.2.1. Документы администрации района и её структурных подразделений формируются в дела.

3.5.2.2. Документы систематизируются и группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел в зависимости от срока хранения документов: постоянного, долговременного (свыше 10 лет, в том числе по личному составу - 75 лет) и временного (до 10 лет). Методическое содействие при формировании дел оказывает архивный отдел управления культуры и архивного дела администрации района. Контроль за правильным формированием дел, наличием и состоянием дел осуществляет экспертная комиссия администрации района.

Законченные делопроизводством документы, а также сведения о документах, не подлежащих исполнению (направленных для ознакомления, использования в работе), передаются в управление организационной, контрольной и кадровой работы для помещения в дела не позднее установленного срока их исполнения. Формирование дел, определение мест их хранения (индекс дела, в которое в соответствии с номенклатурой дел должен быть помещен исполненный документ) осуществляют сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства. Порядок формирования, учета и хранения дел приведен в приложении 9.

Документы должны храниться в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих утрату документов.

3.5.3. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение

3.5.3.1. В целях подготовки дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение выполняется комплекс работ, который предусматривает:

экспертизу ценности документов;

оформление дел;

составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;

составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.

3.5.3.2. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в администрации района создается экспертная комиссия (далее - ЭК), действующие на основании положения, утвержденного распоряжением администрации района.

Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в администрации района сотрудниками, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЭК при методическом содействии архивного отдела управления культуры и архивного дела администрации района.

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения; отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет) и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в администрации, а также выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании законодательных и иных нормативных правовых актов, перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел администрации района.

3.5.3.3. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения (приложение 10) и дел по личному составу (приложение 11), а также акты о выделении дел к уничтожению. Порядок составления описей дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу приведен в приложении 12.

3.5.3.4. По завершении делопроизводственного года и по результатам экспертизы ценности документов, дела администрации подлежат оформлению в соответствии с Правилами оформления дел и подготовки их к передаче на архивное хранение (приложение 13).

Оформление дел проводится сотрудниками, ответственными за делопроизводство, при методическом содействии архивного отдела правления по культуре и архивному делу администрации района и под контролем ЭК.

Полному оформлению подлежат дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения, в том числе дела по личному составу. Дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению.

Полное оформление дела предусматривает: оформление (утверждение) реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение 14); нумерацию листов в деле и составление листа-заверителя дела (приложение 15); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение 16); подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

3.5.4. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения

3.5.4.1. Результаты отбора документов к уничтожению, сроки хранения которых истекли, за соответствующий период времени оформляются актом о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение 18).

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Вместо "приложение 18" следует читать "приложение 17"

Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2004 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2008 года).

3.5.4.2. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, как правило, составляется на дела всей администрации (при этом дела каждого структурного подразделения составляют самостоятельную группу заголовков, а заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, могут быть внесены в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе).

Отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении документов к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период (описи и акты рассматриваются на заседании ЭК одновременно).

Согласованные ЭК акты утверждаются главой района только после утверждения ЭПК описей дел постоянного хранения.

3.5.4.3. После утверждения главой района актов о выделении к уничтожению, дела передаются на переработку (утилизацию) по приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры (после уничтожения дел в номенклатуре дел администрации проставляется отметка "Уничтожено. См. акт от... N..." с указанием должности, фамилии и подписью лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты).

3.5.5. Передача дел на архивное хранение

3.5.5.1. Дела постоянного хранения по истечении установленного срока их хранения в администрации района передаются на архивное хранение в архивный отдел управления культуры и архивного дела администрации района по утвержденным описям дел.

Дела временного хранения передаче на архивное хранение, как правило, не подлежат (они хранятся в администрации района и по истечении установленных сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке). Дела по личному составу хранятся в администрации района в течение 75 лет.

3.5.5.2. Прием дел на архивное хранение производится работником архивного отдела управления культуры и архивного дела администрации района в присутствии сотрудника, ответственного за делопроизводство, в установленном порядке.

Дела и описи на сдаваемые документы доставляются в архивный отдел администрации района сотрудниками управление организационной, контрольной и кадровой работы с сопроводительным письмом, в котором указывается количество дел и описей, передаваемых в архив (ответственность за сохранность документов при транспортировке и сдачу их в архив несет администрация района).

3.5.5.3. При ликвидации администрации района лицо, ответственное за ведение делопроизводства, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архивный отдел управления культуры и архивного дела администрации района, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

При реорганизации администрации района (её структурного подразделения) документы в упорядоченном состоянии передаются её правопреемнику.

3.6. Особенности работы с электронными документами

3.6.1. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота администрации района.

Электронные сообщения, поступающие по системе межведомственного электронного документооборота, проходят регистрацию в системе электронного документооборота администрации района. Система электронного документооборота предусматривает регистрацию (учет) и включение в систему электронных сообщений, отправляемых и поступающих по системе межведомственного электронного документооборота.

Прохождение электронных документов, составление, оформление и согласование проектов осуществляется по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати.

3.6.2. Для подтверждения подлинности электронных документов в администрации района имеются электронные цифровые подписи. Используемые средства электронной цифровой подписи должны быть сертифицированы в установленном порядке.

После отправки электронного документа, заверенного электронной подписью уполномоченного должностного лица, досылки адресату его копии на бумажном носителе, как правило, не требуется. При получении электронных документов осуществляется проверка подлинности электронной цифровой подписи.

При рассмотрении и согласовании электронных документов, а также при подписании внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок и др.), создаваемых в электронной форме, в системе электронного документооборота администрации района могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная цифровая подпись не используется. При этом программные средства должны позволять однозначно идентифицировать лицо, подписавшее или завизировавшее документ.

3.6.3. В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота администрации района в соответствии с Правилами делопроизводства используются обязательные сведения о документе, включаемые в соответствующий журнал регистрации.

В систему электронного документооборота могут включаться дополнительные сведения о документах, например: срок хранения документа, наименования приложений к электронному документу, ключевые слова и др. В обязательном порядке проставляются сроки исполнения документов.

Направление на рассмотрение и исполнение электронных документов осуществляется вместе с их регистрационными данными.

Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота администрации района. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ.

3.6.4. Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел администрации района. При составлении номенклатуры дел в заголовок дела включается указание "Электронные документы".

Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов, установленным для аналогичных документов на бумажном носителе.

Место хранения электронных документов до их передачи в архив, вид носителей, на которых они хранятся, а также форматы их постоянного и длительного сроков хранения определяются с учетом функционирующих в администрации района программно-технических средств и нормативных и методических документов в сфере архивного дела.

3.6.5. Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе. Электронные документы передаются по описям с оформлением акта приема-передачи электронных документов на архивное хранение. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого главой района, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.

3.7. Изготовление, учет, использование и хранение печатей и штампов

3.7.1. Печать - устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу.

Штамп - устройство прямоугольной формы для проставления отметок справочного характера о получении, регистрации, прохождении, исполнении документов и др.

3.7.2. Администрация района применяет печати с изображением Государственного герба Российской Федерации, герба Ливенского района, простые печати.

3.7.3. Изготовление, учет, использование и хранение печатей и штампов в администрации района осуществляется в соответствии с постановлением администрации Ливенского района от 23 сентября 2011 года N 279 "Об утверждении порядка изготовления, учета, хранения, использования и уничтожения гербовых и простых печатей, штампов администрации Ливенского района и её отраслевых (функциональных) органов".