Приложение N 1. Порядок организации вывоза и сдачи в МКУ "Таймырский архив" архивных документов и других материалов органов местного самоуправления города Дудинки, не предусмотренных к использованию в военное время и уничтожения документов временного срока хранения

Приложение N 1

к постановлению Администрации

города Дудинки

от 11.12.2020 N 148

Порядок
организации вывоза и сдачи в МКУ "Таймырский архив" архивных документов и других материалов органов местного самоуправления города Дудинки, не предусмотренных к использованию в военное время и уничтожения документов временного срока хранения

1. Мероприятия, проводимые в повседневной деятельности

1.1. Распоряжением Администрации города назначается должностное лицо, ответственное за сдачу в МКУ "Таймырский архив" (далее - Архив) архивных документов и других материалов, не предусмотренных к использованию в военное время и уничтожение документов временного срока хранения, не предусмотренных для дальнейшего использования.

1.2. Составляются перечни архивных документов постоянного срока хранения, подлежащих сдаче в Архив, и документов временного срока хранения, не предусмотренных для дальнейшего использования в соответствии с номенклатурой дел.

2. Мероприятия, проводимые при непосредственной подготовке к переводу на работу в условиях военного времени

2.1. Уточняются:

- функциональные обязанности должностных лиц, ответственных за вывоз и сдачу в Архив документов, не предусмотренных к использованию в военное время и уничтожение документов временного срока хранения, не предусмотренных для дальнейшего использования;

- виды и объемы документов, подлежащих сдаче в Архив и уничтожению;

- наличие транспорта для вывоза документов;

- состав погрузочно-разгрузочной команды;

- время сдачи документов в Архив;

- наличие упаковочных материалов:

- наличие материалов для выполнения переплетных и других видов работ по технической обработке документов;

- порядок уничтожения документов временного срока хранения, не предусмотренных для дальнейшего использования.

2.2. Распоряжением Главы города создается комиссия для проведения экспертизы ценности и научно-технической обработки документов, не включенных в описи дел постоянного срока хранения и подлежащих сдаче в Муниципальный архив, а также для отбора к уничтожению документов временного срока хранения, не предусмотренных для дальнейшего использования.

2.3. Проводится научно-техническая обработка документов из текущего делопроизводства, на которые составляются описи дел (Приложение N 14 к Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 N 526 (далее - Правила).

2.4. В необходимом количестве заготавливаются упаковочные материалы.

3. Мероприятия, проводимые при введении военного положения в городе Дудинка

3.1. Организуется отбор документов, предназначенных для:

- использования в военное время;

- сдачи в Архив;

- уничтожения.

3.2. Составляются акты приема-передачи документов в Муниципальный архив (Приложение N 20 к Правилам)

3.3. Проводится подготовка документов к вывозу в Архив - упаковка в коробки, мешки и др.

3.4. Уточняется время и порядок сдачи документов.

3.5. По результатам экспертизы документов доставляются акты о выделении к уничтожению документов временного срока хранения (Приложение N 21 к Правилам).

3.6. В установленном порядке уничтожаются, утратившие практическое значение и не имеющие исторической ценности документы, согласно ранее составленным актам.

3.7. Уничтожение документальных материалов проводится путем сожжения или иссечения на технических средствах, предназначенных для уничтожения бумаг.

4. Передача документов в Архив

4.1. Организуется сдача документов в Архив по адресу:

- Таймырский Долгано-Ненецкий район, г.Дудинка, ул.Ленина, д. 24 "А", телефон руководителя МКУ "Таймырский архив" 8 (39191) 3-15-60.

4.2. Должностное лицо ответственное за сдачу документов в Архив организует получение транспорта и сбор погрузочно-разгрузочной команды самостоятельно. Осуществляется погрузка документов на выделенный транспорт.

После сдачи документов должностное лицо, ответственное за сдачу документов в Архив, докладывает своему руководителю о сдаче документов в Архив, и убывает на свое рабочее место, согласно предназначения.