Приказ Министерства искусства и культурной политики Ульяновской области от 9 августа 2021 г. N 11 "О государственной информационной системе "Архивы Ульяновской области"

В целях удовлетворения текущих потребностей общества в получении информации, содержащейся в архивных документах Ульяновской области, являющихся частью Архивного фонда. Российской Федерации и других архивных документах приказываю:

1. Утвердить Положение о государственной информационной системе "Архивы Ульяновской области".

2. Определить заказчиком и оператором государственной информационной системы "Архивы Ульяновской области" (далее - государственная информационная система) областное государственное бюджетное учреждение "Государственный архив Ульяновской области".

3. Финансовое обеспечение расходов, связанных с созданием, эксплуатацией и модернизацией государственной информационной системы, осуществлять в пределах средств субсидий на иные цели, выделенных областному государственному бюджетному учреждению "Государственный архив Ульяновской области", в рамках реализации национального проекта "Цифровая культура" на создание цифровой инфраструктуры.

4. Областному государственному бюджетному учреждению "Государственный архив Ульяновской области" обеспечить введение в эксплуатацию государственной информационной системы до 31.12.2022.

Исполняющий обязанности Министра

Е.Е. Сидорова

Утверждено
приказом Министерства искусства
и культурной политики Ульяновской области
от 9 августа 2021 г. N 11

Положение
о государственной информационной системе "Архивы Ульяновской области"

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение определяет порядок формирования и функционирования государственной информационной системы "Архивы Ульяновской области" (далее - ГИС "Архивы УО"), а также правила и порядок доступа к обрабатываемой информации.

1.2. ГИС "Архивы УО" разработана в соответствии с:

Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

Федеральным законом от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";

Федеральным законом от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ "О персональных данных";

Федеральным законом от 27 июля 2010 года N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";

постановлением Правительства Российской Федерации от 01.11.2012 N 1119 "Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных";

распоряжением Правительства Ульяновской области от 31.08.2018 N 394-пр "О создании, развитии, вводе в эксплуатацию, эксплуатации и выводе из эксплуатации государственных информационных систем Ульяновской области, и дальнейшем хранении содержащейся в их базах данных информации".

1.3. В Положении применяются следующие основные понятия:

муниципальный архив Ульяновской области - структурное подразделение или муниципальное учреждение, создаваемое муниципальным образованием, которые осуществляют хранение, комплектование, учёт и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов;

электронный информационный ресурс - электронный массив документов, созданный путём массового сканирования, распознавания и атрибутирования архивных документов.

государственная информационная система (ГИС "Архивы УО") - программно-аппаратный комплекс, предназначенный для хранения, поддержания в актуальном состоянии и использования электронного информационного ресурса научно-справочного аппарата и архивных документов, хранящихся в государственных и муниципальных архивах Ульяновской области.

1.4. Создание электронного информационного ресурса архивных документов осуществляется путём массового сканирования, распознавания и атрибутирования архивных документов, определённых для хранения в электронном виде. Созданный электронный информационный ресурс подлежит загрузке в ГИС "Архивы УО", где в дальнейшем осуществляется его хранение и использование участниками информационного взаимодействия,

2. Цели и задали ГИС "Архивы УО"

2.1. Целью создания ГИС "Архивы УО" является автоматизация деятельности государственных и муниципальных архивов Ульяновской области по оказанию государственных или муниципальных услуг физическим лицам и юридическим лицам на основе архивных документов.

2.2. Задачи ГИС "Архивы УО";

формирование современной информационной инфраструктуры, предоставляющей на её основе государственные и муниципальные услуги и обеспечивающей высокий уровень доступности информации для населения в сфере архивного дела;

управление электронным архивом, документов;

организация единой информационно-поисковой среды, обеспечивающей возможность поиска архивных документов и работы с фондом пользования в электронном виде;

создание электронного научно-справочного аппарата и электронного фонда пользования архивными документами (перевод в электронный вид архивных документов и элементов научно-справочного аппарата);

обеспечение сохранности архивных документов и предоставление пользователям их электронных копий в соответствии с законодательством Российской Федерации;

сокращение сроков исполнения запросов физических лиц и юридических лиц за счёт создания и использования автоматизированного научно-справочного аппарата к архивным документам;

обеспечение эффективности и улучшение условий труда специалистов государственных и муниципальных архивов Ульяновской области.

2.3. ГИС "Архивы УО" предназначена для работы с архивными документами, доступ к которым не ограничен международными договорами Российской Федерации, законодательством Российской Федерации, а также распоряжением собственника или владельца архивных документов, находящихся в частной собственности.

3. Участники информационного взаимодействия и порядок доступа к ГИС "Архивы УО"

3.1. Заказчиком и оператором ГИС "Архивы УО" является областное государственное бюджетное учреждение "Государственный архив Ульяновской области".

3.2. Пользователями ГИС "Архивы УО" (далее - Пользователи) являются работники Заказчика, работники ОГБУ "Государственный архив новейшей истории Ульяновской области", муниципальных архивов Ульяновской области (далее - работники), посетители читальных залов государственных и муниципальных архивов Ульяновской области.

3.3. Заказчик:

инициирует, согласовывает и утверждает функциональные изменения и доработки государственной информационной системы;

обеспечивает работу по размещению заказов на поставки товаров;

выполнение работ, оказание услуг, касающихся функционирования системы;

участвует в приемо-сдаточных испытаниях реализации изменений и доработок государственной информационной системы;

определяет необходимость выделения финансовых средств на приобретение оборудования, модернизацию имеющихся программно-аппаратных комплексов, системного и прикладного программного обеспечения, доработку и сопровождение программной и аппаратной частей государственной информационной системы.

3.4. Оператор:

обеспечивает работоспособность программно-аппаратных комплексов ГИС "Архивы УО";

обеспечивает резервное копирование информационных ресурсов;

осуществляет консультирование Пользователей по вопросам эксплуатации, а также устранения ошибок системы в режиме "вопрос - ответ" по электронной почте;

разрешает или ограничивает доступ к информации, определяет порядок и условия такого доступа.

3.5. Работники осуществляют:

своевременное формирование и размещение актуальной информации в ГИС "Архивы УО", организационное обеспечение работ по её актуализации, обобщению, обеспечению юридической значимости, полноты и достоверности;

использование функциональных возможностей ГИС "Архивы УО" в своей непосредственной деятельности;

использование информации, полученной из ГИС "Архивы УО", только в рамках исполнения своих должностных обязанностей.

3.6. Регистрация Пользователей производится Оператором.

3.7. Аутентификация работников производится с использованием учётных записей, созданных Оператором.

Посетители читального зала заходят в систему посредством авторизации через единую систему идентификации и аутентификации.

3.8. Доступ к ГИС "Архивы УО" разграничивается в соответствии с правами доступа (Оператор, работники, посетители читальных залов государственных и муниципальных архивов Ульяновской области).

3.9. ГИС "Архивы УО" размещена на программных, технических и материальных ресурсах ОГБУ "Государственный архив Ульяновской области".

4. Структура государственной ГИС "Архивы УО"

4.1. В состав ГИС "Архивы УО" входят подсистемы:

1) информационная подсистема интеграции с внешними информационными системами для предоставления государственных услуг;

2) информационная подсистема администрирования;

3) подсистема управления архивным делом;

4) подсистема "Оптическое распознавание архивных документов".

4.2. В составе подсистемы управления архивным делом реализованы следующие компоненты (модули):

модуль "Научно-справочный аппарат";

модуль "Запросы" и "Учёт исполнения запросов";

модуль "Архивный фонд";

модуль "Экспертно-проверочная комиссия";

модуль "Читальный зал";

модуль "Администрирование";

модуль "Библиотека";

модуль "Фотокаталог";

модуль "Менеджер файлов".

5. Обеспечение технической защиты информации в ГИС "Архивы УО"

5.1. Мероприятия по технической защите информации являются обязательными при обработке информации в системе.

5.2. Защита информации, содержащейся в ГИС "Архивы УО", обеспечивается путём выполнения Заказчиком требований к организации защиты информации, содержащейся в системе.

5.3. Защита информации, содержащейся в системе, является составной частью работ по созданию и эксплуатации ГИС "Архивы УО" и обеспечивается путём принятия организационных и технических мер защиты информации, направленных на блокирование (нейтрализацию) угроз безопасности информации в ГИС "Архивы УО", в рамках системы (подсистемы) защиты информации системы.

5.4. В системе объектами защиты является информация, содержащаяся в ГИС "Архивы УО", технические средства, общесистемное, прикладное, специальное программное обеспечение, а также средства защиты информации.