Корпоративный секретарь в системе корпоративного управления
акционерного общества
Особую злободневность проблемы корпоративного управления приобрели после недавних событий, произошедших в США (ситуация, сложившаяся в компании "Enron") и Европе (арест главы гиганта пищевой промышленности "Parmalat").
Проблематике корпоративного управления посвящены многие научные статьи и исследования последних лет, где объектами изучения становились различные его аспекты. Подобное внимание к вопросам корпоративного управления обусловлено, в частности, тем, что высокий уровень развития корпоративного управления в компании рассматривается как один из факторов повышения ее инвестиционной привлекательности. Именно качество корпоративного управления оказывает существенное влияние на принятие инвесторами (в первую очередь иностранными) решений о возможности капиталовложений в ту или иную российскую компанию и является ключевым параметром при определении капитализации российских компаний.
В связи с этим большое значение для развития корпоративного управления в российских компаниях имело создание Кодекса корпоративного поведения, одобренного на заседании Правительства 28 ноября 2001 г. (протокол N 49) и рекомендованного распоряжением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг Российской Федерации от 4 апреля 2002 г. N 421/р к применению в акционерных обществах, созданных на территории России. Так, согласно преамбуле главы 5 Кодекса, приобретая акции и предоставляя обществу необходимый капитал, акционеры тем самым доверяют обществу распоряжаться своими средствами в соответствии с целями, которые были продекларированы обществом при размещении акций. При этом акционеры исходят из предположения, что должностные лица общества будут действовать в интересах акционеров.
Доверие к обществу основывается на существующих в нем механизмах реализации прав и обеспечения интересов акционеров. Чем более прозрачны и эффективны такие механизмы, тем более понятны и предсказуемы для акционеров действия органов и должностных лиц общества, тем больше у акционеров возможностей влиять на их действия.
Необходимым условием обеспечения прав и интересов акционеров является строгое соблюдение органами и должностными лицами общества процедур, установленных законодательством, уставом и иными внутренними документами общества. Особое значение здесь имеет надлежащее соблюдение порядка подготовки и проведения общего собрания акционеров, деятельности совета директоров, хранения, раскрытия и предоставления информации об обществе, поскольку несоблюдение именно этих процедур влечет за собой большинство нарушений прав и интересов акционеров.
Эффективно обеспечить соблюдение упомянутых процедур может только постоянно действующее лицо, обладающее необходимой профессиональной квалификацией и не совмещающее эту деятельность с выполнением иных функций в обществе.
Существующие в обществе органы и должностные лица, в частности совет директоров и исполнительные органы, не удовлетворяют этим требованиям и не предназначены для решения подобных задач. Поэтому в обществе рекомендуется назначать (избирать) специальное должностное лицо, единственной задачей которого будет обеспечение соблюдения органами и должностными лицами общества процедурных требований, гарантирующих реализацию прав и интересов акционеров общества, - секретаря общества. Порядок назначения (избрания) секретаря общества и обязанности такого секретаря должны быть изложены в уставе общества.
Для исполнения вышеназванной задачи - обеспечение соблюдения установленных российским законодательством процедурных требований, гарантирующих реализацию прав и интересов акционеров общества, - корпоративный секретарь осуществляет следующие функции, закрепленные в гл. 5 Кодекса корпоративного поведения:
обеспечивает подготовку и проведение общего собрания акционеров в соответствии с требованиями законодательства, устава и иных внутренних документов общества на основании решения о проведении общего собрания акционеров;
обеспечивает подготовку и проведение заседаний совета директоров в соответствии с требованиями законодательства, устава и иных внутренних документов общества;
оказывает содействие членам совета директоров при осуществлении ими своих функций;
обеспечивает раскрытие (предоставление) информации об обществе и хранение документов общества;
обеспечивает надлежащее рассмотрение обществом обращений акционеров и разрешение конфликтов, связанных с нарушением прав акционеров;
информирует председателя совета директоров обо всех фактах, препятствующих соблюдению процедур, обеспечение которых входит в обязанности секретаря общества.
Обо всех фактах, препятствующих соблюдению процедур, обеспечение которых относится к функциям корпоративного секретаря (действия или бездействие должностных лиц общества, регистратора общества, иные факты, нарушающие порядок подготовки и проведения общего собрания акционеров, заседаний совета директоров, раскрытия (предоставления) информации), корпоративный секретарь в разумный срок сообщает председателю совета директоров.
Корпоративный секретарь должен обладать достаточными полномочиями для осуществления возложенных на него функций. Как указано в пп. 1.6.1, 1.6.2 гл. 5 Кодекса, эффективное решение задач, стоящих перед корпоративным секретарем, возможно только при условии предоставления ему соответствующих полномочий. В уставе или в иных внутренних документах общества рекомендуется предусмотреть обязанность органов и должностных лиц общества содействовать корпоративному секретарю в осуществлении им своих функций. В целях обеспечения эффективного исполнения корпоративным секретарем своих обязанностей в обществах с большим числом акционеров может быть предусмотрено создание аппарата корпоративного секретаря, состав, численность, структура и должностные обязанности сотрудников которого определяются внутренними документами общества.
Кроме того, гл. 5 Кодекса содержит рекомендации, касающиеся процедуры назначения корпоративного секретаря и прекращения его полномочий.
Согласно этим рекомендациям назначение корпоративного секретаря целесообразно отнести к компетенции совета директоров. Это обосновывается тем, что основную роль в обеспечении прав и интересов акционеров играет совет директоров общества, вследствие чего корпоративный секретарь должен быть подотчетен и подчинен именно совету директоров в соответствии с условиями договора. В связи с этим назначение корпоративного секретаря, определение условий заключаемого с ним договора, включая размер вознаграждения, также рекомендуется отнести к компетенции совета директоров.
Одновременно в гл. 5 перечислены требования к кандидату на должность корпоративного секретаря: он должен обладать знаниями, необходимыми для осуществления возложенных на него функций, пользоваться доверием акционеров и членов совета директоров.
При назначении корпоративного секретаря совет директоров должен всесторонне оценить способность кандидата осуществлять функции корпоративного секретаря, в том числе его образование, опыт работы и профессиональные качества. Поэтому в уставе общества целесообразно установить конкретные требования к кандидатуре корпоративного секретаря, и в первую очередь к его профессиональным качествам.
Личностные качества корпоративного секретаря не должны вызывать сомнений в том, что он будет действовать в интересах общества, поэтому на должность корпоративного секретаря рекомендуется назначать лицо, имеющее безупречную репутацию. И далее Кодекс корпоративного поведения называет один из факторов, отрицательно влияющий на репутацию лица, - совершение этим лицом преступления в сфере экономической деятельности или преступления против государственной власти, интересов государственной службы и службы в органах местного самоуправления, а также административного правонарушения, прежде всего в области предпринимательской деятельности, в области финансов, налогов и сборов, рынка ценных бумаг.
Вопросы, возникающие при осуществлении корпоративным секретарем своих функций, требуют не только квалифицированного, но и оперативного решения, что предполагает наличие у корпоративного секретаря достаточного количества времени. Поэтому не рекомендуется совмещать функции корпоративного секретаря с исполнением иных обязанностей в обществе или ином юридическом лице.
Если корпоративный секретарь связан с обществом или с его должностными лицами отношениями, способными повлиять на осуществление секретарем своих функций, это может привести к возникновению конфликта интересов и позволяет сомневаться в том, что секретарь будет действовать в интересах общества. Поэтому не рекомендуется назначать корпоративным секретарем лицо, являющееся аффилированным лицом общества или его должностных лиц.
Для полной, всесторонней и непредвзятой оценки лица, претендующего на должность корпоративного секретаря, совет директоров должен обладать необходимым объемом информации о кандидате. Каждый кандидат на должность корпоративного секретаря должен сообщить совету директоров определенные внутренним документом общества сведения о себе, позволяющие оценить его соответствие предъявляемым требованиям. В случае изменения указанных сведений корпоративному секретарю рекомендуется незамедлительно сообщать об этом совету директоров.
Таковы рекомендации Кодекса корпоративного поведения в отношении деятельности корпоративного секретаря, а также в отношении его личных и профессиональных качеств.
Далее рассмотрим опыт некоторых зарубежных стран по правовому регулированию института корпоративных секретарей.
Следует отметить, что в западных странах институт корпоративных секретарей, имея достаточно давнюю историю, органично встроен в систему корпоративного управления, поскольку они выполняют ряд важных функций, связанных с регулированием корпоративных отношений.
Наибольшее развитие концепция корпоративного секретаря получила в странах с англосаксонской правовой системой - системой общего права (Великобритания, Канада, Австралия) и в некоторых других странах, позаимствовавших названную правовую систему (Индия и Малайзия). В странах с континентальной правовой системой эта концепция используется значительно реже.
Так, в соответствии с законодательством Великобритании в штате любой компании - публичной или частной - должна быть предусмотрена должность корпоративного секретаря, но она не может совмещаться с должностью директора компании. Законодательство Индии содержит императивную норму, согласно которой должность корпоративного секретаря обязательно должна быть в числе руководящих должностей компаний, акционерный капитал которых превышает определенную величину, установленную законодательством. По законодательству Австралии наличие в штате должности корпоративного секретаря обязательно только для публичных компаний.
Должность корпоративного секретаря в штате акционерных компаний в западных странах предусмотрена с момента основания компании. И хотя в названии данной должности присутствует слово "секретарь", сотрудник компании, занимающий эту должность, не просто ведет протоколы собраний и заседаний, а является одним из ключевых должностных лиц в компании, отвечая за подготовку важнейших документов и обеспечивая информационную связь между советом директоров (наблюдательным советом), правлением и акционерами. Иными словами, корпоративный секретарь, можно сказать, служит связующим звеном между менеджментом компании и акционерами, а также между менеджментом компании и третьими лицами (аудиторами, банкирами, сторонними юристами, советниками по юридическим и налоговым вопросам, представителями государственных ведомств и т.д.). Таким образом, корпоративный секретарь в одном лице совмещает функции трех секретарей: секретаря наблюдательного совета, секретаря правления и секретаря общего собрания акционеров. Корме того, в ряде компаний корпоративный секретарь обеспечивает руководящие органы компании информацией о соответствии ее деятельности требованиям законодательства.
Здесь же необходимо отметить, что корпоративный секретарь непосредственно участвует в процессах принятия управленческих решений в компании, оказывая администраторские и консультационные услуги совету директоров, правлению или иным рабочим органам, а также комитетам и комиссиям совета директоров (наблюдательного совета) акционерного общества. Особенно важна деятельность в крупных публичных компаниях (открытых акционерных обществах), где имеется значительное количество акционеров и большой управленческий аппарат. Кроме того, в большинстве случаев крупные публичные компании являются эмитентами ценных бумаг, что обусловливает необходимость предоставлять большое количество разнообразных документов в Федеральную комиссию по ценным бумагам и биржам (в США) или в аналогичный орган (в других странах), отвечающий за регулирование рынка ценных бумаг. Таким образом, в западных компаниях корпоративный секретарь фактически исполняет целый ряд административных функций, оказывая при этом помощь руководству компании в планировании, управлении и текущем администрировании.
При более детальном изучении должностных обязанностей корпоративного секретаря в западных компаниях можно выделить следующие категории таких обязанностей.
Обязанности, связанные с созывом и проведением общих собраний акционеров, заседаний наблюдательного совета и комитетов либо комиссий наблюдательного совета (административные функции).
Исполняя указанные должностные обязанности, корпоративный секретарь осуществляет координационную работу по подготовке и проведению общих собраний акционеров и заседаний наблюдательного совета, а именно:
информирует всех заинтересованных лиц о созыве общих собраний акционеров и проведении заседаний наблюдательного совета;
формирует списки участников общего собрания акционеров;
извещает членов совета директоров, акционеров и аудиторов (членов ревизионной комиссии) о предстоящем общем собрании акционеров;
формирует повестку общих собраний акционеров;
осуществляет общий контроль за соблюдением процедур проведения общих собраний акционеров;
организует регистрацию участников общих собраний акционеров;
осуществляет подготовку и редактирование отчетов компании, выносимых на утверждение общих собраний акционеров;
отвечает за сбор и обработку необходимой документации для проведения общего собрания акционеров;
принимает необходимые меры для обеспечения всех заинтересованных лиц документацией, необходимой для проведения общего собрания акционеров (годовые и промежуточные отчеты, финансовая и иная документация компании);
осуществляет составление и хранение протоколов общих собраний и заседаний наблюдательного совета;
осуществляет контроль за своевременностью и правильностью исполнения решений общего собрания, совета директоров (наблюдательного совета) и правления компании;
отвечает за координацию технических и организационных мероприятий по подготовке годовых отчетов компании.
Обязанности корпоративного секретаря, связанные с организацией деятельности компании как акционерного общества и с отношениями собственности в компании.
Функции корпоративного секретаря по реализации данной категории его должностных обязанностей значительно разнообразнее и сложнее по сравнению с обязанностями, которые он выполняет в предыдущем случае. Здесь можно говорить о том, что корпоративный секретарь выступает в качестве советника по процедурным, технологическим, а при наличии специального образования и по юридическим вопросам. Итак, осуществляя рассматриваемый круг обязанностей, корпоративный секретарь принимает участие в следующих процессах:
организация мониторинга изменений в структуре собственности компании;
осуществление контроля за правильностью и своевременностью выплаты дивидендов акционерам (включая публикацию объявлений о выплате дивидендов);
контроль за применением опционных схем в компании (схемы, при которых часть своего вознаграждения менеджмент компании получает в виде опционов на покупку акций данной компании);
подготовка и проведение эмиссий ценных бумаг компании (включая листинг);
подготовка и оформление сделок по слиянию и поглощению, а также по иным видам реорганизации компании;
переписка с акционерами;
информирование наблюдательного совета и акционеров компании о важных корпоративных событиях;
информирование наблюдательного совета о решениях правления, а акционеров - о решениях наблюдательного совета;
отслеживание конфликтов интересов в компании и при необходимости заблаговременное доведение до сведения руководства компании информации о данных конфликтах.
Обязанности, связанные с правовым обеспечением деятельности компании.
В данном случае корпоративный секретарь выполняет следующие функции:
оказывает содействие и поддержку руководящим органам в создании и регистрации компании;
отвечает за разработку и применение систем мониторинга за соблюдением компанией требований корпоративного, налогового, трудового и иного законодательства;
выступает как полномочный представитель компании при подготовке, регистрации, представлении или нотариальном удостоверении любых официальных документов компании;
отвечает за подачу в регулирующие органы необходимой отчетности (включая финансовую отчетность) в соответствии с требованиями корпоративного законодательства и осуществляет контроль за соблюдением сроков подачи указанной отчетности;
принимает участие в переговорах о заключении коммерческих контрактов;
отвечает за ведение внутренних документов компании, включая устав и иные нормативные акты компании, регламентирующие ее внутреннюю деятельность.
Отдельно следует отметить некоторые дополнительные обязанности корпоративного секретаря, которые в большей степени характерны для акционерных обществ с небольшим числом акционеров и штатных сотрудников. Наличие у корпоративного секретаря дополнительных обязанностей обусловлено тем, что многие небольшие компании не в состоянии содержать большой управленческий аппарат, и в такой ситуации корпоративному секретарю приходится брать на себя следующие дополнительные функции:
управление пенсионными схемами в компании;
руководство работой по страхованию сотрудников;
осуществление закупок некоторых видов оборудования и инвентаря;
осуществление функций офис-менеджера;
осуществление связей с общественностью;
реализация отдельных направлений финансового менеджмента.
В соответствии с законодательством ряда зарубежных стран корпоративного секретаря акционерного общества назначает на должность совет директоров (наблюдательный совет), и корпоративный секретарь несет ответственность перед назначившими его органами акционерного общества. Здесь же следует отметить, что поскольку наблюдательный совет обязан представлять интересы акционеров, то и корпоративный секретарь компании обязан действовать прежде всего в интересах акционеров и корпорации в целом.
Опыт зарубежных компаний показывает, что в связи с многообразным и сложным характером работы корпоративного секретаря в большинстве крупных и средних акционерных обществ целесообразно создавать аппарат корпоративного секретаря компании, в состав которого могут входить секретари и иные технические помощники, обеспечивающие деятельность корпоративного сек
