1. Общие положения
1.1. Архивный отдел Администрации Гайнского муниципального округа (далее - отдел) является структурным подразделением Администрации Гайнского муниципального округа (далее - Администрация), выполняющим муниципальные функции и реализующим полномочия Администрации в сфере архивного дела на территории Гайнского муниципального округа в соответствии со ст. 4 Федерального закона от 22.10.2004 N 125 "Об архивном деле в Российской Федерации".
1.2. Отдел как структурное подразделение Администрации не пользуется правом юридического лица, использует в установленном порядке печать Администрации, печать отдела, имеет свои штампы.
1.3. В целях обеспечения единых принципов организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов Отдел в своей деятельности руководствуется законодательством Российской Федерации (в том числе правилами, установленными специально уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти - Федеральным архивным агентством), законодательством Пермского края и муниципальными правовыми актами, Уставом муниципального образования "Гайнский муниципальный округ", методическими рекомендациями Агентства по делам архивов Пермского края, настоящим Положением.
1.4. Положение об Отделе утверждается главой администрации муниципального округа. В Положении закрепляются организационно-правовой статус Отдела, задачи и функции по руководству архивным делом, полномочия по их реализации, ответственность за состояние, совершенствование и развитие архивного дела в Гайнском муниципальном округе.
1.5. Штатная численность Отдела устанавливается в соответствии с действующими нормативами (из расчета 1 штатная единица на 10 тысяч ед.хр.) и объемом выполняемых Отделом работ.
1.6. Финансирование и материально-техническое обеспечение Отдела осуществляется за счет средств бюджета Гайнского муниципального округа.
1.7. В соответствии со ст. 15 Федерального закона от 22.10.2004 N 125 "Об архивном деле в Российской Федерации" Отдел, как структурное подразделение Администрации, не вправе осуществлять приносящую доход деятельность.
1.8. Дополнительными источниками финансирования могут быть: целевые средства из бюджета Пермского края при реализации программ развития архивного дела, включающих мероприятия в муниципальном округе, реализации отдельных государственных полномочий в сфере архивного дела, спонсорские и иные средства, полученные законным путем.
1.9. Администрация обязана обеспечивать финансовые, материально-технические и иные условия, необходимые для комплектования, хранения и учета, использования архивных документов, предоставлять Отделу помещения, отвечающие нормативным требованиям хранения архивных документов и условиям труда работников Отдела.
1.10. Администрация, принимающая решение о реконструкции, сносе или передаче здания, обязана предоставить Отделу помещение, отвечающее нормативным требованиям хранения архивных документов.
1.11. Отдел возглавляет заведующий, который назначается и освобождается от должности главой администрации Гайнского муниципального округа. Заведующий отделом является муниципальным служащим, должность входит в Реестр муниципальных должностей.
1.12. Официальное название Отдела - Архивный отдел администрации Гайнского муниципального округа Пермского края.
1.13. Местонахождение Отдела - ул. Дзержинского, д. 4, п. Гайны, Пермский край, 619650.
2. Задачи и функции Отдела
Основными задачами и функциями отдела являются:
2.1. Управление архивным делом от лица Администрации на территории муниципального округа.
2.2. Обеспечение сохранности, комплектование и учет документов Архивного фонда Пермского края, находящихся на хранении в Отделе; представление в Агентство по делам архивов Пермского края необходимых учетных данных для ведения единого государственного централизованного учета документов Архивного фонда Пермского края.
2.3. Проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов путем подготовки и представления Администрации и реализации предложений по обеспечению сохранности архивных документов.
2.4. Отдел обеспечивает хранение:
архивных фондов и архивных документов на бумажных носителях, являющихся муниципальной собственностью Гайнского округа, входящих в состав Архивного фонда Пермского края, в т.ч. образовавшихся в деятельности органов местного самоуправления с момента их создания, в деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности, а также находящихся в совместном ведении муниципального округа и Пермского края; архивных фондов и архивных документов на бумажных носителях юридических и физических лиц, переданных ранее на законных основаниях в муниципальную собственность, в т.ч. личного происхождения, входящих в негосударственную часть Архивного фонда Пермского края;
печатных и других документов, дополняющих фонды отдела; учетных документов, архивных справочников, других документов, необходимых для работы отдела.
2.5. Комплектование Отдела документами, имеющими историческое, научное, социальное, политическое или культурное значение для Гайнского муниципального округа, в т.ч.:
- составление списков учреждений-источников комплектования Отдела, утверждаемых Главой муниципального округа. Систематическая работа по их уточнению;
- отбор и прием документов постоянного хранения в Отдел;
проведение экспертизы ценности документов, хранящихся в Отделе.
2.6. Организационно-методическое руководство деятельностью архивов муниципальных организаций, содействие организациям других форм собственности на основании соглашений об отношениях и сотрудничестве, включая:
- ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в организациях - источниках комплектования Отдела и находящихся на территории Гайнского муниципального округа;
- рассмотрение и согласование положений об архивах организаций-источников комплектования, экспертных комиссиях, номенклатур дел организаций-источников комплектования Отдела и инструкций по делопроизводству;
- рассмотрение и представление в Агентство по делам архивов Пермского края описей дел постоянного хранения и описей дел по личному составу;
- оказание организационно-методической помощи работникам учреждений и организаций, ответственным за архив.
2.7. Информационное обеспечение органов местного самоуправления, организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, в т. ч.:
- информирование органов местного самоуправления, иных организаций муниципального округа о составе и содержании документов Отдела;
- исполнение запросов граждан и учреждений на основании архивных документов;
- организация работы пользователей с архивными документами, создание для них условий, необходимых для поиска и изучения архивных документов, изготовление копий документов по их запросам;
- подготовка выставок архивных документов, материалов для СМИ;
- исполнение социально-правовых и иных запросов граждан, выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов;
- рассмотрение заявлений, жалоб граждан, прием граждан;
- создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам Отдела, автоматизированных информационно-поисковых систем, банков и баз данных, архивных справочников о составе и содержании документов.
В соответствии со ст. 15 Федерального закона от 22.10.2004 N 125 "Об архивном деле в Российской Федерации" вся работа по информационному обеспечению ор
