Приказ Государственного комитета по делам архивов Челябинской области от 11 ноября 2020 г. N 138 "Об утверждении Программы профилактики нарушений обязательных требований законодательства об архивном деле на территории Челябинской области на 2021 год"

В соответствии со статьей 8.2. Федерального закона от 26.12.2008 N 294-ФЗ "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля" приказываю:

1. Утвердить прилагаемую Программу профилактики нарушений обязательных требований законодательства об архивном деле на территории Челябинской области на 2021 год (далее - Программа).

2. Организационно-аналитическому отделу (Шумакова Е.В.) обеспечить:

1) выполнение мероприятий Программы;

2) размещение настоящего приказа на официальном сайте Государственного комитета по делам архивов Челябинской области в сети Интернет до 20.11.2020.

3. Контроль исполнения приказа оставляю за собой.

Председатель Государственного комитета

С.М. Иванов

Утверждена
приказом председателя
Государственного комитета по
делам архивов Челябинской области
от 11 ноября 2020 г. N 138

Программа
профилактики нарушений обязательных требований законодательства об архивном деле на территории Челябинской области на 2021 год

I. Общие положения

1. Программа профилактики нарушений обязательных требований законодательства об архивном деле на территории Челябинской области на 2021 год (далее - Программа), разработана в соответствии с Методическими рекомендациями по подготовке и проведению профилактических мероприятий, направленных на предупреждение нарушений обязательных требований.

2. Программа разработана в целях реализации положений:

1) Федерального закона от 26.12.2008 N 294-ФЗ "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля";

2) Федерального закона от 23.06.2016 N 182-ФЗ "Об основах системы профилактики правонарушений в Российской Федерации";

3) постановления Правительства Российской Федерации от 26.12.2018 N 1680 "Об утверждении общих требований к организации и осуществлению органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля мероприятий по профилактике нарушений обязательных требований, требований, установленных муниципальными актами";

4) распоряжения Правительства Российской Федерации от 17.05.2016 N 934-р "Об утверждении основных направлений разработки и внедрения системы оценки результативности и эффективности контрольно-надзорной деятельности";

4) распоряжения Правительства Российской Федерации от 19.04.2019 N 783-р "О внесении изменений в распоряжение Правительства Российской Федерации от 31.01.2017 N 147-р";

5) приказа председателя Государственного комитета по делам архивов Челябинской области от 02.05.2017 N 85 "Об утверждении административного регламента исполнения Государственным комитетом по делам архивов Челябинской области государственной функции по осуществлению контроля за соблюдением законодательства об архивном деле на территории Челябинской области".

3. Для целей настоящей Программы используются следующие основные понятия:

1) профилактическое мероприятие - мероприятие, проводимое Государственным комитетом по делам архивов Челябинской области (далее - контрольной орган) в целях предупреждения возможного нарушения обязательных требований юридическими лицами, их руководителями и иными должностными лицами, индивидуальными предпринимателями, их уполномоченными представителями (далее - юридические лица, индивидуальные предприниматели, подконтрольные субъекты) при осуществлении контроля за соблюдением законодательства об архивном деле, направленное на снижение рисков причинения ущерба охраняемым законом ценностям и отвечающее следующим признакам:

- реализация самим контрольным органом в отношении неопределенного круга лиц или в отношении конкретных подконтрольных субъектов (объектов);

- отсутствие принуждения и рекомендательный характер мероприятий для подконтрольных субъектов;

- отсутствие неблагоприятных последствий (выдача предписаний, привлечение к ответственности) для подконтрольных субъектов, в отношении которых они реализуются;

- направленность на выявление причин и факторов несоблюдения обязательных требований;

2) обязательные требования - требования к деятельности юридических лиц, индивидуальных предпринимателей, к их персоналу, а также к выполняемой ими работе, имеющие обязательный характер и установленные международными договорами Российской Федерации, Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" и принимаемыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, Законом Челябинской области от 22.09.2005 N 405-ЗО "Об архивном деле в Челябинской области";

3) охраняемые законом ценности - права, свободы и законные интересы граждан и организаций, сохранность документов, имеющих историческое, научное, экономическое, политическое и культурное значение;

4) подконтрольная сфера - состояние охраняемых законом ценностей в сфере архивного дела;

5) подконтрольные объекты - помещения, используемые юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями при осуществлении своей деятельности и (или) совершении действий для хранения архивных документов;

6) подконтрольные субъекты - юридические лица, индивидуальные предприниматели.

4. Срок реализации Программы - 2021 год.

5. Организация и проведение профилактических мероприятий контрольного органа осуществляется уполномоченными лицами на основании соответствующего плана-графика профилактических мероприятий, направленных на предупреждение нарушений юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями обязательных требований законодательства об архивном деле согласно приложению N 1 к настоящей Программе.

6. Уполномоченными лицами, ответственными за организацию и проведение профилактических мероприятий в контрольном органе, определены лица согласно приложению N 2 к настоящей Программе.

II. Цели, задачи и принципы проведения профилактических мероприятий

7. Целями проведения профилактических мероприятий являются:

1) предупреждение нарушений подконтрольными субъектами обязательных требований, включая устранение причин, факторов и условий, способствующих возможному нарушению обязательных требований;

2) снижение административных и финансовых издержек как контрольного органа, так и подконтрольных субъектов по сравнению с ведением контрольной деятельности исключительно путем проведения контрольно-надзорных мероприятий;

3) мотивация к добросовестному поведению подконтрольных субъектов и, как следствие, снижение уровня ущерба охраняемым законом ценностям;

4) разъяснение подконтрольным субъектам обязательных требований.

8. Проведение профилактических мероприятий позволит решить следующие задачи:

1) формирование единого понимания обязательных требований в сфере архивного дела у всех участников контрольной деятельности (контрольного органа и подконтрольных субъектов);

2) выявление причин, факторов и условий, способствующих нарушению обязательных требований, определение способов устранения или снижения рисков их возникновения;

3) установление зависимости видов, форм и интенсивности профилактических мероприятий от особенностей подконтрольных субъектов;

4) инвентаризация состава и особенностей подконтрольных субъектов (объектов) и оценки состояния подконтрольной сферы.

9. Принципами проведения профилактических мероприятий являются:

1) принцип понятности - представление информации об обязательных требованиях в простой, понятной, исчерпывающей форме: описание, пояснение, приведение примеров самих обязательных требований, указание нормативных правовых актов их содержащих и административных последствий за нарушение обязательных требований;

2) принцип информационной открытости - доступность для подконтрольных субъектов сведений об организации и осуществлении профилактических мероприятий (в том числе за счет использования информационно-коммуникационных технологий);

3) принцип вовлеченности - обеспечение включения подконтрольных субъектов посредством различных каналов и инструментов обратной связи в процесс взаимодействия с контрольным органом по поводу предмета профилактических мероприятий, их качества и результативности;

4) принцип полноты охвата - включение в программу профилактических мероприятий максимального числа подконтрольных субъектов;

5) принцип обязательности - обязательное проведение профилактических мероприятий контрольным органом;

6) принцип актуальности - регулярный анализ и обновление программы профилактических мероприятий, использование актуальных технологий при их проведении;

7) принцип релевантности выбор набора видов и форм профилактических мероприятий, учитывающий особенности подконтрольных субъектов (специфика вида деятельности, размер организации, наиболее удобный способ коммуникации) и объектов;

8) принцип периодичности - обеспечение регулярности проведения профилактических мероприятий.

III. Текущий уровень профилактических мероприятий

10. Контроль за соблюдением законодательства об архивном деле на территории Челябинской области осуществляется контрольным органом в соответствии с постановлением Губернатора Челябинской области от 30.07.2004 N 389 "Об утверждении Положения, структуры и штатной численности Государственного комитета по делам архивов Челябинской области".

11. Подконтрольными субъектами профилактических мероприятий при осуществлении контроля за соблюдением действующего законодательства об архивном деле являются юридические лица и индивидуальные предприниматели.

12. В рамках реформирования в 2017 году в области реализована дорожная карта по внедрению целевой модели по осуществлению контрольно-надзорной деятельности, соисполнителем которой стал контрольный орган. Им разработаны и размещены в открытом доступе на официальном сайте (http://gkarhiv@gov74.ru) в разделе "Контрольно-надзорная деятельность" перечень правовых актов, содержащих обязательные требования, соблюдение которых оценивается Государственным комитетом по делам архивов Челябинской области при проведении мероприятий по контролю за соблюдением законодательства об архивном деле на территории Челябинской области (приказ от 25.08.2017 N 160), Положение о контроле за соблюдением законодательства об архивном деле на территории Челябинской области (приказ от 28.04.2017 N 80), Карта коррупционных рисков и мер по их минимизации Государственного комитета по делам архивов Челябинской области (приказ от 16.07.2018 N 119), сформирован Реестр подконтрольных субъектов по осуществлению контроля за соблюдением законодательства об архивном деле на территории Челябинской области.

Приказами от 28.02.2019 N 27 утвержден перечень показателей оценки результативности и эффективности контрольной деятельности в Государственном комитете по делам архивов Челябинской области, от 01.08.2019 N 95 Паспорт ключевого показателя результативности контрольной деятельности группы "А" Государственного комитета по делам архивов Челябинской области. В целях обеспечения доступности информации они размещены на официальном сайте контрольного органа.

13. В 2017 году проведена работа по актуализации в соответствии с действующими федеральными нормами административного регламента исполнения Государственным комитетом по делам архивов Челябинской области государственной функции по осуществлению контроля за соблюдением законодательства об архивном деле на территории Челябинской области. Издан приказ председателя контрольного органа от 02.05.2017 N 85 "Об утверждении административного регламента".

Основные изменения положений административного регламента исполнения государственной функции по осуществлению контроля за соблюдением законодательства об архивном деле на территории Челябинской области коснулись прав и обязанностей юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, а также должностных лиц контрольного органа.

В 2018 году обновлен перечень должностных лиц, исполняющих государственную функцию по осуществлению контроля за соблюдением законодательства в сфере архивного дела на территории области, являющийся неотъемлемой частью административного регламента.

Указанный правовой акт размещен на официальном сайте контрольного органа в подразделе "Административные регламенты" раздела "Порядок деятельности".

С августа 2020 года в Государственном комитете при осуществлении контроля за соблюдением законодательства в сфере архивного дела на территории области применяется риск-ориентированный подход с использованием следующей классификации уровней опасности: низкий, умеренный, средний, значительный.

14. С 2016 года контрольным органом осуществляется обзор правоприменительной практики. Для подготовки обзора правоприменительной практики рабочая группа контрольного органа в срок до 10 декабря года проведения обобщения и анализа практики готовит проект плана обзора практики с перечислением приоритетных вопросов правоприменительной практики организации и проведения контроля и правоприменительной практики соблюдения обязательных требований, который направляется для рассмотрения в структурные подразделения Государственного комитета. На основе обобщения и анализа правоприменительной практики осуществления контроля, а также представленных структурными подразделениями Государственного комитета предложений рабочей группой готовится проект обзора практики с указанием вопросов, по которым поступили материалы о различной практике их применения.

Проект обзора практики размещается на официальном сайте контрольного органа с указанием способа подачи предложений, а также направляется в Общественный совет при Государственном комитете по делам архивов Челябинской области для внесения замечаний и предложений в течение 25 дней. Доработанный по итогам обсуждения проект обзора практики в срок до 15 апреля утверждается приказом и размещается на официальном сайте контрольного органа в подразделе "Правоприменительная практика" раздела "Контрольно-надзорная деятельность".

Вместе с тем, в контрольном органе обеспечено регулярное обобщение практики осуществления контроля за соблюдением законодательства в сфере архивного дела и размещение соответствующих обобщений на официальном сайте.

15. В 2019 году разработано и размещено на официальном сайте в подразделе "Профилактика нарушений обязательных требований" раздела "Контрольно-надзорная деятельность" руководство по соблюдению обязательных требований в сфере архивного дела.

16. С целью недопущения нарушения подконтрольными субъектами обязательных требований для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей ежегодно проводятся публичные обсуждения правоприменительной практики и причин возникновения типовых нарушений. На 2021 год запланировано проведение публичных обсуждений раз в полугодие.

Кроме того, работниками контрольного органа осуществляется консультирование лиц, ответственных за ведение делопроизводства и архив в организациях, по телефону и электронной почте, в ходе проведения плановых и внеплановых проверок.

17. В течение 2020 года проверочными мероприятиями в плановом порядке охвачено 5 юридических лиц. Исключены из ежегодного плана проведения проверок 19 организаций в связи с наступлением обстоятельств непреодолимой силы, предусмотренных пунктом 7 постановления Правительства Российской Федерации от 30 июня 2010 г. N 489.

По результатам проведенных проверок выдано 9 предписаний об устранении 9 выявленных нарушений. На основании плана, согласованного Прокуратурой Челябинской области, в 2021 году предусмотрены проверки в 20 организациях с применением риск-ориентированного подхода.

Контрольным органом выявляются следующие типичные нарушения юридическими лицами обязательных требований - нарушение нормативных условий хранения архивных документов, несвоевременная передача документов, включённых в состав Архивного фонда Российской Федерации, с истёкшим сроком ведомственного хранения на государственное хранение.

18. Информация о проведении проверки, об уведомлении юридического лица о проведении проверки, о результатах проверки и мерах, принятых по результатам проверки размещается в федеральной государственной информационной системе "Единый реестр проверок" (https://proverki.gov.ru) в соответствии с требованиями, установленными постановлением Правительства Российской Федерации от 28.04.2015 N 415 "О Правилах формирования и ведения единого реестра проверок", а также на официальном сайте контрольного органа в подразделе "Информация о результатах проверок" раздела "Контрольно-надзорная деятельность".

19. Обращений, заявлений граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, юридических лиц, информации от органов государственной власти, органов местного самоуправления, средств массовой информации о фактах нарушений в сфере архивного дела в контрольный орган не поступало.

20. Случаев проведения проверок с нарушением требований законодательства Российской Федерации не выявлено.

21. Ключевыми рисками при реализации Программы является различное толкование содержания обязательных требований подконтрольными субъектами, что может привести к нарушению ими отдельных положений действующего законодательства об архивном деле.

22. Анализ текущего состояния подконтрольной сферы показывает то, что работа по профилактике нарушений обязательных требований должна выстраиваться на регулярной основе.

IV. Описание текущих и ожидаемых тенденций, которые могут оказать воздействие на состояние подконтрольной сферы

23. На состояние подконтрольной сферы может оказать воздействие:

- совершенствование нормативной правовой базы в сфере архивного дела;

- улучшение информационного обеспечения по предупреждению нарушений обязательных требований в подконтрольных субъектах;

- применение дистанционных методов контроля.

24. Снижению количества нарушений в подконтрольной сфере может способствовать повышение квалификации, степени информированности руководителей и работников подконтрольных субъектов, а также своевременное принятие мер по соблюдению обязательных требований.

25. В случае несоблюдения подконтрольными субъектами обязательных требований может быть причинен ущерб охраняемым законом ценностям.

V. Механизм оценки эффективности и результативности профилактических мероприятий

26. Основными критериями оценки эффективности и результативности профилактических мероприятий являются:

- результативность деятельности контрольного органа;

- информированность подконтрольных субъектов об обязательных требованиях, о принятых и готовящихся изменениях в системе обязательных требований, о порядке проведения мероприятий по контролю, правах подконтрольных субъектов в ходе мероприятий по контролю;

- понятность обязательных требований подконтрольным субъектам;

- вовлечение подконтрольных субъектов во взаимодействие с контрольным органом, в том числе в рамках проводимых профилактических мероприятий.

27. Оценка эффективности и результативности профилактических мероприятий осуществляется в ходе анализа выполнения мероприятий Программы по следующим индикативным показателям:

- количество проведенных профилактических мероприятий, ед.;

- количество отчетов (докладов) по профилактике нарушений обязательных требований, размещенных на сайте контрольного органа, ед.;

- количество подконтрольных субъектов, в отношении которых проведены профилактические мероприятия, ед.;

- наличие на официальном сайте контрольного органа актуального перечня актов, содержащих обязательные требования, соблюдение которых оценивается при проведении мероприятий по контролю;

- количество консультаций, оказанных подконтрольным субъектам по вопросам соблюдения обязательных требований, содержащихся в нормативных правовых актах, ед.;

- количество обобщений практики осуществления регионального государственного контроля, размещенных на официальном сайте контрольного органа, ед.;

- своевременное размещение и наличие на официальном сайте контрольного органа плана проведения плановых проверок юридических лиц, индивидуальных предпринимателей на год, план.

Результаты оценки эффективности и результативности профилактических мероприятий отражаются в докладе об итогах профилактической работы, проведенной контрольным органом.

Приложение N 1
к Программе профилактики
нарушений обязательных
требований законодательства об
архивном деле на 2021 год

План-график
профилактических мероприятий, направленных на предупреждение нарушений юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями обязательных требований законодательства об архивном деле, на 2021 год

N п/п	Вид (форма) профилактического мероприятия	Сроки проведения	Подконтрольные субъекты	Ожидаемые результаты	Ответственные исполнители
1.	Актуализация размещенного на официальном сайте контрольного органа перечня актов, содержащих обязательные требования, соблюдение которых оценивается при проведении мероприятий по контролю при осуществлении контроля за соблюдением действующего законодательства об архивном деле	по мере принятия новых нормативных правовых актов, внесения изменений в действующие, внесение изменений в перечень	юридические лица и индивидуальные предприниматели	повышение информированности подконтрольных субъектов о действующих обязательных требованиях; своевременное выполнение обязательных требований подконтрольными субъектами; вовлечение подконтрольных субъектов во взаимодействие с контрольным органом	организационно-аналитический отдел
2.	Осуществление информирования (разъяснения) о содержании новых нормативных правовых актов, устанавливающих обязательные требования, внесенных изменениях в действующие акты, сроках и порядке вступления их в действие	не позднее 2 месяцев с даты издания соответствующих актов	юридические лица и индивидуальные предприниматели	повышение информированности подконтрольных субъектов о вновь установленных обязательных требованиях; своевременное выполнение обязательных требований подконтрольными субъектами	организационно-аналитический отдел
3.	Проведение консультаций по вопросам соблюдения обязательных требований, содержащихся в нормативных правовых актах, в том числе: в период проведения контрольных мероприятий; - при обращении по телефону; - при обращении на личный прием в часы приема	4 среда каждого месяца с 14.00 до 17.00	юридические лица и индивидуальные предприниматели	формирование единого понимания обязательных требований; повышение информированности подконтрольных субъектов о действующих обязательных требованиях; вовлечение подконтрольных субъектов во взаимодействие контрольным органом	организационно-аналитический отдел
4.	Информирование подконтрольных субъектов посредством средств массовой информации (интернет-сайтов): о соблюдении обязательных требований; о применении мер административного воздействия к подконтрольным субъектам, нарушившим обязательные требования	не реже 1 раза в год	юридические лица и индивидуальные предприниматели	повышение информированности подконтрольных субъектов о действующих обязательных требованиях; предотвращение нарушения обязательных требований подконтрольными субъектами	организационно-аналитический отдел
5.	Обобщение практики осуществления контроля за соблюдением действующего законодательства об архивном деле и размещение обзора на официальном сайте контрольного органа	не реже 1 раза в полугодие	юридические лица и индивидуальные предприниматели	повышение информированности подконтрольных субъектов о действующих обязательных требованиях; предотвращение нарушения обязательных требований подконтрольными субъектами	организационно-аналитический отдел, специалисты, непосредственно осуществляющие контрольные полномочия
6.	Размещение на официальном сайте контрольного органа плана проведения плановых проверок юридических лиц, индивидуальных предпринимателей на 2021 год	декабрь 2020 года	юридические лица и индивидуальные предприниматели	своевременное информирование о планируемых проверках подконтрольных субъектов	организационно-аналитический отдел
7.	Проведение анализа выполнения мероприятий Программы профилактики нарушений обязательных требований законодательства об архивном деле на 2021 год и подготовка материалов в доклад об итогах профилактической работы за 2021 год	до 20 декабря 2021 года	юридические лица и индивидуальные предприниматели	оценка эффективности и результативности проведенных профилактических мероприятий	организационно-аналитический отдел
8.	Разработка и подготовка предложений в проект Программы профилактики нарушений обязательных требований законодательства об архивном деле на 2022 год	декабрь 2021 года	юридические лица и индивидуальные предприниматели	-	организационно-аналитический отдел

Приложение N 2
к Программе профилактики
нарушений обязательных
требований законодательства об
архивном деле на 2021 год

Перечень
уполномоченных лиц, ответственных за организацию и проведение профилактических мероприятий в рамках контроля за соблюдением законодательства об архивном деле

Иванов Сергей Михайлович		председатель Государственного комитета
Шумакова Елена Вячеславовна		заместитель председателя Государственного комитета - начальник организационно-аналитического отдела
Организационно-аналитический отдел
Логиновских Елена Александровна		консультант
Смоленцева Эльвира Наилевна		главный специалист
Финадеева Марина Сергеевна		главный специалист

Приложение N 4
к Программе профилактики
нарушений обязательных
требований законодательства об
архивном деле на 2021 год

Сведения
о показателях Программы профилактики нарушений обязательных требований законодательства об архивном деле на 2021 год и плановый период 2022-2023 гг. и их значениях

N п/п	Наименование целевого показателя	Единица измерения	Значение показателя
			текущий год (2021)	очередной год (2022)	первый год планового периода (2023)
1.	Количество проведенных профилактических мероприятий	единиц	5	5	5
2.	Количество отчетов (докладов) по профилактике нарушений обязательных требований, размещенных на сайте контрольного органа	единиц	4	4	4
3.	Количество подконтрольных субъектов, в отношении которых проведены профилактические мероприятия	единиц	137	139	141
4.	Количество консультаций, оказанных подконтрольным субъектам по вопросам соблюдения обязательных требований, содержащихся в нормативных правовых актах	единиц	60	63	65
5.	Количество обобщений практики осуществления регионального государственного контроля, размещенных на официальном сайте контрольного органа	единиц	2	2	2
6.	Количество проведенных публичных обсуждений правоприменительной практики в сфере архивного дела	единиц	2	2	2