Распоряжение Губернатора Томской области от 2 июня 2017 г. N 128-р "О внесении изменений в распоряжение Губернатора Томской области от 07.04.2009 N 100-р"

В целях приведения в соответствие с действующим законодательством Российской Федерации, совершенствования порядка работы с документами внести в распоряжение Губернатора Томской области от 07.04.2009 N 100-р "Об утверждении Стандарта делопроизводства в Администрации Томской области" следующие изменения:

в Стандарте делопроизводства в Администрации Томской области, утвержденном указанным распоряжением:

1. В пункте 1:

1) абзац шестой дополнить следующими словами:

"В настоящем Стандарте под документом в электронном виде понимается электронный документ;";

2) после абзаца восьмого дополнить абзацами следующего содержания:

"система межведомственного электронного документооборота - система взаимодействия информационных систем электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации и иных государственных органов, а также государственных внебюджетных фондов (далее - МЭДО);

электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.".

2. Абзац второй пункта 2 изложить в следующей редакции:

"Для учета и сопровождения документов в процессе документооборота в Администрации используется система электронного документооборота в исполнительных органах государственной власти Томской области с обеспечением юридической значимости электронных документов (далее - СЭД).".

3. В пункте 6:

1) подпункты 1), 2) изложить в следующей редакции:

"1) прием и учет входящих документов;

2) передачу документов руководителю для ознакомления и (или) выдачи поручения (резолюции) и по его поручению - исполнителям;";

2) подпункты 4), 5), 6) изложить в следующей редакции:

"4) оформление служебных записок, исходящих документов, протоколов, поручений и т.п. к подписи руководителя и их регистрацию;

5) осуществление контроля отправки в СЭД документов, подлежащих внесению в СЭД, при необходимости отправку подписанных документов на бумажных носителях;

6) контроль исполнения документов в СЭД;";

3) подпункт 8) изложить в следующей редакции:

"8) контроль за соблюдением Правил обращения со служебной информацией ограниченного доступа в исполнительных органах государственной власти Томской области, утвержденных Губернатором Томской области, при работе с документами, делами и изданиями ограниченного доступа (с пометкой "Для служебного пользования");".

4. В пункте 10 слова "и общественных связей" исключить.

5. Абзац второй пункта 18 изложить в следующей редакции:

"Нерегистрируемая корреспонденция - брошюры, рекламные предложения, статистические материалы, поздравительные открытки и телеграммы - передается адресатам. В случае если адресат не указан - в соответствии с вопросами, отнесенными к соответствующей сфере деятельности.".

6. Абзац второй пункта 21 после слов "по электрической связи (факсограммы, электронные письма)" дополнить словами ", а также посредством МЭДО".

7. В абзаце третьем пункта 25:

слово "кол-30" заменить словом "Кол-30";

слово "АИ 36" заменить словом "Ан-36".

8. В пункте 31 после слов "на бумажном носителе - через канцелярию" дополнить словами ", за исключением документов, виды которых определены в Перечне видов документов, передаваемых при взаимодействии структурных подразделений Администрации Томской области, иных исполнительных органов государственной власти Томской области в электронном виде, являющемся приложением к распоряжению Губернатора Томской области от 23.07.2015 N 235-р "Об использовании автоматизированной системы делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Томской области" (далее - Перечень видов документов)".

9. Пункт 32 изложить в следующей редакции:

"32. Проекты документов создаются в СЭД, за исключением проектов нормативных правовых актов.

Документы, созданные в Администрации, завизированные исполнителями и оформленные в соответствии с требованиями настоящего Стандарта, передаются на подпись руководителю.

Документы за подписью Губернатора Томской области передаются в Комитет по общим вопросам Администрации Томской области (одновременно на бумажном носителе и в электронном виде) для проверки оформления и возможного редактирования текстов.".

10. В пункте 33 слово "пакете" заменить словом "комплекте".

11. Пункт 35 изложить в следующей редакции:

"35. Сотрудники, ответственные за делопроизводство, регистрируют подписанные документы.".

12. Абзац первый пункта 39 изложить в следующей редакции:

"39. Все поступившие в канцелярию на отправку документы рассылаются не позднее двух рабочих дней со дня их поступления.".

13. В пункте 40:

1) в абзаце первом после слов "не подключенным к СЭД," дополнить словом "МЭДО,";

2) абзац второй изложить в следующей редакции:

"Для обеспечения своевременной рассылки (отправки) документов исполнителем указывается актуальный адрес.".

14. Пункт 53 дополнить абзацем следующего содержания:

"Электронный документ, подписанный в СЭД квалифицированной электронной подписью, в соответствии со статьей 6 Федерального закона от 6 апреля 2011 года N 63-ФЗ "Об электронной подписи" признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью должностного лица.".

15. Абзац третий пункта 55 после слов "Итоговый документ на бумажном носителе" дополнить словами ", за исключением документа, вид которого определен в Перечне видов документов,".

16. Пункт 56 изложить в следующей редакции:

"56. При поступлении электронных документов для ознакомления и учета в работе в СЭД ставится отметка об ознакомлении, и данные документы могут быть направлены подчиненным сотрудникам.

На документах на бумажных носителях, направленных для ознакомления и учета в работе, проставляются подписи ознакомившихся с ними руководителей и специалистов, после чего данные документы возвращаются в канцелярию (если адресованы Губернатору Томской области) или помещаются в дела структурного подразделения.".

17. В пункте 57 слова ", а также указывает соответствующую информацию на документе на бумажном носителе" исключить.

18. Пункт 59 изложить в следующей редакции:

"59. Исполненный документ подлежит списанию в дело. При этом специалист канцелярии делает в СЭД в регистрационно-контрольной карточке соответствующего документа отметку о дате списания документа в дело и номере дела в соответствии с номенклатурой дел, а также указывает данную информацию на документе на бумажном носителе.

При необходимости документ, находящийся на хранении, оперативно выдается сотрудниками канцелярии (по согласованию с председателем Комитета по общим вопросам).".

19. Пункт 76 изложить в следующей редакции:

"76. Официальное опубликование правовых актов обеспечивает Департамент информационной политики Администрации Томской области в срок, не превышающий 10 дней со дня их подписания.".

20. В пункте 78:

1) подпункт 2) изложить в следующей редакции:

"2) внесение информации о возврате контролируемых документов на бумажных носителях в канцелярию;";

2) подпункты 4), 5) изложить в следующей редакции:

"4) направление исполнителям напоминаний о наличии неисполненных документов и поручений;

5) внесение в СЭД информации об исполненных и списанных в дела документах.".

21. Абзац первый пункта 184 дополнить словами "либо графические элементы визуализации отметки об электронной подписи в случае подписания электронного документа в СЭД электронной подписью".

22. Подпункт 5) пункта 185 изложить в следующей редакции:

"5) оформление подписи в документе, созданном на бланке структурного подразделения на бумажном носителе и в электронном виде посредством СЭД соответственно:

Начальник департамента Личная подпись И.О. Фамилия"

23. В пункте 198 слова "регистрационного штампа" заменить словами "штрих-кода".

24. В пункте 248:

1) абзац первый изложить в следующей редакции:

"248. Образец оформления записки на бумажном носителе и визуальный образ записки при ее оформлении посредством СЭД прилагаются.";

2) дополнить визуальным образом записки при ее оформлении посредством СЭД согласно приложению к настоящему распоряжению.

25. В пунктах 296, 311 слова "ОКПО 44239015, ОГРН 1027000918218, ИНН/КПП 7017069388/701701001" заменить словами "ОКПО 44239015, ИНН/КПП 7000000934/701701001, ОГРН 1027000877540".

26. Абзацы пятый и шестой пункта 297 признать утратившими силу.

27. Раздел 25 изложить в следующей редакции:

"25. Особенности работы с электронными документами

338. Электронные документы, поступающие в Администрацию, в том числе посредством МЭДО, проходят предварительное рассмотрение и регистрацию в общем порядке.

Предварительное рассмотрение поступивших электронных документов включает проверку подлинности и действительности электронной подписи в соответствии с разделом 2.4 Методических рекомендаций по реализации Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде, одобренных подкомиссией по использованию информационных технологий при предоставлении государственных и муниципальных услуг Правительственной комиссии по использованию информационных технологий для улучшения качества жизни и условий ведения предпринимательской деятельности (протокол от 27 декабря 2016 г.).

339. Состав электронных документов в СЭД, создание, хранение и использование которых осуществляются без дублирования на бумажном носителе, устанавливается в соответствии с Перечнем видов документов.

340. При создании электронных документов в СЭД используются шаблонные формы электронных документов.

341. Электронные документы должны быть оформлены по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичных документов на бумажном носителе, за исключением оттиска печати.

342. При передаче заместителям Губернатора Томской области, управляющему делами Администрации Томской области, в структурные подразделения Администрации Томской области и другие исполнительные органы государственной власти Томской области для подтверждения подлинности электронные документы заверяются усиленной квалифицированной электронной подписью должностного лица, подписавшего документ, в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 года N 63-ФЗ "Об электронной подписи".

343. При обработке, рассмотрении, согласовании электронных документов в СЭД во внутреннем документообороте структурного подразделения Администрации Томской области, исполнительного органа государственной власти Томской области используются способы подтверждения действий с электронными документами с помощью идентификации должностного лица по его учетной записи в СЭД.

344. Электронные документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день, если иное не установлено законодательством Российской Федерации.

345. Подготовка и отправка электронных документов посредством МЭДО осуществляются в соответствии с Требованиями к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде, утвержденными Приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации и Федеральной службы охраны Российской Федерации от 27.05.2015 N 186/258 "Об утверждении Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде".

346. Отправка по электронной почте созданного в Администрации документа на бумажном носителе осуществляется только при наличии на нем подписи руководителя. При необходимости направления адресату документа и на бумажном носителе (в дополнение к электронной форме) отправляется подписанный экземпляр. Копия документа подшивается в дело с отметкой: "Направлен в электронной форме и на бумажном носителе".

347. При приеме и передаче электронного документа необходимо обеспечивать сохранность размещенной в нем информации, не допускать преобразований текста.".

И.о. временно исполняющего обязанности Губернатора Томской области

А.М. Рожков